XXXX秘書理論與實務(wù)辦公室的布置

1、秘書的日常事務(wù)工作（一）辦公室布置、電話工作、時間管理1辦公室的布置辦公室的布局要力求合理、整齊清潔，使一切都有條不紊。秘書人員在布置辦公室的時候，要以下列原則為依據(jù)：1.采用一個大間辦公室，對于光線、通風(fēng)監(jiān)督、溝通，比采用同樣大小的若干個小辦公室為優(yōu)。22.使用同一大小的桌子，可增進(jìn)美觀，并促進(jìn)職員的相互平等感。3辦公室布置3.檔案柜與其他柜子高度一致，以增進(jìn)美觀。4.采用直線對稱布置，避免不對稱、彎曲與成角度排列。5.工作流程應(yīng)成直線，避免倒退、交叉與不必要的文書移動。4辦公室的布置6.相關(guān)的部門，應(yīng)置于相鄰的地點(diǎn)，并使性質(zhì)相同的工作便于聯(lián)系。7.將通常有許多外賓來訪的部門，置于入口處；倘

2、不可能時，亦應(yīng)規(guī)定訪客須知，使訪客不至于干擾其它部門。5辦公室的布置8.將自動售貨機(jī)、噴水池、公告板置于不致引起職員分散精力及造成擁擠之處。9.應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備最大的工作負(fù)荷的需要。10.應(yīng)使工作方便工作者，而非工作者方便工作，并使工作者的移動，減少到最小的限度。11.主管座位應(yīng)位于部屬座位之后方，使主管易于觀察工作地點(diǎn)發(fā)生的事情。6辦公室的布置12.使全體職員的座位面對同一方向，不可面對面。13.自然光應(yīng)來自桌子的左上方或斜后上方。14.避免在總辦公室相鄰之處，設(shè)私人辦公室，因其易切斷總辦公室的自然光。15.勿使職員面對窗戶、太靠近熱源或坐在通風(fēng)線上。16.采用屏風(fēng)當(dāng)墻，因其易于架設(shè)，

3、且能隨意重排。7辦公室的布置17.裝設(shè)充分的地板電源插座，使辦公室設(shè)備與機(jī)器夠插用。18.將需要使用嘈雜設(shè)備與機(jī)器的單位，高于防聲之處，以避免干擾其它部門。819.常用的設(shè)備與檔案，應(yīng)置于使用者附近，切勿將所有檔案，置于死墻之處。20.檔案柜應(yīng)背對背放置。21.考慮將檔案柜放置于墻角的可能性。9辦公室的布置22.倘可能時，應(yīng)設(shè)休息處，作為公余作息、自由交談及用午膳的處所。23.供應(yīng)便利充分的休息室設(shè)備。24.對未來的變化，應(yīng)加預(yù)測，并加以防備，使布置適應(yīng)變化。10小型封閉式辦公室的布置標(biāo)準(zhǔn)：1。領(lǐng)導(dǎo)桌椅擺放整齊有序。2。電話放在左邊，電腦放在右邊。3。保險柜、資料柜放在主人身邊或身后，柜中資料

4、擺放整齊。4。沙發(fā)、飲水機(jī)、報架等要求方便來賓。5。有綠色植物美化空間。（基本要求：1。主要面對來人方向就坐。2。為來訪者準(zhǔn)備一把椅子。3。辦公室優(yōu)雅、整潔、安全。4。電腦屏幕不要對著來人方向。）11大型開放式辦公室布置標(biāo)準(zhǔn)：1。中央?yún)^(qū)擺放四人一套的組合辦公桌椅。2。辦公桌上左擺電話，右擺電腦。3。文件柜放置于桌面下。4。公用設(shè)備擺放在四周。基本要求：1。電源負(fù)荷安全。2。整潔。3。便于監(jiān)督。12以上小型、大型辦公室布置注意事項：1。墻面上掛地圖、工作制度、組織結(jié)構(gòu)圖。2。桌面上擺放國旗、地球儀。3。石英鐘掛在較顯眼處。13公寓式辦公室布置標(biāo)準(zhǔn)：1。進(jìn)門客廳為接待室或文員室。2。時間臥室為上司

5、辦公室、會客室。3。硬件設(shè)備齊全?；疽螅?。為上司留下一定空間。2。秘書與上司能保持緊密聯(lián)系，包括使用按鈴設(shè)備等。3。注意色彩搭配。14小會議室布置標(biāo)準(zhǔn)：1。會議桌多為橢圓形，中間擺放鮮花。2。椅子靠背要高。3。墻面上掛上地圖等。4。有招待用茶具?；疽螅?。整潔2。舒適。15實訓(xùn)1請根據(jù)下面的要求為公司主管安排辦公室的布局：1.面積、設(shè)備及工作人員要求：辦公室面積：14平方米，北面有一窗戶。辦公人員：主管1人，秘書1人，下屬3人。辦公設(shè)備：文件柜、公用電腦、5張辦公桌。2.個人辦公需求：主管：多項（個人任務(wù)，給秘書安排任務(wù)，接待訪客。秘書：兩項（個人任務(wù)，接受主管安排的任務(wù)）下屬：單項

6、（個人任務(wù)）16實訓(xùn)13.個人空間需求主管：辦公桌應(yīng)該與秘書最近，并擁有獨(dú)立的接待空間，以保證不會給下屬造成干擾。秘書：和主管最近，和主管頻繁溝通不會影響其他同事。下屬：不受干擾的個人辦公空間。17實訓(xùn)2你所在的辦公室將有一位新的行政主管走馬上任，行政經(jīng)理李明安排你協(xié)助總務(wù)處為他布置一間辦公室，該辦公室為18平方米左右，請列出你的整體解決方案。18實訓(xùn)3按公司辦公用房整體調(diào)整方案，你所在的部門將從不同的小型辦公室中搬至一間80平方米左右的房間集體辦公。作為行政經(jīng)理的你，下屬請求你畫出整體布局圖，你是怎么考慮的呢？19實訓(xùn)4在公司辦公用房調(diào)整后，總經(jīng)辦多出一間35平方米的房間。行政經(jīng)理在征求大家

7、意見后，決定將其布置成一間小型會議室。他把這個任務(wù)交給你，試列出你的基本設(shè)想。20實訓(xùn)5根據(jù)公司業(yè)務(wù)拓展規(guī)劃，宏達(dá)商業(yè)集團(tuán)公 司擬在三線城鎮(zhèn)全面擴(kuò)大經(jīng)營網(wǎng)點(diǎn)，為了節(jié)約成本，在籌備階段公司統(tǒng)一在各城鎮(zhèn)租用45平方米的公寓房一套，為了體現(xiàn)企業(yè)文化，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)拿出布置方案，試列出其工作要點(diǎn)。21實訓(xùn)6杭州宏達(dá)公司新租200平方米寫字樓，供新成立的子公司用。公司汪總要求你拿出辦公設(shè)備采購和辦公室布置一攬子方案供他參考。22電話工作接聽電話處理技巧 1、隨時記錄 在手邊放有紙和鉛筆，隨時記下你所聽到的信息。如果你沒做好準(zhǔn)備，而不得不請求對方重復(fù)，這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認(rèn)真聽他說話。 23電話工

8、作2、自報家門 一拿起電話就應(yīng)清晰說出自己的全名，有時也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣，一旦對方說出其姓名，你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。 24電話工作3、轉(zhuǎn)入正題 當(dāng)你接聽電話時，不要“哼哼哈哈”地拖延時間，而應(yīng)立即做出反應(yīng)。一個好的開場白可能是：“您需要我做什么？”當(dāng)你覺出對方有意拖延時間，你應(yīng)立即說：“真不巧！我正要參加一個會議，不得不在5分鐘后趕到會場?！边@樣說會防止你們談?wù)摬槐匾默嵤拢铀偕虅?wù)談話的進(jìn)展。 25電話工作4、避免將電話轉(zhuǎn)給他人 自己接的電話盡量自己處理，只有在萬不得已的情況下才能轉(zhuǎn)給他人。這時，你應(yīng)該向?qū)Ψ浇忉屢幌略?，并請求對方原諒。例如，你可以說：“張先

9、生會處理好這件事的，請他和您通話好嗎？”在你作出這種決定之前，應(yīng)當(dāng)確定地方愿意你將電話轉(zhuǎn)給他人。例如，你可以說：“對于這件事，我們很快會派人跟您聯(lián)系的?！?26電話工作5、避免電話中止時間過長 如果你在接電話時不得不中止電話而查閱一些資料，應(yīng)當(dāng)動作迅速。你還可以有禮貌地向?qū)Ψ秸f：“您是稍候片刻，還是過一會兒我再給您打過去？” 讓對方等候時，你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵，就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時間超過你所預(yù)料的時間，你可以每隔一會兒拿起電話向?qū)Ψ秸f明你的進(jìn)展。 打電話.part2.rar (1.91 MB) 打電話.part2.rar (1.91 MB) 打電話.p

10、art2.rar (1.91 MB) 27電話工作如，你可以說：“王先生，我已經(jīng)快替您找完了，請您再稍候片刻?！碑?dāng)你查找完畢，重新拿起電話時，可以說：“對不起，讓您久等了”，以引起對方的注意。 對于接電話的人來講，當(dāng)需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻，這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時打進(jìn)電話，你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然后拿起另一部電話說：“你能否稍等？我正在接聽一個電話?！比绻騺黼娫挼娜酥皇怯幸恍┬∈?，便可以當(dāng)即回絕，然后迅即轉(zhuǎn)向第一個電話，而這個人也會意識到你很忙而加速你們的討論。28案例1：領(lǐng)導(dǎo)不在崗時秘書對上司電話的處理(注意打電話時的語速、語調(diào)、語氣，符合

11、電話禮儀要求）1.外出中訪客：“請問劉經(jīng)理在嗎？”秘書：“真不湊巧，劉經(jīng)理不在辦公室，請問您是”訪客：“我是業(yè)務(wù)部的張平?！泵貢骸澳茫瑥埾壬?，請問您有什么事嗎？”訪客：“是這樣的，劉經(jīng)理讓我?guī)退麥?zhǔn)備的文件備好了，請他今天下午來拿?！泵貢?：“好的，我會轉(zhuǎn)告他的，那請問他有您的聯(lián)絡(luò)電話嗎？”訪客：“有，不過我再給你一次好了，電話號碼是 ”秘書：“好，我重復(fù)一下， ”訪客：“是的?！泵貢骸爸x謝，再見！”292.休假中：秘書：“找林經(jīng)理啊，真不湊巧，林經(jīng)理今天休假，明天才上班，請問您有什么事嗎？”訪客：“哦，好，那沒事了，我再打電話找他好了”秘書：“好的，如果您方便的話請留下您的姓名和電話，我

12、可以轉(zhuǎn)告他?！痹L客：“謝謝。我是李偉，我的電話號碼是 ”秘書：“李先生， ，對嗎？”訪客：“是的?！泵貢骸昂?，謝謝，再見！”303.上廁所：訪客：“您好，請問銷售部張總在嗎？”秘書：“對不起，張總剛剛有事離開一會兒請問您是哪位？若方便的話，請您留下您的姓名和電話?！痹L客：“謝謝。我是宏大公司的劉翔，我的電話號碼是 ”秘書：“劉先生，我重復(fù)一下：宏大公司，電話號碼是 ，對嗎”訪客：“是的?！泵貢汉?，劉先生，謝謝您的來電，再見！”31正在通話中：訪客：“您好，請營業(yè)部的張經(jīng)理聽電話?！泵貢骸罢娌粶惽桑瑥埥?jīng)理正在接電話，大概需要10分鐘吧！請問您有什么事嗎？”訪客：“沒關(guān)系，那我遲點(diǎn)兒再打電話

13、過來?！泵貢骸盎蛟S您可以留下您的姓名和電話號碼，等張經(jīng)理通完電話，請他給您回電?！痹L客：”也好，謝謝您，我是中環(huán)公司的王一，電話號碼是 ”325.出差：訪客：“您好，請問徐經(jīng)理在嗎？”秘書：“不好意思，徐經(jīng)理出差了，估計5天以后回來，請問您是哪位？有什么事嗎？”訪客：“我是三星業(yè)務(wù)部的何經(jīng)理，想請他幫我調(diào)一份資料?！泵貢骸澳憧梢愿嬖V我資料的名稱嗎？我或許能幫您找找?！痹L客：“沒關(guān)系，這事不急，我等他回來再說好了。秘書：“好的，經(jīng)理回來后，我會轉(zhuǎn)告他，您方便留下您的電話嗎？”訪客：“好，我的電話是 ”336.正在會客：秘書：“對不起，我們張總正在會客，可能一時抽不出時間，您方便留下姓名和電話

14、號碼嗎？”訪客：“可我有要事找他，麻煩你請他接下電話好嗎？”秘書：“真的很抱歉，張總之前交待不接任何電話，您有要事可否先告訴我，適當(dāng)?shù)臅r候，我會幫您轉(zhuǎn)告?！痹L客：“算了，我是李明，我的電話是 ”秘書：“李先生，電話是 對嗎？”訪客，“是的，請讓你們張總盡快給我回電。”秘書：“我知道了，若有什么情況您可以再跟我聯(lián)系，我會找時間通知他的?！痹L客：“謝謝。”秘書：“不客氣，再見！”347.正在開會：訪客：“您好，請找一下你們吳經(jīng)理。”秘書：“對不起，吳經(jīng)理正在開會，估計12點(diǎn)結(jié)束，請問您哪位，找他有事嗎？”訪客：“我是中大公司的王曉，想找吳經(jīng)理談?wù)勪N售代理的事?！泵貢骸昂玫?，經(jīng)理開完會我會馬上轉(zhuǎn)告

15、他的，請您留下您的聯(lián)系方式好嗎?”訪客：“好的，我的電話是 ，謝謝?！?5案例2：各種意外電話的處理1.災(zāi)害電話：秘書接到旱、澇、火、電、蟲等災(zāi)害電話，一要如實記錄災(zāi)害發(fā)生的時間、地點(diǎn)、經(jīng)過、后果、原因、措施；二要即刻向領(lǐng)導(dǎo)匯報，請求領(lǐng)導(dǎo)給予指示；三要迅速傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)者的指示，并要求對方及時反饋有關(guān)信息。2.糾纏電話：上訪者、公司客戶、商品推銷商等，出于某種目的或利益，會不停的給本單位領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人打電話，或反映問題，或提出要求，或推銷產(chǎn)品。對方盡管多次受到拒絕，但仍糾纏不休時，秘書一可明確謝絕，但不要傷害對方感情；二可佯稱領(lǐng)導(dǎo)不在單位，或稱“你的意見尚未研究”；三可請對方留言，并表示可以轉(zhuǎn)達(dá)。

16、363.匿名電話：有時來電者出于個性怪癖或某種考慮，通話時會不愿通報自己姓名和身份，盡管再三追問，可能也只會說“我姓，你經(jīng)理會知道我是誰?！贝藭r，秘書一要以禮相待，不可強(qiáng)求對方說出姓名；二要記錄對方通話的內(nèi)容，及時向領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá)；三要設(shè)法了解對方的姓名和身份，包括向領(lǐng)導(dǎo)者打聽。374.推銷電話：此類電話往往對方會要求單位或部門負(fù)責(zé)人聽電話，秘書接到此類電話，一要問清對方有何事情，然后告訴對方此事需要請示領(lǐng)導(dǎo)，不可回答“要”與“不要”；二要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的指示或單位的規(guī)定，婉言謝絕，或直接表示“不感興趣”“不需要新產(chǎn)品”。385.恐嚇電話：當(dāng)接到威脅的電話時，無論對方語氣輕重、內(nèi)容不一，但其目的應(yīng)大多與

17、經(jīng)濟(jì)利益有關(guān)，此時一要泰然處之，平靜地與這周旋，但要保持高度警惕；二要利用現(xiàn)有的錄音設(shè)備立即錄音，以作為事后報案的證據(jù)；三要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，或請警方協(xié)助偵察。396.性騷擾電話：當(dāng)女秘書接到用言語調(diào)戲的性騷擾電話時，一要馬上掛上電話，拒絕通話，或嚴(yán)厲斥責(zé)，給予警告；二要利用錄音設(shè)備進(jìn)行錄音，以便見機(jī)報警。如果是上司打來性騷擾電話，同樣要斷然回絕，不可因羞于啟齒而給對方留下幻想，以至釀成不良后果。407.錯打電話：如果接到錯打電話，秘書要以禮相待，不可出言不遜，也不可簡單處置。如果是對方打錯了電話，應(yīng)客氣的告訴對方“您大概打錯電話了”，或請對方說出所打電話號碼，如果是自己打錯了電話，應(yīng)向?qū)Ψ降狼?/p>

18、，說一聲“對不起”。41電話用語脫口秀1.對不起，我能耽誤一下您的時間嗎?2.不知您現(xiàn)在是否方便？3.請問您現(xiàn)在有時間談話嗎?4.不知現(xiàn)在給您打電話是否合適?5.您能給我一分鐘時間，讓我簡單地給您說一下嗎？6.我之所以冒昧地給您打這個電話，是因為42電話脫口秀7.請您收到傳真后斟酌一下，再給我回個電話，好嗎？8.謝謝您打電話來。9.如果您有什么問題的話，請隨時給我來電。10.請問我能為您做點(diǎn)什么？11.對這件事我有自己的一些看法，我能再給您打電話談?wù)剢幔?2.如果我有什么問題，我再給您打電話，可以嗎？4313.對不起，我正要去參加一個會議，5分鐘之內(nèi)必須到達(dá)，您能說得簡短一些嗎？14.我和另一

19、個電話響了，請您稍等片刻好嗎？15.我正在接別人的電話，過一會兒我給您打過去好嗎？16.對不起，我的辦公室有人在等，我會盡量在短時間內(nèi)解決，然后給您回復(fù)，好嗎？4417.對不起，我正在接另一個電話，請您稍等好嗎？18.您是稍等一下，還是過一會兒我給您打過去？19.您給我5秒鐘時間，讓我考慮一下好嗎？20.很抱歉，讓您入等了。21.請稍等，讓我?guī)湍乙幌掠嘘P(guān)的資料好嗎？4522.讓您入等了，抱歉。23.這會兒真不巧，我正在和客房談事情，過會兒給您回電，好嗎？24.現(xiàn)在我無法和您談這件事，但我知道這事兒很重要，本周三上午10點(diǎn)您有時間嗎？到時我再給您回電話，好嗎？25.我對這件事十分關(guān)心，我會查實

20、后給您電話的，請放心。4626.我現(xiàn)在沒有這方面的資料，但我很樂意幫您去找，我明天會給您回電的，好嗎？27.張總，謝謝您接聽我的電話，我打電話是想您談?wù)勱P(guān)于，請問您有空嗎？28.我很高興為您做這件事，請問本周五您能再安排一點(diǎn)兒時間嗎？到時我再給您去電。29.下周一我會打電話給您告訴您我的回復(fù)的。30.我看得出您對這件事很重視，但我還不知道如何確切的給您答復(fù)。與其給您一個倉促的回答，不如讓我認(rèn)真的考慮一下再給您一個準(zhǔn)確的回答，您看可以嗎?47實訓(xùn)如何回廣告公司經(jīng)理的電話：到年底了，公司特別忙，馬上又要召開董事會。由于銷售大滑坡，這幾天老總心情特不好。上午10點(diǎn)左右，廣告公司趙總來電，想就明年的廣

21、告代理問題和老總交換一下看法，老總正忙得暈頭轉(zhuǎn)向，聽說要談明年的廣告問題，就對秘書說：“不就明年的廣告嗎？現(xiàn)在沒時間！”秘書該如何回復(fù)廣告公司趙總的電話呢？48以下幾種選擇你認(rèn)為哪種較合適？請說明理由。1.今天我們王總的時間安排得很滿，實在抽不出時間?；仡^我再給您打電話過去可以嗎？2.您的事我們王總基本知道，但是今天沒空，下次再約時間吧。3.我們王總正急著趕份材料，不能接電話。4.趙總，關(guān)于明年的廣告問題，您先跟我們公司企劃部的張總談?wù)?，可以嗎?.我們王總今天身體有些不適，有什么事您先跟我說，我再轉(zhuǎn)告他，可以嗎?49實訓(xùn)：模擬秘書在辦公室接電話時的幾個情景1.對方要找人事部王經(jīng)理，秘書告知王

22、經(jīng)理不在的對話情景。2.對方打錯電話，秘書的應(yīng)對。3.對方詢問公司新產(chǎn)品的情況以及要轉(zhuǎn)接的電話。4.秘書自己拔錯電話時的應(yīng)對。5.顧客購買的產(chǎn)品使用中出現(xiàn)了問題，反映情況的電話。6.通知部門經(jīng)理開會的電話。7.對方咨詢本公司產(chǎn)品情況時，秘書需要查數(shù)據(jù)要對方等候的電話。50課外分組實訓(xùn)，下次課展示1。經(jīng)理正在召開公司中層管理干部會議，秘書小徐接到一位客戶要求直接找經(jīng)理的投訴電話，且語氣強(qiáng)硬，一開口就說：“喂，要你們老板來聽電話，你們公司這些混蛋是怎么做生意的。”小徐告訴對方經(jīng)理正在開會后，客戶仍然罵罵咧咧，堅持非找顧總不可。請將情景補(bǔ)充完整，并演示完整的過程。512。宏達(dá)商業(yè)公司辦公室主任王紅接

23、到北京總公司來電，要求各分公司在1月15日之前上報本單位年度工作總結(jié)、分公司主要領(lǐng)導(dǎo)述職報告、分公司審計部門年度審計報告、分公司財務(wù)運(yùn)行情況分析；按慣例，各分公司需要在12月28日前完成員工年度考核。與往年不同的是，考核等級由優(yōu)秀、良好、稱職、基本稱職、不稱職五個等級變成優(yōu)秀、稱職、基本稱職、不稱職四個等級。王主任向?qū)Ψ阶稍兞丝己说燃壍谋壤C布情況，總公司回復(fù)：優(yōu)秀控制在10%以內(nèi)，重點(diǎn)是經(jīng)營管理一線的普通員工；基本稱職控制在10%；不稱職可以控制在5%以內(nèi)。據(jù)王主任估計，員工最關(guān)心的是被評為基本稱職的能不能享受全額年終分紅。總公司答復(fù)：不影響。請演示此過程。523。你是杭州宏達(dá)公司總經(jīng)理秘書

24、張紅，上班時接到北京經(jīng)貿(mào)公司總部馬總電話，說上午到機(jī)場（或火車站），想來公司拜訪王總，不知道怎么坐車，請你告訴他。534。公司顧總原定明天上午10：18分參加與Y公司的簽約儀式，但下午顧總突然接到一個電話，得悉市政府黃市長明天同意約請他具體談?wù)勔M(jìn)德國新設(shè)備以改善公司制冷條件項目一事，顧總請秘書任為立即致電Y公司，簽約改期。請演示該過程。545。杭州宏達(dá)公司王偉總經(jīng)理到各子公司檢查銷售情況前，要求張紅秘書打電話通知各有關(guān)單位。55秘書的時間管理（一）、時間管理的內(nèi)涵 所謂時間管理，是指對時間進(jìn)行有效的計劃和控制，從而在有限的時間內(nèi)創(chuàng)造最大的效益。 （二）、時間管理的方法 時間管理一般通過編排時

25、間預(yù)訂表和時間計劃表來進(jìn)行時間的安排分配。 56（三）、時間管理要素 1強(qiáng)烈的時間觀念 所謂時間觀念就是管理、運(yùn)用時間的自覺性。時間觀念的強(qiáng)弱，決定了管理者能否靈活有效地利用時間，并把利用時間和提高效率緊密地結(jié)合起來，是否真正了解時間的價值。秘書要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，必須十分珍惜時間，要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和成就欲，對時間要有極強(qiáng)的緊迫感。 572清晰的時間成本效益觀念 所謂時間成本效益，是指某項工作取得的效果與完成該項工作耗用的時間之比。現(xiàn)代管理重視成本效益，一定量的投入，必須獲得盡可能多的產(chǎn)出。時間管理也是這樣，也必須考慮成本效益，也就是說，做某項工作耗費(fèi)的時間越少，時間成本效益就越高。3時刻牢記

26、時效觀念 所謂時效觀念，就是不要錯過時機(jī)，抓住機(jī)遇。對于現(xiàn)代管理來說，永遠(yuǎn)是機(jī)不可失，時不再來。 584定量控制自己時間的能力 管理者對時間的系統(tǒng)管理，主要表現(xiàn)在定量支出自己的時間上。 5區(qū)分關(guān)鍵和一般事情的能力 秘書人員時間的有限性與面臨的大量工作始終是一個矛盾，這就要求秘書人員能夠把自己所控制的時間全部用到關(guān)鍵的地方。 596節(jié)約和靈活運(yùn)用時間的技巧 秘書人員應(yīng)學(xué)會和掌握各種節(jié)約時間的技巧，學(xué)會授權(quán)，調(diào)動下級人員分擔(dān)自己的一部分工作；學(xué)會隔絕、集中與分割時間的方法等。 7完成工作的熟練技能 完成工作的熟練技能是科學(xué)利用時間的基礎(chǔ)，是秘書人員縮短完成工作的時間、提高工作的可靠性、運(yùn)用和調(diào)度時

27、間的依據(jù)，是減少時間消耗的手段。 60（四）時間分類 秘書人員的時間大致可分為兩類，一類是不可控制的時間，即受限于職權(quán)的要求而不能自由支配的時間，一般是例行工作的時間；另一類是可以控制的時間，即在自己權(quán)限內(nèi)可以自由支配的時間。 61（五）時間管理的一般原則 1用精力最充沛的時間干最重要的工作 2消費(fèi)時間要計劃化、標(biāo)準(zhǔn)化、定量化 3保持時間上的彈性 4反省浪費(fèi)的時間 5保持時間利用的相對連續(xù)性 6一般工作“案例化”，固定工作“標(biāo)準(zhǔn)化”7嚴(yán)禁事必躬親 8堅持從現(xiàn)在做起的信念 9保留自我時間管理的最低批量時間 62（六）秘書時間管理方法 1、ABCD工作法 現(xiàn)階段時間管理理論的核心內(nèi)容是根據(jù)事情的重

28、要和緊急程度，將各種事務(wù)劃為A、B、C、D四個類別，即ABCD工作法。如下圖。 重要程度 緊急程度 A很重要，也很緊急 C很緊急，但不重要 B很重要，但不緊急 D既不重要，也不緊急 A：應(yīng)該在第一時間去做，并值得為它花費(fèi)大量的時間； B：計劃好什么時候開始做，應(yīng)該花費(fèi)大量的時間； C：馬上就做，但應(yīng)在盡可能短的時間內(nèi)完成； D：盡量控制做這類工作的時間，應(yīng)該在完成了所有重要的、 632時間表編制法 時間表是管理時間的一種手段，時間表的編制方法 根據(jù)需求確定編制時間的周期。 收集并列出該階段所有的工作、活動或任務(wù)。 發(fā)現(xiàn)活動有矛盾，主動與負(fù)責(zé)人協(xié)商，及時調(diào)整。 按照時間順序?qū)⑷蝿?wù)排列清晰。 繪制

29、表格，標(biāo)明日期、時間和適合的行、列項目。 用簡明扼要的文字將信息填人表格，包括內(nèi)容、地點(diǎn)。 64時間表的分類 時間表大體可以分為五類:全年預(yù)計時間表； 每月預(yù)訂時間表； 每周預(yù)訂時間表； 每日預(yù)訂時間表； 單項重要工作事項預(yù)訂表。 65時間管理安排領(lǐng)導(dǎo)日程：注意事項：1.注重實效，不搞形式主義；2.注意按時間管理四象限法區(qū)分輕重緩急，將事情按照自A到B到C到D的順序處理，做到張馳有度，勞逸結(jié)合。3.要留有充分的機(jī)動時間。4.要充分尊重領(lǐng)導(dǎo)本人的意見。5.要注意保守機(jī)密。66時間管理四象限法：A。緊急，重要B。緊急，不重要C。不緊急，重要D。不緊急，不重要67實訓(xùn)1你的上司明天要完成以下工作：上午8點(diǎn)30分參加公司中層以上管理干部例會；從外地來滬的老客戶朱先生要求與上司見面，并已訂好明天下午5：10分返回上海的火車票；有幾份文件需要他盡快閱示；他的老上司明天將約幾位老部下聚一下，地點(diǎn)是他們經(jīng)常光顧的樓外樓；其它還有一些日常性的事務(wù)工作也需要他處理。68實訓(xùn)2你所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)受命赴廣州考察經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的建設(shè)情況，明天上午九點(diǎn)的飛機(jī)，先需要安排司機(jī)羅師傅送一下機(jī)，正點(diǎn)到達(dá)廣州白云機(jī)場的時間是上午11：10分，需要通知廣州市經(jīng)濟(jì)開發(fā)