文件管理制度

1、目的為規(guī)范文件（包括公文與規(guī)章制度）的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、修訂、銷毀等，以 保證文件的適用性、協(xié)調(diào)性和有效性。保證使用人及時(shí)得到所要的規(guī)章制度有效版本并確保文件的保密性和平安性。適用范圍集團(tuán)的管理體系文件、技術(shù)性文件、內(nèi)行文和外行文均要遵循本規(guī)定。權(quán)責(zé)董事局主席：批準(zhǔn)集團(tuán)內(nèi)部規(guī)章制度對(duì)外行文及集團(tuán)內(nèi)部重要發(fā)文。董事局辦公室：審核集團(tuán)內(nèi)部規(guī)章制度、局部對(duì)外行文、集團(tuán)內(nèi)部重要發(fā)文及 網(wǎng)站發(fā)布的文字信息和圖片、大型招聘廣告、媒體新聞稿等；總裁：批準(zhǔn)、發(fā)布集團(tuán)一般性文件、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件等；人事行政部：負(fù)責(zé)以集團(tuán)名義發(fā)布的各類公文的草擬、修訂；負(fù)責(zé)人事行政管 理制度、運(yùn)營管理制度的制訂及修訂；負(fù)責(zé)規(guī)章

2、制度文件格式的統(tǒng)一、發(fā)布、 正本存檔，記錄、收發(fā)、存檔、銷毀等；財(cái)務(wù)管理部：負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理制度、合同管理制度的制訂及監(jiān)督實(shí)施；職能部門、分子公司：負(fù)責(zé)與有關(guān)的質(zhì)量文件及生產(chǎn)作業(yè)文件、工藝文件的編 寫、審核，負(fù)責(zé)文件的領(lǐng)用、保存和執(zhí)行使用。公文管理公文種類請(qǐng)示：下級(jí)請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)使用的公文；報(bào)告：下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況用的公文；公告：宣布集團(tuán)內(nèi)外重大事件用的公文；通告：在集團(tuán)一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件用的公文；通知：傳達(dá)集團(tuán)指示，要求下級(jí)辦理或知曉的事項(xiàng)，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)或同級(jí)的公文等;通報(bào)：表揚(yáng)好人好事，批評(píng)違紀(jì)等錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況等；決定、決議：對(duì)某些重大問題或事項(xiàng)做出安排，用決定；經(jīng)

3、會(huì)議討論通過，要 求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用決議；函：平級(jí)或不相隸屬的部門之間商洽工作時(shí)使用的公文；會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)部門共同遵守執(zhí)行的，用 會(huì)議紀(jì)要；1. 10簽呈單：用以詳述經(jīng)辦單位在處理事件過程中，須事件批準(zhǔn)人批準(zhǔn)的簽批性的 申請(qǐng)文書；1.11工作聯(lián)絡(luò)單：各部門之間，集團(tuán)總部與分、子公司平行部門之間為加強(qiáng)事務(wù)配 合，提高工作效率而制作的聯(lián)絡(luò)性文書。4. 2 公文格式4. 2.1函頭：按發(fā)文的性質(zhì)、涉及范圍確定函頭。如屬天寶礦業(yè)集團(tuán)母公司發(fā)文用“福 建天寶礦業(yè)集團(tuán)股份文件”字樣，各分、子公司發(fā)文那么用公司全稱加“文件”。（函頭字體為宋體、初號(hào)、加粗、紅色）4. 2.

4、2發(fā)文編號(hào)：（宋體五號(hào)）“1”代表發(fā)文公司，如天寶、武夷天寶、西朝等；“2”代表發(fā)文機(jī)構(gòu)、部門，如人事行政部簡作“人字”;“3”代表年份,如2004表示2004年的發(fā)文；“4”代表文件的序列號(hào)，如：001o文件標(biāo)題：應(yīng)當(dāng)簡明扼要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文種類，如“關(guān)于陳*先生人事任命的通知”；2. 8公文格式附后公文標(biāo)題：是公文的名稱，概括公文主要內(nèi)容并標(biāo)文種;4.2. 10 送：指主要受文單位，是公文承辦或處理的閱讀對(duì)象；抄送：指公文需要協(xié)助承辦，或需要知曉的其他單位；發(fā)文時(shí)間：以文件批準(zhǔn)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；. 2.13公文格式見附件1。發(fā)文特別規(guī)定對(duì)外如向政府職能部門的請(qǐng)示、報(bào)告，只能以集

5、團(tuán)公司的名義發(fā)文；對(duì)內(nèi)行文可按照文件的種類和性質(zhì)，用部門名義發(fā)文。對(duì)外發(fā)送的公文代表公司的立場和形象，不管是正式的公文還是便函，從擬稿到蓋章各環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格把關(guān)、慎重處理。除了函頭、編號(hào)等格式符合公司 的要求外，還要符合現(xiàn)代商務(wù)文書的要求。各部門一般不允許越級(jí)行文，特殊情況需越級(jí)行文的，應(yīng)抄報(bào)越過的部門或單位。發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主、抄送部門，杜絕濫發(fā)公文。7相關(guān)規(guī)定公文 各類公文按照權(quán)限在簽發(fā)之前必須進(jìn)行會(huì)簽，局部集團(tuán)級(jí)發(fā)文及集 團(tuán)內(nèi)部重要公文須先經(jīng)董事局辦公室審核；o公文簽發(fā)：一般性集團(tuán)文件由總裁簽發(fā)。局部對(duì)外行文及公司內(nèi)部重要發(fā)文由 董事局辦公室審核、董事局主席簽發(fā)，如五等位以上（含）員工及

6、關(guān)鍵崗位員 工的任免通知、在集團(tuán)網(wǎng)站發(fā)布的文字信息和圖片、大型招聘廣告、媒體新聞 稿等。蓋章發(fā)文：經(jīng)簽發(fā)的集團(tuán)級(jí)公文和對(duì)外公文，由集團(tuán)人事行政部送到公章保管 人處蓋章發(fā)文并登記。公文傳閱：須相關(guān)部門知曉、執(zhí)行或反應(yīng)意見的公文，應(yīng)采用傳閱方式，由人 事行政部負(fù)責(zé)限期傳閱。公文執(zhí)行與反應(yīng)：相關(guān)部門在接到待處理的公文后，應(yīng)按規(guī)定時(shí)限執(zhí)行完畢， 不得積壓延誤。公文處理完成后，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)將處理結(jié)果反應(yīng)給發(fā)文單位。公文管理公文在傳遞過程中必須履行登記、簽發(fā)、簽收等手續(xù)；要求組織學(xué)習(xí)或傳達(dá)的公文，收文部門應(yīng)及時(shí)組織學(xué)習(xí)，確保文件規(guī)定事項(xiàng)傳 到達(dá)相關(guān)當(dāng)事人。7. 6.3有規(guī)定傳閱范圍甚至屬秘密文件的，應(yīng)嚴(yán)格

7、遵守，不得擴(kuò)散；7. 6.4各部門在工作過程中形成的各類公文必須有專人存檔保管，其他人員不得擅自 截留公文；凡沒有存檔價(jià)值的一般性公文的銷毀必須由部門最高主管負(fù)責(zé)鑒別，報(bào)總裁批 準(zhǔn)后方可銷毀。8規(guī)章制度有關(guān)規(guī)定8. 1 規(guī)章制度構(gòu)成公司總部規(guī)章制度可以分成：組織管理體系、人力資源管理體系、行政辦公管 理體系、財(cái)務(wù)管理體系、投資管理體系、合同管理體系、采購管理體系、營銷 管理體系、核算管理體系等。公司本部每個(gè)管理體系的規(guī)章制度可以分為兩個(gè)層次：(1)第一層次為管理規(guī)定及其配套表單，是對(duì)體系內(nèi)一系列管理事務(wù)的文件描 述，是公司管理制度的主要組成局部。(2)第二層次為作業(yè)程序、管理方法及其配套表單，

8、是對(duì)第二層次文件的支持, 使管理規(guī)定的相關(guān)環(huán)節(jié)得以細(xì)化，具有更具體的操作指導(dǎo)意義。2 規(guī)章制度匯編每個(gè)管理體系的規(guī)章制度匯編成冊(cè)，便于保存、使用和修訂。匯編格式如下： (1)封面：見附件4。(2)扉頁第一頁：目錄。目錄內(nèi)容應(yīng)包括文件名稱、編號(hào)、版本?！澳夸洝倍?字字體為宋體三號(hào)、加粗、居中，二字間距4個(gè)字符；只設(shè)一級(jí)目錄標(biāo)題, 字體為宋體四號(hào)、加粗，行距1.5倍。(3)扉頁第二頁：“文件修改記錄”表。8. 3 制度匯編受控狀態(tài)匯編應(yīng)標(biāo)識(shí)受控狀態(tài)，在封面上蓋“受控”章，以確保有效版本的使用。8. 4 制度文件行文要求(1)主題明確、內(nèi)容完整、行文規(guī)范、措詞嚴(yán)謹(jǐn)；(2)文件的規(guī)定應(yīng)與國家法律、法規(guī)

9、和上級(jí)部門政策法規(guī)相一致；(3)文件應(yīng)遵循格式的一致性；(4)文件中出現(xiàn)的制度名稱用書名號(hào)，表單名稱用雙引號(hào)。8. 5 工作流程8. 5. 1文件制定緣由當(dāng)公司出于完善內(nèi)部管理的需要，認(rèn)為欠缺某一方面公司管理事務(wù)的規(guī)范性要 求時(shí)，就有必要制定出相關(guān)的規(guī)章制度。8. 5.2制定公司范圍的管理制度由總裁辦組織，各權(quán)責(zé)部門編寫。編寫的文件格式應(yīng)符合公司的規(guī)定。文件格式見附件3和附件4。8. 5.3審核與簽發(fā)主辦部門擬稿人完稿后交部門主管核稿，再提交集團(tuán)總裁辦審核，需要相關(guān) 部門會(huì)簽的文件，由總裁辦安排會(huì)簽，會(huì)簽通過后提請(qǐng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)簽發(fā)。 如果會(huì)簽沒有通過，再返回主辦部門修改。8. 5. 4發(fā)布經(jīng)集

10、團(tuán)總裁批準(zhǔn)的文稿人事行政部編號(hào)打印發(fā)文。人事行政部統(tǒng)一編號(hào)、規(guī)范 文件格式后打印發(fā)放。需要匯編成冊(cè)的，由人事行政部通知相關(guān)部門及人員， 將新文件裝訂入所有受控的制度匯編中，扉頁中的目錄等內(nèi)容也相應(yīng)修改、換 頁，確保各部門使用的規(guī)章制度的一致性。8. 5. 5簽收與保管各部門接收文件時(shí)，需在文件發(fā)放簽收單上作簽收記錄，并妥善保管。原 件存檔人事行政部。如遇文件損壞或喪失，可向人事行政部申請(qǐng)補(bǔ)領(lǐng)，人事行 政部記錄領(lǐng)用。8. 5. 5修訂由董事局辦公室向主辦部門提出修訂要求或業(yè)務(wù)部門提出修訂要求。修訂報(bào)批 作業(yè)流程同新制度報(bào)批流程。8. 5.68. 5. 7改正當(dāng)現(xiàn)有的規(guī)章制度局部內(nèi)容需稍作改動(dòng)，由董事局辦公室批準(zhǔn)改正要求，經(jīng)主 辦部門改正后交人事行政部，人事行政部將修改后的正確頁替換掉制度匯編中 的錯(cuò)誤原頁，修訂情況記錄在文件修改記錄上。回收與銷毀新版文件發(fā)布實(shí)施時(shí)，人事行政部負(fù)責(zé)收回所有舊版文件，并在文件發(fā)放簽 收單上做回收記錄，在作廢文件的封面上加蓋作廢章。人事行政部保存作廢 文件的原件存檔備考，其余銷毀。相關(guān)表單發(fā)文審批表文件發(fā)放簽收單簽呈單工作聯(lián)絡(luò)單文件修改記錄表（編號(hào):（編號(hào):（編號(hào):（編號(hào):（編號(hào):TB-XZTB-XZTB-XZTB-XZTB