談奧運工程檔案的前端管理

1、談奧運工程檔案的前端管理摘要:本文從奧運工程檔案管理的實際措施入手,總結(jié)出工程檔案前端管理在工程管理中起到的積極作用。前端管理是確保奧運工程檔案同步整理的有效手段,是奧運工程檔案質(zhì)量的重要保障。關(guān)鍵詞:奧運工程檔案前端管理工程檔案的前端管理是指在檔案形成之前,從源頭開場對可能成為檔案的文件資料進展質(zhì)量控制,防止有價值的檔案或相關(guān)背景信息的流失。奧運工程檔案真實記錄了奧運工程建立的全過程,是確保賽時、賽后使用的重要憑證,是奧運文化遺產(chǎn)的重要組成局部。新奧集團在奧運工程建立過程中,對工程檔案采取的有效措施,實在實現(xiàn)了工程檔案的前端管理,把工程檔案幕后工作轉(zhuǎn)移到前臺管理工作中,使檔案管理與工程管理工

2、作同步進展,協(xié)同作戰(zhàn)。一、健全檔案網(wǎng)絡(luò),完善制度建立,確保檔案管理的前端控制1、組織機構(gòu)、明確責(zé)任、落實到人強大的組織體系、健全的規(guī)章制度是檔案管理工作開展的有利保障和根據(jù)。針對奧運工程規(guī)模龐大、復(fù)雜的檔案管理情況,我們首先與北京市檔案局、北京市“2022工程建立指揮部辦公室檔案主管部門、市城建檔案館建立起行政管理和專業(yè)指導(dǎo)聯(lián)絡(luò),保證檔案的合法與專業(yè)。其次在集團內(nèi)部建立以法人代表為主要指導(dǎo),部室經(jīng)理、部室檔案員負責(zé)的檔案管理網(wǎng)絡(luò),落實了各總包、監(jiān)理單位以工程經(jīng)理、總監(jiān)為負責(zé)人,總工、技術(shù)負責(zé)人、現(xiàn)場檔案管理員管理的檔案管理網(wǎng)絡(luò),實行層層管理,落實責(zé)任。指導(dǎo)負責(zé)制的檔案管理網(wǎng)絡(luò),為檔案工作的順利

3、開展提供了堅實有力的組織保障。2、完善奧運工程檔案新制度為保證奧運工程檔案高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn),必須實現(xiàn)與施工進度同步進展的要求,我們向各參建單位轉(zhuǎn)發(fā)了?奧運工程檔案管理指南?、?奧運工程檔案管理施行細那么?及?奧運工程檔案檢查標(biāo)準(zhǔn)?等管理方法,使參建單位檔案管理人員明確奧運工程檔案的特殊要求,做到了有據(jù)可依、有據(jù)可循。同時編制了?新奧公司奧運工程檔案歸檔范圍和保管期限?、?新奧公司聲像檔案管理方法?等新制度,并監(jiān)視、幫助奧運中心區(qū)新奧集團各參建單位建立、健全各自的奧運工程檔案管理制度,并要求把這些制度懸掛于墻上,時刻提醒現(xiàn)場施工人員、檔案管理人員保證照章辦事,為高質(zhì)量完成奧運檔案管理工作提供制度保

4、障。二、實行動態(tài)監(jiān)管,強化檔案管理與施工管理同步1、檔案工作方案與工程施工方案嚴密結(jié)合檔案工作方案是實現(xiàn)奧運中心區(qū)工程檔案整理進度與施工進度同步施行的前提。在實際工作中,要求參建各總包單位根據(jù)工程施工進度表,制定各自檔案搜集、整理方案;集團檔案部門與工程部、平安質(zhì)量部嚴密配合,根據(jù)中心區(qū)總體施工進度、開工工作安排制訂?開工工程檔案工作時間安排?,這樣把檔案管理工作與工程管理工作緊緊地結(jié)合在一起,把工程后期檔案工作提早到工程管理前臺來做,為檔案及時搜集、整理,為保證檔案的齊全、準(zhǔn)確,為工程開工發(fā)揮了保障作用。2、工程分局部項劃分措施,從源頭解決檔案搜集問題奧運中心區(qū)工程規(guī)模大、工期緊、任務(wù)重,穿

5、插施工現(xiàn)象非常嚴重,因此給工程檔案的搜集工作帶來困難。但我們發(fā)現(xiàn),工程工程分局部項劃分標(biāo)準(zhǔn)是檔案搜集的基矗假如不清楚工程工程分局部項的劃分,檔案搜集就會出現(xiàn)雜亂無序的情況,與施工同步進展便無從談起,因此,要求各總包單位提供工程的分局部項劃分標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)分局部項劃分標(biāo)準(zhǔn),確定檔案的形成時間和搜集內(nèi)容,從源頭上解決檔案搜集內(nèi)容、根據(jù)規(guī)程、完成時間等問題,使檔案技術(shù)人員很快進入搜集狀態(tài),有效解決了檔案搜集入手難的問題。3、動態(tài)監(jiān)管保證檔案同步搜集(1)有效的監(jiān)視檢查是保障同步搜集的有力手段按照施工方案堅持每周到施工現(xiàn)場一線檢查檔案的搜集整理情況,如施工單位何時進場,何時土方開挖,何時物資進場,何時進展

6、相關(guān)試驗,哪項工程進展隱蔽,哪天進展分項驗收,哪天進展分部工程驗收等。針對施工進度,集團檔案部門要求施工單位提供相應(yīng)的設(shè)計交底、施工物資進場檢驗記錄、主要材料的試驗記錄、有關(guān)測量、釬探記錄、隱蔽工作檢查記錄、工程驗收記錄等檔案文件,真正到達同步管理的目的。(2)有效監(jiān)視設(shè)計變更通知單整改工程前期,大量的設(shè)計變更通知單不符合?建筑工程資料整理規(guī)程?(以下簡稱?規(guī)程?)要求,設(shè)計單位按照各自單位貫標(biāo)要求打印的設(shè)計變更通知單,只有設(shè)計單位自己內(nèi)部各管理層的簽字,即在這張設(shè)計變更通知單上沒有建立單位和施工單位的簽字確認,這樣的設(shè)計變更通知單在現(xiàn)場將被視為無效文件,給工程責(zé)任各方和結(jié)算都將會帶來很大費事

7、,檔案部門積極與設(shè)計院進展協(xié)調(diào),提出按?規(guī)程?整改的建議,并在工程施行過程中有效監(jiān)視其整改。從檔案工作中提出文件形成的缺乏,實現(xiàn)檔案的前端控制,保證了工程質(zhì)量與責(zé)任。檔案工作方案的制定,分局部項的劃分,動態(tài)的監(jiān)視檢查,把施工單位檔案工作量化,增加了可操作性,使檔案管理工作更具針對性,從真正意義上到達同步整理的目的,實現(xiàn)工程檔案的前端控制。三、建立風(fēng)險管理機制1、成立檔案檢查小組,實行全過程把關(guān)在集團網(wǎng)絡(luò)制度下,成立檔案檢查小組,由公司副總經(jīng)理擔(dān)任組長,由主管檔案的經(jīng)理辦公室及與工程前期規(guī)劃設(shè)計相關(guān)的規(guī)劃設(shè)計部、與工程施工管理關(guān)系親密的工程管理部、與工程開工相關(guān)的平安質(zhì)量部等部室成員組成,有效實

8、行從規(guī)劃到開工的全過程把關(guān)。2、成立檔案驗收小組,保證高質(zhì)量開工檔案的移交為保證工程開工檔案接收移交工作的順利進展,集團成立檔案驗收小組,編制了?新奧公司建立工程檔案驗收申請表?,在這張表里創(chuàng)新參加監(jiān)理、業(yè)主代表、平安質(zhì)量部等主要負責(zé)工程驗收部門的意見,使檔案業(yè)務(wù)保持和主要業(yè)務(wù)人員、業(yè)務(wù)部室的嚴密聯(lián)絡(luò)。在檔案開工指導(dǎo)小組的共同審核過程中,把與工程實際開工情況有出入、檔案資料缺少的情況一一記錄在案,填寫?新奧集團奧運工程檔案驗收情況書面告知單?,讓總包單位按檢查要求進一步整改,合格后填寫?檔案移交書?、?移交目錄?等,辦理移交手續(xù),使檔案驗收、移交工作做到程序化,進一步保證了開工檔案的準(zhǔn)確性與完

9、好性,表達了奧運工程檔案的歷史價值。3、建立檔案防汛應(yīng)急預(yù)案機制,保證施工現(xiàn)場檔案平安檔案防汛預(yù)案管理創(chuàng)始了檔案平安管理先河。奧運工程檔案首先形成、保存于施工現(xiàn)場,由于條件的限制,每年汛期的到來都會對檔案實體平安產(chǎn)生嚴重威脅,為保證現(xiàn)場施工技術(shù)文件的完好與平安,集團堅持對施工單位現(xiàn)場檔案室進展檔案平安渡汛檢查。一方面制訂?檔案防汛工作應(yīng)急預(yù)案?,從制度上保證公司檔案和施工現(xiàn)場檔案平安渡汛。另一方面根據(jù)北京市氣象局提供的氣象預(yù)報資料,提早對現(xiàn)場檔案保管情況進展監(jiān)視檢查,檢查檔案設(shè)施、設(shè)備、裝具,檢查各單位檔案防汛預(yù)案等。2022年夏季,施工現(xiàn)場雨水倒灌的現(xiàn)象時有發(fā)生,然而由于我們提早采取了架高檔

10、案柜,柜上加蓋防雨布等措施,沒有出現(xiàn)一例檔案損毀的現(xiàn)象。此舉進步了檔案人員平安風(fēng)險意識,實現(xiàn)了檔案平安工作的前端管理。四、加強檔案培訓(xùn),進步檔案管理人員業(yè)務(wù)程度1、強化檔案意識強化檔案意識對檔案工作有宏大的推動作用。只有頭腦中有很強的檔案意識,才能在工作中注意搜集、整理文件材料,填制施工資料時注意符合歸檔要求、方便存檔立卷、便于今后的利用。也就是說,檔案意識越強,越有利于檔案材料的有效搜集,從而越能使形成的檔案材料具備及時、準(zhǔn)確、完好的特點,最大限度地滿足利用者的需求。為此,我們利用工程檔案例會,第一時間把各級檔案管理方法、制度及時進展宣貫,強化各級管理人員的檔案意識。2、加強檔案業(yè)務(wù)人員專業(yè)培訓(xùn)作為奧運工程業(yè)主單位,盡管我們要求進場的檔案管理人員都必須持有檔案管理上崗證書和工程資料管理員證書,但每個施工單位的檔案管理人員的程度還是有很大的差異。由于集團奧運中心區(qū)建立專業(yè)多,新型技術(shù)應(yīng)用廣泛,加上特殊的施工管理,對檔案人員專業(yè)及組織管理程度提出很高的要求,假如檔案人員自己不具備較高的專業(yè)程度,對檔案的管理也就無從下手。為了保證工程檔案管理的科學(xué)性與標(biāo)準(zhǔn)化,面對施工單位檔案人員專業(yè)程度參差不齊的狀