大型購物廣場采購管理制度

1、xxxx購物廣場有限公司采購管理制度一般采購流程圖：采購目標以公平且具有競爭力的價格采購到質(zhì)量和數(shù)量得到保證的、在規(guī)定時間和地點交貨的物資或服務(wù)；減少采購延誤，防止供應(yīng)不足；減少重復(fù)采購、浪費和報復(fù)損失，降低存貨成本；維護企業(yè)商業(yè)信譽，與供應(yīng)商共同發(fā)展，提高企業(yè)市場競爭力；采購類型本制度適用于公司后勤采購、固定資產(chǎn)采購、企劃采購、物業(yè)采購等所有采購事項。后勤采購包括辦公用品、日用品、日常維修、清潔用物料以及公司后勤相關(guān)服務(wù)采購等，統(tǒng)括部是后勤采購和固定資產(chǎn)采購的管理部門。固定資產(chǎn)采購參見030501-xx杉杉-投資管理及020112-xx杉杉-固定資產(chǎn)管理。企劃采購事項包括活動用禮品采購、廣告

2、發(fā)布、承攬合作公司的選擇、企劃活動執(zhí)行公司的選擇等，企劃副部長是企劃采購事項的負責(zé)人員。物業(yè)采購事項包括廣場各類設(shè)施布置、設(shè)施維修、設(shè)施改造等的物品和服務(wù)供應(yīng)單位的選擇，物業(yè)副部長是物業(yè)采購事項的負責(zé)人員。其他采購事項由公司領(lǐng)導(dǎo)指定相關(guān)部門或人員負責(zé)采購。采購政策采購業(yè)務(wù)中應(yīng)盡量做到以下不相容職務(wù)分離：請購人與審批人，詢價人與審批人，審批人與采購實施人，詢價人與驗收人，付款申請人與審批人，審批人與付款人，請購人與采購實施人等。公司必須要與采購人員以及與采購業(yè)務(wù)有密切關(guān)系的其他部門或人員簽訂采購相關(guān)人員保證書。作為一家負責(zé)任的企業(yè)，公司為努力達到公正、公平、公開和誠實無欺的合作境界，要求重要的或

3、長期合作的供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議之前必須先簽訂陽光協(xié)議。如果供應(yīng)商因簽訂有效合同不執(zhí)行、貨物質(zhì)量存在嚴重問題、存在欺詐行為，行業(yè)口碑差、被勒令停業(yè)或限制交易、面臨破產(chǎn)、清算等，而給公司造成重大損失的，經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負責(zé)人和總經(jīng)理審批后，將被列入“供應(yīng)商黑名單”。凡列入黑名單的供應(yīng)商，將受到支付違約金、終止合同以及追究經(jīng)濟損失的處罰。具體采購過程（一）、采購申請需求部門經(jīng)辦人提出采購申請，注明申請采購事項，按照公司授權(quán)規(guī)定提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批：預(yù)算內(nèi)5萬以下采購申請經(jīng)部門負責(zé)人、財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批；預(yù)算內(nèi)5萬以上（包含5萬）的采購申請經(jīng)部門負責(zé)人、財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批

4、預(yù)算外的采購申請經(jīng)部門負責(zé)人，財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)，總經(jīng)理審核，董事長審批；企劃物料采購申請需根據(jù)企劃活動物料需求情況及庫存情況，填寫企劃物料采購申請表，報部門負責(zé)人、財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準；預(yù)算內(nèi)的且經(jīng)總經(jīng)辦開會討論的采購事項可以不提交書面的采購申請，以書面的會議紀要為準。經(jīng)批準后的采購申請，如果在實際執(zhí)行中發(fā)生變更，如金額超出原金額或采購內(nèi)容發(fā)生重大變化，必須經(jīng)原批準人員簽字后方可執(zhí)行。（二）、詢價及確定供應(yīng)商采購人員在洽談某項物品或服務(wù)采購時，原則上供應(yīng)商不得少于三家，如有必要，可以采用多輪洽商、多次談判等方式進行，以便降低成本。單項采購金額在1萬元以上或單價超過5000元的必須采

5、取3家以上的競爭性詢價，采購人員需先確定采購的具體內(nèi)容，并通知供應(yīng)商提供蓋章（公章或合同章）的報價單。報價單需包含以下要素：品名、型號、單價、數(shù)量、金額等明細要素；對方聯(lián)系人及聯(lián)系電話。如對方不能提供公章或合同章，需在評定報告中說明理由報分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負責(zé)人、總經(jīng)理審批。采購人員接到報價后，會同財務(wù)部、內(nèi)控部等部門進行綜合評定，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。不需要詢價的情形：對所采購項目有特殊性要求的，只能采用單一供應(yīng)商或詢價家數(shù)不可能達到3家以上時，請購人員必須出具相關(guān)情況的書面報告，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負責(zé)人、總經(jīng)理審批后執(zhí)行；對可在大型規(guī)模、價格透明的規(guī)范性超市等采購到的物品，應(yīng)保留小票并附在發(fā)

6、票后備查。其他總經(jīng)理辦公會批準的情況招標采購：50萬以上的采購事項應(yīng)通過公開招標的方式選擇供應(yīng)商。供應(yīng)商評審流程對于重要的或長期的采購項目，可選擇相對固定的供應(yīng)商作為合作伙伴，選擇過程中，采購人員事先進行調(diào)查，填寫潛在供應(yīng)商情況調(diào)查表，會同運營部、財務(wù)部、內(nèi)控部等相關(guān)部門聯(lián)合進行評審，包括企業(yè)規(guī)模、企業(yè)信譽、行業(yè)地位、價格、付款要求、質(zhì)量保證、售后服務(wù)、持續(xù)經(jīng)營能力等進行比較，經(jīng)部門負責(zé)人、財務(wù)負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理簽字批準后方可納入合格供應(yīng)商名單。合格供應(yīng)商名單中若有供應(yīng)商為關(guān)聯(lián)交易方則須注明。對合格供應(yīng)商進行年度的多部門評審，包括供應(yīng)商的供貨及時率、質(zhì)量、服務(wù)等。（三）、簽訂合同1萬元金

7、額以上的物資或服務(wù)采購必須簽署采購合同。確定供應(yīng)商后簽訂相應(yīng)的合同，按照010106-xx杉杉-合同管理制度執(zhí)行；審批權(quán)限預(yù)算內(nèi)（非經(jīng)營性資產(chǎn)）預(yù)算內(nèi)（經(jīng)營性資產(chǎn)）預(yù)算外備注總經(jīng)理30萬100萬5萬董事長30萬且100萬 100萬且1000萬 5萬且100萬 預(yù)算外采購申請報告董事長已批準的情況董事會100萬 1000萬 100萬 未經(jīng)總經(jīng)理的授權(quán)，其他任何部門或個人沒有與供應(yīng)商簽訂采購合同、采購協(xié)議或下達采購訂單的權(quán)力。對不以固定價格為基礎(chǔ)的合同，如計時計料、成本加利潤的合同、重要價格有待確定的合同等，應(yīng)包括“有權(quán)審計”或“不超限額”的條款，申明有關(guān)該合同的賬目、收據(jù)、記錄和有形資產(chǎn)等有待審

8、計并不超限額。以下合同須經(jīng)法務(wù)人員審核：1萬元以上簽訂的對方合同或臨時合同；采用格式文本，但對方提出新增條款涉及法律方面的；（四）、驗收所有的采購事項必須進行恰當?shù)尿炇?，驗收的?nèi)容包括但不限于數(shù)量、質(zhì)量、交貨及時性、服務(wù)水平等。 后勤采購物品須由使用部門、倉庫保管員進行驗收。企劃采購事項須由企劃副部長、運營部、倉庫保管員三方進行驗收。（企劃活動、廣告等的驗收，需要內(nèi)控部參與驗收）物業(yè)采購事項須由物業(yè)副部長、運營部、內(nèi)控人員三方進行驗收。所有驗收工作應(yīng)出具書面驗收單，參與驗收人員簽字，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。驗收中發(fā)現(xiàn)不合格、不匹配、多送、少送等現(xiàn)象應(yīng)及時聯(lián)系供應(yīng)商進行相應(yīng)的處理。（五）、付款原則上不向供應(yīng)商支付預(yù)付款。特殊情況下，如：購買特別緊俏物資必須支付預(yù)付款時，必須提交付款審批單，經(jīng)財務(wù)審核后，按照授權(quán)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理書面批準。原則上預(yù)付款不能超過合同總金額的30%，且應(yīng)預(yù)留5%-15%的余款作為質(zhì)保金。財務(wù)部根據(jù)用款申請、合同付款條件（預(yù)付款、中期付款、尾款）和驗收單支付相應(yīng)款項，具體按照010106-xx杉杉-付款及費用報銷執(zhí)行。五、 注意事項1、合格供應(yīng)商在簽訂合同前必須簽署陽光