會議會務(wù)執(zhí)行要素

1、會議執(zhí)行細(xì)則第一部分：會議執(zhí)行基本注意事項：一、預(yù)算會議及展覽的預(yù)算不是一個概念。通常而言，會議預(yù)算包括以下幾個方面：1、交通費用交通費用可以細(xì)分為：出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費用一一包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目 的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通；會議期間交通費用一一主要是會務(wù)地交通費用，包括住宿地至?xí)慕?通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其 他與會人員可能使用的預(yù)定交通。歡送交通及返程交通一一包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、 車站、港口交通費用。2、會議室/廳費用具體可細(xì)分為：會議場地租金一一通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激

2、光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些 非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)一一比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加 裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。會議設(shè)施租賃費用一一此部分費用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、 筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等， 租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù) 費用。值得注意的是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求(通?？?向?qū)I(yè)的會議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比)，否則可能影響會議的 進(jìn)行。另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格

3、可能相差很 大。會場布置費用一一如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場 租賃費用中。如果有特殊要求，可以另外增加費用。其他支持費用一一這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運 輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時性質(zhì)，如果會 議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓 專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。對于這些單 項服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項要求，并單獨簽訂服務(wù)協(xié)議。3、住宿費用住宿的費用應(yīng)該非常好理解一一值得注意的只是住宿費里面有些價格是完 全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住

4、宿費可能是主要 的開支之一。找專業(yè)的會展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費除與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服 務(wù)項目有關(guān)一一譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、 互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開 放的服務(wù)項目及范圍。4、餐飲費用會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議 目的。早餐早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可(但 考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計就餐人數(shù)不得與實際就餐人 數(shù)相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算一一而改為按預(yù)定人

5、 數(shù)收取費用)中餐及午餐中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算一一自助餐形式，按桌預(yù)算一一圍 桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取 一定數(shù)量的服務(wù)費用。酒水及服務(wù)費通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的， 如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務(wù)費。在高星級酒店舉辦會議宴會， 通常在基本消費水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費。會場茶歇此項費用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時可提出不同時段茶歇的食物、飲 料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務(wù)人員費用，如果主辦方需要非程序 服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與

6、中式兩種一一 西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花 茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。茶歇對于一般的大型會議而言可能不需要，中、小型會議，特別是公司或者 組織高層會議，會間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而 設(shè)置的小型簡易茶話會，當(dāng)然提供的飲品可能不限于中國茶，點心也不限于是中 國點心。通常茶歇的準(zhǔn)備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開放時間 要求等等，一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。大致上茶歇的分類是 中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、 罐裝飲料、微量酒精飲料，點心一般是各類糕點、

7、餅干、袋裝食品、時令水果、 花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝 飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花 式果盤，有的還有中式糕點。聯(lián)誼酒會/舞會事實上，聯(lián)誼酒會/舞會的預(yù)算可能比單獨的宴會復(fù)雜，宴會只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計算。但酒會/舞會的預(yù)算設(shè)計到場地與節(jié)目支持，其預(yù) 算可能需要比較長的時間確認(rèn)：(6)其他一一點心、水果及調(diào)制色酒5、演員及節(jié)目通?？梢赃x定節(jié)目后按場次計算一一預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與 人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡單，與觀看表演的人 數(shù)正相關(guān)一一專場或包場除外。6、視聽

8、設(shè)備除非在室外進(jìn)行，否則視聽設(shè)備的費用通?？梢院雎?。如果為了公共關(guān)系效 果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：設(shè)備本身的租賃費用，通常按天計算設(shè)備的運輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費用，可讓會展服務(wù)商代理 音源一一主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理7、雜費雜費是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時運輸及裝 卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時保 健、翻譯與向?qū)?、臨時商務(wù)用車、匯兌等等。雜費的預(yù)算很難計劃，通?？梢栽?會務(wù)費用預(yù)算中增列不可預(yù)見費用作為機動處理。備注：展覽的預(yù)算與會議預(yù)算的不同相同：住宿費、餐飲

9、費、商務(wù)考察費用(如果有考察計劃的話)。不同：展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發(fā)布會或者酒會。展覽場地租賃：如果展覽在固定的展覽場地進(jìn)行，那么展覽場地的租賃預(yù)算通常按展位計 算。國際標(biāo)準(zhǔn)展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標(biāo)配設(shè)施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設(shè)備可供租賃： 展布支架、視聽設(shè)備、多媒體設(shè)備、裝飾用品、小型搬運工具等。如果是在其他公共場所舉辦展覽（譬如市政廣場或者體育場所等），那么場地 租賃的預(yù)算就很難預(yù)測了一一通常面議，按日計算，價格與場地人流集中度及展 覽時間（是否重要假日等）有關(guān)。二、邀請不管什么樣的會議或者展覽，主辦

10、者當(dāng)然希望適宜的對象（客戶）參加。作為 主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確 認(rèn)通知等3個程序。信息發(fā)布一一從媒體上分有印刷品（包括邀請信函、組織文件、會議通知）、 電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題、 時間、地點（暫定或者候選）、主要議程及安排、費用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會 議（展）企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望?；貓?zhí)一一對于主辦者來說，回執(zhí)是對會展企劃活動成功與否的判定標(biāo)志之一?；貓?zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計（在這之前，需要提醒的是回執(zhí)單的設(shè)計非常重 要，應(yīng)當(dāng)是合理且圓滿的，應(yīng)當(dāng)包括如下信息一一明確的人數(shù)、職務(wù)

11、、性別、聯(lián) 系方式、預(yù)計到達(dá)目的地時間、迎送要求等等）、確認(rèn)回執(zhí)有效（通常以會務(wù)費用 是否交納為標(biāo)志）資源分配一一主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這 一切完成后發(fā)出?；貓?zhí)可以有多種形式一一傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可?；貓?zhí)需要注意的是，如果會展課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬 如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清 楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。確認(rèn)通知一一如果會務(wù)費用確認(rèn)或者有其他方式可以確認(rèn)，可以發(fā)出確認(rèn)通 知。同時發(fā)出的應(yīng)該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事 項等。三、簽到與入住安排如果

12、是小型商務(wù)會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議 或者展覽，那么簽到就是一項復(fù)雜的工作。通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程 不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的一一回執(zhí)統(tǒng)計表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié) 助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓 名及房號的小信封（內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相對明顯的路 徑指示、會議（展覽）須知、會議（展覽）詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功 能開閉說明及付費標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會務(wù)交通使用方式及付費標(biāo)準(zhǔn)等等。 如果可能，盡量使用計算機作簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少

13、于6 人一一工作時間應(yīng)該根據(jù)會展參與人員抵達(dá)時間合理分配。如果事先將回執(zhí)的項目設(shè)計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。四、餐飲安排一般而言，展覽不統(tǒng)一安排餐飲（特邀嘉賓或者重要客戶除外），會議通常統(tǒng) 一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式一一自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西 式及清真系列。統(tǒng)一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控 制（很多酒店對于自助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的最低要求），可以事先制訂餐標(biāo)及餐 譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式 餐飲安排比較復(fù)雜一一特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題 有：開餐時間、每桌人數(shù)、

14、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類 及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓 就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開 席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。五、其他方面：（一）禮儀與迎送對于于會議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序 分解、簡單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定 是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會議、政府性質(zhì)會議要求模特 的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售

15、類會展則需要模特為 企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。（二）健康保障一般情形下，健康保障不需要列入會議或者展覽企劃。但對于特殊會議如有 高齡知名學(xué)者、身體殘疾專家或者政府官員參加的一些會議，那么健康保障就應(yīng) 該納入會議企劃內(nèi)。主要內(nèi)容包括舉辦地醫(yī)療信息的收集、特色?？品植?、急救 車輛呼叫及費用支付辦法、常用藥品少量采購、無障礙通道及洗浴衛(wèi)生設(shè)備的改 造等等。（三）翻譯可能有的人認(rèn)為翻譯只是傳聲筒，是一個工具，所以會議翻譯的安排就如同 其他道具那樣很簡單，只要“采購”就可以了。其實，翻譯是工具不假，但翻 譯是個特殊的工具，是擔(dān)負(fù)思想傳遞的具有思維方式的人（有時候還

16、是會談僵局 的潤滑劑或者緩沖劑）。所以翻譯，特別是臨時聘請的翻譯值得認(rèn)真對待。很多所謂翻譯不是通才（換言之，除翻譯者本身已經(jīng)掌握的知識外，可能對 其他領(lǐng)域的連概念都沒有），而會議涉及的專業(yè)術(shù)語往往很多，而且通常是很生 僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。再者，應(yīng)當(dāng)告訴翻譯發(fā)言者通常 的語速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，并告訴翻譯 版權(quán)所有，翻用必究本次會議大致的研討或者涉及的內(nèi)容。當(dāng)然為了商業(yè)秘密不外瀉，對翻譯必要的 約束是應(yīng)該的一一通常以書面形式約定在多長時間內(nèi)接觸機密的翻譯不得對外 界透露，在此期間內(nèi)雇用方有權(quán)要求翻譯保密，并有權(quán)要求翻譯賠償由于泄密而 帶來的

17、損失。（四）秘書服務(wù)所謂秘書服務(wù)指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、 向?qū)У确?wù)。這些服務(wù)通常是臨時或者按時提供的，在預(yù)算時通常按類別籠統(tǒng)計 算，不在細(xì)分一一可以按不可預(yù)計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司 操作，那么告訴代理公司作好隨時服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。代理公司與主辦方之間 的最后服務(wù)費用核算將通過雙方指定的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可，由雙方財務(wù)或者相 關(guān)人員核定。（五）車輛調(diào)度重要的國際性會議、行業(yè)重要會議、知名公司全球或者大區(qū)會議，參與者通 常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問題，如果在 異地舉辦，那么車輛調(diào)度就值得好好研究。通常，異地舉辦會議基

18、本上委托當(dāng)?shù)?專業(yè)機構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的 車源問題。對于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮 時間安排、預(yù)定的合理車輛數(shù)量、行走時間及線路等等。因此，主辦方應(yīng)該提前 告訴代理方相對準(zhǔn)確的與會者抵達(dá)時間、人數(shù)、此時間段內(nèi)抵達(dá)客人的身份及車 輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時希望采取的彌補措施及愿 意為此承擔(dān)的代價。第二部分：各類型會議（活動）執(zhí)行注意事項：一、交際/酒會交際/酒會一般需要細(xì)心策劃。酒會的目的是加強公共關(guān)系及客戶感情聯(lián)誼， 版權(quán)所有，翻用必究所以氛圍十分重要。交際/酒會通常在一個環(huán)境相對封閉且有特色的地方

19、舉行。涉及的環(huán)節(jié)有： 樂隊(或者音響、音源)、節(jié)目及演員、節(jié)目單、酒水、水果、點心、燒烤食品、 道具、燒烤用具、司儀、交通工具、天氣預(yù)報、第二方案、電器技師、保安人員、 臨時舞伴、助興煙火、廚師、服務(wù)人員等。重點：場地、節(jié)目、司儀、安全保障、服務(wù)程序。由于酒會的規(guī)模及目的不同，沒有完整的標(biāo)準(zhǔn)酒會模式，只能借鑒一些已經(jīng) 舉辦過的酒會實例。二、新聞發(fā)布會新聞發(fā)布會議形式包括記者招待會、新聞發(fā)布會、酒會等。一般來說，酒會 更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對輕松一些，它可以單獨召開，也可 以附屬于其它形式，比如，有的在招待會后舉行酒會或茶會。記者招待會一般是 專題性的，以“答記者問”為主要特色。

20、另外，新聞發(fā)布會由公關(guān)負(fù)責(zé)人執(zhí)行即 可，而記者招待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見的是新聞 發(fā)布會。新聞發(fā)布會要素：目的信息發(fā)布的目標(biāo)受眾擬邀請對象發(fā)布會規(guī)模新聞發(fā)布會涉及到的事情大同小異，一般來說，包括這幾大部分：活動策劃與主題確定節(jié)目策劃與議程安排資料準(zhǔn)備與會人員邀請、溝通與確定時間、場地落實與場景布置產(chǎn)品展示、演示與信息發(fā)布現(xiàn)場氣氛控制新聞發(fā)布會執(zhí)行流程：1、清楚發(fā)布會所要達(dá)成的目標(biāo)，發(fā)布會的類型，以確定其規(guī)格、方向和基本 風(fēng)格。大體上，新聞發(fā)布會可以分為如下幾個類別，而且風(fēng)格也基本沿用下述套路:政治性嚴(yán)肅感高科技產(chǎn)品類一一正規(guī)中帶有活潑農(nóng)業(yè)類別一一親切、環(huán)保文化類別文化

21、感、歷史感一般工業(yè)品科技感、品質(zhì)感娛樂類一一活潑，前衛(wèi)時尚產(chǎn)品一經(jīng)典中帶有時代氣息工藝品類一一經(jīng)典、古拙其他類別一相應(yīng)的風(fēng)格2、成立籌委會，組織相關(guān)的人員，確定組織、人員保障。一個發(fā)布會牽涉到方方面面，各項工作相互鏈接，相互聯(lián)系，彼此交叉， 必須統(tǒng)籌安排，多管齊下，同時進(jìn)行，僅憑一己之力，殊難完成。建立組織的原則：一是“專業(yè)原則”，專業(yè)的人做專業(yè)的事，知人善任。比如，經(jīng)銷商的溝 通，市場銷售部門是對口部門。其中，專家、官員溝通一般要公關(guān)負(fù)責(zé)人、企業(yè) 高層出面，不另設(shè)組。新聞界的溝通與資料的準(zhǔn)備都是公關(guān)部門人員的專業(yè)特長， 故新聞界的溝通也不另設(shè)組；二是“平衡原則”，因事設(shè)組，每個組的工作量相對

22、平衡；三是“分工原則”，分工應(yīng)該明確，職責(zé)分明，以防止互相推委的現(xiàn)象， 另外，隸屬分工和橫向協(xié)作都要明確；四是“扁平原則”，一般在大型的活動中 有多層次的“金字塔”結(jié)構(gòu)，但在中型的活動中，不宜層級大多，以保證靈活機 動，人員不要太多，精干、高效為要；五是“制度原則”，盡管是臨時性組織， 但一旦加入組織機構(gòu)，人員就應(yīng)受規(guī)章制度的約束。發(fā)布會通常牽涉到各個部門，一般來說，公司或組織得高層及分管副總會 在籌委會中擔(dān)任一定的職務(wù)。公司高層，甚至于最高領(lǐng)導(dǎo)人會有些講話和表態(tài)。 在整個活動中，相關(guān)部門人員的工作可能在時間上會與其日常工作相沖突，贏得 各個部門的理解和支持很重要?；I辦新聞發(fā)布會，牽扯的精力和

23、時間比較多，條件許可的話，應(yīng)該請專業(yè)公司代 理。3、確定時間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。時間的控制，一般以時間進(jìn)度表（倒計時）的方式來表現(xiàn)。注意在安排的時 間上要合理，同時要留有余地，一般來說，前面的時間、進(jìn)度要安排得緊湊一些， 保證后面有時間來調(diào)整、完善。整個活動是一個系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動中各項工作內(nèi)容之間的相互 銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機組合的過程管理。比如在活動中，主題內(nèi)容、意 義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實 場地，場地落實才能現(xiàn)場布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對于整個活動的各個部 分有著清晰的認(rèn)識，便于找出工作的關(guān)鍵點、重點、難點

24、，一般以程序框圖表現(xiàn)。4、活動策劃、確定活動主題?；顒硬邉澲饕ㄈ缦聝?nèi)容：會議議程策劃安排：大多數(shù)發(fā)布會整個過程就是講話，念稿件，例行演 示。 實際上，盡管發(fā)布會是一個正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是 會議的開幕。在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小 時為宜。特別是發(fā)言的時間，演講稿件字?jǐn)?shù)應(yīng)該控制在把問題講清楚的長度，不 宜太長，也不宜太短，實踐中，15分鐘到20分鐘之間比較合適。主題策劃發(fā)布會的主題：可以有多種取法，常見的是在主題中直接出現(xiàn) “XXX發(fā)布會”字樣，也有的有一個大的主題，下面為正題，也有兩者的結(jié)合。另外，按照國家新聞出版有關(guān)部門的規(guī)定，凡

25、是主題中有“新聞”字樣的發(fā)布會， 須經(jīng)國家新聞出版部門的審批。一般來說，實踐中，很多企業(yè)略去“新聞”字樣， 采用其它稱法。確定參會人員是一項很重要的工作，也是一個變化較多的因素，而它的變 化將影響到整個發(fā)布會的規(guī)格與規(guī)模，進(jìn)而影響發(fā)布會的各個因素。比如，重要 人物的出席和缺席可能影響規(guī)格，或者方便起見，會議地點或會議的一部分內(nèi)容 改為機場、貴賓室進(jìn)行，或者時間調(diào)整等。因此，這是總協(xié)調(diào)工作控制的“關(guān)鍵 點”，宜重點來抓。參會人員的選擇:服務(wù)發(fā)布內(nèi)容需要的原則，選擇相關(guān)性強的人員參加。 一般來說，官員都選擇講話較有份量的人物，而專家則是在該領(lǐng)域有建樹或名氣 大的人。新聞記者：新聞記者則是發(fā)布會的重

26、頭，一般來說，先造一份擬邀請的 名單，提前一周時間發(fā)出邀請函，然后電話落實。時間較突然的新聞事件可以采 用電話和傳真的方式。落實好后做好分類的統(tǒng)計工作。5、擬定活動策劃案和具體操作方案?；顒硬邉澃甘侵笇?dǎo)整個活動的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)文本，供策劃活動用。一般來說， 會議核心成員才提供。具體操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者協(xié)助代理公關(guān)公司，指導(dǎo)整個活動的具 體操作，一般比較詳細(xì)，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內(nèi)容，時間 上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。6、新聞通稿及相關(guān)資料準(zhǔn)備提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋 的形式，整理妥當(dāng)，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會前發(fā)放給新聞媒體，順序依 次為：會議

27、議程新聞通稿演講發(fā)言稿公司/組織宣傳冊有關(guān)圖片紀(jì)念品（或紀(jì)念品領(lǐng)用券）企業(yè)新聞負(fù)責(zé)人名片（新聞發(fā)布后進(jìn)一步采訪、新聞發(fā)表后寄達(dá)聯(lián)絡(luò)）新聞通稿包括如下：消息稿。字?jǐn)?shù)較短，一般在1000字以內(nèi)，發(fā)布起來快，有的媒體在發(fā)布 會結(jié)束不到一小時就已經(jīng)出版。通訊稿。篇幅較長，內(nèi)容充實，一般是深度分析，重點報道。消息不能講 清楚的背景等問題可以進(jìn)行詳細(xì)闡述。消息一般是一篇即可，通訊稿則可以從不 同角度提供多篇，也可以以答記者問的形式表現(xiàn)。背景材料。圖片資料。（說明：以上資料一般以書面形式提供，也可以另外附電腦光盤、軟盤的形式。）重要發(fā)言。對新聞記者有用的發(fā)言稿。比如，企業(yè)最高負(fù)責(zé)人的發(fā)言，技 術(shù)、營銷分管領(lǐng)

28、導(dǎo)的發(fā)言等，有些有新聞價值的代表的發(fā)言也可以列入新聞記者 的資料中，但是以對記者報道有益為標(biāo)準(zhǔn)。公司或組織的宣傳冊。參會重要人物、知名人士材料。7、時間選擇與場地落實、現(xiàn)場布置。（1）時間選擇在新聞策劃中是一種藝術(shù)，發(fā)布時機選擇不同，效果迥異。企業(yè)發(fā)布會有時要避開重大的事件、會議，比如“兩會期間”版面較緊張， 記者也大多有安排，時間上不能保證。有時則要趨近于某些時機，比如相關(guān)性大 的時候，起到借勢的效果。另外，在時間上，一般選擇人們?nèi)菀子浧鸬娜兆樱绻?jié)日，一月之月初、月 末，也要避開一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他節(jié)假日，可以考慮在下 午進(jìn)行。（2）場地的選擇上，一般綜合考慮以下幾點：是

29、品位與風(fēng)格。場地可以選擇戶外，也可以選擇在室內(nèi)，但以室內(nèi)為常見。因為各方面的配 套好一些。版權(quán)所有，翻用必究酒店有不同的星級，從此次發(fā)布會來看，選擇五星級或四星級是可以的。另外，非正式的會議，或離自然、健康較近的產(chǎn)品屬性，可以選擇在避暑山 莊等地召開。酒店也有不同的風(fēng)格，不同的定位，選擇酒店的風(fēng)格要注意與發(fā)布會的內(nèi)容 相統(tǒng)一。是實用性與經(jīng)濟(jì)性。會議廳容納人數(shù)？主席臺的大??？投影設(shè)備、電源？布景、胸部麥克風(fēng)、遠(yuǎn) 程麥克風(fēng)？相關(guān)服務(wù)如何？住宿、酒品、食物、飲料的提供？價錢是否合理？有 沒有空間的浪費？等等，這些都要考慮。方便性。離主要媒體、重要人物的遠(yuǎn)近，交通是否便利，泊車是否方便？（3）現(xiàn)場布置

30、包括：背景布置。主題背景板，內(nèi)容含主題、會議日期，有的會寫上召開城市， 顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業(yè)VI為基準(zhǔn)。酒店外圍布置。如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等，各個酒店有 所不同，有的允許，有的不允許。席位擺放。擺放方式：發(fā)布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放，有的非正式、討論 性質(zhì)的會議是圓桌擺放式。注意確定主席臺人員。不過，現(xiàn)在很多會議采用主席 臺只有主持人位和發(fā)言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。擺放原則：“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”。注意：席位的預(yù)留，一般在后面會準(zhǔn)備一些無桌子的坐席。相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會前要反復(fù)調(diào)試，保證不出故障。簽到與迎接。一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有

31、導(dǎo)引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務(wù)。事 先可請好禮儀小姐迎賓。一般會議會要求與會者留下名片，準(zhǔn)備好“請賜名片”。8、現(xiàn)場控制?，F(xiàn)場控制是體現(xiàn)總協(xié)調(diào)人應(yīng)變能力的一環(huán)，事實上，一個好的協(xié)調(diào)人會將工 版權(quán)所有，翻用必究作做在前面：首先是預(yù)防變數(shù)的發(fā)生。比如平時做一些培訓(xùn)，事前做一些排練。 從實踐來看，現(xiàn)場的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節(jié)上的疏忽。 應(yīng)該重點重視這些方面；其次，要在事前準(zhǔn)備好備選方案；再次，注意積累現(xiàn)場 的靈活應(yīng)變的處理技巧。對于前來的官員、經(jīng)銷商要有人陪同和溝通，對于前來的記者，應(yīng)該一視同 仁，不能對A媒體公開某些情況而對B媒體則保密。對于記者個人挖掘的新聞一 般不宜轉(zhuǎn)告

32、他人。在氣氛的控制上，總協(xié)調(diào)人處于一個平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與 會者的心情也會舒暢。另外一個重要因素是主持人，如果是自己主持則會好一些， 但往往是分身乏術(shù)，因此在發(fā)布會中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持 充分溝通，讓他（她）對整個會議的風(fēng)格有個大致的了解與把握。在產(chǎn)品的演示講解過程中，可以用一些現(xiàn)代科技手段，結(jié)合做好的示意圖、 三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會者的理解。答記者問上，一般來說，由一位主答人負(fù)責(zé)回答，必要時，如涉及到專業(yè)性 強的問題，由他人輔助。在國內(nèi)，大多數(shù)記者不會提惡意刁難的問題，有時連善意刁難的問題都少涉 及到，往往覺得太不精彩。事實上，提問能夠反映記者對會議內(nèi)容理解、把握的 廣度和深度，是記者站在大眾的立場提出爭議點、重點、難點和大眾關(guān)心的“點”，更有助于傳播。發(fā)布會前一般會準(zhǔn)備記者答問備忘提