有效的工作時間管理-新員工培訓資料

1、人這一生可短暫了，有時候跟睡覺是一樣(yyng)一樣(yyng)的。眼睛一閉，一睜，一天兒過去了,哈??！眼睛一閉，不睜，一輩子過去了，哈??！共三十四頁【 培訓(pixn)內容 】時間(shjin)管理的含義、本質時間管理的發(fā)展12時間管理的殺手3時間管理的原則及運用4培訓總結5共三十四頁一、時間(shjin)管理的含義、本質什么是時間管理 ？就是通過對自己時間的管理，來探討如何減少時間浪費，以便有效(yuxio)地完成既定目標。共三十四頁 時間管理(gunl)的本質自我管理 任務管理共三十四頁二、時間(shjin)管理的發(fā)展備忘錄期時間(shjin)進程表輕重緩急個人管理時間管理的側重點不同共

2、三十四頁三、時間(shjin)的殺手你能很好的安排(npi)工作嗎？你有拖延的習慣嗎？共三十四頁您能很好的安排(npi)您的工作時間嗎？、每個工作日之前，我都能為計劃中的工作做些準備。 、從未做過、有時做、經常做、總這樣做、凡是可交派下屬去做的我都交派下去。 、從未做過、有時做、經常做、總這樣做、我用工作進度時間表來書面規(guī)定工作任務與目標。 、從未做過、有時做、經常做、總這樣做、我盡量一次性處理完畢每份文件。 、從未做過、有時做、經常做、總這樣做、我每天列出一個應辦事項清單，按優(yōu)先排列(pili)，先辦最重要的事情。 、從未做過、有時做、經常做、總這樣做共三十四頁、我盡量回避干擾性電話、不速之

3、客(b s zh k)來訪以及突然召開的會談。 、從未做過、有時做、經常做、總這樣做、我試著按照成績曲線圖表來安排我的工作。 、從未做過、有時做、經常做、總這樣做、我的日程表留有回旋余地，以便我有時間應付突發(fā)事件。 、從未做過、有時做、經常做、總這樣做、我努力這樣安排我的活動，以便集中精力首先處理少數至關重要的事。 、從未做過、有時做、經常做、總這樣做10、當其他人想占用我的時間，而我又必須處理更重要的事情，我會說“不” 、從未做過、有時做、經常做、總這樣做共三十四頁測試(csh)結果對照0分-15分：您自己并無時間規(guī)劃，而是讓別人牽著鼻子轉。如果您在諸多事項中排出優(yōu)先要辦的事情，則可能達到一

4、些自己的目的。16分-20分：您試圖掌握自己的時間，但卻不能持之以恒，以便取得(qd)工作成效。你也許過于重視對事情做出迅速的處理，在此忽略了那些事情更重要，不要把緊急的跟重要的工作混淆起來，緊急的不一定是最重要的。不要被外界干擾和影響，無論這干擾是來自傳真、電話、還是來自同事。如果你不能完成你必須完成的事，你決不會因為迅速處理了不重要的小事而提高工作效率。21分-25分：你嘗試的掌握自己的時間，有些很不錯的開始，但是需要持之以恒。26分-30分：你知道如何分析事情的輕重緩急，這樣更加集中精力和提高效率。A為0分，B為1分，C為2分，D為3分共三十四頁拖延商數(shn sh)測驗請據實選擇以下

5、每一個陳述最切合你的答案： （1）為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要的。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （3）我經常采取折中的辦法以避免或延緩不愉快的事。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務的干擾與危機(wij)。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （5）當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當的答復。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、

6、極不同意共三十四頁（6）我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予理會。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （7）試圖令他人為管理者執(zhí)行(zhxng)不愉快的工作。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （8）我經常將重要工作安排在下午處理，或攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時，以致無法處理所面對的困難任務。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （10）在著手處理一件艱難的任務之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。 A、非

7、常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 共三十四頁拖延(tuyn)商數測驗總分小于20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習慣(xgun)?？偡衷?1至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重?？偡侄嘤?0分，表示你或許已患上嚴重的拖延毛病。 “A”評4分； “B”評3分；“C”評2分； “D”評1分。共三十四頁四、員工時間(shjin)管理的原則及運用 時間在使用過程中，確實存在著一些不可抗拒的原則，如果(rgu)我們了解并遵循這些原則，就會使時間很好地為我們所用；如果(rgu)不知道、不遵循時間管理的原則就會盲目地將時間浪費。時間管理具有以下四個原則：80/20原則四象限

8、法則計劃原則習慣原則共三十四頁 20%的工作占整個工作80%的價值 集中的精力要做20%的工作 投入20%精力做另外80%的工作 假如工作項目(xingm)是以某價值序列排定的，則80%的價值來自于20%的項目，而剩下的20%的價值則來自于80%的項目。 當然有可能會稍微多一些，有時也可能會少一些，但是如果你認真去實踐這個原則，你會發(fā)現這個原則是正確的。（一）80/20原則(yunz)含義：共三十四頁步驟一：將每天的工作(gngzu)全部列出步驟二：對工作進行(jnxng)如下的分類如何運用呢？步驟三：時間和精力的分配價值80%的工作價值20%的工作事項一：需2小時集中精力事項二：需1小時不受

9、干擾事項三：需2小時高效時間事項四：可往后推事項五：沒時間就不做事項六：可委托下屬價值80%的工作價值20%的工作事項一事項二事項三事項四事項五事項六事項七共三十四頁例：工作(gngzu)價值的分類例：時間和精力(jngl)分配價值80%的工作價值20%的工作文件審閱30分鐘9：0011：00準備預算報告11：0012：00準備工作總結留出1小時左右處理緊急事項例會無必要可取消輔導下屬可在下午短時間處理客戶不重要讓下屬會見讓助理過濾電話等獎金推到某一時間或讓人事部門決定讓下屬提供資料價值80%的工作價值20%的工作審閱文件準備工作總結并匯報撰寫計劃、預算費用報告處理重要緊急事項例會輔導下屬部門

10、會議會見客戶談獎金問題接聽和打出電話聊天等舉例說明：共三十四頁接聽所有電話會見所有客戶閱讀所有文件出席所有會議接受所有下屬意見每天做完所有工作結果(ji gu)：忙碌由秘書過濾接聽電話只處理重要電話只會見占銷售量80%的20%的客戶只批閱80%信息量的20%的文件(wnjin)只聽取20%下屬80%的建議出席起80%作用的20%的會議結果：充裕運用80/20原則效果體現按照80/20原則一般做法共三十四頁重要性緊迫(jnp)程度 二：重要(zhngyo)但不緊急 65%80% 一：重要而且緊急 20%25% 四：不重要且不緊急 1% 三：不重要但緊急 15%（二）四象限原理成功的時間分配管理共

11、三十四頁第象限：重要而且(r qi)緊急-沒什么好說的，立即去做！銷售部經理要處理客戶的投訴。當遇到既緊急又重要的事項，就需要他根據自己的工作經驗和指示(zhsh)技能來處理顧客的投訴，不使事情擴大化，又要使顧客對你的解釋或處理結果能夠接受和滿意。說緊急是指必須馬上就要做的事項；說重要是指對公司、部門或者個人有重大影響的事項。例：共三十四頁 不能因為不緊急就不去解決它。我們應該第一時間將任務進行分解(fnji)，然后一個一個解決，并制定時間表，在規(guī)定的時間內完成就不會讓第二象限的事情偷溜到第一象限中去。第象限：重要但不緊急的事項(shxing)-有計劃去做！共三十四頁 王石所做的最有眼光和與眾

12、不同的事是，他在別人都忙著做那些緊急(jnj)的事情的時候，做了那些在當時看上去重要卻并不緊急(jnj)的事情，譬如說企業(yè)制度的規(guī)范、人力資源的設和企業(yè)文化與經營理念的設定。 馮侖（萬通集團董事長）共三十四頁第象限：緊急(jnj)但不重要的事項-交給他人去做！ 第三象限的事情是我們忙碌而且盲目的源頭。最好的方法是放權交給別人去做，或者通過委婉的拒絕以減少此類事務(shw)的發(fā)生。共三十四頁第象限(xingxin)：不重要和不緊急的事項-盡量別做！ 當你疲憊的時候，可以通過一些不重要的而且(r qi)不緊急的事情來調整戲臺和身體，但是不要在這個象限中投入過多的盡力，否則就是浪費生命了。共三十四頁

13、注意事項： 合理地將自己的工作按緊急和重要程度劃分到不同象限中。 先做或者將大部分時間和精力用于做屬于第二象限的工作。 不要讓第二象限的事情溜達到第一象限中。 不要被第三象限中一些工作的假象所迷惑(m hu)。 根據第二象限的工作制定計劃。 80%的時間做第二象限的工作；20%的時間做其它象限的工作。共三十四頁Serving the nation, Strengthening society練習(linx)：將以下事項歸入到相應的象限臨時參加各部門協調會。解決客人投訴。編寫下個月部門員工排班。去拜訪VIP客人。陪朋友買手機。向上次聯系的客戶詢問產品使用情況，搜集反饋資料。核查下午客人信用額度報

14、表。發(fā)傳真取消客人預授權。打若干個溝通的電話。保安員報告有兩客人在停車場打架斗毆。去當當網購買最近很火的一本書致青春 。幫助一名新同事解決系統(tǒng)中一個遇到(y do)的難題。共三十四頁工作(gngzu)時段分配法則早上中午13：0015：00下午晚上活力充沛，沖勁與勇氣兼俱思考遲鈍，適合散心冷靜，溝通放松思考1、開重要會議2、電話敲定事情/做事情3、給Leader方向/畫架構4、執(zhí)行進行中項目1、面對面（例訪談）2、四處轉轉3、溝通與協調1、思考問題2、寫計劃跟蹤進度（1hr)3、跟蹤進行中項目 共三十四頁（三）養(yǎng)成(yn chn)習慣 要知道什么是好的時間管理的習慣 好的習慣是可以養(yǎng)成并且是必

15、須要形成的 對時間的管理是一種(y zhn)可以改變的習慣，不良的習慣是無意中形成的，良好的習慣可以在有意識中形成人們不會認為習慣也會成為一種原則，但在時間的原則中它確實也是一種存在形式，即：共三十四頁 工作效率低，辦事拖拉 時間觀念差，工作時磨磨蹭蹭 工作時眉毛胡子一把抓，經常找不到主次 經常被電話、不速之客干擾，任由發(fā)展，不會說不 上班時間不緊湊，晚上加班干 什么事情都愿意管，認為自己很忙才好 愿意下屬多請示、多匯報才有權威 沒有目標、沒有計劃、人云亦云 零碎時間都被隨意打發(fā)掉，不會利用零碎時間 沒有時間安排表，由別人來安排 不會休息、不會娛樂(yl)、沒有空閑不良習慣共三十四頁養(yǎng)成習慣

16、行為學的研究(ynji)表明，如果堅持21天，你就很可能改變或養(yǎng)成一個新的習慣。當然，這21天，你需要經歷如下過程： 1-15天： 感到別扭； 15-18天： 可以自覺地去做了； 18-20天： 感覺做起來舒服； 21天： 變得自動了！共三十四頁一些(yxi)好習慣： 每天花10分鐘作計劃； 每周都將自己的工作排出(pi ch)優(yōu)先順序； 在高效能的時間里完成重要的工作； 會有效利用零星時間； 文件柜或辦公桌整潔、條例清楚； 在固定的時間里處理往來的函件； 盡量將無用的文件處理掉。共三十四頁備忘錄和宣傳品放在電腦(dinno)上重要(zhngyo)聯系人名單貼在電腦上電話機被紙張淹沒了廢紙溢出

17、未清理廢紙撒落在地上閱讀文件塞入文檔中被遺忘了文件數量在膨脹，卻未隨時更新文件柜中充斥著無關的資料整理文件-從清理辦公桌開始 盡量減少找東西所浪費的時間共三十四頁只打開(d ki)正在使用的文件發(fā)函文件經常(jngchng)清理只保留當前的來函文件文件都是最新的最頻繁使用的文檔極易拿到電話伸手可及常用文檔靠近辦公桌無用的東西及時清除清理辦公桌共三十四頁充分認識到進行(jnxng)時間管理的重要性和必要性掌握正確且實用的時間管理技巧，合理安排個人工作時間根據自身時間管理的不良習慣，制定對癥下藥的時間管理計劃配合時間管理原則及工具的運用，達到自我發(fā)展與提升培訓(pixn)總結共三十四頁內容摘要人這一生可短暫了，有時候跟睡覺是一樣一樣的。培訓總結。、我的日程表留有回旋余