會計電算化實務(wù)

1、二 企業(yè)如何利用會計核算軟件建立自己的核算體系一 認(rèn)識系統(tǒng)管理員知識點系統(tǒng)管理的功能系統(tǒng)管理員的職能人員的設(shè)置權(quán)限的劃分能力點熟悉系統(tǒng)管理員的功能能熟練建賬并進(jìn)行用戶管理及權(quán)限設(shè)置新希望科技有限公司目前已經(jīng)配備了滿足會計電算化工作的硬件設(shè)施并成功安裝了商品化會計軟件，手工會計業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料的整理工作與人員分工也已完成。該企業(yè)準(zhǔn)備從2008年1月開始使用會計軟件處理業(yè)務(wù)，那么，企業(yè)的會計電算化工作怎樣開始，在哪個模塊中開始？誰來完成這項工作？如何在會計電算化環(huán)境下按照已完成的分工為財務(wù)人員賦權(quán)？任務(wù)引入 任務(wù)分析 實施會計電算化，首先應(yīng)該在會計軟件系統(tǒng)中建立單位的核算體系，手工中的一套核算體系

2、，在軟件中稱為賬套；還應(yīng)對各種具體會計業(yè)務(wù)處理人員的崗位在會計電算化環(huán)境下進(jìn)行設(shè)置，表現(xiàn)為增加操作員和為操作員設(shè)置權(quán)限等。這些工作應(yīng)在系統(tǒng)管理模塊進(jìn)行，由系統(tǒng)管理員來完成。一、系統(tǒng)管理的功能系統(tǒng)管理模塊具有以下功能1、對操作員及其權(quán)限統(tǒng)一管理，建立統(tǒng)一的安全機(jī)制；2、對賬套統(tǒng)一管理，包括建立、修改、引入和輸出；3、對賬套中年度賬統(tǒng)一管理，包括建立、清除、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)。相關(guān)知識 二、系統(tǒng)管理員及其職能（一）角色及用戶管理1、設(shè)置角色角色是指在企業(yè)管理中擁有某一類職能的組織，這個角色組織可以是實際的部門，可以是由擁有同一類職能的人構(gòu)成的虛擬組織。2、設(shè)置用戶只有設(shè)置了具體的用戶之后，才

3、能進(jìn)行相關(guān)的操作。增加一名新的用戶需要錄入以下內(nèi)容：（1）編號。用來標(biāo)示所設(shè)置的不同用戶的編號，必須輸入且唯一。（2）姓名。是操作員登陸各系統(tǒng)時的用戶名。（3）所在部門。（4）密碼。是操作員進(jìn)行系統(tǒng)登錄時的口令。注意：一個角色可以擁有多個用戶，一個用戶也可以分屬于多個不同的角色 。（二）建立新賬套所謂賬套是指在會計軟件系統(tǒng)中為每一個獨立核算的單位所建立的一套完整的賬務(wù)體系，其作用相當(dāng)于手工操作條件下明確會計核算的主體。賬套設(shè)置過程其實是輸入單位的有關(guān)背景資料和環(huán)境資料的過程。1、建立賬套（1）賬套信息【賬套號、賬套名稱、賬套路徑、啟用日期】注意：（1）賬套號不允許重復(fù)； （2）啟用日期： 默認(rèn)

4、為當(dāng)前的計算機(jī)系統(tǒng)日期； 啟用后，不能再被修改。 （2）單位信息單位名稱：用戶單位的全稱，（必須輸入） 只在發(fā)票打印時使用，其余情況全部使用簡稱單位簡稱：用戶單位的簡稱，（最好輸入）（3）輸入核算類型：本幣代碼： （必須輸入）本幣名稱：（必須輸入）企業(yè)類型：系統(tǒng)提供工業(yè)、商業(yè)兩種類型。行業(yè)性質(zhì)：按行業(yè)預(yù)制科目（4）確定基礎(chǔ)信息 若單位的存貨、客戶、供應(yīng)商相對較多，可以進(jìn)行分類核算，若不確定，以后再設(shè)置。（5）分類編碼方案 所有的編碼方案都可以到9級。編碼級次和各級編碼長度的設(shè)置將決定用戶單位如何編制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編號，進(jìn)而構(gòu)成用戶分級核算、統(tǒng)計和管理的基礎(chǔ)。（6）確定基礎(chǔ)信息 若單位的存貨、客戶、

5、供應(yīng)商相對較多，可以進(jìn)行分類核算，若不確定，以后再設(shè)置。權(quán)限設(shè)置是用于對已設(shè)置的操作員進(jìn)行賦權(quán)，只有系統(tǒng)管理員和該帳套的主管有權(quán)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置；區(qū)別：系統(tǒng)管理員：可以指定某帳套的帳套主管及對各個帳套的操作員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置；帳套主管：只能對所管帳套的操作員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。（三）用戶的權(quán)限設(shè)置（四）賬套數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)1、備份（輸出）賬套數(shù)據(jù)功能：將所選的賬套數(shù)據(jù)進(jìn)行備份輸出。 只有系統(tǒng)管理員(Admin)有權(quán)限進(jìn)行賬套輸出。 如果將“刪除當(dāng)前輸出賬套”同時選中，則表示在輸出完成后需要將數(shù)據(jù)源從當(dāng)前系統(tǒng)中刪除。 賬套刪除和賬套輸出備份的操作基本一樣。 操作步驟：（1）“賬套”按紐（2）單擊“輸出” （3

6、）選擇要輸出的賬套（4）單擊“確認(rèn)” （5）輸出備份完成后指定備份路徑，確定完成。2、恢復(fù)（引入）賬套數(shù)據(jù)功能：會計數(shù)據(jù)恢復(fù)，即把軟盤或硬盤上的備份數(shù)據(jù)恢復(fù)到硬盤上指定目錄下。 說明：該功能的增加將有利于集團(tuán)公司的操作，子公司的帳套數(shù)據(jù)可以被定期引入母公司系統(tǒng)中，以便進(jìn)行有關(guān)帳套數(shù)據(jù)的分析和合并工作。 操作步驟：（1）“賬套”按紐（2）單擊“引入”（3）選擇要引入的賬套（4） 單擊“打開”表示確認(rèn)。 注意：只有系統(tǒng)管理員才能完成賬套的引入與輸出。要開始新希望科技有限公司的會計電算化工作，首先應(yīng)該登陸系統(tǒng)管理，以系統(tǒng)管理員的身份完成賬套的建立與用戶的設(shè)置及權(quán)限分配。一、首次登陸系統(tǒng)管理步驟：1、

7、運行“開始/程序/用友財務(wù)軟件/系統(tǒng)服務(wù)/系統(tǒng)管理”，或者雙擊桌面上的【用友財務(wù)軟件】快捷圖標(biāo)，然后依次雙擊【系統(tǒng)服務(wù)】和【系統(tǒng)管理】圖標(biāo)。 任務(wù)實施2、以系統(tǒng)管理員身份注冊系統(tǒng)管理 (1) 執(zhí)行“系統(tǒng)/注冊”命令，打開“注冊【系統(tǒng)管理】”對話框；(2) 輸入：服務(wù)器（默認(rèn)）；操作員：admin；密碼：（空）。單擊【確定】按鈕，以系統(tǒng)管理員身份進(jìn)入系統(tǒng)管理；（3）修改密碼。二、 增加用戶1、執(zhí)行“權(quán)限/用戶”命令，進(jìn)入【用戶管理】窗口，窗口中顯示系統(tǒng)預(yù)設(shè)的幾位用戶：demo、SYSTEM、UFSOFT。2、 單擊工具欄中的【增加】按鈕，打開【增加用戶】對話框。3、輸入001：王新，輸入王新的密

8、碼“1”，單擊“增加”；依次增加002：張希，密碼“2”；003:李望，密碼“3”；004：劉偉，密碼“4”。4、最后單擊【退出】按鈕結(jié)束，返回“用戶管理”窗口，所有用戶以列表方式顯示。三、建立新賬套1、 執(zhí)行“賬套/建立”命令。2、打開【創(chuàng)建賬套】對話框輸入賬套信息。已存賬套： 系統(tǒng)將已存在的賬套以下拉列表框的形式顯示，只能查看，不能輸入或修改?！?99演示賬套”是系統(tǒng)內(nèi)置的；賬套號：必須輸入。本例輸入賬套號001；賬套名稱：必須輸入。本例輸入“新希望科技有限公司”；賬套路徑：用來確定新建賬套將要被放置的位置，系統(tǒng)默認(rèn)的路徑為“C: U8SOFTADMIN”，可以人工更改，也可以利用“”按鈕

9、進(jìn)行參照輸入，本例采用系統(tǒng)的缺省路徑；啟用會計期：必須輸入。系統(tǒng)缺省為計算機(jī)的系統(tǒng)日期，本例設(shè)置為“2008年1月”；輸入完成后，單擊【下一步】按鈕，進(jìn)行單位信息設(shè)置。3、輸入單位信息單位名稱：單位的全稱，必須輸入；單位簡稱：單位的簡稱，最好輸入，企業(yè)全稱只在發(fā)票打印時使用，其余情況全部使用簡稱。其它欄目都屬于任選項；輸入完成后，單擊【下一步】按鈕，進(jìn)行核算類型設(shè)置。4、輸入核算類型本幣代碼：必須輸入。本例采用系統(tǒng)默認(rèn)值“RMB”；本幣名稱：必須輸入。本例采用系統(tǒng)默認(rèn)值“人民幣”；企業(yè)類型：必須從下拉列表框中選擇輸入。系統(tǒng)提供了工業(yè)、商業(yè)兩種類型。如果選擇工業(yè)模式，則系統(tǒng)不能處理受托代銷業(yè)務(wù)；

10、如果選擇商業(yè)模式，委托代銷和受托代銷都能處理。本例選擇“工業(yè)”；行業(yè)性質(zhì)：必須從下拉列表框中選擇輸入。本例選擇行業(yè)性質(zhì)為“新會計制度科目”；賬套主管從下拉列表框中選擇“王新”；按行業(yè)性質(zhì)預(yù)設(shè)會計科目：本例選擇“是”；輸入完成后，單擊【下一步】按鈕，進(jìn)行基礎(chǔ)信息設(shè)置。 5、 確定基礎(chǔ)信息如果單位的存貨、客戶、供應(yīng)商相對較多，可以對他們進(jìn)行分類核算。如果此時不能確定是否進(jìn)行分類核算，也可以等到分銷軟件啟動時再設(shè)置分類核算。按照本例要求，選中“客戶是否分類”、“供應(yīng)商是否分類”復(fù)選框，單擊【完成】按鈕。 6、單擊【完成】按鈕，彈出系統(tǒng)提示“可以創(chuàng)建賬套了么？”，單擊【是】按鈕，稍候，打開“分類編碼方

11、案”對話框。 7、確定分類編碼方案為了便于對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分級核算、統(tǒng)計和管理，系統(tǒng)要求預(yù)先設(shè)置某些基礎(chǔ)檔案的編碼規(guī)則，即規(guī)定各種編碼的級次及各級的長度。本例中將會計科目編碼修改為“4222”，其余是系統(tǒng)默認(rèn)值，單擊【確認(rèn)】按鈕，打開“數(shù)據(jù)精度定義”對話框。8、數(shù)據(jù)精度定義數(shù)據(jù)精度是指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)，如果需要進(jìn)行數(shù)量核算，需要認(rèn)真填寫該項。本例采用系統(tǒng)默認(rèn)值，單擊【確認(rèn)】按鈕。9、彈出系統(tǒng)提示“創(chuàng)建賬套成功！”和“現(xiàn)在進(jìn)行系統(tǒng)啟用的設(shè)置嗎？”。單擊“是”，彈出“系統(tǒng)啟用”對話框。10、系統(tǒng)啟用選中“GL-總賬”復(fù)選框，彈出“日歷”對話框，選擇日期“2008年1月1日“，單擊“確定”按鈕。

12、11、單擊【退出】，完成賬套建立。四、用戶權(quán)限的設(shè)置1、賬套主管的設(shè)置（1）執(zhí)行“權(quán)限/權(quán)限”命令；(2) 進(jìn)入【操作員權(quán)限】窗口，選擇001賬套；2008年度； (3) 從操作員列表中選擇王新，確定王新具有賬套主管權(quán)限。2、其他操作員權(quán)限設(shè)置(1) 選擇張希，單擊工具欄中的【修改】按鈕；（2）打開【增加和調(diào)整權(quán)限】對話框，在產(chǎn)品分類下選擇“GL總賬”，在“總賬-憑證-出納簽字”權(quán)限及具有“總賬-出納”權(quán)限前的復(fù)選框上打勾，單擊【確定】按鈕；以上述同樣步驟，設(shè)置操作員李望、劉偉的權(quán)限。(3) 單擊工具欄中的【退出】按鈕，返回系統(tǒng)管理。五、賬套的備份賬套的備份輸出必須以系統(tǒng)管理員的身份注冊進(jìn)入系

13、統(tǒng)管理中完成。1、 執(zhí)行“賬套/輸出”命令。2、打開【賬套輸出】對話框，選擇需要輸出的賬套“001”，單擊【確認(rèn)】按鈕。3、系統(tǒng)開始壓縮進(jìn)程。4、系統(tǒng)壓縮完成所選賬套數(shù)據(jù)后，彈出【選擇備份目標(biāo)】對話框。5、單擊下拉列表框，選擇需要將賬套數(shù)據(jù)輸出的驅(qū)動器及所在文件夾，單擊【確認(rèn)】按鈕。6、系統(tǒng)開始進(jìn)行備份，備份完成后，彈出系統(tǒng)提示“備份完畢！”，單擊【確定】按鈕。修改合法操作員選中要修改的操作員，雙擊鼠標(biāo)或單擊功能菜單中的【修改】，即進(jìn)入修改界面，可根據(jù)需要修改后確認(rèn)。刪除或注銷合法操作員未啟用前可以刪除，選中要刪除的操作員單擊功能菜單中的【刪除】即可。啟用后則不能從系統(tǒng)中刪除，可在系統(tǒng)中注銷。

14、具體選中要注銷的操作員，雙擊鼠標(biāo)或單擊功能菜單中的【修改】，即進(jìn)入修改界面，單擊“注銷當(dāng)前操作員”然后單擊“修改”，表示確認(rèn)注銷的修改。注意 所設(shè)置的操作員用戶一旦被引用，便不能被修改和刪除。任務(wù)拓展修改操作員權(quán)限如果要修改某操作員的操作權(quán)限，可以打開【操作員權(quán)限】窗口，在左邊選中要修改的操作員，雙擊鼠標(biāo)或單擊功能菜單中的【修改】，打開【增加或調(diào)整權(quán)限】對話框，可根據(jù)需要修改后確認(rèn)。刪除操作員權(quán)限刪除操作員權(quán)限包括取消賬套主管權(quán)限及刪除操作員權(quán)限。 系統(tǒng)維護(hù)1、清除異常任務(wù)。單擊“視圖/清除異常任務(wù)”。 注意需進(jìn)行此操作的情形：某些操作提示“互斥站點*正在進(jìn)行*操作，”,但經(jīng)檢查所有站點都未進(jìn)

15、行進(jìn)行該操作,檢查系統(tǒng)管理控制臺中顯示有異常任務(wù),即可進(jìn)行此操作 2、清除單據(jù)鎖定。單擊“視圖/清除單據(jù)鎖定”，選擇一行存在的記錄，單擊 【確定】按鈕。 注意需進(jìn)行此操作的情形：某些操作提示“操作正被站點操作員鎖定” 即可進(jìn)行此操作 。 二 企業(yè)如何利用會計核算軟件建立自己的核算體系二 認(rèn)識賬套主管知識點賬套主管在系統(tǒng)管理中的權(quán)限賬套的修改年度賬的管理能力點賬套的修改年度賬的管理1、在新希望科技有限公司的賬套建立完成之后，賬套主管王新發(fā)現(xiàn)以下信息設(shè)置有誤，需做出修改： 調(diào)整編碼方案：將會計科目的編碼級次由4222改為42222；將客戶分類的編碼方案由234改為23；該企業(yè)有外幣核算要求，在建立

16、賬套時忘記設(shè)置。已建立好的賬套信息可以修改嗎？做為賬套主管的王新，有權(quán)從事以上工作嗎？2、若新希望科技有限公司會計電算化工作到了年末，2008年12月31日，在電算化環(huán)境下怎樣進(jìn)行年結(jié)工作？任務(wù)引入 賬套建立以后，在日常會計核算過程中，可能發(fā)現(xiàn)賬套在建立時資料輸入有無或有遺漏，也可能單位的有些核算信息會發(fā)生變化，這都必須修改賬套信息。賬套信息的修改通常由賬套主管來完成，但系統(tǒng)已經(jīng)確認(rèn)或已經(jīng)處理的一些關(guān)鍵信息是無法修改的。年結(jié)工作由賬套主管負(fù)責(zé)，包括創(chuàng)建年度賬、清空年度賬、引入、輸出年度賬以及各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn)等年度賬管理工作。 任務(wù)分析 賬套主管為其所在賬套的超級用戶，負(fù)責(zé)管理整個賬套的所有工

17、作。在系統(tǒng)管理中負(fù)責(zé)賬套的維護(hù)、所在賬套的修改、所在賬套的年度賬管理（包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn)）、所在賬套的操作員權(quán)限設(shè)置。一、賬套的修改以賬套管理員用戶身份注冊系統(tǒng)管理，單擊“賬套/修改”，進(jìn)入賬套修改界面，修改相應(yīng)的賬套信息。注意：系統(tǒng)已經(jīng)確認(rèn)或已經(jīng)處理的一些關(guān)鍵信息是無法修改的。例如：用友軟件中，賬套名稱、單位地址、單位名稱等信息隨時可以修改；但賬套啟用后，賬套編號、啟用會計日期不允許修改、對于分類設(shè)置信息和數(shù)據(jù)精度信息，在未使用的前提下可以修改全部內(nèi)容。相關(guān)知識 二、年度賬管理只有賬套主管用戶才有權(quán)限進(jìn)行有關(guān)年度賬的管理。 年度賬的管理工作主要包括建立年度賬、引

18、入和輸出年度賬、結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)、清空年度數(shù)據(jù)等。（一）建立年度賬（二）引入和輸出年度賬（三）結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)1、首先要以賬套主管的身份注冊，并且選定賬套，進(jìn)入系統(tǒng)管理界面。2、在系統(tǒng)管理界面單擊【年度賬】的下級菜單【結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)】，進(jìn)入結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)的功能。3、在結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)之前，首先要建立新年度賬，為了保證各子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系，在結(jié)轉(zhuǎn)年度賬時，須按以下順序進(jìn)行，先結(jié)轉(zhuǎn)購銷存系統(tǒng)，在結(jié)轉(zhuǎn)應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，最后結(jié)轉(zhuǎn)賬務(wù)處理系統(tǒng)。 （四）清空年度數(shù)據(jù)1、以賬套主管的身份注冊，選定賬套，進(jìn)入系統(tǒng)管理界面。2、在系統(tǒng)管理界面單擊【年度賬】菜單，再將鼠標(biāo)移動到【清空年度數(shù)據(jù)】上，單擊鼠標(biāo)。3、賬套主管用戶可在界

19、面中的會計年度欄目選擇要清空的年度賬的年度，點擊【確定】按鈕表示確認(rèn)，這時，為保險起見，系統(tǒng)還將彈出一窗口，要求用戶進(jìn)行再度確認(rèn)；如果想放棄，可點擊【放棄】按鈕。確認(rèn)后系統(tǒng)彈出如下窗口，進(jìn)行清空年度數(shù)據(jù)操作。4、年度數(shù)據(jù)清空后，系統(tǒng)彈出確認(rèn)窗口。點擊【確認(rèn)】完成清空年度數(shù)據(jù)操作。注意：清空年度賬數(shù)據(jù)前一定要備份數(shù)據(jù)，然后再進(jìn)行操作。清空年度賬只是清空數(shù)據(jù)并不清除基礎(chǔ)設(shè)置、檔案的內(nèi)容。一、修改賬套步驟：1、在【系統(tǒng)管理】窗口，執(zhí)行“系統(tǒng)/注冊”命令，打開【注冊】對話框。注意： 如果此前是以系統(tǒng)管理員的身份注冊進(jìn)入系統(tǒng)管理，那么需要首先執(zhí)行“系統(tǒng)/注銷”命令，注銷當(dāng)前系統(tǒng)操作員，再以賬套主管的身份登錄。任務(wù)實施 2、單擊【操作員】下拉列表框，從下拉列表中選擇“001 王新”選項，輸入密碼“1”，選擇“001賬套”，會計年度“2008”，操作日期“2008-1-1”。3、 單擊【確定】按鈕，進(jìn)入【系統(tǒng)管理】窗口，菜單中顯示為黑色字體的部分為賬套主管可以操作的內(nèi)容。執(zhí)行“賬套/修改”命令，打開【修改