用友軟件系統(tǒng)操作手冊(cè)-采購(gòu)部

1、崗位操作手冊(cè)UFIDA用辰軟件北京綠能嘉業(yè)新能源有限公司用友ER僚統(tǒng)采購(gòu)崗位操作手冊(cè)手冊(cè)名稱：米購(gòu)部操作手冊(cè)適用部門：采購(gòu)部編寫人員：版本號(hào)1.0編寫日期2018年05月1日對(duì) 口 支 持業(yè)務(wù)采購(gòu)訂單業(yè)務(wù)問(wèn)題、操作問(wèn)題到貨單業(yè)務(wù)問(wèn)題、操作問(wèn)題采購(gòu)發(fā)票業(yè)務(wù)問(wèn)題、操作問(wèn)題采購(gòu)結(jié)算業(yè)務(wù)問(wèn)題財(cái)務(wù)部軟件問(wèn)題、錯(cuò)誤提示計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、硬件、系統(tǒng)故障崗位操作手冊(cè)UFIDA用辰軟件 TOC o 1-5 h z 、部門職責(zé)：3二、部門崗位劃分：3三、系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程： 3四、部門日常業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理： 41、2、1)7)日常業(yè)務(wù)類型的界定: 采購(gòu)業(yè)務(wù)日常處理： 供應(yīng)商檔案維護(hù). 采購(gòu)計(jì)劃生成采購(gòu)訂單下達(dá)：.采購(gòu)到貨單采

2、購(gòu)發(fā)票：采購(gòu)入庫(kù)單：采購(gòu)結(jié)算：錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。崗位操作手冊(cè)UFIDA用反軟件一、部門職責(zé)：采購(gòu)部門的日常工作在 ERP系統(tǒng)處理中主要工作有：1、開(kāi)發(fā)新的供應(yīng)商，進(jìn)行供應(yīng)商資料的維護(hù)和更改，加強(qiáng)供應(yīng)商資源管理。2、及時(shí)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃錄入采購(gòu)訂單，為生產(chǎn)部安排采購(gòu)和生產(chǎn)做依據(jù)。3、根據(jù)供應(yīng)商到貨情況在采購(gòu)系統(tǒng)中錄入到貨單，并通知質(zhì)檢部門驗(yàn)貨。4、收到采購(gòu)發(fā)票后，在系統(tǒng)中錄入采購(gòu)發(fā)票，并通知財(cái)務(wù)部進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。5、作好各種采購(gòu)統(tǒng)計(jì)，為決策層提供分析數(shù)據(jù)。二、部門崗位劃分：采購(gòu)計(jì)劃員：系統(tǒng)內(nèi)供應(yīng)商分類、供應(yīng)商檔案、采購(gòu)計(jì)劃的制定 采購(gòu)部經(jīng)理：對(duì)于采

3、購(gòu)管理工作完成情況審核，進(jìn)行月末結(jié)帳處理。 采購(gòu)業(yè)務(wù)員：進(jìn)行訂單錄入、采購(gòu)到貨單錄入、采購(gòu)發(fā)票錄入。 倉(cāng)管人員：采購(gòu)入庫(kù)單錄入、材料出庫(kù)單錄入，調(diào)撥業(yè)務(wù)處理三、系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程：崗位操作手冊(cè)UFIDA用辰軟件0米購(gòu)人員錄入米購(gòu)訂單1、采購(gòu)業(yè)務(wù)員根據(jù)到貨情況，在采購(gòu)系統(tǒng)中根據(jù)采購(gòu)定的那生成到貨單2、業(yè)務(wù)員通知檢驗(yàn)部門質(zhì)檢，倉(cāng)管員根據(jù)到貨到辦理入庫(kù)手續(xù)；3、采購(gòu)發(fā)票到后，采購(gòu)員在系統(tǒng)中根據(jù)采購(gòu)入庫(kù)單生成采購(gòu)發(fā)票，并通知財(cái)務(wù)進(jìn)行采購(gòu)四、部門日常業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理：1、日常業(yè)務(wù)類型的界定：供應(yīng)商檔案維護(hù) 、到貨單（退貨單）、采購(gòu)發(fā)票（運(yùn)費(fèi)發(fā)票）、采購(gòu)入庫(kù)單，采購(gòu)結(jié)算、月 末結(jié)帳2、采購(gòu)業(yè)務(wù)日常處理:1）供應(yīng)

4、商檔案維護(hù)：原則：供應(yīng)商分類+四位流水號(hào)操作路徑：【設(shè)置】一【基礎(chǔ)檔案】一【往來(lái)單位】一【供應(yīng)商檔案】單擊【增加】或 【修改】可以看如下介面：紅色“*”的內(nèi)容是必輸項(xiàng)，如圖所示：供應(yīng)商分類為“01”，所以供應(yīng)編碼為“010001 ”, 供應(yīng)商簡(jiǎn)稱為“三明市匯豐金屬材料有限公司”若供應(yīng)商名稱不錄則系統(tǒng)自動(dòng)把簡(jiǎn)稱回填到里面去，所屬地區(qū)碼原則要求錄入，方便日后統(tǒng)計(jì)、分析。單擊【聯(lián)系】可維護(hù)專屬部門與崗位操作手冊(cè)UFIDA用反軟件業(yè)務(wù)員。1）采購(gòu)訂單:地加修改刪除保存的薛附件審樓京事的美田打開(kāi)要量.帶行崎SJ墓位t首張上養(yǎng)N皆未兆刷新券助退出錄入咂序：喔序來(lái)購(gòu)i丁單打印模版；叵互11箝非罐*普通采購(gòu)訂

5、單日期 *20.10705-01供核埠位*渡江WPQ付款汆件訂單編號(hào)* 0000000002部門爸注采購(gòu)類型業(yè)爭(zhēng)員 相摩門，制幣種*人民幣匯率*2匡垓 demo變更人關(guān)閉A明物 匯總 設(shè)置席號(hào)存嵯扁科存撻鈉婉格型號(hào)主計(jì)里效里原而含稅單價(jià)原面單價(jià)原市上101050101輪毅8H對(duì)20. 000 000.00201050501襯帚10*2條10. 000.000.003/計(jì) A.I ,30. 00首先點(diǎn)擊“增加”按鈕后，在訂單界面中，錄入日期，采購(gòu)類型，供應(yīng)商，部 門，業(yè)務(wù)員，備注等信息，選擇存貨的數(shù)量，單價(jià) ，點(diǎn)擊保存，審核，退出。3）采購(gòu)發(fā)票：采購(gòu)發(fā)票是供應(yīng)商開(kāi)出的銷售貨物的憑證，系統(tǒng)將根據(jù)采

6、購(gòu)發(fā)票確認(rèn)采購(gòu)成本，并據(jù)以登記應(yīng)付賬款。企業(yè)在收到供貨單位的發(fā)票后，如果沒(méi)有收到供貨單位的貨物， 可以對(duì)發(fā)票壓?jiǎn)翁幚恚?待貨物到達(dá)后，再輸入系統(tǒng)做報(bào)賬結(jié)算處理； 也可以先將發(fā)票輸入系統(tǒng)， 以便實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)在途貨物。采購(gòu)發(fā)票按業(yè)務(wù)性質(zhì)分為：藍(lán)字發(fā)票、紅字發(fā)票。采購(gòu)發(fā)票按發(fā)票類型分為：增值稅專用發(fā)票，增值稅專用發(fā)票的單價(jià)為無(wú)稅單價(jià)。崗位操作手冊(cè)UFIDA用反軟件普通發(fā)票：普通發(fā)票包括普通發(fā)票、廢舊物資收購(gòu)憑證、農(nóng)副產(chǎn)品收購(gòu)憑證、其他收據(jù)，這些發(fā)票的單價(jià)、金額都是含稅的。普通發(fā)票的默認(rèn)稅率為0,可修改。運(yùn)費(fèi)發(fā)票，運(yùn)費(fèi)主要是指向供貨單位或提供勞務(wù)單位支付的代墊款項(xiàng)、運(yùn)輸裝卸費(fèi)、手續(xù)費(fèi)、違約金（延期付款利息

7、）、包裝費(fèi)、包裝物租金、儲(chǔ)備費(fèi)、進(jìn)口關(guān)稅等。運(yùn)費(fèi)發(fā)票的單價(jià)、金額都是含稅的。運(yùn)費(fèi)發(fā)票的默認(rèn)稅率為7,可修改?！静藛温窂健坎少?gòu)管理-業(yè)務(wù)-發(fā)票-采購(gòu)普通發(fā)票.采購(gòu)發(fā)票可以手工新增，也可以參照采購(gòu)訂單、采購(gòu)入庫(kù)單（普通采購(gòu)）填制；采 購(gòu)發(fā)票也可以拷貝其他采購(gòu)發(fā)票填制。采購(gòu)發(fā)票可以修改、刪除。.采購(gòu)發(fā)票可以現(xiàn)付、棄付。.采購(gòu)發(fā)票與采購(gòu)入庫(kù)單可以進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。.采購(gòu)發(fā)票可以在應(yīng)付款管理進(jìn)行審核，同時(shí)回填采購(gòu)發(fā)票的審核人。打印致覽 輸出 m 脩改 嗎現(xiàn)付 并付I定位，苜?gòu)埳蠌埶⑿?幫助 退出采購(gòu)普通發(fā)票打印模版：師胸i酸薪51r| 已 a膜序Tr存貨編碼存貸名稼視格型號(hào)主計(jì)量數(shù)量原幣單飾原幣金題原幣八1

8、0315097柴油海芯個(gè)2 000016 000032 00.20315096機(jī)油謔芯個(gè)1.QQ0D3Q. 0D0030.0030315096機(jī)油源芯個(gè)1.000030,000030.0045含計(jì)4.000092.00業(yè)等類組號(hào)通采購(gòu)戰(zhàn)事舉型普通盤索供貨單位三明市澧路治配物資:部門名宿生產(chǎn)部發(fā)篇日期2005-0&-30發(fā)票號(hào)些生代型單僮三明市泌端汽配物節(jié) 迎員王迪湘付款恭件開(kāi)票日期隨Q空累購(gòu)關(guān)型零星采購(gòu)稅率Q?？谶低舛秩嗣穸鴧R率2各注和隼李洪英庠超孥浜真孑復(fù)E期些如史【業(yè)務(wù)流程】.填制采購(gòu)發(fā)票，參照采購(gòu)訂單據(jù)生成。.財(cái)務(wù)部門通過(guò)應(yīng)付款管理對(duì)采購(gòu)發(fā)票審核并登記應(yīng)付明細(xì)賬，并回填采購(gòu)發(fā)票 審核

9、人。.采購(gòu)結(jié)算會(huì)計(jì)對(duì)采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算處理。.由于材料不合格或其他原因，企業(yè)如果發(fā)生退貨業(yè)務(wù)，且發(fā)票已付款或?qū)?yīng)的入庫(kù) 單已記賬，則應(yīng)輸入紅字發(fā)票進(jìn)行沖銷。若發(fā)票未付款或?qū)?yīng)的入庫(kù)單未記賬，則 您可通過(guò)取消結(jié)算，修改發(fā)票即可。.通過(guò)統(tǒng)計(jì)賬表查詢各采購(gòu)發(fā)票的有關(guān)信息。崗位操作手冊(cè)UFIDA用辰軟件4）采購(gòu)結(jié)算:采購(gòu)結(jié)算也稱采購(gòu)報(bào)賬，是指采購(gòu)核算人員根據(jù)采購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票核算采購(gòu)入庫(kù)成 本；采購(gòu)結(jié)算的結(jié)果是采購(gòu)結(jié)算單，它是記載采購(gòu)入庫(kù)單記錄與采購(gòu)發(fā)票記錄對(duì)應(yīng)關(guān)系 的結(jié)算對(duì)照表。采購(gòu)結(jié)算從操作處理上分為自動(dòng)結(jié)算、手工結(jié)算兩種方式；另外運(yùn)費(fèi)發(fā) 票可以單獨(dú)進(jìn)行費(fèi)用折扣結(jié)算。菜單路徑：采購(gòu)

10、管理一業(yè)務(wù)一采購(gòu)結(jié)算一手工結(jié)算 /自動(dòng)結(jié)算入庫(kù)單與發(fā)票結(jié)算藍(lán)字入庫(kù)單與紅字入庫(kù)單結(jié)算藍(lán)字發(fā)票與紅字發(fā)票結(jié)算運(yùn)費(fèi)發(fā)票與入庫(kù)單結(jié)算，也可直接與存貨結(jié)算 參照入庫(kù)單生成發(fā)票時(shí)可以進(jìn)行結(jié)算【業(yè)務(wù)規(guī)則】入庫(kù)單的金額可以與發(fā)票金額不等，入庫(kù)單金額可以為空。采購(gòu)結(jié)算后，入庫(kù)單上 的單價(jià)都被自動(dòng)修改為發(fā)票上的存貨單價(jià)，即發(fā)票金額作為入庫(kù)單的實(shí)際成本。采購(gòu)結(jié)算按照單據(jù)行記錄進(jìn)行結(jié)算，結(jié)算后生成結(jié)算單，分別記下入庫(kù)單和發(fā)票的 相應(yīng)信息，修改入庫(kù)單的結(jié)算數(shù)量，在當(dāng)前發(fā)票的左上角增加“已結(jié)算”紅色標(biāo)記。崗位操作手冊(cè)UFIDA用反軟件如果需要修改或刪除入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票等，必須先取消采購(gòu)結(jié)算，即刪除采購(gòu)結(jié)算 單。取消了結(jié)

11、算的入庫(kù)單、發(fā)票，其左上角的“已結(jié)算”紅色標(biāo)記消失。以下情況不能取消結(jié)算：已結(jié)算的采購(gòu)入庫(kù)單已被存貨核算記賬。先暫估再結(jié)算的入庫(kù)單，已在存貨核算作暫估處理。如果存在一次入庫(kù)、多次結(jié)算時(shí)，入庫(kù)單和發(fā)票上的項(xiàng)目（即項(xiàng)目檔案的項(xiàng)目）不要求一致，可以均為空，可以一方為空。結(jié)算單項(xiàng)目繼承入庫(kù)單項(xiàng)目；但如果入庫(kù)單項(xiàng) 目為空，發(fā)票項(xiàng)目非空，則繼承發(fā)票項(xiàng)目。本月已做月末結(jié)賬后，不能再做本月的采購(gòu)結(jié)算，只能在下個(gè)月做。如果采購(gòu)結(jié)算確實(shí)應(yīng)核算在已結(jié)賬的會(huì)計(jì)月內(nèi)，那么可以先取消該月的月末結(jié)賬后再做采購(gòu)結(jié)算。可以跨月結(jié)算，不限制業(yè)務(wù)發(fā)生的日期。這里著重講解手工結(jié)算的全過(guò)程：.【菜單路徑】采購(gòu)管理一業(yè)務(wù)-采購(gòu)結(jié)算-手工

12、結(jié)算在手工結(jié)算界面按R選單1按 鈕，進(jìn)入結(jié)算選單界面。打用FK M送授M甘冏塔事聿助黑田怙匯學(xué)干Tsrw *今”刎jd對(duì)恒地零崗位操作手冊(cè)UFIDA用辰軟件.在結(jié)算選單界面，按R過(guò)濾1按鈕，顯示過(guò)濾條件界面，輸入條件過(guò)濾、高級(jí)過(guò)濾 條件。.按R確定1返回結(jié)算選單界面。.按R刷票1則將符合過(guò)濾條件的未結(jié)算完畢發(fā)票記錄帶入發(fā)票列表（屏幕上方）； 按R刷入1則將符合過(guò)濾條件的未結(jié)算完畢的入庫(kù)單記錄帶入入庫(kù)單列表（屏幕下 方）。.選擇要結(jié)算的入庫(kù)單：點(diǎn)擊選擇欄，顯示Y則選擇當(dāng)前行；再點(diǎn)擊，則取消選擇；可打勾“全選”，取消“全選”則取消所有選擇。.選擇要結(jié)算的發(fā)票：點(diǎn)擊選擇欄，顯示Y則選擇當(dāng)前行；再點(diǎn)擊

13、，則取消選擇；可打勾“全選”，取消“全選”則取消所有選擇。.選擇了入庫(kù)單記錄，可點(diǎn)擊R按入1 （按入庫(kù)單匹配發(fā)票）、系統(tǒng)自動(dòng)尋找所選入 庫(kù)單記錄的匹配記錄，提示“可以匹配的發(fā)票共有X條”，并將匹配的記錄打勾， 未匹配的記錄取消選擇。.選擇了發(fā)票記錄，可點(diǎn)擊R按票1 （按發(fā)票匹配入庫(kù)單），操作同上。.按R存儲(chǔ)1 ,可以保存用戶修改的列寬設(shè)置，下次進(jìn)入結(jié)算選單界面時(shí)顯示上次的 列寬設(shè)置。崗位操作手冊(cè)UFIDA用辰軟件.結(jié)算選單完畢，系統(tǒng)在列表尾部顯示選擇的記錄數(shù)，按R確定1返回手工結(jié)算界面, 當(dāng)前選擇的結(jié)果帶入到手工結(jié)算界面。【操作流程】.選單后返回結(jié)算選單界面，窗口上方帶入發(fā)票記錄、入庫(kù)單記錄，窗口下方帶入費(fèi) 用折扣存貨發(fā)票記錄、運(yùn)費(fèi)發(fā)票記錄。.入庫(kù)數(shù)量與發(fā)票數(shù)量不符時(shí)，可錄入溢余短缺數(shù)量、金額，將兩者數(shù)量調(diào)平。.費(fèi)用分?jǐn)偅河脩艨梢园涯承┻\(yùn)費(fèi)、挑選整理費(fèi)等費(fèi)用按會(huì)計(jì)制度可以攤?cè)氩少?gòu)成本， 按R選單1時(shí)手工選擇費(fèi)用折扣存貨的發(fā)票記錄，或按R選單1時(shí)