時(shí)間管理魔法術(shù)精選

1、共一百頁(yè)時(shí)間管理(gunl)(Time Management)時(shí)間是最寶貴的本錢，所有(suyu)的成功人士都將時(shí)間視為比金錢更重要的資產(chǎn)。共一百頁(yè)內(nèi)容大綱一，什么是時(shí)間管理二，浪費(fèi)時(shí)間的40種方式三，如何作一個(gè)時(shí)間管理的高手四，時(shí)間管理不良(bling)及對(duì)策五，文書檔案處理中的時(shí)間管理六，會(huì)議中的時(shí)間管理七，應(yīng)酬與時(shí)間管理八，時(shí)間管理與拒絕藝朮九，時(shí)間管理秘方（總結(jié)）十，練習(xí)共一百頁(yè)在職場(chǎng)上你是否常會(huì)聽到同事說(shuō)好忙，事情老做不完。，是否也常聽到老闆說(shuō)做事要懂方法，工作只會(huì)愈來(lái)愈多，不會(huì)愈來(lái)愈少。其實(shí)，這樣的情形(qng xing)可以靠時(shí)間管理來(lái)克服，因此，可為其下一個(gè)定義是為了提高工作效

2、率 。什么是時(shí)間管理？共一百頁(yè)時(shí)間管理(gunl)是什麼?時(shí)間本身不是問(wèn)題. 因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多所以時(shí)間管理(gunl)的問(wèn)題本身不在於時(shí)間, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時(shí)間共一百頁(yè)時(shí)間管理(gunl)是什麼?時(shí)間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣, 以令自己更富績(jī)效, 更富效能(xionng)把事情很快地做完, 叫做效率把事情很快又很對(duì)地做完, 叫做效能時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長(zhǎng)期的計(jì)劃共一百頁(yè)人, 為何安於現(xiàn)狀?為何你我都不滿意現(xiàn)狀, 但是卻安於現(xiàn)狀1.無(wú)奈2.不確定改變之後會(huì)更好3.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉(shx)的當(dāng)你開始不滿於現(xiàn)狀時(shí), 表示會(huì)有新的事物發(fā)生

3、在你的身上但是要用對(duì) “新的思考方式”共一百頁(yè)請(qǐng)架設(shè)一座橋,使A至B距離最短, 但是(dnsh)橋不可歪斜100 公尺(n ch)300 公尺AB河水共一百頁(yè)有三片木條, 如何(rh)將它們圍成封閉三角形2 cm10 cm4 cm共一百頁(yè)你可知道(zh do)為何會(huì)畫不出來(lái)?因?yàn)槟闾怀鲈瓉?lái)的思維習(xí)慣但是(dnsh)假設(shè)你畫了出來(lái). 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一個(gè)舊有的問(wèn)題. 改變時(shí)間管理的第一步, 從你自覺(jué)需要時(shí)間管理開始共一百頁(yè)浪費(fèi)時(shí)間的40種方式1、電話2、打擾者、突然來(lái)訪者3、會(huì)議（預(yù)約、沒(méi)預(yù)約）4、爭(zhēng)吵、發(fā)火5、缺乏目標(biāo)、時(shí)間計(jì)劃、優(yōu)先計(jì)劃6、雜亂的辦公室和工作桌、個(gè)人的無(wú)序性

4、7、無(wú)效率的代表、委托人8、作無(wú)用的嘗試9、同一時(shí)間，想法、嘗試過(guò)多10、不現(xiàn)實(shí)的時(shí)間期望共一百頁(yè)浪費(fèi)時(shí)間的40種方式11、無(wú)效的的通訊12、下屬的訓(xùn)練和發(fā)展不充分13、拖延、猶豫、作白日夢(mèng)14、不會(huì)說(shuō)“不”15、努力不徹底、或改變努力16、自己做纏人過(guò)多的細(xì)節(jié)17、員工不足或工作不力18、社會(huì)的、閑在的談話19、缺少自律20、保持優(yōu)越感 共一百頁(yè)浪費(fèi)時(shí)間的40種方式21、錯(cuò)誤的傾聽22、缺少反饋23、爭(zhēng)議、個(gè)人問(wèn)題24、憂慮、恐懼、焦急25、不充分的計(jì)劃、錯(cuò)誤的變更26、等待27、記憶本身28、差的記憶29、對(duì)結(jié)果行為的迷惑30、疲勞、討厭共一百頁(yè)浪費(fèi)時(shí)間的40種方式31、責(zé)備其它32、壓力

5、、緊張33、不充分的工具與設(shè)備34、公司策略35、不充分的登記系統(tǒng)36、過(guò)多的文案工作、郵件、讀物37、寵物、外界活動(dòng)38、不耐煩、草率39、不懂該做先做的事 共一百頁(yè)你是屬于哪一種呢？共一百頁(yè)測(cè)試一下吧！朋友們WARNING該程式(chngsh)版權(quán)所有，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)載！共一百頁(yè)如何(rh)作好時(shí)間管理呢？You Should Pay More Attention To你想作一個(gè)時(shí)間管理(gunl)的高手嗎？共一百頁(yè)首先，你是否常會(huì)掛念很多事尚未完成，內(nèi)心老是處在一個(gè)不平靜或不專心的狀態(tài)？雖然一直(yzh)在做事，可是在一天結(jié)束前又覺(jué)得當(dāng)天好像沒(méi)有完成什麼事項(xiàng)，也沒(méi)有時(shí)間好好休息或做自己想做的事。

6、簡(jiǎn)而言之，就是瞎忙一場(chǎng)。這是做好時(shí)間管理最大的壞因子，要克服它有三個(gè)步驟可參考之：共一百頁(yè)一、先規(guī)劃好明天(mngtin)要完成的事項(xiàng)。二、將預(yù)計(jì)完成事項(xiàng)分為四大類：A、重要又緊急：請(qǐng)放在第一時(shí)間去處理，因?yàn)楫?dāng)它解決後，會(huì)大大減輕你今天的工作(gngzu)壓力。B、 重要卻不緊急：這類事項(xiàng)如果事先處理得宜的話，可以減少A類事情的產(chǎn)生。共一百頁(yè)C、不重要卻緊急：這類的事情常因?yàn)槭艿酵鈦?lái)事物的影響，被誤導(dǎo)為A類的事項(xiàng)，如：電話、同事要求?？梢韵认胂胪瓿蛇@些事項(xiàng)是不是只是在滿足別人的要求，或是有一個(gè)主要的目標(biāo)可達(dá)成，即可判斷。當(dāng)然，前者(qin zh)的處理順序應(yīng)排在後者之後。D、不重要也不緊急：基

7、本上這類事項(xiàng)只是在耗費(fèi)時(shí)間與體力，但嘗試從中間去規(guī)劃做事的流程；經(jīng)過(guò)排列組合後，可避免讓自己陷入想到什麼就做什麼的窘境。 處理的先後順序可依ABCD安排。共一百頁(yè)做重要(zhngyo)的事情經(jīng)常做重要的事情，會(huì)讓你提高很快；經(jīng)常做緊急的事情，會(huì)讓你更緊急。 共一百頁(yè)如果我們的時(shí)間以1象限為主，效果(xiogu)為：經(jīng)常救火、災(zāi)難管理、壓力很大、厭倦工作；以2象限為主的效果為：有遠(yuǎn)見、平衡發(fā)展(fzhn)、訓(xùn)練有素、控制有力、少災(zāi)難； 以3象限為主的效果為：依靠別人、不負(fù)責(zé)任、心不在焉。 以4象限為主的效果為：目標(biāo)短視、變色龍性格、認(rèn)為計(jì)劃是浪費(fèi)時(shí)間、自己犧牲多、關(guān)系搞不好。共一百頁(yè)2象限是關(guān)鍵

8、，因?yàn)?象限可以考慮得更長(zhǎng)遠(yuǎn)，工作在“根部”，可通過(guò)做好2象限來(lái)減少1象限，達(dá)到80%的結(jié)果來(lái)自于20%的工作（事半功倍）的效果。但2象限的事不容易做好，很容易因去應(yīng)付急的事情而忽略了重要(zhngyo)的事情，需要我們的積極、主動(dòng)才能做好。 共一百頁(yè)為此，我們的時(shí)間管理策略：控制并逐步(zhb)減少1象限的事；花更多時(shí)間在2象限；很少花時(shí)間在3和4象限，學(xué)會(huì)對(duì)不重要的事笑著說(shuō)“NO”。 共一百頁(yè)三、擁有適當(dāng)?shù)男蓍f活動(dòng)：不論動(dòng)態(tài)或靜態(tài)活動(dòng)，都是減輕壓力、再出發(fā)的好方法(fngf)。有效利用時(shí)間1、搞清楚自己的時(shí)間效率特征明白自己何時(shí)做何類事效率高，例如許多人上午上班時(shí)思維很好、下午上班時(shí)處理事

9、情很快、接近下班時(shí)思維較慢、做一件事超過(guò)2小時(shí)后效率就會(huì)明顯(mngxin)下降等。共一百頁(yè)2、做時(shí)間利用計(jì)劃。與人協(xié)作時(shí)，最好大家(dji)的效率都高，對(duì)重要的人，我們要配合他是時(shí)間；對(duì)自己不同的時(shí)間有不同的計(jì)劃，特別是零碎時(shí)間，如果沒(méi)有計(jì)劃就會(huì)浪費(fèi)。可對(duì)不同的時(shí)間段列出待做事（為小沙子準(zhǔn)備盒子），進(jìn)行排隊(duì)和庫(kù)存管理。3、不斷的總結(jié)自己時(shí)間利用的效率，并逐步養(yǎng)成好的時(shí)間利用習(xí)慣。時(shí)間利用是我們每天都做的事，不同的習(xí)慣會(huì)給我們帶來(lái)不同的命運(yùn)。共一百頁(yè)陷阱(xinjng)一:時(shí)間的配置不對(duì)Reaction消極回應(yīng) vs Proaction 積極掌握危機(jī)就是轉(zhuǎn)機(jī)規(guī)劃重於做事(zu sh)最好的控制

10、是預(yù)防預(yù)防勝於處理共一百頁(yè)不合理的時(shí)間配置(pizh)I.45%處理危機(jī)II5%IV15%II.35%共一百頁(yè)明智(mngzh)的時(shí)間配置III1.重要的事情(sh qing)著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能”共一百頁(yè)陷阱(xinjng)二: 拖延除了第四項(xiàng)以外, 其它的做起來(lái)都不太愉快不急的事情(sh qing)一拖延之後往往變成緊急的事情(sh qing)緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 2 nd不重要的事3 rd4 th共一百頁(yè)克服1.成本(chngbn)/效益分析

11、法成本(chngbn).好處.共一百頁(yè)克服(kf)2.思維習(xí)慣的改變這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便儘早忘掉它.養(yǎng)成速戰(zhàn)速?zèng)Q的習(xí)慣將事情切成好幾塊小塊任務(wù), 快速(kui s)地完成每一塊的任務(wù)完成最關(guān)鍵的部份, 讓事情看起來(lái)像做完 80% 一般共一百頁(yè)陷阱(xinjng)三: 事必親躬韓非子.八經(jīng)下君,盡已之能中君,盡人之力上君,盡人之智諸葛亮凡事必親躬, 後來(lái)過(guò)勞而死. 為何事必親躬?因?yàn)榕虏繉偃〈环判?fng xn)部屬, 不信任部屬要求標(biāo)準(zhǔn)過(guò)高共一百頁(yè)陷阱(xinjng)四: 有求必應(yīng)會(huì)花太多時(shí)間, 時(shí)間不夠會(huì)犧第二項(xiàng)受人尊敬重要(zhngyo),

12、還是受人歡迎重要不好意思拒絕請(qǐng)託的原因接納請(qǐng)託比拒絕請(qǐng)託容易擔(dān)心觸怒請(qǐng)託者想要做廣受愛戴之好人不知如何拒絕他人之請(qǐng)託每個(gè)人都有一個(gè)好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當(dāng)?shù)鼐芙^.共一百頁(yè)1.捨得2.勇於拒絕3.交待(jio di)1.怡情(y qn)養(yǎng)性2.輕鬆一下Conclusions: 時(shí)間管理架構(gòu)1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事共一百頁(yè)如何(rh)提高工作效率共一百頁(yè)如何(rh)提高工作效率1.了解自己每天工作時(shí)段的特性, 善用之.2.以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質(zhì).3.保持良好的體力; 養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣4.身心(s

13、hnxn)均衡地發(fā)展; 培養(yǎng)良好的嗜好共一百頁(yè)1.工作(gngzu)時(shí)段分配法則早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓, 適合散心, 放鬆(Check)冷靜, 溝通(Action, Plan) Relax, 人文, Thinking1.發(fā)球: EMail2.電話敲定事情/ 做事情3.給 Leader 方向/ 畫架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中專案1.面對(duì)面 Follow Up2.Go Around3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問(wèn)題2.寫計(jì)劃/ Update Follow up進(jìn)度 (1hr)3.Update/Modify 進(jìn)行中專案1.花 1 小時(shí)寫作共一百頁(yè)2.每週工作(

14、gngzu)性質(zhì)分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備註活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓, 放鬆, 溝通(Check)冷靜, 思考(Action, Plan)1.大型專案丟球2.組內(nèi)專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點(diǎn)4.創(chuàng)造議題1.Follow Up 一二所丟的球2.調(diào)整, Update 計(jì)劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什麼? 意義何在?2.有沒(méi)有辦法提昇自己的價(jià)值?3.計(jì)劃/ 規(guī)劃共一百頁(yè)如何(rh)展開你的計(jì)劃一日之計(jì)在昨天(zutin)下班前一週之計(jì)在於週日一月之計(jì)在於月底共一百頁(yè)1.捨得2.勇於拒絕3.交待(jio di)1.怡情(y qn)養(yǎng)性2.輕鬆一下良好的

15、時(shí)間管理來(lái)自於計(jì)劃1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事共一百頁(yè)P(yáng)ADC不好好耗用時(shí)間花時(shí)間在計(jì)劃上才是最節(jié)省時(shí)間的作法(zu f)耗用時(shí)間共一百頁(yè)8.80/20法則1/2the Vital Few & the Trivial Many柏拉圖法則花最少的力氣, 獲得最多的效益你所完成(wn chng)的工作裡, 80%的成果,來(lái)自於20%的時(shí)間=也就是說(shuō)80%的努力是與成果無(wú)關(guān)的共一百頁(yè)80/20原理(yunl)意示圖80% 時(shí)間20%時(shí)間80% 成效(chngxio)20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物共一百頁(yè)如何(rh)提高

16、 Email 的處理效率一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有信件的主題瀏覽一遍, 然後做分類的動(dòng)作養(yǎng)成習(xí)慣, 一天只有三個(gè)時(shí)段看 Email除了急件(jjin)以外, 集中時(shí)段回信共一百頁(yè)看Email 的時(shí)段分配(fnpi)時(shí)段信箱回信備註09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人V共一百頁(yè)Email資料夾的分類Reply: Private, 公務(wù)Follow Up: Urgent, Boss, 重要(zhngyo), 向下, PrivateProject 進(jìn)度有空再看共一百頁(yè)執(zhí)行能力(nngl)的強(qiáng)化共一百頁(yè)備忘錄時(shí)間管理(gunl)的利器: to-do List備忘錄緊急的事情

17、1.老闆今天(jntin)交待2.臨時(shí)狀況重要的事情1.工作計(jì)劃2.人生規(guī)劃3.家庭,健康,財(cái)富Schedule List1.Meeting2.行事曆3.紀(jì)念日Routine Work1.日常工作2.定期約會(huì)共一百頁(yè)時(shí)間管理不良及其對(duì)策你是否有時(shí)間管理不良的征兆？看看以下這些問(wèn)題：1、你是否同時(shí)進(jìn)行著許多個(gè)工作方案，但似乎無(wú)法全部完成？2、你是否因顧慮其他的事而無(wú)法集中心力來(lái)做目前該做的事？3、如果工作被中斷你會(huì)特別震怒？4、你是否每夜回家的時(shí)候累得精疲力竭卻又覺(jué)得好象沒(méi)做完什么事?5、你是否覺(jué)得老是沒(méi)有什么時(shí)間做運(yùn)動(dòng)或休閑，甚至只是隨便玩玩也沒(méi)空？共一百頁(yè)有效的個(gè)人時(shí)間管理必須先對(duì)生活的目的

18、加以確立先去“面對(duì)”并“發(fā)現(xiàn)”自己生活的目標(biāo)在何處，問(wèn)問(wèn)自己：“為什么而忙？”“到底想要實(shí)現(xiàn)什么？完成什么？”問(wèn)自己這些問(wèn)題也許不是挺舒服的事，但對(duì)自己的生活頗有啟發(fā)作用。接下來(lái)應(yīng)要求自己“凡事務(wù)必求其完成”，未完成的工作，第二天又回到你的桌上，要你去修改、增訂，因此工作就得再做一次。不管有沒(méi)有再拖下去，訂單的退件率、客戶的抱怨很可能因此隨之而來(lái)。力求完成的好處是會(huì)使生活步調(diào)有節(jié)奏感，可增加工作效率，增加滿足感及成就感，對(duì)工作的進(jìn)展也較能掌握。共一百頁(yè)時(shí)間管理應(yīng)遵循的一些簡(jiǎn)單的原則：（）設(shè)定工作及生活目標(biāo)，并分別其優(yōu)先次序。（）每天把要做的事列出一張清單。（）執(zhí)行工作應(yīng)照已訂之優(yōu)先次序。（）自

19、思“現(xiàn)在做什么事最能有效地利用時(shí)間”，然后立即去做。（）把不必要的事丟開。（）每次只做一件事。（）做事力求完成。（8）立即行動(dòng)，不可等待、拖延。共一百頁(yè)文書檔案與時(shí)間管理(gunl)檔案有哪些(nxi)？可以說(shuō)是包羅萬(wàn)象，舉凡公文、命令、信函、表報(bào)、帳冊(cè)、印章、證明、獎(jiǎng)狀、史料、照片、圖樣、印刷品，各種今天要用的東西，用玩之後明天就成了檔案，必須依照檔案管理制度辦法整理歸存，時(shí)日一多，換人處理之後就免不了錯(cuò)亂無(wú)章，愈積愈多，彷彿是垃圾一般令人煩惱，況且還要找地方空間收存，更顯得是辦公室的毒瘤一樣，不受人歡迎。共一百頁(yè)1.盡量不用紙張：前面提過(guò)，時(shí)間等於空間等於金錢。如果能用資訊作業(yè)取代的表格、

20、公文、報(bào)告、盡可能不再使用紙張，可以用磁片或壓縮性檔案儲(chǔ)存。2.盡量定期整理：每隔三個(gè)月要辦公室大清倉(cāng)一次，以便把平常我們隨手一塞的東西給翻出來(lái)，不要的就扔了，要的就立即歸檔，至少把五分之一的東西丟了，保持一些空間來(lái)，才能(cinng)汰舊換新，任何空間太滿了就裝不下了，時(shí)間就因此而浪費(fèi)在塞滿及找不到的搜尋裡。共一百頁(yè)3.盡量單純制式：無(wú)論書信、表單、公文都以最簡(jiǎn)單的格式化、制式化來(lái)處理，讓所有人填進(jìn)去的東西愈少愈好、所經(jīng)過(guò)的關(guān)口也以不超過(guò)三級(jí)就好，以便爭(zhēng)取時(shí)效。4.制訂檔案時(shí)效：一般檔案分為永久保存、十年保存、三年保存及一年保存四種。辦公室裡百分之八十的檔案都只保存一年即可。財(cái)務(wù)相關(guān)憑證依稅

21、法規(guī)定保存七年，法律憑證保存十年或永久保存；一般會(huì)議記錄及計(jì)畫書也只要保存三年，所以(suy)實(shí)在不要等到一個(gè)員工辭職或公司搬家才來(lái)整理遺物，否則辦公室無(wú)疑就是倉(cāng)庫(kù)及家具行的代名詞。共一百頁(yè)5.善用檔案人才：許多機(jī)關(guān)行號(hào)都會(huì)把新進(jìn)的人員或即將退休的屆齡長(zhǎng)者，奉為最佳檔案管理者。這有一個(gè)缺點(diǎn)就是，他們可能對(duì)組織不夠瞭解，或者把檔案管理當(dāng)成一件打發(fā)時(shí)間的無(wú)聊工作處理。其實(shí)，已發(fā)生的文書資料的確很少人去珍惜，直到有一天想要調(diào)卷調(diào)案的時(shí)候，才急如星火(j r xng hu)，有許多老闆在找不到檔案的時(shí)候，往往破口大罵。但當(dāng)用完之後，又來(lái)個(gè)順手一丟，再也難覓芳蹤了。6.採(cǎi)用中央管理：Central Fi

22、ling System 就是將組織各種檔案交由檔案室或資料室共同管理，而非各部門各單位個(gè)人管理，原因是這樣才能有效率的歸類編案編目，而非各人一把號(hào)，各吹各的調(diào)。共一百頁(yè)7.採(cǎi)用正確分類： 如果我們有足夠的專業(yè)知識(shí)，才可能會(huì)正確的選出所需的分類法。例如，是用日期法、地域法、部首法、顏色法，沒(méi)有專業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)及訓(xùn)練，很可能再一開始就弄得亂七八糟，之後想要再改，可就不簡(jiǎn)單了。8.善用檔案工具： 例如名片(mngpin)的管理，到底是用盒裝呢？活頁(yè)式呢？還是名片(mngpin)簿儲(chǔ)存。如果名片(mngpin)簿那愈來(lái)愈多要怎麼辦？如果用檔案夾，要用哪一種？用硬殼的還是軟式的？用懸吊式的還是滾筒式的？

23、共一百頁(yè)9.注意汰舊換新： 這是指要隨時(shí)Up date 資料。新的名片來(lái)了，就要比對(duì)與就的是否相同，是否要將每張名片註明日期及地點(diǎn)，以便收存整理方便(fngbin)。還有舊的雜誌，過(guò)期的報(bào)紙，不要堆積如山，浪費(fèi)空間就是浪費(fèi)時(shí)間。10.注意編案編目： 如果沒(méi)有統(tǒng)一的人員管理檔案，很容易就會(huì)產(chǎn)生案名的不同，而使人遍找不到的麻煩?，F(xiàn)在我們用電腦存檔更要注意檔名，因?yàn)閾Q人就永遠(yuǎn)找不到檔案了的機(jī)會(huì)比比皆是。共一百頁(yè)11.注意存檔方式： 這是只如果用電腦儲(chǔ)存檔案，則必須有能夠共同享用的空間。因?yàn)樵趨^(qū)域網(wǎng)路裡可以存查，所以我們要有 Master File 的觀念。否則也許每個(gè)人都以為其他人會(huì)存檔，而都最後殺

24、光了重要的資料，那就怎麼都就不回來(lái)了。12.注意調(diào)卷調(diào)案： 如果在公家單位上班(shng bn)，你可能注意到，調(diào)卷及調(diào)案都非常嚴(yán)謹(jǐn)。也就是說(shuō)，公家單位對(duì)於檔案的處理十分審慎，想要借閱一些資料，就要填寫借閱單，要簽名，要依時(shí)限繳還，而一般企業(yè)行號(hào)就比較馬虎，拍拍肩膀就可以借調(diào)，界完大家就會(huì)忘掉。共一百頁(yè)會(huì)議的時(shí)間管理(gunl)喂！別忘了明天早上九點(diǎn)的會(huì)噢！相信任何(rnh)一個(gè)上班族聽到這個(gè)老辭兒都不免皺皺眉頭，搖搖無(wú)奈的頭唉！又開會(huì)。共一百頁(yè)只要有三個(gè)人以上(yshng)，有議程，就可以開會(huì)?？墒?，大家對(duì)為甚麼開會(huì)，似乎沒(méi)有仔細(xì)想過(guò)，反正只要是有事要討論、研究，就必定要開會(huì)。而且，一開就是

25、一個(gè)上午或者一個(gè)下午。怪不得中國(guó)人常說(shuō)：會(huì)無(wú)好會(huì)、宴無(wú)好宴你有過(guò)這樣的遭遇(zoy)嗎？共一百頁(yè)會(huì)議，可以說(shuō)是最浪費(fèi)時(shí)間的管理(gunl)過(guò)程之一。所以說(shuō)，會(huì)議是一種低效率的管理(gunl)行為，一點(diǎn)也不為過(guò)。行政效率愈高的組織，會(huì)議愈少；行政溝通愈不良的地方，會(huì)議愈多。共一百頁(yè)嚴(yán)格說(shuō)起來(lái)，只有(zhyu)兩種情形之下，需要開會(huì)：第一種是，有佈達(dá)或重大的宣佈時(shí)，由總經(jīng)理主持會(huì)議。第二種是，動(dòng)腦性質(zhì)的業(yè)務(wù)或企劃會(huì)議，由單位或部門主管主持。其他原因的會(huì)議，幾乎都是浪費(fèi)時(shí)間居多。而，時(shí)間就是金錢。共一百頁(yè)會(huì)議的成本如果仔細(xì)算算看，就不得了了。以中國(guó)人最常有的5至8人會(huì)議而言，如果會(huì)議是3個(gè)小時(shí)左右，

26、參加的成員都是中階主管時(shí)，大概所需成本是一萬(wàn)五到兩萬(wàn)左右。高階主管則需兩萬(wàn)五到四萬(wàn)之間。如果同一時(shí)間想要賺進(jìn)這筆錢，而公司的毛利率不過(guò)10%左右，那麼可能要做15萬(wàn)到40萬(wàn)的業(yè)績(jī)才賺得進(jìn)來(lái)。所以，與其在辦公室(n sh)空談，倒不如同一時(shí)間到外面去找尋生機(jī)較為合理。共一百頁(yè)如果(rgu)去一家公司求職，一定不要忘了問(wèn)問(wèn)這家公司開會(huì)多不多。如果對(duì)方說(shuō)很多，那可能表示這家公司管理很多問(wèn)題，需要不斷的開會(huì)來(lái)解決，這種公司，命運(yùn)堪憂，不去也罷。共一百頁(yè)會(huì)議在行政溝通中，屬於平行溝通的一種。其他兩種叫做上行溝通及下行(xixng)溝通。平行溝通顧名思義是平輩的溝通，是平起平坐的溝通，所以倚賴的是共識(shí)與瞭

27、解。可惜，中國(guó)式的會(huì)議多半請(qǐng)的是一個(gè)高級(jí)主管當(dāng)主席，所以會(huì)議經(jīng)常流於爭(zhēng)議、報(bào)告、聽訓(xùn)等過(guò)程，而無(wú)決議產(chǎn)生。這類會(huì)議通常有 3：3：3 模式。共一百頁(yè)何謂 3：3：3 模式(msh)？可以用兩個(gè)方向來(lái)解釋。第一個(gè) 3：3：3 就是，會(huì)議前事情已決定了三分之一；會(huì)議中決定三分之一；會(huì)議後再?zèng)Q定三分之一。另一個(gè) 3：3：3 就是，會(huì)議中前面三分之一的時(shí)間，用來(lái)主席報(bào)告，此時(shí)大家尚在暖場(chǎng)，並未進(jìn)入情況。中間的三分之一時(shí)間，叫做議案討論，這時(shí)與議題相關(guān)的人會(huì)很清醒，其他的人則仍究不明就理，直到最後三分之一的時(shí)間，是議案表決，這時(shí)大家才快馬加鞭大事化小、小事了了。也就是到了最後那個(gè)三分之一，才會(huì)有個(gè)雖不滿

28、意、但可接受的結(jié)論。共一百頁(yè)瞭解這個(gè)會(huì)議的模式之後，我們幾乎可以想到幾件事，會(huì)議是時(shí)間多少、人數(shù)多少並沒(méi)有多大的意義，或許，時(shí)間愈短、人數(shù)愈少反而更能凝聚共識(shí)。如何做到會(huì)議的時(shí)間管理(gunl)，下列幾點(diǎn)可以做為思考的依據(jù)：共一百頁(yè)第一，會(huì)議時(shí)間下午(xiw)比上午適當(dāng)。原因是，上午是黃金時(shí)段，需要做比較思考周密的工作。會(huì)議本來(lái)就是一種低效率的管理行為，所以，千萬(wàn)不要將高效率時(shí)段用來(lái)做低效率結(jié)果的事，是一種極大的浪費(fèi)。每週一的下午及週五的下午是管理的黑暗期，最不適合開會(huì)或做任何決定。最好也不要用來(lái)開會(huì)，避免議而不決、決而不行。共一百頁(yè)第二，會(huì)議時(shí)間以六十至九十分鐘最恰當(dāng)。重要會(huì)議不要超過(guò)九十分

29、鐘；一般(ybn)會(huì)議六十分鐘就一定結(jié)束。第三，採(cǎi)用分點(diǎn)而非整點(diǎn)開會(huì)。時(shí)間有遞延效果(xiogu)，例如，早上九點(diǎn)開會(huì)開到十二點(diǎn)；十點(diǎn)開也會(huì)開到十二點(diǎn)；十一點(diǎn)也會(huì)到十二點(diǎn)結(jié)束；因此，我們?nèi)裟茉诰劈c(diǎn)四十五分開到十一點(diǎn)；或在下午三點(diǎn)半到四點(diǎn)半，那會(huì)前、會(huì)後就有更多時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備和溝通。共一百頁(yè)第四，會(huì)議場(chǎng)所主席要背對(duì)大門。與會(huì)者面對(duì)大門，會(huì)使遲到的人心生恐懼而減少遲到。遲到的人永遠(yuǎn)有遲到的習(xí)慣，不是為了特定的原因。如果能避免遲到，會(huì)議避免常常(chngchng)中斷，也可以節(jié)省時(shí)間。第五，會(huì)議的人數(shù)愈少愈好。不要因?yàn)檫@件事只有一點(diǎn)點(diǎn)相關(guān)，就找一個(gè)人來(lái)開會(huì)。只要會(huì)後把結(jié)果告訴這個(gè)單位或這個(gè)人就很好了。

30、共一百頁(yè)第六，儘可能採(cǎi)用電話會(huì)議或電傳視訊會(huì)議?，F(xiàn)時(shí)許多的事業(yè)體都會(huì)有辦公室以外的人參加會(huì)議，外地及跨國(guó)的差旅費(fèi)異常昂貴，如果說(shuō)用視訊會(huì)議系統(tǒng)，可以減少非常多費(fèi)用。第七，主席需經(jīng)過(guò)議事議程訓(xùn)練。許多主席本身就不知道如何主持會(huì)議，主席所負(fù)責(zé)的是確保議事議程順利進(jìn)行，以及時(shí)間控制得當(dāng)，而不是要來(lái)訓(xùn)話或是(hu sh)做裁判的。否則何必開會(huì)，只要主席指示就免得浪費(fèi)大家的時(shí)間了。共一百頁(yè)第八，會(huì)議避免例行性。參與會(huì)議的人會(huì)有個(gè)習(xí)慣，如果每週三開會(huì)，則待議的事都會(huì)到週二才會(huì)進(jìn)行協(xié)調(diào)或準(zhǔn)備。會(huì)議如果每週一次，可以規(guī)定每週二或四下午?；蜻@個(gè)規(guī)定有彈性，就由例行性變成經(jīng)常性，在管理上就更符合(fh)時(shí)間控制的

31、要求。第九，會(huì)議室不可太過(guò)舒適。安逸的環(huán)境延緩會(huì)議的進(jìn)行；尤其不可的是有電話，茶點(diǎn)，或有扶手靠背的沙發(fā)，這樣像是來(lái)養(yǎng)老的，不像來(lái)解決問(wèn)題的。會(huì)議中不可有任何干擾，包括送資料、茶水或接電話都是禁忌。共一百頁(yè)第十，會(huì)後紀(jì)錄應(yīng)於72小時(shí)內(nèi)送交與會(huì)人員跟催。會(huì)議紀(jì)錄需經(jīng)與會(huì)人員簽字，及主席認(rèn)定內(nèi)文無(wú)誤之後再傳交與會(huì)人員。每件跟催事項(xiàng)都要有窗口(chungku)及時(shí)限。因?yàn)?，時(shí)限代表實(shí)現(xiàn)。第十一，會(huì)議資料及設(shè)備需先妥備。常聽見有的人走到樓梯口都還在問(wèn)：今天開甚麼會(huì)？議程中也最好寫清楚，主席報(bào)告幾分鐘，每項(xiàng)議題討論的時(shí)間。這在標(biāo)準(zhǔn)的國(guó)際會(huì)議裡都會(huì)有，而一般的會(huì)議大都很馬虎了。共一百頁(yè)簡(jiǎn)單的說(shuō)，會(huì)議並不是很

32、好的管理方式，更是時(shí)間管理和辦公室(n sh)效率的一大殺手，如果能不開就不開，非開不可就要減少人減少時(shí)間。未來(lái)，移動(dòng)辦公室(n sh)大行其道，會(huì)議都將在網(wǎng)路上進(jìn)行即時(shí)會(huì)議了。共一百頁(yè)應(yīng)酬與時(shí)間管理(gunl)年底了，每個(gè)人的應(yīng)酬無(wú)形中也多了起來(lái)。結(jié)婚的、搬家(bn ji)的、升官的、慶祝尾牙的、聖誕新年的，一路大概要從九月起，攀到明年的二月。這些應(yīng)酬，有些是可以避免的，但多數(shù)是人情之常，躲不掉的。有確定的時(shí)間還算好，偏偏有不少是臨時(shí)才被通知的，那就更不容易掌握了。共一百頁(yè)除了少數(shù)人以外，相信大部分的人都並不喜歡應(yīng)酬。主要原因是很浪費(fèi)時(shí)間，要說(shuō)很多應(yīng)酬話，還要陪吃、陪喝、陪笑、賠上自己的時(shí)間

33、。所以，應(yīng)酬與時(shí)間管理當(dāng)然也是脫不了干係的。避免一些(yxi)在應(yīng)酬中的煩惱與時(shí)間的浪費(fèi)，我們也可以試著想想下列的情況，設(shè)法改善。共一百頁(yè)一、盡量用中午時(shí)間應(yīng)酬。時(shí)間管理專家都建議，中午一點(diǎn)到兩點(diǎn)是最不浪費(fèi)的應(yīng)酬時(shí)間。想想看，上午辦公室坐久了，有些沈悶，應(yīng)該出來(lái)走走。中午休息時(shí)間較短，商務(wù)應(yīng)酬較為容易(rngy)締結(jié)，大可減少晚間三四攤的麻煩與金錢。二、事前預(yù)定座位。如果一旦決定，無(wú)論任何時(shí)候，先趕快預(yù)定座位，通知客人。這樣可以避免等候，如果是在中午時(shí)分，大可錯(cuò)開人潮，設(shè)定在十一點(diǎn)四十五分，或十二點(diǎn)四十五分開始用餐，都是較好的安排。共一百頁(yè)三、斟酌參加人數(shù)。中國(guó)人有高棚滿座的想法，外國(guó)人就很不

34、會(huì)如此的呼朋引伴，因?yàn)樗麄冇X(jué)得要當(dāng)成功(chnggng)的主人很重要，所以對(duì)於選擇客人十分謹(jǐn)慎。我們也應(yīng)該視應(yīng)酬為一種會(huì)餐的形式，不要喧嘩取寵，因?yàn)槿硕嗑鸵龋@樣就容易耽擱時(shí)間。四、主客一來(lái)就開動(dòng)。遲到好像是東方人的專利；不遲到就顯不出自己的身份及派頭。應(yīng)酬時(shí)間大概以上下十分鐘左右進(jìn)場(chǎng)最合適。否則就算遲到。主人更應(yīng)該準(zhǔn)時(shí)或提早到達(dá)，以便進(jìn)行像是佈置會(huì)場(chǎng)或者點(diǎn)菜這一類的前置作業(yè)。主人到了，主客也到了，就應(yīng)該邊吃邊等，避免耽誤大家的時(shí)間。共一百頁(yè)五、避免不必要的應(yīng)酬。這句話好像人人都知道，卻很少人做得到。原因很多種，歸納起來(lái)也很簡(jiǎn)單，就是不好意思啦！中國(guó)人最顧及的是面子問(wèn)題，有人請(qǐng)客你還不去，主

35、人可能記恨你一輩子，所以是當(dāng)表達(dá)自己的困難是很重要的，與其辛苦作陪，倒不如不去的好。六、盡量提早(tzo)通知。西方人的應(yīng)酬都在七天前，就要把請(qǐng)?zhí)偷脚c會(huì)者的手上，所以如果要請(qǐng)客，最好是在三天前完全確定餐會(huì)的人數(shù)，這仍然與時(shí)間有關(guān)，因?yàn)榭梢栽缭缃o客人做時(shí)間的安排及準(zhǔn)備共一百頁(yè)中世紀(jì)希臘哲學(xué)家戴歐堅(jiān)尼斯（iogenes）在光天化日之下，提了個(gè)燈籠在十字衝頭到處轉(zhuǎn)，人們好奇地問(wèn)他尋找什麼，他回答(hud)道：我在找一個(gè)人！近代也有許多對(duì)自己未來(lái)抱著遠(yuǎn)高期望的年輕人，也學(xué)著他提著燈籠在找 人，但是他們不知道人就是自己。時(shí) 間 管 理 與 拒 絕 的 藝 術(shù)共一百頁(yè)前提你認(rèn)為人生的目標(biāo)該包含那些？你是

36、如何訂定自己的人生的目標(biāo)？在實(shí)現(xiàn)這些人生目標(biāo)的同時(shí)，你付出了什麼代價(jià)？世上沒(méi)有絕對(duì)的道理（truth），只有你相信那它就是(jish)真相（reality）既然你已經(jīng)付出了一些代價(jià)，又為何不當(dāng)機(jī)立斷的改變呢？共一百頁(yè)時(shí)間管理的原則1.巴金森原法則：工作時(shí)間愈充裕，工作進(jìn)度愈緩慢，常常將工作拖到最後一刻才完成。2.巴列圖原理：依事情(sh qing)的重要性來(lái)排列，百分之八十的價(jià)值通常是來(lái)自事務(wù)中的前百分之二十產(chǎn)生。意即百分之八十的成就感，來(lái)自百分之二十的成功事件；人經(jīng)常將時(shí)間耗費(fèi)在百分之八十的低報(bào)酬的事件上。重要且緊急 重要但不緊急 緊急但不重要 共一百頁(yè)3.善用零碎時(shí)間、及善用筆記本4.將相

37、關(guān)的工作一氣呵成。5.訂定工作檢核表與自我監(jiān)管。6.適度壓力管理技巧。7.破除完美主意的迷思，相信你只是個(gè)平凡人。8.相信你是一個(gè)人格(rng)獨(dú)立的人，勇敢地說(shuō)不，是不會(huì)損害你的人格(rng)與尊嚴(yán)。共一百頁(yè)時(shí)間效能(xionng)問(wèn)卷1.以最適感覺(jué)來(lái)評(píng)價(jià)時(shí)，早上甚麼時(shí)候你最適合起床？a.5:006:30b.6:307:45c.7:459:45d.9:4511:00e.11:0012:002.以最適感覺(jué)來(lái)評(píng)價(jià)時(shí)，晚上甚麼時(shí)候你最適合就寢？a.8:009:00b.9:0010:15c.10:1512:30d.12:301:45 e.1:453:003.根據(jù)一般情況，你早上起床之情況如何？a.真

38、難過(guò)b.還好c.容易d.非常自然共一百頁(yè)4.剛起床之半小時(shí)內(nèi)你恢復(fù)得如何？a.完全渾沌狀態(tài)b.有點(diǎn)清醒c.清楚d.非常清楚5.剛起床之半小時(shí)內(nèi)你的疲憊情況如何？a.完全疲憊狀態(tài)b.非常疲憊c.體力恢復(fù)d.非常清爽6.醫(yī)生建議你一個(gè)星期運(yùn)動(dòng)兩次，每次一小時(shí)，這對(duì)你將是a.非常容易實(shí)施b.應(yīng)可完成c.有點(diǎn)難度d.非常困難共一百頁(yè)7.傍晚何時(shí)之後你就覺(jué)得疲倦而想就寢？a.8:009:00b.9:0010:15c.10:1512:30d.12:301:45e.1:453:008.假設(shè)你必須參加一個(gè)重要考試，而此一考試是急需體力、智力的，如果要有最佳成績(jī)，則你會(huì)選擇哪一個(gè)考試時(shí)段？a.8:0010:00b.11:0013:00c.15:0017:00d.19:0021:009.有所謂早起鳥型、貓頭鷹型之工作者，你覺(jué)得自己比較像哪一型？a.完全的早起鳥型b.比較像早起鳥型c.比較像貓頭鷹型d.完全之貓頭鷹型共一百頁(yè)10.假設(shè)一天有八小時(shí)工作等著你，如果可以隨心所欲的話，你會(huì)選擇何時(shí)段起床？a.早上6:30分之前b.6:307:30c.7:308:30d.8:30以後11.如果今後你必須每天六點(diǎn)起床，則你的感覺(jué)如何？a.很難做到而且不爽b.困難而且不爽c