資料室管理制度

1、3/3 資料室管理制度凡有關(guān)技術(shù)方面之資料，如“技術(shù)手冊(cè)”、“零件手冊(cè)”、 “技術(shù)圖表”、“技術(shù)性刊物”、“參考書籍” 、“技術(shù)性說明書” 、圖紙及光盤等均依照本制度處理。資料保管制度 一、目 的 1、保守檔案機(jī)密。2、維護(hù)圖紙材料完整，防止材料損壞、丟失。 3、便于圖紙資料的使用。科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。 二、保管制度的基本內(nèi)容 1、材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；將新材料放入檔案柜。訂購新商品應(yīng)于訂購的同時(shí)向廠商索取有關(guān)之技術(shù)

2、資料，如“技術(shù)手冊(cè)”、“零件手冊(cè)”、“使用手冊(cè)”等，最遲應(yīng)于商品進(jìn)廠后一個(gè)月內(nèi)，有關(guān)技術(shù)資料應(yīng)轉(zhuǎn)資料室鑒別歸檔。2、檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證圖紙等資料完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)圖紙資料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀、散落、缺損等，也包括對(duì)圖紙保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看資料室門窗是否完好，有無其他存放錯(cuò)誤等。檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。 3、保衛(wèi)保密制度。專人負(fù)責(zé)圖紙資料的保管。 資料室應(yīng)備有必要的防火、防潮器材。 資料室、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。 任何人不得擅自將圖紙資料帶出資料室或帶到公共場(chǎng)合。 無關(guān)人員不得進(jìn)入資料室。 嚴(yán)禁吸煙，禁止使用大電器。離

3、開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。4、統(tǒng)計(jì)制度。圖紙統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)： 圖紙的數(shù)量。 圖紙材料收集補(bǔ)充情況。 圖紙資料柜整理情況。 圖紙資料保管情況。 資料利用制度一、目 的 1、建立圖紙資料利用制度是為了高效、有序地利用圖紙資料。2、建立圖紙利用制度也是為了給檔案管理活動(dòng)提供規(guī)章依據(jù)。二、資料利用的方式 1、在資料室內(nèi)查閱。2、借出使用。 三、查閱制度1、資料室應(yīng)建立借閱圖紙資料登記本，借閱圖紙資料應(yīng)先進(jìn)行登記。2、借閱者僅限中信重機(jī)公司重型鑄鍛廠設(shè)備系統(tǒng)技術(shù)人員或設(shè)備管理部領(lǐng)導(dǎo)等。3、借閱者對(duì)借閱的文件和資料不得在其上做任何標(biāo)記或撕毀、折疊、涂改、污損等。4、借閱人員不得在資料室內(nèi)亂翻圖紙資料，

4、應(yīng)由資料管理員提供圖紙資料。5、外單位借閱者，首先，由申請(qǐng)查閱者寫出查閱報(bào)告，在報(bào)告中寫明查閱的對(duì)象、目的及理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章，該單位負(fù)責(zé)人簽字；最后，需經(jīng)重型鑄鍛廠廠長(zhǎng)或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。四、借出制度 圖紙、資料原則上不得帶出資料室，若確需借出者必須經(jīng)設(shè)備部部長(zhǎng)或其他領(lǐng)導(dǎo)在圖紙資料登記本上簽字方可借出，時(shí)間不得超出8個(gè)小時(shí)，若超過8個(gè)小時(shí)，須經(jīng)主管廠長(zhǎng)、部領(lǐng)導(dǎo)簽字且最長(zhǎng)不超過7天。1、由申請(qǐng)查閱者寫出借出查閱報(bào)告，在報(bào)告中寫明查閱的對(duì)象、目的、理由及查閱人的概況等情況；2、借圖單位(部門)蓋章或負(fù)責(zé)人簽字。3、廠長(zhǎng)或部長(zhǎng)對(duì)其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。4、進(jìn)行借閱登記。把借閱的時(shí)間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借閱人員簽字。5、歸還要及時(shí)，歸還時(shí)在外借登記上注銷。 五、遺失及損壞 本制度自執(zhí)行之日起，若圖紙資料缺失、遺失或損壞，則追究責(zé)任人之責(zé)任；如為參考書籍，應(yīng)依時(shí)價(jià)賠償；若為圖紙或其他資料，則按其影響程度進(jìn)行追究其責(zé)任。若因圖紙資料缺失而無法確定遺失人時(shí)，則追究