檔案材料的基本裝訂要求

1、檔案材料的基本裝訂要求檔案材料的基本裝訂要求省、市級規(guī)范化學(xué)校檔案材料的文件格式基本要求為進(jìn)一步規(guī)范省、市級規(guī)范化學(xué)校檔案材料的準(zhǔn)備工作，現(xiàn)根據(jù)國家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T9704-1999）、中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)出版物上數(shù)字用法的規(guī)定（GB/T158351995）等文件要求，將有關(guān)文件格式的基本要求通知如下：一、行文格式要求排版規(guī)格：正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。制版要求：版面干凈無底灰，字跡清楚，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜。裝訂要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處。組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。輅于公文首頁紅色反線以

2、上的各要素統(tǒng)稱眉首；輅于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；輅于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。眉首。（1）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。（2）發(fā)文字號：發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“,?”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號之下4mmt印一條與版心等寬的紅色反線。主體。（1）公文標(biāo)題：紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整

3、，排列對稱，間距恰當(dāng)。（2）公文正文。主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。附件。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.xxxxx”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文序號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。成文時間：用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為公文中表格：公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的

4、左側(cè)，單頁碼輅于表的左下角，雙頁碼輅于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。公文中圖文的顏色：未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。二、數(shù)字運(yùn)用要求（一）一般原則使用阿拉伯?dāng)?shù)字或是漢字?jǐn)?shù)字，有的情形選擇是唯一而確定的。統(tǒng)計表中的數(shù)值，如正負(fù)整數(shù)、小數(shù)、百分比、分?jǐn)?shù)、比例等，必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字。示例：48302-125.0334.05%63%68%1/42/51：500定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，必須使用漢字。示例：一律一方面星期五“八五”計劃五省一市第三季度十三屆四中全會時間（世紀(jì)、年代、年、月、日、時刻）要求使用阿拉伯?dāng)?shù)字的情況

5、公歷世紀(jì)、年代、年、月、日。示例：公元前8世紀(jì)20世紀(jì)80年代公元前440年公元7年1994年10月1日年份一般不用縮寫。如1990年不應(yīng)簡作“九。年”或“90年”。引文著錄、行文注釋、表格、索引、年表等，年月日的標(biāo)記可按GB/T740894的5.2.1.1中的擴(kuò)展格式。如：1994年9月30日和1994年10月1日可分別寫作1994-09-30和1994-10-01，仍讀作1994年9月30日、1994年10月1日。年月日之間使用半字線“-”。當(dāng)月和日是個位數(shù)時，在十位上加“0”。時、分、秒示例：4時15時40分（下午3點(diǎn)40分）14時12分36秒注：必要時，可按GB/T740894的5.3

6、.1.1中的擴(kuò)展格式。該格式采用每日24小時計時制，時、分、秒的分隔符為冒號“：”。示例：分） 14 ： 12： 36（ 14時 12分 36 秒）04： 00（ 4 時） 15 ： 40（ 15 時 40要求使用漢字的情況中國干支紀(jì)年和夏歷月日。示例：丙寅年十月十五日臘月二十三日正月初五八月十五中秋節(jié)含有月日簡稱表示事件、節(jié)日和其它意義的詞組。如果涉及一月、十一月、十二月，應(yīng)用間隔號“”將表示月和日的數(shù)字隔開，并外加引號，避免歧義。涉及其它月份時，不用間隔號，是否使用引號，視事件的知名度而定。示例1：“一二八”事變（1月28日）“一二九”運(yùn)動（12月9日）“一一七”批示（1月17日）“一一一

7、?！卑讣?1月10日）示例2:五四運(yùn)動五卅運(yùn)動七七事變五一國際勞動節(jié)“五二聲明“九一三”事件物理量量值必須用阿拉伯?dāng)?shù)字，并正確使用法定計量單位。小學(xué)和初中教科書、非專業(yè)科技書刊的計量單位可使用中文符號。示例：8736.80km（8736.80千米）600g（600克）100kg150kg（100千克150千克）12.5疔（12.5平方米）外形尺寸是400mm*200mm*300mm（400毫米*200毫米*300毫米）34c39c（34攝氏度39攝氏度）0.59A（0.59安,培?）（三）非物理量3.1一般情況下應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。示例：21.35元45.6萬元270美元290億英鎊48歲11

8、個月1480人4.6萬冊600幅550名3.2整數(shù)一至十，如果不是出現(xiàn)在具有統(tǒng)計意義的一組數(shù)字中，可以用漢字，但要照顧到上下文，求得局部體例上的一致。示例1：一個人三本書四種產(chǎn)品六條意見讀了十遍五個百分點(diǎn)示例2：截至1984年9月，我國高等學(xué)校有新聞系6個，新聞專業(yè)7個，新聞班1個，新聞教育專職教員274人，在校學(xué)生1516人。（四）多位整數(shù)與小數(shù)阿拉伯?dāng)?shù)字書寫的多位整數(shù)和小數(shù)的分節(jié)非專業(yè)性科技出版物如排版留四分空有困難，可仍采用傳統(tǒng)的以千分撇“，”分節(jié)的方法。小數(shù)部分不分節(jié)。四位以內(nèi)的整數(shù)也可以不分節(jié)。示例：2，748，4563.141592658703阿拉伯?dāng)?shù)字書寫的純小數(shù)必須寫出小數(shù)點(diǎn)前

9、定位的0”。小數(shù)點(diǎn)是齊底線的黑圓點(diǎn)“.”。示例：0.46不能寫成.46或046尾數(shù)有多個“0”的整數(shù)數(shù)值的寫法專業(yè)性科技出版物根據(jù)GB817087關(guān)于數(shù)值修約的規(guī)則處理。非科技出版物中的數(shù)值一般可以“萬”、“億”作單位。示例：三億四千五百萬可寫成345，000，000，也可以寫成34，500萬或3.45億，但一般不得寫作3億4千5百萬。一個用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫的數(shù)值應(yīng)避免斷開移行。（五）概數(shù)和約數(shù)相鄰的兩個數(shù)字并列連用表示概數(shù)，必須使用漢字，連用的兩個數(shù)字之間不得用頓號“、”隔開。示例：二三米一兩個小時三五天三四個月一二十個四十五六歲七八十種一千七八百元帶有“幾”字的數(shù)字表示約數(shù)，必須使用漢字。示例：幾千米十幾天一百幾十次幾十萬分之一用“多”“余”“左右”“上下”“約”等表示的約數(shù)一般用漢字。如果文中出現(xiàn)一組具有統(tǒng)計和比較意義的數(shù)字，其中既有精確數(shù)字，也有用“多”、“余”等表示的約數(shù)時，為表示局部體例上的一致，其約數(shù)也可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字。示例1：這個協(xié)會舉行全國性評獎十余次，獲獎作品有一千多件。協(xié)會吸收了約三千名會員，其中三分之二是有成就的中青年。另外，在三十個省、自治區(qū)、直轄市還設(shè)