監(jiān)理資料標(biāo)準(zhǔn)化管理的工作方法

1、9. 監(jiān)理資料規(guī)范化管理的工作方法一 、監(jiān)理資料管理要求（一）監(jiān)理資料總則1、為建立、健全公司技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)務(wù)，制訂本管理制度。2、本公司技術(shù)檔案是指公司管理文件、圖書類資料和工程項目的開工前資料（規(guī)劃、立項、審批文件、招投標(biāo)文件及施工企業(yè)的資質(zhì)證明及管理文件和勘投資控制、安全控制、信息合同管理等）和竣工驗收、備案文件等。3、公司技術(shù)職能部門和項目部要把技術(shù)檔案納入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中，保證其技術(shù)文件材料的積累，達(dá)到收集齊全、內(nèi)容準(zhǔn)確、整理系統(tǒng)，并按制度及時歸檔。以保證全公司技術(shù)檔案工作的順利開展。4、按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則，公司設(shè)立綜合檔案室

2、，并配備安全和有效利用。（二）技術(shù)文件資料的歸檔1、每一個工程項目竣工或備案后，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資理檔案組成保管單位（卷、代、冊、盒）由技術(shù)主管審查及時向公司綜合檔案室移交歸檔。2、項目部或技術(shù)人員在移交監(jiān)理技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料時，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)，簽字歸檔備查。凡不符合要求或技術(shù)文件資料不齊全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。3、凡需歸檔的技術(shù)文件資料，應(yīng)盡量符合國際、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙齊全，圖樣清晰。4、項目部形成的變更、簽證類文件應(yīng)附帶圖紙、工程照片（工程影像類文件）或說明類文件，并經(jīng)相關(guān)各方負(fù)責(zé)人簽字后，整理歸檔。5、凡外借、外

3、購回公司的圖書、刊物及檢測設(shè)備和試驗儀器等必須由辦公拿走。（三）綜合檔案室的任務(wù)和管理人員的職責(zé)、綜合檔案室的任務(wù)：集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案，維護(hù)技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，并及時、準(zhǔn)確地提供利用。因工作嚴(yán)重失職，造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，追究相關(guān)人員的主要責(zé)任，嚴(yán)重者將予以辭退。(2)協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。承擔(dān)技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料為全公司有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。2、技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)認(rèn)真貫徹公司技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證

4、所監(jiān)理工作的圓滿完成，積極主動完成自己承擔(dān)的各項工作。(2)目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放等工作。遵守公司保密制度，做好安全保密工作。嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。件封面做成出“作廢”識別，以防非預(yù)期使用。（四）技術(shù)檔案的鑒定和銷毀、認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案作廢，保管期限為一年。2、對過期的質(zhì)量記錄要適時清理和處置，準(zhǔn)備銷毀的記錄由管理部門列入須及時歸檔。（五）技術(shù)檔案的保管和借閱1、對接收來的技術(shù)檔案進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理，2、認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管和檢查制度，

5、每年年底全面檢查、清理一次。告的真實性進(jìn)行復(fù)查。3、做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時修補(bǔ)和提出復(fù)制。4、技術(shù)檔案的保密制度全公司職工必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)技術(shù)檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、設(shè)備回公司的文件資料等）要由技術(shù)主管批準(zhǔn)后做好登記方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。(2)理。非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱工程監(jiān)理檔案。5、技術(shù)檔案的借閱凡本公司技術(shù)人員、工作人員，因工作需要都可借閱技術(shù)檔案。由管理人人員檢查核

6、對后，方可辦理注銷手續(xù)。(2)案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出，應(yīng)辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時，需經(jīng)技術(shù)主管批準(zhǔn)方可借出。的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負(fù)責(zé)催收，并要求其限期歸還。借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改抽換和丟失。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰，由檔案管理員報送技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財務(wù)部，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。（六）技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放：1、凡歸檔的技術(shù)文件資料，一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供

7、日常借閱或?qū)徲嬍褂?，備份文件發(fā)放后，應(yīng)及時復(fù)制補(bǔ)充完整。2、因工作原因，需要發(fā)放的技術(shù)資料，應(yīng)在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放，檔案室。檔案到按清單的要求發(fā)放各項目部，發(fā)放時注意發(fā)放場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個人，應(yīng)提出后，可簽名領(lǐng)取。3、發(fā)放項目部的文件資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時，可到檔案室換取新文件。凡使用者無法提供費(fèi)用。（七）技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改1、當(dāng)文件編制部門需對技術(shù)檔案實施更改或補(bǔ)充時，應(yīng)有更改通知單。對持技術(shù)責(zé)任簽字，標(biāo)明日期。同時修改清單中的更改級別，并將修改通知保留備查。2、技

8、術(shù)檔案更改后，資料管理人員應(yīng)及時將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場所，以保證文件的使用得到有效控制。3、為防止各項目部、各部門的受控文件失控，各類受控技術(shù)文件自發(fā)放之日起，根據(jù)內(nèi)容分不同使用期限，過期自動作廢。（八）不合格技術(shù)檔案的控制、不合格技術(shù)檔案的鑒別及處置2、項目總監(jiān)每月每次檢查發(fā)現(xiàn)的不合格處，由檢查人員做好不合格記錄，嚴(yán)重不合格上報公司提出處置方案，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后處置。3、不合格的技術(shù)檔案，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即進(jìn)行標(biāo)識，隔離和記錄，然后交責(zé)格后方可投入使用或?qū)ν獍l(fā)放。4員對整改情況進(jìn)行驗證。二、工程檔案資料的管理方法（一）監(jiān)理方的職責(zé)1、設(shè)專人負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的收集、整理和歸檔工作，在項目

9、監(jiān)理部，監(jiān)理資作結(jié)束后及時整理歸檔。2、監(jiān)理資料及時整理、真實完整、分類有序。在設(shè)計階段，對勘察、測繪、設(shè)計單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查；在施工階段，對施工單位的工程文件的形成、積累、立卷歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查。3、按照委托監(jiān)理合同的約定，接受建設(shè)單位的委托、監(jiān)督、檢查工程文件的形成積累和立卷歸檔工作。4、編制的監(jiān)理文件的套數(shù)、提交內(nèi)容、提交時間，按照現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范(GB50328雙方簽字、蓋章后，及時移交建設(shè)單位，由建設(shè)單位收集和匯總。監(jiān)理公司檔案部門需要的監(jiān)理檔案，按照建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范的要求，及時由項目監(jiān)理部提供。（二）建設(shè)工程檔案編制質(zhì)量要求與組卷方法、歸

10、檔文件的質(zhì)量要求。2、歸檔的工程文件一般應(yīng)為原件：工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程；(2)工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符合；工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水；工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為 A4 幅面(277mm210mm)；工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張；所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章；(8)利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；工程檔案資料的縮微制品，必須按國家縮微標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作；(10)工程檔案資料的照片及聲

11、像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準(zhǔn)確；工程文件應(yīng)采用打印的形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字。3、立卷的原則和方法檔；(2)一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程文件應(yīng)按單位工程組卷；立卷采用如下方法：竣工圖、竣工驗收文件 5 部分；2)工程準(zhǔn)備階段文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷；監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；4)施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；竣工驗收文件可按工程、專業(yè)等組卷。（三）卷內(nèi)文字的排列、文字材料按事項、專業(yè)順序排列；2、圖紙按專業(yè)排列；3、既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，

12、圖紙排后。（四）監(jiān)理文件和檔案收文與登記按監(jiān)理信息分類別進(jìn)行登記。應(yīng)記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位部門、文件編號以及收文日期，必要時應(yīng)注明接收文件的具體時間，最后由項目監(jiān)理部負(fù)責(zé)收文人員簽字。2、監(jiān)理信息在有追溯性要求的情況下，應(yīng)注意核查所填部門內(nèi)容是否可追溯。3、資料管理人員應(yīng)檢查文件檔案資料的各項內(nèi)容填寫和記錄真實完整，簽字認(rèn)可人員應(yīng)為符合相關(guān)規(guī)定的責(zé)任人員，并且不得以蓋章和打印代替手寫簽訂。4、有關(guān)工程建設(shè)照片及聲像資料等應(yīng)注明拍攝日期及所反映工程建設(shè)部位文件內(nèi)容應(yīng)在監(jiān)理日記中記錄。（五）監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記由建設(shè)工程項目監(jiān)理部項目總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文

13、件、記錄是否需傳閱，如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍，并注明在文件傳閱紙，隨同文件和記錄進(jìn)行傳閱。（六）監(jiān)理文件發(fā)文登記1、發(fā)文由項目總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項目監(jiān)理部圖章，對蓋章工作應(yīng)進(jìn)行專項登記。如為緊急處理的文件，應(yīng)在文件首頁標(biāo)注“急件”字樣。2、發(fā)文應(yīng)留有底稿，并附一份文件傳閱紙，信息管理人員根據(jù)文件簽發(fā)人指標(biāo)確定文件責(zé)任人和相關(guān)傳閱人員。（七）監(jiān)理文件檔案資料分類存放進(jìn)行存放，這樣既可滿足項目實施過程查閱、求證的需要，又方便項目竣工后檔分類歸檔存放的專用資料夾。（八）監(jiān)理文件檔案資料歸檔1、監(jiān)理文件檔案資料歸檔內(nèi)容以及監(jiān)理檔案的驗收、移交和管理工作，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行建設(shè)

14、工程監(jiān)理規(guī)范及建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范并參考工程項管理部門的規(guī)定執(zhí)行。2、對一些需連續(xù)的監(jiān)理信息，如對其有統(tǒng)計要求，在歸檔過程中應(yīng)對該類保證該類監(jiān)理信息的完整性。3、監(jiān)理文件檔案資料的歸檔保存中應(yīng)嚴(yán)格按照保存原件為主、復(fù)印件為輔記錄作廢和遺失原因，處理過程。（九）建設(shè)工程檔案驗收與移交、建設(shè)工程檔案的驗收案管理部門出具的認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗收；(2)工程檔案分類齊全，系統(tǒng)完整；工程檔案的內(nèi)容真實、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況；定；工圖；備；文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求；(8)管理部門等要對工程檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查、驗收。2、建設(shè)工程檔案的移交月內(nèi)向城建檔案管理部

15、門移交一套符合規(guī)定的工程檔案；(2)停建、緩建工程的工程檔案，暫由建設(shè)單位保管；對改建、擴(kuò)建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位據(jù)實修改、補(bǔ)充和完善工程檔案；交目錄，雙方簽字，蓋章后交接；協(xié)議規(guī)定的時間、套數(shù)移交給建設(shè)單位，辦理移交手續(xù)。三、監(jiān)理對網(wǎng)絡(luò)信息資料的管理（一）明確信息管理目標(biāo)在現(xiàn)場建立計算機(jī)管理的手段，信息管理的目標(biāo)是：1、建立完整的監(jiān)理檔案，并一式四分，分別送交業(yè)主及城建檔案館、監(jiān)理方保存；2、建立完整的電子文檔資料，電子文檔資料應(yīng)包括書面文字監(jiān)理資料的全部；3、收集施工期間所有政府文件、市場資料、國家標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)變化，為工程施工及工程計量、計價提供依據(jù)；4、收

16、集工程變更、設(shè)計變更資料、合同變更資料，及時進(jìn)行簽證，保存。（二）明確信息管理任務(wù)、建立本工程項目的網(wǎng)絡(luò)、信息管理體系；2、負(fù)責(zé)本工程項目各類信息及文檔的收集、整理和保存；3、運(yùn)用計算機(jī)輔助監(jiān)理手段對本工程項目的投資控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制和合同管理中形成的各種數(shù)據(jù)與信息進(jìn)行收集、整理、匯總、分析，為業(yè)主決理報表；4、建立工程會議制度、整理各類會議紀(jì)要，并及時發(fā)送有關(guān)單位；5、督促施工、材料及設(shè)備供應(yīng)單位及時整理工程技術(shù)、經(jīng)濟(jì)資料，并審查其是否符合要求；6、項目部電腦上網(wǎng)和公司各職能部門間形成資源共享和信息交流機(jī)制。（三）本工程信息管理的主要特點1、需構(gòu)造項目管理信息網(wǎng)絡(luò)。組織好合理的信息流，

17、完成上下、橫向、內(nèi)外、前后的信息銜接。2、應(yīng)完成對工程外部信息的收集、整理、分析，提供資金、物資、法規(guī)、氣象、交通等多方面的信息，同時也應(yīng)完成與業(yè)主、承包商、材料設(shè)備供應(yīng)商、政府有關(guān)部門的雙向信息聯(lián)系。3、需采用計算機(jī)技術(shù)完成文檔的收集、存儲、處理、傳遞、檢索工作。（四）本工程信息資料管理的監(jiān)理對策、建立信息管理制度和方法明確信息管理的分工，落實信息管理工程師的職責(zé)。(2)對工程信息進(jìn)行編目并輸入計算機(jī)。理會議記錄并打印，由總監(jiān)理工程師簽認(rèn)、分發(fā)。量狀況以及工程質(zhì)量的驗收簽認(rèn)，并整理的信息反饋給信息管理工程師。階段全過程的信息收集、整理、按規(guī)定。信息文件的內(nèi)客定期信息文件的內(nèi)容：施工質(zhì)量情況；

18、工程進(jìn)展情況；進(jìn)場施工機(jī)械設(shè)備及勞動力動態(tài)；合同變更個工程變更情況；工程支付情況；監(jiān)理工程情況；工程建設(shè)大事記；其他信息文件。展情況；資金、資源投入及合理配置的建議；工程進(jìn)展預(yù)測分析報告；業(yè)主合理要求提交的其他報告；工程分階段驗收、竣工驗收監(jiān)理工作報告。監(jiān)理過程文件：施工措施計劃批復(fù)文件；施工進(jìn)度調(diào)整批復(fù)文件；監(jiān)理協(xié)調(diào)會議紀(jì)要文件；其他監(jiān)理業(yè)務(wù)往來文件；質(zhì)量事故處理文件。（五）監(jiān)理資料日常管理及歸檔資料目錄、監(jiān)理資料的日常管理(2)項目總監(jiān)理工程師為總負(fù)責(zé)人，并指定專職或兼職資料員具體管理；項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立監(jiān)理管理臺帳；編目、登記與保管工作；立案卷夾，分專業(yè)存放保管，并編目、以便于跟蹤檢索。

19、監(jiān)理資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時整理歸檔；監(jiān)理資料的收發(fā)、借閱必須通過資料管理人員履行手續(xù)；案資料部對該項目的監(jiān)理資料進(jìn)行檢查；(8)行認(rèn)真總結(jié)，并對監(jiān)理資料進(jìn)行整理、審核和裝訂工作，報公司技術(shù)負(fù)責(zé)人力辦公室檔案資料部辦理歸檔手續(xù)。2、歸檔資料目錄工程監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容及要求如下：工程項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)貴人名單監(jiān)理規(guī)劃短期短期2監(jiān)理實施細(xì)則質(zhì)量事故報告及處理意見建、安工程檢驗批質(zhì)量驗收記錄建、安工程分項工程質(zhì)量驗收記錄建、安工程單位、單項工程質(zhì)量驗收記錄 長期基礎(chǔ)、主體工程驗收記錄幕墻工程驗收記錄監(jiān)理通知合同及其他事項管理工程延期報告及審批費(fèi)用索賠報告及審批合同爭議、違約報告及處理意見合同變更材料十監(jiān)理工作總結(jié)短期短期長期長期長期十一 監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊本工程監(jiān)理資料管理的內(nèi)容施工投標(biāo)申請書和中標(biāo)通知書施工承包合同業(yè)主授權(quán)監(jiān)理工程師通知總監(jiān)理工程師授權(quán)通知分包申請書材料、設(shè)備、構(gòu)件供銷合同101112131415