Excel電子表格工作簿減肥秘招

1、很多用戶都遇到過Excel文件在使用過程中不斷增肥，反應越來越遲鈍的現(xiàn)象，甚至發(fā)生文件損壞而丟失重要數(shù)據(jù)的可怕事件。如果是因為有大量數(shù)據(jù)的輸入，那么文件體積增加也無可非議，此時應該通過優(yōu)化表結構、把數(shù)據(jù)分散保存到多個工作簿文件的方法來減小單個文件的體積。然而，在很多時候，這些擁有臃腫”身材的工作簿文件里面只有少量的數(shù)據(jù)，那么，它是怎么肥”起來的呢？本技巧中會羅列一些常見的Excel文件體積虛增的原因及處理辦法。1工作表中存在大量的細小圖形對象工作表中如果存在大量的細小圖形對象，那么文件體積就可能在用戶毫不知情的情況下暴增，這是一種很常見的“Excel肥胖癥”。可以使用下面兩種方法來檢查Exce

2、l工作表是否存在這種癥狀。(1)在工作表中按鍵調出定位”對話框，單擊定位條件按鈕，在定位條件”對話框中選擇對象”項，單擊確定”，如圖1所示。然后觀察工作表上是否會顯示很多被選定的對象。C訐聞:；.:期曙左眸昨元曙IPe引用單元晶吧.i日1目.yI旨嘩：C耳國單元恬0U：:ft.SKStiii式Q嶽対有址社I全田Lia24-1使用*定悅“功能査找屈覆如果工作簿中包含多個工作表，需要在每個工作表中用這種方法進行查找。關于定位”功能的更多技巧，請參閱技巧28。注意：隱藏列或行中的對象利用這種方法無法被看到。(2)用VBA對工作簿中的對象進行計數(shù)，查看在每個工作表中實際存在的對象數(shù)量，如果此數(shù)量不合理

3、,就說明有問題。按打開VBA編輯器窗口，單擊菜單插入”一模塊”來插入一個新模塊，默認情況下為模塊1”，然后在模塊1的代碼窗口中輸入以下代碼：SubCountShapes()DimnAsDoubleDimwsAsWorksheetDimContentAsStringForEachwsInWorksheetsn=ws.Shapes.CountContent=Content&工作表&ws.Name&有&n&個對象&vbCrLfNextMsgBoxContentEndSub最后，按F5鍵來運行這段代碼，就能看到檢查結果。在看似空白的工作表中，存在著大量的圖形對象,如圖2所示。12=-2史用0撿漁.工徉

4、諼中的痢取蠢姐如果確認在工作表中存在大量的對象，而用戶并不需要它們，可以用兩種方法來處理：剛才的定位方法中，當對象全部處于被選擇狀態(tài)時按鍵刪除它們即可。使用宏在多個工作表中更加精確地刪除這些無用對象。比如，可以根據(jù)需要只刪除高度和寬度都小于14.25磅(0.5cm)的對象。只刪除活動工作表中特定大小的對象的代碼為：SubDelShapes()DimspAsShape,nForEachspInActiveSheet.ShapesIfsp.Width14.25Andsp.Height14.25Thensp.Deleten=n+1EndIfNextspMsgBox共刪除了&n&個對象EndSub刪除

5、所有工作表中的特定大小的對象的代碼為：SubDelAllShapes()DimwsAsWorksheetDimspAsShapeDimnAsDoubleDimContentAsStringForEachwsInWorksheetsForEachspInws.ShapesIfsp.Width14.25Andsp.Heighti：Step單擊礬尸檻斗卄芥咼”.設說一平國定看高曲飾畀Step按43紐臺kj罡全藹卑無施，跟擊燕串格盤.tr*“用適合的齊荷-6使用了大圖片作為工作表背景如果使用了較大的圖片作為工作表的背景，也會造成文件體積增大。比如在工作表使用了一個10MB的TIFF格式圖片作為背景，那

6、么這個Excel文件里面即使沒有任何數(shù)據(jù)，其體積也會超過10MB。因此，除非特別需要，不要使用工作表背景功能。如果確實需要，那么用作背景的圖片要盡可能的小。7工作表中插入的圖片格式影響文件的大小如果把BMP、TIFF等高容量格式的圖片插入到工作表中，或從繪圖軟件中直接復制圖片粘帖到工作表中，也會造成文件體積大增。盡管Excel可以對已插入的圖片進行壓縮，但最好還是先把要插入的圖片進行轉換、壓縮，比如轉換為JPG等圖片格式，再進行插入。8共享工作簿引起的體積虛增許多被長時間使用的共享工作簿，文件體積也會常常虛增到正常情況下的幾倍甚至幾十倍。很少有專門的資料介紹共享工作簿的弊端，這也許是由于多人同時使用的過程中產(chǎn)生了許多過程數(shù)據(jù)存放于工作簿文件內而沒有得到及時的清理造成的。對于因此而體積虛增的工作簿文件，可以嘗試取消共享工作簿”，然后保存文件。通常情況下，就能起到恢復文件正常體積的效果。如果需要繼續(xù)與他人使用共享工作簿，可以再次開啟共享工作簿。9其他未知原因也許還有其他未知原因會造成Excel文件患上肥胖癥”，在此情況下，可以嘗試以下方法。再次保存后得到的文件，通常會比原來的文件要小很多。Step打開；玄城訂的Ee1i：h,貳擊萇單-文JK月f；為希霑3網(wǎng)頁JStep1-另特為一燉話松中甲“保整個工作ar.不浜勾r-添$交互文件題文本榷中輸入任憊文件名,吟確定j