高效會(huì)議管理(XXXX-05)

1、請(qǐng)您將手機(jī)調(diào)成靜音或者振動(dòng)狀態(tài).謝謝!高效會(huì)議管理1欠缺目標(biāo)目標(biāo)不清晰欠缺議題與會(huì)人選不當(dāng)（與會(huì)者太多或與會(huì)人太少）會(huì)議時(shí)間不當(dāng)（周一早上或者周六下午）會(huì)會(huì)通知時(shí)間不當(dāng)（太早通知開會(huì)或者太晚開會(huì)通知內(nèi)容欠周詳。 想一想討論三分鐘會(huì)議為什么沒有實(shí)效? 2會(huì)議地點(diǎn)不當(dāng) 會(huì)議場(chǎng)地設(shè)備欠佳。 與會(huì)者無(wú)準(zhǔn)備而來(lái)。 未訂明會(huì)議終止時(shí)間或每一議案時(shí)間分配不當(dāng)。 會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)開始。 會(huì)議太多，致使與會(huì)者一聽說(shuō)要開會(huì)，無(wú)不感覺厭煩。 向來(lái)很少開會(huì)，致使每次會(huì)議議案堆積過(guò)多。 3從事交誼活動(dòng)； 外界干擾；與會(huì)者發(fā)言離題；主席出難題； 讓沒有必要留在會(huì)場(chǎng)的人員留在會(huì)場(chǎng)； 猶豫不決；資料不充足，卻貿(mào)然決策； 少數(shù)人壟

2、斷會(huì)議； 4與會(huì)者與主持人發(fā)生沖突；與會(huì)者之間爭(zhēng)論 ；視聽器材發(fā)生故障；與會(huì)者欠缺熱心；會(huì)議超出預(yù)定的時(shí)間；主持人未能總結(jié)會(huì)議成果；與會(huì)者之間交頭接耳；與會(huì)者不表明真正感受或意見； 5欠缺會(huì)議記錄；不能對(duì)決議事項(xiàng)進(jìn)行追蹤。 不能對(duì)會(huì)議成敗得失進(jìn)行檢討。 不能及時(shí)解散已實(shí)現(xiàn)任務(wù)的臨時(shí)性委員會(huì)或工作小組。 與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿。 最終到底就是沒有會(huì)議制度及流程6練習(xí)題： 5月5日,客戶將50個(gè)樣品速遞到道豐公司后,要求道豐公司盡快按照樣品的形狀生產(chǎn)50萬(wàn)雙鞋底,并于5月20日交貨. 公司接到如此大的訂單有喜有憂,喜的是這筆訂單完成交貨后可以為公司帶來(lái)800萬(wàn)元的利潤(rùn).憂的是: 在短短的15天內(nèi)做不

3、出50萬(wàn)雙產(chǎn)品,總經(jīng)理召集各部門主管開會(huì),要求業(yè)務(wù),計(jì)劃,生產(chǎn),質(zhì)量,研發(fā),采購(gòu)等部門全力配合,完成生產(chǎn)任務(wù)和準(zhǔn)時(shí)交貨。請(qǐng)問(wèn):假如你是總經(jīng)理, 你打算如何召開這次會(huì)議?7課程綱要會(huì)前會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)和與會(huì)人會(huì)中會(huì)后感謝，會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后跟蹤開場(chǎng)爭(zhēng)論達(dá)成總結(jié)8會(huì)議的類型和目的制定決策 解決問(wèn)題交流匯報(bào)9會(huì)議是有必要的嗎？會(huì)議成本時(shí)間成本會(huì)議直接成本機(jī)會(huì)成本10會(huì)議的十大致命傷沒有議程 跑題，偏離討論主題 主持人不能拍板決定 少數(shù)人壟斷發(fā)言，意見無(wú)法流暢地溝通 一言堂，與者迎合附會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的想法 11會(huì)議的十大致命傷打斷別人，爭(zhēng)辯議而不決，沒有行動(dòng)計(jì)劃 與會(huì)人不對(duì)，與會(huì)議主題相關(guān)性不大；會(huì)議場(chǎng)所不佳

4、，與會(huì)議人頻繁進(jìn)出，辦理與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情，；與會(huì)者沒有充分準(zhǔn)備 12“必要”的會(huì)議 會(huì)議目的單純化 會(huì)議資料有準(zhǔn)備 會(huì)前先行溝通 書面解決無(wú)法當(dāng)場(chǎng)決定的事項(xiàng) 報(bào)告內(nèi)容有紀(jì)要 有負(fù)責(zé)會(huì)后考核工作的部門 13前輪后輪會(huì)前準(zhǔn)備一個(gè)中心會(huì)議議程會(huì)后跟蹤一個(gè)中心兩個(gè)基本點(diǎn)14準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)問(wèn)題的主要決策人能夠提供相關(guān)意見的人員為完成工作需要了解相關(guān)信息的人員將要負(fù)責(zé)執(zhí)行會(huì)議做出的決定的人員對(duì)問(wèn)題負(fù)有義務(wù)，或存在利害關(guān)系，或起作用的人員什么人參加？15會(huì)議規(guī)范流程開始 歡迎 會(huì)議目的 議程 時(shí)間安排 規(guī)章制度議程一： 分享話題和目標(biāo) 交換信息 產(chǎn)生主意/做決定/確認(rèn)行動(dòng) 小結(jié)議程二議程三結(jié)束會(huì)議 總結(jié) 安排

5、下次會(huì)議跟進(jìn) 會(huì)議紀(jì)要 跟進(jìn)計(jì)劃16準(zhǔn)備會(huì)議議程的要求會(huì)議開始時(shí)即討論重要議題,以免延誤時(shí)影響到后面重要議題。將尖銳議題挪后,讓與會(huì)人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。讓大家漸漸融入會(huì)議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會(huì)議造成挫折感。由重要到不重要由不尖銳到尖銳由容易到困難練習(xí)：會(huì)議議程內(nèi)容和格式17會(huì)議準(zhǔn)備工具：思維導(dǎo)圖18會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)清單高效會(huì)議在開始之前就開始了1.了解會(huì)議的目的2.是否一定要開會(huì)3.確定會(huì)議的形式4.安排會(huì)議的議程5.決定會(huì)議的時(shí)間6.確定會(huì)議的主持人7.決定會(huì)議的地點(diǎn)8.研究會(huì)場(chǎng)如何布置9.確定出席人數(shù)10.安排出席者座位11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽1

6、2.是否安排交通工具13.是否安排與會(huì)者住宿14.是否發(fā)出了會(huì)議通知15.確定視聽材料16.確定輔助教材17.準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料19.確定相關(guān)資料20.是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知19籌備工作的方方面面會(huì)議主題時(shí)間地點(diǎn)負(fù)責(zé)人預(yù)算邀請(qǐng)通知嘉賓參會(huì)者報(bào)到接送20籌備工作的方方面面會(huì)場(chǎng)會(huì)議資料用餐宴會(huì)住宿演出展臺(tái)參觀旅游21會(huì)議進(jìn)程會(huì)前會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)和與會(huì)人會(huì)中會(huì)后感謝，會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后跟蹤開場(chǎng)爭(zhēng)論達(dá)成總結(jié)22如 何 開 場(chǎng)會(huì)議期待議程會(huì)議目的 介紹背景23主持人的守則與責(zé)任營(yíng)造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論的內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會(huì)者理清不假

7、思索的想法尊重別人，避免出現(xiàn)會(huì)中意見一邊倒的情況減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯和討論保持中立態(tài)度24與會(huì)者的守則與責(zé)任會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問(wèn)題為己任保持開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多地獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不進(jìn)行人身攻擊避免出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言會(huì)后總結(jié)25會(huì)議進(jìn)程會(huì)前會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)和與會(huì)人會(huì)中會(huì)后感謝，會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后跟蹤開場(chǎng)爭(zhēng)論達(dá)成總結(jié)26換位思考職場(chǎng)溝通3模型 Asking Questions問(wèn)問(wèn)題Active listening積極傾聽Advocacy陳述意見27積極傾聽的技巧什么是傾聽？?jī)A聽與你是否同意其他人的講話是毫無(wú)關(guān)系的。傾聽

8、就是接收到其他人所講的一切。傾聽就是理解其他人的想法。理解并不意味著接受。傾聽中的障礙聽的速度說(shuō)的速度聽力測(cè)試1：商店打烊時(shí)28學(xué)會(huì)聽要學(xué)會(huì)聽，首先要學(xué)會(huì)沉默把所有個(gè)人見解放在一邊聚精會(huì)神，不要走神注意一些非言語(yǔ)的示意動(dòng)作(沉默、手勢(shì)模仿、表示贊同、反對(duì)、思考、懷疑、有興趣 或厭倦、以及身體疲乏等等的形體姿勢(shì) 或動(dòng)作。)不加篩選地收集所有的觀點(diǎn)。29采用合適的反饋方式傾聽能力測(cè)試230你是哪種反饋方式？31積極傾聽復(fù)述是用另一種表達(dá)方式重復(fù)對(duì)方剛說(shuō)的話或者直接引用他的話或者用自己的語(yǔ)言重組對(duì)方的話把對(duì)方的原意保持完整32積極傾聽就是告訴對(duì)方你對(duì)他的信息的理解！復(fù)述在這兩種情況下尤其有用 當(dāng)你不

9、確定對(duì)方的意思時(shí) 當(dāng)對(duì)方給予的是重要的 感情上的信息時(shí)33積極傾聽的八個(gè)方面贊賞性的點(diǎn)頭和恰當(dāng)?shù)谋砬閺?fù)述避免分心的手勢(shì)共情不要多說(shuō)提問(wèn)避免中途打斷目光接觸34問(wèn)題類型封閉式問(wèn)題 你是哪里人？ 你多大啦？ 結(jié)婚了嗎？ 開放式問(wèn)題 這種問(wèn)題需要解釋和說(shuō)明，同時(shí)向?qū)Ψ奖硎灸銓?duì)他們說(shuō)的話很感興趣，還想了解更多的內(nèi)容35引發(fā)討論的三種提問(wèn)以事實(shí)為中心的問(wèn)題以團(tuán)隊(duì)為中心的問(wèn)題以個(gè)人為中心的問(wèn)題關(guān)鍵詞關(guān)鍵詞關(guān)鍵詞誘導(dǎo)性問(wèn)題 Leading questions多個(gè)問(wèn)題Multiple questions批評(píng)性問(wèn)題 Criticizing Questions妨礙討論的提問(wèn)“您難道不認(rèn)為我們應(yīng)該參與該業(yè)務(wù)嗎？”問(wèn)

10、題的定義是什么？最可能的原因有哪些？應(yīng)該采取什么措施?“為什么我們需要這么長(zhǎng)時(shí)間才能完成這個(gè)項(xiàng)目？”“小張，保證進(jìn)度真的這么困難嗎？妨礙討論的三種提問(wèn)提問(wèn)題時(shí)常見的問(wèn)題問(wèn)題過(guò)于寬泛開始的問(wèn)題太難問(wèn)引導(dǎo)性問(wèn)是最封閉的問(wèn)題提批判型問(wèn)題找不到提問(wèn)的內(nèi)容 38通過(guò)問(wèn)問(wèn)題進(jìn)行深入探討 Probe提出概括性的開放式問(wèn)題使被提問(wèn)者能夠用不同方式回答。 示例:“我們現(xiàn)在這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展怎樣？”提出具體的開放式的問(wèn)題集中在關(guān)鍵點(diǎn)以獲得具體信息。 示例:“這個(gè)新設(shè)計(jì)有哪些優(yōu)點(diǎn)？”提出封閉式問(wèn)題確認(rèn)您的理解的準(zhǔn)確性。 示例:”八層板是否能使橫梁的支撐力提高一倍？” （如果不能，重新開始該流程。）39深入探討問(wèn)題舉例問(wèn)：

11、會(huì)議進(jìn)行得怎么樣？(概括性和開放式問(wèn)題)答：會(huì)議時(shí)間太長(zhǎng)！問(wèn)： 今后我們可能采取什么措施改進(jìn)會(huì)議？(具體和開放式的問(wèn)題)答： 我們可以使用會(huì)議議程。問(wèn)： 哪種議程最有用？您有什么看法？(具體和開放式的問(wèn)題)答： 我認(rèn)為應(yīng)當(dāng)一起討論會(huì)議議程并制定合理時(shí)間限制。問(wèn)： 您是否認(rèn)為下次會(huì)議開始時(shí)用 10 分鐘來(lái)制訂一個(gè)合理議程會(huì)有幫助？(封閉式問(wèn)題)答： 是的。但您必須確保大家能夠在時(shí)間限制內(nèi)發(fā)言完。40清晰，完整表達(dá)自己的感受：Advocacy陳述意見_ 5個(gè)口信_(tái) 看見/聽見(seeing/hearing) 當(dāng)我看/聽的時(shí)候 感受(feeling) 我感覺 因?yàn)槲?because I ) 因?yàn)槲蚁?/p>

12、要/需要,我認(rèn)為 現(xiàn)在我希望(now I want) 現(xiàn)在/然后,我要/希望 以便(so that) 以便練習(xí)：你已發(fā)現(xiàn)小張?zhí)峤坏臄?shù)據(jù)分析報(bào)告有多處錯(cuò)誤，而且 這已經(jīng)是第三次出現(xiàn)類似的錯(cuò)誤，你準(zhǔn)備和他聊一下如何提供反饋 反饋步驟以具體語(yǔ)言描述行為說(shuō)明此行為的后果征求對(duì)方或團(tuán)隊(duì)的確認(rèn)幫助制定計(jì)劃以繼續(xù)或停止該行為使用正面反饋表?yè)P(yáng)有效行為42有效反饋技巧Descriptive描述Well-Timed及時(shí)Solution建議Verifiable證實(shí)Owned - I-Message“我給出反饋Specific具體“賞不逾時(shí)，欲民速得為善之利也罰不遷列，欲民速睹為不善之害也干預(yù)的方法 M.E.T.H.

13、O.D.M Mirror 說(shuō)明E Evaluate 評(píng)價(jià)T Transfer 轉(zhuǎn)移H Help 幫助O Outline 總結(jié)D Decide 決策44會(huì)議進(jìn)程會(huì)前會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)和與會(huì)人會(huì)中會(huì)后感謝，會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后跟蹤開場(chǎng)爭(zhēng)論達(dá)成總結(jié)45理性決策模型識(shí)別決策問(wèn)題確認(rèn)決策標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)備選方案選擇備選方案實(shí)施備選方案評(píng)估決策結(jié)果46決策方式一致通過(guò)法多數(shù)票通過(guò)法領(lǐng)導(dǎo)決定法決定阿羅悖論47影響群體決策的因素心理定勢(shì)自尊、自信從眾行為合理化動(dòng)機(jī)權(quán)威效應(yīng)責(zé)任擴(kuò)散、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移48會(huì)議成功的小竅門采用頭腦風(fēng)暴法（Brainstorming）竅門一視頻案例：頭腦風(fēng)暴49學(xué)員演練德爾菲法(Delphi Metho

14、d)50決策制定會(huì)議，一定要把方案的提出與方案的評(píng)價(jià)分開 竅門二奧美廣告大人閉嘴請(qǐng)吃棒棒糖51讓每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì) 竅門三52會(huì)議室放置一個(gè)活頁(yè)板/白報(bào)紙架/白板 竅門四郭三條麥肯錫思維導(dǎo)圖53制造幽默的會(huì)議氛圍 竅門五奧美廣告的文字接龍游戲54適時(shí)應(yīng)用切臘腸策略：對(duì)取得的成果進(jìn)行歸納總結(jié)竅門六55假想對(duì)方的反對(duì)意見 克服脾氣鼓勵(lì)積極的發(fā)言提出并強(qiáng)調(diào)問(wèn)題注意人際關(guān)系選擇最佳時(shí)機(jī) 正面發(fā)言七大技巧會(huì)議達(dá)成目的的七大技巧56會(huì)議進(jìn)程會(huì)前會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)和與會(huì)人會(huì)中會(huì)后感謝，會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后跟蹤開場(chǎng)爭(zhēng)論達(dá)成總結(jié)57會(huì)議結(jié)束總結(jié)會(huì)議討論結(jié)果落實(shí)行動(dòng)責(zé)任人感謝與會(huì)者會(huì)議評(píng)估58會(huì)議評(píng)估這次會(huì)議對(duì)你有用嗎？是或否你暢所欲言了嗎？是或否你對(duì)會(huì)議的