ACCESS最佳教程報表的設置教學

1、第四章報表報表的功能報表的設計報表的記錄分組和排序報表的打印和預覽一、報表的功能盡管數據表和查詢都可用于打印， 但是， 報表才是打印和復制數據庫管理信息的最佳方式，可以幫助用戶以更好的方式表示數據。 報表既可以輸出到屏幕上， 也可以傳送到打印設備。報表是查閱和打印數據的方法，與其他的打印數據方法相比，具有以下兩個優(yōu)點：報表不僅可以執(zhí)行簡單的數據瀏覽和打印功能，還可以對大量原始數據進行比較、匯總和小計。報表可生成清單、訂單及其他所需的輸出內容，從而可以方便有效地處理商務。報表作為Access2003數據庫的一個重要組成部分，不僅可用于數據分組，單獨提供各項數據和執(zhí)行計算，還提供了以下功能：可以制

2、成各種豐富的格式，從而使用戶的報表更易于閱讀和理解?？梢允褂眉糍N畫、圖片或者掃描圖像來美化報表的外觀。通過頁眉和頁腳，可以在每頁的頂部和底部打印標識信息可以利用圖表和圖形來幫助說明數據的含義二、報表設計如同數據庫中創(chuàng)建的大多數對象一樣，用戶可以采用多種方式來創(chuàng)建所需的報表。首先，打開數據庫窗口，單擊【對象】欄下的【報表】按鈕，然后單擊【報表設計】工具欄上的【新建】，則彈出【新建報表】對話框。1. 報表設計工具工具欄視圖、對象、超鏈接、字段列表、工具箱、排序分組、自動套用格式、代碼、屬性、生成器、數據庫窗口、新對象、線條/ 邊框寬度、特殊效果工具箱在報表設計過程中，工具箱是十分有用的，下面具體介

3、紹【工具箱】中的各個控件。選擇對象用于選定操作的對象。控件對象單擊該按鈕后，在使用其他控件時，即可在向導下完成。標簽顯示標題、說明文字。文本框用來在窗體、報表或數據訪問頁上顯示輸入或編輯數據，也可接受計算結果或用戶輸入。選項組顯示一組限制性的選項值。切換按鈕當表內數據具有邏輯性時，用來幫助數據的輸入選項按鈕與切換按鈕類似，屬單選。復選框選中時，值為1,取消時，值為00屬多選。組合框包括了列表框和文本框的特性。列表框用來顯示一個可滾動的數據列表。命令按鈕用來執(zhí)行某些活動。圖像加入圖片。非綁定對象框用來顯示一些非綁定的 OLEX寸象。綁定對象框用來顯示一系列的圖片。分頁符用于定義多頁數據表格的分頁

4、位置。選項卡控件創(chuàng)建帶有選項卡的對話框。子窗體/子報表用于將其他表中的數據放置在當前報表中直線劃直線。矩形劃矩形。其他控件顯示Access2003所有已加載的其他控件。工作區(qū)報表頁眉以大的字體將該份報表的標題放在報表頂端。只有報表的第1頁才出現報表貢眉內容。報表頁眉的作用是作封面或信封等。頁面頁眉頁面頁眉中的文字或字段，通常會打印在每頁的頂端。如果報表頁眉和頁面頁眉共同存在于第1 頁，則頁面頁眉數據會打印在報表頁眉的數據下。主體用于處理每一條記錄，其中的每個值都要被打印。主體區(qū)段是報表內容的主體區(qū)域，通常含有計算的字段。頁面頁腳頁面頁腳通常包含頁碼或控件，其中的【=第 &page& “頁”】表

5、達式用來打印頁碼。報表頁腳用于打印報表末端，通常使用它顯示整個報表的計算匯總等。除了以上通用區(qū)段外，在分組和排序時，有可能需要組頁眉和組頁腳區(qū)段。可選擇【視圖】| 【排序與分組】命令，彈出【排序與分組】對話框。選定分組字段后，對話框下端會出現【組屬性】選項組，將【組頁眉】和【組頁腳】框中的設置改為【是】，在工作區(qū)即會出現相應的組頁眉和組布腳。屬性窗口使用向導創(chuàng)建報表創(chuàng)建報表最簡單的方法是使用向導。在報表向導中，需要選擇在報表中出現的信息，并從多種格式中選擇一種格式以確定報表外觀。與自動報表向導不同的是，用戶可以用報表向導選擇希望在報表中看到的指定字段，這些字段可來自多個表和查詢，向導最終會按照

6、用戶選擇的布局和格式，建立報表。新建報表：選擇表和字段按學分分組：按課程 ID 排序：選擇報表布局：選擇報表樣式：確定報表標題：運行報表結果：自動創(chuàng)建報表及圖表向導自動創(chuàng)建報表報表向導提供的自動創(chuàng)建報表有兩種格式：一種是縱欄式，另一種是表格式。自動創(chuàng)建圖表如果需要將數據以圖表的形式表示出來，使其更加直觀，就可使用圖表向導創(chuàng)建報表。圖表向導功能強大，提供了幾十種圖表形式供用戶選擇。新建報表向導，選擇圖表向導，和數據來源表：選擇圖表數據所在字段：選擇圖表的類型：指定圖表的布局：指定圖表的標題：運行圖形報表，得到結果圖：標簽向導標簽向導的功能強大，它不但支持標準型號的標簽，也支持自定義標簽的創(chuàng)建。使

7、用報表設計視圖下面介紹如何利用工具箱進行簡單的報表創(chuàng)建。以羅斯文數據的【產品】數據表為例，創(chuàng)建報表。啟動【新建報表】：報表設計工作區(qū)如下：向報表工作區(qū)添加控件：報表中的每一個對象，都稱為之為控件，控件分為三種：綁定控件綁定控件與表字段綁定在一起。在向綁定控件輸入值時，Access自動更新當前記錄中的表字段值。大多數允許輸入信息的控件都是綁定控件。綁定控件可以與大多數數據類型捆綁在一起，包括文本、日期、數值、是/ 否、圖片、備注字段。非綁定控件非綁定控件保留所輸入的值，不更新表字段值。這些控件用于顯示文本、把值傳遞給宏、直線和矩形、存放沒有存儲在表中但保存窗體或報表的OLEM象。計算控件計算控件

8、是建立在表達式（如函數和計算）基礎之上的。計算控件也是非綁定控件，它不能更新字段值。用戶可以在設計視圖中對控件進行如下操作：通過鼠標拖動創(chuàng)建新控件、移動控件。通過按Del鍵刪除控件。激活控件對象，拖動控件的邊界調整控件大小。利用屬性對話框改變控件屬性。通過格式化改變控件外觀，可以運用邊框、粗體等效果。對控件增加邊框和陰影等效果。向報表中添加非綁定控件，可通過從【工具箱】中選擇相應的控件，拖動到報表上即可。向報表中添加綁定控件是一項重要工作，這類控件主要是文本框，它與字段列表中的字段相結合來顯示數據。在報表中創(chuàng)建計算控件時，可使用以下兩種方法：如果控件是文本框，可以直接在控件中輸入計算表達式。另

9、，不管控件是不是文本框，都可以使用表達式生成器來創(chuàng)建表達式。使用表達式生成器創(chuàng)建計算控件的操作步驟如下：在設計視圖中打開報表創(chuàng)建或選定一個非綁定的【文本框】。單擊【報表設計】工具欄中的【屬性】。打開屬性對話框中的【數據】標簽，并單擊【控件來源】。單擊表達式生成器按鈕，彈出【表達式生成器】。單擊“二”按鈕，并單擊相應的計算按鈕。雙擊計算中使用的一個或多個字段。輸入表達式中的其他數值，然后【確定】。控件的更改和設置更改控件的方法通常有兩種：即在窗體內直接修改或利用屬性窗口進行修改。在報表中添加節(jié)為了使報表更易于理解，可將報表分成若干節(jié)，在報表上以不同的間隔顯示信息。默認空白報表有 3 個節(jié)：“頁面

10、頁眉”、“主體”、“頁面頁腳”，選擇【視圖】 | 【報表頁眉 /頁腳】，可增加兩個節(jié)：“報表頁眉”、“報表頁腳”。報表的節(jié)也具有屬性，不過比報表的其他控件的屬性要少得多。使用【格式】工具欄上的【填充 / 背景色】 可設置節(jié)的顏色； 但所有其他的屬性， 必須使用節(jié)的屬性對話框進行設置。要打開節(jié)的屬性對話框，可以雙擊節(jié)中任意空白區(qū)域、節(jié)的邊線或節(jié)選擇器。屬性設置除了可以移動控件的位置和改變控件的尺寸外， 還可以通過屬性對話框設置控件的其屬性。方法是右擊需要進行屬性設置的控件，在彈出的快捷菜單中選擇屬性。保存報表在對報表進行修改后，單擊工具欄中的【保存】，就會彈出【另存為】對話框。在文本框中輸入報表

11、名稱，然后單擊【確定】按鈕，就可以保存報表。用報表設計視圖創(chuàng)建報表下面通過實例說明設計報表的步驟：打開相應數據庫，新建報表，選擇【設計視圖】、選擇【訂單】表。添加相應字段到報表設計主體區(qū)內。添加頁面頁眉和頁面頁腳其中頁面頁腳的文本框內容由屬性窗口和表達式生成器生成。保存運行得到結果報表屬性下面是報表的屬性窗口， 該對話框有五個選項卡，分別是： 【格式】、 【數據】、 【事件】 、【其他】、【全部】。如果沒有用設計視圖打開報表，而是選中一個報表后，單擊工具欄上的【屬性】按鈕，則將會彈出另外一種報表屬性對話框。使用報表快照Access2003 提供了一種稱為報表快照的新型報表。它是一個具有.snp

12、 擴展名的獨立文件，包含Access2003報表所有頁的備份。這個備份包括高保真圖形、圖標和圖片并保存報表的顏色和二維版面。報表快照的優(yōu)點是，不需要照相復制和郵寄印制版本，接收者就能在線預覽并只打印他們所需要的頁面。為了查看、打印或郵寄一個報表快照，用戶需要安裝“快照取景器”程序，它是一個獨立的執(zhí)行程序，它提供了自己的控件、幫助文件和相關文件。在默認情況下，當用戶第一次創(chuàng)建一個報表快照時， Access2003 就自動安裝了“快照取景器”。通過電子郵件發(fā)送三、報表高級設計下面對報表設計中排序、分組及子報表等內容進行詳細討論。1. 排序與分組所謂分組，是指按某個字段值進行歸類，將字段值相同的記錄

13、分在一組之中。而排序是指按某個字段值將記錄排序。在設計視圖方式打開相應的報表，單擊工具欄上的【排序與分組】按鈕，彈出對話框，在對話框上部的【字段/ 表達式】和【排序次序】中選定相應內容，則在下部出現【組屬性】 區(qū)域。系統(tǒng)默認的排序順序為升序排列。當需要對數據進行分組時，可以單擊要設置分組屬性的字段或表達式，然后設置其組屬性。最多可對 10 個字段和表達式進行分組。組頁眉用于設定是否顯示該組的頁眉。組頁腳用于設定是否顯示該組的頁腳。分組形式選擇值或值的范圍，以便創(chuàng)建新組。或用選項取決于分組字段的數據類型。組間距指定分組字段或表達式值之間的間距值。保持同頁用于指定是否將組放在同一頁上。下面對不同的

14、分組情況進行介紹：按日期 / 時間字段分組記錄每一個值按照字段或表達式相同的值對記錄進行分組。年按照相同歷法中的日期對記錄進行分組。季度按照相同歷法季度中的日期對記錄進行分組。月份按照同一月份中的日期對記錄進行分組。周按照同一周中的日期對記錄進行分組。日按照同一天的日期對記錄進行分組。時按照相同小時的時間對記錄進行分組分按照同一分鐘的時間對記錄進行分組按文本字段分組記錄每一個值按照字段或表達式相同的值對記錄進行分組。前綴字符按照字段或表達式中前幾個字符相同的值對記錄進行分組。按自動編號、貨幣字段或數字字段分組記錄每一個值按照字段或表達式中相同數值對記錄進行分組。間隔按照位于指定間隔中的值對記錄

15、進行分組。設置排序與分組的步驟在對報表中的數據分組時，可以添加【組頁眉】或【組頁腳】。組頁眉通常包含報表數據分組所依據的字段，稱為分組字段，而組頁腳通常用來計算每組的總和或其他匯總數據。它們不一定要成對出現。2. 子報表子報表是出現在另一個報表內部的報表，包含子報表的報表稱為主報表。主報表中包含的是一對多關系中的“一”，而子報表顯示“多”的相關記錄。一個主報表，可以是結合型，也可以是非結合型。也就是說，它可以基于查詢或SQM句,也可以不基于它們。通常，主報表與子報表的數據來源有以下幾種聯(lián)系：一個主報表內的多個子報表的數據來自不相關記錄源。在此情況下，非結合型的主報表只是作為合并的不相關的子報表

16、的“容器”使用。主報表和子報表數據來自相同數據源。當希望插入包含與主報表數據相關信息的子報表時，應該把主報表與一查詢或SQL旬結合起來。主報表和多個子報表數據來自相關記錄源。一個主報表也可以包含兩個或多個子報表共用的數據，在此情況下，子報表包含與公共數據相關的詳細記錄。四、預覽及打印報表預覽報表單擊數據窗口中【對象】欄下的【報表】按鈕，選中所需預覽的報表后，單擊工具欄中的【預覽】按鈕，即進入【打印預覽】窗口。打印預覽與打印真實結果一致。如果報表記錄很多，一頁容納不下，在每頁的下面有一個滾動條和頁數指示框，可進行翻頁操作。報表打印打印報表的最簡單方法是直接單擊工具欄上的【打印】按鈕，直接將報表發(fā)

17、送到打印機上。但在打印之前，有時需要對頁面和打印機進行設置。AAccess教程第五章窗體窗體的功能窗體的設計窗體中的數據操作窗體的打印和預覽、窗體的功能窗體和報表都用于數據庫中數據的維護， 但兩者的作用是不同的。 窗體主要用來輸入數據，報表則用來輸出數據。具體來說，窗體具有以下幾種功能：數據的顯示與編輯窗體的最基本功能是顯示與編輯數據。窗體可以顯示來自多個數據表中的數據。此外，用戶可以利用窗體對數據庫中的相關數據進行添加、刪除和修改，并可以設置數據的屬性。用窗體來顯示并瀏覽數據比用表和查詢的數據表格式顯示數據更加靈活，不過窗體每次只能瀏覽一條記錄。數據輸入用戶可以根據需要設計窗體，作為數據庫中

18、數據輸入的接口，這種方式可以節(jié)省數據錄入的時間并提高數據輸入的準確度。窗體的數據輸入功能，是它與報表的主要區(qū)別。應用程序流控制與VB窗體類似，Access2003中的窗體也可以與函數、子程序相結合。在每個窗體中，用戶可以使用VB陶寫代碼,并利用代碼執(zhí)行相應的功能。信息顯示和數據打印在窗體中可以顯示一些警告或解釋信息。止匕外，窗體也可以用來執(zhí)行打印數據庫數據的功能。二、窗體設計與設計報表類似，用戶也可以采用多種方式創(chuàng)建數據庫中的窗體。 Access2003 提供了 9 種創(chuàng)建窗體的方式。如下圖的【新建窗體】對話框列出的示。窗體設計概述工具欄工作區(qū)工具箱屬性窗口字段列表使用自動創(chuàng)建窗體向導創(chuàng)建窗體

19、在 Access2003 中，表是由字段和記錄構成的。類似地，窗體的基本構件就是“控件”?？丶葮嫵杀淼淖侄魏陀涗浉`活些，它能包含數據，運行一項任務，或是通過添加諸如直線或矩形之類的圖形元素來強化窗體設計，還可以在窗體上使用許多不同種類的控件，包括復選框、矩形塊、文本框、分頁符、選項按鈕、下拉列表框等。自動創(chuàng)建窗體向導創(chuàng)建的窗體包含窗體所依據的表中的所有字段的控件。當字段顯示在窗體中時，Access2003會給窗體添加兩類控件：文本框和標簽?？v欄式窗體在縱欄式布局中，每次僅能看到一個記錄。文本框及所附標簽并排顯示在兩欄中。標簽顯示在每個文本框的左面并標識文本框中的數據。表格式窗體在表格式布局

20、里，標簽顯示于窗體頂端，而各字段的值則出現在標簽下方的表格里，而且可同時顯示多條記錄。數據表窗體數據庫表布局同樣以行和列的形式顯示數據，所以窗體類似于在數據表視圖下顯示的表，縱欄式和表格式布局中的一些窗體格式在數據表布局里無法使用。 相對于數據表視圖而言，數據表窗體具有自定義的窗體方式。使用窗體向導創(chuàng)建窗體使用窗體向導來創(chuàng)建窗體，格式將比自動創(chuàng)建窗體要豐富一些。首先選擇新建窗體中的【窗體向導】，可確定要使用的表。確定窗體上使用哪些字段。使用圖表向導創(chuàng)建窗體以上所創(chuàng)建的窗體，大都以數據形式為主。為了使窗體更形象，或為了特殊需要，可以使用圖表向導來創(chuàng)建帶有圖表的窗體。使用設計視圖創(chuàng)建窗體在創(chuàng)建窗體

21、的各種方法中，更多的時候是使用設計視圖來創(chuàng)建窗體，因為這種方法更為靈活直觀。其一般步驟是打開窗體設計視圖、添加控件、控件更改，然后可以對控件進行移動、改變大小、刪除、設置邊框、陰影和粗體、斜體等特殊字體效果等操作，來更改控件的外觀。另外，通過屬性對話框，可以對控件或工作區(qū)部分的諸如格式、數據事件等屬性進行設置。下面以【訂單】表為例，使用設計視圖創(chuàng)建一個簡單窗體。再看一例：創(chuàng)建“雇員銷售窗體”卜面是創(chuàng)建的窗體:之前建立的訂單及明細查詢：金額表達式的生成：創(chuàng)建子窗體如同存在子報表一樣，也有子窗體。子窗體是指在一個窗體中插入的窗體。將多個窗體合并時，其中一個窗體作為主窗體，其余作為子窗體。主窗體和子

22、窗體一般有三種關系：主窗體中多個子窗體的數據來自不相關的記錄源。在這種情況下，非結合型主窗體只是作為多個子窗體的集合。主窗體和子窗體數據來自相同的數據源。主窗體和子窗體數據來自相關的數據源。當子窗體只顯示與主窗體相關的記錄時，意味著主窗體和子窗體是同步的。要實現同步，作為窗體基礎的表或查詢與子窗體的基礎表或查詢之間必須是一對多關系。作為主窗體基礎的表必須是一對多關系中的 “一” ， 而作為子窗體基礎的表必須是一對多關系中的 “多”下面創(chuàng)建一個雇員的主窗體，然后增加一個子窗體來顯示每個雇員發(fā)出的訂單明細情況。創(chuàng)建切換面板切換面板是一種帶有按鈕的特殊窗體， 用戶可以通過單擊這些按鈕在數據庫的窗體、

23、 報表、查詢和其他對象中查看、編輯或添加數據。當用 Access2003 ”數據庫向導”創(chuàng)建一個數據 庫時，系統(tǒng)將自動為數據庫添加一個切換面板作為用戶界面。切換面板上的每一個條目都連接到切換面板的其他頁，或鏈接到某個動作。切換面板不僅 提供了一個友好的界面，還可以避免用戶進入數據庫窗口特別是窗體或報表的設計視圖。通過切換面板管理器，用戶可以對向導提供的切換面板進行修改，也可以自己創(chuàng)建切換面板。數據庫的切換面板系統(tǒng)由分層排列的切換面板組成，排列從主切換面板開始，一般擴展到兩個或多個子頁面。每個頁面包括一組項目，項目組含有執(zhí)行特定操作的命令。絕大多數項目包括一個變量，該變量規(guī)定打開哪個窗口、預覽哪

24、個報表等。有關切換面板的說明：添加命令如上圖所示， Access2003 提供了一些命令類型，具體說明如下：轉至“切換面板”打開另一個切換面板并關閉自身面板。參數為目標面板名。在“添加”模式下打開窗體打開輸入用窗體，出現一個空記錄。參數為窗體名。在“編輯”模式下打開窗體打開查看和編輯數據用窗體。參數為窗體名。打開報表打開打印預覽中的報表。參數為報表名。設計應用程序打開切換面板管理器以對當前面板進行更改。參數無。退出應用程序關閉當前數據庫。參數無。運行宏運行宏。參數為宏名。運行代碼運行一個VB過程。參數為VB過程。打開另一個切換面板用戶可以在一個切換面板中打開另一個切換面板。如果數據庫中沒有另一

25、個切換面板，用戶可以創(chuàng)建一個。修改切換面板如果用戶想修改已經創(chuàng)建好的切換面板，可選擇【工具】 | 【數據庫實用工具】 | 【切換面板管理器】命令，進行編輯。也可以在設計視圖狀態(tài)下打開切換面板并修改之。三、窗體中數據的操作創(chuàng)建完窗體之后，可以對窗體中的數據進行進一步操作，如數據的查看、添加以及修改、刪除等。除此之外，還可以對數據進行查找、排序和篩選等。在窗體的操作中，有些操作不會更改窗體中的記錄，當然也就不會更改創(chuàng)建窗體所依據的表或查詢中的數據。如：數據的查看、數據的排序和查找。而有些操作則會更改窗體中的數據，從而也會更改創(chuàng)建窗體所依據的表或查詢中的數據。如：記錄的添加、刪除和修改。請看【窗體視

26、圖】工具欄。其中的主要的特殊操作按鈕有：視圖、升 / 降序、按選定內容篩選、按窗體篩選、應用篩選、新記錄、刪除記錄、屬性、數據庫窗口、新對象等。按選定內容篩選在窗體中選定某個數據的部分或全部，單擊此按鈕，屏幕可顯示符合選定內容的所有記錄。按窗體篩選彈出對話框，單擊任一字段名，會出現一個下三角按鈕，單擊之，在下拉列表中會顯示窗體中該字段對應的所有值，供用戶選擇。應用篩選在建立篩選后，單擊此按鈕，可以進行篩選。再次單擊，返回。新記錄單擊此按鈕，系統(tǒng)將窗體中所有字段對應值置空，當前記錄號加1,可添加記錄。刪除記錄選擇要刪除的記錄后，單擊此按鈕，將刪除所選的記錄，且窗體自動顯示下一條記錄。篩選目標可以

27、直接在【篩選目標】文本框中輸入數值進行篩選。高級篩選如果希望進行較復雜的篩選，則需要使用高級篩選方式。選擇【記錄】【篩選】 | 【高級篩選/ 排序】命令，此時彈出【篩選】窗口。其操作類似如建立一個查詢。窗體的預覽和打印與報表的情況類似，用戶可進行窗體的預覽和打印。在打印窗體之前，最好使用打印預覽功能對窗體進行預覽，然后打印，以上操作可通過單擊工具欄上的【打印預覽】、【打印】鈕來完成。如果需要對頁面或打印機進行設置，可以選擇【文件】 | 【頁面設置】命令或【打印】命令進行操作。Access 教程第六章數據庫實例分析數據庫總體分析和設計數據庫的建立數據庫對象的完善本章是對前面學習的回顧、聯(lián)系和鞏固

28、，通過建立一個微型的學生信息數據庫實例，來靈 活運用前面的知識。一、數據庫功能分析所建立的學生信息數據庫實例主要有如下功能：用戶能存儲學生個人情況的有關信息。用戶能存儲學生學習情況的有關信息。用戶能存儲學生老師情況的有關信息。用戶能存儲學生住宿情況的有關信息。用戶能存儲學生班級情況的有關信息。用戶能對上述信息進行錄入、修改、刪除等操作。用戶能通過多種方式對上述信息進行查詢和統(tǒng)計。用戶能對查詢和統(tǒng)計結果進行報表輸出。二、數據庫設計與表的建立設計表根據上述功能要求，需收集如下信息：學生表（Student）:學號、姓名、性別、籍貫、年齡、政治面貌、班名、宿舍號課程（Class）:課程ID、課程名稱、

29、任課老師ID、學分、學時任課老師（Teacher）:任課老師ID、姓名、家庭住址、電話、郵箱宿舍（Dormitory ）:宿舍號、宿舍長、電話、宿舍床位班級（Team :班名、系部、成員數、班主任、班長、學習委員、生活委員成績（Score）:成績ID、學號、課程ID、成績建立數據表在設計表的過程中，關鍵是兩個問題，一是要有哪些表，二是表有哪些字段，這是非常重要的起始步驟。這樣，實際上就建立了數據庫表的結構。下面進一步的是建立數據表的數據。本例輸入一些示例數據。具體如下圖所示：建立表間關系練習篩選和查閱向導練習1：查看“班名”為“信科0101”的所有學生的記錄。練習2：查看所有“政治面貌”不為空

30、的所有學生記錄。練習3：對【課程】表的“任課老師ID ”字段進行類型修改，使之能顯示為【任課老師】的名字。三、查詢設計查詢是數據庫中使用頻率最高的對象之一。Access2003 的各類查詢， 它們同樣可以用于我們已建立的學生信息數據庫。建立查詢的關鍵是設計場景，所謂場景設計就是模擬用戶的需要，提出查詢需求模式。下面首先回顧一下建立選擇查詢查詢的一般知識和一般步驟，然后設計一些場景，來建立相應的查詢示例。表達式表達式是由運算符控制的一項或多項操作。在Access2003 中可以用表達式完成各種任務。在SQM旬、查詢和篩選器中，用表達式可以設置屬性，建立條件，定義函數等。系統(tǒng)每次用到表達式時會自動

31、計算表達式的結果，如果表達式在窗體或報表中，在每次刷新窗體或報表時， Access 會重新計算表達式的結果。如果果把表達式用作查詢中的條件，系統(tǒng)每次執(zhí)行查詢時計算表達式的值。如果在表設計中把表達式用作有效性規(guī)則，系統(tǒng)在每次輸入字段值時執(zhí)行該計算。下面是幾個表達式的例子：=CustomerFirstName& &CustomerLastName客戶姓和名連接=TotalAmount-(TotalAmount*Discount)25 打折后金額少于 25Deceased=Yes 已故AnimalType= Cat AndGender= M”雄性貓科動物91 年 1 月至 93 年 12 月出生的D

32、ateofBirthBetween1/91And12/93由上可見，表達式通常由運算符、對象名、函數、字面值、常量等值構成。而通過表達式輸入框可以創(chuàng)建表達式。輸入字段條件輸入單值字段條件單值條件的輸入只要簡單地將一個表達式放到一個字段中。表達式可以是示例數據，也可以是函數。如輸入字符（文本或備注）條件、利用 Like 運算符和通配符、指定非匹配值、輸入數值條件等。在一個字段中輸入多個條件使用And、 Or、 Between.And.,可以為一個字段指定多個條件。另外，還有In 運算符和 Null 值查找。在多個字段中輸入條件通過查詢設計器中的多個字段的【條件】和【或】欄進行設置，可以實現在多個

33、字段中輸入條件。創(chuàng)建總計查詢要創(chuàng)建一個總計查詢，首先要創(chuàng)建一個選擇查詢，然后在查詢設計窗口激活“總計：”行。操作方法有二：【視圖】 | 【總計】、【工具欄】 | 總計按鈕。對所有記錄進行總計對成組記錄進行總計可以在查詢設計窗口指定某一字段為分組字段，系統(tǒng)將這個字段中的相同記錄分成同組， 并對分組進行總計計算。對單組進行總計對多組進行總計為總計查詢指定條件創(chuàng)建交叉表查詢四、報表設計創(chuàng)建查詢報表報表可以看成是查看一個或多個表中數據記錄的方式，這個概念是所有報表的基礎。前面已介紹了單個表的報表輸出， 而通過查詢報表可以從多個表中收集用戶想要的數據。 這時，創(chuàng)建報表必須選擇【查詢或表】并把字段顯示在報

34、表上。除非希望在報表上看到單個表的所有記錄，否則就要把報表綁定到查詢上?？梢哉f，如果希望在多個表中訪問數據來產生報表，唯一的方法是將報表和查詢綁定在一起。創(chuàng)建查詢創(chuàng)建報表并與一個查詢綁定設計查詢報表美化查詢報表創(chuàng)建選項組如果一個字段的值是數字類型，可以使用選項組控件來創(chuàng)建報表。而對于其它的控件，也 同樣可以根據它們的特性來設計創(chuàng)建，從而生成多種多樣的報表。創(chuàng)建多列報表Access2003 還提供了一種稱為“多列報表”的報表，這種報表能夠定義報表的各個部分，從而使用一個頁面上能打印出多列數據來。它通過一個頁面設置對話框來創(chuàng)建。五、窗體設計六、系統(tǒng)完善從前面的情況來看，似乎還不夠系統(tǒng)，這是為什么呢

35、？因為實際上，我們對本示例系統(tǒng)缺少功能模塊的設計，下面我們回頭來分析本系統(tǒng)將有一些什么樣的功能模塊，至于模塊的實現，有些可以馬上設計好，有些可能要等以后章節(jié)學習完以后，才能更好地完成。本系統(tǒng)的功能主模塊主要有以下幾個：學生信息數據庫數據錄入模塊本模塊主要包括如下子模塊：學生信息錄入、老師信息錄入、課程錄入、成績錄入、班級錄入、宿舍錄入等。學生信息數據庫數據修改、刪除、編輯模塊本模塊包括對數據庫中數據的修改、刪除和編輯等功能子模塊。學生信息數據庫數據查詢模塊本模塊包括與學生信息相關的數據查詢子模塊：學生情況查詢、老師情況查詢、班級情況 查詢、課程查詢、成績查詢、宿舍查詢。學生信息數據庫數據統(tǒng)計模

36、塊本模塊包括如下子模塊：學生基本情況統(tǒng)計、學生成績情況統(tǒng)計。學生信息數據庫數據打印模塊本模塊主要包括如下子模塊：學生基本情況打印、學生成績打印。數據數據庫管理。包括數據庫整理、壓縮、備份、還原等，還是比較重要的。幫助信息與關于本系統(tǒng)?？商峁椭臋n。提供版本信息、版權信息、求助聯(lián)系方式等。為此，我們建立切換面板如下：Access 教程第七章宏宏的概念和功能宏的建立和應用宏是一個或多個操作的集合，其中每個操作執(zhí)行特定的功能。如果用戶頻繁地重復同一系列操作，就可以創(chuàng)建宏來執(zhí)行這些操作。宏由一些操作和命令組成，這些操作和命令用來完成自動化操作。用戶可以通過創(chuàng)建宏來自動執(zhí)行某一項重復的或者復雜的任務。

37、在創(chuàng)建宏時，就定義了一系列任務，只要啟用宏，Access 就執(zhí)行了這些任務。一、宏的功能宏是一種功能強大的工具， 可用來在 Access2003 中自動執(zhí)行許多操作。 通過宏的自動執(zhí)行重復任務的功能，可以保證工作的一致性，還可以避免由于忘記某一操作步驟而引起的錯誤。宏節(jié)省了執(zhí)行任務的時間，提高了工作效率。宏的具體功能如下：顯示和隱藏工具欄。打開和關閉表、查詢、窗體和報表。執(zhí)行報表的預覽和打印操作以及報表中數據的發(fā)送。設置窗體或報表中控件的值。設置Access工作區(qū)中任意窗口的大小，并執(zhí)行窗口移動、縮小、放大和保存等操作。執(zhí)行查詢操作，以及數據的過濾、查找。為數據庫設置一系列的操作，簡化工作。二

38、、創(chuàng)建宏單擊數據庫窗口的【宏】選項卡中的【新建】按鈕，即可打開宏的定義窗口和宏的設計工具欄。1宏設計的基礎知識【宏設計】工具欄：【宏名】顯示宏定義窗口中的“宏名”歹限【條件】顯示宏定義窗口中的“條件”歹限【插入行】在宏定義表中設定的當前行的前面增加一空白行?！緞h除行】刪除當前行?！具\行】運行宏?！締尾健繂尾竭\行宏?！旧善鳌吭O置宏的操作參數。宏定義窗口如下：默認情況下，宏定義窗口上面部分由兩列組成：操作和注釋列?！静僮鳌苛性诖肆兄休斎牒曛兴胁僮?，運行時將按照輸入順序執(zhí)行操作【注釋】列在此列中輸入對應操作的備注說明。【宏名】列在此列中輸入宏的名稱，在多個操作的宏組中這一列是必選的【條件】列在此

39、列中輸入條件表達式，以決定運行宏的條件?！静僮鲄盗小坑靡栽O定操作的相關參數在操作列中，提供了 50 多種操作，用戶可以從這些操作中做選擇，創(chuàng)建自己的宏。而對于這些操作，用戶可以通過查看幫助，從中了解每個操作的含義和功能。在宏中添加操作主要操作說明：AddMenU等菜單添加到窗體或報表的自定義菜單欄，菜單欄中每個菜單都需要一個獨立 的AddMen臊作。止匕外，也可以為窗體、窗體控件或報表添加自定義快捷菜單，或為所有 的窗口添加全局菜單欄或全局快捷菜單。ApplyFilter 對表、窗體或報表應用篩選、查詢或 SQLWHERE何，以便對表的記錄、窗 體、報表的基礎表或基礎查詢中的記錄進行相應的操

40、作。對于報表，只能在其“打開”事件屬性所指定的宏中使用該操作。Beep可以通過計算機的揚聲器發(fā)出嘟嘟聲，一般用于警告聲。CancelEvent取消一個事件，該事件導致Access執(zhí)行包含宏的操作。Close關閉指定的Access窗口。如果沒有指定窗口，則關閉活動窗口。CopyObject將指定的數據庫對象復制到另外一個 Access數據庫（.mdb）中?；蛞孕碌?名稱復制到同一數據庫或 Access項目（.adp）中。CopyDatabaseFile為當前的與 Access項目連接的SQLServer7.0或更高版本數據庫作副 本。DeleteObject刪除指定的數據庫對象Echo指定是否打

41、開回響。例如：可以使用該操作在宏運行時隱藏或顯示運行結果。FindNext查找下一個符合前一個FindRecord操作或【在字段中查找】對話框中指定條 件的記錄。FindRecord查找符合FindRecord參數指定條件的數據的第一個實例。該數據可能在當前的記錄中，在之前或之后的記錄中，也可以在第一個記錄中，還可以在活動的數據表、查詢數據表、窗體數據表或窗體中查詢記錄。設置操作參數選定操作后，在【操作參數】區(qū)域會出現相應的操作參數。可以在各操作參數對應的文本框中輸入數值，以設定操作參數的屬性。如上圖中。也可以使用表達式生成器生成的表達式設置操作參數。創(chuàng)建宏組如果有多個宏，可將相關的宏設置成宏

42、組，以便于用戶管理數據庫。使用宏組可以避免單獨管理這些宏的麻煩。在數據庫窗口中的宏名稱列表中將顯示宏組名稱。如果要指定宏組中的某個宏，應使用如下結構：【宏組名 . 宏名】。宏中的條件操作有時用戶可能希望僅僅在某些條件成立的情況下才在宏中執(zhí)行某個或某些操作。宏中的條件可以達到這個目的。2創(chuàng)建AutoKeys 宏Autokeys 宏通過按下指定給宏的一個鍵或一個鍵序觸發(fā)。為 AutoKeys 宏設置的鍵擊順序稱為宏的名字。例如：名為F5的宏將在按下F5鍵時運行。命名AutoKeys宏時，使用符號“ A”表達Ctrl鍵。下表列出了可用來運行 AutoKeys宏的組合鍵的類型：語法說明示例Anumbe

43、rCtrl+ 任一數字 A3F*任一功能鍵F5AF*Ctrl+ 任一功能鍵AF5+F*Shift+ 任一功能鍵 T F5創(chuàng)建 AutoKeys 宏時，必須定義宏將執(zhí)行的操作，如打開一個對象，最大化一個窗口或顯示一條消息。另外還需要提供操作參數，宏在運行時需要這種參數，如要打開的數據庫對象、要最大化的窗口或要在對話框中顯示的消息的名稱。下面舉例說明：新建宏，顯小宏名列，在宏名列中輸入宏名A1 ”，在操作列中選擇操作。選擇操作OpenForm設置相應的參數。用同樣的方法建立其它三個宏。以AutoKeys為宏保存宏組。這時只需按下 Ctrl+1 就會打開【供應商】窗體， Ctrl+2 最大化該窗體，

44、 Ctrl+3 最小化該窗體， Ctrl+4 關閉該窗體。3創(chuàng)建條件宏條件宏是滿足一定條件后才運行宏。利用條件宏可以顯示一些信息，如雇員輸入了訂單卻忘記了輸入雇員號， 則可利用宏來提醒雇員輸入遺漏的信息。 或者進行數據的有效性檢查。要創(chuàng)建條件宏，需要向【宏】窗口添加【條件】列，單擊【宏設計】工具欄上的【條件】按鈕，并輸入使條件起作用的宏的規(guī)則即可。如果設置的條件為真，宏就運行。如果設置的條件為假，就轉到下一個操作。下面舉例說明：新建宏，顯示條件列，輸入條件。選擇操作和參數。以名MoreThan1000存宏，并關閉之。在設計窗口打開“雇員銷售明細金額窗體”，并在金額控件的屬性中設置事件。金額超過

45、1000元時，將鼠標進入金額框再離開時，有如下提示：4創(chuàng)建事件宏事件是在數據庫中執(zhí)行的操作，如單擊鼠標、打開窗體或打印報表?？梢詣?chuàng)建只要某一事 件發(fā)生就運行宏。例如在使用窗體時，可能需要在窗體中反復地查找記錄，打印記錄，然后前進到下一條記錄?？梢詣?chuàng)建一個宏來自動地執(zhí)行這些操作。Access2003 可識別大量的事件，但可用的事件并非一成不變，這取決于事件將要觸發(fā)的對象類型。下表給出了幾個常用的可指定給宏的事件。事件說明OnOpenS一個對象被打開且第1條記錄顯示之前執(zhí)行OnCurrent 當對象的當前記錄被選中時執(zhí)行OnClick 當用戶單擊一個具體的對象時執(zhí)行OnClose 當對象被關閉并從

46、屏幕上清除時執(zhí)行OnDblClick 當用戶雙擊一個具體對象時執(zhí)行OnActivable 當一個對象被激活時執(zhí)行OnDeactivate 當一個對象不再活動時執(zhí)行BeforeUpdate 在用更改后的數據更新記錄之前執(zhí)行AfterUpdate 在用更改后的數據更新記錄之后執(zhí)行卜面舉例說明事件宏的創(chuàng)建三、運行宏創(chuàng)建完一個宏后，就可以運行宏執(zhí)行各個操作。當運行宏時，Access2003會運行宏中的所有操作，直到宏結束?？梢灾苯舆\行宏，或者從其宏或事件過程中運行宏，也可以作為窗體、報表或控件中出現的事件響應運行宏。也可以創(chuàng)建自定義菜單命令或工具欄按鈕來運行宏，將某個宏設定為組合鍵，或者在打開數據庫時

47、自動運行宏。1直接運行宏如果希望直接運行宏，通過雙擊宏名、通過【工具】【宏】 | 【運行宏】、通過單擊工具欄上的【執(zhí)行】按鈕等操作，可以直接運行宏。2在宏組中運行宏要把宏作為窗體或報表中的事件屬性設置，或作為RunMacro（運行宏）操作中的MacroName（宏名）說明，可以用如下格式指定宏： 宏組名 . 宏名 3.從其他宏或VB程序中運行宏如果要從其他的宏或 VB過程中運行宏，請將RunMacro操作添加到相應的宏或過程中。如果要將RunMacroM作添加到宏中，在宏的設計視圖中，請在空白操作行選擇RunMacro選項，并且將MacroNam參數設置為相應的宏名即可。如果要將RunMacr

48、offi作添加到VB過程中，請在過程中添加 DoCm時象的RunMacro方法,然后指定要運行的宏名即可。如語句：DoCmd.RunMacr“o MyMacro”。下面看一下RunMacro操作。在下列三種情況下使用這個操作：從另一個宏運行宏。執(zhí)行基于某個條件的宏。將宏附加到一個自定義的菜單命令上。RunMacr。操作的參數如下：操作參數描述宏名執(zhí)行的宏的名稱重復次數宏執(zhí)行的最大次數?？瞻诪橐淮沃貜捅磉_式表達式結果為 True(-1) 或 False(0) 。如果為假，則宏停止運行。如果用戶在【宏名】參數中設置宏組名，則會運行組中第一個宏。4從控件中運行宏如果希望從窗體、報表或控件中運行宏，只需單擊設計視圖中的相應控件，在相應的屬性對話框中選擇【事件】選項卡的對應事件，然后在下拉列表框中選擇當前數據庫中的相應宏。這樣在事件發(fā)生時，就會自動執(zhí)行所設定的宏。例如建立一個宏，執(zhí)行操作“ Quit ”，將某一窗體中的命令按鈕的單擊事件設置為執(zhí)行這個宏，則當在窗體中點擊按鈕時，將退出Access。5在菜單或工具欄中運行宏可以將宏添加到菜單或工具欄中，從而在菜單或工具欄中運行宏。首先選擇【視圖】 | 【工具欄】 | 【自定義】命令， Access2003 彈出一個【自定義】對話框。