教學(xué)課件：《辦公自動(dòng)化實(shí)用教程》(第3版)

1、第1章 辦公自動(dòng)化概述辦公自動(dòng)化實(shí)用教程（第三版）本章目錄1.1辦公自動(dòng)化的概念1.2 辦公自動(dòng)化的發(fā)展1.3 辦公信息系統(tǒng)的組成與功能1.4 辦公信息系統(tǒng)類(lèi)型與應(yīng)用實(shí)例1.5 辦公信息系統(tǒng)的安全與保密2022/7/2021.1 辦公自動(dòng)化的概念 1.1.1 辦公自動(dòng)化的含義1 1.1.2 辦公自動(dòng)化的作用2 1.1.3 辦公自動(dòng)化的層次3 1.1.4 辦公自動(dòng)化的模式42022/7/2031.1.1 辦公自動(dòng)化的含義1/2辦公自動(dòng)化（Office Automation, OA）的概念，由美國(guó)通過(guò)汽車(chē)公司D.S.哈特于1936年首次提出。20世紀(jì)70年代，美國(guó)麻省理工學(xué)院教授M.C.Zisma

2、n將其定義為：“辦公自動(dòng)化就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理的一項(xiàng)綜合技術(shù)。”2022/7/2041.1.1 辦公自動(dòng)化的含義1/21985年，我國(guó)召開(kāi)第一次辦公自動(dòng)化規(guī)劃討論會(huì)，與會(huì)的專(zhuān)家、學(xué)者們綜合了國(guó)內(nèi)外的各種意見(jiàn)，將辦公自動(dòng)化定義為：辦公自動(dòng)化是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的一部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)，其目的是盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，求得更好的效果，以達(dá)到既定（即經(jīng)濟(jì)、政治、

3、軍事或其它方面的）目標(biāo)。辦公自動(dòng)化的核心任務(wù)是為各領(lǐng)域各層次的辦公人員提供所需的信息。2022/7/2051.1.1 辦公自動(dòng)化的作用 1.實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的高效率、高質(zhì)量。辦公自動(dòng)化的開(kāi)展，使參與辦公活動(dòng)的人員能夠使用新的手段改變傳統(tǒng)的信息生成、傳輸、處理的手段和方法。2.實(shí)現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度。以計(jì)算機(jī)為代表的辦公設(shè)備，處理速度快、存儲(chǔ)容量大，在相應(yīng)軟件配合下，可向辦公人員提供多種多樣的服務(wù)，對(duì)各項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)工作會(huì)起到輔助決策的作用。3.實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的智能化。自動(dòng)化、智能化的信息設(shè)備可以代替工作人員來(lái)完成那些重復(fù)的、瑣碎的以及適合使用智能化機(jī)器的工作，以提高辦公速度以及準(zhǔn)確性，提高業(yè)務(wù)

4、處理的智能化水平。2022/7/2061.1.1 辦公自動(dòng)化的層次1事務(wù)處理型為最基本的應(yīng)用，包括文字處理、個(gè)人日程安排、行文辦理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報(bào)表、人事管理、工資管理，以及其它事務(wù)處理。2管理控制型為中間層，它包含事務(wù)處理型。該層次的OA主要是管理信息系統(tǒng)，它利用各業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，提煉出有用的管理信息，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)營(yíng)效率。3. 輔助決策型為最上層的應(yīng)用，它以事務(wù)處理型和管理控制型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，同時(shí)又以其自有的決策模型為支持。該層次的OA主要是決策支持系統(tǒng)，它運(yùn)用科學(xué)的數(shù)學(xué)模型，以單位內(nèi)部外部的信息為條件，為單位領(lǐng)導(dǎo)提供決

5、策參考和依據(jù)。2022/7/2071.1.4 辦公自動(dòng)化的模式1. 個(gè)人辦公自動(dòng)化 個(gè)人辦公自動(dòng)化指支持個(gè)人辦公的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，這些技術(shù)包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子報(bào)表處理以及圖像圖像處理技術(shù)等內(nèi)容。2群體辦公自動(dòng)化 群體辦公自動(dòng)化用來(lái)支持群體間的動(dòng)態(tài)協(xié)同辦公，一般是指針對(duì)越來(lái)越頻繁出現(xiàn)的跨單位、跨專(zhuān)業(yè)和超地理界限的信息交流和業(yè)務(wù)交匯的協(xié)同化自動(dòng)辦公的技術(shù)和系統(tǒng)。 2022/7/2081.2 辦公自動(dòng)化的發(fā)展 1.2.1 辦公自動(dòng)化的起源1 1.2.2 辦公自動(dòng)化設(shè)備的發(fā)展2 1.2.3 辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)3 1.2.4 我國(guó)辦公自動(dòng)化的發(fā)展現(xiàn)狀4 1.2.5 辦公自動(dòng)化人員的技能要求52

6、022/7/2091.2.1 辦公自動(dòng)化的起源 美國(guó)最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。20世紀(jì)60年代初，美國(guó)IBM公司生產(chǎn)了一種半自動(dòng)化的打字機(jī)，它具有編輯功能，是現(xiàn)代文字處理機(jī)的早期產(chǎn)品。不久，IBM公司就使用了文字處理機(jī)，實(shí)現(xiàn)了文書(shū)起草、編輯、修改、打印工作的處理，從而揭開(kāi)了辦公自動(dòng)化的序幕。從20世紀(jì)80年代初以來(lái)，由于適合辦公需要的電子計(jì)算機(jī)、通信設(shè)備及各類(lèi)辦公設(shè)備的出現(xiàn)，辦公自動(dòng)化的進(jìn)程大大加快，并且形成新型綜合學(xué)科辦公自動(dòng)化。20世紀(jì)80年代到90年代，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)始在世界各國(guó)得到較快的發(fā)展。2022/7/20101.2.2 辦公自動(dòng)化設(shè)備的發(fā)展從世界范圍來(lái)看，盡管各個(gè)國(guó)家情況有所不

7、同，但辦公自動(dòng)化的發(fā)展過(guò)程在技術(shù)設(shè)備的使用上大都經(jīng)歷了單機(jī)、局部網(wǎng)絡(luò)、一體化、全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化四個(gè)階段。1單機(jī)設(shè)備階段（1975年以前）2局部網(wǎng)絡(luò)階段（1975年1982年）3一體化階段（1983年1990年）4全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化階段（1990年現(xiàn)在）2022/7/20111.2.3辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化辦公操作無(wú)紙化辦公服務(wù)無(wú)人化辦公業(yè)務(wù)集成化辦公設(shè)備移動(dòng)化辦公思想?yún)f(xié)同化辦公信息多媒體化2022/7/20121.2.4 我國(guó)辦公自動(dòng)化的發(fā)展現(xiàn)狀我國(guó)OA工作開(kāi)始于20世紀(jì)80年代初，在之后30年的發(fā)展中，先后經(jīng)歷了啟蒙動(dòng)員階段（1985年以前）、初見(jiàn)成效階段（1986年1990年

8、）、快速發(fā)展階段（1990年20世紀(jì)末）、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用階段（21世紀(jì)以后）四個(gè)發(fā)展階段。目前，構(gòu)筑單位內(nèi)部Intranet平臺(tái)、實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)(e-business)或電子政務(wù)（e-government）已成為眾多單位的當(dāng)務(wù)之急；設(shè)計(jì)信息系統(tǒng)方案、添置硬件設(shè)備、建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、選擇應(yīng)用軟件也成為每個(gè)單位的信息主管日常工作中的重要部分。2022/7/20131.2.5 辦公自動(dòng)化人員的技能要求 對(duì)于很多辦公事務(wù)的處理，要求其必須具備快速的軟件處理能力，包括：信息檢索 文稿處理 表格繪制 數(shù)據(jù)處理 圖表創(chuàng)建 幻燈片制作 文件共享 網(wǎng)絡(luò)發(fā)布 辦公設(shè)備應(yīng)用2022/7/2014表1-1某

9、公司人力資源部文員一周的工作記錄2022/7/20151.3 辦公信息系統(tǒng)的組成與功能 1.3.1 辦公信息系統(tǒng)的含義1 1.3.2 辦公信息系統(tǒng)的組成2 1.3.3 辦公信息系統(tǒng)的功能32022/7/20161.3.1 辦公信息系統(tǒng)的含義 20世紀(jì)90年代以后，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展不僅為辦公自動(dòng)化提供了信息交流的手段與技術(shù)支持，更使辦公活動(dòng)跨時(shí)空的信息采集、處理與利用成為可能，并為辦公自動(dòng)化賦予了新的內(nèi)涵和應(yīng)用空間，也提出了新的問(wèn)題與要求。在2000年11月召開(kāi)的辦公自動(dòng)化國(guó)際學(xué)業(yè)術(shù)研討會(huì)上，專(zhuān)家們建議將辦公自動(dòng)化更名為辦公信息系統(tǒng)（Office Information Systems，OIS）

10、，認(rèn)為：OIS是以計(jì)算機(jī)科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，以提高專(zhuān)項(xiàng)和綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人機(jī)信息系統(tǒng)。 2022/7/20171.3.2 辦公信息系統(tǒng)的組成 1辦公人員包括高層領(lǐng)導(dǎo)、中層干部等管理決策人員，秘書(shū)、通信員等辦公室工作人員，以及系統(tǒng)管理員、軟硬件維護(hù)人員、錄入員等其他人員。2辦公信息辦公信息是各類(lèi)辦公活動(dòng)的處理對(duì)象和工作成果。辦公在一定的意義上講就是處理信息。3辦公流程辦公流程是有關(guān)辦公業(yè)務(wù)處理、辦公過(guò)程和辦公人員管理的規(guī)章制度、管理規(guī)則。辦公流程的科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化，將使辦公活動(dòng)易于納入自動(dòng)化的軌道。4辦公設(shè)備

11、現(xiàn)代化辦公設(shè)備包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、電話、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、微縮設(shè)備等。辦公自動(dòng)化的環(huán)境要求辦公設(shè)備主要以現(xiàn)代化設(shè)備為主。2022/7/20181.3.3 辦公信息系統(tǒng)的功能 1辦公信息系統(tǒng)的基本功能從外在形式上看，辦公信息系統(tǒng)的基本功能包括八個(gè)方面:公文管理 、會(huì)議管理 、部門(mén)事務(wù)處理 、個(gè)人辦公管理 、領(lǐng)導(dǎo)日程管理 、文檔資料管理 、人員權(quán)限管理 、業(yè)務(wù)信息管理 。2網(wǎng)絡(luò)化辦公環(huán)境下辦公信息系統(tǒng)的集成功能 在網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下，一個(gè)完整的OIS應(yīng)具有七個(gè)方面的集成化功能：建立內(nèi)部通信平臺(tái) 、建立信息發(fā)布平臺(tái) 、工作流程自動(dòng)化 、文檔管理自動(dòng)化 、輔助辦公自動(dòng)化 、業(yè)務(wù)信息集成、實(shí)現(xiàn)分布式辦

12、公。 3辦公信息系統(tǒng)的功能框架 （參見(jiàn)下頁(yè)）2022/7/2019圖1-1 辦公信息系統(tǒng)的功能框架2022/7/20201.4 辦公信息系統(tǒng)類(lèi)型與應(yīng)用舉例 1.4.1 信息系統(tǒng)的8種常見(jiàn)應(yīng)用類(lèi)型11.4.2 政府性辦公信息系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)例21.4.3 智能大廈辦公信息系統(tǒng)應(yīng)用介紹32022/7/20211.4.1 辦公信息系統(tǒng)的8種常見(jiàn)應(yīng)用類(lèi)型 政府型 事業(yè)型 企業(yè)型 經(jīng)營(yíng)型 專(zhuān)業(yè)型 案例型 控制型 事務(wù)型2022/7/20221.4.2 政府型辦公信息系統(tǒng)實(shí)例介紹省政府辦公信息系統(tǒng)建于1997年，由一家專(zhuān)業(yè)政府網(wǎng)絡(luò)辦公軟件提供商負(fù)責(zé)規(guī)劃、設(shè)計(jì)，整個(gè)系統(tǒng)圍繞電子協(xié)作、信息管理思路建設(shè)，邊應(yīng)用邊修改

13、完善，其建設(shè)目的是通過(guò)計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)手段建成一個(gè)高質(zhì)量、高效率、智能化的辦公信息系統(tǒng)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)辦公提供信息服務(wù)，提高辦公廳辦公效率，減輕工作人員負(fù)擔(dān)，節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)，從而實(shí)現(xiàn)行政機(jī)關(guān)的辦公自動(dòng)化、辦公無(wú)紙化、資源信息化、決策科學(xué)化。2022/7/20231系統(tǒng)平臺(tái)與總體結(jié)構(gòu)2022/7/20242系統(tǒng)的功能特點(diǎn)（1）系統(tǒng)界面為廣大用戶習(xí)慣的Windows頁(yè)面風(fēng)格，方便了用戶使用，系統(tǒng)的穩(wěn)定性沒(méi)有損失。（2）系統(tǒng)通用性好，擴(kuò)充性強(qiáng)，可以與不同的通訊方式、不同的文檔格式、以及大型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)等能夠有機(jī)地結(jié)合。（3）辦公業(yè)務(wù)和待辦事宜配合使用，使流程更加直觀。一般用戶只需經(jīng)常查看并辦理待辦事

14、宜即可進(jìn)行日常辦公。（4）完善的流程跟蹤和控制，詳細(xì)記錄公文的當(dāng)前狀態(tài)、辦理的過(guò)程和擬辦、批示意見(jiàn)以及辦理結(jié)果。（5）全文搜索功能。在系統(tǒng)中提供了功能強(qiáng)大的全文搜索功能，無(wú)論系統(tǒng)中存有成千上萬(wàn)的海量信息，您都能在幾秒內(nèi)找到需要的信息。（6）系統(tǒng)中提供了對(duì)文件信息按照不同的分類(lèi)進(jìn)行查詢（按文號(hào)、按年度、按關(guān)鍵詞）。同時(shí)還提供全文搜索功能以滿足在海量信息中找出所需要的信息。另外用戶可以將感興趣的信息引出至本地，以便其它文稿使用。2022/7/20253與下級(jí)單位聯(lián)接示意圖2022/7/20264軟件模塊功能簡(jiǎn)述（1）收文系統(tǒng)和發(fā)文系統(tǒng)（2）待辦事宜系統(tǒng)（3）文檔管理系統(tǒng)（4）政務(wù)信息系統(tǒng)（5）信息

15、采編系統(tǒng)（6）會(huì)議管理系統(tǒng)（7）領(lǐng)導(dǎo)講話管理系統(tǒng)（8）領(lǐng)導(dǎo)日程安排（9）督辦查辦系統(tǒng)（10）遠(yuǎn)程信息上報(bào)系統(tǒng)（11）遠(yuǎn)程公文上報(bào)系統(tǒng)（12）電子郵件系統(tǒng) （13）公用信息系統(tǒng)2022/7/20275. 系統(tǒng)使用效果省政府機(jī)關(guān)實(shí)施辦公信息系統(tǒng)以后，達(dá)到了如下效果：第一，便于充分利用政府機(jī)關(guān)掌握著的社會(huì)信息資源；第二，有利于提高政府機(jī)關(guān)的辦公效率；第三，有利于減小機(jī)關(guān)公務(wù)員的勞動(dòng)強(qiáng)度；第四，可以實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公、節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)；第五，可以使政府對(duì)社會(huì)公眾提供更好的服務(wù)；第六，可以充分利用政府內(nèi)部的知識(shí)資源和技能。2022/7/20281.4.3智能大廈辦公信息系統(tǒng)應(yīng)用介紹智能大廈俗稱(chēng)3A大廈，包括BAS

16、(Building Automation System，樓宇自動(dòng)化)，OAS( Office Automation System，辦公自動(dòng)化)，CAS(Communication Automation System，通信自動(dòng)化) ，也有人將 BAS中的FAS( Fire Automation System，消防自動(dòng)化)和 SAS(Safety Automation System，保安自動(dòng)化)分離出來(lái)，將它們作為獨(dú)立的系統(tǒng)，稱(chēng)之為5A大廈。智能大廈利用系統(tǒng)集成方法，將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與建筑藝術(shù)有機(jī)結(jié)合，通過(guò)對(duì)設(shè)備的自動(dòng)監(jiān)控、對(duì)信息資源的管理和對(duì)使用者的信息服務(wù)及其與建筑的優(yōu)化組合，

17、實(shí)現(xiàn)語(yǔ)音、圖像、數(shù)據(jù)、文字等信息的一體化處理，并具備事務(wù)處理、管理控制、決策支持等功能，是社會(huì)信息化發(fā)展的結(jié)果，是多學(xué)科，高新技術(shù)的巧妙集成。本節(jié)介紹一個(gè)智能大廈辦公信息系統(tǒng)的基本組成和主要功能。2022/7/20291.5 辦公信息系統(tǒng)的安全與保密 1.5.1 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的含義11.5.2 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的影響因素2 1.5.3 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的制度管理3 1.5.4 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的技術(shù)方法41.5.5 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的對(duì)策方案52022/7/20301.5.1 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的含義 在辦公信息系統(tǒng)中，安全是指為防止有意或無(wú)意的破壞系統(tǒng)軟

18、硬件及信息資源行為的發(fā)生，避免企業(yè)遭受損失所采取的措施，包括硬件安全、軟件安全、數(shù)據(jù)安全和運(yùn)行安全；保密是指為防止有意竊取信息資源行為的發(fā)生，使企業(yè)免受損失而采取的措施。 2022/7/20311.5.2 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的影響因素 1人為因素 人為因素是指系統(tǒng)運(yùn)行中由人的行為造成的不利因素。2自然因素 自然因素是指自然界、環(huán)境等影響造成的對(duì)OIS的不利因素，如水災(zāi)、火災(zāi)、雷電、地震、電磁波等。這一類(lèi)因素的危害主要是針對(duì)系統(tǒng)設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)、通信線路等的。3技術(shù)因素 物理方面 軟件方面 數(shù)據(jù)方面2022/7/20321.5.3 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的制度管理 為確保辦公信息系統(tǒng)的安全，在

19、系統(tǒng)安全和保密控制方面應(yīng)采取以下具體管理制度。 (1) 建立計(jì)算機(jī)管理和監(jiān)察機(jī)構(gòu)，制定系統(tǒng)安全目標(biāo)和具體的管理制度。 (2) 對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的關(guān)鍵場(chǎng)所，如主機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)控制室、數(shù)據(jù)介質(zhì)庫(kù)房和終端室，應(yīng)視不同情況進(jìn)行安全保護(hù)，重要部位應(yīng)安裝電視監(jiān)視設(shè)備，有的區(qū)域應(yīng)設(shè)置報(bào)警系統(tǒng)。 (3) 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)啟用前進(jìn)行安全性檢查，重要部門(mén)的計(jì)算機(jī)在啟用前要報(bào)請(qǐng)有關(guān)部門(mén)進(jìn)行安全保密檢查，如有否計(jì)算機(jī)病毒或邏輯炸彈等非法程序侵入等。 (4) 執(zhí)行主要任務(wù)的機(jī)構(gòu)應(yīng)該做到專(zhuān)機(jī)、專(zhuān)盤(pán)、專(zhuān)用；重要數(shù)據(jù)應(yīng)定時(shí)、及時(shí)備份。 2022/7/20331.5.3 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的制度管理 (5) 采用口令識(shí)別、分級(jí)授權(quán)、存取

20、控制等成熟的安全技術(shù)。 (6) 進(jìn)行安全審計(jì)，掌握非法用戶訪問(wèn)或合法用戶的非法操作，以便發(fā)現(xiàn)潛在的問(wèn)題，及時(shí)制止非法活動(dòng)或者對(duì)剛出現(xiàn)的問(wèn)題采取補(bǔ)救措施。 (7) 禁止使用來(lái)歷不明的磁盤(pán)，嚴(yán)禁玩游戲；慎重使用共享軟件，盡量不從網(wǎng)上下載軟件，來(lái)歷不明的電子郵件不要隨便查閱。 (8) 完整地制作系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件的備份，并結(jié)合系統(tǒng)的日常運(yùn)行管理與系統(tǒng)維護(hù)，做好數(shù)據(jù)的備份及備份的保管工作。 (9) 敏感數(shù)據(jù)盡可能以隔離方式存放，由專(zhuān)人保管。 2022/7/20341.5.4 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的技術(shù)方法 1用戶認(rèn)證技術(shù)2安全監(jiān)視技術(shù)3“防火墻”技術(shù)4終端識(shí)別技術(shù)5安全加權(quán)技術(shù)6反病毒技術(shù)7數(shù)據(jù)加密

21、技術(shù) 8數(shù)字簽名技術(shù) 9用戶的自我保護(hù) 2022/7/20351.5.5 辦公信息系統(tǒng)安全與保密的對(duì)策方案 （1）加強(qiáng)系統(tǒng)安全的制度建設(shè)，制定嚴(yán)格的信息系統(tǒng)安全和保密管理制度；對(duì)有關(guān)涉秘人員，要簽訂保密協(xié)議；對(duì)全部系統(tǒng)應(yīng)用人員進(jìn)行安全知識(shí)的宣傳和培訓(xùn)；加強(qiáng)系統(tǒng)使用人員的安全意識(shí)，培養(yǎng)他們數(shù)據(jù)備份、信息保護(hù)、安全防范的基本能力。（2）直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、電子郵件以及應(yīng)用系統(tǒng)提供的安全控制機(jī)制，對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行控制和管理（例如對(duì)Windows系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)機(jī)密碼，為應(yīng)用程序設(shè)計(jì)用戶權(quán)限和用戶密碼、對(duì)涉秘核心人員的郵箱進(jìn)行安全設(shè)置、對(duì)數(shù)據(jù)表格等重要文件設(shè)置密碼等）。（3）在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的桌面工作站上安裝防

22、病毒軟件，加強(qiáng)病毒的防范。（4）在Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設(shè)備。（5）對(duì)重要信息的傳輸采用加密技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)。 2022/7/2036Thank You !第2章 辦公中的文字處理辦公自動(dòng)化實(shí)用教程（第三版）2.1 文字處理工作內(nèi)容簡(jiǎn)介2.2簡(jiǎn)單辦公文檔制作流程2.3公文行文規(guī)范及其制作2.4復(fù)雜長(zhǎng)文檔的編排方法2.5辦公中的圖形對(duì)象制作本章目錄392022/7/202.1 文字處理工作內(nèi)容簡(jiǎn)介 2.1.1 文字處理與文字處理軟件1 2.1.2 文字處理軟件的操作流程2402022/7/202.1.1 文字處理及其文字處理軟件文字處理是各種辦公活動(dòng)中最基礎(chǔ)

23、的工作，也是計(jì)算機(jī)進(jìn)入辦公室后最早涉及的工作領(lǐng)域。文字處理需要借助文字處理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，目前常用的主要是Microsoft Office 和國(guó)產(chǎn)的WPS Office。一個(gè)好的文字處理軟件，要能幫助用戶完成寫(xiě)作的全過(guò)程：文章構(gòu)思、編寫(xiě)大綱、輸入編輯、結(jié)構(gòu)控制、格式編排直至打印輸出。在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境支持下，還可以實(shí)現(xiàn)多人協(xié)同合同，共同編輯相關(guān)文檔，通過(guò)設(shè)置還可以保留每個(gè)人的修改“痕跡”，對(duì)多人的修改還可以進(jìn)行合并處理。412022/7/20辦公中計(jì)算機(jī)文字處理的基本工作過(guò)程文字處理軟件的主要功能1文件存儲(chǔ) 2內(nèi)容編輯3簡(jiǎn)單排版 4輸入校驗(yàn)5輸出 6提供輸入輸出接口7對(duì)象的嵌入與鏈接422022/7/2

24、0圖2-2 文檔處理操作流程2.1.2 文字處理軟件的操作流程432022/7/202.2簡(jiǎn)單辦公文檔制作流程 2.2.1 文檔內(nèi)容的錄入1 2.2.2 文檔內(nèi)容的編輯2 2.2.3 設(shè)置字體和段落格式3 2.2.4 添加項(xiàng)目符號(hào)與編號(hào)4 2.2.5 頁(yè)面設(shè)置5 2.2.6 打印預(yù)覽62.2.7 文檔的打印輸出72.2.8 文檔的網(wǎng)上發(fā)布8442022/7/202.2.1 文檔內(nèi)容的錄入1啟動(dòng)軟件并設(shè)置輸入方法 （1）啟動(dòng)Word 2007軟件。 （2）建立一個(gè)新文件，并以“招聘啟事”為文件名，將其保存到電腦中的適當(dāng)位置。 （3）按組合鍵，在漢字輸入方法之間切換,最終選擇合適的輸入方法。452

25、022/7/202.2.1 文檔內(nèi)容的錄入2輸入啟事的文本內(nèi)容 在錄入過(guò)程中，原則上應(yīng)進(jìn)行單純錄入，然后再進(jìn)行編輯排版。單純錄入的原則是： （1）不要用空格鍵進(jìn)行字間距的調(diào)整以及標(biāo)題居中、段落首行縮進(jìn)的設(shè)置。 （2）不要用回車(chē)鍵進(jìn)行段落間距的排版，當(dāng)一個(gè)段落結(jié)束時(shí)，才按回車(chē)鍵。 （3）不要用連續(xù)按回車(chē)鍵產(chǎn)生空行的方法，進(jìn)行內(nèi)容分頁(yè)的設(shè)置。462022/7/202.2.1 文檔內(nèi)容的錄入3特殊符號(hào)的錄入 除文字外，有時(shí)還要輸入特殊符號(hào)（例如：、等），方法有三種： （1）菜單法：通過(guò) “插入” “符號(hào)”（“特殊符號(hào)”）來(lái)輸入。 （2）軟鍵盤(pán)法：利用右鍵單擊輸入方法狀態(tài)欄最右邊的“軟鍵盤(pán)”按鈕，從彈

26、出的13種供選鍵盤(pán)中選“特殊符號(hào)”、“標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”或其他符號(hào)鍵盤(pán)，利用按鍵輸入。 （3）鍵盤(pán)法：對(duì)于特殊符號(hào)，必須采用上述方法來(lái)進(jìn)行輸入；而對(duì)于常用的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，除了采用上述方法外，還可以如表2-1所列出那樣，充分利用鍵盤(pán)來(lái)進(jìn)行快速錄入。 472022/7/202.2.1 文檔內(nèi)容的錄入表2-1 中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的鍵盤(pán)輸入法中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)名標(biāo)點(diǎn)符號(hào)對(duì)應(yīng)鍵符號(hào)狀態(tài) 頓號(hào)、中文符號(hào)居中實(shí)心點(diǎn)Shift+2中文符號(hào)破折號(hào)Shift+-中文符號(hào)下劃線_連續(xù)按Shift+-英文符號(hào)省略號(hào)Shift+6中文符號(hào)左書(shū)名號(hào)中文符號(hào)482022/7/202.2.2 文檔內(nèi)容的編輯1光標(biāo)定位 光標(biāo)定位是將插入點(diǎn)放到文本中適

27、當(dāng)位置，它是進(jìn)行文字編輯和排版操作的基礎(chǔ)。操作時(shí)，移動(dòng)鼠標(biāo)指針將插入點(diǎn)移動(dòng)到光標(biāo)要定位位置，然后單擊鼠標(biāo)即可。 2選擇文本 選擇內(nèi)容較少，并且不是整段的選取。 選擇內(nèi)容多，但不是全文時(shí)的選取。 使用看不見(jiàn)的選擇欄。 利用快捷鍵操作選取。492022/7/202.2.2 文檔內(nèi)容的編輯3修改文本技巧 將光標(biāo)定位到錯(cuò)誤字之后按，或在錯(cuò)誤字之前按，這對(duì)修改少數(shù)錯(cuò)誤比較有效，但在修改大量文本內(nèi)容時(shí)，效率太低。此時(shí)，應(yīng)首先選取出錯(cuò)內(nèi)容的文本，然后直接輸入新文本，這樣既可刪除所選文本，又能在所選文本處插入新的內(nèi)容。502022/7/202.2.2 文檔內(nèi)容的編輯4復(fù)制、移動(dòng)、刪除文本 利用快捷鍵 命令按鈕

28、方法 右鍵快捷菜單方法 鼠標(biāo)拖動(dòng)方法5“選擇性粘貼 ” 的作用6撤消和恢復(fù)操作512022/7/202.2.3 設(shè)置字體和段落格式字體和段落的格式設(shè)置，通過(guò)“開(kāi)始”選項(xiàng)卡下面“字體”和“段落”命令組中的命令按鈕就可實(shí)現(xiàn)，復(fù)雜的設(shè)置通過(guò)打開(kāi)“字體”對(duì)話框、“段落”對(duì)話框進(jìn)行操作。 另外，當(dāng)一篇文章中某一些字體和段落的格式相同時(shí)，為提高排版效率而又能達(dá)到風(fēng)格一致的效果，可像復(fù)制文本內(nèi)容一樣，來(lái)復(fù)制文本格式，以提高排版效率和質(zhì)量。 522022/7/202.2.4 添加項(xiàng)目符號(hào)與編號(hào) 可以利用“開(kāi)始”“段落”命令組中的“項(xiàng)目符號(hào)”和“編號(hào)”命令按鈕，來(lái)達(dá)到設(shè)置項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的目的。操作步驟如下： （

29、1）選擇需要設(shè)置項(xiàng)目符號(hào)的文字內(nèi)容，即“醫(yī)學(xué)院院長(zhǎng)、商學(xué)院院長(zhǎng)應(yīng)聘條件”。 （2）單擊“開(kāi)始”“段落” “項(xiàng)目符號(hào)”命令按鈕右側(cè)的箭頭，從打開(kāi)如圖2-6所示的項(xiàng)目符號(hào)列表中，選擇單擊本實(shí)例效果圖中需要的“”格式項(xiàng)目符號(hào)即可。 532022/7/202.2.4 添加項(xiàng)目符號(hào)與編號(hào) （3）選擇需要設(shè)置編號(hào)的文字內(nèi)容，也就是“醫(yī)學(xué)院院長(zhǎng)、商學(xué)院院長(zhǎng)應(yīng)聘條件”段落下面對(duì)應(yīng)招聘條件部分的三行內(nèi)容。 圖2-6 項(xiàng)目符號(hào)的設(shè)置542022/7/202.2.4 添加項(xiàng)目符號(hào)與編號(hào) （4）單擊“開(kāi)始”“段落” “編號(hào)”命令按鈕右側(cè)的箭頭，從打開(kāi)如圖2-7所示的編號(hào)列表中，選擇單擊本實(shí)例效果圖中所需要的“1. ”

30、格式的編號(hào)形式。 圖2-7 段落編號(hào)的設(shè)置552022/7/202.2.4 添加項(xiàng)目符號(hào)與編號(hào) （5）按照同樣方法，設(shè)置“工學(xué)院電子工程系主任應(yīng)聘條件”行及下面的條件內(nèi)容。使用項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)后的“招聘啟事”文檔，效果如圖2-3所示。 圖2-3 設(shè)置項(xiàng)目符號(hào)與編號(hào)后的“招聘啟事”效果562022/7/202.2.5 頁(yè)面設(shè)置 文檔在打印之前，首先要進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置，包括紙張方向、紙張大小、頁(yè)邊距等，這些可以通過(guò)“頁(yè)面布局”“頁(yè)面設(shè)置”命令組中的如下選項(xiàng)卡來(lái)設(shè)定。1 “紙張” 選項(xiàng)卡2“頁(yè)邊距” 選項(xiàng)卡3“版式”選項(xiàng)卡4“文檔網(wǎng)格” 選項(xiàng)卡572022/7/201 “紙張” 選項(xiàng)卡582022/7/2

31、02“頁(yè)邊距” 選項(xiàng)卡592022/7/203“版式”選項(xiàng)卡602022/7/204“文檔網(wǎng)格” 選項(xiàng)卡612022/7/202.2.6 打印預(yù)覽 在打印之前，可用打印預(yù)覽先查看整體效果。操作步驟如下： 1單擊“Office按鈕”“打印”“打印預(yù)覽”，出現(xiàn)預(yù)覽窗口，如圖2-12所示。 圖2-12 打印預(yù)覽效果622022/7/202.2.6 打印預(yù)覽 （2）打印預(yù)覽窗口中有一個(gè)浮動(dòng)工具欄，如圖2-13所示，工具欄上從左到右依次提供了打印、頁(yè)面設(shè)置、顯示比例、預(yù)覽等幾組命令，其中包括了許多相關(guān)的命令按鈕。 圖2-13 “打印預(yù)覽”窗口中的工具欄 （3）當(dāng)文檔內(nèi)容沒(méi)有全部顯示時(shí)，可單擊滾動(dòng)條上的下

32、三角按鈕繼續(xù)預(yù)覽其余內(nèi)容。 （4）單擊“關(guān)閉打印預(yù)覽”按鈕，即可返回到編輯窗口界面。632022/7/202.2.7 文檔的打印輸出1打印操作的基本步驟 在“招聘啟事”完成并且效果滿意后，就可以進(jìn)行打印。操作步驟如下。 （1）單擊“Office按鈕”“打印”“打印”命令按鈕，打開(kāi)如圖2-14所示的“打印”對(duì)話框。 （2）在“頁(yè)面范圍”選項(xiàng)區(qū)選擇“全部”，在“份數(shù)”欄內(nèi)輸入打印份數(shù)數(shù)字。 （3）單擊“確定”按鈕，就可以開(kāi)始打印。 642022/7/202.2.7 文檔的打印輸出圖2-6 “打印”對(duì)話框652022/7/202.2.7 文檔的打印輸出2打印操作的其他方式 文檔的快速打印 一次連續(xù)打

33、印多篇文檔 “打印”對(duì)話框中其他常用項(xiàng)目設(shè)置3文檔打印操作時(shí)的相關(guān)問(wèn)題 設(shè)置打印機(jī)屬性和打印設(shè)置 暫停和終止打印662022/7/202.2.8 文檔的網(wǎng)上發(fā)布 如果需要，辦公文檔也可以制作為網(wǎng)頁(yè)格式文件，發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)上面。操作步驟如下： （1）單擊“Office按鈕” “另存為”命令，彈出圖2-15示“另存為”對(duì)話框。圖2-15 “另存為”對(duì)話框672022/7/202.2.8 文檔的網(wǎng)上發(fā)布 （2）在圖2-15對(duì)話框中，將“招聘啟事”文件的“保存類(lèi)型”設(shè)置為“Web頁(yè)”格式，使之變?yōu)?html文件（網(wǎng)頁(yè)）。 （2）利用網(wǎng)絡(luò)辦公中“網(wǎng)上信息發(fā)布”的方法，可以將網(wǎng)頁(yè)格式的“招聘啟事”文檔發(fā)布到網(wǎng)

34、上指定位置，供更多的上網(wǎng)人士查閱。 682022/7/202.3公文行文規(guī)范及其制作 2.3.1 辦公公文的行文規(guī)范1 2.3.2 利用Word編排公文2 2.3.3 套用現(xiàn)成模板來(lái)創(chuàng)建公文3692022/7/202.3.1 辦公公文的行文規(guī)范1公文種類(lèi) 國(guó)務(wù)院于2000年8月發(fā)布，2001年元月開(kāi)始執(zhí)行的國(guó)家行政公文處理辦法，將我國(guó)各級(jí)機(jī)關(guān)正式發(fā)布的公文歸納為：命令、議案、決定、意見(jiàn)、公告與通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函和會(huì)議紀(jì)要。此外，黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位等機(jī)關(guān)還有一些其它的常用公文，包括計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告、會(huì)議報(bào)告、記錄、大事記、論文等。 702022/7/202.3.1

35、 辦公公文的行文規(guī)范2公文格式(1) 文頭部分(2) 正文部分(3) 文尾部分3公文用紙 公文用紙的國(guó)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)為A4型（長(zhǎng)297毫米、寬210毫米），公文用紙?zhí)祛^（上邊距）為：37mm1mm，公文用紙訂口（左邊距）為：28 mm1mm， 版心尺寸為：156 mm225mm（不含頁(yè)碼）。布告、通告、公告的用紙還可視情況，來(lái)具體確定紙張大小。 712022/7/202.3.1 辦公公文的行文規(guī)范4公文用字 字號(hào)按發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、標(biāo)題、小標(biāo)題、正文及注釋的順序，從大到小選用。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，推薦使用高22毫米、寬15毫米黑變字體或小初號(hào)宋體字。 聯(lián)合行文，推薦用小初號(hào)字。 公文標(biāo)題、小標(biāo)題，分別推薦使用

36、小二號(hào)、三號(hào)宋體字。 秘密等級(jí)、緊急程度和各標(biāo)記字符或其他重點(diǎn)字句，推薦使用三號(hào)黑體字。 主題詞，推薦用三號(hào)宋體字。 一般公文正文、主抄送機(jī)關(guān)、附件說(shuō)明、發(fā)文字號(hào)、成文日期、印發(fā)說(shuō)明等，推薦用三號(hào)仿宋體字。正文中如有小標(biāo)題，可用三號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字 722022/7/202.3.2 利用Word編排公文 【例2-2】為了促進(jìn)政務(wù)信息化的發(fā)展，省政府領(lǐng)導(dǎo)想在全省開(kāi)展一次政府網(wǎng)站的評(píng)比活動(dòng)。省政府責(zé)成信息產(chǎn)業(yè)廳，制作一個(gè)通知，以正式公文形式下發(fā)到相關(guān)部門(mén)。 根據(jù)上面介紹的行文規(guī)范，該通知的內(nèi)容以及打印的格式應(yīng)該如教材圖2-18所示。 732022/7/202.3.2 利用Word編排公文 下面介

37、紹利用Word 2007來(lái)創(chuàng)建本教程上面圖2-18所示的“通知”公文。操作步驟如下： （1）啟動(dòng)Word 2007，新建一個(gè)空白文檔。 （2）進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置。 （3）制作發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。 （4）制作發(fā)文字號(hào)。 （5）紅色線條的制作。 （6）輸入公文正文的標(biāo)題文字“關(guān)于開(kāi)展我省市廳級(jí)政府部門(mén)網(wǎng)站評(píng)比的通知”，并設(shè)置為小二號(hào)宋體字，段落居中，段前和段后距都設(shè)置為“0.5行”。 742022/7/202.3.2 利用Word編排公文 （7）輸入正文，并設(shè)置為三號(hào)仿宋體，其中標(biāo)題進(jìn)行加粗處理，首行縮進(jìn)兩個(gè)字符。 （8）輸入公文署名和成文日期，設(shè)置為三號(hào)仿宋體，段落水平方向設(shè)置為右對(duì)齊。 （9）主題詞、抄送

38、機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間以及打印份數(shù)的制作。 （10）將文檔進(jìn)行保存處理。 752022/7/202.3.3 套用現(xiàn)成模板來(lái)創(chuàng)建公文 【例2-3】請(qǐng)利用Word 2007中的現(xiàn)成模板，來(lái)制作教材圖2-18所示的“通知”公文。 具體操作步驟如下： （1）啟動(dòng)Word 2007。 （2）單擊“Office 按鈕”“新建”菜單項(xiàng)，彈出 “新建文檔”對(duì)話框，從左側(cè)的“模板”區(qū)域可以看到已經(jīng)安裝的模板、我的模板、根據(jù)現(xiàn)有文件創(chuàng)建等信息，可以選擇之后在其基礎(chǔ)上來(lái)創(chuàng)建相應(yīng)的文檔；另外，如果本地電腦上沒(méi)有所需要的模板，還可以在下面的“Microsoft Office Online”下面的類(lèi)型列表中選擇，然后在

39、本機(jī)連接因特網(wǎng)的情況下，到微軟公司Office軟件的官方網(wǎng)站上去下載，然后安裝到本地機(jī)器。 762022/7/202.3.3 套用現(xiàn)成模板來(lái)創(chuàng)建公文 （3）單擊 “模板”區(qū)域下面的“我的模板”菜單項(xiàng)，彈出 “新建”對(duì)話框，其中已經(jīng)有編者已經(jīng)事先下載、安裝好的“公文模板”。 （4）選取 “公文模板”圖標(biāo)并單擊“確定”命令按鈕后，很快生成一個(gè)基于原公文模板的一個(gè)空白公文文檔，其中各個(gè)部分的格式已經(jīng)設(shè)置好。 （5）根據(jù)需要，用實(shí)際的文本內(nèi)容替換空白文檔中的一系列“”即可。 772022/7/202.4復(fù)雜長(zhǎng)文檔的編排方法2.4.1 輸入調(diào)研報(bào)告的文檔內(nèi)容1 2.4.2 使用樣式統(tǒng)一文檔格式2 2.4

40、.3 腳注與尾注的添加3 2.4.4 目錄的制作4 2.4.5 封面的制作5 2.4.6 頁(yè)眉的設(shè)置6782022/7/202.4復(fù)雜長(zhǎng)文檔的編排方法 【例2-4】按照學(xué)校的要求，某學(xué)?，F(xiàn)代教育技術(shù)中心的幾位教師對(duì)學(xué)校多媒體教學(xué)情況進(jìn)行了調(diào)研。通過(guò)調(diào)查研究，他們發(fā)現(xiàn)當(dāng)前高校多媒體教學(xué)中存在一些亟待解決的問(wèn)題。于是他們決定成立專(zhuān)門(mén)課題組，認(rèn)真深入研究，傳寫(xiě)調(diào)研報(bào)告，以便發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，找到不足，提出解決問(wèn)題的對(duì)策，合理確定保證今后學(xué)校多媒體教學(xué)質(zhì)量的保障體系。 現(xiàn)在課題組已將情況調(diào)查清楚，資料搜集完整，需要由負(fù)責(zé)人撰寫(xiě)課題的調(diào)研報(bào)告。由于目前學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)不再接收手稿報(bào)告，現(xiàn)在負(fù)責(zé)人必須自己編排打印

41、該報(bào)告。792022/7/202.4復(fù)雜長(zhǎng)文檔的編排方法 編排效果：整個(gè)報(bào)告的編排效果如教程圖2-26所示，是用Word 2007完成的，共15頁(yè)。因頁(yè)碼內(nèi)容太多，只顯示了全部論文整體排版后的總體頁(yè)面顯示效果，第1頁(yè)為封面，第2頁(yè)為目錄，第15頁(yè)下半部分為參考文獻(xiàn)，其余中間部分為論文正文，第6頁(yè)、第7頁(yè)正文中插入了表格，表格的標(biāo)題中還加入了一些說(shuō)明和解釋信息，這些內(nèi)容以腳注的形式顯示在本頁(yè)最下面，第7頁(yè)還有圖表，除封面頁(yè)、目錄頁(yè)外，其他頁(yè)面均標(biāo)有頁(yè)碼和頁(yè)眉。 802022/7/202.4.1 輸入調(diào)研報(bào)告的文檔內(nèi)容 （1）啟動(dòng)Word 2007，新建一個(gè)空白文件，并進(jìn)行一定的頁(yè)面設(shè)置。 （2）

42、按照2.2節(jié)介紹過(guò)的單純輸入原則，輸入調(diào)研報(bào)告的所有文字內(nèi)容，先不用考慮其格式設(shè)置，另外要注意各級(jí)標(biāo)題的編號(hào)事先設(shè)計(jì)好，一并輸入。 （3）在報(bào)告中的適當(dāng)位置插入表格、圖形和圖表等對(duì)象，并作好環(huán)繞方式的設(shè)置，起到表格和圖形、圖表的編號(hào)和名稱(chēng)，其中：圖形的序號(hào)、名稱(chēng)要以圖題的方式（如“圖2-1 操作流程圖”）放到圖形下面，而表格的序號(hào)、名稱(chēng)要以表題的方式（如“表2-1 公司銷(xiāo)售表”）放到表格的上方。一般來(lái)講，圖形的812022/7/202.4.1 輸入調(diào)研報(bào)告的文檔內(nèi)容 環(huán)繞方式都設(shè)置為“嵌入型”，而關(guān)于表格和圖表的制作，本書(shū)將在后續(xù)的章節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的講解。另外，對(duì)于這種以文字為主的調(diào)研報(bào)告中的表格

43、和圖表，可以在其他地方利用Excel軟件先制作好，然后復(fù)制到報(bào)告中。 （4）全部圖文內(nèi)容都輸入完畢之后，將報(bào)告以其標(biāo)題“我校多媒體教學(xué)現(xiàn)狀調(diào)研及其質(zhì)量保障體系問(wèn)題研究”作為文件名，保存到一個(gè)適當(dāng)?shù)奈恢谩?822022/7/202.4.2 使用樣式統(tǒng)一文檔格式 使用樣式，可以很好地來(lái)統(tǒng)一本實(shí)例調(diào)研報(bào)告中的文檔格式。操作步驟如下： （1）把調(diào)研報(bào)告的題目套用“標(biāo)題1”樣式。 （2）把“第1章 前言”的章標(biāo)題套用“標(biāo)題2”樣式。 （3）選定上面設(shè)置好格式的章標(biāo)題，然后雙擊格式刷，去刷取調(diào)研報(bào)告中的其他章標(biāo)題，這樣使得整個(gè)調(diào)研報(bào)告中的有章的標(biāo)題，都設(shè)置為統(tǒng)一的格式，并且都是二級(jí)標(biāo)題。 （4）按照與操作

44、類(lèi)似的方法，再對(duì)報(bào)告中的所有節(jié)標(biāo)題，套用“標(biāo)題3”樣式。 （5）根據(jù)需要，再把報(bào)告中的其他項(xiàng)目標(biāo)題、表格標(biāo)題、圖形標(biāo)題都套用樣式。 832022/7/202.4.3 腳注與尾注的添加 下面以添加腳注為例，說(shuō)明其操作方法。操作步驟如下： （1）先將光標(biāo)定位在需要插入腳注的位置，也就是需要進(jìn)行解釋的文字處。 （2）單擊“引用”“腳注”“插入腳注”命令按鈕，之后在當(dāng)前頁(yè)的下面畫(huà)出一條左對(duì)齊的短直線，下面顯示出一個(gè)數(shù)字“1”，光標(biāo)停留到它的后面；同時(shí)，原來(lái)光標(biāo)所在位置也添加上一個(gè)上標(biāo)數(shù)字“1” ，如圖2-30所示。 （3）在頁(yè)面下面的腳注區(qū)“1”的后面，輸入需要進(jìn)行解釋和說(shuō)明的文字即可。842022/

45、7/202.4.3 腳注與尾注的添加 圖2-30 插入腳注的編輯界面852022/7/202.4.4 目錄的制作 Word可方便地抽取標(biāo)題文字，快速制作隨文檔內(nèi)容更新的自動(dòng)目錄。操作步驟如下： （1）將光標(biāo)置于調(diào)研報(bào)告正文的最前面，按下組合鍵，插入一個(gè)分頁(yè)符,從而在原文檔的前面添加了一個(gè)空白頁(yè)。 （2）在新建的空白頁(yè)最上面輸入“目錄”兩個(gè)字，設(shè)置段落居中，字號(hào)設(shè)為三號(hào)。 （3）將下回車(chē)鍵，將光標(biāo)放置到“目錄”文字所在行的下一行。 （4）單擊“引用” “目錄” “目錄”命令按鈕，從彈出的下拉菜單中選擇“插入目錄”菜單項(xiàng)，打開(kāi)“目錄”對(duì)話框，并切換到“目錄”選項(xiàng)卡，如圖2-34所示。 862022

46、/7/20 （5）在如圖2-9所示的對(duì)話框中，檢查“打印預(yù)覽”中的顯示是否符合要求。 （6）確定無(wú)誤后，根據(jù)需要可以選擇是否要顯示頁(yè)碼、頁(yè)碼是否右對(duì)齊，并可以設(shè)置制表符前導(dǎo)符號(hào)、目錄格式以及目錄層次，然后單擊“確定”按鈕。 圖2-34 “目錄”對(duì)話框中的“目錄”選項(xiàng)卡872022/7/202.4.5 封面的制作 調(diào)研報(bào)告完成后，為了使整體效果更正規(guī)，應(yīng)該在前面加一個(gè)封面。操作步驟如下： （1）將光標(biāo)放置到前面的“目錄”文字前面，也是整個(gè)文檔（包括目錄）的最前面。 （2）單擊“插入”“頁(yè)”“封面”按鈕，彈出各種封面類(lèi)型。 （3）從中選擇一種封面類(lèi)型（本例中選擇“傳統(tǒng)型”），并單擊其所對(duì)應(yīng)的按鈕。

47、 （4）之后，將在文檔的最前面插入一個(gè)單獨(dú)的目錄頁(yè)，在該頁(yè)合適的位置，已經(jīng)設(shè)置好了文章類(lèi)型、文章標(biāo)題、作者單位、作者姓名以及撰寫(xiě)時(shí)間等信息。 （5）根據(jù)實(shí)際需要，在相關(guān)位置輸入本文檔封面的相關(guān)信息，并進(jìn)行適當(dāng)排版即可。 882022/7/202.4.6 頁(yè)眉的設(shè)置 在完成本例子中的頁(yè)眉設(shè)置過(guò)程中，需要注意以下內(nèi)容： （1）插入頁(yè)碼的操作，可通過(guò)單擊“插入”“頁(yè)眉和頁(yè)腳”“頁(yè)碼”命令按鈕來(lái)實(shí)現(xiàn)；而插入頁(yè)眉，可通過(guò)單擊“插入”“頁(yè)眉和頁(yè)腳”“頁(yè)眉”命令按鈕來(lái)實(shí)現(xiàn)。 （2）要想使首頁(yè)、奇數(shù)頁(yè)、偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)眉不同，操作時(shí)只要先在“頁(yè)面設(shè)置”的“版式”對(duì)話框中將“頁(yè)眉頁(yè)腳”區(qū)域的“奇偶頁(yè)不同”和“首頁(yè)不同

48、”選上，然后再設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳，系統(tǒng)就會(huì)提示單獨(dú)地設(shè)置首頁(yè)、奇數(shù)頁(yè)、偶數(shù)頁(yè)的不同頁(yè)眉。 892022/7/202.4.6 頁(yè)眉的設(shè)置 （3）要想使封面、目錄中不顯示頁(yè)眉，而在正文中顯示頁(yè)眉，操作時(shí)需要在目錄的最后插入一個(gè)從“下一節(jié)”開(kāi)始的分節(jié)符，使封面、目錄與正文內(nèi)容分別屬于兩個(gè)“節(jié)”，這樣在兩個(gè)不同的“節(jié)”中就可以進(jìn)行不同的操作可以在封面、目錄中不設(shè)置頁(yè)眉，而在正文中可以設(shè)置頁(yè)眉。但是，在設(shè)置正文的頁(yè)眉時(shí)，一定要記住將如圖2-41所示 “頁(yè)眉頁(yè)腳”工具欄上的“鏈接到前一條頁(yè)眉”按鈕按下，使之不起作用，否則在后面對(duì)正文區(qū)中設(shè)置的頁(yè)眉，也會(huì)作用于前面的封面和目錄中，達(dá)不到本例頁(yè)眉設(shè)置的目的需要。 圖

49、2-41 “頁(yè)眉頁(yè)腳”工具欄上的“鏈接到前一條頁(yè)眉”按鈕902022/7/202.5 辦公文檔中圖形對(duì)象的制作 2.5.1 辦公中的簡(jiǎn)易流程圖制作1 2.5.2 辦公文檔中的公式編輯2912022/7/202.5.1 辦公中的簡(jiǎn)易流程圖制作 1繪制圖框 （1）單擊“插入”“插圖”“形狀”命令按鈕，從彈出基本圖形形狀列表的“流程圖”區(qū)域中，選擇“過(guò)程”按鈕（方塊），待鼠標(biāo)變成十字型，在文檔的編輯區(qū)按住鼠標(biāo)左鍵，然后進(jìn)行拖動(dòng)，畫(huà)出流程圖中的第一個(gè)過(guò)程圖框。 （2）選中畫(huà)好的第一個(gè)過(guò)程圖框，按下鍵拖動(dòng)，再?gòu)?fù)制出四個(gè)一樣的圖框。 （3）按照步驟（1）的操作，再次選擇“流程圖”區(qū)域中的“決策”按鈕（菱形

50、），通過(guò)鼠標(biāo)拖動(dòng)，畫(huà)出所需的決策圖框。 922022/7/202.5.1 辦公中的簡(jiǎn)易流程圖制作 （4）根據(jù)實(shí)際需要，調(diào)整圖框之間的相對(duì)位置，最后的效果如圖2-43所示。 圖2-43 繪制圖框932022/7/202.5.1 辦公中的簡(jiǎn)易流程圖制作2輸入文字 （1）選中第一個(gè)圖框，單擊右鍵選擇“添加文字”，然后輸入“95559電話銀行”。 （2）用同樣的方法，將其他圖框分別添加上文字“按1鍵”、“自動(dòng)服務(wù)”、“人工服務(wù)”、“輸入卡號(hào)、密碼，按1鍵”、“電話費(fèi)服務(wù)”。 （3）按下鍵，然后連續(xù)單擊多個(gè)框圖，使所有框圖都被選中。 （4）在“開(kāi)始”“字體”命令組中，將字體設(shè)為宋體、五號(hào)，結(jié)果如圖2-4

51、4所示。 942022/7/202.5.1 辦公中的簡(jiǎn)易流程圖制作 圖2-44 輸入文字952022/7/202.5.1 辦公中的簡(jiǎn)易流程圖制作3框圖的分布4繪制線條 （1）單擊“插入”“插圖”“形狀”命令按鈕，從彈出基本形狀列表的 “線條”區(qū)域中，選擇“箭頭”按鈕，用鼠標(biāo)拖動(dòng)它，從“95559電話銀行”圖框下框線的中心位置，到 “按1鍵”圖框上框線的中心位置，繪制一個(gè)帶有箭頭的線條，連接兩個(gè)框圖。 （2）選中上面繪制的帶有箭頭的線條，按下鍵，拖動(dòng)復(fù)制出所需的箭頭線. （3）選擇“線條”區(qū)域中的“直線”按鈕，拖動(dòng)鼠標(biāo)，在“按1鍵”決策圖框的兩端畫(huà)出直線，并與前面繪制的“帶箭頭的線條”進(jìn)行垂直相

52、交，畫(huà)出帶箭頭的折線。 962022/7/202.5.1 辦公中的簡(jiǎn)易流程圖制作5輸入“是”、“否”分支文字 為決策框的兩個(gè)分支分別輸入文字“是”、“否”，方法是：分別在相應(yīng)位置建立兩個(gè)文本框，輸入“是”和“否”，然后將文本框的線條顏色、填充顏色均設(shè)為“無(wú)色”。 6填充效果 保持所有框圖都在選中狀態(tài)，單擊繪圖工具欄上的“填充”按鈕，并選所需填充色。 972022/7/202.5.1 辦公中的簡(jiǎn)易流程圖制作7對(duì)象組合 按下鍵，連續(xù)單擊所有框圖，選擇全部對(duì)象；然后單擊鼠標(biāo)右鍵，從快捷菜單中單擊“組合”子菜單中的“組合”命令，這樣所有的對(duì)象都將組合成一個(gè)圖形，最終如本例效果圖所示。然后可以很方便地對(duì)

53、其進(jìn)行縮放和移動(dòng)，還可以復(fù)制到其他文檔中間。 982022/7/202.5.2 辦公文檔中的公式編輯 1啟動(dòng)公式編輯器2“公式”工具欄(1)“符號(hào)”工具欄(2) “模板”工具欄992022/7/202.5.2 辦公文檔中的公式編輯 3公式編輯實(shí)例1002022/7/20Thank You !第3章 辦公中的表格制作辦公自動(dòng)化實(shí)用教程（第三版）本章目錄3.1 電子表格制作基本知識(shí)3.2 規(guī)則文字表格的制作3.3 復(fù)雜文字表格的制作2022/7/201033.1 電子表格制作基本知識(shí) 3.1.1 常用表格的類(lèi)型劃分1 3.1.2 表格制作的軟件選取2 3.1.3 電子表格的組成要素3 3.1.4

54、表格處理的一般流程42022/7/201043.1.1 常用表格的類(lèi)型劃分 根據(jù)對(duì)辦公業(yè)務(wù)中表格使用的調(diào)查分析，辦公用表格包括如下表所示的幾種類(lèi)型。讀者要對(duì)這些常用表格類(lèi)型做到心中有數(shù)，并對(duì)辦公中用到的表格能夠?qū)μ?hào)入座。2022/7/201053.1.2 電子表格制作的軟件選取 （1）規(guī)則的文字表格用Word中“插入表格”方法，或者直接利用Excel填表完成。（2）單元格懸殊的復(fù)雜文字表格，建議利用Word的“繪制表格”方法制作。（3）形狀雖然很不規(guī)則，但可明顯看出大的單元格是由小的單元格組合而成，適宜于用Excel制作，大的單元格可通過(guò)選取整個(gè)單元格區(qū)域，然后“合并居中”來(lái)實(shí)現(xiàn)。（4）包含大

55、量數(shù)字并且需要進(jìn)行公式、函數(shù)運(yùn)算的表格數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表和數(shù)據(jù)庫(kù)表格，建議務(wù)必使用Excel制作，以便使用其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)運(yùn)算、數(shù)據(jù)分析和圖表制作能力。 2022/7/201063.1.3 電子表格組成的常用術(shù)語(yǔ) 表格是由若干行列組合而成。為了表示的方便，表格的各個(gè)組成部分都有一個(gè)確定的名字。描述一個(gè)報(bào)表的關(guān)鍵特征有表頭、主欄、賓欄、數(shù)據(jù)框、數(shù)據(jù)項(xiàng)、表尾等。與電子表格制作有關(guān)的常用術(shù)語(yǔ)很多，包括：行、行數(shù)、行高、列、列數(shù)、列寬、插入點(diǎn)、單元格、單元格內(nèi)容、合并單元格、拆分單元格、表斜線、斜線表頭、報(bào)表、拆分表格、表格與文本轉(zhuǎn)換、表格標(biāo)題、計(jì)算等等。 電子表格的組成元素參加下頁(yè)圖示：2022/7/2010

56、72022/7/201083.1.4 電子表格的一般處理流程 1表格的創(chuàng)建2表格整體的縮放與移動(dòng)3表格行高、列寬的調(diào)整與斜線表頭設(shè)置4表格中單元格的拆分與合并5表格邊框與底紋背景的設(shè)置6表格中單元格、行、列的編輯7表格單元格中文字的對(duì)齊方式設(shè)置8表格中的排序、篩選與計(jì)算9表格與文本的轉(zhuǎn)換操作10拆分與合并表格2022/7/201093.2 規(guī)則文字表格的制作 3.2.1 利用Word的“插入法”制作規(guī)則的表格1 3.2.2 利用Excel的“填格法”制作規(guī)則的表格 22022/7/201103.2.1 利用Word的“插入法”制作規(guī)則的表格 【例3-1】制作圖3-2所示的“A市2009年考錄公

57、務(wù)員各部門(mén)職位需求數(shù)量一覽表”。 圖3-2 “各部門(mén)職位需求數(shù)量一覽表”的效果2022/7/201113.2.1 利用Word的“插入法”制作規(guī)則的表格 具體操作步驟如下： （1）啟動(dòng)Word 2007，新建一個(gè)空文檔。 （2）單擊“頁(yè)面布局”“頁(yè)面設(shè)置”“頁(yè)面方向”“橫向”命令按鈕，將紙張方向?yàn)椤皺M向”的效果，以便滿足例子中表格格式的要求。 （3）制作標(biāo)題。 （4）插入表格。 （5）設(shè)置行列數(shù)。 （6）輸入文字。 （7）設(shè)置文字格式。 （8）調(diào)整表格整體大小。 （9）加粗表格外框線。 2022/7/201123.2.2 利用Excel的“填格法”制作規(guī)則的表格 【例3-2】請(qǐng)利用Excel軟

58、件，制作圖3-14所示的職稱(chēng)外語(yǔ)登記考試報(bào)名匯總表，要求頁(yè)面方向?yàn)闄M向，正好一張A4紙大小，每頁(yè)上能夠登記10個(gè)報(bào)名人員的相關(guān)信息。 圖3-14 “職稱(chēng)外語(yǔ)登記考試報(bào)名匯總表”的效果2022/7/201133.2.2 利用Excel的“填格法”制作規(guī)則的表格具體操作步驟如下：（1）啟動(dòng)Excel 2007，新建一個(gè)空的工作簿，然后打開(kāi)Sheet1工作表。（2）輸入標(biāo)題文字。（3）調(diào)整身份證號(hào)所在18列單元格的寬度。（4）輸入表格中的其它文字內(nèi)容。（5）合并相關(guān)單元格。（6）設(shè)置字體和段落格式。（7）設(shè)置表格的邊框線。 （8）頁(yè)面設(shè)置。 （9）分頁(yè)預(yù)覽。 （10）打印預(yù)覽。 （11）打印操作。

59、2022/7/201143.3 復(fù)雜的文字表格制作實(shí)例 3.3.1 利用Word“繪制法”制作不規(guī)則的表格1 3.3.2 利用Excel制作不規(guī)則的文字表格實(shí)例22022/7/201153.3.1 利用Word“繪制法”制作不規(guī)則的表格 【例3-3】2013年“五一”勞動(dòng)節(jié)將至，某公司需要評(píng)比優(yōu)秀員工，現(xiàn)在需要制作如教程圖3-25所示格式的優(yōu)秀員工登記表，供候選人來(lái)填寫(xiě)申報(bào)，然后上交上級(jí)部門(mén)進(jìn)行審批。 2022/7/201163.3.1 利用Word“繪制法”制作不規(guī)則的表格 具體操作步驟。 1制作表格標(biāo)題 （1）啟動(dòng)Word 2007，建立一個(gè)新文件。 （2）在文檔的第一行輸入標(biāo)題“優(yōu)秀員工

60、登記表”。 （3）在文檔的第一、二行分別輸入文字“優(yōu)秀員工登記表”和“填報(bào)單位：”。問(wèn)題分析：從圖3-25可以看出，該表格總共兩頁(yè)，正反面打印，整個(gè)表格是一個(gè)只有文字的表格，形狀不很規(guī)則，單元格大小懸殊。所以，根據(jù)前面介紹的原則，可以考慮使用Word來(lái)制作該表格。另外，制作本表格時(shí)需注意以下問(wèn)題：表格整體格式要規(guī)范、美觀，要在一張正反面的縱向A4紙上顯示的比較合適。單元格大小 的設(shè)置要與將來(lái)填寫(xiě)的實(shí)際內(nèi)容相匹配。單元格中文字方向和對(duì)齊方式要進(jìn)行合適的設(shè)置。外框線要加粗，內(nèi)部的部分單元格要設(shè)置上填充色。2022/7/201173.3.1 利用Word“繪制法”制作不規(guī)則的表格 2繪制表格的框架