公司制度檔案管理制度

1、 公司制度檔案管理制度公司制度檔案管理制度1 為進(jìn)一步完美公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康進(jìn)展，按照相關(guān)法律規(guī)矩及規(guī)定，并結(jié)合我公司實際狀況，制定本細(xì)則。 一、總則 （一）公司檔案是在各項活動中形成的所有檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項經(jīng)營活動的真切記錄，是考察和討論公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。 （二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。 （三）公司檔案詳細(xì)工作由檔案

2、部舉行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的裝點工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得簇?fù)肀４妗?二、檔案部門設(shè)置及其職責(zé) （一）公司檔案管理由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管?；韭氊?zé)為： 1、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理方法和工作方案等。 2、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下按照本專業(yè)的管理要求對檔案材料的堆積、收集、立卷、歸檔工作舉行監(jiān)督和指導(dǎo)。 3、負(fù)責(zé)對本公司形成的各門類檔案采取綜合管理，樂觀提供利用。 4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。 （二）各部門設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是： 1、仔細(xì)執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)則制度主動向總經(jīng)理辦公室

3、反映檔案工作狀況，樂觀協(xié)作其開展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。 2、按照本公司各部門歸檔圍負(fù)責(zé)做好本部門檔案材料的收集收拾工作并在規(guī)定期限向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真切和安全。 三、檔案接收與收拾 (一）公司編制文件材料的歸檔圍，按照各部門的職責(zé)不同，主要有以下幾個面： 公司制度檔案管理制度2 一、為規(guī)范公司檔案管理，增加公司檔案的有用性和有效性，特制定本制度。 二、歸檔范圍 公司的規(guī)劃、年度方案、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營狀況、人事檔案、會議記錄、打算、托付書、協(xié)議、合同、項目計劃、通知等具有參考價值的文件資料。出色專題推舉：公司管理制度大全 三、公司

4、的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。 四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用便利。 五、資料的收集與收拾 1.公司的歸檔資料采取“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。 2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分離向各主管部門收集應(yīng)當(dāng)歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)樂觀協(xié)作與支持。 3.凡應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)準(zhǔn)時歸檔。 4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必需把原件放入檔案室。 5.檔案管理員按照公司的文書立卷歸檔管理制度實施檔案歸檔收拾

5、。 六、資料的分類與歸檔 1.公司檔案資料的分類依據(jù)文書立卷歸檔管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平常立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。 七、檔案的借閱 1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。 2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理借閱檔案申請表送總經(jīng)理辦公室主任核批。 3.公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、隱秘三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；隱秘級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時光不得超過4小時。隱秘級檔案的借閱必需由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時可托付

6、副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，詳細(xì)按托付書的內(nèi)容執(zhí)行。 4.檔案借閱者必需做到： 愛惜檔案，保持干凈，嚴(yán)禁涂改。 注重安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。 八、檔案的銷毀 1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。 2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫公司檔案資料銷毀審批表交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。 3.凡屬于密級的檔案資料必需由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；普通的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。 4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須仔細(xì)核對，將批準(zhǔn)的公司檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好記下并歸檔。記下表永遠(yuǎn)保存。 公司制度檔案管理制度3

7、 一、客戶資料管理方法總則。 為了提高客戶資料的有效性和利用率，加強客戶資料管理，做好客戶服務(wù)品質(zhì)提升和客戶關(guān)系維護(hù)的基礎(chǔ)工作，提升客戶愜意度和忠誠度，使公司對客戶的管理規(guī)范化、有效化，保證穩(wěn)定開展，特制訂本客戶資料管理方法。 二、客戶資料管理方法管理范圍。 1、公司已合作客戶（老客戶）、未合作客戶、潛在客戶、流失客戶等客戶資料都納入本管理方法范圍。 2、客戶資料的管理包括客戶資料的收集、收拾、查閱、分析等方面。 3、公司客戶為與公司有業(yè)務(wù)往來的供給商和經(jīng)銷商及合作的重點客戶、品牌客戶。 三、客戶資料的內(nèi)容。 完整的客戶資料包括以下資料信息： 1、公司信息部負(fù)責(zé)公司全部客戶基本信息的匯總、收拾

8、。 a、客戶基本資料的收集是業(yè)務(wù)拓展的基礎(chǔ)，也是客戶資料管理的第一步?？蛻艋举Y料的收集主要由市場人員完成，市場人員要嫻熟把握各種客戶資料收集的有效辦法，樂觀主動的收集客戶信息。 b、客戶基本信息包括客戶的企業(yè)名稱、地址、全部者（法人代表）、成立時光、企業(yè)性質(zhì)、所屬行業(yè)、注冊資料、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（電話、傳真、郵箱）等方面。 C、對經(jīng)銷商、重點/品牌資料要在ERP中規(guī)范管理。建立須要的信息系統(tǒng)，如客戶性質(zhì)/客戶合作年限/經(jīng)營品牌/信用評估/財務(wù)情況/人員情況等。 2、建立客戶檔案，并編制客戶一覽表供查閱。 1）、每進(jìn)展、接觸一個新客戶，均應(yīng)建立客戶檔案戶頭； 2）、客戶檔案適當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，

9、摸清客戶基本信息，如客戶名稱、法定代表人或不夫代表、地址、郵編、電話、傳真、經(jīng)營范圍、注冊資本等。 3）、建立客戶特征資料，客戶特征資料包括企業(yè)規(guī)模（營業(yè)額、員工人數(shù)）、選購決策特征、詳細(xì)需求、決策者個人信息（興趣或偏好、生日等）、業(yè)務(wù)進(jìn)展趨勢等。 3、客戶檔案的更新、修改。 1）、客戶單位的重大變動事基、與本公司的業(yè)務(wù)交往，均須記入客戶檔案； 2）、對客戶單位的重大變動事項、與本公司的業(yè)務(wù)交往，均須記入客戶檔案； 3）、堆積客戶年度業(yè)績和財務(wù)情況報告。 4）客戶在財務(wù)上的開戶、更改戶名需提供紙制申請，并做好檔案記錄（銷售中心及財務(wù)部存檔，公司ERP做好記錄和分類，準(zhǔn)時和相關(guān)人員交流，并做好記

10、錄） 4、建立客戶交易資料 客戶與競爭對手合作信息（合作方式、交易額、付款方式）、客戶與公司歷史交易信息（合作方式、交易額、付款方式、合同編號、流失緣由）等。 四、公司各部門與客戶接觸的重事件項，均須報告信息部（除該業(yè)務(wù)保密外），不得局限在業(yè)務(wù)人員個人范圍內(nèi)。 五、員工調(diào)離公司時，不得將客戶資料帶走，其業(yè)務(wù)部門會同信息部將其客戶資料接收、收拾、歸檔。 六、建立客戶信息查閱權(quán)限制，未經(jīng)許可，不得任意調(diào)閱客戶檔案。 七、客戶管理。 1、接待客戶，按公司對外接待方法處理以及款待費用管理方法舉行審批接待。 2、與客戶的信函、傳真、長話交往，均應(yīng)按公司各項管理方法記錄在案，并整合在客戶檔案內(nèi)。 3、對一

11、些較重要、將來將進(jìn)展的新客戶，公司要有兩個以上的人員與之聯(lián)系，并建立聯(lián)系報告制。 4、負(fù)責(zé)與客戶聯(lián)系的員工調(diào)離公司時，應(yīng)由公司準(zhǔn)時通知有關(guān)客戶，產(chǎn)指派其員工頂替調(diào)離員工快速與客戶建立聯(lián)系。 八、客戶資料管理方法附則。 本客戶資料管理方法由公司銷售中心解釋、補充，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。 公司制度檔案管理制度4 一、檔案的建立。 1.1檔案的建立按下列流程建立：收集-收拾-分類-編號-記下-輸入電腦-入柜-利用-檢查 1.2明確建檔內(nèi)容，采取系統(tǒng)收集、集中管理。 1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等; 1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說

12、明書、購入使用時光、使用許可證、年檢合格證、修理保養(yǎng)合同及修理保養(yǎng)記錄等; 1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時所填寫的業(yè)主概況表、業(yè)主公約、入住契約、前期服務(wù)協(xié)議、接房記下表等。 1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策規(guī)矩、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)舉行管理的各項規(guī)則制度等; 1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動記錄、獎懲記錄等; 1.2.6財務(wù)檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、修理基金使用的預(yù)算、方案、業(yè)委會批準(zhǔn)使用的文件等。 1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。 二、檔案

13、管理 2.1為避開檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永遠(yuǎn)保存，而又便利常常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案舉行嚴(yán)密管理，并保存復(fù)印件。 2.2檔案管理要求： 2.2.1舉行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。 2.2.2采納多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采納適當(dāng)?shù)谋４孓k法。 2.2.3加強保密意識培養(yǎng)，確保檔案在使用過程中的安全、不走失、不泄密。 2.2.4采取檔案管理手段的現(xiàn)代化，運用計算機(jī)檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。 2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。 2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號，記下造冊，編輯名目，按工作部門分柜保存。 2.2.7采取

14、檔案管理工作檢查常?；?。每季度對檔案文件的形成、堆積、收拾、歸類要舉行一次全面的檢查。 公司制度檔案管理制度5 第一條為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。 其次條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后準(zhǔn)時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清晰，不得擅自帶走或銷毀。 第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。 第四條檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊

15、全完整，密級檔案必需保證安全。 第五條歸檔范圍： 1、公司的規(guī)劃、年度方案、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營狀況、人事檔案、會議記錄(包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等)、打算、委任書、協(xié)議、合同、項目計劃等具有參考價值的文件材料。 2、本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。 3、本公司的歷史沿革、事件記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 第六條檔案的借閱與索取： 1、借閱檔案要仔細(xì)填寫借閱檔案記下薄。 2、借閱檔案必需愛惜，保持干凈，嚴(yán)禁涂改，注重安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確

16、屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必需由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，普通內(nèi)部檔緣由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。 3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)覺遺失、污損、或任意涂改狀況的，要追究借閱者責(zé)任，并準(zhǔn)時報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。 第七條檔案的銷毀： 1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)任意銷毀公司檔案材料。 2、若按規(guī)定需要銷毀時，必需編制檔案銷毀清冊，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，普通內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對清晰后方可銷毀。 3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要仔細(xì)填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。 公司制度檔案管理制度6 為規(guī)范和加強公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）、記錄管

17、理工作，確保各項安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的精確和完美，通過安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的記錄、收拾和歸檔，不斷增加安全管理工作的針對性、系統(tǒng)性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產(chǎn)監(jiān)督管理水平，結(jié)合公司實際，特制定本制度。 本制度適用于公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）、記錄管理工作。 3.1安全生產(chǎn)檔案（臺賬）：是指各部門、項目部全生產(chǎn)管理過程中形成的具有保存價值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。 3.2 數(shù)據(jù)電文：是指以電子、光學(xué)、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收和儲存的信息。 5.1 公司安全管理部負(fù)責(zé)公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的綜合管理工作，對各項目部、各部門安全生產(chǎn)的檔案管理工作舉行監(jiān)督、檢

18、查。負(fù)責(zé)按照公司的相關(guān)規(guī)定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統(tǒng)計等相關(guān)規(guī)則制度。負(fù)責(zé)公司各類安全生產(chǎn)記錄的分類、編號和備案工作。 5.2各部門分離負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)檔案（臺賬）管理工作。統(tǒng)一使用公司制定的格式舉行安全生產(chǎn)記錄。 5.3各項目部負(fù)責(zé)本項目部安全生產(chǎn)檔案、記錄管理，填寫、收集、收拾、保管、利用本項目部在安全生產(chǎn)管理活動中形成的各類記錄。 5.4各項目部的安全生產(chǎn)管理部門及各職能部門根據(jù)本單位的安全生產(chǎn)管理體系文件及相關(guān)制度履行相應(yīng)職責(zé)。 6.1.1.1安全生產(chǎn)委員會或安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組人員名單及變動記錄。 6.1.1.2安全生產(chǎn)組織機(jī)構(gòu)、安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)圖等。 6.1.1

19、.3安全生產(chǎn)責(zé)任制度、安全生產(chǎn)管理制度（云南省安全生產(chǎn)條例規(guī)定的11項制度必需建檔）等文件。 6.1.1.4與工種崗位和設(shè)備工具相對應(yīng)的安全操作規(guī)程和使用規(guī)程。 6.1.1.5上級有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門制定和下發(fā)的制度性文件、通知、通報等。 6.1.1.6安全管理人員花名冊、相關(guān)人員證書（含三類人員證書、注冊安全工程師等相關(guān)資歷證書）。 6.1.1.7年度安全生產(chǎn)工作總結(jié)和方案、階段性專項安全生產(chǎn)工作總結(jié)。 6.1.1.8安全生產(chǎn)責(zé)任書、安全生產(chǎn)責(zé)任目標(biāo)分解、執(zhí)行、考核記錄。 6.1.2 安全生產(chǎn)教導(dǎo)培訓(xùn)臺賬包括以下方面內(nèi)容： 6.1.2.1安全宣揚教導(dǎo)培訓(xùn)方案（含特種作業(yè)人員教導(dǎo)）、學(xué)習(xí)、

20、活動資料； 6.1.2.5危急化學(xué)品管理人員花名冊及相關(guān)身份證實、資歷證書； 6.1.3.2按照安全生產(chǎn)工作需要，暫時組織的各類會議，包括傳達(dá)貫徹上級文件，收看收聽電視電話會議通知、記錄、紀(jì)要等； 6.1.4.1重大危急源的檢測、評估、監(jiān)控報告或記錄； 6.1.4.2針對重大危急源制定的應(yīng)急預(yù)案，包括危急性分析、可能發(fā)生的事故特征、應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)、預(yù)防措施、應(yīng)急處置程序、應(yīng)急培訓(xùn)和應(yīng)急保障等內(nèi)容； 6.1.4.3重大危急源監(jiān)督管理：名稱、負(fù)責(zé)人、地點（部門）、聯(lián)系人、聯(lián)系方式； 6.1.5.1職業(yè)健康目標(biāo)管理和責(zé)任制，單位負(fù)責(zé)人及管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)證實（復(fù)印件）； 6.1.5.2職業(yè)健康

21、管理制度，職業(yè)病防治法律、規(guī)矩、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、文件； 6.1.5.3年度職業(yè)健康方案和實施計劃，個人防護(hù)用品發(fā)放（使用）記錄，職業(yè)健康宣揚教導(dǎo)培訓(xùn)記錄（培訓(xùn)方案、培訓(xùn)考核記錄、宣揚圖片、紙質(zhì)和攝像資料）等； 6.1.5.4用人單位職業(yè)監(jiān)護(hù)檔案，職工個人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案，接觸職業(yè)危害人員記下表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時的職業(yè)健康檢查表），職業(yè)病人記下表，職業(yè)病人診斷證實等；（假如有） 6.1.6.1相關(guān)方單位資質(zhì)及簽訂的安全協(xié)議（合同）、安全告訴等； 6.1.6.2相關(guān)方特種作業(yè)人員資質(zhì)證實（復(fù)印件）； 6.1.6.3外用工、外包工等外來務(wù)工人員的教導(dǎo)記錄； 6.1.7.1專業(yè)安全檢查、時節(jié)

22、性檢查、重大節(jié)假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）； 6.1.7.2專項安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）； 6.1.7.3日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）； 6.1.7.4隱患檢查記錄、隱患排查治理（方案）記下表； 6.1.7.6重事件故隱患治理計劃，包括以下內(nèi)容：安全事故隱患的類別、所屬工藝、地點、影響范圍及程度、治理的目標(biāo)和任務(wù)、實行的辦法及措施、經(jīng)費和物資的落實、負(fù)責(zé)治理的責(zé)任人和部門（或單位）、治理的時限和要求、安全措施和應(yīng)急預(yù)案、本單位專業(yè)技術(shù)人員（或?qū)＜遥χ厥录孰[患治理狀況的評估報告； 6.1.7.7其它與安全檢查、隱患排查工作有關(guān)的記錄。 6.1.9 生

23、產(chǎn)安全事故管理檔案包括以下方面內(nèi)容： 6.1.9.5按事故處理“四不放過”原則，舉行處理的相關(guān)記錄。 6.1.10.2安全工作費用投入過程中相關(guān)票據(jù)復(fù)印件等。 6.1.11安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責(zé)任書規(guī)定的其它臺賬。 6.1.12法律規(guī)矩規(guī)定的其他需要記錄、建立臺賬的內(nèi)容。能夠證實安全生產(chǎn)過程管理的其他記錄資料等。 6.2.1安全生產(chǎn)檔案（臺賬）紙質(zhì)文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清楚，日期明確，簽認(rèn)手續(xù)完備； 6.2.2各項目部要求確定專人負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的記錄、收集和收拾； 6.2.3各項目部安全生產(chǎn)檔案（臺賬）應(yīng)分類存檔，按時光挨次（以年度為界），每年年終將安全生產(chǎn)檔案（臺賬）裝訂

24、成冊； 6.2.4檔案（臺賬）以數(shù)據(jù)電文形式存在的，應(yīng)該符合中華人民共和國電子簽名法（20 xx年修正）的相關(guān)要求。 6.3.1各部門、各項目部記錄管理人負(fù)責(zé)收集、收拾、保存本單位、本部門的安全生產(chǎn)記錄（記錄管理人由單位、各部門按照崗位職責(zé)舉行確定），填寫“在檔記錄清單”； 6.3.2記錄的填寫要準(zhǔn)時、真切、內(nèi)容完整、字跡清楚，不得任意涂改；如因某種緣由不能填寫的項目，應(yīng)說明理由，并將該項用雙斜杠劃去； 6.3.3各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原記錄，應(yīng)采納雙斜杠劃去原記錄，在其上方寫上更正后的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期； 6.3.4記錄填寫應(yīng)與運行

25、活動同步舉行，不得后補或編造。 6.5.1各部門負(fù)責(zé)本部門的運行記錄的發(fā)放；記錄發(fā)放范圍僅限公司范圍內(nèi)；記錄發(fā)放部門應(yīng)填“發(fā)文記錄”，記錄的接收部門應(yīng)填“收文記錄”。 6.5.2記錄表格需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，方可使用或復(fù)制，并由各部相關(guān)部門記錄管理人負(fù)責(zé)記下發(fā)放。 6.5.3各部門的記錄需借閱或復(fù)制者要經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批推，由各部門相關(guān)記錄管理人記下備案。 6.6.1記錄如超過保存期限或其他特別狀況需要銷毀時，由各相關(guān)部門記錄管理人填寫文件銷毀申請單，交部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)安全管理部確認(rèn)，由記錄使用部門標(biāo)記過期或執(zhí)行銷毀。同時在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項目、方式、數(shù)量等信息。 6.6.2對于

26、保存期限內(nèi)需向其他移交或提供的運行記錄，除應(yīng)在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項目、數(shù)量等信息外，還應(yīng)填寫“文件移交清單”接收移置運行記錄的部門應(yīng)在“運行記錄移置清單”上簽字確認(rèn)。 6.7.1各部門、各項目部需指定記錄管理員，記錄管理員必需把單位全部記錄分類，依據(jù)記錄的類型收拾、標(biāo)識，便于查閱并可追溯相關(guān)活動。 6.7.2記錄應(yīng)存放于通風(fēng)、干燥的地方，全部記錄保持清潔，字跡清楚。不得走失或破壞、防止泄密。 6.7.3文書檔案保管期限根據(jù)公司相關(guān)文件管理規(guī)定或國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定要求的文書檔案保管期限表執(zhí)行。 7.1公司安委辦對各項目部安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的建立狀況，定期舉行監(jiān)

27、督、檢查，檢查時光為每年度至少一次。 7.2根據(jù)公司安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責(zé)任書涉及安全生產(chǎn)檔案、臺賬、記錄管理工作的內(nèi)容舉行檢查考核。 公司制度檔案管理制度7 一、目的 為了對人事檔案舉行妥當(dāng)保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。 二、范圍 本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。 三、職責(zé) 3.1 人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計等工作。 3.2 人事檔案管理：集團(tuán)公司人事管理課（寧波地區(qū)）負(fù)責(zé)本地區(qū)全部分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾?/p>

28、部門負(fù)責(zé)管理工作。 3.3 集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實執(zhí)行工作。 3.4 集團(tuán)公司企業(yè)委員會負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。 四、人事檔案管理的內(nèi)容 4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將員工應(yīng)聘申請表及相關(guān)證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課按照員工應(yīng)聘申請表建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄取、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并準(zhǔn)時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料舉行鑒別，第二按新員工的所在部門以及

29、職務(wù)、性別等舉行分類并確定其歸檔的詳細(xì)位置并且在名目上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。 4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職狀況、培訓(xùn)狀況、工資調(diào)節(jié)狀況、學(xué)歷及職稱變化狀況、歷年考核狀況及員工基本狀況復(fù)印件備查材料等。 4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動關(guān)系時，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。 4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在員工離職通知單上簽字，確認(rèn)無遺留問題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時

30、，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的檔案材料轉(zhuǎn)移單及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度。 4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案舉行檢查核對并在員工人事檔案統(tǒng)計表上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列狀況下，也要舉行檢查核對：突發(fā)大事后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否走失；發(fā)覺某些損失之后，如發(fā)覺材料變酶、發(fā)覺蟲蛀等；檢查完畢后必需在員工人事檔案統(tǒng)計表上確認(rèn)簽字。 4.3 轉(zhuǎn)遞（員工異動）：檔案轉(zhuǎn)遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要

31、轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。 4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的熟悉檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必需嚴(yán)格保密，不得擅自向外蔓延。 4.5 統(tǒng)計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補充狀況、檔案收拾狀況、檔案保管狀況、利用狀況舉行統(tǒng)計并填寫員工人事檔案統(tǒng)計表。 4.5.1人事檔案統(tǒng)計分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎

32、懲材料、其他可供公司參考資料。 4.5.2 人事檔案統(tǒng)計信息要準(zhǔn)時更新，人力資源部按照人員流淌狀況每月25日必需將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計狀況更新并填寫員工人事檔案統(tǒng)計表，提報人力資源部總監(jiān)審核。 五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定。 查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)，并辦理記下手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。 六、相關(guān)支持文件及記錄 員工應(yīng)聘申請表 轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單 員工離職通知單 員工人事檔案統(tǒng)計表 公司員工人事檔案管理制度 第一條、為確保人事檔案的機(jī)密性，完整性和精確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。 其次條、本制度適

33、用于公司全部員工的人事檔案管理。 第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。 第四條、新員工第一次建檔后，日后全部有關(guān)個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、嘉獎等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。 第五條、新員工報到后按個人資料檔案名目挨次舉行建檔，名目如下： 1、聘請記下表 2、聘用通知書 3、學(xué)歷證、職稱證、計算機(jī)等相關(guān)資歷證的復(fù)印件。 4、身份證復(fù)印件 5、照片 6、員工轉(zhuǎn)正申請表 7、聘用合同 8、獎懲材料 9、任免、升降、調(diào)薪等材料 10、其它材料 第六條、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使

34、用和變動狀況。 第七條、要做到分類精確、編號規(guī)范、羅列有序、定期核對。 第八條、全部人事檔案都屬隱秘文件，應(yīng)妥當(dāng)保管，不得任意泄密。 第九條、人事檔案不允許無關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案。總經(jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。 第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。 第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、走失。 第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必需仔細(xì)檢查核對，否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。 第十三條、離職人員檔案保存期為一年。 公司制度檔案管理制度8 物業(yè)管理公司檔案管理制度提要： 一、公

35、司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時光原則上不超過一天。如特別狀況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止走失、泄密。 二、外單位查閱檔案，必需持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。 第一章、總則 檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，公司總裁辦指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度。 其次章、檔案分類 一、綜合類 （一）公司發(fā)起人協(xié)議書、批準(zhǔn)公司設(shè)立的政府批文、驗資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審看法書、認(rèn)股書等； （二）公司編文號的所有文件； （三）公司股東會、董事會、監(jiān)事會、專業(yè)委員會、總裁辦公會、業(yè)務(wù)聯(lián)席會等會議文件； （四）公司大型活動策劃計劃及有關(guān)

36、資料，制訂實施的規(guī)則制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置轉(zhuǎn)變，啟用新印章的通知批復(fù)； （五）公司的各種請示報告及上級部門的批復(fù)； （六）集團(tuán)內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問題的.文件； （七）政府各級部門發(fā)送的文件； （八）公司領(lǐng)導(dǎo)班子會議紀(jì)錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它討論重大問題的會議記錄； （九）介紹信、信函存根、電報底稿； （十）公司檔案的交接清冊和銷毀清冊； （十一）各職能部門、綜合類檔案名目。 二、經(jīng)營管理類 （一）各職能部門管理文件、重要資料名目； （二）公司下達(dá)的年度考核經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及完成狀況； （三）公司各部經(jīng)濟(jì)考核指標(biāo)； （四）公司和業(yè)務(wù)部門對外簽訂的協(xié)議、合同； （五）上級部門制定的政策、規(guī)定等指

37、導(dǎo)性文件。 三、財務(wù)類 （一）年度審計報告； （二）年初預(yù)算報告； （三）財務(wù)分析報告； （四）財務(wù)存檔資料、文件名目。 四、人事類 （一）公司領(lǐng)導(dǎo)成員的任免申報及上級批復(fù)； （二）公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊 （三）職工獎懲狀況記錄； （四）職工的轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關(guān)資料； （五）勞動工資報表（年報）； （六）有關(guān)嘉獎基金和福利基金的開支狀況資料 五、行政類 （一）固定資產(chǎn)記下，產(chǎn)權(quán)移交、清冊報表和資料； （二）基建工程的申報、批復(fù)，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內(nèi)）； （三）購買固定資產(chǎn)方案、資料。 六、工程類 接管物業(yè)的工

38、程資料，在退出時交還下個物業(yè)公司。 備注：保管期限中：指XX年以上，指5XX年，指5年以下。 第三章、檔案保管 一、集團(tuán)公司的所有工作資料必需將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎(chǔ)上，根據(jù)分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求收拾歸檔。 二、檔案要做到系統(tǒng)羅列并建立案卷名目和索引，以便于查找和利用。 三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送名目到檔案室備案。 四、檔案室門窗及檔案柜應(yīng)符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和存放易燃易爆物品，保持干凈、衛(wèi)生。 五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管狀況，如

39、發(fā)覺生蟲、破損、被盜、失泄密現(xiàn)象，應(yīng)準(zhǔn)時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，實行有效措施舉行處理。 六、建立健全檔案進(jìn)、出記下制度，對每年收進(jìn)送出的檔案材料根據(jù)保管期限分離舉行統(tǒng)計。 第四章、檔案借閱 一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時光原則上不超過一天。如特別狀況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止走失、泄密。 二、外單位查閱檔案，必需持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。 三、查閱和借閱檔案的人員，必需對檔案的安全負(fù)責(zé)，不得隨意拆卸、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和泄密。其中的機(jī)密事項只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復(fù)印者，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準(zhǔn)，外單位由分管副總裁批準(zhǔn)。 四、查閱檔案的人員，

40、必需遵守檔案室的各項規(guī)則制度，自覺辦理借閱手續(xù)，仔細(xì)填寫檔案使用記下表。 第五章、立卷歸檔 一、公司采取部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司根據(jù)檔案分類大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）收拾后交檔案管理人員歸檔。 二、歸檔時光：各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案名目（包括上級下發(fā)的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前收拾歸檔完畢。會計檔案資料由財務(wù)部存檔。 三、歸檔的文件、資料，必需完整、規(guī)范，符合耐久要求。 第六章、其他 一、以上制度規(guī)定各職能部門和二級公司、控股公司須仔細(xì)遵守，如未按要求辦理，造成損失者要賦予經(jīng)濟(jì)和行政處罰，造成重大損失者予以

41、除名，直至追究刑事責(zé)任。 二、檔案管理責(zé)任人必需嚴(yán)格執(zhí)行制度，造成管理混亂，檔案走失，檔案管理部門和責(zé)任人要受到經(jīng)濟(jì)和行政處罰，造成重大損失的對直接責(zé)任者予以除名，直至追究刑事責(zé)任。 公司制度檔案管理制度9 一、制度內(nèi)容 為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好交流，把握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納狀況等，有須要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以幫助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。 二、管理目標(biāo) 客戶檔案資料全面、精確、有效。 三、適用范圍 客戶檔案資料的管理主要是收集、收拾、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。 普通客戶檔案包括以下的.資料：

42、 1.收集客戶單位資料 2.客戶繳費記錄包括各樣對付之押金 3.客戶裝修工程文件 4.客戶遷入時填具之資料 5.客戶資料補充 6.客戶聯(lián)絡(luò)資料 7.緊張事故聯(lián)絡(luò)人的資料 8.客戶與管理處往來文件 9.客戶違規(guī)事項與欠費記錄 10.客戶修理記錄 11.客戶投訴記錄 12.客戶單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序 四、注重事項 1.準(zhǔn)時上行下達(dá)客戶與管理之間的學(xué)問、報告、通知、通報，傳送文件應(yīng)準(zhǔn)時、精確，仔細(xì)地記下并制作各種表格。 2.協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強橫向交流； 3.做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期收拾，以備隨時查詢及跟進(jìn)； 4.接聽客戶投訴，解決客戶投訴； 5

43、.接聽客戶工程報修電話，準(zhǔn)時聯(lián)系修復(fù)。 4、物業(yè)公司檔案管理規(guī)則制度 1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及收拾工作; 2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一名目，同時建立電子檔備份。各類信息具體羅列，以便查閱; 3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常修理文件、繳費文件、回處理文件及投訴建議等其他文件; 4、專管人員須仔細(xì)填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時舉行。準(zhǔn)時跟進(jìn)業(yè)主檔案的變更，保證信息的精確性; 5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格管理，注重保密。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱，以庇護(hù)業(yè)主的隱私，維護(hù)公司良好形象; 6、為確保文檔安全，文件柜

44、要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作; 7、業(yè)主檔案永遠(yuǎn)保存，準(zhǔn)時與業(yè)主交流，準(zhǔn)時變更業(yè)主信息，保證其精確性。 公司制度檔案管理制度10 為明確管理責(zé)任，規(guī)范管理行為，確保各類檔案資料準(zhǔn)時歸檔、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。 一、檔案管理原則 公司檔案采取由公司綜合管理部集中統(tǒng)一管理與部分專用性檔案簇?fù)砉芾硐嘟Y(jié)合的原則。 二、組織 公司綜合管理部設(shè)特地的檔案室并配備專人管理檔案，各部門明確由專人兼管檔案工作。 三、檔案管理部門的工作職責(zé) （一）綜合管理部負(fù)責(zé)制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。 （二）財務(wù)部自行做好日常檔案的收集、收拾和保管等工作，綜合管理部賦予協(xié)作。 （三）

45、其他部門由部門檔案專人對檔案舉行收集、收拾，并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。 四、檔案管理人員職責(zé) （一）負(fù)責(zé)收集、收拾、分類、鑒定、保管各類檔案，做到收集齊全、收拾科學(xué)、鑒定正確和保證質(zhì)量，并按時接收和移交檔案； （二）凡本公司印發(fā)出的公文(含定稿和正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。 （三）做到忠于職守，遵守紀(jì)律，嚴(yán)格根據(jù)有關(guān)法律和公司制度辦事。 五、歸檔公司檔案室資料 （一）上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的打算、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、方案等文件材料； （二）本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)； （三）本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書； （

46、四）本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)； （五）本公司制訂的方案、計劃、統(tǒng)計、財務(wù)、工作總結(jié)； （六）綜治工作材料； （七）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料； （八）本公公司各種證照及所獲各種榮譽、嘉獎資料； （九）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料； （十）具有保存價值的電子文本、圖片、音像、影像資料； （十一）會計憑證，會計活動帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的重要史料和證據(jù)。 六、檔案的收集與歸檔 （一）承辦部門或主辦人應(yīng)準(zhǔn)時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以收拾，送交本部門檔案管理員歸卷。 （二）凡是直接記述和反映公司、部

47、門活動的，具有現(xiàn)實的和長遠(yuǎn)查考價值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實物等)，均須歸檔保存。 （三）管理性檔案在分類立卷時應(yīng)做到：分年度、分類別、分級別。黨政文件要分離組卷，密級文件要單自立卷。組卷時按內(nèi)部特征為主的六個特征舉行組卷，盡量把永遠(yuǎn)、長久、短期三種保管期限文件材料分開組卷。 （四）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分離立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單自立卷，少數(shù)一般文電假如與絕密文有密切聯(lián)系，也可伴同絕密文電立卷。 （五）綜合管理部定期對各部門文件材料的歸檔工作舉行檢查。 （六）各部門在

48、次年三月向檔案部門移交管理性檔案，需付卷內(nèi)名目，移交名目一式二份，交接雙方清點核對，并履行簽字手續(xù)。 七、檔案的保管 （一）公司（或部門）管理的檔案應(yīng)有專柜保存，確保完好不走失。 （二）做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特別載體檔案的保管工作； （三）檔案工作人員應(yīng)確保檔案的質(zhì)量，對破損和變質(zhì)檔案，準(zhǔn)時實行措施，舉行修補和復(fù)制。 （四）公司綜合管理部不定期檢查各檔案管理狀況，發(fā)覺問題準(zhǔn)時組織整改。 （五）每年對檔案舉行一次清理，清除不須要保存的材料以及對破損和褪色的材料舉行修補和復(fù)制。 八、檔案的借閱 必需嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，填寫查借閱檔案記下表，如期歸還，歸還時驗收注銷。凡利用者都應(yīng)按規(guī)定辦理借

49、閱手續(xù)。查閱機(jī)密以上級檔案，需經(jīng)公司（部門）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，原則上不外借，確因工作需要，應(yīng)該天歸還。 （一）檔案借閱限一周內(nèi)歸還，特別狀況需延期的，須辦理續(xù)借手續(xù)； （二）借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當(dāng)面核對清晰； （三）檔案如有走失、損壞或泄密，須立刻追究當(dāng)事者責(zé)任； （四）調(diào)走、辭退人員，必需清理移交檔案文件后方可辦理離職手續(xù)； （五）原則上不對外借閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理記下手續(xù)后，方可借閱。 （六）歸還檔案時應(yīng)保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得走失、任意折疊、拆散、剪裁或擅自銷毀，嚴(yán)禁對檔案任意更改、涂寫。 （七）傳真件

50、需存檔時，應(yīng)將復(fù)印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消逝。 （八）未經(jīng)公司董事長授權(quán)，任何部門或個人無權(quán)藏匿檔案。 九、檔案室保密制度 （一）檔案工作人員必需嚴(yán)格根據(jù)檔案工作各項規(guī)則制度辦事。 （二）凡使用保密檔案資料人員必需嚴(yán)格遵守有關(guān)保密規(guī)定。 （三）凡借閱“絕密”“機(jī)密”級檔案資料應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借出。 （四）外單位查閱、借閱密級檔案，須經(jīng)綜合管理部主管領(lǐng)導(dǎo)審批，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可提供。 （五）隱秘檔案不得私自存放，贈送并轉(zhuǎn)借他人，個人外出攜帶機(jī)密級以上檔案應(yīng)妥當(dāng)保管，若泄密要追究泄密者責(zé)任。 （六）檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得在藏匿場所議論保密檔案內(nèi)容，不

51、得將保密檔案帶出室外和借給他人。 十、檔案的鑒定與銷毀 鑒定檔案保存價值，確定保管期限及銷毀檔案，嚴(yán)格根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實際狀況舉行。公司檔案保管期限分永遠(yuǎn)、長久、短期三種。確定保管期限的原則是： （一）反映公司主要職能和重要經(jīng)營管理活動的，具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案定為永遠(yuǎn)保存； （二）反映公司普通經(jīng)營活動，具有較長時光利用價值的檔案定為長久保存，其期限為1650年； （三）對公司在一定時期內(nèi)有參考利用價值的檔案，定為短期保存，其期限為15年以內(nèi)。 （四）檔案的鑒定由綜合管理部主管、各部門指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成，并實行對每份檔案直接鑒定的方法。鑒定中發(fā)覺檔案不精

52、確，不完整，應(yīng)準(zhǔn)時責(zé)成有關(guān)部門和人員修改、補充。 （五）經(jīng)過一定時光后確無保存價值的檔案，或者原有狀況已發(fā)生徹低轉(zhuǎn)變，其檔案失去保存意義的，經(jīng)檔案人員或原經(jīng)辦人員提出，本公司綜合管理部和部門審查同意，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可銷毀。 （六）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案人員必需列出清單，銷毀檔案的批準(zhǔn)人、監(jiān)銷人都要在銷毀檔案清冊上簽字。 十一、本管理制度終于解釋權(quán)歸綜合管理部。 十二、本管理制度自發(fā)布之日起實施。 公司制度檔案管理制度11 第一條為加強檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應(yīng)用檔案信息，制定本制度。 其次條本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存

53、價值的文件、批件、標(biāo)書、紀(jì)要、圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。 第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負(fù)責(zé)工程類檔案信息的收集、收拾、報送、存檔、應(yīng)用及管理工作。 第四條調(diào)度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標(biāo)單位、設(shè)計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負(fù)責(zé)相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、收拾、裝訂、審核與報送工作。 第五條各種檔案信息資料應(yīng)按要求分類編碼保存，要注重防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當(dāng)?shù)耐L(fēng)。詳細(xì)要求參照公司綜合檔案管理方法。 第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應(yīng)在歸檔的同時向生產(chǎn)運行相關(guān)部門準(zhǔn)時提供

54、。 第七條舊管網(wǎng)改造時，由規(guī)劃建設(shè)管理部舉行現(xiàn)場測繪，準(zhǔn)時繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門提供。涉及調(diào)度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的，應(yīng)同步更新。 第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。 第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應(yīng)按要求歸檔。 第十條保存三年以上的工程類檔案資料應(yīng)移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪?fù)印件。 第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理方法。 第十二條本制度從二o一二年一月一日起執(zhí)行。 公司制度檔案管理制度12 第一章 總則 第一條 為了加強各級黨和國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體(以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān))檔案工作，推動機(jī)關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理，豐盛國家檔案資源，為各項工作提供有效服務(wù)

55、，按照中華人民共和國檔案法機(jī)關(guān)檔案工作條例等法律規(guī)矩，制定本規(guī)定。 其次條 本規(guī)定所稱的機(jī)關(guān)檔案，是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。 第三條 機(jī)關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)不行缺少的基礎(chǔ)性工作，是推動依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的須要條件，是庇護(hù)單位和個人合法權(quán)益、維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真切面貌的一項重要工作。 第四條 機(jī)關(guān)檔案工作采取統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。國家檔案行政管理部門負(fù)責(zé)全國機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，負(fù)責(zé)中央和國家機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。地方檔案行政管

56、理部門在上級檔案行政管理部門指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。檔案行政管理部門履行檢查職責(zé)時，以進(jìn)入相關(guān)場所檢查，咨詢有關(guān)人員，查閱、復(fù)制有關(guān)檔案資料等方式開展。中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)該按照本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導(dǎo)下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作舉行監(jiān)督、指導(dǎo)。中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)舉行監(jiān)督、指導(dǎo)時，應(yīng)該遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。 第五條 機(jī)關(guān)的所有檔案應(yīng)該集中、統(tǒng)一管理。機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)該維護(hù)檔案的真切、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)。 第六條 機(jī)關(guān)應(yīng)該加強對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體

57、規(guī)劃、和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實施、同步進(jìn)展。檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護(hù)經(jīng)費，檔案日常管理工作經(jīng)費，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費，檔案宣揚、培訓(xùn)等其他經(jīng)費應(yīng)該列入機(jī)關(guān)年度財政預(yù)算。 其次章 機(jī)構(gòu)和人員 第七條 機(jī)關(guān)應(yīng)該建立由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳(室)(或擔(dān)當(dāng)該職能的其他綜合辦事機(jī)構(gòu)，下同)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，協(xié)調(diào)處理本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重事件務(wù)和重要事項。 第八條 機(jī)關(guān)應(yīng)該按規(guī)定設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)。不具備檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)立條件的機(jī)關(guān)，應(yīng)該指定檔案工作負(fù)責(zé)部門。檔案工作負(fù)責(zé)部門的名稱應(yīng)該反映檔案工作屬性。經(jīng)同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟

58、的縣級或形成檔案數(shù)量較少的多個機(jī)關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機(jī)構(gòu)，對相應(yīng)機(jī)關(guān)的檔案舉行集中管理。 第九條 機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門(以下簡稱機(jī)關(guān)檔案部門)應(yīng)該配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，詳細(xì)擔(dān)當(dāng)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機(jī)關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)該指定人員，擔(dān)當(dāng)相應(yīng)部門文件材料的收集、收拾和歸檔工作。機(jī)關(guān)應(yīng)該建立以機(jī)關(guān)檔案部門為中心，由相關(guān)人員組成的機(jī)關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)。縣級或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)可以綜合考慮工作量等狀況，配備適當(dāng)數(shù)量的專(兼)職檔案工作人員。 第十條 機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是： (一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律規(guī)矩和方針政策，建立健全檔案工作，并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制

59、度報檔案行政管理部門備案; (二)制定并組織實施檔案工作進(jìn)展規(guī)劃或方案; (三)對機(jī)關(guān)各種文件材料的形成、堆積和歸檔工作舉行監(jiān)督和指導(dǎo)，對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作舉行監(jiān)督和指導(dǎo); (四)負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)的所有檔案并提供利用，幫助做好機(jī)關(guān)政府信息藏匿工作; (五)負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機(jī)關(guān)及所屬機(jī)構(gòu)檔案信息一體化工作，推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理; (六)接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，執(zhí)行年度制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案; (七)負(fù)責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)溝通和檔案工作人員培訓(xùn)，開展檔案宣揚、活動; (八)對檔案工作中取得突出成果的部門或個人，向機(jī)關(guān)提出表彰嘉獎建議;對

60、違背檔案管理要求的部門或個人，向機(jī)關(guān)提出處理建議。 第十一條 機(jī)關(guān)通過政府購買服務(wù)方式輔助實現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的，應(yīng)該嚴(yán)格限定社會化服務(wù)范圍，嚴(yán)格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會化服務(wù)限于檔案收拾、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會化服務(wù)應(yīng)該符合檔案服務(wù)外包工作規(guī)范(DA/T68)規(guī)定。 第十二條 檔案工作人員應(yīng)該為機(jī)關(guān)正式在編人員，且政治牢靠、遵紀(jì)守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。檔案工作人員應(yīng)該認(rèn)識機(jī)關(guān)工作，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)學(xué)問背景，并定期參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)