科技檔案管理辦法

1、科技檔案管理辦法 第一章 總 則第一條 為了加強華北分公司科技檔案管理工作，促進檔案工作更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和各項工作服務，明確科技檔案管理程序，保證科技檔案真實、有效、全面，按照國家規(guī)范和標準，依據(jù)集團公司檔案管理辦法的相關要求和天津市、河北省、山西省及內(nèi)蒙古自治區(qū)資料管理規(guī)程的有關規(guī)定，結合華北分公司所施工區(qū)域的實際情況，特制定本管理辦法。第二條 本辦法適用于華北分公司機關及所屬各項目部新建、擴建、改建工程的科技檔案管理。凡華北分公司科技檔案的收集、整理、編制、審核、移交、存檔等有關事項及實施監(jiān)督管理的所有部門和人員，須遵守本管理規(guī)定。第三條 華北分公司及下屬項目應遵守中華人民共和國檔案法

2、、中華人民共和國檔案法實施辦法和國家有關檔案工作的方針政策法規(guī)，依法管理本單位檔案，提高全體員工的檔案意識，確保檔案的完整、準確和安全。第二章 科技檔案管理體系 第四條 （一）、分公司科技檔案由分公司總工程師主管。技術質量部是科技檔案的主管部門，負責具體的科技檔案的整理、收集、審核、接收等管理工作。主管部門負責人是科技檔案管理工作的直接負責人，負責分公司科技檔案工作的全面管理。主管部門檔案人員負責科技檔案工作的組織、協(xié)調(diào)、管理、接收和監(jiān)督?？萍紮n案主管部門對科技檔案的組成與內(nèi)容、形成與積累、立卷與歸檔，應做出明確規(guī)定。（二）根據(jù)集團公司的要求，華北分公司成立科技檔案領導小組和科技檔案鑒定工作領

3、導小組，其成員由分公司科技檔案主管領導和技術質量部部門負責人擔任。分公司總工程師擔任科技檔案管理小組組長，技術質量部部長分管科技檔案并擔任科技檔案鑒定工作領導小組負責人。華北分公司科技檔案管理小組：組長： 組員： 華北分公司科技檔案鑒定工作領導小組組長： 組員： （三）、項目經(jīng)理部須建立健全的科技檔案管理崗位責任制。項目經(jīng)理是項目經(jīng)理部基建檔案管理的第一責任人，全面負責項目部科技檔案的管理工作。項目總工是項目經(jīng)理部基建檔案管理的直接責任人，負責基建檔案工作的組織、協(xié)調(diào)、管理與監(jiān)督。項目部資料管理人員及相關技術人員是項目經(jīng)理部科技檔案管理工作的執(zhí)行人，全面負責科技檔案的收集、整理、編制以及檔案移

4、交工作。第三章 檔案管理制度第五條 檔案工作涉及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的全過程，華北分公司及所屬各項部應建立健全的檔案工作各項規(guī)章制度，并納入分公司各項管理制度之中。第六條 根據(jù)集團公司業(yè)務部門立卷歸檔制度的規(guī)定，應歸檔的文件材料，由各項目部進行收集、整理，按期向檔案部門移交歸檔。凡是應歸檔的文件材料，任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。第七條 分公司檔案部門應根據(jù)國家有關規(guī)定，準確劃定檔案的保管期限。對已到保管期限的檔案要及時組織鑒定，對確無保存價值的檔案要進行登記造冊，經(jīng)檔案鑒定小組鑒定并經(jīng)檔案工作分管領導審核批準后進行監(jiān)銷。第四章 科技檔案管理第八條 科學檔案的形成科學技術檔案是企事業(yè)單位和

5、國家機構、社會組織以及個人從事各項社會活動形成的，對國家、社會、本單位和個人具有保存價值的，應當歸檔保存的科技文件材料，以下簡稱科技檔案。華北分公司科技檔案的種類有：基本建設檔案（以下簡稱基建檔案），房地產(chǎn)檔案（以下簡稱房產(chǎn)檔案），科學研究檔案（以下簡稱科研檔案），設備儀器檔案（以下簡稱設備檔案）等。第九條 科技檔案歸檔范圍（一）、基建檔案基建檔案是指在整個工程項目建設過程中直接形成的，如實反映施工過程和建設項目實際狀況的，具有保存利用價值的各種科技文件材料。其歸檔范圍包括：自行設計施工工程的勘察設計文件、承建的大中型建設工程項目的施工設計文件；總承包科技工程項目的科技文件、施工文件及竣工圖等

6、?；n案由施工單位負責整理，經(jīng)分公司技術質量部門審核無誤后，再向集團公司檔案室、分公司檔案職能部門-綜合辦公室檔案室歸檔移交。移交集團檔案室的基建檔案執(zhí)行集團公司檔案室基建檔案歸檔范圍及保管期限表附件1。移交給華北分公司檔案室的基建檔案執(zhí)行華北分公司基建檔案歸檔范圍及保管期限附件2（含表1、表2、表3和表4，根據(jù)項目所在地域選用），其整理要求按華北分公司基建檔案整理規(guī)范附件3執(zhí)行。（二）、房產(chǎn)檔案房產(chǎn)檔案是各單位在新征土地、房屋新建、改擴建、翻建、裝修改造、抗震加固、購買、產(chǎn)權變更等項活動中，隨著施工生產(chǎn)逐項工程進度而形成的，具有保存利用價值的各種科技文件材料。房地產(chǎn)檔案從屬于基建檔案，是基

7、建檔案里所包含的1個門類，是本單位有產(chǎn)權、使用權的各類房屋，它與為甲方建筑施工的房屋不同，房地產(chǎn)檔案是企業(yè)的寶貴財富，各種房地產(chǎn)的原始資料、產(chǎn)權證、使用權證等是審查、確認產(chǎn)權的法律依據(jù)，施工、竣工過程中產(chǎn)生的文字材料、各種表格、圖紙等是反映工程施工的實際情況的真實記錄。房地產(chǎn)檔案對今后房產(chǎn)使用、房屋的維修、產(chǎn)權變更等都起著重要的查考和憑證作用。房地產(chǎn)檔案主要是在工程施工過程中形成積累的，工程竣工以后才移交給建設單位檔案部門存檔。房地產(chǎn)檔案的前身是在施工工程中形成的科技文件材料、表格、圖紙等，各單位在工程建設過程中做好監(jiān)督檢查指導工作，確保檔案部門收集到齊全、完整的房地產(chǎn)竣工文件資料。產(chǎn)權屬分公

8、司的基建項目及其裝修改造、抗震加固等工程，其檔案由項目經(jīng)理部負責收集整理，相關部門協(xié)助提供相關資料，組卷完畢后，向分公司檔案部門歸檔，分公司保存內(nèi)容詳見附件10。（三）、科研檔案科研檔案是指在科學技術研究過程和科研管理工作中形成的，具有保存利用價值的各種科技文件材料。其歸檔范圍包括：在科研、試驗、技術交流、成果推廣應用、參觀考察、經(jīng)濟技術合作、技術革新、發(fā)明創(chuàng)造、軟件開發(fā)等工作中形成的科研成果、報告、計劃、任務書、技術專利、記錄、總結以及審批、鑒定、評議、推廣等作為依據(jù)的文件材料，以及?？?、論文、工程技術總結、著作、優(yōu)秀工法、QC成果材料等?？蒲袡n案歸檔內(nèi)容詳見附件10。卷內(nèi)文件材料排列順序為

9、：獲獎通知、申請表、科研成果鑒定證書(部以上、中國鐵建、集團公司)、課題審批文件、任務書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、實驗報告、獲國家專利的成套文件及證書、工作總結、科研報告、論文、學術報告、科研投資及決算材料、取得顯著效益的總結、證明材料、推廣應用方案總結、產(chǎn)品定型鑒定材料、獲獎證書、獎章、獎狀、照片或復印件等。（四）、設備檔案設備檔案是指各種車輛、機械動力設備和儀器、器械等設備的文件材料。設備檔案根據(jù)其來源可分為兩種：一種是在自制設備儀器的設計、研制中形成的，一種是隨外購設備的進貨而隨機帶來的。其歸檔范圍包括：因施工生產(chǎn)、產(chǎn)品制造、科研試驗、測量化驗、醫(yī)療防疫、養(yǎng)護維修、教學、辦公等各項活

10、動需要而購置、進口、自制、安裝、使用和儲備的機械、非機械動力設備、儀器儀表設備的圖紙、說明書（外文材料包括原文和譯文）、操作規(guī)程、規(guī)范、檢查驗收資料；進口或訂購國內(nèi)機械設備、儀器儀表過程中形成的購置報告、審批文件、訂貨合同、發(fā)票；機械設備、儀器儀表調(diào)撥轉讓通知，設備報廢文件及批復，技術經(jīng)濟指標統(tǒng)計資料以及機械設備事故調(diào)查分析等文件材料，設備檔案歸檔內(nèi)容詳見附件10。（五）、基建、房地產(chǎn)、科研、設備等各類科技檔案，應分為集團公司保存檔案和二級單位自存檔案，統(tǒng)一錄入檔案管理信息系統(tǒng)。其中移交給集團公司的基建、房地產(chǎn)檔案中有部分重要文件材料需上傳附件，詳見附件11：“建筑工程重要文件材料一覽表”。移

11、交給分公司的基建檔案暫時不需上傳相關附件。（六）、各項目應根據(jù)需歸檔單位的數(shù)量，協(xié)調(diào)各個部門，提前預留足夠份數(shù)的文件材料原件，應按建設單位及當?shù)爻墙n案館的要求移交相關檔案。第十條 科技檔案歸檔要求（一）、科技檔案的形成、積累、整理、立卷、歸檔是項目管理工作的重要組成部分，項目建設沒有完整準確系統(tǒng)的文件材料的積累、整理與歸檔，不能算完成工作任務。施工等任務完成之后，有關部門或工程技術人員應將形成的科技文件材料收集齊全、核對準確，按規(guī)定分類組成保管單位，及時移交檔案部門或檔案工作人員，實行集中管理。（二）、基建和房地產(chǎn)項目竣工文件的收集、整理、歸檔及移交，應做到“三同步”，即布置施工任務與布置竣

12、工文件編制同步、工程施工進度與竣工文件形成積累同步、工程竣工驗收交接與竣工文件交接同步進行。各項目部應指定專人負責科技資料的編制、移交工作。（三）、停建、緩建的工程項目，停止或不成功的科研項目等形成的科技文件資料，都應收集、整理、立卷，并統(tǒng)一歸檔至檔案部門，不得遺失和銷毀。（四）、房地產(chǎn)檔案的歸檔，在新建工程竣工移交時，由項目經(jīng)理部負責將房地產(chǎn)原始資料及竣工文件、圖紙按標準整理好后，移交給使用單位和檔案部門。（五）、歸檔的科技檔案以及卷內(nèi)目錄、備考表書寫筆跡和載體材料應能耐久保存，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙和熱敏紙書寫，應統(tǒng)一采用A4幅尺寸，60克以上優(yōu)良紙張；并要

13、求書寫工整，字跡、線條、圖像清晰，反差良好。如使用非規(guī)定用筆或用紙書寫，必須先將文件進行復印，然后將復印件粘貼在原文件的背面。（六）、歸檔的科技檔案應使用原件，且必須做到法律手續(xù)完備，按規(guī)定簽字蓋章。因各種原因不能使用原件的，應在復印件上加蓋原件存放單位公章，注明原件存放處，并有經(jīng)辦人簽字及時間。歸檔的文件一般一式一份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。例如：合同文件及“單位工程質量竣工驗收記錄”應適當多存幾份?？⒐D紙的繪制必須符合國家標準，必須是藍圖或繪圖儀繪制的白圖（不得使用復印的圖紙），并能真實反映工程的實際面貌。（七）、竣工圖的歸檔要求：1、竣工圖應與工程實際情況相一致

14、，能真實反映工程的實際面貌。2、竣工圖的圖紙必須是藍圖或繪圖儀繪制的白圖，不得使用復印的圖紙；圖紙一般單張折疊后散裝在盒內(nèi)，不裝訂，不用軟封皮，圖紙折疊方法見附件12。成套使用的圖紙應進行裝訂（要求同文字材料裝訂），裝訂尺寸為420毫米297毫米，圖紙裝訂成冊后再對折裝在盒內(nèi)。3、竣工圖應有圖紙目錄，目錄所列的圖紙數(shù)量、圖號、圖名應與竣工圖內(nèi)容相符；如果圖紙與目錄不一致時，要對圖紙目錄進行修改，并注明修改人和修改日期；4、竣工圖應字跡清晰并與施工圖大小比例一致；竣工圖使用國家法定計量單位和文字；5、繪制竣工圖必須使用繪圖筆或簽字筆及繪圖工具，不得使用圓珠筆或其它易于褪色的墨水繪制。6、按圖施工

15、，沒有設計變更洽商的，可在原施工圖加蓋竣工圖章形成竣工圖；設計變更洽商不多的，可將設計變更洽商的內(nèi)容直接改繪在原施工圖上，并在改繪部位注明修改依據(jù)，加蓋竣工圖章形成竣工圖；設計變更洽商較多的，不宜在原施工圖上直接修改和補充的，可在原圖修改部位注明修改依據(jù)后另繪修改圖；修改圖應有圖名、圖號。原圖和修改圖均應加蓋竣工圖章形成竣工圖。修改圖也要加入到圖紙目錄內(nèi)。7、利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據(jù)；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖。8、竣工圖可在原設計單位提供的施工圖電子文件上經(jīng)修改后制成，修改處應有明顯標識?？⒐D上應附有修改依據(jù)備

16、注表。由施工圖電子文件制成的竣工圖應有原設計人員的簽字；沒有原設計人員簽字的，須附有原施工圖，原圖和竣工圖均應加蓋竣工圖章。9、無論采用哪一種形式的竣工圖，都要加蓋“竣工圖”章。竣工圖章式樣采用項目所在地建筑工程資料管理規(guī)程中要求的標準式樣?？⒐D章應使用不褪色的紅色印泥蓋印?？⒐D章應加蓋在圖標上方（或側方）的空白處，如遇有內(nèi)容時可適當錯開位置，要盡量與圖標保持平行，但不應超出折疊后外露的A4頁面范圍。加蓋的竣工圖章中應填寫制圖人、審核人、技術負責人以及“單位工程質量竣工驗收記錄”中的竣工日期。第十一條 科技檔案歸檔移交（一）、科技檔案的移交時間科技檔案的歸檔時間，可按工程程序分期分批歸檔，

17、也可在全部科技檔案形成后一次歸檔。一般情況下：1、工程招投標與合同文件歸檔時間：合同簽訂后2個月內(nèi)；2、基建檔案、房地產(chǎn)檔案歸檔時間：應在每個工程項目（包括裝修改造、抗震加固工程）竣工驗收（以“單位工程質量竣工驗收記錄”時間為準）或階段竣工驗收后3個月內(nèi)歸檔； 3、科研檔案、設備檔案歸檔時間：每年3月底前；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔；4、各單位移交科技檔案時，經(jīng)核查有問題的，應及時整改，最遲不得超過2周；5、凡參加評優(yōu)或有其它特殊原因需延遲歸檔的，應及時向分公司各級相關領導寫書面申請，并在評優(yōu)等活動結束后兩周內(nèi)完成竣工資料的歸檔移交工作。（二）、科技檔案移交審

18、核流程基建檔案、房地產(chǎn)檔案在移交時，相關單位應在工程竣工（以單位工程質量竣工驗收記錄時間為準）或階段竣工驗收后3個月內(nèi)，自查合格后，將收集齊全的科技檔案移交到分公司技術質量部，經(jīng)分公司技術質量部對其完整性、準確性進行核查，核查合格后，再移交到華北分公司綜合辦公室，經(jīng)綜合辦公室對其組卷及錄入檔案信息系統(tǒng)情況進行核查合格后，技術質量部、綜合辦公室和管理檔案的相關領導簽署基建/房地產(chǎn)工程竣工資料審核報告單（式樣見附件13）。（三）、科技檔案移交手續(xù)1、每個保管單位整理完畢后，要填寫“科技檔案案卷目錄”（其式樣見附件14）。2、科技檔案移交時，由項目部填寫“科技檔案（文件）移交清冊”（其式樣見附件15

19、）、“科技檔案（文件）移交目錄”（其式樣見附件16）和科技檔案案卷移交目錄（其式樣見附件17）一式三份，由華北分公司綜合辦公室和技術質量部清點、簽字、蓋章后，三方各存一份。此外移交時還需向華北分公司技術質量部提供案卷目錄一份和（除檔案盒中卷內(nèi)目錄之外）一整套卷內(nèi)目錄。（四）、遺留文件材料的移交如因各種因素的影響導致資料不齊全的，應先將已有文件材料按時組卷歸檔，后補所缺遺留文件材料。由項目經(jīng)理全權負責遺留文件材料的移交歸檔，遺留文件材料形成后，項目經(jīng)理應及時指派資料員組卷，并按移交流程移交歸檔。（五）科技檔案保證金預扣、退還及罰扣為保證科技檔案及時、準確、完整移交，在工程進場后1個月內(nèi)，由施工單

20、位項目經(jīng)理、總工、經(jīng)營計劃部部長與技術質量部簽署基建/房產(chǎn)檔案保證金預扣及罰扣協(xié)議書，式樣詳見附件18。由項目經(jīng)理、總工負責竣工資料，經(jīng)營計劃部負責招投標與合同文件。三方簽署好的協(xié)議書由技術質量部送交財務部，對施工單位預扣基建/房產(chǎn)檔案保證金。施工單位、市場營銷部將全部檔案及資料（包括自存檔案、移交集團公司檔案、科技資料）完整、準確并及時移交后，二級檔案職能部門開據(jù)“基建/房產(chǎn)檔案保證金退款通知單”（式樣見附件19），交由財務部退還預扣的基建/房產(chǎn)檔案保證金；如基建/房產(chǎn)檔案未及時移交或內(nèi)容不完整、準確，視情節(jié)嚴重程度罰扣基建/房產(chǎn)檔案保證金，由技術質量部開據(jù)“基建/房產(chǎn)檔案保證金罰扣通知單”（式樣見附件20），交由財務部進行罰款處理。第十二條 科技檔案的鑒定與銷毀（一）科技檔案應定期進行鑒定。鑒定工作由鑒定領導小組組長牽頭，科技檔案管理人員和有關業(yè)務部門技