成人教育電子學(xué)籍檔案管理

1、成人教育電子學(xué)籍檔案管理 一、電子檔案的含義電子檔案是指通過計算機磁盤等設(shè)備進展存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，互相關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有一樣的本質(zhì):都是文件存在的一種方式、都具有物理實態(tài)的特征、都是形成者真實活動的記錄，有參考利用價值，需要存檔備查。但相比之下電子檔案在記錄方式上有許多獨特的特性:即電子檔案依賴于計算機軟、硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其信息存儲量大大高于過去的各種信息介質(zhì)。而且便于存放、方便快捷，極大地進步了工作效率，信息可以實現(xiàn)共享且不受地域的限制。二、成人教育電子學(xué)籍檔案管理的作用首先，計算機內(nèi)存容量滿足大，可以滿足由于招生規(guī)模擴大而

2、導(dǎo)致的學(xué)籍檔案數(shù)量迅速增加的需要。一臺裝備電子檔案管理軟件的計算機就可以存儲歷年歷屆學(xué)生的學(xué)籍檔案，這樣就可以平安高效地完成各級學(xué)生學(xué)籍檔案的日常管理。同時電子檔案管理通常情況下實行專人管理，檔案的保密性強，工作效率高。其次，由于電子檔案管理軟件具有搜索和查詢功能，管理人員可以隨時輸入查詢條件僅需幾分鐘甚至更短的時間就可以調(diào)取任何一個考生的信息。假如是傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式進展查詢往往需要數(shù)小時甚至更長時間才能找到，為管理人員節(jié)約了大量的時間和精力，既減少了檔案管理的本錢，也大大進步了工作的效率。再次，利用計算機中某些軟件，可以對相關(guān)學(xué)籍信息進展分析處理，對每個學(xué)生的信息進展綜合處理，為學(xué)生加深對自身

3、的理解、高校進步管理程度、用人單位找到更適宜的員工和制定合理的用人方案提供方便。三、目前成人教育學(xué)籍電子檔案管理工作中存在的問題1、成人電子檔案管理重視程度不夠。一局部成教管理工作人員對學(xué)籍管理工作認(rèn)識模糊，思想上只把成教當(dāng)成普教的附屬品;還有少數(shù)分管成教工作的校指導(dǎo)和工作人員僅將它看成創(chuàng)收的渠道。這種思想導(dǎo)致許多軟件和硬件的裝備都不能滿足電子檔案的管理需要，硬件設(shè)施不夠完善，不能按崗裝備專門人才及檔案管理混亂等。2、成人電子檔案管理仍然存在手段落后和形式陳舊現(xiàn)象。雖然目前很多成人教育都采用了電子檔案管理方法，但理論中還有許多高校的成人教育學(xué)籍電子檔案管理仍然采用的是傳統(tǒng)手工操作，沒有采用電子

4、檔案管理，沒有裝備專門的電子檔案管理軟件。有一些學(xué)校的學(xué)籍管理的常規(guī)性工作雖然也一局部使用了計算機，但也僅僅是采用單機操作，計算機的價值只是打印的工具而已。這些手段明顯落后于形勢，跟不上時代開展的需要，從而必然阻礙了工作效率的進步和成人教育事業(yè)的開展。3、電子檔案管理存在無視學(xué)籍檔案管理隊伍建立和人員培訓(xùn)的現(xiàn)象。成教學(xué)籍檔案管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要求成人電子檔案管理人員不僅要有過硬的專業(yè)素養(yǎng)，而且要把握工作中的準(zhǔn)確性和原那么性。隨著計算機系統(tǒng)軟件的不斷晉級，要求電子檔案管理人員要不定期的參加系統(tǒng)培訓(xùn)。但是理論中，許多地方高校普遍存在著無視學(xué)籍管理隊伍的建立的現(xiàn)狀，學(xué)籍管理人員存在著綜合

5、素質(zhì)偏低、專業(yè)構(gòu)造、年齡構(gòu)造不合理等現(xiàn)象。高校只有緊緊圍繞當(dāng)前時代開展對成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊和落后的管理理念，將科學(xué)、先進、高效的管理理念引進到學(xué)籍電子檔案管理領(lǐng)域，才能有效地加強和完善學(xué)籍管理隊伍建立工作。4、成人電子檔案管理存在著信息技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的一些難題如學(xué)籍管理密鑰晉級過于繁復(fù)、網(wǎng)上黑客與病毒的客觀存在。而且電子檔案管理有其自己的特點，它是無形的東西，裝載在某種介質(zhì)上，并且必須通過計算機或其他懂;得其組成規(guī)那么的工具才能看得到它，沒有傳統(tǒng)檔案的直觀性等等。可以說，保證電子文件的真實性和原始性的技術(shù)難題很多，這些因素都制約著學(xué)籍電子檔案管理程度。當(dāng)然，電子檔案當(dāng)前還處于開展的

6、初級階段，需要不斷的改良和完善。四、成人教育學(xué)籍電子檔案管理的詳細(xì)措施1.成人教育學(xué)籍管理需要引進一套標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)籍檔案管理軟件。目前大局部高校使用的學(xué)籍檔案管理軟件是購置軟件公司開發(fā)的通用的檔案管理軟件，比擬有實力的高校也可能根據(jù)本校的實際情況自行開發(fā)管理軟件。軟件公司開發(fā)的檔案管理軟件雖然設(shè)計的原理遵循了國家檔案實體分類法的規(guī)定，可以根本適應(yīng)高校學(xué)籍檔案管理的需要，但是這類軟件更適用于文書檔案的管理。將其用于高校的學(xué)籍檔案管理比擬牽強。而局部學(xué)校自行開發(fā)的軟件由于根據(jù)本校實際進展設(shè)計，所以比擬合適本單位檔案管理工作。但自行開發(fā)的軟件分類標(biāo)準(zhǔn)卻欠標(biāo)準(zhǔn)。兩種類型都各有利弊，如何揚長避短?理論

7、中購置軟件的高?？梢栽谝M軟件時與軟件公司進展約定，要求開發(fā)人員根據(jù)本校實際，在原有通用軟件的根底上做適當(dāng)?shù)男薷?。而有條件自行開發(fā)軟件的高校，可以在基于本校工作實際的根底上，嚴(yán)格按照國家檔案實體分類法的規(guī)定制定分類標(biāo)準(zhǔn)，使其在適應(yīng)自身學(xué)籍檔案管理需要的同時，更加標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)。2.裝備專職的成人學(xué)籍檔案管理人員，并加強管理人員的培訓(xùn)。首先，先進的學(xué)籍管理軟件需要掌握信息技術(shù)知識并能純熟操作使用這些管理軟件的專職管理隊伍才能實現(xiàn)發(fā)揮作用。要保障成人學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，不僅要大力進步學(xué)籍管理人員的知識程度及管理才能，尤其要管理人員具有純熟使用現(xiàn)代化辦公設(shè)施的才能。所以裝備專職的成人學(xué)籍檔案管

8、理人員至關(guān)重要。其次由于信息技術(shù)是不斷更新的，所以重視和加強對檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育也不容無視。學(xué)籍管理人員必須及時學(xué)習(xí)新技能和新知識以進步他們的信息管理意識和程度，這樣才能更好地為本職工作效勞。3.成人電子學(xué)籍檔案管理需要建立網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)平臺以實現(xiàn)信息共享。成人教育的學(xué)籍管理不僅部門自身需要查閱，各級教育主管部門也要在需要時對成人教育學(xué)籍檔案的相關(guān)信息進展查詢。如何進步辦事效率，減少重復(fù)勞動和查閱紙質(zhì)檔案的時間?這就需要建立網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)平臺以實現(xiàn)信息共享，實現(xiàn)成人教育學(xué)籍檔案相關(guān)管理模塊與教育主管部門的對接。各部門可以根據(jù)工作需要直接調(diào)用學(xué)籍檔案中的信息。4.成人電子學(xué)籍檔案管理要注意學(xué)籍檔案的平安性和保密性。成人電子學(xué)籍檔案由于教育系統(tǒng)分布廣泛，多個校區(qū)和工作站或總校與各分校及各分校之間都要進展相關(guān)信息的交流和傳遞，所以不可防止的具有一定的開放性。但是學(xué)籍檔案中又包含了很多如身份證號碼、聯(lián)絡(luò)方式及家庭住址等涉及學(xué)生個人隱私的信息，這些信息的泄露會影響學(xué)生個人正常生活，為了防止學(xué)生的隱私