公文文體的寫作(一)課件

1、第二章 公文文體的寫作（一） 7/29/20221A第1頁，共62頁。第一節(jié) 公文的概念和作用一、公文的概念 行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。（引自國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法）7/29/20222A第2頁，共62頁。二、公文的作用（一）領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用（二）傳達(dá)與教育作用（三）橋梁與紐帶作用（四）憑證與依據(jù)作用（教材第14-15頁）7/29/20223A第3頁，共62頁。第二節(jié) 公文的分類和格式一、公文的分類（一）按適用范圍分（黨政不同，有交叉） 行政機(jī)關(guān)：按國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定，共計(jì)13種：命令（令）、決定

2、、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函和會議紀(jì)要。 黨委系統(tǒng)：無上述的紅色字體的種類，有“決議”、“指示”、“公報”、“條例”、“規(guī)定”7/29/20224A第4頁，共62頁。公文的分類（2）（二）按行文方向分上行、下行、平行（公文的運(yùn)行方向、發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)的關(guān)系）上行請示、報告下行命令（令）、決定、通知、通報、批復(fù)平行函、議案（個別的通知、通報、紀(jì)要）7/29/20225A第5頁，共62頁。公文的分類（3）（三）按保密級別分 分為秘密公文和非秘密公文沒有密級的公文可在報刊上公布以實(shí)現(xiàn)宣傳教育等功用；秘密公文的等級又分為三級：絕密、機(jī)密、秘密；不同的密級，傳達(dá)范圍、保密

3、期限不同；絕密、機(jī)密級公文，須在版頭標(biāo)注密級與份數(shù)序號。（秘密可不注明份數(shù)序號）7/29/20226A第6頁，共62頁。公文的分類（4）（四）根據(jù)使用范圍分 通用公文和專用公文：“通用”各行業(yè)系統(tǒng)均可使用，如通知、報告等；“專用”各行業(yè)內(nèi)部常用，如，司法、金融、軍事等（五）按緩急程度分（補(bǔ)充教材） 特急（辦理時限：1日內(nèi)）、急（辦理時限：3日內(nèi)）、一般；7/29/20227A第7頁，共62頁。公文的分類（5）這里的分類只是按不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的，而任何一份公文都是兼類的！例如：國務(wù)院關(guān)于授予巴金“人民作家”榮譽(yù)稱號的決定按行文關(guān)系（公文運(yùn)行方向），這是下行文；按使用范圍，這是通用公文；按適用范圍，

4、這是行政公文而非黨委公文這就兼有三類性質(zhì)。7/29/20228A第8頁，共62頁。補(bǔ)充：行政公文的特點(diǎn)（一）法定作者（依法成立、依法行使權(quán)利和承擔(dān)責(zé)任、義務(wù)的機(jī)關(guān)、組織）（二）制發(fā)的程序性（制作、發(fā)出都有規(guī)定的程序）（三）公文的法定效力（權(quán)威性、約束性）（四）公文的規(guī)范體式（1.現(xiàn)代漢語語體；2.文件的格式。）（教材無）7/29/20229A第9頁，共62頁。二、公文的格式 行政公文的格式體現(xiàn)了國家機(jī)關(guān)行政公文的權(quán)威性。擬制和發(fā)布公文必須遵守格式規(guī)定。 公文的書面格式是指公文的數(shù)據(jù)項(xiàng)目在公文文面上所處的位置和書寫的形式。 （各部分的字號、字體使用規(guī)定） 組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三

5、部分。眉首又稱文頭、版頭；版記又稱文尾。7/29/202210A第10頁，共62頁。(一)眉首部分 包括公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（zh） （又稱公文名稱）、發(fā)文字號、簽發(fā)人等項(xiàng)。注意：各部分有自己的具備條件；各部分有自己的位置和要素。要求掌握，能根據(jù)行文要求來擬制。（圖見下頁） 7/29/202211A第11頁，共62頁。眉首（文頭）部份圖示：No.001 機(jī) 密年 急 件 市人民政府文件 政發(fā)號7/29/202212A第12頁，共62頁。1.公文份數(shù)序號 （1）作用：便于清退、查找公文，對公文進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和管理。 （2）使用規(guī)則：主要用于機(jī)密、絕密級公文。 （3）

6、標(biāo)注位置：版心（版頭）左上角第1行。 （4）標(biāo)注方法：頂格直接寫；用英文帶上份數(shù)序碼。（注意與“發(fā)文字號” 的區(qū)別）7/29/202213A第13頁，共62頁。2.秘密等級和保密期限 （1）秘密等級：絕密、機(jī)密、秘密三級 （2）標(biāo)注位置與方式： 版心右上角（最后一字對齊右邊沿）； 兩字之間空一字距； 與保密期限之間用“”隔開； 3號黑體字。（保密期限為：標(biāo)期限和不標(biāo)明期限；不標(biāo)明的則執(zhí)行*）7/29/202214A第14頁，共62頁。3.緊急程度 （1）緊急程度分級： 公文類：特急、急（標(biāo)注時“急”標(biāo)為“急件”） 電報類：特提、特急、加急、平急 （2）標(biāo)注位置與方式： 版心右上角（最后一字對齊

7、邊沿，兩字之間空一字距；如已標(biāo)注秘密等級，標(biāo)在秘密等級的下一行。）3號黑體字。7/29/202215A第15頁，共62頁。4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（1） （1）組成內(nèi)容和標(biāo)注方式： 大版頭：發(fā)文機(jī)關(guān)全稱 文件 發(fā)文機(jī)關(guān)的規(guī)范簡稱 文件 中版頭：發(fā)文機(jī)關(guān)全稱（文種） 發(fā)文機(jī)關(guān)的規(guī)范簡稱（文種） 小版頭：發(fā)文機(jī)關(guān)全稱 發(fā)文機(jī)關(guān)的規(guī)范簡稱 7/29/202216A第16頁，共62頁。 4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（2） （2）作用：文件歸屬；顯示權(quán)威性和莊重性；表明公文性質(zhì)和行文方向。 （3）聯(lián)合行文的標(biāo)注方式 *主辦機(jī)關(guān)的名字在第一排； *黨政聯(lián)合行文，黨委機(jī)關(guān)的名字在前； *只用一個“文件”字樣，放在上下排列的機(jī)關(guān)

8、名稱右側(cè)； *保證首頁顯示正文！4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（1）7/29/202217A第17頁，共62頁。聯(lián)合行文的眉首標(biāo)示圖： 四 川 大 學(xué) 西南財經(jīng)大學(xué) 文件 西南交通大學(xué) 川大2005 號 關(guān)于 的7/29/202218A第18頁，共62頁。5.發(fā)文字號 （1）組成要素：三要素（除命令外，缺一不可）機(jī)關(guān)代字、年份、序號 （2）位置：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空兩行，一般居中，如有簽發(fā)人一項(xiàng)，則靠左。 （3）作用：為檢索和引用公文提供專指性代號，便于統(tǒng)計(jì)和管理。 （4）聯(lián)合行文：只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。7/29/202219A第19頁，共62頁。6.簽發(fā)人 （1）標(biāo)注的條件：上行公文 （2）標(biāo)注的位置：發(fā)

9、文字號的右側(cè) （3）聯(lián)合行文的簽發(fā)人標(biāo)注法： 發(fā)文字號的右側(cè)； 多個簽發(fā)人上下行排列，主辦單位簽發(fā)人排在第一排； （4）標(biāo)注簽發(fā)人的作用：擔(dān)負(fù)責(zé)任；易于聯(lián)系。7/29/202220A第20頁，共62頁。（二）主體部分 包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文時間、印章、附注等項(xiàng)。 注意：各項(xiàng)目的組成要素、書寫位置（圖見下頁）7/29/202221A第21頁，共62頁。主體部分的圖示（1）： 市人民政府關(guān)于 的通知 各區(qū)、縣人民政府、市政府各委、辦、各市屬機(jī)構(gòu)： 。 附件：1. 2.7/29/202222A第22頁，共62頁。主體部分的圖示（2）： （說明：特殊情況下，如果正文結(jié)束后該頁的空

10、白不夠蓋章和署成文時間，要通過調(diào)整行距來保證印章與正文結(jié)尾文字在同一頁，不得標(biāo)注“此頁無正文”） 市人民政府（?。?二四年十月二十日 （此件可登報）7/29/202223A第23頁，共62頁。1.公文標(biāo)題 （1）組成要素： *三要素式標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)、（關(guān)于）事由、文種 *兩要素式標(biāo)題：（關(guān)于）事由、文種 （2）標(biāo)點(diǎn)符號問題 公文標(biāo)題中提到一部法規(guī)規(guī)章文書的標(biāo)題時，法規(guī)規(guī)章文書的標(biāo)題加書名號!一般情況下不使用標(biāo)點(diǎn)符號！7/29/202224A第24頁，共62頁。公文標(biāo)題中的書名號問題：教材例文 ：第42頁：中共中央關(guān)于印發(fā)中國共產(chǎn)黨紀(jì)律處分條例的通知（此例為黨委系統(tǒng)文件！“條例”既是法規(guī)類文書，

11、也是黨委系統(tǒng)的公文。易混淆?。┑?3頁：國務(wù)院批轉(zhuǎn)環(huán)?？偩株P(guān)于三峽庫區(qū)水面漂浮物清理方案的通知（方案是計(jì)劃類事務(wù)文書?。?/29/202225A第25頁，共62頁。公文標(biāo)題的書寫問題：同一般文章的標(biāo)題要求，如： 居中；回行（一行排不下需排兩到三行時）注意詞義完整，排列對稱，間距適當(dāng)。使用2號小標(biāo)仿宋體字。7/29/202226A第26頁，共62頁。公文標(biāo)題書寫示例（見教材相應(yīng)處）：教材第42-43頁的公文均采用上下兩行，上長下短或者上短下長，居中勻稱；教材第42頁的公文標(biāo)題采用二行標(biāo)題，上大下小，呈倒金字塔形；教材第43頁的兩份公文標(biāo)題采用上下兩行，上小下大，上面一行居于下面一行的中間位置；7

12、/29/202227A第27頁，共62頁。2.主送機(jī)關(guān) （1）公文的受理機(jī)關(guān) （2）書寫位置及要求： 標(biāo)題下空一行； 頂格書寫，回行仍頂格（如果一行排不下）； 3號仿宋體字； 最后一個字后加冒號。7/29/202228A第28頁，共62頁。3.公文正文 （1）書寫位置： 主送機(jī)關(guān)下面一行，空兩字距開始正文寫作； （2）書寫要求： 每一自然段左空兩字距，回行頂格；數(shù)字、年份不回行。 （3）作用：公文的核心，寫作意圖的載體。7/29/202229A第29頁，共62頁。4.附件說明 （1）什么是公文的附件 關(guān)于附件的認(rèn)識，有兩種：一種認(rèn)為，被發(fā)布被批轉(zhuǎn)的文件是附件；一種認(rèn)識為被發(fā)布被批轉(zhuǎn)的文件不是附

13、件，而是與發(fā)布批轉(zhuǎn)的文件一起是正件；附件只能是對正件起補(bǔ)充作用的。 7/29/202230A第30頁，共62頁。（2）如何標(biāo)注附件說明 *位置：正文下一行，左空兩字距， *書寫要求：3號仿宋字，直接寫： 附件：* *附件如有多份，列出序號 *附件名稱（附件的標(biāo)題）后不加標(biāo)點(diǎn)符號 *附件首頁左上角注明“附件” *附件與正件裝訂在一起。7/29/202231A第31頁，共62頁。5.印章 （1）作用：公文生效的標(biāo)志，除會議紀(jì)要和電報形式的公文外，都應(yīng)加蓋公章。 （2）要求： 兩個以下的印章，騎年蓋月，成文時間拉開；不要蓋住正文（距正文24cm）。 三個以上的印章，蓋在正文之下，成文時間之上；署名問

14、題：單一機(jī)關(guān)發(fā)文，標(biāo)題中已有發(fā)文機(jī)關(guān)，可只在成文時間上加蓋公章；兩個以上機(jī)關(guān)行文應(yīng)一一排列署名；章與章不交切。7/29/202232A第32頁，共62頁。6.成文時間 （1）標(biāo)注時間的依據(jù)： 負(fù)責(zé)人簽發(fā)的時間；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的簽發(fā)人簽字的時間為準(zhǔn)； 電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。 （2）成文時間的寫作要求： 行政公文用漢字序碼；年月日要寫全；“零”寫作“”；距右邊邊緣4字距。7/29/202233A第33頁，共62頁。7.附注 （1）附注的內(nèi)容：正文需要說明的地方，對文件的說明，如，請示這一文種，需要注明聯(lián)系人姓名、電話等，再如，說明文件的發(fā)送范圍、方式等：此件可登報、此件發(fā)至縣團(tuán)級。 （2）書

15、寫位置及要求：成文時間下一行，左側(cè)空兩字距，加圓括號，3號仿宋字體。7/29/202234A第34頁，共62頁。（三）版記 包括主題詞、抄送單位、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間等項(xiàng)。 注意：各項(xiàng)目書寫位置和要素要求。 7/29/202235A第35頁，共62頁。版記（文尾）部分的圖示： 主題詞： 通知 抄送：，。 市人民政府辦公廳 2007年9月28日印發(fā) 共印份 7/29/202236A第36頁，共62頁。1.主題詞 （1）主題詞表 上行文依照各類主題詞表來標(biāo)注 （2）主題詞的寫作要求 *數(shù)量：2-5個 *性質(zhì)：詞、詞組 *寫法：左頂格3號小標(biāo)宋體字寫“主題詞：”，后面的詞（詞組）與詞（詞組）之間空一字

16、距。7/29/202237A第37頁，共62頁。2.抄送機(jī)關(guān)（抄送欄） （1）抄送機(jī)關(guān) 哪些機(jī)關(guān)需要設(shè)置成抄送機(jī)關(guān) （2）書寫要求： 左空一字距直接書寫抄送：后面寫上需要抄送的機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范簡稱。如需回行，與冒號后的抄送機(jī)關(guān)名稱對齊。 在最后一個抄送機(jī)關(guān)后加句號。7/29/202238A第38頁，共62頁。3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間（印發(fā)說明欄） （1）位置： 主題詞下，或抄送欄下一行，占一行。 （2）寫法： *印發(fā)機(jī)關(guān)：公文的印制機(jī)關(guān)，一般文發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公廳（室），左空一字距，3號仿宋體； *印發(fā)時間：公文的實(shí)際付印時間，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，寫全年月日。右空一字距。 （印發(fā)說明欄下可用圓括號注明

17、：“共印*份”）7/29/202239A第39頁，共62頁。補(bǔ)充：公文的特定格式 包括：信函格式、命令格式、會議紀(jì)要格式。 例如本課前言提到的2004年3月31日新民晚報上一篇關(guān)于人才招聘會的報道（也見徐中玉主編應(yīng)用文寫作“第二版前言”）： 一個“高材生”寫出來的“邀請函”格式不對、要素不完備。7/29/202240A第40頁，共62頁。補(bǔ)充：公文的排版規(guī)格與印制裝訂要求 1.排版規(guī)格：正文使用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。2.用紙要求：公文用紙采用A4型，幅面尺寸為210mm297mm。3.裝訂要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁

18、碼之間誤差不超過4mm。7/29/202241A第41頁，共62頁。第三節(jié) 公文的規(guī)范用語與常用句式教材第19頁分為九類： 稱謂用語經(jīng)辦用語引敘用語期請（祈請）用語表態(tài)用語征詢用語期復(fù)用語綜述過渡用語結(jié)尾用語7/29/202242A第42頁，共62頁。 （一）稱謂用語 即表示稱謂關(guān)系的詞 在應(yīng)用文中，涉及機(jī)關(guān)或個人時，一般應(yīng)直呼機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范化的簡稱，以及對方的職務(wù)或“同志”、“先生”。 在表述指代關(guān)系的稱謂時，一般用下列專門用語：7/29/202243A第43頁，共62頁。稱謂用語第一人稱：“本”、“我”，后面加上所代表的單位簡稱。如：部、委、辦、廳、局、廠或所等。第二人稱：“貴”、“你”

19、，后面加上所代表的單位簡稱。一般用于平行文或涉外公文。第三人稱：“該”，在應(yīng)用文中使用廣泛，可用于指代人、單位或事物。如：“該廠”、“該部”、“該同志”、“該產(chǎn)品”等?！霸摗弊衷谖募姓_使用，可以使應(yīng)用文簡明、語氣莊重。7/29/202244A第44頁，共62頁。（二）經(jīng)辦用語 是用以引出被追敘事實(shí)的詞。應(yīng)用文中有時需要簡要追敘一下有關(guān)事件的辦理過程，為使追敘的內(nèi)容出現(xiàn)得自然，常常要使用一些追敘的詞語。如： 業(yè)經(jīng) 前經(jīng) 均經(jīng) 即經(jīng) 復(fù)經(jīng) 迭經(jīng) 在使用時，要注意上述詞語在表述次數(shù)和時態(tài)方面的差異，以便有選擇地使用。7/29/202245A第45頁，共62頁。（三）引敘用語領(lǐng)敘詞是用以引出應(yīng)用文

20、撰寫的根據(jù)、理由或應(yīng)用文的具體內(nèi)容的詞。領(lǐng)敘詞在應(yīng)用文中出現(xiàn)的頻率較高，一般借助領(lǐng)敘詞使應(yīng)用文寫得開宗明義。常用的有：根據(jù) 按照 為了 接前接（近接） 遵照 敬悉 驚悉 收悉 查 為特 現(xiàn)如下應(yīng)用文的領(lǐng)敘詞的位置和作用：多用于文章開端，引出法律、法規(guī)以及政策，指示的根據(jù)或事實(shí)根據(jù)，也有的用于文章中間，起前后過渡、銜接的作用。7/29/202246A第46頁，共62頁。（四）期請用語 又稱祈請?jiān)~、請示詞，用于向受文者表示請求與希望。主要有： 希 即希 敬希 請 望 敬請 煩請 懇請 希望 要求 使用祈請?jiān)~的目的在于造成機(jī)關(guān)之間相互敬重、和諧與協(xié)作的氣氛，從而建立正常的工作聯(lián)系。7/29/2022

21、47A第47頁，共62頁。（五）表態(tài)用語 又稱回復(fù)用語，即針對對方的請示、問函，表示明確意見時使用的詞語。如： 應(yīng) 應(yīng)當(dāng) 同意 不同意 準(zhǔn)予備案 特此批準(zhǔn) 請即試行 按照執(zhí)行 可行 不可行 迅即辦理 在使用上述詞語時應(yīng)對公文中的下行文和平行文嚴(yán)加區(qū)別。 7/29/202248A第48頁，共62頁。（六）征詢用語 又稱商洽詞。用于征詢對方意見和反映，具有探詢語氣。有： 是否可行 妥否 當(dāng)否 是否妥當(dāng) 是否可以 是否同意 意見如何 這類詞語一般在公文的上行文、平行文中使用，在使用時要注意確有實(shí)際的針對性，即在確需征詢對方的意見時使用。7/29/202249A第49頁，共62頁。（八）綜述過渡用語

22、即承接上文轉(zhuǎn)入下文時使用的關(guān)聯(lián)、過渡詞語，用于陳述理由及事實(shí)之后引出作者的意見和方案等。這種詞語不僅有利于文辭簡明，而且起到前后照應(yīng)的作用，有： 為此 據(jù)此 故此 鑒此 綜上所述 總而言之 總之7/29/202250A第50頁，共62頁。（九）結(jié)尾用語 結(jié)尾詞即置于正文最后，表示正文結(jié)束的詞語。 1.用以結(jié)束上文的詞語。如： 此布 特此報告 通知 批復(fù) 函復(fù) 函告 特予公布 此致 謹(jǐn)此 此令 此復(fù) 特此7/29/202251A第51頁，共62頁。（九）結(jié)尾用語2.再次明確行文的具體目的與要求。如： 為要 為盼 是荷 為荷3.表示敬意、謝意、希望。如： 敬禮 致以謝意 謹(jǐn)致謝忱 使用這些詞語，可

23、以使文章表述簡練、嚴(yán)謹(jǐn)并富有節(jié)奏感，從而賦予莊重、嚴(yán)肅的色彩。7/29/202252A第52頁，共62頁。二、公文的常用句式陳述句為主，祈使句次之，疑問句、感嘆句再次之；公文語句中大量使用介詞結(jié)構(gòu)（教材第24頁） ：表目的為、為了表原因由于表對象、范圍對、對于、關(guān)于、將表根據(jù)、方式根據(jù)、依據(jù)、遵照7/29/202253A第53頁，共62頁。三、公文的修辭（一）引用（二）借代（三）排比（四）反復(fù)（舉例見教材第24-25頁）7/29/202254A第54頁，共62頁。第四節(jié) 公文的行文方式與規(guī)則 為了確保公文迅速而準(zhǔn)確地傳遞，避免行文紊亂，辦法第13條、第14條指出：“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定?！?7/29/202255A第55頁，共62頁。一、公文的行文方式（一）逐級行文（二）多級行文（主要見于向下運(yùn)行的普發(fā)性公文，一般不用抬頭稱呼，即不寫主送）（三）直達(dá)行文（直達(dá)基層，面向所有機(jī)關(guān)、組織、群眾，多通過大眾傳媒公開發(fā)布）（注意“多級行文”與“直達(dá)行文”的區(qū)別）7/29/202256A第56頁，共62頁。二、公文的行文規(guī)則（教材此處較亂，作了整理） (一)下行文規(guī)則 1.政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以互相行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級政府正式行文。 2.部門之間對有關(guān)