工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)則

1、工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)章工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)章 工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)章提要：立卷- 公 司總部各部門或項(xiàng)目部的文件資料治理工作人員,將平常收 集、保管的文件,對(duì)其中已形成結(jié)果齊全的文件工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)章 為了完整、精確、系統(tǒng)地保留公司生產(chǎn)活動(dòng)中形成的具 有儲(chǔ)存價(jià)值的文件材料,保持文件之間的歷史聯(lián)系,便于查 找和利用,依據(jù)有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,結(jié)合公司詳細(xì)情形,特制定本規(guī)章；第一條、本規(guī)章規(guī)定了公司文件材料歸檔整理的原就、方法和基本范疇,并以工程項(xiàng)目資料為例；其次條、本規(guī)章依據(jù)國(guó)家檔案局工業(yè)企業(yè)檔案分類試 行規(guī)劃,自治區(qū)檔案局企業(yè)事業(yè)單位治理文件材料歸檔

2、整理試行規(guī)劃和國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（合公司詳細(xì)情形制定；第三條、名詞GB/T118222022）,結(jié)一、立卷 - 公司總部各部門或項(xiàng)目部的文件資料治理 工作人員,將平常收集、保管的文件,對(duì)其中已形成結(jié)果齊全的文件、技術(shù)資料按歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和要求,進(jìn)行分類整理,裝訂成冊(cè)的工作過(guò)程,稱之為立卷；1 / 19 工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)章二、移交 - 是指項(xiàng)目部在工程竣工后二個(gè)月內(nèi)或公司 總部各部門在每年 1 月底前將上年度本部門工作形成的文件 資料立卷、造冊(cè),移交公司檔案室保管的過(guò)程；三、歸檔 - 凡是反映本公司工作（含工程施工）生產(chǎn) 活動(dòng),具有查考利用價(jià)

3、值的文件材料,通過(guò)相關(guān)人員移交檔 案室檔案治理人員治理,稱之歸檔；四、銷毀 - 是指由檔案部門負(fù)責(zé)人和檔案治理人員根 據(jù)檔案保管年限的規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行鑒別、登記后,會(huì)同公司 指定的監(jiān)審部門人員一道將保管到期的檔案進(jìn)行處理（一般 焚燒、粉碎處理）的工作過(guò)程；第四條、文件材料整理排放的要求；文件材料的整理以件為單位進(jìn)行分類、裝訂（整理、裝 訂排放要求見(jiàn)下表） ,再按分類進(jìn)行排列、編號(hào)、編目,裝 盒,按此次序進(jìn)行,直至編入總目錄中上架擺放、保管、利 用（參閱）整理單位：一般以每份文件材料為一件,每項(xiàng)工程圖紙 為一件；整理時(shí)要求 裝訂時(shí)排放要求 文件正本與定稿為一件2 / 19 工程有限公司檔案資料立卷

4、歸檔規(guī)章正本在前,定稿在后 文件正文與附件為一件 正文在前,附件在后 文件原件與復(fù)印件為一件 原件在前,復(fù)印件在后 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件 轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后 來(lái)文與復(fù)文為一件 復(fù)文在前,來(lái)文在后 報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等 每?jī)?cè)（本）為一件第五條、文件、資料、圖表立卷、歸檔的要求 一、移交公司檔案室文件、資料、圖表份數(shù)為一份,有 原件者應(yīng)交原件,承包的工程如業(yè)主或甲方另有要求時(shí),按 其要求移交他們所需的份數(shù)；二、立卷的要求：文件、圖表必需書(shū)寫(xiě)工整,字跡、線 條清晰；圖面干凈,用墨汁或碳素墨水填寫(xiě),禁止用鉛筆、繪制和簽收；圓珠筆、 水彩筆和其它易褪色的書(shū)寫(xiě)工具書(shū)寫(xiě)、 1、竣工文件、圖表裝冊(cè)時(shí),假

5、如數(shù)量較多,可按次序3 / 19 工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)章排列（按斷面號(hào)或施工船位號(hào)）,把相關(guān)的文件材料、圖表等分別組裝成數(shù)冊(cè)（件） ；一個(gè)檔案盒可放兩件（或數(shù)件）,每件都有“ 案內(nèi)封面”“ 本卷目錄” 和“ 科技檔案卷內(nèi)備考表” ；每件的頁(yè)號(hào)都是從 1 至最終一頁(yè)（如第一件 1136,另一件 1120 頁(yè)）,假如這個(gè)檔案盒內(nèi)放有兩件時(shí),就在“ 科技 檔 案 卷 內(nèi) 備 考 表 ”說(shuō) 明 一 欄 中 寫(xiě) 上 ： 本 卷 合 計(jì) ：136+120=256 頁(yè)（假設(shè)第一件為 136 頁(yè),其次件為 120 頁(yè),見(jiàn)附表）；每個(gè)案卷不論裝幾件,其總厚度不得超過(guò) 6cm； 2、檔案盒封面不能粘貼紙

6、； 3、檔案盒正面和側(cè)面的“ 案卷題名” 要求內(nèi)容一樣；字體排列要求：正面橫寫(xiě),側(cè)面豎寫(xiě)； 4、文件材料用紙一律采納 A4（297mm 210mm,如其他往來(lái)單位采納 16k 紙時(shí),就必需把原 16k 紙貼在 A4 白紙上； 5、卷內(nèi)文件材料排列次序：治理文件按建設(shè)程序、或重要程度排序,重要文件排在前,一般性文件在后,復(fù)文在前,來(lái)文在后,正文在前,原稿在后；項(xiàng)目技術(shù)文件按治理、依據(jù)、施工記錄、檢測(cè)、評(píng)定、證明次序排列；竣工圖按設(shè)計(jì)、施工斷面或圖號(hào)排列；有文和圖時(shí),就文字材料在前,圖在后； 6、文件材料裝訂：文件材料經(jīng)系統(tǒng)排列、編寫(xiě)頁(yè)號(hào)、填寫(xiě)卷（或冊(cè)）內(nèi)封面、“ 本卷目錄” 和“ 科技檔案卷內(nèi)備

7、考表” 后,將每份文4 / 19 工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)章件的金屬釘（或其他金屬物）去掉,?。ㄐ∮?A4 紙樣的）、殘缺的文件應(yīng)加予托裱,裝訂線處有字的要加邊表粘牢,然 后用白紗線裝訂成冊(cè)；一律不得用金屬釘裝訂或漿糊、膠水 等粘貼；裝訂孔尺寸和穿繩方法如下圖所示： 7、檔案卷內(nèi)頁(yè)號(hào)編法：檔案卷內(nèi)頁(yè)號(hào)的編寫(xiě)以冊(cè)為單位,一冊(cè)為一個(gè)流水號(hào)；在冊(cè)內(nèi)的文件材料排列固定后,每?jī)?cè)從“1” 開(kāi)頭,用號(hào)碼機(jī)在文件材料的右下角依次編流水次序號(hào)；每頁(yè)編一個(gè)號(hào)；假如一紙兩面都有文字材料或圖,就在兩面各打印一個(gè)號(hào),反面的號(hào)打印在左下角；兩張以上小幅面材料,在前一頁(yè)上,也只編印一個(gè)號(hào)；折疊成幾層的文件和圖表,按一

8、張編碼頁(yè)號(hào),一張只打印一個(gè)號(hào)；“ 案卷封面”、“ 本卷目錄” 和“ 科技檔案卷內(nèi)備考表” 不編頁(yè)號(hào),因此也不打印頁(yè)號(hào)；竣工文 件、圖表肯定要用號(hào)碼機(jī)打上頁(yè)號(hào),不得用鉛筆或其他筆寫(xiě)頁(yè)號(hào)；竣工文件、圖表裝訂時(shí),“ 卷內(nèi)目錄” 排列在卷內(nèi)文件材料的首頁(yè)之前, “ 科技檔案卷內(nèi)備考表” 放在卷內(nèi)文件材料的尾頁(yè)之后,裝訂時(shí)把“ 案卷封面”“ 本卷目錄” 和“ 科技檔案卷內(nèi)備考表” 同其他文件一起裝訂,不能用膠水或漿 糊把這三張粘貼在竣工文件上；“ 本卷目錄”一是要填寫(xiě)最終一頁(yè)號(hào)碼（見(jiàn)附表 2 所示）三、竣工圖表的立卷要求5 / 19 工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)章 1、竣工圖應(yīng)能全面、精確反映工程竣工

9、的全部施工實(shí) 際造型和特點(diǎn)；要求做到圖面干凈,字跡清晰,數(shù)據(jù)精確,的確反映工程竣工的實(shí)際情形；圖表中的文字、 數(shù)據(jù)、圖象、線條、簽字均必需使用黑墨水,不能使用圓珠筆或其他易于 褪色的墨水； 2、檔發(fā)（ 1992）8 號(hào)文件的規(guī)定,每件竣工圖背面的左 下角加蓋竣工圖章（圖章式樣如下圖示） 3、竣工圖紙封面一般采納A3 紙大?。ㄒ?jiàn)附表7 竣工圖紙封面）假如業(yè)主或甲方有要求,就以其要求為準(zhǔn)；竣工圖大小可以采納A3 紙也可以采納厘米方格紙,同一斷面的幾種狀態(tài)必需在同一張紙上,不能在兩張圖紙上出現(xiàn)；附圖說(shuō)明的文字材料一律打印,每頁(yè) 每行 30 個(gè)字,頁(yè)號(hào)在每頁(yè)下邊中間； 4、圖表裝訂：A4 紙打印 32

10、 行,（1）A3 紙（或厘米方格紙）裝訂線留在左側(cè)；（2）A4 紙豎向裝訂線留在左側(cè)；（3）A4 紙橫向裝訂線留在上邊；（4）A3（或厘米方格紙） 、A4 紙均采納三孔一線裝訂法,孔距為 80 毫米（見(jiàn) _頁(yè)）（5）竣工圖表裝訂應(yīng)以風(fēng)琴式折法,圖標(biāo)露在正面,并在裝訂孔一邊加墊紙條（以補(bǔ)償厚薄不平；6 / 19 按 A4 紙規(guī)格擺好,30mm 297mm）,工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)章“ 竣工圖、表” 必需連同“ 科技檔案封面”“ 本卷目錄”和“ 科技檔案卷內(nèi)備考表” 一起裝訂（見(jiàn)附表 3、4、5） 5、每?jī)?cè)圖紙的封面、本冊(cè)目錄、圖標(biāo)字體、型號(hào)見(jiàn)附 表 7、8、9；四、檔案案卷編目方法 1、

11、卷內(nèi)封面填寫(xiě)說(shuō)明：卷內(nèi)封面填寫(xiě)是為了維護(hù)系統(tǒng)整理分類排列,提示案卷內(nèi)容,固定案卷之間的次序；封面的填寫(xiě)：（1）檔號(hào)、檔案館號(hào)、縮微號(hào),由檔案部 門填寫(xiě),其余各項(xiàng)由立卷人填寫(xiě)；（2）案卷提名：主要內(nèi)容應(yīng)包括項(xiàng)目名稱、結(jié)構(gòu)、部 位等名稱,應(yīng)能簡(jiǎn)明精確反映出案卷的基本內(nèi)容；（3）編制單位：填寫(xiě)案卷內(nèi)文件材料的形成單位；（4）起止日期：填寫(xiě)文件材料形成的起止時(shí)間；應(yīng)有 年、月、日；（5）保管期限：由檔案部門填寫(xiě)；（6）密級(jí)：由檔案部門填寫(xiě)； 2、卷內(nèi)目錄填寫(xiě)（見(jiàn)附表4）（1）序號(hào)：按同一文號(hào)或同一標(biāo)題的名稱,編一個(gè)順序號(hào)（不論本文材料的頁(yè)數(shù)多少）序號(hào)；,填寫(xiě)內(nèi)容同檔案章中的（2）文件編號(hào)：填寫(xiě)文件的發(fā)

12、文號(hào)；文字材料已有文號(hào)的,按文號(hào)填寫(xiě)； 無(wú)文號(hào)的可不填寫(xiě)；7 / 19 圖表填寫(xiě)圖表編號(hào)；工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)章（3）責(zé)任者：填寫(xiě)文件材料的形成部門或主要責(zé)任者；一般是指單位名稱（項(xiàng)目部或公司部門）或個(gè)人姓名,代表 個(gè)人的作品（如合理化建議、填寫(xiě)作者人名,經(jīng)過(guò)肯定審批 程序完稿的,竣工圖表應(yīng)填寫(xiě)單位名稱）；（4）文件材料題名：按文件材料標(biāo)題的全稱填寫(xiě),無(wú) 標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的,可依據(jù)內(nèi)容自擬標(biāo)題,外加標(biāo)識(shí)；圖表的文件材料題名填寫(xiě)圖表的名稱；（5）日期：按文件形成落款的年、月、日填寫(xiě),如,以 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注； 竣工圖表按圖標(biāo)最終簽名日期填寫(xiě)；（6）頁(yè)次： 指文件、 圖表在案卷內(nèi)打印

13、的流水頁(yè)號(hào)（不 指原件編的頁(yè)號(hào)） ,填寫(xiě)已編好序號(hào)的文件、圖表首頁(yè)上打 印的流水頁(yè)號(hào),并要填寫(xiě)最終一頁(yè)的頁(yè)號(hào)（見(jiàn)附表 2）；（7）備注：注釋文件需說(shuō)明的情形； 3、備考表（見(jiàn)附表1）的填寫(xiě)：要求標(biāo)明卷內(nèi)文件材料的件數(shù)和總頁(yè)數(shù)以及在組卷過(guò)程中需要說(shuō)明的,立卷人要簽 上名字；卷內(nèi)備考表排列在案卷內(nèi)文件材料的尾頁(yè)之后,不 打印流水頁(yè)號(hào)；五、其他應(yīng)留意的事項(xiàng) 1、在檔案盒和竣工資料、竣工圖表的正面、側(cè)面的臨時(shí)案卷次序號(hào)只能用鉛筆（HB）寫(xiě),不能用鋼筆、毛筆寫(xiě),更不能用數(shù)碼機(jī)打印立卷人編排的暫時(shí)案卷次序號(hào)； 2、在裝訂成冊(cè)后,立卷人應(yīng)對(duì)竣工文件、圖表的次序8 / 19 工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)章頁(yè)

14、次反復(fù)檢查, 以防止發(fā)生反頁(yè)、 倒頁(yè)、缺頁(yè)或亂頁(yè)的錯(cuò)亂； 3、施工照片圖冊(cè)必需填寫(xiě)“ 案卷題名”、“ 編制單位”、“ 照片檔案卷內(nèi)目錄” 和各照片的“ 照片號(hào)/ 底片號(hào)” 、“ 拍攝時(shí)間” 、“ 攝影者” 、“ 文字說(shuō)明” 等；施工照片集必需放在 科技檔案盒內(nèi)； 4、竣工文件、圖表的裝訂棉繩不要太細(xì),裝訂時(shí)繩子 應(yīng)打活結(jié),以防重新裝訂時(shí)用,繩子三舌結(jié)應(yīng)打在竣工資料 背后,不得在封面； 5、竣工文件肯定要有總目錄（見(jiàn)附表6）,并且按規(guī)范裝訂在竣工資料第一冊(cè)上,規(guī)范；多時(shí)也可另冊(cè)裝訂, 但必需完整、 6、每頁(yè)的頁(yè)號(hào)必需用數(shù)碼機(jī)打印,字跡要清晰,不能模糊不清,不能用筆手寫(xiě)頁(yè)號(hào)； 7、裝訂要整齊美觀；

15、假如遇到裝訂后冊(cè)邊紙張不整齊,必需把冊(cè)邊切割整齊,方可放入檔案盒內(nèi)； 8、文件、圖表每卷、每?jī)?cè)和檔案盒必需完整無(wú)損,不能有水漬、油漬、劃傷、發(fā)霉等情形顯現(xiàn)； 9、檔案盒厚度的挑選：以擬將裝入此盒的文件、圖表總厚度來(lái)挑選檔案盒的厚度；同類同一檔的文件、圖表一般放入共一盒內(nèi),只有在已選用了最厚盒的檔案盒仍放不下時(shí),才挑選放入另一盒（當(dāng)然是同一檔的盒）；國(guó)家檔案部門規(guī)定的檔案盒厚度種類有10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、9 / 19 工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)章60mm六種,可在文化用品市場(chǎng)購(gòu)買； 10、施工照片的冊(cè)子只能用統(tǒng)一的“ 照片檔案”,不能用生活照片冊(cè)；第六條、工程竣工

16、文件的移交 每施工一項(xiàng)工程, 在竣工驗(yàn)收后二個(gè)月內(nèi)（一般情形下,詳細(xì)移交時(shí)間在項(xiàng)目方案中列示）,由承擔(dān)本工程的項(xiàng)目部負(fù)責(zé)按本規(guī)定有關(guān)要求整理成冊(cè),完好地移交公司辦公室；第七條、保管期限 案卷的保管期限,以其儲(chǔ)存和使用的價(jià)值分為永久、長(zhǎng) 期（ 16 50 年）、短期（ 15 年以下）三種,并分別裝訂；永久凡記述和反映本公司的進(jìn)展歷史的各種材料,如：公司的不同時(shí)期進(jìn)展的機(jī)構(gòu)、承擔(dān)工程的合同文本、史 志等；長(zhǎng)期凡記述和反映本公司的活動(dòng),在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì) 公司工作、承擔(dān)工程有查考利用價(jià)值的檔案；短期凡在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司有參考利用價(jià)值的 檔案； 如施工原始記錄 （含鉆孔、 安全事故、 機(jī)電運(yùn)行記錄）在工

17、程款全部付清后,即可銷毀；保管時(shí)間的運(yùn)算：從案卷移交到檔案室的年度開(kāi)頭算 起；第八條、檔案分類、保管期限表 檔案分類、保管期限表10 / 19 工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)章類次序 名稱 保管期限 備注 一、行政治理1、公司年度工作方案 短期2、公司年度工作總結(jié)、本年大事記 永久3、公司申報(bào)成立及批復(fù)文件；公司資質(zhì)申請(qǐng)及政府有關(guān)部門批11 / 19 工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)章復(fù)文件；公司印章式樣啟用文件；批準(zhǔn)項(xiàng)目部成立、撤消、合并、更換及其印章啟用 永久4、公司歷史、組織沿革、年鑒 永久5、本年度機(jī)構(gòu)設(shè)置、年底員工花名冊(cè)、任免、調(diào)配、錄用、解 聘、培訓(xùn)、職稱、執(zhí)業(yè)證、員工違紀(jì)記錄、處分

18、 長(zhǎng)期6、年度會(huì)議文件材料、記錄、電話記錄、收發(fā)文本 短期7、12 / 19 工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)章員工檔案一人一檔,隨工作地點(diǎn)變動(dòng)而動(dòng) 二、經(jīng)營(yíng)治理1、公司經(jīng)營(yíng)遠(yuǎn)、近期規(guī)劃策略 永久2、中標(biāo)工程招投標(biāo)書(shū)、合同、協(xié)議及與之有關(guān)的法律性文本 永久3、合同工程工程量結(jié)算單（或確認(rèn)書(shū)）13 / 19 ,工程款結(jié)算單工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)章長(zhǎng)期 工程款全部回收后銷毀,僅留一總表永久存 4、公司經(jīng)營(yíng)治理規(guī)章制度 長(zhǎng)期5、公司財(cái)務(wù)治理規(guī)章制度 長(zhǎng)期6、單項(xiàng)工程成本分析 永久7、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、報(bào)表 長(zhǎng)期14 / 19 工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)章8、經(jīng)營(yíng)部門各種統(tǒng)計(jì)年報(bào)（或工程終止后報(bào)表）及綜合分析材 料、客戶檔案 長(zhǎng)期9、本年各項(xiàng)目及公司支付收入帳本、憑證、會(huì)計(jì)治理、資金流 通、各種財(cái)務(wù)報(bào)表、帳簿 長(zhǎng)期