2019年某上公司文件材料歸檔及保管期限的規(guī)定

1、股份公司文件材料歸檔及保管期限的規(guī)定1總則公司檔案是公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的一種真實(shí)歷史記錄，是信息流的組成部分，是 信息工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。屬于存儲(chǔ)的固定信息范疇。按照公司文件材料系統(tǒng)地收集歸檔，保證完整齊全，利于檔案信息科學(xué)管理和開發(fā)利 用的要求，特就公司文件材料的形成、積累、歸檔和保管過程作出規(guī)定。2文件材料歸檔要求與工作程序歸檔文件材料，應(yīng)符合完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性的要求，必須經(jīng)過系統(tǒng)的整理和 編目，線條清晰，字跡清楚，紙質(zhì)優(yōu)良，簽署完備。為確保歸檔材料的完整和質(zhì)量，在材料歸檔前，應(yīng)填寫“文件材料歸檔審核表” 隨同檔案材料一起交檔案部門。文件材料歸檔時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查文件的質(zhì)量

2、，交接雙方必須在移交清 單上簽字、蓋章。移交清單一式兩份，一份存檔案部門，一份留移交部門。文件材料歸檔的質(zhì)量保證措施產(chǎn)品試制、科研課題研究、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目活動(dòng)過程中的文件材料， 平時(shí)應(yīng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或責(zé)成專人組織積累、整理和歸檔。項(xiàng)目周期短的應(yīng)在完成、鑒定、 驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)組織歸檔；項(xiàng)目周期長的，可分階段歸檔。凡是設(shè)備隨機(jī)所附文件，應(yīng)在 開箱后立即歸檔，再提供利用。關(guān)于上述項(xiàng)目以外須歸檔的文件材料，應(yīng)由各職能部門責(zé) 成專人組織平時(shí)積累、整理，在次年四月份前提交檔案部門歸檔。工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加上級(jí)有關(guān)業(yè)務(wù)會(huì)議所得的具有查考利 用價(jià)值的文件材料，須交總經(jīng)理辦公室按文書處理程

3、序統(tǒng)一上呈、下達(dá)、歸檔。負(fù)責(zé)組織新產(chǎn)品和科技成果鑒定、基建工程竣工驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收的相關(guān)職 能部門必須通知檔案部門一起參加上述活動(dòng)。文件材料的形成、積累、組卷和歸檔工作，要列入各職能部門管理工作程序和 有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。2.4.5產(chǎn)品和基建工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評(píng)獎(jiǎng)，有關(guān)部門必須主動(dòng) 做好文件材料歸檔，并經(jīng)檔案室簽署意見引進(jìn)國外的科技資料，凡由國外直接寄來的，首先由檔案室接收登記；凡是由 出國人員帶回來的，首先向檔案部門移交，然后再復(fù)制供翻譯和借閱利用。檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門文件材料的形成、 積累、組卷和歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、 監(jiān)督和檢查。文件材料歸檔份數(shù)，一般是一式一份；對(duì)經(jīng)常查閱使用的科技

4、文件材料，應(yīng)歸檔 一式兩份（有底圖的一式一份），其中一份供日常借閱利用；基建工程文件材料凡需向上級(jí) 檔案機(jī)構(gòu)歸檔的，亦應(yīng)歸檔一式兩份。3文件材料的保管期限和劃定保管期限的原則文件材料的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管為五十年以上，長期 保管為十五年以上至五十年（含五十年），短期保管為十五年以下（含十五年）。文件材料對(duì)國家、社會(huì)、行業(yè)、公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值和保存價(jià)值的，具保管期限 為永久。文件材料對(duì)公司在較長時(shí)期具有利用價(jià)值的，具保管期限為長期。文件材料對(duì)公司在短期內(nèi)，具有利用價(jià)值的，具保管期限為短期。會(huì)計(jì)檔案保管期限分列如下：永久保管期限為二十五年以上，長期保管期限為十 五年至二十五年

5、（含二十五年）短期保管期限為十五年以下（含十五年）。公司文件材料的保管期限，應(yīng)由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或檔案管理人員根據(jù)劃分 保管期限的原則和保管期限表直接劃定。4文件材料歸檔范圍及保管期限文件材料歸檔范圍及保管期限按下列規(guī)定執(zhí)行：表1黨群工作類文件材料歸檔范圍及保管期限表表2行政管理類文件材料歸檔范圍及保管期限表表3經(jīng)營管理類文件材料歸檔范圍及保管期限表表4生產(chǎn)技術(shù)管理類文件材料歸檔范圍及保管期限表表5產(chǎn)品類文件材料歸檔范圍及保管期限表表6科學(xué)研究類文件材料歸檔范圍及保管期限表表7基本建設(shè)類文件材料歸檔范圍及保管期限表表8設(shè)備儀器類文件材料歸檔范圍及保管期限表表9會(huì)計(jì)類文件材料歸檔范圍及保管期

6、限表表10人事類文件材料歸檔范圍及保管期限表（詳見附表）表1黨群工作類文件材料歸檔范圍及保管期限表序號(hào)文件材料名稱保管期限1上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的指示、決議、紀(jì)要、報(bào)告、通知等針對(duì)本公司的永久其 余長期2本公司執(zhí)行上級(jí)黨委工作的指示、決議、決定、通知、紀(jì)要、報(bào)a絕口 7永久3黨委會(huì)、黨委擴(kuò)大會(huì)、黨委民主生活會(huì)等會(huì)議記錄永久4本公司召開黨代會(huì)、職代會(huì)、團(tuán)代會(huì)的通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、大會(huì)發(fā)言，提案、選舉結(jié)果，討論通過的文件、決議、紀(jì)要、表彰名單、重要照片、錄音（像）等永久5各種調(diào)查報(bào)告、情況反映重要的長期般的短期6黨務(wù)、工會(huì)、共青團(tuán)年度工作計(jì)劃和總結(jié)，重大活動(dòng)記載、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等長期7黨務(wù)干部、

7、屬黨委管的行政干部的任免、考查、懲罰、落實(shí)政策等方面的決議、決定、通知等永久8黨群機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)整人員、編制等方面的決議、決定、通知等永久9本公司編制的黨員教育、職工政治思想教育方面的材料短期10本公司紀(jì)檢工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表長期11本公司統(tǒng)戰(zhàn)工作情況匯報(bào)、總結(jié)等材料長期412上級(jí)頒發(fā)及公司制定的有關(guān)制度、措施長期13本公司關(guān)于黨務(wù)工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作的問題，向上級(jí)的請(qǐng)示與批復(fù)長期14黨員名冊(cè)、團(tuán)員名冊(cè)、工會(huì)會(huì)員名冊(cè)永久15黨團(tuán)組織關(guān)系、介紹信及存根長期16對(duì)黨員干部、黨員違紀(jì)處理的報(bào)告和批復(fù)長期17公司民主管理方面的總結(jié)材料長期18勞動(dòng)競(jìng)賽的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表長期19工會(huì)經(jīng)費(fèi)收支、

8、帳冊(cè)、報(bào)表長期序號(hào)文件材料名稱保管期限1本公司主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公司的承包責(zé)任、任期目標(biāo)等文件材料長期2本公司的年度工作計(jì)劃、總結(jié)永久3本公司的組織機(jī)構(gòu)、印模起用等文件永久4本公司主管領(lǐng)導(dǎo)向職代會(huì)作的關(guān)于公司經(jīng)營方針、長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃等方面的報(bào)告永久5公司史、大事記等資料永久6本公司有關(guān)地域范圍變化解決邊界糾紛、征用土地的文件材料永久7本公司出國考察、友好往來、參加會(huì)議等外事活動(dòng)形成的文件材料重大活動(dòng)的主要文件永久一般活動(dòng)的材料及考察報(bào)告長期8本公司與外國有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書等文件材料有歷史意義和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的永久重要的長期般的短期9本公司編輯的并反映主要職能活動(dòng)的出版物永久10本公司房

9、地產(chǎn)契約、證書等永久11本公司行政管理方面同上級(jí)的請(qǐng)示報(bào)告以及批復(fù)長期表2行政管理類文件材料歸檔范圍及保管期限表12國家及上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在本公司視察、檢查工作的指不、題詞、白、錄象、照片等永久13上級(jí)機(jī)關(guān)授予本公司的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗等永久14本公司處理人民來信的文件材料有省以上領(lǐng)導(dǎo)批示和處理結(jié)果的永久后巾級(jí)機(jī)關(guān)或本公司領(lǐng)導(dǎo)人批不和處理結(jié)果長期其余短期15調(diào)查處理政紀(jì)案件的文件材料重要的永久一M的長期16上級(jí)關(guān)于公司行政管理方面的指示通知的文件材料長期17公司行政管理各職能部門上報(bào)的計(jì)劃、總結(jié)短期18公司行政管理各職能部門、職能范圍、管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)匯編永久19干部名冊(cè)

10、、干部任免、招聘等文件材料永久20計(jì)劃生育方面的材料長期21公司行政工作會(huì)議（司務(wù)會(huì)）、領(lǐng)導(dǎo)層辦公會(huì)、專業(yè)會(huì)形成的紀(jì)錄、決定、紀(jì)要等文件材料永久22公司晉升先進(jìn)、國家級(jí)企業(yè)活動(dòng)中形成的原始記錄、申報(bào)材料、批文、合格證等文件材料永久23組建集團(tuán)公司形成的有關(guān)文件材料永久724集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)層重要會(huì)議記錄、紀(jì)要長期25保密工作的組織建設(shè)、條例、規(guī)定、通報(bào)等長期26本公司收發(fā)文薄、電報(bào)、底稿及行政介紹存根長期27法律事物工作的文件材料長期經(jīng)營管理類文件材料歸檔范圍及保管期限表序號(hào)文件材料名稱保管期限1公司營業(yè)執(zhí)照、以及申報(bào)、登記、批復(fù)等文件。產(chǎn)品商標(biāo)注冊(cè)申請(qǐng)及證書等文件材料永久2產(chǎn)品生產(chǎn)許可證永久3生

11、產(chǎn)經(jīng)營決策方案及其依據(jù)性的材料長期4本公司方針目標(biāo)展開方案和公司主管領(lǐng)導(dǎo)診斷報(bào)告長期5公司總體改革方案長期6與其他企業(yè)、事業(yè)單位聯(lián)營、投資方面的文件材料重要的永久 般的長期7工業(yè)普查形成的文件材料長期8市場(chǎng)調(diào)查、用戶反映和要求、市場(chǎng)占有率、市場(chǎng)預(yù)測(cè)方面的文件材料短期9競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的企業(yè)狀況短期10與本公司產(chǎn)品有關(guān)部門和國民經(jīng)濟(jì)各行業(yè)發(fā)展情況長期11年度產(chǎn)品銷售計(jì)劃和銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表長期12年度技術(shù)經(jīng)濟(jì)指示、綜合計(jì)劃、綜合統(tǒng)計(jì)年報(bào)永久13月度經(jīng)營活動(dòng)分析短期14年度物資供應(yīng)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表長期915年度產(chǎn)品生產(chǎn)計(jì)劃長期16質(zhì)量管理計(jì)劃、總結(jié)長期17各級(jí)質(zhì)量管理獎(jiǎng)申報(bào)材料的批文長期18財(cái)務(wù)管理工作計(jì)劃、總結(jié)

12、長期19干部統(tǒng)計(jì)年表、各類專業(yè)干部統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久20本公司年度工資計(jì)劃、工資總額、獎(jiǎng)金指標(biāo)等文件、表冊(cè)，年終工資統(tǒng)計(jì)報(bào)表長期21產(chǎn)品銷售價(jià)格、目錄、產(chǎn)品廣告長期22各種有關(guān)物價(jià)、財(cái)務(wù)問題的請(qǐng)示報(bào)告、批復(fù)長期10生產(chǎn)技術(shù)管理類文件材料歸檔范圍及保管期限表序號(hào)文件材料名稱保管期限1年度生產(chǎn)能力查定方面的材料、年度生產(chǎn)大綱長期2技改計(jì)劃方案、技術(shù)措施計(jì)劃長期3生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃編制、執(zhí)行及調(diào)度工作方面的文件材料短期4安全檢查、整改措施、執(zhí)行情況材料短期5重大傷亡事故的分析，向上級(jí)請(qǐng)示報(bào)告、批復(fù)及處理材料永久6安全生產(chǎn)計(jì)劃總結(jié)、能源工作升級(jí)材料長期7安全平定升級(jí)材料長期8節(jié)能工作計(jì)劃總結(jié)、能源工作升級(jí)材料長期

13、9勞動(dòng)定員、定額、計(jì)劃等材料長期10上級(jí)關(guān)于工資的有關(guān)指示、決議、通知長期11各種調(diào)整、改革工資制度的方案、請(qǐng)示批復(fù)，各種獎(jiǎng)勵(lì)制度和規(guī)定永久12員工工資制度升級(jí)浮動(dòng)的規(guī)定、方案等材料長期13環(huán)境保護(hù)方面形成的文件材料長期11產(chǎn)品類文件材料歸檔范圍及保管期限表序號(hào)文件材料名稱保管期限1上級(jí)對(duì)產(chǎn)品開發(fā)的指導(dǎo)莊文件長期2產(chǎn)品開發(fā)、市場(chǎng)調(diào)查、考察報(bào)告和可行性分析報(bào)告長期3技術(shù)任務(wù)書、協(xié)議書、委托書、合同、報(bào)告、批復(fù)長期4試制計(jì)劃、大綱、方柔論證長期5技木標(biāo)準(zhǔn)長期6設(shè)計(jì)、計(jì)算文件長期7試驗(yàn)大綱、計(jì)劃、記錄、報(bào)告等長期8關(guān)鍵技術(shù)問題、故障分析報(bào)告、各種專題報(bào)告、技術(shù)總結(jié)長期9產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖樣、技術(shù)文件長期10

14、試制產(chǎn)品質(zhì)量和技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告長期11產(chǎn)品性能試驗(yàn)記錄長期12試制產(chǎn)品的試用和現(xiàn)場(chǎng)考察報(bào)告長期13試制產(chǎn)品的試用和現(xiàn)場(chǎng)考察報(bào)告長期14申請(qǐng)正式投產(chǎn)報(bào)告、批復(fù)、通知長期15定型產(chǎn)品圖紙長期16P文件（包括工藝規(guī)程、工時(shí)定額、消耗定額）長期1217工、夾、模、量、檢具設(shè)計(jì)文件及工裝目錄長期18產(chǎn)品出廠試驗(yàn)、驗(yàn)收文件長期19產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)計(jì)劃和措施計(jì)劃長期20優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品申請(qǐng)表、審批文件、證書獎(jiǎng)牌等短期21產(chǎn)品質(zhì)量月檢記錄長期22上級(jí)對(duì)公司質(zhì)量監(jiān)督檢查、考核檢查、行業(yè)檢查的檢查報(bào)告長期23產(chǎn)品質(zhì)量事故分析報(bào)告處理結(jié)果材料長期24QC成果材料（省級(jí)以上）短期25產(chǎn)品質(zhì)量、用戶反饋意見長期26技術(shù)質(zhì)量、攻關(guān)記錄及

15、成果長期13序號(hào)文件材料名稱保管期限1課題立項(xiàng)的申請(qǐng)報(bào)告及審批文件永久2課題任務(wù)書、委托書、合同、協(xié)議書等長期3開題報(bào)告、方案論證永久4調(diào)研、訪問用戶、調(diào)查材料及調(diào)查報(bào)告長期5專題技本會(huì)議記錄、紀(jì)要長期6原始記錄、試驗(yàn)記錄等短期7試驗(yàn)報(bào)告長期8計(jì)算材料長期9設(shè)計(jì)文件、圖紙、關(guān)鍵上2文件長期10主要的來往文件長期11鑒定證書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告永久12科研報(bào)告、階段總結(jié)長期13參加驗(yàn)收人員名單等長期14成果申報(bào)材料、審批材料、獲獎(jiǎng)證書及批準(zhǔn)文件等（包括推廣應(yīng)用經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益）永久15專利申報(bào)的有關(guān)材料及批準(zhǔn)文件永久16成果轉(zhuǎn)讓合同長期表6科學(xué)研究類文件材料歸檔范圍及保管期限表1417推廣應(yīng)用的方案、總

16、結(jié)長期18擴(kuò)大再生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件、定型等文件材料長期19用戶反饋意見短期20科研論文長期21科研，作總結(jié)長期22獲獎(jiǎng)成果的各種證書、合格證、獎(jiǎng)杯、照片等永久15序號(hào)文件材料名稱保管期限1工程項(xiàng)目的申請(qǐng)報(bào)告（建議書）和批復(fù)長期2可行性研究報(bào)告和附件長期3設(shè)計(jì)任務(wù)書（或協(xié)議書）長期4設(shè)計(jì)方案及審批材料長期5工程概算短期6地址選擇報(bào)告及有關(guān)附件長期7征用土地的報(bào)告、批復(fù)永久8拆遷協(xié)議書、合同長期9初步設(shè)計(jì)全套圖紙及文字說明長期10技術(shù)設(shè)計(jì)全套圖紙及文字材料長期11設(shè)計(jì)計(jì)算書、工程費(fèi)用預(yù)算長期12施工設(shè)計(jì)的全套圖紙及文字材料長期13如果由設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)則將整套施工設(shè)計(jì)圖紙和工程預(yù)算歸檔長期14開工

17、報(bào)告、批復(fù)長期15工程定位、測(cè)量記錄及驗(yàn)收單長期16消防審查、防疫審批材料長期表7基本建設(shè)類文件材料歸檔范圍及保管期限表1617施工任務(wù)書、協(xié)議書、合同、施工執(zhí)照、指標(biāo)投標(biāo)書長期18施工記錄、隱蔽工程記錄、原始材料實(shí)驗(yàn)報(bào)告長期19設(shè)計(jì)艾更通知單、修改記錄長期20重大質(zhì)量事故報(bào)告、及處理記錄永久21施工總結(jié)和技術(shù)總結(jié)長期22整套工程竣工圖紙（如果以施工圖代竣工圖，必須由工程負(fù)責(zé)人簽字、蓋竣工章）永久23工程質(zhì)量鑒定報(bào)告永久24工程結(jié)算材料永久25竣工報(bào)告永久26竣工驗(yàn)收會(huì)議記錄或紀(jì)要永久27工程現(xiàn)場(chǎng)照片（施工前、施工中、竣工后所攝照片）永久28使用過程中，發(fā)現(xiàn)問題和處理結(jié)果永久17設(shè)備儀器類文件

18、材料歸檔范圍及保管期限表序號(hào)文件材料名稱保管期限1引進(jìn)、采購設(shè)備的可行性經(jīng)濟(jì)、技術(shù)研究報(bào)告、技術(shù)經(jīng)濟(jì)效益預(yù)測(cè)、方柔論證長期2立項(xiàng)、洽談、考察、簽約、人員培訓(xùn)等活動(dòng)中形成的文件材料長期3申請(qǐng)資金和外匯的報(bào)告及批復(fù)文件長期4設(shè)備開箱、“商檢”和索賠活動(dòng)中的文件材料長期5設(shè)備開箱驗(yàn)收記錄、隨即文件材料及圖樣（包括原文和譯文）長期6設(shè)備安裝調(diào)試、試車記錄、總結(jié)、竣工圖樣、精度、檢測(cè)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告長期7設(shè)備操作及安全技術(shù)、維修保養(yǎng)規(guī)程長期8設(shè)備預(yù)檢、維修保養(yǎng)、調(diào)整記錄、履歷表長期9設(shè)備運(yùn)行記錄及事故分析處理報(bào)告長期10設(shè)備報(bào)廢鑒定書、申請(qǐng)報(bào)告和批復(fù)長期11設(shè)備改造計(jì)劃、任務(wù)書、設(shè)計(jì)說明書、圖冊(cè)、工藝、驗(yàn)證、鑒定書長期12設(shè)備管理目標(biāo)、計(jì)劃、總結(jié)長期13設(shè)備管理獎(jiǎng)、有關(guān)申報(bào)批準(zhǔn)材料長期1814設(shè)備管理方面的文件材料短期15設(shè)備轉(zhuǎn)讓、固