接待管理規(guī)定

1、接待管理規(guī)定第一章總那么第一條 為規(guī)范廣西XX水泥有限責任公司（以下簡稱公司） 接待管理工作，使接待管理工作規(guī)范化、程序化，進一步樹立公司對 外形象，更好地為公司生產(chǎn)經(jīng)營服務，根據(jù)集團公司相關制度，結合 本公司實際，特制定本規(guī)定。第二條接待工作包括安排來訪者的洽談、簽約等事宜；組織 來訪者的參觀、考察、工作檢查、拜訪等活動，以及為來訪者的合理 要求提供服務。第三條 本方法適用于公司各單位。第二章接待內容及范圍第四條 接待工作側重于對來訪者給予相應的禮遇，從而達 到加強聯(lián)絡、擴大交往、促進合作、共同開展的目的。第五條 應以相應規(guī)格接待國內、境外、政府以及本企業(yè)或其 他企業(yè)的來訪者。第六條接待范圍

2、主要指公司及所屬各單位在經(jīng)營管理活動 中所必需的接送、食宿、購票、會談和陪同參觀等方面的安排和工作 O第七條接待對象一般分為內賓和外賓。第三章接待原那么第八條 接待工作應遵循“平等、對口、節(jié)約、周到、平安、 保密”的原那么，使客人高興而來、滿意而去。1、平等原那么。對來賓無論職務高低，都要平等相待、落落大方 、不卑不亢。一般情況下，級別與權限相等，同級別出面接待，特殊 情況高規(guī)格接待。2、對口原那么。各職能部門對口接待，綜合性接待時由辦公室予 以協(xié)調或辦公室負責接待。3、節(jié)約原那么。內部本錢效益核算，招待來賓從簡，不鋪張浪費 ,不重復宴請，主方人數(shù)不多于賓客人數(shù)。4、周到原那么。接待程度應銜接

3、周密，接待方式應完善，以禮相 待，使客人感到熱情、周到。5、平安原那么。對外接待時，應充分考慮客人的人身及財產(chǎn)平安 ,確保財物萬無一失。6、保密原那么。對外接待時，應注意保守公司及集團公司機密, 重要會議要形成記錄。第四章接待程序第九條 接待根據(jù)來賓的規(guī)格分為日常接待、一般接待、重大 接待三個等級，接待工作按照接待等級來區(qū)別安排。第十條 對內接待工作程序：1、接待任務。弄清來賓的基本情況：單位、人數(shù)、姓名、性別 、職務、目的、抵離時間、乘坐交通工具及車次或航班。2、布置接待。辦公室提出接待意見：主要包括接待部門、負責 接待人員、規(guī)格、方式、食宿安排、費用預算，并報請主管領導批準 后，報公司領導

4、批準。3、迎接安排。辦公室應根據(jù)來賓身份、人數(shù)、性別，提前預訂 招待所或賓館，安排好伙食標準、進餐方式、時間、地點（如有特殊 情況可根據(jù)需要臨時變動具體時間等安排），按抵達時間或需要，派 人派車迎接。4、看望、商議日程。來賓入住后，辦公室根據(jù)公司領導要求, 可陪同公司領導前往看望，表示歡迎和問候，了解來訪者日程和目的 ,商定活動日程并通知有關部門準備相關接待事宜。5、領導會見。按接待規(guī)格和禮儀，安排有關領導會見，接待人 員安排好會見時間、地點、陪同人員等事宜。6、組織活動實施。按參觀、考察目的，組織業(yè)務部門向客人介 紹情況，參觀現(xiàn)場；對上級檢查安排匯報、座談等。7、送別。根據(jù)客人意見，預定車、

5、船、機票，協(xié)助客人結算食 宿賬目，并派人派車送至車站、碼頭或機場。8、總結。每次較大規(guī)模接待完成后進行總結，以便總結經(jīng)驗、 改進今后的工作。第-一條 對外接待內容與程序與對內接待基本相同，主要注 意以下幾點：1、安排迎送陪同人員和譯員，要有與外賓身份相當?shù)膶凇?等人員迎送。2、會見會談的時間、地點、雙方人員名單應至少提前1天通知 對方，并盡量不改變計劃；會見時，我方主要人員要高于或等于外賓 身份；會談時，身份一般對等。3、我方人員應提前到達，并在門口迎送。4、對會見會談場所、座位事先精心安排，留定座位。雙方人員 較多、場所較大時，宜裝擴音系統(tǒng)，桌上放置中外文席卡。5、會見的座位排列：外賓在

6、右邊，我方人員在左邊。依次按照 級別向兩邊分散排列。6、會談時用長桌的，中外各一方，請外賓坐上方，我方主談人 坐自己一方的中間位置。7、如有合影，事先安排合影圖。合影一般主人居正中，按禮賓 次序，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。8、根據(jù)來訪目的、性質、外賓意愿和興趣，選擇有針對性的游 覽工程，安排身份相當?shù)呐阃藛T。第十二條 了解來訪者的基本情況，包括人數(shù)、姓名、性別、 年齡、民族、職務等，如有可能還應了解其文化程度、風俗習慣、興 趣愛好、性格、健康等。接待人員必須提前安排宴請、住宿等相關事 宜。第十三條 了解來訪者的意圖，一般包括三種性質:1、禮節(jié)性來訪，如參觀、訪問、取經(jīng)、回訪等；2、工

7、作性來訪，如業(yè)務洽談、合作等；3、反映情況來訪，如提意見或建議、反映情況等。辦公室或接待單位應根據(jù)來訪者意圖準備相應的材料。第十四條重要接待活動由辦公室首先擬訂接待方案，主要包 括：接待原那么、接待規(guī)格、接待日程、接待形式、活動安排、接待經(jīng) 費、接待人員等。接待方案必須由公司領導審批，必要時可與來訪人 員協(xié)商擬定。第十五條對于重大接待，為防止接待過程中有重大變故，必 須首先制定一套以上應急預案。會見、會談等接待活動要通知有關人 員和單位做好準備，接待人員提前到達迎候，會談場所的座位安排合 乎禮儀規(guī)格。第十六條 宴請工作，接待人員必須輔助領導確定宴請的目的 、范圍、對象、規(guī)格、時間、地點，并提前

8、布置現(xiàn)場和安排座位，必 要時提前訂菜。第十七條接待人員必須根據(jù)來訪者意圖提前準備在接待過 程中要用到的書面文字材料，如歡迎詞、發(fā)言稿、交流材料、工作匯 報、協(xié)議書、合同等。第十八條接待方案確定后，辦公室人員應根據(jù)預定方案進行 接待，接待過程中如有重大變故，可根據(jù)應急預案或實際情況進行調 整。第十九條接待工作結束后，由接待秘書要做好善后工作，包 括本次接待工作的總結，結算有關費用等，最后要向公司領導匯報, 并將重要接待活動中的文字材料立卷歸檔。第五章接待標準及規(guī)格第二十條住宿標準一般根據(jù)來訪者的級別在相應的酒店提前 預訂。一般人員安排標準間，重要客人安排套房等。第二H條就餐標準根據(jù)實際情況進行臨

9、時擬訂，一般對來 訪者只安排一次宴請即可，其他時間安排工作餐。第二十二條交通工具的安排根據(jù)來訪者實際需要，根據(jù)公司 車輛情況由辦公室統(tǒng)一安排。第二十三條接待規(guī)格：1、高規(guī)格接待，陪客比來賓職務高一些。適用于上級機關派員 來人、其他企事業(yè)單位來人洽商重要事宜等。2、對等接待。適用于一般性接待活動。3、低規(guī)格接待，陪客比來賓職務低一些。適用于經(jīng)常性業(yè)務往 來單位。第六章費用管理第二十四條 接待費用開支，必須本著最小支出，最大成果的 原那么，充分考慮和認清接待目的和接待方法，合理安排，有效控制經(jīng) 費開支。第二十五條接待按照對象、目的以及場合，主要分為三檔： A類（特別重要和重大的接待）出類（比擬重要

10、和重大的接待）；C類 （一般的接待）。第二十六條 接待場所根據(jù)接待檔次確定，分為“高”、“中” 、“低”三類場所：高（適合于A檔接待規(guī)格），主要指高級酒店及其 它高檔次場所；中（適合于B檔接待規(guī)格），主要指中高檔酒店及其它 中高檔場所;低（適合于C檔接待規(guī)格），主要指一般檔次酒店或普通 用餐、住宿場所。第二十七條 接待當事人根據(jù)具體情況，判斷是否需要接待及 接待檔次，經(jīng)辦公室報公司領導同意后，安排對等接待。第七章接待方法第二十八條 接待上級領導時，應由公司領導親自接待，秘書 人員參與接待，負責接待事務的操作，做好服務工作。上級單位普通 人員可根據(jù)單位或工作需要由辦公室安排相應單位進行接待。第二十九條接待平級來訪者，應由公司級別相應領導接待, 如普通人員，可由辦公室直接接待。第八章接待要求第三十條 熱誠大方，注重實效。對于任何來訪者，接待人員 都要熱情、誠懇，以禮相待。第三-I條認真負責、細致周到。秘書人員必須認真對待每 一次接待活動，對每一位來訪客者負責。第三十二條 確保平安，內外有別。接待活動中，必須保證每 一位來訪者的平安，包括交通平安、飲食平安、財物平安等。第三十