合同檔案管理暫行辦法

1、 PAGE 8 PAGE 9 xxxx公司合同管理理暫行辦辦法 總 則第一條 為加加強(qiáng)合同同檔案管管理，達(dá)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)化、科科學(xué)化、規(guī)范化化、制度度化要求求，結(jié)合合業(yè)務(wù)操操作實(shí)際際，制定定本辦法法。第二條 合同同檔案是是記載每每一筆業(yè)業(yè)務(wù)從申申請(qǐng)、調(diào)調(diào)查、審審查、審審批、辦辦理到事事后檢查查、催收收、清償償?shù)人杏袠I(yè)務(wù)環(huán)環(huán)節(jié)的全全流程記記錄。 第三條 檔案案管理原原則是財(cái)財(cái)務(wù)部門門保管完完整的核核心檔案案資料，同時(shí)建建立業(yè)務(wù)務(wù)臺(tái)帳，以便日日常查閱閱，方便便利用。 檔案的保保管第四條 設(shè)立立專用的的檔案柜柜，嚴(yán)格格管理檔檔案，包包括整理理材料立立卷歸檔檔，后續(xù)續(xù)材料的的補(bǔ)入收收檔，檔檔案的調(diào)調(diào)閱、

2、借借閱、復(fù)復(fù)印、檢檢查等。第五條 財(cái)務(wù)務(wù)部門負(fù)負(fù)責(zé)收集集完善業(yè)業(yè)務(wù)檔案案資料；負(fù)責(zé)建建立業(yè)務(wù)務(wù)臺(tái)帳、業(yè)務(wù)部部門復(fù)印印留存有有關(guān)資料料，便于于查閱。檔案的立立卷第六條 每筆筆檔案根根據(jù)業(yè)務(wù)務(wù)操作流流程要求求，按照照以企業(yè)業(yè)為單位位，以時(shí)時(shí)間為順順序排列列，編立立序號(hào)。第七條 經(jīng)辦辦業(yè)務(wù)人人員須整整理合同同資料，檢查內(nèi)內(nèi)容是否否真實(shí)、填寫是是否完整整，完善善全部業(yè)業(yè)務(wù)手續(xù)續(xù)后，填填寫檔檔案移交交表（一式兩兩份，移移交部門門留存一一份，接接收部門門留存一一份）并并將該筆筆業(yè)務(wù)的的所有資資料交由由財(cái)務(wù)部部門檢查查，封存存，由財(cái)財(cái)務(wù)部門門進(jìn)行歸歸檔登記記，完成成檔案的的歸檔整整理。檔案的調(diào)調(diào)閱第八條 建

3、立立檔案調(diào)調(diào)閱登記記薄。調(diào)調(diào)閱檔案案，需經(jīng)經(jīng)負(fù)責(zé)人人批準(zhǔn)，調(diào)閱應(yīng)應(yīng)在檔案案保管地地進(jìn)行，不得帶帶離，不不得折疊疊、涂改改、拆換換、損毀毀，并且且應(yīng)嚴(yán)格格遵守保保密制度度，不得得違規(guī)泄泄露客戶戶資料。第九條 如果果確需外外借檔案案的，應(yīng)應(yīng)填寫外外借單，外借單單上必須須由部門門負(fù)責(zé)人人簽字。一般外外借要當(dāng)當(dāng)日歸還還，特殊殊情況不不超過33日，交交回時(shí)檔檔案檢查查內(nèi)容是是否齊全全，并將將外借單單入檔保保存。檔案的交交接第十條 建建立檔案案交接制制度。設(shè)設(shè)立檔案案交接登登記薄，交接時(shí)時(shí)經(jīng)辦人人員應(yīng)當(dāng)當(dāng)面清點(diǎn)點(diǎn)，辦理理交接手手續(xù)，簽簽署交接接人姓名名和交接接日期。檔案移移交表一一式兩份份，一份份交經(jīng)辦辦

4、人員，一份隨隨檔封存存。檔案的銷銷毀第十一條條 根根據(jù)檔案案重要程程度和性性質(zhì)的不不同，分分別確定定保管期期限，超超過保管管期限的的檔案，按規(guī)定定統(tǒng)一進(jìn)進(jìn)行銷毀毀。 第十二二條 檔案的的銷毀，必須經(jīng)經(jīng)有關(guān)負(fù)負(fù)責(zé)人批批準(zhǔn)，在在銷毀前前應(yīng)清點(diǎn)點(diǎn)核實(shí)，并登記記檔案銷銷毀清單單。第十三條條 本本辦法自自發(fā)布之之日起實(shí)實(shí)施。xx年xx月x日附件： 1、擋擋案調(diào)閱閱登記表表 2.檔檔案外借借單3.檔案案移交調(diào)調(diào)閱表4.檔案案資料清清單5.業(yè)務(wù)務(wù)經(jīng)辦人人員確認(rèn)認(rèn)單借閱時(shí)間間借閱人借閱事由由歸還時(shí)間間歸還接收收人附件1檔案調(diào)閱閱登記表表附件2檔案外借借單外借檔案案編號(hào)：外借原因因：外借檔案案材料清清單：1、2

5、、3、4、5、6外借申請(qǐng)請(qǐng)人簽字字： 日期：申請(qǐng)部門門負(fù)責(zé)人人簽字： 日日期：外借審查查意見： 負(fù)責(zé)責(zé)人簽字字： 日期期：外借檔案案日期： 經(jīng)辦辦人簽字字： 外借檔案案頁數(shù)： 經(jīng)辦辦人簽字字： 檔案歸還還日期： 經(jīng)辦辦人簽字字： 附件3檔案移交交表移交人簽簽字接收人簽簽字移交部門門負(fù)責(zé)人人簽字接收部門門負(fù)責(zé)人人簽字移交原因因：移交檔案案編號(hào)：移交材料料清單（可另附附紙）：移交結(jié)果果：監(jiān)交人簽簽字：日 期期：附件4檔案資料料清單檔案號(hào)：序號(hào)資料名稱稱類別份數(shù)備注1客戶經(jīng)理理調(diào)查報(bào)報(bào)告2風(fēng)控部審審查報(bào)告告3有權(quán)審批批人審批批表4借款合同同5質(zhì)押物清清單6借據(jù)7收據(jù)8身份證復(fù)復(fù)印件9擔(dān)保保函函10個(gè)人信用用反擔(dān)保保保函11121314151617附業(yè)務(wù)經(jīng)辦辦人員確確認(rèn)單此聯(lián)歸檔檔客戶信息息客戶名稱稱合同金額額合同簽訂訂日期經(jīng)辦人信信息客戶開發(fā)發(fā)業(yè)務(wù)洽談?wù)勈掷m(xù)辦理理風(fēng)控人員員批準(zhǔn)人簽簽字業(yè)務(wù)經(jīng)辦辦人員確確認(rèn)單 此此聯(lián)財(cái)務(wù)務(wù)留存客戶信息息客戶名稱稱合同金額額合同簽訂訂日期經(jīng)辦人信信息客戶開發(fā)發(fā)業(yè)務(wù)洽談?wù)勈掷m(xù)辦理理風(fēng)控人員員批準(zhǔn)人簽簽字xx業(yè)務(wù)務(wù)經(jīng)辦人人員確認(rèn)認(rèn)單 此聯(lián)聯(lián)歸檔合同信息息融資客戶戶投資客戶戶合同簽訂訂日期經(jīng)辦人信信息融資客戶戶開發(fā)融資客戶戶調(diào)查融資客戶戶手續(xù)辦辦理投資客戶戶開發(fā)投資客戶戶手續(xù)辦辦理風(fēng)控批準(zhǔn)人簽簽字xx業(yè)務(wù)務(wù)