檔案基礎(chǔ)整理2022優(yōu)秀課件

1、目 錄檔案的基礎(chǔ)知識3檔案收集要求2檔案整理1一、檔案的基礎(chǔ)知識產(chǎn)品檔案：指新產(chǎn)品項目在策劃、設(shè)計、試驗開發(fā)驗證、標準化管理、產(chǎn)品的設(shè)計更改、公司與產(chǎn)品有關(guān)的經(jīng)驗總結(jié)、科學(xué)研究、技術(shù)交流等過程中形成的各種原始記錄設(shè)備檔案：公司在設(shè)備安裝、驗收、使用、維護、報廢和回收過程中形成的以及設(shè)備廠家隨設(shè)備提供的各種資料和原始記錄工藝檔案：工藝檔案是在工藝、工裝等規(guī)劃建設(shè)、指導(dǎo)生產(chǎn)和生產(chǎn)技術(shù)管理過程中形成的各種原始記錄聲像檔案：公司各單位和員工在工作活動過程中形成的照片、錄像等以聲音和圖象為記錄形式的各種原始記錄概念2一、檔案的基礎(chǔ)知識檔案分類3分 類公司檔案分為10大類文書-9財務(wù)-4人事-2實物-5聲

2、像-3電子-7產(chǎn)品工藝基建設(shè)備-科技二、檔案的收集原件三筆現(xiàn)象簽字齊全完整紅色筆圓株筆鉛筆.黑色筆描寫齊全完整不能缺頁圖 紙A4幅面圖紙為藍圖蓋章簽字齊全大于A4幅面折疊成A4大小傳真件或局部殘缺修整密級保管期限標識密級和保管期限修整歸檔要求注意事項簽字要正規(guī)法律性文件不能描寫歸檔文件要齊全完整,包括附件保管期限與保密期限不同存檔性文件盡量不用二次紙文件歸檔的要求1二、檔案的收集檔案歸檔時間2文書財務(wù)每年3月底每年4月底隔年移交實物聲像每年4月底一季度收集一次產(chǎn)品工藝每年4月底SOP后每年5月底SOP后每年5月底安裝驗收基建每年5月底竣工驗收設(shè)備歸檔時間注意事項各部門和單位根據(jù)文件使用情況,確

3、認文件的歸檔時間另人事檔案由人力資源部保管存檔二、檔案的收集 歸檔的檔案必須做到完整、準確，且經(jīng)過系統(tǒng)整理、編目，文件移交單和移交清單（移交目錄）是文件歸檔和接收的憑證。由歸檔者填制一式兩份或若干份，歸檔時交接雙方按清單核查清楚，雙方簽字，各留一份，以備查考。檔案移交手續(xù)3二、檔案的收集 各類別檔案收集的范圍，就是各個部門的在日常工作中產(chǎn)生的重要的文件資料。（文件清單） 文書檔案：規(guī)章制度、體系文件、紅頭文件（包括附件、各級批復(fù)）、通知、請示、報告、方案、會議紀要等 設(shè)備檔案：按主合同里的技術(shù)協(xié)議（里面的規(guī)定收集資料，同時要核對隨機資料里面的裝箱清單），一般設(shè)備資料最少要有兩份，驗收時歸檔給主

4、控部門一份，使用部門一份。文件收集范圍4三、檔案的整理檔案整理流程鑒定分類裝訂排列蓋檔號章填寫檔號著錄裝盒排架以件為單位整理要點 按“件”裝訂 分類 排列 編號（室編件號） 編目（歸檔文件目錄） 裝盒 排架三、檔案的整理（1）以每年1月1日至12月31日為一個自然年度歸檔文件裝盒后，上架排列應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，盒脊朝外，便于實體管理。例如：按“保管期限-年度”分類，其最低一級類目為“年度”， 編目（歸檔文件目錄）產(chǎn)品檔案：指新產(chǎn)品項目在策劃、設(shè)計、試驗開發(fā)驗證、標準化管理、產(chǎn)品的設(shè)計更改、公司與產(chǎn)品有關(guān)的經(jīng)驗總結(jié)、科學(xué)研究、技術(shù)交流等過程中形成的各種原始記錄聲像檔案：公司各單位和員

5、工在工作活動過程中形成的照片、錄像等以聲音和圖象為記錄形式的各種原始記錄依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。設(shè)備檔案：公司在設(shè)備安裝、驗收、使用、維護、報廢和回收過程中形成的以及設(shè)備廠家隨設(shè)備提供的各種資料和原始記錄注：設(shè)備檔案中的成冊設(shè)備資料（如使用說明書、操作規(guī)程等），原則上不需破壞原有裝訂，但對于裸露在資料外的金屬裝訂物必須拆除并按照一線三孔的標準重新裝訂。注：保管10年的文件可保持原狀，歸檔文件目錄用紙采用4 型；一般采取“保管期限年度組織機構(gòu)（問題）”的復(fù)式分類法。（1）以每年1月1日至12月31日為一個自然年度重要文件須保留歷次修改稿的，正文與歷次修改稿各為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文在前

6、，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后； 按“件”裝訂一般情況：以自然形成的每份文件，為一件。特殊情況：正文與定稿，為一件； 原件與復(fù)制件， 為一件；正文與附件，為一件； 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，為一件；式樣相同、內(nèi)容相關(guān)聯(lián)的未裝訂成冊的各種表、單（如每周安排、統(tǒng)計表、介紹信等），可以裝訂在一起作為一件;正文與文件處理單，為一件；正文與發(fā)文稿紙， 為一件；三、檔案的整理 按“件”裝訂特殊情況：來文與復(fù)文（指請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函），原則上各為一件，也可合為一件；會議記錄和會議紀要，原則上各為一件；一次會議形成的會議通知、與會名單、會議議程、領(lǐng)導(dǎo)講話、新聞報道稿等文件各為一件；歸檔前已自然成本（冊）的會議記錄本、各

7、種簿冊（名冊、圖冊等），按其固有的裝訂方式，每本（冊）各為一件；重要文件須保留歷次修改稿的，正文與歷次修改稿各為一件；三、檔案的整理裝訂前對文件的修整：整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料應(yīng)符合檔案保護要求。例如不能有熱敏紙，不能用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復(fù)寫紙等書寫字跡等。裝訂前的整修內(nèi)容主要有：修裱、復(fù)制、去除易銹金屬物、大紙張折疊。 按“件”裝訂三、檔案的整理注：保管10年的文件可保持原狀，已經(jīng)成冊不易拆釘?shù)目杀３衷瓲?，減少不必要勞動裝訂方式：永久、長期保存的案卷裝訂時必須去除原文件上釘書針、裝訂夾等鐵質(zhì)裝訂材料，用棉線進行裝訂一是用“三孔一線”法，左邊裝訂，左下角對齊，

8、適用于厚的（超過20頁以上）二是用“縫紉機”軋邊法，左邊裝訂，左上角對齊，適用于薄的（不超過20頁）裝訂后的檔案要求，力求整齊、結(jié)實、美觀 注：設(shè)備檔案中的成冊設(shè)備資料（如使用說明書、操作規(guī)程等），原則上不需破壞原有裝訂，但對于裸露在資料外的金屬裝訂物必須拆除并按照一線三孔的標準重新裝訂?；n案由施工單位和工程部門按要求裝訂好后,歸檔到檔案管理部門。 按“件”裝訂三、檔案的整理裝訂順序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，復(fù)制件在后； 轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后； 復(fù)文在前，來文在后； 中文版本在前，其它文種版本在后； 發(fā)文稿紙在前，正文在后； 文件處理單在前，正文在后； 按

9、“件”裝訂一般采取“保管期限年度組織機構(gòu)（問題）”的復(fù)式分類法。即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下面按機構(gòu)（問題）分類。采用這種分類方法，在庫房管理時，不同保管期限分別排架，便于今后檔案移交進館、鑒定銷毀。 分類按年度分類：（1）以每年1月1日至12月31日為一個自然年度（2）跨年度形成文件的處理： 請示與批復(fù)，放在復(fù)文年； 規(guī)劃放在針對的第一年； 總結(jié)、決算、報表，放在針對的最后一年； 會議文件，放在開幕年； 兩個內(nèi)容文件，歸入主要內(nèi)容針對的年度； 分類歸檔文件分類后，遵循“事由原則”為主，參考時間和重要程度等因素進行排列。不同保管期限的文件，需分別排列。不同

10、機構(gòu)（問題）的文件，按分類方案設(shè)置的機構(gòu)（問題）序列排列。 同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；事由之間，按事由辦結(jié)時間的先后順序隨辦隨歸。會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物等成套性文件一般應(yīng)集中排列在一起。因故未及時歸檔的零散文件，在整理時可以排在文件形成年度的相應(yīng)保管期限最后，并在備考表中說明。 排列產(chǎn)品檔案：指新產(chǎn)品項目在策劃、設(shè)計、試驗開發(fā)驗證、標準化管理、產(chǎn)品的設(shè)計更改、公司與產(chǎn)品有關(guān)的經(jīng)驗總結(jié)、科學(xué)研究、技術(shù)交流等過程中形成的各種原始記錄工藝檔案：工藝檔案是在工藝、工裝等規(guī)劃建設(shè)、指導(dǎo)生產(chǎn)和生產(chǎn)技術(shù)管理過程中形成的各種原始記錄發(fā)文稿紙在前，正文在后；應(yīng)包括目錄封面和歸檔文件目錄二

11、部分。 編目（歸檔文件目錄）歸檔文件目錄用紙采用4 型；（1）以每年1月1日至12月31日為一個自然年度存檔性文件盡量不用二次紙轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，為一件；裝訂方式：永久、長期保存的案卷裝訂時必須去除原文件上釘書針、裝訂夾等鐵質(zhì)裝訂材料，用棉線進行裝訂一是用“三孔一線”法，左邊裝訂，左下角對齊，適用于厚的（超過20頁以上）二是用“縫紉機”軋邊法，左邊裝訂，左上角對齊，適用于薄的（不超過20頁）裝訂后的檔案要求，力求整齊、結(jié)實、美觀工藝檔案：工藝檔案是在工藝、工裝等規(guī)劃建設(shè)、指導(dǎo)生產(chǎn)和生產(chǎn)技術(shù)管理過程中形成的各種原始記錄規(guī)劃放在針對的第一年；來文與復(fù)文（指請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函），原則上

12、各為一件，也可合為一件；不同機構(gòu)（問題）的文件，按分類方案設(shè)置的機構(gòu)（問題）序列排列。依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。例如不能有熱敏紙，不能用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復(fù)寫紙等書寫字跡等。檔案室在分類方案的最低一級類目里，依據(jù)排列順序逐件編號：例如：按“保管期限-年度”分類，其最低一級類目為“年度”，即在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列順序從“”開始逐件編號，形成一個流水號。（即每年3個流水號） 編號（室編件號）年度流水號檔案類別保管期限依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。它是檔案保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的基本條件。 編目（歸檔文件目錄）歸檔文件目錄用紙采用4 型；歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊。應(yīng)包括目錄封面和歸檔文件目錄二部分。 編目（歸檔文件目錄）將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，數(shù)量適度并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表。