廣華物業(yè)有限公司檔案管理制度

1、-PAGE 10-廣華物業(yè)有限公司檔案管理制度GLGZ.RX/QEW.18 版本號(hào)/修改狀態(tài)：2010/0 頁碼：第 PAGE 1頁/共1頁目的為規(guī)范公司檔案管理工作，提升公司整體管理水平，根據(jù)中華人民共和國檔案法、物業(yè)管理?xiàng)l例規(guī)定，特制定公司檔案管理制度。20 適用范圍適用于公司、分公司、項(xiàng)目檔案管理工作。30 職責(zé)公司設(shè)立綜合檔案室，由總經(jīng)理辦公室專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。分公司設(shè)立分公司檔案室，由分公司人事行政專員負(fù)責(zé)分公司檔案管理工作。項(xiàng)目由人事行政專人負(fù)責(zé)本項(xiàng)目的檔案管理工作。40 程序要點(diǎn) 檔案管理原則公司檔案管理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“及時(shí)歸檔、合理分類、規(guī)范整理、安全保管、方便利用”的原則。

2、公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則：公司成立綜合檔案室，指定專責(zé)的檔案人員，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織和管理本公司檔案工作，開展綜合檔案室的日常管理工作和各項(xiàng)具體的檔案工作事務(wù)；各分公司/項(xiàng)目應(yīng)指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本單位形成的文件材料積累、整理，并按規(guī)定向綜合檔案室移交檔案。 公司檔案管理方法公司歸檔文件材料目錄公司檔案文件材料按部門/分公司/項(xiàng)目可分九大類目如下，每大類目下設(shè)小類目，小類目可根據(jù)各部門職能變化作相應(yīng)的調(diào)整，公司歸檔文件材料目錄如下：一、人事行政部（RX）01內(nèi)部發(fā)文02外部往來文件03合同04人事通知05部門制度文件05其他二、質(zhì)量管理部（ZG）01內(nèi)部發(fā)文02外部往來文件0

3、3合同04會(huì)議紀(jì)要05 項(xiàng)目巡場報(bào)告06事件報(bào)告、特殊事件報(bào)告07績效考核文件08總結(jié)、計(jì)劃（周、月、年）09公司及部門制度文件10其他三、財(cái)務(wù)部（CW）01內(nèi)部發(fā)文02外部往來文件03各單位年度預(yù)算04財(cái)務(wù)報(bào)表05會(huì)計(jì)憑證06部門制度文件07其他四、拓展部（SCTZ）01內(nèi)部發(fā)文02外部往來文件03合同04招標(biāo)文件05物業(yè)管理方案、投標(biāo)書（電子版）06部門制度文件07其他五、總經(jīng)辦（ZJB）01內(nèi)部發(fā)文02外部往來文件03 合同04公司各類證照（含ISO證書）05聲像類文件（含相片、光碟等）06其他六、集團(tuán)公司（JT）01內(nèi)部發(fā)文02外部往來文件03 合同04集團(tuán)、分公司各類證照05其他七、

4、資產(chǎn)管理部（ZCGL）01內(nèi)部發(fā)文02外部往來文件03合同04部門制度文件05其他八、分公司01內(nèi)部發(fā)文02外部往來文件03合同04分公司各類證照05分公司制度文件06其他九、項(xiàng)目01內(nèi)部發(fā)文02外部往來文件03項(xiàng)目制度文件04其他備注：1、屬公司行為的公文，須將已審批的公文提交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)文，未經(jīng)批準(zhǔn)不得私自發(fā)文。2、所有移交綜合檔案室存檔的文件材料，原則上要求紙質(zhì)文檔與電子文檔一起移交。3、以上小類目的編號(hào)并非固定編號(hào)，可以根據(jù)部門/項(xiàng)目不同情況進(jìn)行增減。歸檔年度的確定計(jì)劃、總結(jié)、合同（協(xié)議）、統(tǒng)計(jì)等材料歸入文件內(nèi)容針對(duì)的年度。請(qǐng)示與批復(fù)等來往文件，歸入文件的批復(fù)年度?？缒甓刃?/p>

5、成的文件材料，歸入事項(xiàng)的辦結(jié)年度。會(huì)議文件歸入會(huì)議的開幕年度。歸檔時(shí)間以公司名義的發(fā)文、合同及一些保密、重要文件，經(jīng)辦人/單位必須當(dāng)天交綜合檔案室歸檔。其他需交檔案室歸檔文件材料，各部門/分公司/項(xiàng)目兼職檔案人員于每季度第一個(gè)月5日前向公司綜合室移交上季度檔案資料（含電子文檔打包發(fā)送），提交內(nèi)容按歸檔文件材料目錄執(zhí)行，電子文檔歸檔要與紙質(zhì)文檔歸檔時(shí)間及內(nèi)容一致。會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后進(jìn)行整理，在次年一個(gè)月內(nèi)由會(huì)計(jì)部門向綜合檔案室移交三年前的檔案。磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。遇兼職檔案員調(diào)動(dòng)崗位或離職的情況，需與接手人辦妥檔案移交手續(xù)后方可辦理調(diào)動(dòng)/

6、離職手續(xù)。歸檔要求歸檔的文件材料應(yīng)為原件，因故無原件的需將具有憑證作用的文件材料進(jìn)行歸檔。文件材料歸檔后不得擅自更改，歸檔的文件材料要完整、齊全。歸檔的文件材料字跡要符合長期保管需要，嚴(yán)禁使用易褪色的書寫材料如圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙等書寫。對(duì)破損的文件材料要予以修復(fù)或托裱，用易于褪變、擴(kuò)散的材料（熱敏紙等）書寫的文件，要予以復(fù)制并與原件一起歸檔。對(duì)大于A4規(guī)格的文件，應(yīng)按A4規(guī)格加以折疊。兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與其承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的文件材料，有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢

7、譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。具有永久、長期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。公司綜合檔案室管理人員需每半年度對(duì)歸檔電子文檔用光盤進(jìn)行刻錄存檔，并在光盤上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。歸檔份數(shù)歸檔文件材料一般一式一份。重要的利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。歸檔手續(xù)各單位檔案管理人員按歸檔文件材料目錄要求整理好資料，并填寫歸檔文件移交清單一式兩份，歸檔時(shí)交接雙方按清單交點(diǎn)清楚，確認(rèn)無誤后，雙方簽字，各留一份，以備查考。文件材料的編號(hào)歸檔的公司文件材料要逐件編號(hào)，在文件首頁上方的空白處固定位置粘貼檔案編號(hào)（編號(hào)要求宋體五號(hào)字）。公司檔案編號(hào)的方法如下：公司檔案編號(hào)：GLGZRX01201

8、0-001 文件編號(hào) 文件形成年度 類目（如：對(duì)內(nèi)發(fā)文） 代表：人事行政部（部門/項(xiàng)目代碼） 公司代碼，如是分公司，如佛山分公司：GLGZ/FS項(xiàng)目檔案管理各項(xiàng)目除移交公司綜合檔案存檔資料外，需對(duì)本項(xiàng)目其他資料需進(jìn)行全面的整理、歸檔，便于項(xiàng)目的正常運(yùn)作。計(jì)劃創(chuàng)優(yōu)或進(jìn)行創(chuàng)優(yōu)的項(xiàng)目按示范項(xiàng)目迎檢總目錄進(jìn)行資料整理、歸檔。其他項(xiàng)目按項(xiàng)目檔案管理目錄進(jìn)行資料整理、歸檔。項(xiàng)目檔案管理目錄（一）基礎(chǔ)管理文件材料1、小區(qū)規(guī)劃詳圖、竣工總平面圖、單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備的竣工圖、綠化平面圖、附屬配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等文件材料2、竣工驗(yàn)收合格報(bào)告、新建住宅商品房準(zhǔn)許交付使用證等文件材料3、物業(yè)質(zhì)量保證文件和

9、使用說明文件等材料4、供水、供電、供氣、供熱、有線電視等專業(yè)服務(wù)協(xié)議，消防設(shè)施合格證，電梯準(zhǔn)用證、年檢資料等材料5、接管驗(yàn)收手續(xù)等文件材料6、各種機(jī)電設(shè)備出廠合格證，使用說明書，安裝、調(diào)試報(bào)告，保修卡、保修協(xié)議等文件材料。7、業(yè)主購房合同文本8、維修基金交納明細(xì)9、維修基金管理、使用、續(xù)籌等文件材料10、前期物業(yè)管理服務(wù)合同、物業(yè)管理服務(wù)合同及其它協(xié)議等文件材料11、房屋使用手冊(cè)等文件材料12、裝飾裝修巡查、制止違規(guī)行為、向行政主管部門報(bào)告記錄13、業(yè)主告知物業(yè)管理公司函（裝飾裝修）14、物業(yè)管理公司告知房屋所有人、使用人和裝飾裝修公司函等文件材料15、與業(yè)委會(huì)往來文件材料16、業(yè)主公約17、

10、業(yè)主檔案18、房屋及其配套設(shè)施權(quán)屬材料19、投訴記錄及處理、回訪等文件材料20、業(yè)主滿意度調(diào)查及分析、整改措施等文件材料21、特約服務(wù)等文件材料22、項(xiàng)目管理的年度計(jì)劃、總結(jié)23、與公司往來的各種請(qǐng)示、報(bào)告、批文等24、與轄區(qū)物業(yè)行政主管部門、各專業(yè)服務(wù)部門往來文件材料25、項(xiàng)目管理會(huì)議記錄、與業(yè)主委員會(huì)之間溝通協(xié)調(diào)有關(guān)事項(xiàng)會(huì)議記錄、參加社區(qū)聯(lián)席會(huì)議記錄等文件材料。26、員工管理文件材料（1）員工花名冊(cè)、檔案資料（2）員工工資管理、考勤記錄、績效考核、獎(jiǎng)懲記錄（3）員工培訓(xùn)記錄（培訓(xùn)計(jì)劃、教案、簽到單、考核試卷等）27、鑰匙管理文件材料30、各種提示、通知資料留存（或照片等）31、其它應(yīng)歸檔的

11、綜合性文件材料（二）房屋管理與維修養(yǎng)護(hù)1、公共區(qū)域巡查記錄2、報(bào)修記錄3、維修派工單4、領(lǐng)料單5、客戶回訪記錄6、其它應(yīng)歸檔的維修文件材料（三）共用設(shè)施設(shè)備管理1、各種設(shè)施設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄2、各種設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄3、二次供水衛(wèi)生檢驗(yàn)報(bào)告等文件材料4、各類事故處理方案及處理記錄5、其它應(yīng)當(dāng)歸檔的文件資料（四）公共秩序維護(hù)、消防、車輛管理1、門衛(wèi)、監(jiān)控室、物業(yè)區(qū)域巡邏值班記錄2、使用裝具發(fā)放、使用情況登記等文件材料3、物業(yè)項(xiàng)目內(nèi)危及人身安全的提示標(biāo)示及防范措施等材料4、出入證發(fā)放登記表、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)公示及車位分配方案等材料5、機(jī)動(dòng)車出入登記手續(xù)等材料6、非機(jī)動(dòng)車管理等材料7、其它應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料（

12、五）環(huán)境衛(wèi)生管理1、環(huán)衛(wèi)設(shè)備、工具等明細(xì)，衛(wèi)生區(qū)域責(zé)任劃分，衛(wèi)生消毒滅殺制度及其落實(shí)情況記錄等材料。2、日常衛(wèi)生檢查記錄等材料（六）綠化管理1、綠化使用機(jī)具明細(xì)，綠化日常巡查、養(yǎng)護(hù)、病蟲害防治等材料2、綠化工作日常檢查記錄等材料3、綠化施工等材料4、其它應(yīng)歸檔的文件材料（七）社區(qū)文化活動(dòng)文件材料1、社區(qū)文化活動(dòng)計(jì)劃及實(shí)施情況2、社區(qū)精神文明建設(shè)文件材料3、獲獎(jiǎng)的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯4、其它應(yīng)歸檔的社區(qū)文化活動(dòng)材料（八）項(xiàng)目管理效益1、物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)收繳情況及收支情況公示等文件材料2、開展多種經(jīng)營服務(wù)項(xiàng)目及收入情況公司文件材料目錄文件材料應(yīng)逐件編目，并按文件歸檔號(hào)編制歸檔文件目錄，放置每個(gè)資料盒

13、首頁。 檔案工作標(biāo)準(zhǔn)文件材料歸檔及時(shí)，歸檔范圍準(zhǔn)確。制定公司檔案分類方案，檔案實(shí)體檔號(hào)標(biāo)識(shí)與分類方案一致。檔案整理規(guī)范，質(zhì)量符合國家及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，并編制檢索工具。根據(jù)公司檔案管理需要設(shè)置檔案室和配備必要的檔案柜、架，利于檔案的安全保管。涉密檔案保管合理、安全。檔案保管條件達(dá)到防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮濕、防蟲、防高溫、防塵等要求，并配備必要的檔案保護(hù)設(shè)備設(shè)施，紙質(zhì)檔案要采用無酸卷盒存放。檔案無霉變、褪色、蟲蛀、鼠咬等現(xiàn)象。照片、錄音（像）帶、電子文件等特殊載體檔案，要有符合保管要求的檔案裝具單獨(dú)存放。檔案上架排序符合國家和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，做到排列有序、分類清楚、查閱方便。建立檔

14、案借閱、利用登記制度，借閱手續(xù)齊全；利用涉密檔案時(shí)審批手續(xù)嚴(yán)謹(jǐn)；檔案的查準(zhǔn)率、查全率達(dá)到100。對(duì)所保管的檔案應(yīng)定期進(jìn)行清點(diǎn)，建立統(tǒng)計(jì)登記臺(tái)帳，做到賬物相符。檔案文件材料移交手續(xù)完備，責(zé)任明確。公司建立檔案鑒定工作小組，組長為總經(jīng)理，組員為各部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員。每兩年檔案員應(yīng)對(duì)銷毀的檔案編制檔案銷毀清單，對(duì)經(jīng)過鑒定小組審定應(yīng)該銷毀的檔案，由檔案管理人員寫出鑒定報(bào)告，連同檔案銷毀清單一起送相關(guān)部門、總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。 公司檔案的利用公司員工因工作需要，可以查閱、借閱、復(fù)印與其工作有關(guān)的檔案和資料，借閱公司檔案須填寫檔案查閱/借閱/復(fù)印審批表辦理借用手續(xù)。借用公司證照填寫公司證照借用申請(qǐng)

15、單。經(jīng)審批后到檔案室辦理相關(guān)手續(xù)。公司檔案一般不外借，借閱時(shí)應(yīng)在檔案部門指定的地方進(jìn)行閱覽。確須外借的檔案，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、人事行政部和總經(jīng)理辦公室同意，按時(shí)歸還，借閱期一般不得超過七天，確因工作需要不能如期歸還者應(yīng)再加辦借閱手續(xù)。所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行更改或涂寫。對(duì)借閱檔案時(shí)造成的檔案丟失、損壞或泄密的，要追究當(dāng)事者責(zé)任。借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。借出檔案只限在本部門有關(guān)人中查閱，不得轉(zhuǎn)借其部門或個(gè)人，如需轉(zhuǎn)借時(shí)，應(yīng)到檔案室辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)。調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。外單位人員借閱本室檔案須持有所在單位介

16、紹信和本人工作證，并辦理有關(guān)手續(xù)。 公司檔案的保密檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守職業(yè)道德、遵紀(jì)守法、保守公司和業(yè)主的機(jī)密。檔案管理人員應(yīng)適當(dāng)區(qū)分文件的密級(jí)并劃分范圍，采取保密措施，對(duì)不同密級(jí)范圍的檔案采取相應(yīng)的保管措施和借閱制度。檔案管理人員不得私自將秘密文件、檔案資料帶出檔案室，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將秘密檔案、資料給無關(guān)人員閱讀。在調(diào)換工作時(shí)，對(duì)所管的檔案要辦理交接手續(xù)，離職后對(duì)所了解的機(jī)密情況，不得泄露。有關(guān)部門需查閱機(jī)密以上檔案須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。不得與無關(guān)人員談?wù)撋婷軝n案內(nèi)容。下班時(shí)，應(yīng)將涉密檔案文件收起鎖好，并關(guān)好門窗。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案材料和不需要?dú)w檔的文件，應(yīng)指定專人進(jìn)行銷毀，銷毀機(jī)密文件應(yīng)

17、登記造冊(cè)，并有人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。檔案人員一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料有丟失、損毀情況，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，采取必要的挽救措施。 公司檔案的保管接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)。案卷入庫要做到卷、目、卡相符，排放整齊，便于查找，以保證提供利用快速準(zhǔn)確。管理人員要掌握各門類檔案的特點(diǎn)和規(guī)律，熟知案卷擺放地點(diǎn)、上架順序，做到調(diào)檔、還檔及時(shí)準(zhǔn)確。 研究和改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。 檔案的接收、移出、鑒定、銷毀、利用要有登記，統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確。 借閱完畢的檔案經(jīng)核對(duì)無誤后，要及時(shí)入庫，以防丟失。存放膠片、照片、錄像帶、磁帶要用專用卷盒。每年要對(duì)庫藏檔案進(jìn)行一次全面的檢查，認(rèn)真核對(duì)，

18、做到賬物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害，必須及時(shí)采取消毒殺蟲措施加以處理。 檔案人員的崗位責(zé)任制 檔案部門負(fù)責(zé)人認(rèn)真貫徹執(zhí)行上級(jí)關(guān)于檔案工作的指示、規(guī)定及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)動(dòng)和組織本公司檔案工作人員全面完成檔案工作任務(wù)。審批或擬定本公司檔案工作各項(xiàng)制度和年度檔案工作計(jì)劃、總結(jié)，并認(rèn)真聽取檔案部門工作匯報(bào)、檢查檔案工作落實(shí)情況。適時(shí)地召開全公司檔案工作會(huì)議，總結(jié)布置檔案工作，交流檔案工作經(jīng)驗(yàn);研討工作中存在的問題和解決辦法。負(fù)責(zé)組織公司專(兼)職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，負(fù)責(zé)公司檔案工作責(zé)任制的考評(píng)工作。負(fù)責(zé)對(duì)借閱機(jī)密檔案和外單位借閱檔案的審批及對(duì)銷毀檔案鑒定的組織和鑒定工作。參加本公司有關(guān)物業(yè)管理項(xiàng)目驗(yàn)收等有關(guān)活動(dòng)。檔案室專職檔案人員認(rèn)真執(zhí)行上級(jí)有關(guān)檔案工作的指示要求，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、提供利用、鑒定工作，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀工作。 負(fù)責(zé)各有關(guān)部門/項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，做好文件材料形成、積累、立卷歸檔工作，把好質(zhì)量關(guān)。 認(rèn)真執(zhí)行檔案入庫的清點(diǎn)、登記、驗(yàn)收、移交目錄、保管期限的確定工作，做到帳物相符。做好室藏檔案的管理，建立健全檔案基礎(chǔ)性工作，確保檔案文件材料的齊全、