行政接待管理制度

1、行政接待管理制度 V1.0物聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)研究院管理體系改進(jìn)工作小組最后更新2010.04.09目錄 TOC o 1-5 h z HYPERLINK l bookmark2 o Current Document 概述 3目的 3 HYPERLINK l bookmark4 o Current Document 適用圍 3引用流程 3 HYPERLINK l bookmark6 o Current Document 職責(zé)分工 3 HYPERLINK l bookmark8 o Current Document 總經(jīng)理辦公會(huì) 3 HYPERLINK l bookmark10 o Current Docu

2、ment 總經(jīng)理或部門主管副總經(jīng)理 3 HYPERLINK l bookmark12 o Current Document 綜合辦公室 3 HYPERLINK l bookmark14 o Current Document 相關(guān)部門負(fù)責(zé)人 4 HYPERLINK l bookmark16 o Current Document 一般接待管理 4 HYPERLINK l bookmark18 o Current Document 一般接待圍 4 HYPERLINK l bookmark20 o Current Document 一般接待程序 4 HYPERLINK l bookmark22 o C

3、urrent Document 來(lái)賓接待管理 5 HYPERLINK l bookmark24 o Current Document 接待來(lái)賓的圍 5 HYPERLINK l bookmark26 o Current Document 來(lái)賓接待程序 5 HYPERLINK l bookmark28 o Current Document 接待職責(zé)分工 5 HYPERLINK l bookmark30 o Current Document 接待管理的其他規(guī)定 6 HYPERLINK l bookmark32 o Current Document 接待勤務(wù)管理 6 HYPERLINK l bookm

4、ark34 o Current Document 招待費(fèi)管理?xiàng)l例 7 HYPERLINK l bookmark36 o Current Document 招待費(fèi)使用原則 7 HYPERLINK l bookmark38 o Current Document 業(yè)務(wù)招待費(fèi)的使用圍 7 HYPERLINK l bookmark40 o Current Document 業(yè)務(wù)招待費(fèi)使用標(biāo)準(zhǔn)及使用程序 8 HYPERLINK l bookmark42 o Current Document 業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷程序 8 HYPERLINK l bookmark44 o Current Document 來(lái)賓參觀

5、管理 9 HYPERLINK l bookmark46 o Current Document 本制度的效力 9 HYPERLINK l bookmark48 o Current Document 附錄（一）訪客登記單 10 HYPERLINK l bookmark50 o Current Document 附錄（二）公務(wù)接待審批表 11附錄（三）參觀登記表12概述目的 為規(guī)行政接待管理事務(wù)，使部管理有據(jù)可依，使來(lái)訪和參觀有章可循，塑造企業(yè)良好外部形象， 特制訂本制度。適用圍本制度適用于物聯(lián)院產(chǎn)業(yè)研究院各部門行政接待管理工作。引用流程 來(lái)賓接待流程 訪客接待流程職責(zé)分工總經(jīng)理辦公會(huì)負(fù)責(zé)審核批準(zhǔn)公

6、司接待與參觀管理制度?？偨?jīng)理或部門主管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)特殊接待情況和特殊接待費(fèi)用的事前和事后審核。綜合辦公室負(fù)責(zé)公司規(guī)定的行政接待管理；負(fù)責(zé)安排協(xié)調(diào)參觀工作；負(fù)責(zé)本部門接待費(fèi)用報(bào)銷管理和其他部門費(fèi)用報(bào)銷審核工作。相關(guān)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門的接待管理；負(fù)責(zé)部門的參觀管理；負(fù)責(zé)本部門接待費(fèi)用報(bào)銷管理。一般接待管理一般接待圍適用于辦公區(qū)域前臺(tái)對(duì)一般性來(lái)訪人員的登記與接待管理。一般接待程序來(lái)訪人員進(jìn)入工作場(chǎng)所前臺(tái)要求來(lái)訪時(shí)，由前臺(tái)服務(wù)人員進(jìn)行常規(guī)的臨時(shí)性接待，同時(shí)按來(lái)訪人要求與公司被訪者聯(lián)系。被訪者接受來(lái)訪要求后，前臺(tái)服務(wù)人員或被訪者安排具體接待時(shí)間與地點(diǎn)。前臺(tái)服務(wù)人員要求來(lái)訪人員填寫訪客登記單見附錄（一）

7、 ，前臺(tái)服務(wù)人員登記訪客；前臺(tái)服務(wù)人員向訪客發(fā)放訪客證，并收取押金10 元；來(lái)訪人員按要求填寫完畢后，攜帶訪客登記單并佩戴訪客證進(jìn)入公司辦公區(qū)；來(lái)訪結(jié)束后，來(lái)訪人員將經(jīng)過(guò)被訪人員簽字后的訪客登記單返還至前臺(tái)，并歸還訪客證；前臺(tái)服務(wù)人員將事先收取的押金歸還訪客，收回并妥善保管訪客證；前臺(tái)服務(wù)人員將訪客登記單按時(shí)間妥善存檔，并提供事后單據(jù)的查找和容查證。4 來(lái)賓接待管理接待來(lái)賓的圍國(guó)家機(jī)關(guān)、地方政府到公司視察、檢查指導(dǎo)工作的領(lǐng)導(dǎo)及其他人員；兄弟單位、合作單位到公司商洽業(yè)務(wù)或協(xié)同辦公的人員；參加上級(jí)單位在公司召開的有關(guān)會(huì)議的會(huì)議代表；來(lái)公司進(jìn)行技術(shù)合作、交流的外國(guó)客人；來(lái)公司參加學(xué)術(shù)交流的各類專家和

8、參觀考察學(xué)習(xí)的重要團(tuán)體；領(lǐng)導(dǎo)安排的其他來(lái)賓和需要接待的人員。來(lái)賓接待程序公務(wù)接待工作實(shí)行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一安排，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)口負(fù)責(zé)，分級(jí)接待，除公司領(lǐng)導(dǎo)指定由綜合辦公室負(fù)責(zé)的公務(wù)接待任務(wù)外，其他公務(wù)接待以對(duì)口業(yè)務(wù)部門為主，綜合辦公室給予配合；公司副總以上領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)接待，由綜合辦公室統(tǒng)一安排。公司業(yè)務(wù)部門需要綜合辦公室安排接待時(shí)，必須事先填寫公務(wù)接待審批表（存根聯(lián)） 和公務(wù)接待審批表（報(bào)銷聯(lián)） （見附錄二），經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)綜合辦公室安排接待（包括食宿、會(huì)議地點(diǎn)、新聞報(bào)道、車輛、參觀地點(diǎn)等）。公務(wù)接待審批表 （存根聯(lián)） 在業(yè)務(wù)接待最終獲批后交綜合辦公室存檔， 公務(wù)接待審批表 （報(bào)銷聯(lián)）申請(qǐng)部

9、門自行保存，用于業(yè)務(wù)招待費(fèi)的報(bào)銷；由綜合辦公室負(fù)責(zé)接待的費(fèi)用歸綜合辦公室負(fù)責(zé)，由業(yè)務(wù)部門招待發(fā)生的費(fèi)用業(yè)務(wù)部門自行負(fù)責(zé)，具體招待費(fèi)報(bào)銷流程參見“ 8.4 業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷程序” ；接待職責(zé)分工接待副總級(jí)別以上客人，由主要相關(guān)部門或綜合辦公室提出接待方案，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合辦公室具體組織實(shí)施；承辦上級(jí)會(huì)議代表的接待，由會(huì)議承辦單位或部門提出接待方案，經(jīng)物聯(lián)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合辦公室和會(huì)議承辦部門共同組織實(shí)施；其他人員的接待，由部門提出接待方案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，與綜合辦公室聯(lián)系后，由部門組織實(shí)施，綜合辦公室配合；具體招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)參照下文“ 8.招待費(fèi)管理?xiàng)l例” 。接待管理的其他規(guī)定不準(zhǔn)組

10、織參加用公款支付的營(yíng)業(yè)性歌廳、舞廳、夜總會(huì)等高消費(fèi)娛樂(lè)和健身活動(dòng)。不饋贈(zèng)禮品和紀(jì)念品。特殊情況需安排娛樂(lè)活動(dòng)和饋贈(zèng)禮品、紀(jì)念品時(shí)，需經(jīng)部門主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合辦公室統(tǒng)一安排；接待會(huì)議一般不安排往返超過(guò)兩天路程的外出游覽，特殊情況需經(jīng)公司主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)；特殊情況確有必要在外接待的業(yè)務(wù)，要嚴(yán)格控制陪餐人員，降低接待費(fèi)用支出。在工作時(shí)間進(jìn)行的各類交流、談判、洽談、匯報(bào)等活動(dòng)原則上不安排陪餐；因工作和禮節(jié)需要的可適當(dāng)安排陪餐人員，但陪餐人員須按客三主一的比例控制；來(lái)物聯(lián)院進(jìn)行技術(shù)交流、洽談、拜訪等活動(dòng)的來(lái)賓，接待單位或公司主管領(lǐng)導(dǎo)原則上只宴請(qǐng)1次，嚴(yán)格控制有客必宴和多頭宴請(qǐng)；嚴(yán)

11、格控制住宿費(fèi)用補(bǔ)貼，物聯(lián)院和各部門在安排接待、會(huì)議活動(dòng)時(shí)，原則上不得給予來(lái)賓或代表住宿補(bǔ)貼；特殊情況需補(bǔ)貼住宿費(fèi)時(shí)，必須向綜合辦公室提出申請(qǐng)，并經(jīng)公司主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)方可補(bǔ)貼；部門指標(biāo)費(fèi)用必須用于對(duì)外業(yè)務(wù)交往接待，不得變相用于福利和獎(jiǎng)勵(lì)支出，不得用于公司部各種會(huì)議和公司部相互交往活動(dòng)，嚴(yán)禁各部門用接待費(fèi)和會(huì)議費(fèi)互相請(qǐng)吃請(qǐng)玩；原則上，不允許除媒體記者外任何來(lái)訪人員拍照和攝影。因工作需要對(duì)公司有關(guān)部門及先進(jìn)實(shí)驗(yàn)室、設(shè)備、產(chǎn)品等進(jìn)行攝影攝像的媒體人員（包括外請(qǐng)記者）由接待單位向主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批通過(guò)后，在公司綜合辦公室辦理有關(guān)手續(xù)后方可拍照、攝影。接待勤務(wù)管理接待中的協(xié)調(diào)服務(wù)工作：重要

12、客人的接待工作，主辦部門和綜合辦公室須派專人陪同，并隨時(shí)掌握接待計(jì)劃變動(dòng)情況，做好相應(yīng)服務(wù)工作。重要客人的接待工作具體如下：迎接來(lái)賓：按要求通知領(lǐng)導(dǎo)、迎賓小組及有關(guān)人員提前15分鐘到達(dá)迎候地點(diǎn)，需懸掛歡迎標(biāo)和宣傳標(biāo)的要提前懸掛，必要時(shí)還要由主辦部門或綜合辦公室派人到指定地點(diǎn)迎接；安排住宿：客人到達(dá)后，接待人員應(yīng)及時(shí)將客戶安排至賓館并介紹相關(guān)情況；活動(dòng)安排：按照日程安排，周密組織協(xié)調(diào)好各項(xiàng)活動(dòng)，提前沒(méi)有日程安排的，及時(shí)與來(lái)賓商定 活動(dòng)容，并由接待人員將活動(dòng)安排表報(bào)送給相關(guān)人員；落實(shí)就餐和會(huì)議：凡有重要來(lái)賓或重要活動(dòng)，接待人員要提前通知賓館做好就餐服務(wù)、會(huì)議服 務(wù)（除會(huì)議期間必要的服務(wù)外，重要會(huì)議

13、還需根據(jù)需要提前懸掛會(huì)標(biāo)，擺放會(huì)議座簽，印制雙方人 員情況簡(jiǎn)表，準(zhǔn)備多媒體、音響設(shè)施、休息室等）。接待后期工作安排如下：誠(chéng)懇地向來(lái)賓征求對(duì)接待工作的意見，并征詢需要接待人員辦理的事宜。確定來(lái)賓離開物聯(lián)院的具體時(shí)間，必要時(shí)，為客人提前代訂返程車（船、機(jī)）票，并及時(shí)送到 客人手中。安排送客車輛，如有必要，安排公司領(lǐng)導(dǎo)為客人送行。按照來(lái)賓的要求，與來(lái)賓所在或前往單位聯(lián)系，告知客人何時(shí)、乘何次車（船、飛機(jī)）到達(dá)， 以便接站。5招待費(fèi)管理?xiàng)l例招待費(fèi)使用原則各部門自行處理的業(yè)務(wù)招待只能使用本部門預(yù)算的業(yè)務(wù)招待費(fèi)，超出部分由部門自理；業(yè)務(wù)招待費(fèi)的使用要符合廉政建設(shè)的有關(guān)規(guī)定，業(yè)務(wù)招待費(fèi)不得用于禮品、旅游、營(yíng)

14、業(yè)性的高 檔消費(fèi)；業(yè)務(wù)招待費(fèi)使用必須符合財(cái)政法規(guī)和紀(jì)律規(guī)定。業(yè)務(wù)招待費(fèi)使用必須對(duì)促進(jìn)企業(yè)研發(fā)生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)合作、企業(yè)管理起到積極的作用。業(yè)務(wù)招待費(fèi)的使用圍業(yè)務(wù)招待費(fèi)可用于上級(jí)部門、政府部門到本公司檢查、指導(dǎo)工作及兄弟單位來(lái)人聯(lián)系工作的接 待。業(yè)務(wù)招待費(fèi)可用于上級(jí)部門、政府部門委托本公司承辦的各種會(huì)議所發(fā)生的必要招待。業(yè)務(wù)招待費(fèi)可用于業(yè)務(wù)部門外出聯(lián)系工作所發(fā)生的必要招待。業(yè)務(wù)招待費(fèi)可用于本企業(yè)發(fā)生突發(fā)性事件后的搶險(xiǎn)搶修以及救災(zāi)所發(fā)生的就餐、茶水飲料等必要性開支。業(yè)務(wù)招待費(fèi)可用于因?qū)嵤┲卮蠊こ添?xiàng)目、臨時(shí)突擊項(xiàng)目而需要連夜工作發(fā)生的夜間就餐，茶水 飲料等必要性支出。業(yè)務(wù)招待費(fèi)使用標(biāo)準(zhǔn)及使用程序宴請(qǐng)重要賓

15、客的標(biāo)準(zhǔn)：地區(qū)控制在XX元/人？次以；其他地區(qū)控制在 XX元/人？次以；一般事務(wù)性宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)控制在 XX元/人？次以。注：上述標(biāo)準(zhǔn)含煙、酒費(fèi)用。特殊原因需要提高標(biāo)準(zhǔn)的，必須事先報(bào)請(qǐng)主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。上級(jí)委托我公司承辦的各種會(huì)議需使用招待物品，統(tǒng)一由綜合辦公室根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、級(jí)別核 定標(biāo)準(zhǔn)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由籌辦部門具體經(jīng)辦。提倡勤儉節(jié)約，反對(duì)鋪浪費(fèi)，各有關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格按就餐標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng)。凡超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的，其超出部分 自理。招待來(lái)客時(shí)，嚴(yán)格控制陪同人數(shù)。業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷程序各部門發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費(fèi)由各部門領(lǐng)取財(cái)務(wù)部 報(bào)銷申請(qǐng)單（具體單據(jù)參見財(cái)務(wù)部報(bào)銷管理制 度附錄中相應(yīng)表單）并按要求填寫，同時(shí)將公務(wù)接待審

16、批表（報(bào)銷聯(lián)）（見附錄二）附于報(bào)銷申請(qǐng)單后，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后提交綜合辦公室；綜合辦公室根據(jù)業(yè)務(wù)招待費(fèi)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行合規(guī)性審核并由綜合辦公室主任簽字后返還給申請(qǐng)部門，如審核不合格則將審核結(jié)果告知申請(qǐng)部門；申請(qǐng)部門將申請(qǐng)單提交至財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部根據(jù)申請(qǐng)部門的部門預(yù)算容，審核費(fèi)用是否在預(yù)算框架中，如在預(yù)算中則由財(cái)務(wù)出納直接付款，如在預(yù)算外則拒絕支付并將結(jié)果返回申請(qǐng)部門；綜合辦公室的業(yè)務(wù)招待費(fèi)由綜合辦公室經(jīng)理對(duì)報(bào)銷申請(qǐng)單審核簽字后，上交綜合辦公室主管總經(jīng)理審核簽字后，方可提交財(cái)務(wù)部。6 來(lái)賓參觀管理凡欲進(jìn)入公司辦公區(qū)參觀者， 由客戶接待承辦部門事先和公司綜合辦公室取得聯(lián)系， 并填寫 參觀登記表 （見

17、附錄三） 。申請(qǐng)表容包括：來(lái)訪者的或公司名稱；預(yù)約客人的聯(lián)系；參觀的起始時(shí)間及結(jié)束時(shí)間；參觀人數(shù)的相關(guān)要求；要求參觀的路線及部門。綜合辦公室或承辦部門安排專人負(fù)責(zé)參觀接待工作，并聯(lián)系用車及講解等事宜。綜合辦公室提前通知被參觀部門，被參觀部門進(jìn)行準(zhǔn)備，需要安排講解的，被參觀部門提前指定負(fù)責(zé)人員。參觀者必須按照既定時(shí)間、路線，不得隨意在工作或展覽區(qū)域逗留，不得單獨(dú)離隊(duì)參觀。進(jìn)入研發(fā)區(qū)域參觀時(shí)，可由指定的講解人員（或由生產(chǎn)部門安排專人）講解技術(shù)研發(fā)情況。在參觀過(guò)程中應(yīng)遵守研發(fā)區(qū)域的所有部規(guī)章制度。如有不宜參觀區(qū)域，應(yīng)在不宜參觀區(qū)域懸掛 “絕參觀 ”標(biāo)示牌。接待人員應(yīng)提醒參觀者注意保持環(huán)境衛(wèi)生，將隨身

18、攜帶的飲料瓶、食品袋、紙屑等物品丟棄在指定位置。7 本制度的效力本制度解釋權(quán)歸公司綜合辦公室。本制度經(jīng)物聯(lián)院總經(jīng)理辦公會(huì)討論通過(guò)，并經(jīng)總經(jīng)理簽署之日其實(shí)施。附錄（一）訪客登記單訪客登記單來(lái)訪單位訪客證件來(lái)訪時(shí)間年月日時(shí)分受訪部門受訪人員來(lái)訪事由離開時(shí)間年月日時(shí)分受訪人員確認(rèn)簽字注：請(qǐng)?jiān)L客務(wù)必如實(shí)填寫、證件號(hào)等個(gè)人信息請(qǐng)?jiān)L客遵循簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、真實(shí)的原則填寫“來(lái)訪事由請(qǐng)?jiān)L客妥善保管“登記單”并在訪問(wèn)結(jié)束后請(qǐng)受訪人員確認(rèn)簽字附錄（二）公務(wù)接待審批表公務(wù)接待審批表（存根聯(lián)）賓客情況被接待單位領(lǐng)隊(duì)職務(wù)隨行人員事由停留時(shí)間接待情況接待時(shí)間經(jīng)辦人陪同人員接待餐數(shù)預(yù)算金額準(zhǔn)備事項(xiàng)攝影 禮品 口音響 口宣傳材料 導(dǎo)游 題詞歡迎標(biāo)語(yǔ) 口