九、會(huì)議組織技能訓(xùn)練

1、.：.；會(huì)議組織技藝訓(xùn)練目的確認(rèn)哪些要素使會(huì)議有效或無(wú)效二、確認(rèn)有效組織會(huì)議的行為類(lèi)型和觀念三、掌握如何使會(huì)議更有效的技藝 會(huì)議任務(wù)調(diào)查表在這部分，要求他回想他及組織的其他人如何組織會(huì)議，并把結(jié)果記錄在下面兩個(gè)工程下：一、 他是如何組織會(huì)議的。二、其他人是如何組織會(huì)議的。什么緣由致使會(huì)議無(wú)效一、 沒(méi)有搞清會(huì)議的真正目的二、使簡(jiǎn)單的問(wèn)題復(fù)雜化三、繼續(xù)時(shí)間太長(zhǎng)四、 發(fā)言者過(guò)于健談五、 拖延決議和行動(dòng)使會(huì)議成為有效的要素一、 預(yù)先清楚會(huì)議的目的二、與會(huì)者做好會(huì)議預(yù)備三、問(wèn)題、議程和時(shí)間不因情景而變四、 限制集思廣議的范圍是必要的五、 根據(jù)要討論的問(wèn)題限制出席的人數(shù)六、 手頭要掌握全部有關(guān)信息七、 掌

2、握會(huì)議的精華八、 決策的制定和行動(dòng)方案的制定要恰如其分有效的會(huì)議需求一、 群體的溝通二、提高討論的質(zhì)量三、為討論提供一個(gè)構(gòu)造性清單四、 建立團(tuán)隊(duì)認(rèn)識(shí)組織會(huì)議的任務(wù)在許多組織中，會(huì)議受挫是件很普通的事。通常，人們破費(fèi)許多時(shí)間空談，而不是討論應(yīng)如何做。在會(huì)議中，他的角色是變化的。有時(shí)他是作為會(huì)議的組織者、召集人或會(huì)議主席；也有時(shí)他作為一個(gè)他人主持會(huì)議的參與者。然而，不論是哪種情況，他對(duì)會(huì)議的有效性都負(fù)有責(zé)任，而不應(yīng)浪費(fèi)本人和他人的時(shí)間。管理者經(jīng)常這樣指摘會(huì)議：1 沒(méi)有真正的目的。2 使簡(jiǎn)單的問(wèn)題復(fù)雜化。3 繼續(xù)的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。4 發(fā)言者過(guò)于健談。5 拖延決議和行動(dòng)。這些指摘并非沒(méi)有道理。假設(shè)我們能思索

3、以下幾個(gè)方面，會(huì)議是能獲得勝利的。1 預(yù)先弄清會(huì)議的目的。2 與會(huì)者事先作好會(huì)議預(yù)備。3 議題、議程和時(shí)間不因情景而變。4 有必要對(duì)集思廣議給予一定的限制。5 根據(jù)要討論的問(wèn)題對(duì)與會(huì)人員做一定的限制。6 與會(huì)者手上要掌握全部有關(guān)信息。7 把握會(huì)議的精華。8 決策和行動(dòng)方案的制定要恰如其分。要使會(huì)議變得有效，應(yīng)留意：1 群體的溝通。2 提高討論的質(zhì)量。3 為討論提供一個(gè)構(gòu)造性的清單。4 建立團(tuán)隊(duì)認(rèn)識(shí)。會(huì)議任務(wù)評(píng)價(jià)表這部分訓(xùn)練的目的在于給他一個(gè)評(píng)價(jià)的時(shí)機(jī)，即根據(jù)他所參與有效會(huì)議的閱歷，思索哪些要素致使會(huì)議有效，而又有哪些要素致使會(huì)議無(wú)效。同時(shí)，他還要根據(jù)他作為一個(gè)會(huì)議的組織者、主持者或會(huì)議主席時(shí)，

4、對(duì)會(huì)議所起的作用，或是僅僅作為一個(gè)參與者時(shí)對(duì)會(huì)議所做的奉獻(xiàn)。在這張表的第一部分，他需求評(píng)價(jià)兩個(gè)會(huì)議，一個(gè)是他以為有效的，一個(gè)是無(wú)效的。他要思索兩類(lèi)問(wèn)題，一類(lèi)是什么要素影響了這兩個(gè)會(huì)議有效或無(wú)效，第二類(lèi)是在這兩次會(huì)議中，他和其他的人對(duì)會(huì)議的有效或無(wú)效扮演了什么樣的角色。在這張表的第二部分，他要與小組的其他成員分享他在會(huì)議任務(wù)中的閱歷和感受。第一部分獨(dú)立地思索并完成表中的每個(gè)工程，并寫(xiě)下他的分析結(jié)果。他所寫(xiě)的該當(dāng)是真實(shí)可信的，而且也是在第二部分討論中希望與他同伴所分享的。1 回想他最近所參與的會(huì)議，選擇一個(gè)他以為是有效的會(huì)議。在評(píng)價(jià)表中第一欄，簡(jiǎn)要描畫(huà)該會(huì)議的目的。2 在評(píng)價(jià)表的第二欄中，他要列出

5、他覺(jué)得致使會(huì)議勝利的要素。3 在評(píng)價(jià)表的第三欄中，他簡(jiǎn)要描畫(huà)為使該會(huì)議勝利，他和他的同事做了哪些奉獻(xiàn)。4 在評(píng)價(jià)表的第四欄中，描畫(huà)該會(huì)議的結(jié)果。這一結(jié)果能夠是一項(xiàng)決策、處理爭(zhēng)議或開(kāi)場(chǎng)一個(gè)行動(dòng)等。5 如今他回想一個(gè)特別不勝利的會(huì)議。在評(píng)價(jià)表第一欄中簡(jiǎn)要描畫(huà)他或其他人所確認(rèn)的會(huì)議目的。6 在評(píng)價(jià)表的第二欄中，列舉出他以為致使會(huì)議無(wú)效的要素。7 在評(píng)價(jià)表的第三欄中，說(shuō)說(shuō)他和他的同事在這一不勝利的會(huì)議中所做的奉獻(xiàn)。8 在評(píng)價(jià)的最后一欄里，記述會(huì)議的結(jié)果假設(shè)有的話。有效會(huì)議評(píng)價(jià)表會(huì)議的目的： 致使會(huì)議勝利的要素： 他和他的同事在使會(huì)議勝利中所做的奉獻(xiàn)： 會(huì)議的主要結(jié)果： 其他想闡明的問(wèn)題： 無(wú)效會(huì)議評(píng)價(jià)

6、表會(huì)議的目的： 致使會(huì)議勝利的要素： 他和他的同事在使會(huì)議勝利中所做的奉獻(xiàn)： 會(huì)議的主要結(jié)果： 其他想闡明的問(wèn)題：第二部分根據(jù)下面的要求進(jìn)展小組討論，與他的同伴分享他以為有確實(shí)根據(jù)的信息。翻閱評(píng)價(jià)表第二欄，看看所列出的影響要素，對(duì)于有效會(huì)議和無(wú)效會(huì)議哪些要素是一樣的。把它們寫(xiě)下來(lái)，并根據(jù)他的閱歷補(bǔ)充他以為應(yīng)包括而在評(píng)價(jià)表中沒(méi)有列出的要素。 二、翻閱評(píng)價(jià)表第三欄，列出在有效會(huì)議和無(wú)效會(huì)議中有奉獻(xiàn)的行為和態(tài)度類(lèi)型。并根據(jù)他的閱歷補(bǔ)充他以為致使會(huì)議有效或無(wú)效的行為和態(tài)度。三、思索第四欄會(huì)議的結(jié)果，哪些結(jié)果象預(yù)期的那樣獲得勝利，或者用其他的方法更好些？如何組織會(huì)議任務(wù)下面這些要點(diǎn)會(huì)協(xié)助 他主持的會(huì)議更

7、為有效。一、 會(huì)前預(yù)備1 確定會(huì)議能否必要。能否經(jīng)過(guò)其他方式使會(huì)議預(yù)備處理的問(wèn)題更有效地獲得處理？2 確定會(huì)議的目的。他試圖達(dá)成什么樣的結(jié)果？會(huì)議預(yù)備做出什么樣的決議？預(yù)備獲得什么的行動(dòng)方案？3 預(yù)備議事日程。列出與會(huì)議目的有關(guān)的工程。依重要程度進(jìn)展工程排序。把有關(guān)工程歸并為一組。限定每個(gè)工程的商議時(shí)間。4 搜集一切與會(huì)議所議工程有關(guān)的信息。假設(shè)太長(zhǎng)、太多，將其要點(diǎn)摘錄出來(lái)。5 會(huì)前將會(huì)議議事日程和整理好的文件在與會(huì)人中間傳閱。6 根據(jù)要討論的問(wèn)題限定與會(huì)人員。7 在正式開(kāi)會(huì)之際，查看一下能否有新的信息。假設(shè)有，需簡(jiǎn)要通知大家。 二、會(huì)議期間控制1 表達(dá)會(huì)議的目的。2 核對(duì)并記錄與會(huì)者。3 根

8、據(jù)議事日程順序提出每個(gè)工程，然后進(jìn)展討論，征求有關(guān)與會(huì)者的意見(jiàn)。4 給每一個(gè)人表述本人意見(jiàn)的時(shí)機(jī)。5 控制討論過(guò)程。假設(shè)發(fā)生與論題無(wú)關(guān)或深化到不用要的細(xì)節(jié)上，應(yīng)及時(shí)引導(dǎo)到議題本身。6 假設(shè)討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同的見(jiàn)解時(shí)，他要根據(jù)本人的了解將各種觀念加以概括。7 堅(jiān)持預(yù)定的時(shí)間，不要拖延。8 在每個(gè)工程討論終了后加以概括，以便決策或達(dá)成結(jié)論。9 在會(huì)議終了時(shí)，對(duì)已獲得的結(jié)果進(jìn)展概括。如確有必要進(jìn)一步討論，可以推遲到下一次會(huì)議。10 確定下次會(huì)議的議題和時(shí)間。三、會(huì)后任務(wù)1 在與會(huì)和未與會(huì)的人中間傳閱會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會(huì)議中所構(gòu)成的決策要突出承當(dāng)行動(dòng)的責(zé)任人姓名、時(shí)間及規(guī)范。闡明下次會(huì)議的日期和時(shí)間。2 根據(jù)會(huì)議，對(duì)執(zhí)行進(jìn)展監(jiān)視和檢查。如何參與會(huì)議下面這些要點(diǎn)能協(xié)助 他更有效地參與他人主持的會(huì)議。一、 會(huì)前預(yù)備1 閱讀議事日程和有關(guān)資料，確切掌握會(huì)議的目的，確認(rèn)所列工程中哪些工程與本人有關(guān)。2 根據(jù)確認(rèn)的工程思索本人應(yīng)持什么觀念，態(tài)度和如何表達(dá)。3 攜帶一切有關(guān)資料參與會(huì)議。 二、會(huì)議期間1 留意傾聽(tīng)，堅(jiān)持安靜。僅當(dāng)需求發(fā)表本人見(jiàn)解或被咨詢意見(jiàn)的時(shí)候，進(jìn)展簡(jiǎn)約明確的發(fā)言。不要隨意參與與本人無(wú)關(guān)工程的討論。2 對(duì)涉及他任務(wù)的決策、行動(dòng)方案做記錄。四、 會(huì)后1 閱讀備忘錄或會(huì)議記錄，留意那些與他有關(guān)的決策和行動(dòng)方案。2 記下與他有關(guān)的行