秘書實(shí)務(wù)考試筆記

1、第一章 秘書實(shí)務(wù)概述1、理解秘書實(shí)務(wù)的含義，秘書職能分為哪幾個(gè)方面？ P1-2分支學(xué)科；從秘書工作的職能角度來看，它是指秘書工作中具體辦理事務(wù)的職能。其職能可以概括為關(guān)心決策、處理信息、協(xié)調(diào)關(guān)系和辦理事務(wù)。2P1-2內(nèi)容：擬寫文書；處理文書；組織會(huì)議；安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)；接待工作；信訪工作；督查工作；幫助領(lǐng)導(dǎo)處理危機(jī)；其它日常辦公事務(wù)，如保密，值班。作用：推動(dòng)治理信息環(huán)流；實(shí)現(xiàn)秘書工作職能；提高領(lǐng)導(dǎo)治理效率。3P3秘書實(shí)務(wù)中大量的事務(wù)都是因領(lǐng)導(dǎo)工作的需要而發(fā)生，并且圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作這一核心開放的，因此，秘書實(shí)務(wù)應(yīng)當(dāng)附屬于領(lǐng)導(dǎo)工作 ，總體上呈現(xiàn)被動(dòng)性，即它具有附屬性。從根本上說，秘書實(shí)務(wù)的目的就是關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)

2、實(shí)施治理，因此， 為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人效勞，這是因此，秘書實(shí)務(wù)具有效勞性。4P3-5特點(diǎn)：依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)范圍所涉及的工作而定如打字印刷， 等多種方式相互交織涉及的各項(xiàng)工作內(nèi)容彼此聯(lián)系，相互交融；繁復(fù)性涉及范圍廣，工作頭緒多，具有繁雜，瑣碎和重復(fù)的特點(diǎn)。程序性包括自然性、理論性、指令性、法定性、技術(shù)性和閱歷性。突擊性常遇到的一類是打算中需要集中辦理的事務(wù)，如領(lǐng)導(dǎo)重要活動(dòng)的安排；另一類是事先無法預(yù)料，無法做出安排的事務(wù)，如突發(fā)性危機(jī)大事；潛隱性表現(xiàn)在活動(dòng)名義的假借性，活動(dòng)過程的幕后性和勞動(dòng)成果的利他性三個(gè)方面；機(jī)要性秘書要接觸大量的隱秘其次章 文書寫作1P13-15料，包括公務(wù)文書和私人文書。務(wù)文書。

3、它并不是公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱，只是在外延上是公務(wù)文書的構(gòu)成局部，二者在外延與內(nèi)涵上并不相等。2P15-16作用：行為標(biāo)準(zhǔn)作用決策指揮作用宣傳訓(xùn)練作用聯(lián)系溝通作用憑證依據(jù)作用。特點(diǎn)：工具性，文書是法定組織對(duì)內(nèi)實(shí)施治理、對(duì)外進(jìn)展聯(lián)系的工具；法定性，表現(xiàn)在三個(gè)方面：具有法定的作者、具有法定的效力、形成和公布的公務(wù)文書必需符合法定的職權(quán)范圍和法定的程序；標(biāo)準(zhǔn)性，是指文書應(yīng)當(dāng)在名稱，種類，范圍等方面實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)；時(shí)效性。公務(wù)文書是反映和解決公務(wù)活動(dòng)中的現(xiàn)實(shí)問題而制發(fā)的，因此時(shí)效性顯得尤為重要3P16別機(jī)關(guān)的行文，如“報(bào)告級(jí)機(jī)關(guān)的行文，如“命令的行文，如“通告”等。420-25要求：一、主題方面的要求：正確，

4、主題必需全面準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際，必需符合黨的路線以及法律法規(guī)，準(zhǔn)確表達(dá)機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)者的制文意圖。主題集中，要做到集中、簡(jiǎn)明和單一。主題鮮亮，指文書中所表達(dá)的立場(chǎng)、觀點(diǎn)、態(tài)度、原那么，必需旗幟鮮亮。二、材料方面的要求：第一，收集和使用材料要堅(jiān)持實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度；其次，堅(jiān)持調(diào)查爭(zhēng)辯，加強(qiáng)材料的核算和檢驗(yàn)，提高材料的準(zhǔn)確性和牢靠性；第三，嚴(yán)格把好文書的起草、修改、審核、校對(duì)四關(guān)，避開造成材料上的過失； 第四，文書中重要的引文應(yīng)標(biāo)明出處。三、構(gòu)造方面的要求：構(gòu)造完整構(gòu)造標(biāo)準(zhǔn)，每一局部具有特定的功能和特定的寫作模式及有相對(duì)固定的位置，不行任憑變動(dòng)構(gòu)造嚴(yán)密，要求前后提法要照看和觀點(diǎn)材料要統(tǒng)一層次清楚，條理

5、清楚。四、語言方面的要求：語言樸實(shí)，通曉明白語言簡(jiǎn)練語言準(zhǔn)確，要求概念準(zhǔn)確、用詞貼切，句子通順、符合語法，簡(jiǎn)稱標(biāo)準(zhǔn)、符合習(xí)慣語言莊重， 用標(biāo)準(zhǔn)化的書面語代替口頭語，以陳述句和祈使句為主，主要運(yùn)用消極修辭。5、公文 “五個(gè)要素三個(gè)局部”的構(gòu)造模式?課件6P26-30文書的構(gòu)造元素是指表現(xiàn)文書主題信息的各個(gè)組成局部，包括標(biāo)題、稿本性質(zhì)、題注、作者姓名、稱呼、主送機(jī)關(guān)、正文、簽署、蓋章、成文時(shí)間等7、理解常用行政公文的文種和適用范圍？重點(diǎn)把握通知、打算的寫法？重點(diǎn)把握通告和公告的區(qū)分，請(qǐng)示和報(bào)告的區(qū)分？行政公文的文種：1.命令，是最具有強(qiáng)制性的公文文種，適用于依照憲法和有關(guān)法律規(guī) 定公布法律和公布行

6、政法規(guī)及規(guī)章；2.議案，是法定組織向其所負(fù)責(zé)的法定性會(huì)議及其常設(shè) 機(jī)構(gòu)提請(qǐng)審議事項(xiàng)時(shí)使用的公文；3.打算，使用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排；4.公告，適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重大事項(xiàng)或法定事項(xiàng)；5.通告，適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或 周知的事項(xiàng)，局限于國(guó)內(nèi)；6.通知，適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文傳達(dá)事項(xiàng)等；7.通報(bào)，適用 于表彰先進(jìn)，批判錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者狀況，屬于下行文；8.報(bào)告，適用于向上級(jí)匯報(bào) 工作等；9.請(qǐng)示，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示、批準(zhǔn)；10.批復(fù)，適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)， 分決斷性批復(fù)和指示性批復(fù)；11.意見，適用于對(duì)重要問題提出見解和處理方法；12.函，適 用于不相隸屬機(jī)關(guān)之

7、間相互商洽工作，懇求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)； 13.會(huì)議紀(jì)要，適用于記 載和傳達(dá)會(huì)議狀況和議定事項(xiàng)。公告面對(duì)國(guó)內(nèi)外，通告適用于國(guó)內(nèi)，而且局限于確定的范圍。二是內(nèi)容性質(zhì)不同。公告用于公布重要的或法定的事項(xiàng)，通告的內(nèi)容具有較大的彈性，使用范圍較廣。請(qǐng)示和報(bào)告的區(qū)分：這是兩種不同的文種。一是行文的目的不同。請(qǐng)示的目的在于懇求位的狀況，并不要求上級(jí)答復(fù)。二是內(nèi)容表達(dá)不同。請(qǐng)示必需做到一文一事，綜合性報(bào)告那么要求全面系統(tǒng)。三是行文時(shí)間不同。請(qǐng)示確定要事先行文，報(bào)告那么事前事中事后均可。四是行文語氣不同。請(qǐng)示是祈使語氣，報(bào)告屬于陳述性語氣。第三章 文書處理1P65文書處理是指圍繞文書的運(yùn)行所開放的一系列相互關(guān)

8、聯(lián)、連接有序的工作。2p66 P67行文關(guān)系是法定組織之間以及法定組織與其治理對(duì)象之間依據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍而確定的文書行移關(guān)系。多級(jí)行文即同時(shí)向幾個(gè)層次的下級(jí)機(jī)關(guān)行文。它可以提高行文的效率，表述方法有：1. 在文書的主送機(jī)關(guān)中使用遞降級(jí)，直接標(biāo)明幾個(gè)層次的下級(jí)機(jī)關(guān)名稱。2.主送機(jī)關(guān)為直接下級(jí)機(jī)關(guān)，而在正文或附注中說明級(jí)別更低的傳達(dá)閱讀的范圍。 直接行文即通過組織渠道，文書傳達(dá)或發(fā)至的范圍。越級(jí)行文是指越過直接上級(jí)或直接下級(jí)向更高的上級(jí)或更低的下級(jí)至最高的上級(jí)或最低的下級(jí)行文。3P71-904P971.按作者特征立卷，馬上由同一作者制發(fā)的文書組成案卷。2.按問題特征立卷，馬上反映同一問題的文書

9、組成案卷。3.按名稱特征立卷，馬上同一文種名稱的文書組成案卷。4.按時(shí)間特征立卷， 馬上內(nèi)容針對(duì)同一時(shí)間或同一時(shí)間內(nèi)形成的文書組成案卷。5.按地區(qū)特征立卷，馬上來自同一地區(qū)或內(nèi)容針對(duì)同一地區(qū)的文書組成案卷。6.按通訊者特征立卷，馬上本單位與外單位就某一個(gè)或某幾個(gè)問題的相互往來文書組成案卷。7.按人物特征立卷，馬上圍繞同一人物產(chǎn)生的文書組成案卷，通常適用于人事檔案。8.按會(huì)議名稱或類型立卷，馬上圍繞同一會(huì)議上產(chǎn)生的文書組成案卷。第四章 會(huì)議預(yù)備工作1P110的群體性社會(huì)交往活動(dòng)。特征：1.它是一種圍繞特定目的和議題而開展的活動(dòng)；是一種具有組織形態(tài)的活動(dòng)；是一種以口頭溝通為主要方式的活動(dòng)；是一種群

10、體性的社會(huì)交往活動(dòng)。2PPT 或 P111-113。主辦者的含義和類型 P112；與會(huì)者的含義和類P114P115會(huì)議的要素：1.會(huì)議組織者，一般由主辦者、協(xié)辦者、承辦者組成，還包括與組織工作相關(guān)的機(jī)構(gòu)；2.3 4.會(huì)議的結(jié)果，即會(huì)議完畢時(shí)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的程度5 會(huì)議的時(shí)6 7 主辦者是指對(duì)會(huì)議活動(dòng)的組織、治理、協(xié)調(diào)負(fù)主要責(zé)任的機(jī)構(gòu)或者個(gè)人，是會(huì)議活動(dòng)最重要、最關(guān)鍵的組織者，在會(huì)議舉辦過程中起著打算性的作用。類型：1 具有領(lǐng)導(dǎo)和治理職2 3 4 通過確定的申辦程序獲得主辦權(quán)的組織。與會(huì)者即會(huì)議成員，是會(huì)議活動(dòng)的主體，一般分為四種資格：1 正式成員，即具有正式資格，具有表決權(quán)、選舉權(quán)、發(fā)言權(quán)和提案權(quán)2

11、 列席成員，即不具有正式資格，有確定發(fā)言3 4 旁聽成員，不具有正式資格，無表決權(quán)和發(fā)言權(quán)。義會(huì)議的重要標(biāo)志。議題的主要作用是：1 表達(dá)會(huì)議目標(biāo) 2 引導(dǎo)和制約會(huì)議的信息溝通。3P120區(qū)分：組織委員會(huì)組織工作較為簡(jiǎn)潔的大中型會(huì)議，具有最高決策治理權(quán)，對(duì)會(huì)議活動(dòng)一樣，但只負(fù)責(zé)籌備工作，一旦會(huì)議產(chǎn)生領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，其使命就宣告完畢。要事項(xiàng)，對(duì)會(huì)議活動(dòng)實(shí)施集體領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)構(gòu)。一旦產(chǎn)生就將取代籌備委員會(huì)的全部工作。4、確定會(huì)議規(guī)模必需考慮的要素 P127要素：1.效果因素 2.3.4.場(chǎng)地因素5、安排會(huì)議地點(diǎn)需要考慮的問題 P1291.會(huì)議的進(jìn)展地是否具有足夠的接待力氣 2.會(huì)議的場(chǎng)館及周邊環(huán)境是否能夠確保會(huì)

12、議3.4 5 6會(huì)議所在地是否具備必要的通信設(shè)施滿足聞采訪和報(bào)道準(zhǔn)時(shí)性的要求 7 會(huì)場(chǎng)距離是否適8 9 是否可用現(xiàn)代通訊手段召開會(huì)議。6P148 安排主席臺(tái)和與會(huì)者座位 P156類型：上下相對(duì)式，全圍式，半圍式，分散式，并列式第五章 會(huì)議效勞工作1、會(huì)議記錄的格式和內(nèi)容 P173一標(biāo)題：專用性標(biāo)題，其格式為會(huì)議名稱+記錄；通用性標(biāo)題，適用于一般會(huì)議，標(biāo)題為“會(huì)議記錄”即可。二首部：要求用表格的形式，包括會(huì)議名稱，會(huì)議時(shí)間，會(huì)議地點(diǎn)，會(huì)議主席，參與人員，缺席人員。三主體：包括會(huì)議的議程和議題，發(fā)言狀況，會(huì)議結(jié)果，會(huì)場(chǎng)狀況。四尾部：用于各項(xiàng)署名，包括記錄人，審核人，發(fā)言人，法定的簽字人員2P179

13、第六章 安排領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)1P201 P201-202原那么：必要性原那么，統(tǒng)籌性原那么，簡(jiǎn)化性原那么，合理性原那么。一般程序：1 2 3 預(yù)備落實(shí)，搞好協(xié)調(diào)4 現(xiàn)場(chǎng)5 總結(jié)閱歷，形成報(bào)告。2P204領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)時(shí)間表的格式，組成局部：標(biāo)題，題注，正文時(shí)間，活動(dòng)內(nèi)容，活動(dòng)形式， 地點(diǎn)，參與人員，備注。專項(xiàng)活動(dòng)方案的格式，由標(biāo)題和正文兩局部組成。3P205要點(diǎn)：一、出行前的預(yù)備工作，包括：1 摸清領(lǐng)導(dǎo)人考察訪問的目的等各方面的狀況，以便做好助手 2 3 4 方案批準(zhǔn)后，馬上為5 6 領(lǐng)導(dǎo)抵達(dá)前通知考察單位做好接待工作。二、出行中的效勞工作，1 2 3 認(rèn)真做好各項(xiàng)記4 準(zhǔn)時(shí)辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)。三、善后工

14、作，1 活動(dòng)完畢后，秘書要起草紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人過目同意后印發(fā) 2 達(dá)并做好督查反響工作。4P209 第一類是向領(lǐng)導(dǎo)班子成員收集，其次類要向各職能部門收集，第三類是向下級(jí)機(jī)關(guān)收集。協(xié)調(diào)好議題：可以分三個(gè)層次進(jìn)展：1 凡擬在辦公會(huì)議上爭(zhēng)辯的議題，一律請(qǐng)主辦部門2 行協(xié)調(diào) 3 對(duì)一些比較簡(jiǎn)潔的問題，建議分管領(lǐng)導(dǎo)直接出面協(xié)調(diào)。4、聯(lián)席會(huì)議具有什么含義和特征？P211聯(lián)席會(huì)議是指假設(shè)干組織或單位為協(xié)商確定某些工作或?yàn)檫_(dá)成某項(xiàng)協(xié)議而進(jìn)展的雙邊或多邊會(huì)議。特征：公正性，協(xié)商性，約束性。5P213一是征求對(duì)某項(xiàng)法案的意見，二是征求對(duì)某項(xiàng)行政決策的意見。對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)進(jìn)展有重大影響的法案或決策事項(xiàng)；對(duì)寬

15、闊人民群眾切身利益有重大影響的法案或決策事項(xiàng)；內(nèi)容存在重大意見分歧的法案或決策事項(xiàng)；其他需要廣泛聽取意見的法案或決策事項(xiàng)。第七章 接待工作1P254 接待者的類型？P255含義：是指特定的組織對(duì)公務(wù)來訪者的迎送、接洽和招待活動(dòng)，它同信訪工作中的來訪民群眾。類型：領(lǐng)導(dǎo)人，專職接待人員，業(yè)務(wù)人員，秘書人員。2P258一硬環(huán)境，即客觀條件構(gòu)成的環(huán)境，要做到寬闊光明、布局合理、二軟環(huán)境，即接待過程的人文環(huán)境，主要有組織文化環(huán)境和接待禮儀環(huán)境。一收集和把握來訪者的狀況二預(yù)備接待材料一一般用品，如家具，茶水及茶具和文具用品二接待用車，接待標(biāo)志，接待設(shè)備，接待禮品。一二接待方案的書面格式，包括標(biāo)題，正文，提

16、交接待方案的部門名稱和日期。一人員預(yù)備的范圍二口和素養(yǎng)要高。六、食宿預(yù)備3P2614、接待禮儀？P2941 2 3 4 5 6 7 談話七個(gè)方面第八章 信訪、督察工作與危機(jī)治理1P299作用：1.有利于人民群眾行使民主權(quán)利；有利于廣開言路，調(diào)動(dòng)人民群眾的樂觀性，提高領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性；有利于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部改進(jìn)工作作風(fēng)，抑制官僚主義，親熱聯(lián)系群眾；有利于加強(qiáng)群眾監(jiān)視，反對(duì)腐敗，訂正不正之風(fēng)；有利于維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，保證改革開放順當(dāng)進(jìn)展；有利于樹立受理者良好的社會(huì)形象。2P3001.實(shí)事求是原那么 2.3.4.準(zhǔn)時(shí)辦理原那么 5.就地解決6.7.保護(hù)信訪人原那么。3P309督查是指對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)和部門貫徹落實(shí)

17、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策和領(lǐng)導(dǎo)人指示的狀況開放催促檢查的活動(dòng)?，F(xiàn)。4P318政治性、群眾性危機(jī)的臨時(shí)處置：馬上用 了解大事的各項(xiàng)具體狀況，務(wù)必弄清狀況，準(zhǔn)確推斷大事的性質(zhì)；馬上向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告調(diào)查狀況，并請(qǐng)示處置方法；事先已制定預(yù)案的，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人同意后通知有關(guān)部門緊急啟動(dòng)預(yù)案。如無預(yù)案，要示狀況而定；安排好值班，確保信息的暢通事后幫助有關(guān)部門深入調(diào)查。災(zāi)難性危機(jī)、事故性危機(jī)的處置：接到報(bào)告后要馬上具體了解災(zāi)難或事故的狀況， 相關(guān)工作。侵權(quán)、誤會(huì)性危機(jī)的處置方法：了解狀況，搜集證據(jù)依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，邀請(qǐng)有關(guān)專承受采訪。第九章 辦公室日常事務(wù)1P325一加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全機(jī)構(gòu)。具體要求1 實(shí)行保密工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，主要領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)履行職責(zé)，支持保密工作；2 在主要領(lǐng)導(dǎo)之下明確一名分管領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)對(duì)本單位的保密工作進(jìn)展具體規(guī)劃，協(xié)調(diào)和催促；3 重要單位應(yīng)成立保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組；4 一般性單位的日二依法處理，完善制度。1 專項(xiàng)保密制度 2 員工保密培訓(xùn)3 4 5 三樂觀防范，突出重點(diǎn)四既確保隱秘，又便利工作。1 2 3確定保密期限要合理 4 變更密級(jí)和保密期限要準(zhǔn)時(shí)五應(yīng)用技術(shù)，嚴(yán)防竊密。2、日常接待？P333-334日常接待是指大型活