中國民生銀行文書檔案管理規(guī)范課件

1、文件材料整理 奉化市檔案局 陳玲紅第1頁，共55頁。檔案整理含義：就是將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化的過程。檔案整理方法 1、傳統(tǒng)整理方法按卷整理 2、新的整理方法按件整理第2頁，共55頁。檔案的收集和鑒定檔案的收集 將在各項工作活動中形成并辦理完畢的對日后工作有查考利用價值的文件，整理后，定期從各個部門匯集到檔案部門集中保存，這個過程就是檔案的收集工作，簡稱歸檔。檔案的鑒定機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表第3頁，共55頁。 2006年12月18日，國家檔案局第8號令發(fā)布了機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定（以下簡稱規(guī)定）。以“

2、令”的形式頒布這個規(guī)定，使這個文件具有法律效力，反映了國家檔案行政管理部門對機關確定文件材料歸檔范圍和劃分檔案保管期限工作的高度重視，必將對正確界定文件材料歸檔范圍、準確劃分文書檔案保管期限，及時開展檔案價值鑒定工作，確保國家檔案資源的齊全完整起到積極的推動作用。解讀規(guī)定第4頁，共55頁。（一）六大變化 與1987年的兩個文件相比，新規(guī)定無論是在內容上還是在形式上都有較大的改變，歸結起來有六個方面： 一是將兩個文件合二為一。1987年頒布的是兩個文件，這次合為一個文件，規(guī)定既對文書檔案保管期限進行了劃分，也對機關文件材料的歸檔范圍進行了規(guī)定。 二是改革了檔案保管期限的劃分方法。原來的保管期限為

3、“永久”、“長期”和“短期”三種，新的規(guī)定只有“永久”和“定期”兩種。原來的“短期”保管期限為115年，“長期”為1650年，時間期限較為模糊。新規(guī)定中的“定期”保管期限實行了標時制，有30年和10年兩個期限，時限規(guī)定更為明確。 第5頁，共55頁。 三是突出了立檔單位的主體地位。在界定機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限時，實際體現(xiàn)了“以我為主”的思想。 四是條款進一步細化。這次隨規(guī)定頒布的文書檔案保管期限表涉及保管期限界定的條款共84項，比1987年規(guī)定的63項增加了21項。此外，新的文書檔案保管期限表充實了一些新領域的文件材料，如行政執(zhí)法、行政審批、產權關系、個人權益等方面的文件材料。

4、五是調整了一些材料的保管期限。如與個人權益有關的檔案，這次絕大多數(shù)調整為永久保管。上級或下級機關的文件材料，在本機關歸檔時，其保管期限也有下調。第6頁，共55頁。 六是“備案制”改為“審批制”。在1987年的規(guī)定中，各機關制定的文書檔案保管期限表在經本單位領導批準施行后，報檔案行政管理部門備案。新的規(guī)定改變了備案的做法，即各機關編制的本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，要經同級檔案行政管理部門審查同意后才可執(zhí)行，加大了檔案行政管理部門的管理力度。第7頁，共55頁。機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍應歸檔文件的范圍1、上級單位下發(fā)的文件2、本單位形成的文件3、同級和非隸屬單位抄送的需要執(zhí)行

5、或查考的文件4、下級單位報送的文件第8頁，共55頁。不歸檔文件的范圍1、上級單位普發(fā)供參閱的文件，任免或獎懲非本單位人員的文件，供工作參考的抄件和征求意見未定稿的文件。2、本單位重份文件，事務性、臨時性文件，未生效文件，一般文件的歷次修改稿，摘錄的供工作參閱的非證明材料，一般性的人民來信，與本單位無關的文件材料。3、同級機關和非隸屬機關的文件屬于不需要辦理又無查考價值的文件材料。4、下級機關的文件中屬于不需要備案的文件及參閱的簡報、情況反映等。第9頁，共55頁。文書檔案保管期限表 檔案保管期限表是用表冊的形式列舉檔案來源、內容和形式并指明其保管期限的指導性、標準性文件。 形成有歸檔必有保管期限

6、，反之，具有保管期限的則一定歸檔。永久、30年、10年第10頁，共55頁。文件材料整理文件分類、組卷對歸檔文件或案卷進行檢查審核（文件質量與組卷的規(guī)范性）對文件或案卷進行系統(tǒng)化排列編號、上架。編制檢索工具、錄入、統(tǒng)計第11頁，共55頁。整理原則必須是已辦理完畢，有保存價值的遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間 的有機聯(lián)系區(qū)分文件的保存價值便于保管和利用 第12頁，共55頁。傳統(tǒng)整理方法按卷整理 使文件系統(tǒng)化、有序化的過程，它包括分類、組卷、卷內文件整理、案卷封面填寫、裝訂、系統(tǒng)化排列上架、編制案卷目錄等步驟第13頁，共55頁。一、檔案分類1、常用分類方法1）年度分類法 先將文件按其形成、處理或針對

7、的年度進行分門別類。一般文件歸入文件形成年度，跨年度根據(jù)具體情況區(qū)分年度。2）組織機構分類法 將文件按其形成或承辦的機構進行分門別類。第14頁，共55頁。3）問題分類法 將文件按其內容所反映的問題、事物進行分門別類。2、聯(lián)合分類方法1）年度與組織機構分類法 2000年 辦公室 2001年 辦公室 人事處 人事處 業(yè)務處 業(yè)務處 辦公室 2000年 人事處 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 第15頁，共55頁。2）年度與問題分類法2000年 黨群類 行政類 教學類 科研類 產品生產與科技開發(fā)類 基建類 設備類 出版類 外事類 財會類 聲像類二、立卷組合方法立卷“六個特征

8、”問題特征 、作者特征 、時間特征、文種（名稱）特征、通訊者特征、地區(qū)特征第16頁，共55頁。1、按問題組卷將文件內容涉及的同一問題或同一類性質的問題組成一個案卷。例如： 關于處理楊秀珠貪污案件的材料 關于浙江大學校園擴建、購買設備問題的材料 關于農村二輪土地承包問題的材料 第17頁，共55頁。2、按作者組卷 將同一作者的一些文件組成案卷。例如： 浙江省檔案局工會文件 3、按文種（名稱）組卷 將文件種類或名稱相同的文件組成案卷例如： 浙江省檔案局局務會議記錄第18頁，共55頁。4、按時間組卷 按文件形成的時間或文件內容針對時間，將屬于同一時期的文件組成案卷。例如： 浙江省檔案局2005年度工作

9、計劃5、按通訊者組卷 將本單位與某單位針對某一問題或幾個問題的來往文件組成一卷。例如： 浙江工業(yè)大學關于招生問題與浙江省教委的來往文件 第19頁，共55頁。6、按地區(qū)組卷 將來自同一地區(qū)或內容涉及同一地區(qū)（如同一省、市、縣、區(qū)、鄉(xiāng)等）的文件組成一卷。例如： 中共杭州市委關于蕭山區(qū)整黨工作中若干問題的指示和情況匯集 浙江省各市檔案局2005年度工作計劃第20頁，共55頁。幾種方法結合使用例如： 浙江省衛(wèi)生廳關于所屬系統(tǒng)科技人員工作條件問題的調查報告 第21頁，共55頁。三、卷內文件整理查漏補缺修整:對破損文件進行修裱 對傳真或字跡模糊的文件進行復制 對過大的文件進行折疊（最大不超過A4紙張的大小

10、） 對小于A4紙張1/2的文件進行粘貼去金屬物第22頁，共55頁。1、卷內文件排列和編號 卷內文件排列 按重要程度、文件間的聯(lián)系、時間順序排列。必須注意保持問文與復文、正文與附件、同一文件的各種不同稿本（正本、定稿等）之間不可分離的聯(lián)系。一般的正本在前底稿在后，批復在前請示在后，結果在前過程在后，卷內文件編號 文件頁碼用頁碼機打印在正面右上角、反面左上角，從001開始編起。 一般每卷不超過2公分（200張）。 第23頁，共55頁。2、填寫卷內文件目錄卷內目錄放在卷首，列舉卷內文件的主要內容和成份。激光打印字段格式符合要求字體大小適當?shù)?4頁，共55頁。卷內文件目錄順序號 文號 責任者題名 日期

11、頁號備注1浦銀杭發(fā)200420號浙江省檔案局、上海浦東發(fā)展銀行杭州分行關于上海浦東發(fā)展銀行杭州分行轄屬臨安、文暉支行2003年通過檔案工作目標管理省級認定的通報200402050012浙農銀 200436號浙江省檔案局、中國農業(yè)銀行浙江省分行關于2003年度全省農行系統(tǒng)通過檔案管理省級認定單位的通報200402100033浙文辦200412號浙江省檔案局、浙江省文化廳關于公布全省文化系統(tǒng)檔案工作目標管理省級認定單位名單的通知20040220007-010第25頁，共55頁。3、填寫備考表備考表放在案卷最后，用來登記卷內文件的基本情況，便于檔案管理人員和利用者了解案卷的有關情況。第26頁，共55

12、頁。備 考 表 盒內文件情況說明：1、盒內文件數(shù)量。2、盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。 整理人： 檢查人： 年 月 日第27頁，共55頁。四、填寫檔案案卷封面 （ 立 檔 單 位 名 稱 ） （ 組 織 機 構 名 稱 ） （案卷標題） 自 年 月至 年 月保管期限:本卷內共 件 頁歸檔號: 全宗號 目錄號 案卷號第28頁，共55頁。類內案卷排列排列方法 按案卷所反映的工作上的聯(lián)系來排列 按案卷內容所反映的一定問題來排列 按案卷所屬的時間來排列 按案卷內文件的作者、文件內容涉及的地區(qū)來排列 第29頁，共55頁。1、檔號的編制 檔號:全宗號-目錄號-案卷號-頁號 全宗號-類別號-案

13、卷號-頁號年度與組織機構分類法如: 2000年 辦公室 2001年 辦公室 人事處 人事處 業(yè)務處 業(yè)務處 某單位全宗號為169，2000年目錄號為10,辦公室案卷有30卷,人事處第10卷的檔號:第30頁，共55頁。2、案卷標題的擬寫案卷標題=作者+問題（時間、地區(qū)等）+文種 例如： 浙江省檔案局有關職工福利問題的決定 第31頁，共55頁。3、案卷的裝訂用電鉆,三孔一線裝訂五、編制案卷目錄六、檔案上架 檔案按從上到下、從左到右的順序排列上架。第32頁，共55頁。 案卷目錄 案 卷 號 題 名 年度頁數(shù)期限備注室編號館編號1各市地檔案局關于浙江檔案文獻遺產情況的報告2004200永久2浙江省檔案

14、局2003年度檔案統(tǒng)計年報2004100永久3省直機關2003年度規(guī)范化檔案室認定通報及申報表2004150長期4全省各系統(tǒng)2003年度檔案工作目標管理的通報2004150長期5省直單位2003年檔案年檢登記表2004200長期第33頁，共55頁。新的整理方法按件整理文書立卷改革的意義1、適應辦公自動化及檔案工作現(xiàn)代化管理的需要。2、規(guī)范歸檔文件材料的整理方法，提高和確保檔案整理質量。3、緩解機關檔案工作壓力，理順機關檔案工作職能，提高機關檔案工作效率。第34頁，共55頁。歸檔文件的整理 將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。第35頁，共55頁。一、“件

15、”的概念：件是歸檔文件的整理單位 1、單份文件，一份文件為一件； 2、報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件； 3、文件的正本與定稿為一件；正文與附件為一件； 4、原件與復制件為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件； 5、文件處理單（表）與被處理文本為一件； 6、來文與復文可各為一件。第36頁，共55頁。二、修整三、裝訂 按件裝訂。1、“件”內排列2、對齊方式 3、裝訂方法 第37頁，共55頁。1、“件”內排列正本在前，定稿在后正文在前，附件在后原件在前，復制件在后轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后不同文字的文本，中文本在前，原文本在后第38頁，共55頁。3、對齊方式 裝訂前應將“件”內的各項按一定方式對齊，便于將

16、來翻閱利用。 采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊 采用左側裝訂的，應將左、下側對齊第39頁，共55頁。4、裝訂方法：有五種方法縫紉機壓線塑料、鋁合金回形針包角文件夾不銹鋼推釘 從速度、成本、檔案保護要求綜合考慮第40頁，共55頁。四、分類 有年度、保管期限、機構/問題三種分類方法。年度機構保管期限分類法 將歸檔文件按年度分類，每個年度下按機構分類，再在機構下按保管期限分類。這種方法適用于機構與文件較多的分行，檔案上架不必預留空間，便于充分利用庫容。 第41頁，共55頁。例如：2001-2003年文書檔案分類2001年：辦公室.永久、長期、短期人事處永久、長期、短期管理處永久、長期、短期.200

17、2年：辦公室.永久、長期、短期人事處.永久、長期、短期管理處.永久、長期、短期.2003年： 第42頁，共55頁。五、排列 事由原則 （1）辦理完畢的時間順序 （2）成套性文件相對集中，如：會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。 第43頁，共55頁。六、編號 歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端居中的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。 歸檔章必要項為：年度、保管期限、件號，選擇項為：機構/類別（如圖）。 全宗號 年度 室編件號機構或問題保管期限 館編件號第44頁，共55頁。例如：2001年辦公室永久1號歸檔文件，歸檔章應填寫為： 第45頁，共55頁。 七、編目 歸檔文件應

18、依據(jù)分類方案和檔號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄由三部分構成a、歸檔文件目錄封面b、歸檔整理說明c、歸檔文件目錄第46頁，共55頁。歸檔文件目錄件號 責任者 文號題 名 日期頁數(shù) 備注1浙江省檔案局、上海浦東發(fā)展銀行杭州分行浦銀杭發(fā)200420號關于上海浦東發(fā)展銀行杭州分行轄屬臨安、文暉支行2003年通過檔案工作目標管理省級認定的通報2004020512浙江省檔案局、中國農業(yè)銀行浙江省分行浙農銀 200436號關于2003年度全省農行系統(tǒng)通過檔案管理省級認定單位的通報2004021033浙江省檔案局、浙江省文化廳浙文辦200412號關于公布全省文化系統(tǒng)檔案工作目標管理省級認定單位名單的通知200402202第47頁，共55頁。1）對歸檔文件逐件編目。 歸檔文件目錄項目設置為:件號、責任者、文號、標題、文件日期、頁數(shù)等。2）歸檔文件目錄用紙采用國際標準A4型紙豎排。3）歸檔