辦公室操作手冊

1、第 PAGE 77 頁 共 59頁坤業(yè)時尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號目錄目 錄版號2009年07版 辦公室管理頁號第01頁共59頁目 錄 1第一章 崗位職責2綜合管理部主任2前臺文員3第二章 工作程序1、行政方面62.1來電、來函、來訪的接待工作 62。2辦公用品管理工作72.3文件、文檔的管理工作112。4文件的收發(fā)142.5通用公文的撰寫及行政人事制度的修訂工作142.6公司日常的行政督察工作142。7工作服管理規(guī)定152.8公司供應(yīng)商的選擇及維護工作162。9公司各部門電腦的維護與保養(yǎng)工作162.10會議管理規(guī)定 182。11固定資產(chǎn)物質(zhì)的管理 212.12公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事宜 242、

2、人事方面25 2.1人事相關(guān)手續(xù)的辦理 252.2公司員工社保的辦理 342。3每月工資的核算及考勤的匯總工作 362.4員工通訊號碼管理 382。5員工檔案管理 392。6勞動合同管理規(guī)定 40第三章 招聘錄用管理規(guī)定41第四章 員工婚喪喜慶福利給付辦法46第五章 員工異動管理規(guī)定48第六章 員工個人績效考核管理制度52第七章 公司來賓參觀接待規(guī)定54第八章 公司保密制度55第九章 宿舍管理制度57坤業(yè)時尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第一章崗位職責版號2009年07版辦公室管理頁號第02頁共59頁綜合管理部主任一、工作區(qū)域:行政辦公區(qū)、現(xiàn)場辦公區(qū)、其他二、匯報對象：總經(jīng)理三、工作內(nèi)容：人力資源：

3、1、負責公司各部門人員招聘管理體系的建立和完善，保證招聘質(zhì)量和效率，依據(jù)招聘效果提出合理化建議2、根據(jù)公司目標確定的所需員工條件,通過規(guī)劃、招聘、考試、培訓(xùn)、測評、選拔、獲取企業(yè)所需人員。3、監(jiān)督指導(dǎo)各用人部門對試用期員工的培訓(xùn)，評價工作,審核試用期員工轉(zhuǎn)正評價。4、組織公司勞動合同管理和人事檔案管理工作,根據(jù)員工異動情況及時進行更新,并在每月8日前完成工資的審核，員工社會保險繳納。5、建立和完善公司薪酬管理體系,設(shè)計公平合理,有競爭力的員工薪酬方案，負責員工薪酬定級、晉升和降級管理。6、建立和完善健全的績效考核制度，負責員工月/半年和年度績效考核工作.7、組織公司各部門進行績效考核并予以指導(dǎo)

4、和監(jiān)督，協(xié)助總經(jīng)理對各部門負責人及員工考核，做好考核結(jié)果匯報、審核和歸檔管理工作.8、建立完善的員工培訓(xùn)體系，根據(jù)個人、工作、企業(yè)的需要制定培訓(xùn)計劃，選擇培訓(xùn)的方式和方法，對培訓(xùn)效果進行評估；制定和實施公司年度培訓(xùn)計劃并監(jiān)督。不斷改善內(nèi)部管理工作，提高員工綜合素質(zhì)和部門工作績效。9、負責幫助員工制定個人發(fā)展計劃，使個人的發(fā)展與企業(yè)的發(fā)展相協(xié)調(diào)，滿足個人成長的需要.10、負責勞動合同管理、勞動糾紛處理和勞動者工作心態(tài)建設(shè).11、依據(jù)綜合部行政文員核定的價格及供應(yīng)商信息，完成各類物資的采購工作.12、定期匯總、編制人力資源管理的相關(guān)統(tǒng)計表和統(tǒng)計報告。13、修訂、制定公司各項人力資源管理制度和管理辦

5、理辦法，建立制度化、規(guī)范化的人力資源管理體系。14、編制、修改和完善各部門、崗位職責說明書，合理規(guī)劃崗位職責。15、負責對分公司人力資源管理情況進行檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)工作.項目拓展:1、在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下負責企業(yè)具體管理工作的布置、實施、檢查、督促、落實執(zhí)行情況;2、在公司經(jīng)營計劃、銷售策略、資本運作等方面向總經(jīng)理提供相關(guān)解決方案；3、協(xié)助總經(jīng)理調(diào)查研究、了解企業(yè)經(jīng)營管理情況并提出處理意見或建議，供總經(jīng)理決策；4、協(xié)助總經(jīng)理制定戰(zhàn)略計劃、年度經(jīng)營計劃及各階段工作目標分解5、搜集新項目信息及項目素質(zhì)初步評判，對項目實地考察及調(diào)研，完成新項目的可行性研究；6、負責前期合作條件談判、新項目的規(guī)劃、政策風險

6、評估及建議;7、從城市規(guī)劃、經(jīng)濟、投資、人口、未來發(fā)展等方面展開持續(xù)的跟蹤、研究，對當?shù)厥袌鲋饕母偁帉κ终归_分析；8、負責簽約及獲取項目權(quán)屬、規(guī)劃手續(xù)的完善等.坤業(yè)時尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第一章崗位職責版號2009年07版辦公室管理頁號第03頁共59頁總經(jīng)理助理一、工作區(qū)域：行政辦公區(qū)、現(xiàn)場辦公區(qū)、其他二、匯報對象：總經(jīng)理三、工作內(nèi)容:行政管理：負責行政部的各項管理工作，對各部門的工作是否按照工作手冊執(zhí)行進行監(jiān)督、指導(dǎo)、考核。協(xié)助總經(jīng)理對公司運作與各職能部門進行管理、協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門關(guān)系，起到承上啟下的作用;負責完善公司管理條款及規(guī)章，建立標準化管理流程;負責各類通用公文的撰寫及管理制度的

7、擬定、下發(fā)及督導(dǎo)；負責外部文件的收取、專遞的準確及時有序。擬訂公司工作計劃（年度、月度、季度）、總結(jié)、制度等各類文件的起草與審核。每月依照各部門工作計劃及會議決議落實情況對各部門主管人員檢查、考評.協(xié)助經(jīng)理、總經(jīng)理處理日常工作，協(xié)助各部門認真及時地貫徹落實公司的各項工作決策和指令。各項規(guī)章制度的制定及執(zhí)行情況的落實情況的監(jiān)督與檢查。對外來文件及內(nèi)部文件進行簽署意見交由總經(jīng)理閱批定稿.負責固定資產(chǎn)的管理,建立資產(chǎn)臺賬和出入庫登記帳；配合財務(wù)部按季度對公司資產(chǎn)進行盤點;根據(jù)公司檔案、文件管理制度，定期按類別對公司所有文書、檔案建立檔案歸檔；每年1月對檔案及現(xiàn)行制度進行修訂匯編；負責公司所有辦公、經(jīng)

8、營設(shè)備及用品的計劃、購置、發(fā)放和使用管理。負責采購物資的供應(yīng)商篩選及采購價格的核定，提供成本控制，做到計劃有序，使用節(jié)約、賬目清晰、程序規(guī)范。負責公司會議、各類活動的策劃，組織及文案工作；負責公司對外的聯(lián)絡(luò)和外單位的接待工作；負責公司內(nèi)部各類數(shù)據(jù)(支出費用、物資、固定資產(chǎn)、行政督查、業(yè)態(tài)、采購、庫存情況等）匯總分析；項目拓展：1、在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下負責企業(yè)具體管理工作的布置、實施、檢查、督促、落實執(zhí)行情況；2、在公司經(jīng)營計劃、銷售策略、資本運作等方面向總經(jīng)理提供相關(guān)解決方案；3、協(xié)助總經(jīng)理調(diào)查研究、了解企業(yè)經(jīng)營管理情況并提出處理意見或建議,供總經(jīng)理決策；4、協(xié)助總經(jīng)理制定戰(zhàn)略計劃、年度經(jīng)營計劃及各

9、階段工作目標分解5、搜集新項目信息及項目素質(zhì)初步評判，對項目實地考察及調(diào)研,完成新項目的可行性研究；6、負責前期合作條件談判、新項目的規(guī)劃、政策風險評估及建議；7、從城市規(guī)劃、經(jīng)濟、投資、人口、未來發(fā)展等方面展開持續(xù)的跟蹤、研究，對當?shù)厥袌鲋饕母偁帉κ终归_分析；8、負責簽約及獲取項目權(quán)屬、規(guī)劃手續(xù)的完善等.坤業(yè)時尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第一章崗位職責版號2009年07版辦公室管理頁號第04頁共59頁權(quán)限與責任：一、權(quán)限:1、對 HYPERLINK /tag/208440707/ t ”_blank 公司管理方案具有提案權(quán)、建議權(quán)；2、對年度培訓(xùn)計劃、人事安排具有提案權(quán)；3、對公司各項 HY

10、PERLINK ”/tag/200718872/ t ”_blank 管理制度及方案有執(zhí)行及考核權(quán)；4、依據(jù)公司制度及工作標準有獎懲權(quán)。二、責任：1、將公司的各項規(guī)定及政策落實到各部門；2、協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系;3、負責上級公司及相關(guān)部門的聯(lián)絡(luò)與溝通。坤業(yè)時尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第一章崗位職責版號2009年07版辦公室管理頁號第04頁共59頁前臺文員一、工作區(qū)域：行政辦公區(qū)、現(xiàn)場辦公區(qū)、二、匯報對象：辦公室主任三、工作內(nèi)容：1、來電、來函、來訪的接待工作;組織安排公司的各類工作會議；2、通用公文的撰寫及行政制度的修訂工作；文件、文檔的管理工作；3、公司日常的行政督察工作；各部門電腦的維護與

11、保養(yǎng)工作；4、負責各部門工作的協(xié)調(diào)、溝通，處理各類日常行政事務(wù);5、負責各部門辦公用品、設(shè)備等的申購、核價；6、按照企業(yè)年度費用預(yù)算,嚴格控制各項行政費用支出，控制費用成本；7、每月23日收各部門辦公用品的申領(lǐng)單，審核用量情況；并于28日下發(fā)。8、負責綜合部庫房的管理，包括物資的分類,辦理物資的出入庫，進出臺帳,定期盤點等;9、公司相關(guān)供應(yīng)商的選擇與維護工作；10、每周六下午匯總各部門周工作總結(jié)，以及每周會議紀要的記錄與下發(fā)；11、每日下午4點以后的文件收發(fā)工作；每日、每周、每月應(yīng)完成的工作:每日對前臺文員編寫的各類文件檢查、修改；每周至少兩次檢查商管部人員工作執(zhí)行情況，并出據(jù)檢查報告；每周一

12、做好工作會議的會議記錄，并在周二將會議紀要及會議決議落實表下發(fā)給各部門負責人；每季度與財務(wù)部、總經(jīng)辦、商管部人員對公司的物資與空鋪、廣告位進行清查工作；每月對照各部門負責人的工作計劃及會議決議落實情況進行檢查，并出具檢查結(jié)果交總經(jīng)理審核;每月審核各部門辦公用品使用情況;做好辦公設(shè)備領(lǐng)用和日常的維護;每月對現(xiàn)場業(yè)態(tài)進行盤點。每月對商管手冊，租戶手冊，租賃合同，維修情況進進行盤點,匯報。每月編輯內(nèi)部期刊一份.每周需完成工作事項：每周二:行政檢查每周五： 行政檢查（早上）收各部門本周工作總結(jié);每周六:會議紀要發(fā)給楊總審核后，下發(fā)各部門主管。隨機抽查一天做行政檢查。坤業(yè)時尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第一

13、章崗位職責版號2009年07版辦公室管理頁號第04頁共59頁每月需完成工作事項：每月23日將各部門上交的下月辦公用品申領(lǐng)單給辦公室主任審核，總經(jīng)理審批；每月25日通知各部門負責人上交當月工作總結(jié)及下月工作計劃;每月28日收各部門上月用紙匯總、合同、租戶手冊使用情況（附明細）；每月30日將各部門的匯總及說明上交給辦公室主任;坤業(yè)時尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第一章崗位職責版號2009年07版辦公室管理頁號第04頁共59頁人事專員一、工作區(qū)域:行政辦公區(qū)、現(xiàn)場辦公區(qū)、二、匯報對象:辦公室主任三、工作內(nèi)容：管理員工考勤檔案，及時辦理新員工指紋錄入工作；審核各部門提交的考勤異動單,每月5日前完成全體員工

14、的考勤核對工作；負責管理員工餐券使用,每月1號整理、審核上月員工餐費、夜班補助情況；每月8號前完成上月工資的核算,包括考勤扣款、異動補休情況、行政獎罰、餐費補助、績效考核等負責公司招聘工作，包括制訂招聘計劃、發(fā)布招聘信息、收集資料、篩選資料,并對面試人員進行初次篩選；協(xié)助辦公室主任完成求職者復(fù)試、筆試及入職培訓(xùn)工作；負責新進人員的入職、任免、離職等人事手續(xù)的辦理；負責擬定員工培訓(xùn)、轉(zhuǎn)正、考核、勞動合同簽定等人事工作計劃,并協(xié)助辦公室主任在規(guī)定日期內(nèi)完成 員工培訓(xùn)、考核等人事工作;負責管理公司員工考勤、差假、獎懲等人事工作的辦理;建立公司人事檔案；負責管理和更新公司所有員工的檔案，所有的檔案均進

15、行編號，有序排放；負責公司員工薪酬、福利、社會保險等工作的綜合管理；嚴格遵守社保機構(gòu)勞動保險繳費基數(shù)和繳費比 例，做好公司所有員工的保險工作，不出現(xiàn)漏人、漏項、錯入等情況；準確及時辦理各項保險上繳停繳、 補繳等業(yè)務(wù)工作參與制定、調(diào)整、修訂薪酬福利政策與考核制度等，并在制度實施過程中追蹤完成效果。參與制訂員工培訓(xùn)計劃，組織員工培訓(xùn)實施，指導(dǎo)、檢查各部門的培訓(xùn)計劃的實施與考核;負責公司考核制度的具體實施，收集各部門考核、績效反饋;參與員工做好思想溝通，并建立工作報表,組織各類員工活動；每半個月不定期對員工宿舍進行檢查； 負責協(xié)助行政文員完成各類物資的采購工作；完成上級交付的其他工作任務(wù)。每日、每周

16、、每月應(yīng)完成的工作：根據(jù)各部門需求篩選合適的招聘渠道完成人員招聘;根據(jù)招聘崗位職責要求，篩選求職者簡歷及完成初次面試;建立員工檔案管理，依據(jù)人員變動及時更新員工檔案，不能有漏記等現(xiàn)象;協(xié)助辦公室主任完成求職者復(fù)試、筆試及入職培訓(xùn)工作；每月協(xié)助辦公室主任根據(jù)員工動態(tài)不定期的與員工進行面談；審核公司各部門人員的考勤單據(jù)；每月5日完成公司上月員工工資表的制作；坤業(yè)時尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第一章崗位職責版號2009年07版辦公室管理頁號第04頁共59頁對員工勞動紀律、著裝等的監(jiān)管；做好采購物資的核價與采購;及時辦理員工到期勞動合同續(xù)簽和中止及退保等手續(xù)。每月月底前收集各部門績效考核表匯總，并對員工

17、進行考核；每半個月不定期對員工宿舍進行檢查；每日需完成的工作事項：每日早上9：309:40向辦公室主任匯報當日工作安排；招聘信息的刷新及簡歷的查看； HYPERLINK ” 郵箱的清理,及企業(yè)郵箱的查看；每月需完成工作事項：每月1號將考勤機的數(shù)據(jù)倒出來,另將上月通知匯總打包發(fā)至各部門；每月8日將已完成（辦公室主任、財務(wù)審核過）的上月工資、考勤匯總及相關(guān)資料上交經(jīng)總經(jīng)理審核；每月15日更新人事檔案；每月16日下發(fā)上月工資；每月28日準備需開通的短號；每月30日將下月需轉(zhuǎn)正人員、需買社保人員的名單、過生日名單上交給辦公室主任。坤業(yè)時尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類）版號2009年0

18、7版辦公室管理頁號第06頁共59頁A、行政類工作(一）、來電來訪的接待工作1、來電：1）求職類：你好，坤業(yè)時尚百貨商業(yè)A、對于職位未招滿的，“請問你是在哪個網(wǎng)站上看到我們的招聘信息的，請你把簡歷投到的相關(guān)郵箱,我們收到簡歷審核后通知面試的“.B、對于職位已招滿的,“抱歉，該職位已招滿”.2）推銷類:你好，坤業(yè)時尚百貨商業(yè) A、公司可能需要的，“請留下您的電話號碼,我們?nèi)缬行枰瑫?lián)系的”。B、公司不需要的，“我們公司有專門負責此業(yè)務(wù)的合作單位，謝謝！3）公司內(nèi)部員工找各部門的：“請稍等,我?guī)湍戕D(zhuǎn)接一下?！?）找總經(jīng)理的的：“請問您有預(yù)約嗎？” A、有預(yù)約的:“請稍等，我?guī)湍D(zhuǎn)接一下。”B、

19、沒用預(yù)約的：“您所說有情況我?guī)湍D(zhuǎn)告，您方便留下您的電話嗎,一有結(jié)果我會在第一時間回復(fù)您的?！?、來訪:1）商戶：找總經(jīng)理的：“請問您有預(yù)約嗎？” A、有預(yù)約的:“請稍等,我?guī)湍▓笠宦?。B、沒用預(yù)約的：“不好意思,楊總現(xiàn)在不在，如您找她有事,請事先預(yù)約。請問您有什么事我可以幫您轉(zhuǎn)達的嗎？”2）推銷：“請留下您的相關(guān)資料，我們?nèi)缬行枰獣?lián)系的?！崩I(yè)時尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類)版號2009年07版辦公室管理頁號第07頁共59頁(二)辦公用品管理工作發(fā) 放購 買總經(jīng)理審批申 購 流程辦公用品申購A、對于一般的常使用的辦公用品：年初由行政部按各部門上年月使用量及參考前年

20、度的辦公用品總使用量來計算出本年度的辦公用品總量，交由綜合管理部主任核實,由總經(jīng)理審批后統(tǒng)一時間購買。如下表： _年度辦公用品申購計劃表名稱上年使用數(shù)量本年計劃使用量庫存數(shù)量實際需購買的數(shù)量單位單價備注部門經(jīng)理/主管簽字: 總經(jīng)理審批：B、對于個別部門特殊使用的辦公用品，如計算器、訂書機等物品按部門需求分配，由各部門上交物資申購單,其使用經(jīng)總經(jīng)理批準后方可申請購買。如下表： 物資申購單編號：申購人申購人部門申購人崗位物品名稱單位申購日期物品類別單價擬到位時間申購原因品牌型號供應(yīng)商（聯(lián)系方式）備注部門經(jīng)理意見綜合部意見總經(jīng)理意見坤業(yè)時尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類）版號2009

21、年07版辦公室管理頁號第08頁共59頁2、辦公用品的采購：綜合管理部按已批準的_年度辦公用品申購計劃表擬定的詳單，安排日期到批發(fā)市場統(tǒng)一購買；3、辦公用品申領(lǐng)：各部門于每月23日上交部門所需的辦公用品申領(lǐng)單至行政部,行政部交由綜管理部主任核實，然后交至總經(jīng)理審批。如下表:（物資申領(lǐng)單)部 門名稱數(shù)量金額用 途申請人使用人備 注正常/超量審核人： 審批人：4、辦公用品發(fā)放流程（針對公司現(xiàn)有辦公用品）； 41部門集體領(lǐng)用的針對易耗品：中性筆/筆芯、筆記本，行政部依據(jù)各部門上交的物資申領(lǐng)單和實際使用情況于每月28日下發(fā)各部門所需物品； 4。 2綜合部參照各部門每月辦公用品預(yù)算及用途來發(fā)放相關(guān)物品.

22、備注：1）所有超過規(guī)定數(shù)量的物品需由部門主管/經(jīng)理簽字確認后交由楊總簽字確認行政部方可發(fā)放相關(guān)物品;2）下發(fā)的辦公用品行政部需 上登記出庫、入庫，以便日后結(jié)算查詢；3）各部門所領(lǐng)用的物品均需在物品領(lǐng)用登記表上登記，以便匯總各部門辦公用品使用情況。 4）員工離職時須辦理相關(guān)文具移交手續(xù),如計算器、磁盤、筆筒、訂書機等,否則視情況扣除相應(yīng)工資。財務(wù)部月初負責跟據(jù)行政部的物品領(lǐng)用登記表統(tǒng)計各部門當月辦公用品的領(lǐng)用情況，并在月底提供一份“預(yù)算執(zhí)行情況對比表”給部門負責人，由部門負責人進行控制,各部門辦公費用如超出全年預(yù)算的，由部門負責人進行解釋。5、關(guān)于辦公用紙的管理辦法5.1辦公用紙管理者：辦公用紙

23、的申購與發(fā)放由行政人事部文員負責管理。5.1.1辦公用紙由各部門文員負責保管，每位員工都有義務(wù)注意勤儉節(jié)約杜絕浪費，一般非正式文件宜用雙面復(fù)印、打印;打印草稿宜用廢紙背面，可重復(fù)使用的物品盡量重復(fù)使用.有用紙需求的員工需在打印/復(fù)印登記表上登記用途及用量后由文員發(fā)放紙張, 打印/復(fù)印登記表（格式如下: 序號領(lǐng)用日期入庫出庫打印內(nèi)容領(lǐng)用人所屬部門結(jié)算備注1年 月 日 2年 月 日3年 月 日 4年 月 日 5年 月 日 6年 月 日7年 月 日 8年 月 日 9年 月 日10年 月 日 11年 月 日 12年 月 日13年 月 日填寫要求：關(guān)于打印內(nèi)容一項，需要寫明細，如“合同：1F001轉(zhuǎn)租合

24、同4份、“通知：關(guān)于事宜的通知”、“員工手冊用于某某員工,方便日后填寫辦公用紙月度統(tǒng)計表,如填寫不清晰，辦公用紙管理者有權(quán)不予發(fā)放打印紙。坤業(yè)時尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類）版號2009年07版辦公室管理頁號第09頁共59頁5。2申領(lǐng)流程：5.2。1各部門于每月28日將上月用紙匯總表上交給行政部，由行政部審核，按月度定量由發(fā)放.若有特殊原因不夠用的，寫用紙申請情況說明，待總經(jīng)理批準后方可下發(fā)。5.2。2各部于每月23在辦公用品申領(lǐng)單上附上本月辦公用紙統(tǒng)計明細及當月打印/復(fù)印紙登記表、辦公用紙月度統(tǒng)計表（見下表）內(nèi)容含領(lǐng)用部門、辦公用紙各用途用紙量及用紙明細,并以電子檔形式發(fā)

25、送至辦公室前臺處，按下例統(tǒng)計：辦公用紙 月度統(tǒng)計表部門：_部 序號用途明細用紙量備注1打 印18218小計363通知關(guān)于事宜24致1F011商戶函3小計5總計415。3發(fā)放流程：5.4。1對各部門月度打印紙進行定量，具體如下：總經(jīng)辦、財務(wù)部、法務(wù)部（有訴訟案件的情況下另行申請）、行政部合計月度用紙量為300張/月；（拓展部用紙量為600張/年,用于項目資料及平面圖）商場管理部月度用紙量為300張/月（商戶有打印需求按0。5元/張收費）；3)招商部月度用紙量為150張/月；4）企劃部月度用紙量為50張/月。6關(guān)于辦公電話的管理辦法6.1辦公電話管理者:辦公電話的統(tǒng)計工作由財務(wù)部負責管理.6。2辦

26、公電話的管理規(guī)定：坤業(yè)時尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類)版號2009年07版辦公室管理頁號第10頁共59頁6.2。1。辦公電話嚴禁撥打私人電話或各種聲訊臺。6。2。2。各部門員工使用電話需填寫電話使用明細登記表，包括：撥打電話對象、號碼、撥打時間、通話時長及事由。6。2。3。由財務(wù)部根據(jù)日常電話費用，做每月平均消費范疇。以后按照此范圍來核實各部門每月話費情況.表格如下：辦公電話使用明細登記表序號使用時間撥打?qū)ο髶艽蛱柎a事由通話時長使用人簽字備注1年 月 日 時 分2年 月 日 時 分3年 月 日 時 分4年 月 日 時 分5年 月 日 時 分6年 月 日 時 分7年 月 日

27、時 分8年 月 日 時 分7、空調(diào)的管理規(guī)定目的：為切實加強辦公室空調(diào)用電管理,確保我公司空調(diào)安全運行，更好地為員工提供良好的辦公環(huán)境，達到勤儉節(jié)約、節(jié)能減排、安全使用原則。對象:公司寫字樓辦公室所有員工。內(nèi)容:7。1、辦公室共4個中央空調(diào)開關(guān)，分別在總經(jīng)理辦公室、副總經(jīng)理辦公室、財務(wù)辦公室、會議室，由綜合部文員負責中央空調(diào)開關(guān)，綜合部主任負責監(jiān)督與檢查,其他人員均無權(quán)限開啟空調(diào)。7.2、辦公室空調(diào)使用依據(jù)氣象臺溫度預(yù)報，夏季室外氣溫達到30以上，冬季室外溫度低于5以下，可啟用空調(diào)。7。3、在規(guī)定開啟空調(diào)溫度以外,綜合部沒有通知使用空調(diào)時，不準開啟使用空調(diào)，對隨意開啟空調(diào)者，綜合辦將處以罰款處

28、罰。7.4、空調(diào)的啟用時間為星期一至星期六的上午9:30至下午17:30，其它時間確需使用須報綜合辦公室批準。7.5、下班時綜合部文員負責空調(diào)開關(guān)，應(yīng)及時關(guān)閉空調(diào)，如因特殊原因未能關(guān)閉空調(diào)，通知綜合辦主任，綜合辦主任下班時檢查空調(diào)及電源是否關(guān)閉,并關(guān)好門窗，確保公司財產(chǎn)安全。7。6、空調(diào)的啟用嚴格按照操作規(guī)范開啟，嚴禁在夏天開啟制熱或冬天開啟制冷,否則將對空調(diào)造成損壞，影響其正常使用。7.7、為節(jié)約能耗和延長空調(diào)使用壽命,空調(diào)開啟后，設(shè)置的溫度要適中，制冷溫度不得低于25，制熱溫度不得高于20，以免空調(diào)長時間工作，影響正常使用。7.8、空調(diào)開啟時，非因特殊原因禁止開門窗,如需通風換氣應(yīng)先關(guān)閉空

29、調(diào)。7。9、空調(diào)運行期間，如發(fā)現(xiàn)空調(diào)效果不好、漏水、有異常響聲、異常氣味等情況，由綜合部及時聯(lián)系大廈物業(yè)前來檢修.8、其他物品的管理： 81根據(jù)工作需要，需將相關(guān)物品拿出公司的(如打印機需外出綜合維修的)，需填寫放行條（如下內(nèi)容）,經(jīng)總經(jīng)理蓋章后方可拿出公司；放 行 條物品:_用途:_經(jīng)我公司審核證明,準許放行。 坤業(yè)時尚百貨商業(yè)經(jīng)營管理有限公司 年 月 日8.2公司一次性茶杯只供來客使用，公司員工應(yīng)自帶茶杯,不得使用一次性茶杯；83名片的負責制作：按工作的需要提出申請,經(jīng)部門經(jīng)理/主管批準后，申請人須提交詳細資料,由行政部統(tǒng)一安排、定點印刷。坤業(yè)時尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行

30、政類)版號2009年07版辦公室管理頁號第11頁共59頁 9、文件、文檔的管理工作對于各文件按類型分類，裝在指定的檔案袋，便于日后查找。文件領(lǐng)用登記表格式如下：序號交接時間文件名稱文件編號送交人接收人備注1年 月 日 時2年 月 日 時3年 月 日 時4年 月 日 時5年 月 日 時6年 月 日 時7年 月 日 時8年 月 日 時9年 月 日 時目的:為了加強文件、文檔的管理,提高文件查閱速度，便于及時了解及更新公司制定的各項規(guī)章制度。對象：綜合部文員。內(nèi)容：1、工作基本原則：集中管理與分散管理向結(jié)合，以集中管理為主，即公司文書檔案由辦公室集中統(tǒng)一管理,檔案（已交辦公室的除外）分別由相關(guān)部門管

31、理，以便于及時使用，維護檔案的完成與安全。2、歸檔的文書包括：2.1、公司與有關(guān)部門、單位來往信件、各種協(xié)議書、合同等2.2、公司會議原始記錄、紀要和決定（包括發(fā)布的通知、任免、獎勵以及全公司的規(guī)則制度）2.3、公司制定的計劃、統(tǒng)計、工作總結(jié)；2.4、公司主持召開的各種專業(yè)會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話，文件和會議總結(jié)、紀要；2.5、公司各部門的發(fā)文；2。6、其他具有保存價值的文件材料，重要的工作經(jīng)驗材料;2.7、影音、錄音、視頻文件3、歸檔要求3。1、歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔。3.2、檔案標題要簡明準確,整理好的案卷要確定案卷的保管時間，原則上分

32、永久、長期（10年以上)、短期(5年以上）三種3.3、檔案歸檔要求進行裝訂，編號、填寫檔案目錄備考表.4、檔案分類4.1、檔案分類應(yīng)視文件內(nèi)容、部門組織等因素，按綜合部,財務(wù)部，商管部，招商部三大類。先以部門區(qū)分，然后依檔案文件性質(zhì)分為若干大類,例如：綜合部檔案分為行政管理類、人事管理類。再同類中依序分為若干小類,例如：行政管理類分為公司制度、物資管理。4.2、檔案分類應(yīng)力求切合實際.如因檔案文件較多三級分類不夠,應(yīng)用時，須在第三級之后設(shè)第四級“細類.如檔案不多，也可僅使用“部門”及“大類”或“小類”兩級。4。3、同一“小類”的檔案以裝訂于一個檔案夾為原則,如檔案較多,一個檔案夾不夠使用，可分

33、為兩個以上檔案類裝訂，并于“小類”之后增設(shè)“卷次”編號，以便查找.4。4、每個檔案夾封面內(nèi)應(yīng)設(shè)“目次表”，檔案歸檔時依序編號、登錄，并以每一檔案一個目次編號為原則。5、檔案名稱5.1、檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以從分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇,不能籠統(tǒng)含糊。5.2、各級分類,卷次及目次的編號,均以十進位阿拉伯數(shù)字表示，其位數(shù)使用視檔案多少級增長情況決定.5.3、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制“檔案分類編號表將所有分類編號表“，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱.5。4、檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空擋，以備將來公司擴大,隨時增補

34、只用。5。5、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)先討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。6、檔案編號6.1、新檔案,應(yīng)從“檔案分類編號表“查明該檔案所屬類別及卷次、目次順序，以此來編列檔案號.6.2、檔案如何歸檔歸屬前檔案,應(yīng)查明前檔案的檔案號并予以同號編列.6。3、檔案號以一檔案一號為原則,遇有一檔案件敘述事或一檔案歸檔多類，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔案號。6。4、檔案號應(yīng)自在右而左編列,左邊裝訂的檔案，應(yīng)將檔案號填寫于檔案首頁的右上角；7、檔案整理7。1、檔案文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔案夾內(nèi)。7。2、檔案夾背脊應(yīng)標明檔案夾

35、所含檔案的分類編號及名稱，以便查閱。8、保存期限文件保存期限除本公司其他規(guī)定特定者外，依下列規(guī)定辦理；8。1、永久保存公司章程股東名冊組織規(guī)程及辦事細則董事會及股東會記錄財務(wù)報表不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債券憑證工程設(shè)計圖其他經(jīng)核定須永久保存的文書 8。2、10年保存 （1)預(yù)算、決議書類 （2）會計憑證 （3）事業(yè)計劃資料 （4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書 8。3、5年保存 （1)期滿或解除的合同 （2)其他經(jīng)核定保存5年的文書 9、檔案管理相關(guān)要求9。1、檔案文件材料按照批復(fù)的在前、請示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，重要制度性文件的歷次搞件序列在定稿之后，檔案結(jié)論，決定、判定性文

36、件在前，依據(jù)材料在后的順序排列。9。2、跨年度的請示與批復(fù)，有批復(fù)的放在批復(fù)回復(fù)年立檔，沒有批復(fù)的放在請示年立檔,跨年度會議文件放在會議開幕年立檔；跨年度的規(guī)劃放在第一年立檔；跨年度總結(jié)放在最后一年立檔；附檔案管理分類表格:檔案分類表一級類目名稱二級類目名稱編號三級類目名稱基本范圍綜 合 部一、行政管理類ZXGL公司管理制度檔案管理制度、固定資產(chǎn)管理制度、物資采購制度、維修管理制度、各類制度的補充通知員工管理制度工裝管理制度、工作餐及餐票管理制度、員工考勤制度 管理工作各部門周總結(jié),會議紀要,月度工作計劃，年度工作計劃與總結(jié)等ZX-WZGL 物資管理物資申購單、鑰匙領(lǐng)用單、月度領(lǐng)用表、辦公用品

37、申領(lǐng)，固定資產(chǎn)盤點表,辦公用品盤點表二、人事管理類ZXGLJF獎懲通知工作過失、行政處罰、ZXGLRS考勤通知節(jié)假日放假通知人事異動通知調(diào)崗、調(diào)任通知、解聘開除通知績效考核通報商 管 部三、商場管理類ZXSC-商場工作流程新進商戶移交手續(xù)辦理的通知、合同辦理的通知、轉(zhuǎn)租管理的通知商場管理制度合同填寫規(guī)范通知、對轉(zhuǎn)租管理的通知、商戶考勤管理通知、租金減免優(yōu)惠的通知四、商場經(jīng)營管理類ZX-SC_J商鋪租賃價格商鋪價格表、調(diào)價通知商鋪管理清鋪表、借鋪甩貨、催收租金、續(xù)租表、退場申明、催簽合同、換鋪通知、五、商場物業(yè)管理類ZX-SC_W裝修裝修期通知、掛面改造、整改通知書物業(yè)管理商鋪改造方案招 商 部

38、 六、招商類ZXZC招商任務(wù)招商考核任務(wù)招商價格不續(xù)租商戶重新招商價格表招商政策附注:員工借閱任何公司的文件，需在文件/物品借出登記表上簽字確認；文件/物品借出登記表序號借出日期物品名稱型號借用者簽名歸還日期備注1年 月 日2年 月 日3年 月 日4年 月 日5年 月 日6年 月 日10、文件的收發(fā)101、于每日上午10：30時與法務(wù)和總經(jīng)辦檔案管理員交接文件，下午15：00時與總經(jīng)辦檔案管理員對接已蓋章的需下發(fā)的文件，在16：00時將公司審批后的文件交至商管前臺客服員處，由商管部前臺客服員通知各部門文員于下午17點00分到前臺客服員處領(lǐng)取已審批的文件，并收取各部門需遞交到公司的審批、蓋章、存

39、檔的文件，并在文件簽收表上簽字確認；102、為了文件傳達的及時性及保密性，現(xiàn)公司決定由公司文員直接與招商部文員對接，流程同上;103、公司若臨時有緊急文件需下發(fā)到相關(guān)部門的,可以先以掃描件發(fā)至相關(guān)部門，下午16：00文件交接時再補發(fā)紙檔文件；相關(guān)部門若有緊件交總經(jīng)理審批的，可將文件掃描件放至行政部，并在文件上注明：急件以及審批時間結(jié)點?？偨?jīng)理審批后將蓋章或簽字確認的文件先以電子檔掃描件的形式發(fā)至相關(guān)部門，另由行政部文員于當日16：00文件交接時將復(fù)印件送補發(fā)給各部門.若緊急但卻不能發(fā)掃描件的，由各部門安排工作人員送到公司；11、通用公文的撰寫及行政人事制度的修訂工作 11、1、根據(jù)公司要求，撰

40、寫通用公文并張貼； 11、根據(jù)公司要求,對現(xiàn)有行政人事制度進行修訂。坤業(yè)時尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類）版號2009年07版辦公室管理頁號第12頁共59頁12、公司日常的行政督察工作12、1、檢查周期:每周固定兩次，即星期二、星期五、臨時抽查一次；12、2、檢查內(nèi)容:員工的著裝、工牌、用餐、辦公室衛(wèi)生、離崗及吸煙情況進行檢查，若有違規(guī)處罰具體標準如下：12。3著裝:員工在上班時間內(nèi)統(tǒng)一著公司工作服,沒有定做工作服的試用期員工應(yīng)著正裝，否則處罰100元/次；12.2工牌：所有員工應(yīng)佩戴公司統(tǒng)一發(fā)放的工牌,否則處罰100元/次；12。3用餐：在上班時間內(nèi)不得用餐，否則處罰100

41、元/次；12.4辦公室衛(wèi)生：物品擺放整齊，桌面、地面干凈，電腦屏幕無污,否則處罰50元/次12.5離崗：在工作時間內(nèi)未經(jīng)批準離開工作崗位即為離崗，離崗的檢查方式為使用對講機進行呼叫，否則處罰100元/次；126吸煙:在商場內(nèi)不得吸煙，若有發(fā)現(xiàn)，處罰100元/次。12. 7 商場衛(wèi)生：依據(jù)商管部提供的保潔檢查表復(fù)檢衛(wèi)生情況。應(yīng)注意事項：當日將檢查結(jié)果上報辦公室主任，于每周6下班前以文件形式擬出行政檢查結(jié)果,下發(fā)至各部門,并登記獎懲匯總表。坤業(yè)時尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類）版號2009年07版辦公室管理頁號第15頁共59頁12、工作服管理規(guī)定原則 :員工試用期滿后，公司統(tǒng)一量

42、身訂購工作服標準為夏裝2套，冬裝2套；工作服使用年限為3年，分2批發(fā)放。由公司及個人各支付總金額50的形式,個人承擔費用分3個月在工資中抵扣.公司所有已發(fā)工作服人員必須統(tǒng)一著裝上崗，即工裝、工牌、領(lǐng)帶統(tǒng)一，如有人員著裝不符合公司規(guī)定，處罰50元/次；著裝時間，按月份劃分,12月至次年2月可不著正裝,其他情況一律著工作裝。若感不適可在西服外套加外套，但外套需敞開,還未領(lǐng)到到工裝的員工也應(yīng)著正裝，參照上述規(guī)定執(zhí)行.內(nèi)容 ：1. 工服使用期限:夏裝兩年,冬裝三年，按領(lǐng)用之日起計算(年限滿后，綜合部下發(fā)第二套）.2。 服裝領(lǐng)用規(guī)定：2。1。 在入職滿一個月發(fā)放兩套夏裝。2。2. 在入職滿一個月發(fā)放第一

43、套冬裝，入職滿兩個月發(fā)放第二套冬裝。2.3領(lǐng)用的第一批工裝：2.3。1 工作期未滿1年者，離職后公司承擔部分從該員工當月工資中扣除;2。3。2工作滿一年未滿二年,離職后公司承擔金額部分的40%從該員工當月工資中扣除；2.3。3工作滿兩年后公司給予下發(fā)第三、四套夏裝；第三年公司給予下發(fā)第三、四套冬裝;不滿年限的公司不給予下發(fā)；如員工工作服破損,影響形象,員工必須自行全額購買。：2。3.3。1 第一套為夏裝則滿二年公司退回員工的自己購買款項;2.3。3.2 為冬裝則工作二年未滿三年的公司退回80%,滿三年的公司退回余下20的個人承擔款項；領(lǐng)用的第二批工裝（第二套領(lǐng)用時間算起）：2。3。4未滿兩年的

44、，離職后服裝費扣除方式與第一批扣款方式一致。2。3.5滿兩年未滿三年，2。3.5.1 為夏裝則滿二年公司退回員工的自己購買款項；2.3。5。2為冬裝則公司退回80,滿三年的公司退回余下20%的個人承擔款項；3夜保人員：入冬后，向綜合部領(lǐng)取軍大衣，離職時退還工作服，如有損壞按照價（200元/件）賠償.4工作服制作標準：4.1安保:西服280元/套黑襯衣50元/件 其他人員:男式：西服280元/套 白襯衣50元/件 女式：西服280元/套 白襯衣50元/件 注：原則上每人2套西服，2件襯衣;4.4工作服款式：4.4。1夏裝：A、非安保人員：白色襯衣； B、安保人員：黑色襯衣4。4。2冬裝：A、非安

45、保人員：顏色為湛藍色； B、安保人員:顏色為黑色;坤業(yè)時尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序(行政類)版號2009年07版辦公室管理頁號第16頁共59頁公司供應(yīng)商的選擇及維護工作（建立供應(yīng)商的檔案) 13。 1招聘：對招聘途徑的選擇及根據(jù)公司要求與其聯(lián)系； 13.2辦公用品：根據(jù)公司申購需求,與供應(yīng)商聯(lián)系；13.2.1對于需要維修的物資各部門需一個工作日內(nèi)填寫物資情況反饋單，上報綜合部,由綜合部進行情況核實，提出相應(yīng)的處理意見，交總經(jīng)理批準后,綜合部在當天聯(lián)系供應(yīng)商落實維修工作,并確定具體維修時間，確保維修的及時性。13.2.2綜合部需建立維修檔案（見附表一包括物品保修明細登記表和物品維修

46、明細登記表），明確記載物資保修期、保修范圍以及維修的時間，維修內(nèi)容,維修次數(shù),確保對維修信息的掌握。 13.2。2.1 綜合部在采購物資時應(yīng)本著貨比三家的原則，選擇質(zhì)量優(yōu),售后服務(wù)有保障的供應(yīng)商。與供應(yīng)商的洽談須明確保修范圍、保修時間，和超過保修期的費用以及簽定相關(guān)協(xié)議或合同.未達到標準可考慮變更供應(yīng)商. 13。2.2若超過保修期的物品維修費用高于成本價，綜合部應(yīng)考慮更換品牌。 13。2.3 所采購物資的出廠日期需在購買日期三個月以內(nèi)。表格如下：物品保修明細登記表序號物品名稱物品編號購買日期供應(yīng)商及其聯(lián)系方式保修期保修范圍及保修內(nèi)容保修次數(shù)保修費用供應(yīng)商簽字確認物資所屬部門使用人1234物品維

47、修明細登記表序號維修時間維修物品名稱維修物品編號供應(yīng)商及其聯(lián)系方式需維修內(nèi)容維修次數(shù)維修費用供應(yīng)商簽字確認報修部門經(jīng)手人1年 月 日2年 月 日3年 月 日4年 月 日5年 月 日 13.3電腦設(shè)備：根據(jù)公司現(xiàn)有電腦設(shè)備使用情況，如有申購需要，與供應(yīng)商聯(lián)系;134印刷廠:名片、相關(guān)手冊的印刷。14、公司各部門電腦的維護與保養(yǎng)工作14。1、關(guān)于電腦的管理辦法14。1。1總則14.1。2禁止將電腦用于個人學(xué)習或玩游戲。違反者視情節(jié)輕重給予罰款50100元，屢教不改者予以 辭退.14.1。3對于內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)的電腦，任何人在未經(jīng)批準的情況下,不得將內(nèi)部電腦網(wǎng)絡(luò)共享文件拷入磁盤帶出公司,否則按有關(guān)規(guī)定予以處

48、罰。14。1.4所有電腦不得安裝游戲軟件.14.1。5U盤在使用前，必須首先執(zhí)行殺毒程序。14.1。6使用人在離開前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)機及上鎖.14.1。7任何人未經(jīng)保管人同意，不得使用他人的電腦。14。1。8輸入電腦的信息屬公司機密，未經(jīng)批準不準向任何人提供、泄露,違者即行辭退。14。1。9載體必須安全存放、保管,防止丟失或失效。任何人不得將信息載體帶離辦公室（特殊情況除外）。14。1。10除專業(yè)維護人員外,任何人不得隨意使用的電腦設(shè)備。14. 2電腦保養(yǎng)維修14. 2。1要求各部門負責人認真落實電腦及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責任。14. 2。2要求各部門負責人采取必要措施,確保所用的電腦整潔和工作

49、狀態(tài)良好。14. 2.3安裝有效的殺毒軟件，并定期更新病毒庫，晝確保電腦不受病毒侵入.行政部于每周五對公司各部門電腦進行定期維護，刪除占據(jù)內(nèi)在的臨時文件,確保電腦運轉(zhuǎn)正常。坤業(yè)時尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類)版號2009年07版辦公室管理頁號第17頁共59頁14.3電腦及電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維修制度14.3。1各部門員工發(fā)現(xiàn)電腦或電腦網(wǎng)絡(luò)存在問題時，應(yīng)及時上報行政部,行政部接到報告后，應(yīng)及時安排相關(guān)負責人進行維修；14.3。2處理流程式：緊急申請應(yīng)立刻安排網(wǎng)絡(luò)管理員到現(xiàn)場工作；較急申請應(yīng)4小時內(nèi)安排網(wǎng)絡(luò)管理員到現(xiàn)場工作；一般的申請應(yīng)于一個工作日內(nèi)安排網(wǎng)絡(luò)管理員到現(xiàn)場工作。14。3

50、。3網(wǎng)絡(luò)管理員應(yīng)按時完成工作，對無法完成的工作，行政部應(yīng)即時尋求相關(guān)聯(lián)系單位安排專業(yè)人員進行處理。14.3。4維修電腦、打印機、復(fù)印機及其他信息系統(tǒng)設(shè)備，由系統(tǒng)維護員直接與供應(yīng)商聯(lián)系。具體操作為:由設(shè)備使用提出（電話)維修申請.系統(tǒng)維護員接到電話申請后，對問題進行初步了解；如需要到現(xiàn)場查看，應(yīng)安排時間并立即通知申請人。根據(jù)維護員的反饋，申請人填寫維修單,注明確認的維修時間.原則上系統(tǒng)維護員應(yīng)在一個工作日內(nèi)到現(xiàn)場查看，為申請人解決問題或給出處理意見；如不能在一個工作日內(nèi)到達現(xiàn)場，必須向申請人說明，但不能超過兩個工作日，為申請人解決問題或給出處理意見。維護員到達現(xiàn)場查看后，認為需要請供應(yīng)商維修的，

51、應(yīng)在維修單上注明，并根據(jù)與供應(yīng)商的溝通或經(jīng)驗給出維修價格。如果維修工作需要外派，由申請人的部門經(jīng)理審批維修單,超出其權(quán)限范圍的還需按照審批權(quán)限交上一級領(lǐng)導(dǎo)審批。系統(tǒng)維護員跟進供應(yīng)商的維修并負責驗收的工作。H.系統(tǒng)維護員負責填寫支付證明單，連同申請人部門經(jīng)理審批過的維修單及驗收報告交行政經(jīng)理審批；如果支付證明單價格超出原維修單價格的5，必須先交申請人部門經(jīng)理確認后才報行政 經(jīng)理審批；最后,審批手續(xù)完整的以上單據(jù)交財務(wù)審核并進行報銷.14.4責任人：各部門經(jīng)理各部門經(jīng)理負責各部門電腦使用情況。若因各部門經(jīng)理監(jiān)管不力，發(fā)現(xiàn)有違反電腦使用規(guī)定的情況，則給予50元/次的處罰.14。5.相關(guān)規(guī)定：1）各部

52、門電腦均只可由專人使用,其他人員均不得使用公司電腦。如發(fā)現(xiàn)非責任人使用電腦按以下坤業(yè)時尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類）版號2009年07版辦公室管理頁號第18頁共59頁方式處罰：A責任人在場，則責任人及使用人各處罰50元/次。B責任人不在場，則處罰使用人。各責任人均須給電腦設(shè)置密碼，并報到公司前臺備案。C上班時間不得使用電腦做與工作無關(guān)的事。如發(fā)現(xiàn)則處罰100元/次.15、會議管理規(guī)定15。1、會議類型公司內(nèi)部會議一般可分為：全體員工大會、總經(jīng)理辦公例會（含部門經(jīng)理以上級辦公例會、公司決策層辦公例會）、部門內(nèi)部辦公例會、專題會議及各種臨時性會議。15。2、各種會議的組織管理部

53、門15.2。1全體員工大會由人事行政部負責組織落實,每季度第一個月召開；15。2。2經(jīng)理辦公例會由總經(jīng)理辦公室負責組織落實，部門經(jīng)理以上人員參加,于每周六上午09：00在行政辦公室召開。15.2。3部門內(nèi)部辦公例會由各部門經(jīng)理負責組織落實，確保每周至少一次，由各部門負責人自行確定時間并到辦公室備案,同時應(yīng)避免與公司例會時間沖突;15.2.4各專題會議、臨時性會議由該項專題責任部門/人負責組織落實,根據(jù)會議主題臨時確定時間,應(yīng)避免與公司例會時間沖突。15。3、會議組織流程15.3。1會議組織部門指定專人負責做會議記錄，并在會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)將會議紀要以郵件形式發(fā)送給所有與會人員，;15。3.

54、2會議紀要中應(yīng)包括會議流程的簡單介紹及會議主題、與會人員的發(fā)言紀要、解決方案、形成的一致意見等；各項例會的會議紀要應(yīng)注明在上次例會上提出問題的解決辦法落實情況、本次例會上提出的問題及建議解決方案,會議紀要格式如下:坤業(yè)時尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類）版號2009年07版辦公室管理頁號第19頁共59頁會 議 紀 要編號：ji200905-11會議主題 工作匯報時 間年 月 日地 點公司會議室主持人 與會人 記錄人 會議記錄:做珠軒人，就應(yīng)有珠軒人的價值觀：誠實、勤勞、有愛心、不走捷徑，腳踏實地做好每一件事情。今天會議主要議題：(1)各部門周工作總計及部門存在問題的解決方案。（

55、2）下周需完成的工作任務(wù)。第一部分：各部門周工作總計及部門存在問題的解決方案財務(wù)部：事情是否完成總經(jīng)理處理意見：（紅字標注）商管部：物業(yè)部：法務(wù)部：綜合部：第二部分:對上周未完成工作的檢查總經(jīng)理：提問（紅字）回復(fù):第三部分:會議決議總經(jīng)理： 本次會議主要說明以下幾個方面的問題： 布置工作：各部門 方法總比問題多！沒有賣不出的或哦，只有賣不出去貨的人 年 月 日 坤業(yè)時尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類）版號2009年07版辦公室管理頁號第20頁共59頁15.4。6會議組織部門根據(jù)會議決議落實表中反饋的內(nèi)容進行跟蹤，保證會議決議的順利執(zhí)行，總經(jīng)理辦公室對決議落實情況進行監(jiān)督，并定期

56、向公司總經(jīng)理反饋決議的執(zhí)行情況。15。5、會議召開行為規(guī)范15。5。1各類正式會議召開之前必須向所有參會人員發(fā)布會議通知，會議通知必須包括如下要點：會議召開時間、地點、參會部門/人員、會議目的、主題。15.5.2各參會人員應(yīng)根據(jù)會議通知準時出席會議，因故不能出席會議的應(yīng)提前向會議組織部門請假，有必要的還應(yīng)得到主管經(jīng)理及總經(jīng)理的審批。出現(xiàn)遲到現(xiàn)象，不論什么原因一律罰款五十元。15.5。3會議召開前各參會人員應(yīng)對手機做消音處理，防止干擾會議進程.會議進行當中出現(xiàn)手機響起的情況,一律罰款五十元.重要的電話，應(yīng)致歉到會議室外接聽。15.5。4各種會議均應(yīng)設(shè)置會議密級，根據(jù)不同密級的要求，所有參會人員應(yīng)

57、對會議內(nèi)容進行保密。15。5.5會議組織部門應(yīng)提前通知與會者會議召開的時間長短，并嚴格按照原定計劃控制會議進程，保證高質(zhì)、高效組織會議。15.6、會議室管理15.6.1公司所有員工非接待客人參加會議時,不得隨意進出會議室；15。6.2任何員工不得隨便移動會議室的家具及物品，并要愛惜使用，如發(fā)現(xiàn)損壞應(yīng)及時通知人事行政部；15。6.3會議結(jié)束后,由前臺（或保潔人員)負責整理會場，保持會議室的整潔。16、固定資產(chǎn)物資的管理為了加強資產(chǎn)的管理，掌握資產(chǎn)的構(gòu)成與使用情況，確保公司財產(chǎn)不受損失，特制定本制度?？傮w上實行公司統(tǒng)一管理，具體上采用誰使用、誰保管、誰負責的原則,所有公司固定資產(chǎn)都應(yīng)按公司規(guī)定編號

58、，編號方法為：具體如下：ZX-G-XZ-JP007 序號 物品名稱大寫 部門 固定資產(chǎn)代碼 公司代碼 坤業(yè)時尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類）版號2009年07版辦公室管理頁號第22頁共59頁16。1固定資產(chǎn)標準： 16.1。1使用期限超過一年，單位價值在2000元以上,在使用過程中保持原有實物形態(tài)資 產(chǎn)；16。1.2單位價值雖未達到規(guī)定標準，而耐用時間在一年以上的大批同類物資，如管理用具、家具等,也可作為固定資產(chǎn)管理。16.1.3除固定資產(chǎn)以外的物質(zhì)資產(chǎn),列入低值易耗品的管理。16。2固定資產(chǎn)、物資管理部門：16。2。1人事行政部為公司固定資產(chǎn)管理部門； 16.2.2人事行政

59、部設(shè)置固定資產(chǎn)實物臺帳及卡片; 16。2。3人事行政部設(shè)專人負責對固定資產(chǎn)進行分類編號、購建、驗收、保管、調(diào)撥、出售、報廢、定期盤點等有關(guān)事項； 16.2.4人事行政部對每項固定資產(chǎn)的使用落實到人，并訂立相關(guān)的使用、交接,丟失、損壞賠償規(guī)定. 16.2.5。 如固定資產(chǎn)和物質(zhì)在使用過程中有變動,包括使用人和責任人變更、使用和存放地點變更、領(lǐng)用和退回、維修、報損、報廢等都必須到綜合管理部辦理相應(yīng)手續(xù),相關(guān)當事人、責任人都必須簽字確認，由綜合管理部統(tǒng)一控制管理.16.2。6.如物件沒有退回到經(jīng)管部門（綜合管理部），在使用過程中出現(xiàn)非正常情況(如人為損壞、使用和保管不當損壞、丟失等）,則由該物件的責

60、任人負責對該物件的賠償。具體的賠償辦法視具體情況而定；16。2。7. 除固定資產(chǎn)和低值易耗品，各部門所使用的物料有集中大量轉(zhuǎn)移時也需綜合管理部跟蹤管理（如倉庫轉(zhuǎn)移),辦理相關(guān)手續(xù)。16。3固定資產(chǎn)、物資核算部門: 16。3.1財務(wù)部為公司固定資產(chǎn)的核算部門; 16。3.2財務(wù)部設(shè)置固定資產(chǎn)總帳及明細分類帳；對于公司其他物資也設(shè)立明細帳。 16。3。3財務(wù)部負責對固定資產(chǎn)增減變動及時進行帳務(wù)處理； 16.4固定資產(chǎn)、物資購置：16.4。1由人事行政部統(tǒng)一購買（專用固定資產(chǎn)除外）； 16.4.2各部門填寫申購單,送人事行政部匯總后報總經(jīng)理批準； 16。4。3人事行政部安排專人負責采購，請購單應(yīng)填寫