秘書文檔管理課件項目四

1、項目四 收文辦理程序項目目標任務(wù)導向技能訓練項目目標1知識點收文處理程序各環(huán)節(jié)的內(nèi)容及其工作要求2技能要求能夠準確無誤地按照收文處理程序辦理收文任務(wù)導向一、簽收二、拆封三、收文登記四、收文審核五、擬辦六、批辦或傳閱七、承辦八、催辦九、注辦一、簽收（一）簽收的含義簽收就是收件人在收到來文后，經(jīng)過清點，在送件人的投遞單或送文簿上簽字，履行交接手續(xù)的過程。（二）簽收的程序1清點。就是把投遞單登記的件數(shù)與接收到的實有件數(shù)進行對照，看二者是否相符。2檢查。就是核對所收文件封套上注明的收文機關(guān)是不是本機關(guān)；核對封套編號與文件投遞單的登記是否相符；檢查封口是否有破損等情況。如錯投，應(yīng)及時退回；如有破損、開封

2、現(xiàn)象，應(yīng)及時查明原因，并在“備注”欄內(nèi)簡要寫明情況。3簽字。經(jīng)清點、檢查無誤后，在對方的文件投遞單上簽署收件人姓名和收到日期。簽字務(wù)必清晰、易認。有時也可蓋專門的簽收章或出具收條。二、拆封（一）拆封的含義（二）拆封的程序（三）注意事項（一）拆封的含義 拆封就是把接收到的文件的封套拆開，并取出封內(nèi)的文件及其他材料的過程。 （二）拆封的程序1.確定拆封范圍。在拆封之前，秘書人員應(yīng)確定來件是否可以由自己拆封。一般來說，收件人為本單位或者本單位辦公室的，都可以由辦公室負責文書工作的人員拆封；收件人為本單位其他部門或者標明“親啟”等字樣的收件，必須經(jīng)過授權(quán)方可拆封，否則應(yīng)當交給收件人親自處理。2.啟封。

3、手拿信封，封口向上豎起輕彈數(shù)下，用剪刀沿信封的封口一邊慢慢剪開，然后用手將文書小心取出。3.檢查核對。將取出的文書與封套信息核對，保證二者信息的一致性。有附件的，要按文件中的附件說明逐一清點，并用曲別針將正件與附件裝訂在一起。遇有多張紙型不規(guī)則的附件時，一般應(yīng)把較小的附件放在前面。（三）注意事項1.急件、密件應(yīng)當先啟封，以保證其得到優(yōu)先處理。2.拆封的文書要分門別類地用文件夾分別存放起來，并按照重要程度或者緊急程度自上而下疊放整齊。3.拆封后的信封和包裝封袋一般可以不留存。如是初次發(fā)生工作聯(lián)系的單位，可以將其保留，以備日后查用。 三、收文登記（一）收文登記的含義（二）收文登記的形式（三）收文登

4、記的方法（四）收文登記的項目（五）收文登記的具體要求（一）收文登記的含義 收文登記就是對收到文件的基本要素項目和內(nèi)容作一定形式的記錄。（二）收文登記的形式1簿冊式登記。就是用預先裝訂成冊的登記簿進行登記。這種登記形式適合按時間順序進行流水登記，應(yīng)用比較廣泛。2卡片式登記。就是用單張卡片進行登記，每張卡片登記一份文書或一組內(nèi)容聯(lián)系緊密的文書。這種登記形式便于多人同時登記，利于分類查找，但容易散亂丟失。3聯(lián)單式登記。就是采用一次復寫兩聯(lián)或兩聯(lián)以上的方式進行文書登記。這種登記形式能夠減少重復登記的手續(xù)，提高辦文效率，但不便于保管和整理。（三）收文登記的方法1總登記。就是把所有收到的文件按年度、按收文

5、時間先后編流水號登記，適用于收文數(shù)量較少的單位。2分類登記。就是對所有收到的文件先分類別，可以按文件的來源分，也可以按文件的內(nèi)容分，然后在各類別內(nèi)再編流水號登記，適用于文件量多的單位。（四）收文登記的項目 收文登記的項目主要包括順序號、收文時間、來文單位、來文字號、文件標題、緊急程度、秘級、份數(shù)、處理情況等。在這些項目中，收文時間、來文單位、文件標題、處理情況是必須登記的項目，其他的項目根據(jù)具體情況可以登記，也可以不登記。如果來文沒有標題，登記時應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容擬出一個標題。（五）收文登記的具體要求1凡收到的重要文件都應(yīng)登記，主要包括：上級機關(guān)的指導性、參閱性和需要辦理的文件；下級機關(guān)的請示性

6、、報告性文件；帶有密級的重要資料；機關(guān)內(nèi)部使用的文件、會議文件和音像文件等。2仔細確認不必登記的文件，主要包括：公開的出版物、一般性的簡報、事務(wù)性的通知、便函、介紹信、請柬、領(lǐng)導人的親啟件等，但領(lǐng)導人閱后交辦的親啟件，則應(yīng)登記。3根據(jù)具體情況采用總登記或分類登記的方法。四、收文審核（一）收文審核的含義收文審核就是文秘部門對收到的下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，從內(nèi)容、形式、行文制度等各方面進行審查核對。（二）收文審核的重點1.是否應(yīng)由本機關(guān)辦理。審核文件內(nèi)容是否屬于本機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)需閱知或辦理的事項，如是誤送，應(yīng)立即退回發(fā)文機關(guān)，不要擅自處理，不要代轉(zhuǎn)。2.是否符合行文規(guī)則。審核公文是否按照本章

7、第一節(jié)行文規(guī)則中所闡述的國家行政機關(guān)的行文規(guī)則辦理。3.內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。4.涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽。5.文種使用、公文格式是否規(guī)范。五、擬辦（一）擬辦的含義（二）擬辦的要求（三）擬辦的方法（四）擬辦意見的性質(zhì)（五）擬辦的注意事項（一）擬辦的含義擬辦就是對需要辦理和答復的收文提出的初步辦理意見，以供領(lǐng)導批辦時參考。擬辦的質(zhì)量直接關(guān)系到文件能否及時有效地得到處理和運轉(zhuǎn)。擬辦一般由文秘部門負責人擔任，因為文秘部門負責人熟悉和掌握機關(guān)各部門的情況，并具備擬辦所必須有的素質(zhì)和職權(quán)。（二）擬辦的要求擬辦時，應(yīng)當仔細閱讀全文，根據(jù)收文的性質(zhì)、內(nèi)容、密級、時限和

8、閱讀范圍，以及機關(guān)領(lǐng)導的分工、部門的職能職權(quán)等情況，簡明扼要地擬出切實可行的意見。（三）擬辦的方法擬辦意見可填寫在收文處理單的“擬辦意見”欄內(nèi)，并簽注擬辦人的姓名及擬辦日期。擬辦意見的具體寫法有以下幾種：1.直接寫出對收文的初步辦理意見，如“擬”，“建議”。2.請有關(guān)領(lǐng)導作出指示，如“請總經(jīng)理閱示”。3.需轉(zhuǎn)有關(guān)業(yè)務(wù)部門研究答復的，可根據(jù)情況寫明“擬轉(zhuǎn)請某某部門研究提出意見”。4.應(yīng)由主管業(yè)務(wù)部門處理的，寫明“擬轉(zhuǎn)請某某部門閱處”。5.需要批復的，可寫明“擬批復同意”或“擬以辦公室名義批復同意”。6.請求批轉(zhuǎn)的，可寫明“擬同意批轉(zhuǎn)，待原則同意后再進行文字審修”。7.需要傳閱的，可寫明“請、 閱

9、”。（四）擬辦意見的性質(zhì)1.參考性，即擬辦意見相當于一份建議或者請示，但并不是最后的決定，只供領(lǐng)導批辦時參考；2.差異性，即擬辦意見如有兩個以上，應(yīng)彼此有所區(qū)別和差異，以利于領(lǐng)導選擇；3.概括性，即擬辦意見應(yīng)簡明扼要而又合乎工作規(guī)律和情理。（五）擬辦的注意事項在撰寫擬辦意見時，如果需要請多個領(lǐng)導人批示或閱讀文件，就要特別注意這些領(lǐng)導人之間的批示或閱讀順序: 擬請多個領(lǐng)導人傳閱的，要按照職務(wù)由高到低進行；擬請多個領(lǐng)導人批示的，要按照職務(wù)由低到高進行。六、批辦或傳閱（一）批辦1批辦的含義2批辦意見的寫法3批辦的注意事項（二）傳閱1傳閱的含義2傳閱的方法3傳閱情況記錄1批辦的含義批辦就是機關(guān)單位領(lǐng)導

10、人將來文和附送來的擬辦意見審閱后，對文件如何辦理、辦理原則和辦理過程中應(yīng)注意的問題做出最后決定，并在文件辦理單上加以指示或批示的環(huán)節(jié)。批辦一般由機關(guān)單位領(lǐng)導人負責，尤其是對事關(guān)全局的重要文件的批辦。2批辦意見的寫法（1）同意擬辦意見。領(lǐng)導人在批辦中表示同意擬辦意見的用語大致分為三種類型：a同意。即全部肯定擬辦意見，別無補充，是結(jié)束批辦的最后結(jié)論。b原則同意。即對擬辦意見和文中所請示事項大體同意，其后要作出具體的指示性的補充意見。c擬同意。這是參與批辦的其他領(lǐng)導人的表態(tài)用語，其后，要寫出自己的提示性意見，如“擬同意，請同志審示”等。（2）變更擬辦意見中的部分內(nèi)容并作適當補充。3批辦的注意事項（1

11、）領(lǐng)導人在批辦前應(yīng)認真閱讀全文，仔細考慮擬辦意見后再作批示，而不能隨意瀏覽或只看標題，不斟酌擬辦意見就信手簽注“同意”或打勾畫圈。（2）審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。（3）批辦意見寫在收文處理單的“批辦意見”一欄內(nèi)，并簽注批辦人的姓名和批辦日期。1傳閱的含義傳閱是指對需要送有關(guān)領(lǐng)導人和部門閱知的文件組織傳遞和閱讀，以利于文件的及時處理，提高辦文效率。2傳閱的方法（1）傳閱順序按照職務(wù)由高到低。（2）傳閱途徑以組織傳閱的文書人員為中心進行放射狀傳閱，切忌橫傳文件。（3）根據(jù)具體情況適當調(diào)整傳閱順序。

12、3傳閱情況記錄在公文的傳閱過程中，每一位閱讀過文件的人都應(yīng)該在收文處理單的“辦理情況”一欄中簽署自己的名字和閱畢時間。也可以制作專門的公文傳閱單來代替收文處理單。請領(lǐng)導人批示或者傳閱文件的時候，秘書人員應(yīng)該為每位領(lǐng)導準備一個專用的文件夾，并在文件夾的封面上做出比較醒目的標識，把需要該領(lǐng)導人批示或者閱知的文件集中存放在這個文件夾中送給領(lǐng)導人。七、承辦（一）承辦的含義（二）承辦的要求（三）承辦的內(nèi)容（一）承辦的含義承辦，就是遵照領(lǐng)導人對文件的批辦意見，根據(jù)來文的內(nèi)容和要求，由有關(guān)職能部門或個人承接辦理來文并予以貫徹落實的工作程序。（二）承辦的要求承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當及時辦理，不得延誤、推諉

13、。緊急公文應(yīng)當按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當及時予以說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當及時退回交辦的文秘部門并說明理由。（三）承辦的內(nèi)容承辦包括兩個方面的內(nèi)容： 1.辦事 2.辦文1.辦事辦事就是落實文件中要求辦理執(zhí)行的相關(guān)事項。為了提高辦事的效率和質(zhì)量，承辦工作應(yīng)做到以下幾點：（1）明確承辦人，由專人負責承辦事項。（2）領(lǐng)會領(lǐng)導批辦精神，按領(lǐng)導意圖落實文件。如在執(zhí)行過程中出現(xiàn)了新的問題，或與批辦意見發(fā)生抵觸時，承辦人應(yīng)及時請示不得自行其是。（3）主辦部門與協(xié)辦部門要協(xié)調(diào)一致，特別是在意見有分歧時，尤其需要相互協(xié)商，切不可我行我素。2.辦文辦文是承辦工作的重點，主要是針

14、對收文的擬稿回復，即辦理復文。辦理復文時應(yīng)注意以下幾點：（1）認真領(lǐng)會擬辦、批辦意見，根據(jù)擬辦、批辦意見復文。若對批辦有疑問，必須向批辦的領(lǐng)導及時反映，切不可自行其是。（2）認真研究文件的內(nèi)容，屬于自己承辦的要及時辦理，不屬于自己承辦的要說明原因并及時退回。（3）批辦意見要求本部門牽頭與其他部門聯(lián)合復文的，由本部門擬出文稿與有關(guān)部門會商，并由本部門和有關(guān)負責人會簽后，再報請機關(guān)單位領(lǐng)導審批。（4）內(nèi)容涉及以前的收文或其他有關(guān)材料時，要查找有關(guān)文件作為復文的參考。需經(jīng)領(lǐng)導審定的復文，要將有關(guān)材料一并附上，以保證領(lǐng)導全面掌握情況，做出正確的決策。八、催辦（一）催辦的含義催辦，是指按照文件辦理時限，

15、秘書部門對承辦工作進行檢查與催促，防止文件處理的漏辦和延誤。具體地說，催辦環(huán)節(jié)就是文秘人員對尚未辦結(jié)的文件進行控制，查明工作進展、存在的問題、完成得如何等情況。（二）催辦的注意事項收文處理的催辦環(huán)節(jié)必須按文件的緊急程度和重要程度來確定工作的重點，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦，并將催辦過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時向領(lǐng)導匯報，以便及時采取相應(yīng)的有效措施。此外，還必須建立切實有效的催辦工作制度，以保證催辦工作的質(zhì)量與效果。九、注辦（一）注辦的含義（二）注辦的內(nèi)容（三）注辦的標注（一）注辦的含義注辦是指對公文承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。（二）注辦的內(nèi)容注辦一般