系統(tǒng)上線準(zhǔn)備工作

1、星話亦準(zhǔn)備和鯉理上線前推督工作系統(tǒng)上線動(dòng)員舎議糸統(tǒng)安裝鬧武及各部分軟件培訓(xùn)T作2個(gè)工作日間題反饋圾處理系統(tǒng)上線準(zhǔn)備工乍由于CA辦公系統(tǒng)涉及部門和人員的廣泛性，為保障順利推進(jìn)相關(guān)事宜及應(yīng)用效果，建議做好以下部署工作：系統(tǒng)上線總體流程公司根據(jù)實(shí)施眾多客戶信息化項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)及結(jié)合貴公司實(shí)際情況，建議在系統(tǒng)上線之前，所做的工作及步驟0A辦公系統(tǒng)擋圧司內(nèi)部各個(gè)部門.領(lǐng)導(dǎo)的提注和決策是軟14應(yīng)用效果的盍要保障L因此柔統(tǒng)上線前曲諭員會(huì)議是公司高層*中層及職能部門使用人員共同參與，明確后續(xù)需要配合的事頂、系統(tǒng)應(yīng)用策皓用老核亦這茸事直冠統(tǒng)殳裝一乘統(tǒng)調(diào)汩一欷桔錄入一A霸?宙養(yǎng)查九職方禎定培訓(xùn)時(shí)間和范圍2.采用分步推廣

2、，狠制范圍的方式進(jìn)行培訓(xùn)和推廣m.垠據(jù)職能和使用功龍模塊的不同.劃分培訓(xùn)對(duì)象7八工作日結(jié)合各個(gè)部門使樂(lè)骨醫(yī)和實(shí)際存在01趣.謹(jǐn)行系撫優(yōu)才化制調(diào)整，制定擁作說(shuō)明文檔及資斜止式上線時(shí)間及定上綠時(shí)間和使用範(fàn)圍：雙方對(duì)后績(jī)需菠適行溝通用綾跟進(jìn)開摟事宜、上線前期準(zhǔn)備工作O辦公管理系統(tǒng)正式上線應(yīng)用前，公司協(xié)助貴公司管理人員將需要進(jìn)行必須數(shù)據(jù)的模塊，女組織框架知識(shí)中心人力資源，物品管理會(huì)議管理車輛管里資管理,工作文檔及在線論壇等進(jìn)行數(shù)據(jù)整理工作，在數(shù)據(jù)初始化及錄入時(shí)及時(shí)、快速、準(zhǔn)確的提供初始數(shù)據(jù)，以保證系統(tǒng)運(yùn)行順利推進(jìn)。數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備需要多部門協(xié)作，各種公文流轉(zhuǎn)和審批文件涉及到行政、人力資源、財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)等部門；

3、有些初始數(shù)據(jù)需要部門溝通和提供，如固定資產(chǎn)及檔案需要財(cái)務(wù)部門協(xié)助提供；各部門人員資料需要人力資源部門協(xié)助等；往來(lái)客戶資料需要業(yè)務(wù)部門來(lái)提供等；因此需要有強(qiáng)有力的協(xié)同能力的職能部門的人員來(lái)協(xié)調(diào)和溝通，已順利把基礎(chǔ)性資料歸集和整理。需要的初始數(shù)據(jù)整理完畢之后，要進(jìn)行篩選和核對(duì)，確保要初始化的數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確，這個(gè)也需要多部門協(xié)作完成。、系統(tǒng)上線動(dòng)員會(huì)議OA辦公系統(tǒng)涉及公司內(nèi)部各個(gè)部門，領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和決策是軟件應(yīng)用效果的重要保障；因此系統(tǒng)上線前的動(dòng)員會(huì)議是公司高層、中層及職能部門使用人員共同參與，明確后續(xù)需要配合的事項(xiàng)、系統(tǒng)應(yīng)用策略及考核辦法等事宜。系統(tǒng)上線動(dòng)員會(huì)議準(zhǔn)備一下工作：?初始化化數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作（

4、在“2”中已經(jīng)基本完成）；?功能模塊的范圍（個(gè)人辦公工作流、行政辦公公文管理、人力資源檔案管理和CRM管理）；?部門及人員的使用范圍（設(shè)計(jì)到業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、售后、行政、人力資源及分支機(jī)構(gòu)等部門）；?確立每個(gè)使用辦公系統(tǒng)的部門責(zé)任人和聯(lián)絡(luò)人；4系統(tǒng)安裝、調(diào)試及初始化確定服務(wù)器、規(guī)定IP及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境配置。選擇有多種情況，一是選擇機(jī)房服務(wù)器，二是把服務(wù)器放在辦公區(qū)域，因固定p都具備，二者皆可，遵循效率、安全、和節(jié)約的原則，來(lái)選擇服務(wù)器的存放區(qū)域；服務(wù)器系統(tǒng)平臺(tái)的架設(shè)和vpn服務(wù)器及環(huán)境的配置。辦公系統(tǒng)安裝、調(diào)試工作由公司技術(shù)實(shí)施人員來(lái)做，貴公司負(fù)責(zé)系統(tǒng)人員協(xié)助。系統(tǒng)的初始化工作是由貴公司系統(tǒng)管理人員在公司

5、技術(shù)人員的協(xié)助下錄入前期準(zhǔn)備好的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。5.o各部門軟件的培訓(xùn)工作近幾年來(lái)貴公司在財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、物流等部門已經(jīng)進(jìn)行了信息化方面的工作；因此有很好的信息化基礎(chǔ)，各部門工作人員信息化方面的素質(zhì)較高，因此在軟件培訓(xùn)和推廣方面從以下方面著手：?采用分步推廣，劃分范圍的方式進(jìn)行培訓(xùn)和推廣。首先在信息化基礎(chǔ)較好和行政事務(wù)比較多的部門及人員，率先培訓(xùn)；根據(jù)這些部門的應(yīng)用情況，及時(shí)并調(diào)整后續(xù)的培訓(xùn)策略，完善規(guī)章或加大重點(diǎn)培訓(xùn)力度；同時(shí)在取得較好的應(yīng)用效果后，打消其他部門的疑慮，有利于推進(jìn)整體上線。?根據(jù)職能和使用功能模塊的不同，劃分培訓(xùn)對(duì)象。這個(gè)需要與使用單位即貴公司進(jìn)行溝通；確定使用辦公系統(tǒng)的人員和時(shí)間，以

6、保證培訓(xùn)的效果。6。問(wèn)題的反饋和處理系統(tǒng)培訓(xùn)及試運(yùn)行過(guò)程中，對(duì)各部門系統(tǒng)運(yùn)行中提岀的問(wèn)題，進(jìn)行深入的溝通和提岀解公司文檔決的方案；是系統(tǒng)的問(wèn)題由公司解決；是人員操作的問(wèn)題由公司技術(shù)實(shí)施人員協(xié)助應(yīng)用系統(tǒng)的人員解決。CRM放在最后去做，考慮到CRM是相對(duì)獨(dú)立的模塊，又與業(yè)務(wù)模塊結(jié)合的比較緊密，因此涉及到的內(nèi)容需要和業(yè)務(wù)部門反復(fù)溝通，把實(shí)際需求和系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)，把業(yè)務(wù)統(tǒng)和O辦公系統(tǒng)在CRM模塊無(wú)縫鏈接。7正式上線及跟進(jìn)開發(fā)以上步驟正常運(yùn)行之后，確定正式上線時(shí)間，全線運(yùn)行。針對(duì)系統(tǒng)使用中岀現(xiàn)的二次需求、安全需求及其他功能需求，公司繼續(xù)跟進(jìn)需求，結(jié)合系統(tǒng)框架及當(dāng)前技術(shù)，進(jìn)行二次開發(fā)。8.0ACRM系統(tǒng)預(yù)期

7、作用1）工作效率方面。工作效率很大程度取決于工作方式，傳統(tǒng)的方式如開個(gè)會(huì)議需要打許多電話，一個(gè)審批文件需要多天和多人的審批，人員不在已再耽擱等情況；而OA辦公系統(tǒng)提供了一個(gè)平臺(tái)，打破時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地辦公，提高工作效率。2）從信息流方面來(lái)看信息流和資金流、實(shí)物流作為企業(yè)三大核心資源，其重要性在信息化時(shí)代背景下越來(lái)越突岀。傳統(tǒng)信息流多以紙質(zhì)文件的形式存在，往往造成紙張浪費(fèi)、流轉(zhuǎn)滯后、存貯麻煩、查閱困難等諸多弊端。協(xié)同OA提供了很好的信息流處理平臺(tái)，不僅能節(jié)省企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本；提高信息資源流轉(zhuǎn)效率，而且最大限度的發(fā)揮了信息流的應(yīng)用價(jià)值，提供最好的決策支持和企業(yè)數(shù)據(jù)資料庫(kù)。3）從工作流程方面來(lái)看，包括訂單、報(bào)價(jià)管理、采購(gòu)管理、合同審核、資產(chǎn)管理、供銷管理等方面，傳統(tǒng)方式多是采用紙張表單、人工層層審批的方式，甚至是口頭或電話的方式；這種方式存在的弊端一是隨意性很大，在跟蹤、查詢、統(tǒng)計(jì)方面都在不便之處，如資產(chǎn)管理,傳統(tǒng)方式把購(gòu)進(jìn)環(huán)節(jié)放到重要位置、而把使用、保管、處理等環(huán)節(jié)都疏于管理，造成資產(chǎn)提前報(bào)廢甚至流失；再如訂單、報(bào)價(jià)及采購(gòu)管理環(huán)節(jié)，通過(guò)流程審批和核查及后來(lái)的跟蹤、查詢及統(tǒng)計(jì)；減少環(huán)節(jié)漏洞和風(fēng)險(xiǎn)，提高工作效益