企業(yè)人力資源制度類文件編寫指引模版

1、PAGE xx人力資源制度類資料文件編寫指引第一部分 編寫規(guī)則第一章 編寫指導(dǎo)原則1 編寫的基本思路：為什么要做，什么人來做，做什么，怎么做，做成什么樣。 2 編寫的原則：2.1 合法性：應(yīng)不與國家關(guān)于勞動法律法規(guī)相抵觸，下級制度不與上級制度相抵觸。2.2 完整性：在適用范圍所規(guī)定的界限內(nèi)按需要力求完整。2.3 準(zhǔn)確性：制度的文字表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡明、易懂、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免造成或產(chǎn)生不易理解或不同理解的可能性。制度的圖樣、表格、數(shù)值和其它內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤。 統(tǒng)一性：制度中的術(shù)語、符號、代號應(yīng)統(tǒng)一，并與其它的相關(guān)管理制度一致。 適用性：應(yīng)盡可能結(jié)合公司的實(shí)情編寫，同時(shí)應(yīng)符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃及公司基本法，力求

2、具有合理性、先進(jìn)性和可操作性。第二章 涉及部室及人員職責(zé) 1 共享服務(wù)室流程標(biāo)準(zhǔn)崗： 在符合公司制度類資料文件要求的前提下，建立和完善人力資源制度類資料文件的編寫指引。 負(fù)責(zé)在總部人力資源中心各部室、各業(yè)務(wù)單元人力資源部范圍內(nèi)推廣人力資源制度類資料文件的編寫規(guī)范，進(jìn)行宣傳及培訓(xùn)。 審核總部人力資源中心各部室、各業(yè)務(wù)單元人力資源部提交的制度類資料文件是否符合編寫規(guī)范。2 各部室/業(yè)務(wù)單元人力資源部：依照人力資源制度類資料文件的編寫指引擬訂所有制度類資料文件第三章 編寫指引1制度類資料文件首頁編寫規(guī)則：首頁的結(jié)構(gòu)：由文檔信息、本版批復(fù)信息、資料文件版本記錄、資料文件說明四部分組建。用宋體小四加粗字

3、體。1.1.1 文檔信息：由資料文件名稱、資料文件編號、資料文件所有者、資料文件屬性、關(guān)聯(lián)資料文件、資料文件密級組建。用宋體五號字體。1.1.1.1 資料文件名稱：為必選要素，一般有這樣一些詞語：規(guī)定、規(guī)范、規(guī)則、辦法、條例、制度、流程、指引、補(bǔ)充等。1.1.1.2資料文件編號：為必選要素，由競爭力項(xiàng)目組填寫。1.1.1.3 資料文件所有者：為必選要素，指制度流程的主責(zé)任部門。1.1.1.4 資料文件屬性：為必選要素，指制度流程的職能類別、領(lǐng)域類別、形式類別、知識類別，類別的分類標(biāo)準(zhǔn)參照xx知識管理制度(試行)。1.1.1.5 關(guān)聯(lián)資料文件：為必選要素，指與本文內(nèi)容相關(guān)的資料文件。1.1.1.

4、6 資料文件密級：為可選要素，文檔密級劃分參照xx秘密文檔保密管理細(xì)則。 1.1.2 本版批復(fù)信息：由擬制、簽發(fā)組建。用宋體五號字體。1.1.2.1 擬制：為必選要素，指擬寫該資料文件的擬稿人。1.1.2.2 簽發(fā)：為必選要素，指最終審批人，其中“建議或意見”由竟?fàn)幜?xiàng)目組填寫。1.1.3 資料文件版本信息：由生效日期、作者、版本、變更說明組建。除以下的特別說明外，其余項(xiàng)用五號字體。1.1.3.1 生效日期：為必選要素，指該資料文件生效的日期。日期的格式為：YYYY-MM-DD，用Times New Romar五號字體。1.1.3.2 作者：為必選要素，指擬寫該資料文件的擬稿人。1.1.3.3

5、 版本：為可選要素，指版本的標(biāo)識號，幫助了解該資料文件是否為最新的版本。版本的命名格式：V主版本號.次版本號，如新資料文件建立時(shí)版本號是V1.0，第一次更新或修訂資料文件版本號為V2.0，以此類推，生效日期越接近當(dāng)前的版本填寫在前面。用Times New Romar五號字體。1.1.3.4 變更說明：為可選要素，第一次發(fā)布的資料文件填寫“新資料文件建立”，后面更新或修訂填寫更新或修訂的原因。1.1.4 資料文件說明：由目的、適用范圍、資料文件結(jié)構(gòu)、名詞說明組建。用宋體五號字體。 1.1.4.1 目的：為必選要素，描述資料文件所要達(dá)到的目標(biāo)。 1.1.4.2 適用范圍：為必選要素，指必須執(zhí)行資料

6、文件的業(yè)務(wù)范圍，包括實(shí)施范圍和內(nèi)容范圍。 1.1.4.3 資料文件結(jié)構(gòu)：為可選要素，指本資料文件的資料文件構(gòu)成以及與其他資料文件的銜接關(guān)系；比如：一個(gè)制度可以由數(shù)個(gè)流程和標(biāo)準(zhǔn)組建，一個(gè)流程資料文件可以由多個(gè)子流程及標(biāo)準(zhǔn)組成；資料文件可以與多個(gè)資料文件銜接。 1.1.4.4 名詞說明：為可選要素，當(dāng)制度流程中某些關(guān)鍵詞語尚未普遍使用，或有可能影響管制度流程的理解時(shí)，宜對這些詞語加以說明說明。 2 制度類資料文件正文的編寫規(guī)則：2.1正文：一般由指導(dǎo)原則、權(quán)利義務(wù)、操作標(biāo)準(zhǔn)、附件、操作流程等內(nèi)容組建。2.1.1 指導(dǎo)原則：為可選要素，描述制度運(yùn)用時(shí)要遵循的基本思想、基本要求等。2.1.2 權(quán)利義務(wù)

7、：為可選要素，當(dāng)制度中的事項(xiàng)需要兩個(gè)或兩個(gè)以上部門參加履行且需要界定他們的權(quán)責(zé)時(shí)，應(yīng)明確加以說明。必要時(shí)，即使制度中的事項(xiàng)只需一個(gè)部門或部門內(nèi)部的不同崗位完成，也須明確其職責(zé)。2.1.3 操作標(biāo)準(zhǔn)：為必選要素，描述制度的管理內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.1.4 附件：為可選要素。指本制度涉及的其它制度流程或表、單據(jù)。按一個(gè)附件一條依次列舉。附件包括資料文件或表單2.1.4.1本部門擬訂的資料文件或表單，直接附上資料文件或表單，采用圖標(biāo)顯示方式。如資料文件或表單太大，可另外附上。2.1.4.2如是本部門設(shè)計(jì)的表單（指在工作中需用到的一些表格和單據(jù)）需做說明，說明的基本內(nèi)容為：使用部門、使用時(shí)機(jī)、功能說明

8、、字段說明、使用規(guī)定等，以備注形式在表下體現(xiàn)，但不限羅列事項(xiàng)。2.1.4.3表單的編號和標(biāo)題應(yīng)居于表上方的居中位置，在WORD中繪制的表單用三號宋體加粗字體，在EXCEL中繪制的表單用16號宋體加粗字體，表單的編號為：表+阿拉伯?dāng)?shù)字（從1開始編號），編號與標(biāo)題中間用“”相連。表內(nèi)文字及備注說明在WORD中繪制的表單用五號宋體字體，在EXCEL中繪制的表單用10號宋體加粗字體，需強(qiáng)調(diào)的文字字體可加粗。2.1.4.4其它部門設(shè)計(jì)的表單或公司其他制度規(guī)定直接附上資料文件或表單，采用圖標(biāo)顯示方式。表單只需直接附上格式和內(nèi)容，不需另作修改。如資料文件或表單太大，可另外附上。2.1.4.5附件的編號為：附

9、件+阿拉伯?dāng)?shù)字（從1開始編號），編號與標(biāo)題中間用“”相連。2.1.6 操作流程：為必選要素。流程圖編號格式為：子流程+阿拉伯?dāng)?shù)字（從1開始編號），編號與標(biāo)題中間用“”相連。流程圖下方需進(jìn)行流程描述。2.2 編排格式：2.2.1 在制度類資料文件中，按內(nèi)容分成若干部分，每部分下細(xì)分若干章，章下用阿拉伯?dāng)?shù)字來編號，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字從1開始編號。層次的描述與編號如下：2.2.1.1 第一層次的編號（例如1、2等）可分為第二層次的編號（例如1.1、2.1等），一般情況下宜分到第四層次的編號（例如：1.1.1.1、1.2.1.1等），編號用Times New Romar五號字體。2.2.1.2 下一層次

10、自上一層次編號后空一格開始編號。每一層次如只有一條內(nèi)容，也需列出編號。2.2.1.3 編號后空一格再寫文字，回行時(shí)與本層次的編號后第一個(gè)字對齊。2.2.1.4 按內(nèi)容分成的若干部分標(biāo)題用宋體小四加粗字體，每部分下細(xì)分的章及內(nèi)容用宋體五號加粗字體，第一層次阿拉伯?dāng)?shù)字編號下的文字用宋體五號字體。 2.2.2 版面采用A4版面（210mmX297mm）。2.2.3 頁邊距：上邊距為2 cm、下邊距為1.5cm，左邊距、右邊距為2cm。2.2.4 資料文件正文的行距為1.25倍行距。2.3流程圖編制規(guī)則： 2.3.1 全部流程圖均使用Visio軟件制作。 2.3.2 流程圖的名稱置于左上方，用宋體14

11、pt字號。 2.3.3 流程圖按兩個(gè)維度編制，橫向是流程階段，是流程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)；縱向是涉及的部門與人員。用宋體12pt字號。 2.3.4 流程必須按標(biāo)準(zhǔn)控件進(jìn)行編制。標(biāo)準(zhǔn)控件內(nèi)的內(nèi)容用宋體加粗10pt字號，排列方式居中。 2.3.5 每個(gè)流程步驟須編號，編號規(guī)則為：流程的編號+流水號，流水號三位數(shù)字，“001”表示第一個(gè)步驟，如：1001表示子流程1的第一個(gè)步驟。如同一時(shí)點(diǎn)同時(shí)進(jìn)行的不同內(nèi)容項(xiàng)目的流程步驟，編號規(guī)則為：流程的編號+流水號+英文大寫字母順序號，如：1001A、1001B表示子流程1的第一個(gè)步驟同時(shí)進(jìn)行的不同內(nèi)容項(xiàng)目。 2.3.6 同一位置的圖形需要水平對齊/垂直對齊。3 附件3.

12、1 附件1-制度類資料文件模版 3.2 附件2-流程圖模版 第二部分 人力資源制度流程審批流程 總部人力資源中心制度編寫流程流程描述1 擬文 001 由發(fā)起部室擬稿人發(fā)起制度流程編制或優(yōu)化，如內(nèi)容跨部室或涉及業(yè)務(wù)單元，由發(fā)起部室先與涉及部室或業(yè)務(wù)單元溝通。 2 報(bào)批002 擬稿人擬文后，需所在部室負(fù)責(zé)人簽批后報(bào)批。003 共享服務(wù)室根據(jù)制度流程編寫標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核。004 共享服務(wù)室審核后報(bào)HR支持部負(fù)責(zé)人審核。005 資料文件傳遞到總部HR負(fù)責(zé)人處審核。006 資料文件傳遞到分管HR執(zhí)委處審批。如不涉及薪酬/激勵(lì)政策則審批完畢后按xx流程標(biāo)準(zhǔn)資料文件的管理流程中的子流程總部擬文的資料文件管理流程

13、進(jìn)行發(fā)布。如涉及薪酬/激勵(lì)政策則審批完畢后還須報(bào)CEO進(jìn)行審批。 007 資料文件傳遞到CEO處審批。如審批通過按xx流程標(biāo)準(zhǔn)資料文件的管理流程中的子流程總部擬文的資料文件管理流程進(jìn)行發(fā)布。 3 歸檔008 資料文件發(fā)布后由擬稿人將資料文件報(bào)共享服務(wù)室歸檔，共享服務(wù)室按檔案歸檔流程進(jìn)行歸檔。第二章 業(yè)務(wù)單元人力資源部制度編寫流程流程描述1 擬文 001 由擬稿人發(fā)起制度編制或優(yōu)化，如內(nèi)容跨部室，由業(yè)務(wù)單元人力資源部先與涉及部室溝通。 2 報(bào)批002 擬稿人擬文后，需業(yè)務(wù)單元HR負(fù)責(zé)人簽批后報(bào)批。003 業(yè)務(wù)單元流程標(biāo)準(zhǔn)管理員審核報(bào)批的資料文件。004 業(yè)務(wù)單元總經(jīng)理審核報(bào)批的資料文件。005 總部HR對應(yīng)職能部室負(fù)責(zé)人審核報(bào)批的資料文件。006 共享服務(wù)室根據(jù)制度編寫標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核。007 共享服務(wù)室審核后報(bào)HR支持部負(fù)責(zé)人審核。008 資料文件傳遞到總部HR負(fù)責(zé)人處審批。如不涉及薪酬/激勵(lì)政策則審批完畢后按xx流程標(biāo)準(zhǔn)資料文件的管理流程中的子流程業(yè)務(wù)單元擬文的資料文件