辦公室實務第一講

1、辦公室管理黃山電大輔導教師 吳子怡電話：2512967第一章 辦公室實務概述通過本講教學，了解辦公室的含義，辦公室實務的內容和文員工作的基本程序，特別注意掌握“優(yōu)先順序”處理工作的原則，能夠較好地運用和管理時間，能夠較好地了解和運用各種工作方法?！局R與能力考核點】1辦公室實務的內容2、辦公室事務管理特征3“優(yōu)先順序”處理工作4文員的工作方法：【考核要求】 重點掌握：1、“優(yōu)先順序”處理工作2請示方法與報告方法； 3計劃方法和總結方法；一、關于“實務”實務：實際事務，要務?，F(xiàn)代漢語大辭典近年來，“實務”一詞被廣泛使用，如商貿實務、會計實務、律師實務、秘書實務等。所謂實務：即實際從事的業(yè)務。其中

2、的“業(yè)務”意指個人或某個機構的專業(yè)工作。所以辦公室實務就是指辦公室的專業(yè)工作，文員實務就是指文員的專業(yè)工作。 1、辦公室的含義和職能（1）辦公室的含義（2）辦公室的職能（3）辦公室事務管理工作的特征1、辦公室的含義辦公室是一個常用而普通的名詞，卻有著多種含義：第一種：泛指一切辦公場所，區(qū)別于用于教學的教室，用于生產的車間，或是醫(yī)療室、實驗室等等。第二種：是指某一類職業(yè)人員或某一級職務人員的辦公場所。如：教師、護士、廠長、院長辦公室等.第三種：指黨、政府機關、企事業(yè)單位內的綜合辦事機構。如：中共中央辦公廳、三星公司辦公室等.第四種：指某種專門的獨立的工作機構。如國務院臺灣事務辦公室等。2、辦公室

3、的職能主要是中高級文秘人員的工作.3、辦公室事務管理工作的特征、辦公室實務的范圍和內容辦公室實務就是指辦公室的工作事務和操作實務.主要工作人員是秘書人員和文員.1、我國辦公室實務的主要內容2、國際秘書協(xié)會確定的辦公室實務的主要內容3、我國外資、合資企業(yè)辦公室實務的主要內容1、我國辦公室實務的主要內容文書撰寫（會議記錄等）文書制作（打字、復印等）文書處理（收發(fā)、傳遞等）檔案管理（歸檔、管理等）會議組織（準備、善后等）調查研究（計劃、實施等）信息資料（收集、整理等）信訪工作（來訪、投訴等）接待工作（各種來訪的接待） 協(xié)調工作（政策等） 督察工作（決議的實施） 日程安排（各種日程） 日常事務（通訊值

4、班） 辦公室管理（環(huán)境等） 其它臨時交辦的事項以上除 項外，其余工作文員都會涉及到。2、國際秘書協(xié)會確定的 辦公室實務的主要內容速記上司交代事項；執(zhí)行錄音吩咐；檔案管理；閱讀并分類信件；以電話維持公共關系；替上司定約會并記錄；按上司指示完成信函；在權限內自發(fā)信函；接待來訪賓客；替上司接洽外界人士；自動處理例行的事務；為上司安排旅行或考察；替公司賓客訂房間機票等；準備好公司要公開的資料；替上司收集演講等的資料；協(xié)助上司準備財務等報告；整理并組織好粗略的資料；替上司保管各種記錄；協(xié)助上司搞好交稅等事務；督導一般職員或速記員；21、搞好會務工作22、復印資料 3、我國外資、合資企業(yè)辦公室實務的主要內

5、容、辦公室環(huán)境的布置和整理；、通訊事務、電話、信函和郵件處理；、執(zhí)行上司交辦事項；、照料上司身邊的瑣事；、接待賓客和員工的來訪；、記錄上司指令及會談、會議內容；、打印文告及表格；、收集及整理各種信息；、保管辦公室設備及用品；、外出辦事，如銀行、郵局、稅務所等。3、辦公室環(huán)境的布置和管理一、辦公室環(huán)境布置的目的 （1）創(chuàng)造舒適而又工作效率高的環(huán)境； （2）塑造組織形象； （3）建立擋駕制度； （4）有利于保密工作；注意兼顧上司的工作內容、愛好年齡與個性。辦公室環(huán)境包括自然環(huán)境和人文環(huán)境兩部分 自然環(huán)境包括辦公室所處的位置、建筑設的特點、室內的光線、色彩、空氣、設備和布局等要素。 人文環(huán)境包括辦公

6、室的整體形象標志、人際關系、辦公室文化等要素。辦公環(huán)境布置 布置要點 營造一個安靜的工作環(huán)境； 保證良好的采光、照明條件； 合理安排座位； 力求整齊、清潔。 二、環(huán)境的整理準備1、辦公室的布置；照明及隔音的管理；色彩的調整；空氣的調節(jié)；（換氣和溫度）上司辦公室和會客室的整理、清掃、裝飾、更換、擺設辦公室配置的檢查、上司辦公桌的整理；辦公器械、用品的準備和管理。（電腦、打印機、復印機等的配備。）2、不同類型辦公室的環(huán)境布置。（大辦公室、小辦公室、公寓式辦公室）4、辦公器械的使用傳真機的使用（優(yōu)點、缺點）復印機的使用（操作步驟）錄音機的使用投影機的使用打印機、數(shù)碼相機的使用5、辦公用品、辦公零用現(xiàn)

7、金的管理辦公用品的種類；訂購和儲備辦公用品6、辦公零用現(xiàn)金管理 （建立零用收支基金；用零用現(xiàn)金付賬、補充基金、建立管理賬本）第二章 文員實務1、文員的工作順序第一、確定文員工作的指導思想 第二、按照“優(yōu)先順序”處理工作第一：第二：第三： 先計劃，再執(zhí)行！第二、按照“優(yōu)先順序”處理工作如何決定工作的優(yōu)先順序呢？文員面對多項工作時，正確決定工作的優(yōu)先順序是十分重要的，既能提高工作效率，也有利于文員的時間管理.第一階段：以工作的重要程度為標準分解工作.第二階段：以工作的緊要程度為標準分解工作.第三階段:同時考慮上司和本身實際情況,對于現(xiàn)在該做的重要且緊急的工作決定優(yōu)先順序. 請 示 A、是否應該做的

8、事？B、是否做或不做都無所謂的事？C、是否不可以做的事？應該做的事，集中精力做。A、重要且緊急的事；B、緊急但不重要的事；C、重要但不緊的事；有價值，但不緊急，也不重要；2、文員管理時間、費用的方法（1）管理好文員自己的時間成功管理好自己的時間會使文員的工作更順利、生活更愉快！(注意16點）（2）文員要學會節(jié)約開支文員要有主人翁意識，仔細管理錢財和物品，學會節(jié)約開支，避免浪費應成為每一個文員都要追求的目標.厲行節(jié)約!時間就是生命,就是效益!3、文員的工作方法（1）請示方法與報告方法（2）計劃方法和總結方法（3）受意方法（4）傳達方法（5）進言方法（6）變通方法和擋駕方法（7）分工方法和合作方法

9、良好的工作方法是一門藝術！請示方法請示內容 自己難以處理或無權處理的事，常規(guī)性工作或己職權范圍內的事無須請示。請示形式：口頭形式、書面形式遵循二個準則1、請示要對口：遵守上級分工，對口請示原則，避免多頭、超級請示，對綜合性工作，向主持全面工作的領導人請示，并將有關情況其他分管上司。2、請示要單一：遵守一文一事的規(guī)則，避免將多項事務寫在一份請示內，造成上司批復困難。報告方法報告要簡明要求主旨明確、內容簡要、條理清楚；報告內容一是定期報告工作情況和進程，讓上司作出指導；二是工作中發(fā)生的重大問題，讓上司及時作出處理；三是合理化建議，供上司改進工作時參考；四是應上司的要求，匯報情況。報告方式：口頭或書

10、面形式報告與請示是兩個不同的文種，不能混合使用。請示必須事先，報告可前可后；請示要批復，報告可以不批復。計劃方法和總結方法計劃方法：有科學的、明確的工作計劃有工作目標、內容步驟、方法、標準、完成的時間；分清輕重緩急，決定工作次序，有條有理的進行；1、受到制約的工作應置于前，自己支配的工作置于后；2、重大工作優(yōu)先考慮，集中精力去做，日常工作空余時間分散去做?？偨Y方法：每隔一段時間對自己的工作作及時的回顧，肯定成績、得出經(jīng)驗、找出不足。吸取教訓。受意方法接受和領會上司意圖,一種是直接受意,另一種是簡接受意.1、備好記錄本，記錄下指示要點；2、注意傾聽，用心判斷指示的用意，3、必要時可以提問，直至明

11、了意圖為止，但不要打斷領導講話；4、如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式方法；5、接受指示后，要不失時機地貫徹實施。*傳達方法傳達：是指文員將上司或上級機關的文件精神、指示、情況等傳遞給下級機關或員工、群眾。一種是正式傳達：即由文員在正式場合上宣讀文件或口授上司指示。另一種的非正式傳達：有意識的吹風傳達原意傳達原件注意傳達技巧注意保密重要指示重點對待注意！5、進言方法進言：是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。 進言的意義和作用：、參謀作用、補缺作用、增進關系作用進言的方法和要求： 、適事 、適時 、適地 、適度進言是一把雙刃劍，要把握進言的分寸，學會進言的藝術！擋駕

12、方法上司不必要接見的來訪者、邀請性活動、不想接聽的電話，由文秘人員出面阻擋或謝絕。目的是保護上司，使之有時間、有精力、有效地進行工作，但要注意方式方法，以不損害人際關系和公務性活動為原則。 *電話擋駕 *來訪擋駕 *會議、活動擋駕案例設計題小李是剛到公司的文員，公司辦公室內有各種文件柜，儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢?。小李應該怎么?答案： 1、電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄，電腦放在右邊，(3分) 2、新