綜合辦公室行政管理工作流程手冊

1、綜辦行管作程()綜合辦室行政管理主要工內(nèi)容 ：行辦公設備、公共設施的日常管理和維護；執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理；執(zhí)行檔案的歸檔管理；執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理執(zhí)行各種費用的控制交納執(zhí)行公司對外關系建立維護；執(zhí)行突發(fā)事件處理；執(zhí)行秘書事務管理；執(zhí)行后勤管理；執(zhí)行行政 日常事務處理；執(zhí)行上級交辦事務等。具體工作程一、 執(zhí)行辦用品日常用的采、發(fā)放理月末綜合辦公室要根據(jù)其他部門的請購計劃及庫存情況要根據(jù)相關規(guī)定作適當儲備以備不時之需作好請購計劃單經(jīng)主管審批后及時保質(zhì)保量地采購辦公用品和日常用品采購物品應當定價定點保證質(zhì)優(yōu)價廉要作好物品出入 庫登記，每月盤存，確保帳物相符。部門申請物品采

2、購定期詢價議價查看庫存檢查驗收請購計劃單出入登記帳物相符主管審批月末盤存監(jiān)督檢查二、執(zhí)固定資產(chǎn)及值易耗的管理對于公司所有的固定資產(chǎn)以及低值易耗品，需要建立臺帳清單，監(jiān)督各部 門于每月 25 日進行盤點，辦公室會根據(jù)各部門盤點情況進行抽查，核對帳物是否相符，然后根據(jù)各部門盤點狀況及調(diào)動增加狀況制作固定資產(chǎn)、低耗品清單表發(fā)放各部門季度組織財務部對各部門進行全面盤點對帳物。對需要報廢的資產(chǎn)按照相關程序申請報廢，及時跟進各部門資產(chǎn)調(diào)動、出入庫單據(jù)的核對做到帳物相符于資產(chǎn)管理不當帳物不符應進行相應處罰。資產(chǎn)分類建立臺帳清單每月盤存核對帳物三、執(zhí)各部門基礎備、設維修管理綜合辦公室負責根據(jù)維修要求協(xié)調(diào)或外請

3、技術(shù)人員維過程進行控 制；各部門對維修質(zhì)量監(jiān)督、確認。所有維修要求做好記錄、跟蹤維護結(jié)果及完成狀態(tài)；對未按要求完成的維修 事項、及時了解情況并報告負責人。維修申請安排維修維修結(jié)束檢查驗收記錄備案四、執(zhí)文件檔案的檔管理根據(jù)不同種類檔案的特點，做好系統(tǒng)編目、使 / 傳閱控制、分類存放、排 列有序，定期收集各類文件資料，并整理立卷歸檔。各部門往來的備忘錄、文檔、資料等按類別、內(nèi)容、時間順序等存檔管理。文件、資料收集分類整理編號立卷歸檔裝訂成冊存放使用傳控制六、文資料收發(fā)、真管理各類文件資料收發(fā)傳真均需在登記薄上作好詳細登記記錄及時將各類信息（通知、文件）進行上傳下達，特別是各類客戶信息應登記后及時傳

4、遞給相 關部門；傳真往來文件資料的收發(fā)行政審閱上傳下達準確記錄七、執(zhí)各種費用的付、控按時申請、交納、控制公司各項費用，例如：車輛養(yǎng)路費、車船稅等；并將所要交納的各項費用進行審核記錄對各項資金審批單歸類管理做到資金審批 的及時、準確，以確保各職能部門工作的正常開展。統(tǒng)計各項所要交納費用支付各項費用申請審批資金歸類登記管理部門主管審批領導審批簽字八、執(zhí)對外關系建維護建立良好的公共關系平臺是企業(yè)正常經(jīng)營的關鍵合辦公室門肩負著對外溝通協(xié)調(diào)的重任要把對外關系維護作為重要工作來抓企業(yè)的經(jīng)營活動涉及到方方面面的關系，既有政府部門的，又有社會關系的，哪方面關系處理不好，或多或少都會有一定影響平時的工作中要經(jīng)常

5、保持與已有關系的聯(lián)系與溝通，并結(jié)合實際情況建立新的公共關系在對外交往中要自覺維護公司形象要將 對外關系維護情況及時向領導匯報，以便作出符合公司利益的調(diào)整。關系建立溝通協(xié)調(diào)檔案經(jīng)常維護情況匯報合理調(diào)整九、執(zhí)處理突發(fā)事公司各種突發(fā)事件出現(xiàn)后綜合辦公室在收到信息的同時要根據(jù)事件影響的大小迅速向領導匯報并及時處理將有可能對公司或個人的不利影響降到最低限度情況特別緊急又不能向領導及時匯報時可先處理再匯報但事后要向領導闡明原因在處理突發(fā)事件時應把握有利原則要充分維護公司或員工的 利益，樹立好公司的整體形象。突發(fā)事件出現(xiàn)減少不利影響主要情況收集處理結(jié)果匯報及時匯報領導妥善解決處理十、后服務保障綜合辦公室要將

6、后勤服務保障列入日常工作中，要加強對工作環(huán)境、交通、餐廳的管理進行監(jiān)督收集員工建議緩解員工情緒通過有效途徑督促集團公司改善；為員工提供較為良好的生活、工作環(huán)境，提高保障質(zhì)量；車輛管理中，要制定相應制度常提醒駕駛員遵章守紀車輛隨時處于良好的性能狀態(tài)， 確保人員接送、貨物輸送的時效性。擬定制度加強檢查收集建議提高質(zhì)量員工滿意安撫員工反饋確 實了解、記確 實了解、記錄工作要安全工作是企業(yè)的一項重要工作，綜合辦公室是安全工作的主要執(zhí)行部門；日常工作中應將安全工作、保密工作列入議事日程，要充分明確重點安全項目，不定期地組織檢查，認真查出安全隱患，及時消除潛在的安全危害并作好記錄。要落實安全責任制定安全責

7、任制劃安全教育計劃并認真加以實施。熟悉安全制度組織實施檢查明確安全目標確保整體安全規(guī)劃教育培訓提高防范意識十一、常事務處理綜合辦公室的工作雜而亂涉及面廣大小事情多并且很多事務具有不可確定性臨時出現(xiàn)的工作會給當日計劃工作帶來很大的沖突這時就要擇其輕重而處理。總體來講，綜合辦公室屬于服務保障部門，是為其他部門服務的，所以也要協(xié)助他們處理不涉及本部門的日常事務否則會影響正常工作秩序甚至 會影響經(jīng)營活動當日計劃工作保證正常工作臨時事務處理提高服務意識擇其輕重處理注重時效結(jié)果十二、行上級交辦務優(yōu)先完成領導交辦各類事務定時限內(nèi)完成不了的向領導說明其原因， 并盡力盡快完成，最終將完成結(jié)果向領導匯報。接受上級

8、交辦任務及時完成保質(zhì)保量匯報結(jié)果電腦系統(tǒng)護工作流程網(wǎng)絡管理員要保證公司網(wǎng)絡各個工作站點能正常工作保證公司電腦系統(tǒng) 的穩(wěn)定高效，信息通道的暢通，日常工作流程如下：一、 公司電設備申請流1、設備申請： 包括電腦整機、電配件、絡和通訊設、 卡建立主要應用設備標準各部門主管提出 申請設備需要設備型號主要供應商價格信息檔案采購申請審 批了 解 當 地 的 相 關 設備的價格、型號項目欄確寫什么部門使用么設備機部門建議欄： 添寫型號、數(shù)量、單價、總價；最后備注中簡單寫明原因；電腦用品 采購領用申請單財務簽字認可正確填寫 購買名稱及用途、金額到財務領用 “資金審批單”貼 上 發(fā) 票 的 報 銷 單，供貨商簽字確認型號無誤 填寫“報銷單”聯(lián)系供貨商 送貨上門到財務報帳，付上電腦設備 采購單、固定資產(chǎn)申報設備到位 安裝調(diào)試投使用更新、核對 設備檔案2、日常障理各部門有電腦故障處理申請?zhí)幚硗旰螅瑘蟾嬷鞴?。及時到現(xiàn)場 觀察處理是公司內(nèi)部問題