電子文件與紙質(zhì)文件的鑒定區(qū)別

1、精選公文范文，管理類，工作總結(jié)類，工作計(jì)劃類文檔，歡迎閱讀下載電子文件與紙質(zhì)文件的鑒定區(qū)別電子文件與紙質(zhì)文件的鑒定之比較隨著計(jì)算機(jī)的普及以及知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的迅速發(fā)展，電子文件已經(jīng) 成為目前社會(huì)上數(shù)量最大的文件種類，對(duì) 其進(jìn)行收集、鑒定、歸檔、整理已經(jīng)是 檔案界目前工作的主要任務(wù)內(nèi)容。電子 文件的鑒定與紙質(zhì)文件鑒定相比 ，在時(shí) 間、程序、內(nèi)容、方法、鑒定人員等方 面上都有很多的不同之處。電子文件鑒定工作，包括真?zhèn)舞b定，開(kāi)放鑒定， 密級(jí)鑒定，價(jià)值鑒定等。電子文件鑒定 的概念是價(jià)值鑒定，即根據(jù)一定的方法 和原則，判斷電子文件的歷史和現(xiàn)實(shí)價(jià) 值，確定其保管期限；對(duì)保存期限已滿 的電子文件進(jìn)行復(fù)審，并按照

2、復(fù)審結(jié)果 對(duì)電子文件作相應(yīng)處理的過(guò)程。電子文 件的鑒定比紙質(zhì)文件的鑒定更具復(fù)雜性 和難度。一.鑒定的時(shí)間紙質(zhì)文件的鑒定時(shí)間一般都是在文件形成之精選公文范文，管理類，工作總結(jié)類，工作計(jì)劃類文檔，感謝閱讀下載=精選公文范文，管理類，工作總結(jié)類，工作計(jì)劃類文檔，歡迎閱讀下載=前，于電子文件中的微觀數(shù)據(jù)”有時(shí)候并不是獨(dú)立存在的。在動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)中， 最新的數(shù)據(jù)覆蓋剛過(guò)時(shí)的數(shù)據(jù)，分散的 數(shù)據(jù)不斷地匯入結(jié)論性的數(shù)據(jù)中。因此, 為了保證電子文件的原始性，鑒定工作 被提前到文件管理系統(tǒng)后設(shè)計(jì)階段，鑒 定在時(shí)間上的變化要求檔案工作者介入 文件的管理?！倍?鑒定的程序 于電子文件的特殊性，電子文件的鑒定 程序也與傳統(tǒng)

3、文件有所不同。紙質(zhì)文件 和電子文件具有不同的文件運(yùn)動(dòng)生命周 期，鑒定工作也分別處于運(yùn)動(dòng)生命周期 的不同階段。”紙質(zhì)文件鑒定程序，初次鑒定是文件在文書(shū)處理程序完 畢后立卷歸檔時(shí)進(jìn)行的，以確認(rèn)其是否 有保存價(jià)值；檔案室對(duì)保管期滿的檔案 進(jìn)行第二次鑒定，以決定其是否繼續(xù)保 存；第三次鑒定是檔案需移交給檔案館 時(shí)進(jìn)行的，以確定是否進(jìn)館；第四次鑒 定是檔案對(duì)長(zhǎng)期保管的檔案進(jìn)行期滿鑒 定。紙質(zhì)文件的鑒定是針對(duì)文件實(shí)體進(jìn) 行的文件內(nèi)容價(jià)值的評(píng)估。電子文精選公文范文，管理類，工作總結(jié)類，工作計(jì)劃類文檔，感謝閱讀下載=精選公文范文，管理類，工作總結(jié)類，工作計(jì)劃類文檔，歡迎閱讀下載=件的初次鑒定不可能像紙質(zhì)文件那

4、樣等 到文書(shū)處理程序完畢之后再進(jìn)行，也就 是在編制信息系統(tǒng)軟件時(shí)，就把有關(guān)鑒 定的標(biāo)準(zhǔn)和程序編入到系統(tǒng)軟件之中， 計(jì)算機(jī)自動(dòng)對(duì)電子文件進(jìn)行鑒定。電子 文件的第二次鑒定在形成階段進(jìn)行的， 電子文件在這一階段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)歸檔脫機(jī) 保存到介質(zhì)載體上，有檔案部門(mén)對(duì)保存 于介質(zhì)載體上的電子文件進(jìn)行鑒定。這 次鑒定既包括了內(nèi)容鑒定，也包括了電 子文件的技術(shù)鑒定。電子文件的第三、 四次鑒定主要是維護(hù)階段進(jìn)行，檔案部 門(mén)肩負(fù)起了對(duì)電子文件進(jìn)行維護(hù)的職 責(zé)。三.鑒定的內(nèi)容檔案文件的鑒定，包括真?zhèn)闻c價(jià)值兩方面。于紙質(zhì) 文件的物理載體相對(duì)穩(wěn)定，信息與載體 是緊密結(jié)合難以分離的。即使要使其分 離，也難免不留痕跡。因此，其

5、真?zhèn)蔚?鑒定與保護(hù)是件輕而易舉的事，故而紙 質(zhì)文件鑒定一般不包括真?zhèn)舞b定而專指 價(jià)值鑒定。而電子文件的鑒定則不同， 于電子文件信息的易變性和信息與載體精選公文范文，管理類，工作總結(jié)類，工作計(jì)劃類文檔，感謝閱讀下載=精選公文范文，管理類，工作總結(jié)類，工作計(jì)劃類文檔，歡迎閱讀下載=之間易分離的特性，使得對(duì)電子文件原 始性的鑒定顯得格外重要。電子文件信 息是編碼信息，需要通過(guò)機(jī)器的還原才 能為人所識(shí)讀，電子文件的價(jià)值不再像 紙質(zhì)文件那樣可以直接為利用者獲取， 而是需要借助于計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)這個(gè) 中介。電子文件的鑒定，包括文件的內(nèi) 容鑒定和技術(shù)鑒定。內(nèi)容鑒定和傳統(tǒng)紙 質(zhì)文件的鑒定基本相似，就是采用 直

6、接 鑒定法 對(duì)電子文件的信息進(jìn)行鑒定，確 定電子文件的保管期限。技術(shù)鑒定主要 包括電子文件的完整性，真實(shí)性，可讀 性，無(wú)病毒鑒定，介質(zhì)狀況檢測(cè)。與紙 質(zhì)文件不同，電子文件的完整性可以分 為檢查文件要素和檢查要素集中手段兩個(gè)方面。電子文件的雙重鑒定， 法 其研究報(bào)告機(jī)讀文件的鑒定中深入 分析電子文件鑒定與傳統(tǒng)文件的差異， 首次明確提出并系統(tǒng)闡述了電子文件雙 重鑒定的思想。他認(rèn)為機(jī)讀文件的鑒定 包括文件所含信息的鑒定和文件技術(shù)狀國(guó)檔案學(xué)者哈羅爾德瑙格勒1984年在精選公文范文，管理類，工作總結(jié)類，工作計(jì)劃類文檔，感謝閱讀下載精選公文范文，管理類，工作總結(jié)類，工作計(jì)劃類文檔，歡迎閱讀下載況的鑒定”。

7、這一思想在實(shí)踐上為電子文 件的鑒定工作提供了 一條新的思路，在理論上為鑒定電子文件的保存價(jià) 值建立了兩個(gè)支點(diǎn)一一內(nèi)容的有用性和 技術(shù)狀況，從而引起了各國(guó)檔案研究人 員和實(shí)際工作人員極大的關(guān)注，這在文 件鑒定理論的發(fā)展史上是很有創(chuàng)見(jiàn)的。 毫無(wú)疑問(wèn)，和紙質(zhì)文件一樣，對(duì)電子文 件的內(nèi)容需要加以鑒定，以便從難以數(shù) 計(jì)的文件河流中 陶出”經(jīng)得起歷史考驗(yàn) 的真正具有價(jià)值的 金子”。隨著我們對(duì) 電子文件了解的增多，逐漸發(fā)現(xiàn)在電子 文件中陶金、比紙質(zhì)文件還困難，還 重要，原因在于電子文件的量更大，流 向和分布更為復(fù)雜。電子文件制成材料”的物理性能比紙質(zhì)文件材料要脆弱 得多，電子文件中的信息也比紙質(zhì)文件 要易變

8、、易失得多，這就意味著電子文 件的有用性對(duì)于支持其存在的技術(shù)狀況 的依賴性要大得多，良好的技術(shù)狀況是 電子文件真實(shí)、可靠、完整、可讀的基 礎(chǔ)。紙質(zhì)文件鑒定中把鑒定的思想和原 精選公文范文，管理類，工作總結(jié)類，工作計(jì)劃類文檔，感謝閱讀下載 5 =精選公文范文，管理類，工作總結(jié)類，工作計(jì)劃類文檔，歡迎閱讀下載=則轉(zhuǎn)化成明確、具體的保管期限表的作 法在電子文件的鑒定中依然必要，這可 以給文件管理人員提供一個(gè)清晰的，易 于執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)。紙質(zhì)文件的保管期限表 對(duì)于從內(nèi)容上鑒定電子文件具有一定的 參考價(jià)值，但于電子文件的種類、成分 和形成、積累過(guò)程有諸多特點(diǎn)，一些文 件的價(jià)值還會(huì)隨著信息技術(shù)的發(fā)展而有 所改

9、變，因此不能簡(jiǎn)單地套用原有的保 管期限表，我國(guó)應(yīng)該在積累經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ) 上為電子文件編制專用的保管期限表， 用以體現(xiàn)文件內(nèi)容和信息技術(shù)對(duì)保管期 限的雙重要求。”電子文件價(jià)值鑒定的內(nèi)容比傳統(tǒng)文件鑒定擴(kuò)大了許 多，增加了對(duì)電子文件所依賴的技術(shù)狀態(tài) 的鑒定，形成雙重鑒定：既有對(duì)文件所含 信息的鑒定，又有對(duì)文件技術(shù)狀況的鑒定 而且技術(shù)鑒定比對(duì)文件所含信息的鑒定 更重要。四.鑒定的方法紙質(zhì)文件多采用直接鑒定法，即要求鑒定人員逐 件逐張地審查文件，根據(jù)其內(nèi)容所記載 和反映的重要性判斷其價(jià)值的大小。再精選公文范文，管理類，工作總結(jié)類，工作計(jì)劃類文檔，感謝閱讀下載精選公文范文，管理類，工作總結(jié)類，工作計(jì)劃類文檔，

10、歡迎閱讀下載分析檔案來(lái)源和形成實(shí)踐、文件名稱和 稿本、文件的有效性和外形特點(diǎn)。如果 電子文件繼續(xù)沿用紙質(zhì)文件的鑒定方 法，通過(guò)直接閱讀文件內(nèi)容，決定其保 管期限，其工作量是文件管理人員難以 承受的。其結(jié)果可以導(dǎo)致越來(lái)越多的電 子文件因來(lái)不及鑒定而流失或積壓。這 樣的鑒定方法顯然不適用于電子文件的 鑒定，尤其初次鑒定。與紙質(zhì)文件相比， 電子文件具有多變性和轉(zhuǎn)瞬即逝以及載 體的脆弱性等特點(diǎn)，因此，電子文件鑒 定應(yīng)采用一種高效的鑒定方法?！?198彈以來(lái)加拿大國(guó)家檔案館開(kāi)始實(shí) 行新宏觀鑒定接收戰(zhàn)略”，采取了一種職能結(jié)構(gòu)研究模式”，將檔案的鑒定方 法于一種以文件前后關(guān)系為基礎(chǔ)，以來(lái) 源為中心的框架中，

11、而不是于以內(nèi)容為 基礎(chǔ)的歷史文獻(xiàn)框架之中。荷蘭國(guó)家檔 案館也采取了類似的鑒定方法，即根據(jù) 文件在政府活動(dòng)和任務(wù)中的作用來(lái)鑒定 其情報(bào)價(jià)值，各機(jī)構(gòu)首先應(yīng)分析對(duì)其履 行使命和完成任務(wù)至關(guān)重要的活動(dòng)，通精選公文范文，管理類，工作總結(jié)類，工作計(jì)劃類文檔，感謝閱讀下載精選公文范文，管理類，工作總結(jié)類，工作計(jì)劃類文檔，歡迎閱讀下載過(guò)挑選和鑒定出來(lái)的信息必須反映活動(dòng) 的價(jià)值?！焙暧^鑒定理論是件伴隨信息技術(shù)在現(xiàn)代社會(huì)廣泛而深入地滲 透應(yīng)運(yùn)而生的。它反映了信息社會(huì)機(jī)構(gòu) 和文檔的特點(diǎn)，闡明了電子文件的來(lái)源 是動(dòng)態(tài)的、虛擬的、多元的。在電子環(huán) 境中，虛擬機(jī)構(gòu)在網(wǎng)上大量涌現(xiàn)。與紙 質(zhì)文件產(chǎn)生的機(jī)構(gòu)不同。在機(jī)構(gòu)的職能

12、和內(nèi)部結(jié)構(gòu)不斷變動(dòng)且難于辨別的情況 下，繼續(xù)用傳統(tǒng)的理論方法鑒定電子文 件的價(jià)值顯得十分困難。職能鑒定法是宏觀的、以職能為基礎(chǔ)的鑒定方法。 職能鑒定法依據(jù)電子文件形成過(guò)程、機(jī) 構(gòu)職能活動(dòng)、文件的本質(zhì)聯(lián)系，其思路 較內(nèi)容鑒定法是宏觀的。因此，職能鑒 定法從總體上判斷機(jī)構(gòu)形成有價(jià)值文件 的能力，而不是直接對(duì)文件加以處理。我國(guó)在電子文件的保管、整理方面仍采 用輸出紙質(zhì)拷貝，在紙質(zhì)文件保存系統(tǒng) 內(nèi)管理的方式，即電子文件的 雙套制 管理都是以電子文件和紙質(zhì)文件的相互 對(duì)應(yīng)為前提的，兩種共存狀態(tài)下電子文精選公文范文，管理類，工作總結(jié)類，工作計(jì)劃類文檔，感謝閱讀下載=精選公文范文，管理類，工作總結(jié)類，工作計(jì)

13、劃類文檔，歡迎閱讀下載=件的社會(huì)屬性和功能有所不同，這種不 同隨著電子文件和紙質(zhì)文件的互動(dòng)發(fā) 展，最終將使電子文件的管理經(jīng)驗(yàn)和信 息技術(shù)逐漸豐滿完善，兩套制是文件介 質(zhì)轉(zhuǎn)換時(shí)期不可避免的一種現(xiàn)象，可以 預(yù)見(jiàn)，這種模式將持續(xù)相當(dāng)一個(gè)時(shí)期。 隨著技術(shù)的成熟、法律的完備和各方面 條件的具備，會(huì)有越來(lái)越多的電子文件 獨(dú)立地轉(zhuǎn)化為電子文件，紙質(zhì)文件的 數(shù)字化應(yīng)有所選擇”，并逐步取代紙質(zhì) 文件。五.鑒定的人員 主持鑒定工作人員的組成、及所處的立場(chǎng)、出 發(fā)點(diǎn)、價(jià)值取向等，很大程度上影響著 檔案鑒定工作的前進(jìn)方向。我國(guó)的紙質(zhì)文件鑒定分三步走。第一步立卷前鑒定， 鑒定人員文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成，他 們確切了解自

14、己的需要，對(duì)文件的第一 價(jià)值能做出較為準(zhǔn)確的判斷，而對(duì)文件 的第二價(jià)值則關(guān)注得很少，這種做法可 能產(chǎn)生的后果是有相當(dāng)歷史價(jià)值、值得 永久保存的文件還未進(jìn)入檔案人員的視 線，就被判處死刑，進(jìn)了廢紙堆。第二精選公文范文，管理類，工作總結(jié)類，工作計(jì)劃類文檔，感謝閱讀下載=精選公文范文，管理類，工作總結(jié)類，工作計(jì)劃類文檔，歡迎閱讀下載=步鑒定工作主要機(jī)關(guān)或企業(yè)的檔案室工 作人員承擔(dān)，對(duì)立卷歸檔時(shí)確定的保管 期限進(jìn)行檢查并適當(dāng)調(diào)整，經(jīng)鑒定無(wú)繼 續(xù)保存價(jià)值的剔出銷毀。檔案館人員也 要實(shí)行超前控制，介入檔案室鑒定工作， 進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。第三步鑒定工作檔案館 人員主持，主要對(duì)進(jìn)館檔案保存期限不 當(dāng)?shù)倪M(jìn)行調(diào)整以至銷毀。此可見(jiàn)，在我 國(guó)，對(duì)文件的生死處置發(fā)生在立卷前鑒 定，掌握生殺大權(quán)的實(shí)際是機(jī)關(guān)或企業(yè) 的文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)人員，后兩次有檔案 人員參與的鑒定在一定程度上只起到修 正作用，這種鑒定方法對(duì)全面考量文件 價(jià)值的弊端不言而喻。” 經(jīng)過(guò)電 子文件與紙質(zhì)文件鑒定的比較，分析兩 者異同，各取其長(zhǎng)，從而推動(dòng)電子文件 和紙質(zhì)文件鑒定工作的發(fā)展，為檔案的 鑒定工作提供寶貴經(jīng)驗(yàn)。注釋：江蘇常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院孫文靖電子文件與紙質(zhì)文件鑒定的不同之處）四川大學(xué)信息與檔案管理系研究生班王萍電子文件與紙質(zhì)文件精選公文范文，管理類，工作總結(jié)類，工