會計信息系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制的建設(shè)

1、會計信息系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制的建設(shè) 摘 要電算化會計信息系統(tǒng)在企業(yè)的廣泛建立大大提高了會計工作績效和質(zhì)量,但同時由于電算化環(huán)境的特殊性,也使得會計信息系統(tǒng)面臨新的風(fēng)險,建立適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。內(nèi)部控制是指一個企業(yè)或單位為了保證其資產(chǎn)的安全性、會計資料的準(zhǔn)確性和可靠性，提高經(jīng)營效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管理方針而在組織內(nèi)采用的一系列制度、方法和手段。計算機(jī)引入會計信息系統(tǒng)后，內(nèi)部控制本身呈現(xiàn)出新的特征，內(nèi)部控制技術(shù)在系統(tǒng)管理和審計中的重要性大大提高。了解和掌握電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的基本要求，不僅是開發(fā)設(shè)計可靠系統(tǒng)的前提，同時也是使系統(tǒng)高效運(yùn)行和管理的必要條件。 關(guān)鍵詞會

2、計電算化 內(nèi)部控制 隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)體制改革的深化,會計電算化得到迅速普及和發(fā)展,高速度、低成本、不斷創(chuàng)新的經(jīng)濟(jì)模型改變了傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式、經(jīng)營模式和會計模式。會計已經(jīng)對企業(yè)的內(nèi)部控制產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響,提高了企業(yè)的運(yùn)營與管理效率。企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后，企業(yè)會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，會計核算的準(zhǔn)確性和可靠性得到了極大的提高。但是，也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多前所未有的新問題，對企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊，使企業(yè)內(nèi)部控制制度在新的環(huán)境下顯得落后于形勢了，由于電算化會計系統(tǒng)的特殊性，建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。 一、電算化會計系統(tǒng)

3、內(nèi)部控制的發(fā)展 1.計算機(jī)的使用改變了企業(yè)會計核算的環(huán)境 企業(yè)使用計算機(jī)處理會計和財務(wù)數(shù)據(jù)后,企業(yè)會計核算的環(huán)境發(fā)生了變化,會計部門的組成人員從原來由財務(wù)、會計專業(yè)人員組成,轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧?wù)、會計專業(yè)人員和計算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機(jī)專家組成。會計部門不僅利用計算機(jī)完成基本的會計業(yè)務(wù),還能利用計算機(jī)完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動,如銷售預(yù)測、人力資源規(guī)劃等。因此,要保證企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整、保證會計系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動反映的正確和可靠,達(dá)到企業(yè)管理的目標(biāo),企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善就顯得更為重要,內(nèi)部控制制度的范圍和控制程序較之手工會計系統(tǒng)更加廣泛,更加復(fù)雜。 2

4、.電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式 在電算化會計系統(tǒng)中,會計和財務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法和處理程序,各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存媒介發(fā)生了很大的變化。原來書面形式的各類會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上,因此,電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制與手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度有著很大的不同,控制的重點(diǎn)由對人的控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ?、機(jī)控制,控制的程序應(yīng)與計算機(jī)處理程序相一致。 3.計算機(jī)的使用增加了控制舞弊、犯罪的難度 隨著計算機(jī)使用范圍的擴(kuò)大,利用計算機(jī)進(jìn)行的貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動也有所增加。計算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,發(fā)現(xiàn)計算機(jī)舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統(tǒng)更大,計

5、算機(jī)舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會計系統(tǒng)更大,因此計算機(jī)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度與手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度相比較,計算機(jī)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制是范圍大、控制程序復(fù)雜的綜合性控制,控制的重點(diǎn)是對職能部門和計算機(jī)數(shù)據(jù)處理部門并重的全面控制,是人工控制和計算機(jī)自動控制相結(jié)合的多方位控制。 4.內(nèi)部控制的范圍變化 傳統(tǒng)的內(nèi)部控制主要針對交易處理。計算機(jī)技術(shù)的引入,給會計工作增加了新的工作內(nèi)容,同時也增加了新的控制措施。由于系統(tǒng)建立和運(yùn)行的復(fù)雜性,內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴(kuò)大,包含了傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒有的控制,如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、修改程序的控制等,以及磁盤內(nèi)會計信息安全保護(hù)、計算機(jī)病毒防治

6、、計算機(jī)操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護(hù)人員的崗位責(zé)任制度等。 二、發(fā)展過程中的主要問題 1.對會計電算化的認(rèn)識不到位 ，沒有設(shè)置合理的組織機(jī)構(gòu) 不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對實(shí)施會計電算化的重要意義缺乏足夠的認(rèn)識,沒有認(rèn)識到開展會計電算化是時代發(fā)展的必然,是管理現(xiàn)代化的需要。會計電算化是會計進(jìn)入信息化的基礎(chǔ),是今后企業(yè)決策的重要手段,是會計制度改革的突破口。 2.安全性、保密性差 由于傳統(tǒng)的手工記賬方式長期被人們所接受,目前企業(yè)管理建立在手工記賬的基礎(chǔ)上,要改變已形成的習(xí)慣方式有一定難度。尤其是會計電算化的保密性、安全性存在空白,因而對會計電算化數(shù)據(jù)的可靠性持懷疑態(tài)度。 3.會計基礎(chǔ)工作薄弱 會計電算化雖然在

7、很大程度上減輕了會計人員的工作量,但同時也增加了操作人員、系統(tǒng)維護(hù)人員等崗位,帶來了許多新的要求,提出了新的問題。目前,我國建立在手工操作條件下的會計基礎(chǔ)工作的管理還存在著很多不足;實(shí)施會計電算化,就需要建立與之相配套的一系列內(nèi)部控制制度來加以約束,才能充分發(fā)揮電算化的優(yōu)勢。 4.上機(jī)管理措施不夠完善 缺乏電源保護(hù)意識,不清楚電源失常會使使系統(tǒng)遭到破壞。最重要的是沒有樹立及時備份的觀念。數(shù)據(jù)文件應(yīng)該及時采用強(qiáng)制軟盤備份,并以適當(dāng)形式妥善保管,一旦系統(tǒng)遭到破壞,能夠通過恢復(fù)機(jī)制完全恢復(fù)到原有狀態(tài)。硬件也要備份,一旦計算機(jī)發(fā)生故障或遭到破壞,用備用的計算機(jī)及時頂替上去,不影響會計工作的正常開展，能

8、夠消除一切病毒的蔓延和感染。 5.缺乏合格的會計電算化專業(yè)人才 會計電算化涉及計算機(jī)、會計、管理等方面的專業(yè)知識,目前,不少單位的電算化人員是由過去的會計、出納等經(jīng)過短期培訓(xùn)而來,不能靈活運(yùn)用軟件滿足工作需要,遇到超出范圍的問題,只能找軟件的維護(hù)人員,而維護(hù)人員又基本是計算機(jī)專業(yè)出身,對財務(wù)知識知之較少,雙方不能很好地配合。即使有一部分人通過會計電算化的考試也只是掌握了一些對計算機(jī)的基本應(yīng)用,不能靈活運(yùn)用軟件處理的會計數(shù)據(jù),進(jìn)行財務(wù)信息加工和分析,滿足各方對財務(wù)信息的需求。這也是制約電算化發(fā)展的原因。 6.網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展帶來了許多新問題 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無疑是目前IT發(fā)展的方向，電算化會計信息系統(tǒng)也不

9、可避免受到其深遠(yuǎn)的影響。目前財務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò)功能主要包括：遠(yuǎn)程報賬、遠(yuǎn)程報表、遠(yuǎn)程審計、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上銀行等，實(shí)現(xiàn)這些功能就必須有相應(yīng)的控制，從而為電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制帶來新問題。 三、如何加強(qiáng)電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制 1.設(shè)置合理的組織機(jī)構(gòu) 為了適應(yīng)會計電算化給內(nèi)部控制提出的新要求，企業(yè)應(yīng)設(shè)置合理的組織機(jī)構(gòu)。企業(yè)實(shí)現(xiàn)了會計電算化后，應(yīng)對原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以適應(yīng)電算化會計系統(tǒng)的要求。企業(yè)可以按會計數(shù)據(jù)的不同形態(tài)，劃分為數(shù)據(jù)收集輸入組、數(shù)據(jù)處理組和會計信息分析組等組室；也可以按會計崗位和工作職責(zé)劃分為電算化會計主管、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分

10、析等崗位。組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置必須適合企業(yè)的實(shí)際規(guī)模，符合企業(yè)總體經(jīng)營目標(biāo)，并且應(yīng)按精簡、合理的原則對組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置進(jìn)行成本效益分析。 2.適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離，加強(qiáng)安全性和保密性 內(nèi)部控制的關(guān)鍵之點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離，電算化會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)一樣，對每一項(xiàng)可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔(dān)。在電算化會計系統(tǒng)中，不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展的職務(wù)與系統(tǒng)操作的職務(wù)；數(shù)據(jù)維護(hù)管理職務(wù)與電算審核職務(wù)；數(shù)據(jù)錄入職務(wù)與審核記賬職務(wù)；系統(tǒng)操作的職務(wù)與系統(tǒng)檔案管理職務(wù)等。企業(yè)為防止舞弊或欺詐，應(yīng)建立一整套符合職責(zé)劃分原則的內(nèi)部控制制度，同時還應(yīng)建立

11、起職務(wù)輪換制度。 3.會計電算化崗位責(zé)任制度，加強(qiáng)會計基礎(chǔ)工作 要明確會計電算化系統(tǒng)人員的崗位劃分和各崗位的工作任務(wù),會計電算化的工作崗位一般分為:會計電算化主管、會計電算化操作員、審核記賬員、會計檔案管理員、電算審查員。同時要明確各崗位的責(zé)任制。工作人員的崗位安排除考慮每個人的工作能力外,還應(yīng)該保證按照不相容業(yè)務(wù)相分離的原則,如審核記賬員崗位不得由出納人員兼任,也不得審核自己輸入的憑證。崗位責(zé)任制的制定主要明確每個電算化崗位的職責(zé),督促工作人員及時保證工作的完成并做好相應(yīng)的紀(jì)錄,保證工作質(zhì)量、杜絕舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。 4.完善的上機(jī)管理 企業(yè)用于電算化會計系統(tǒng)的計算機(jī)應(yīng)盡可能是專用的，企業(yè)應(yīng)對計

12、算機(jī)的使用建立一整套管理制度，以保證每一個工作人員和每一臺計算機(jī)都只做其應(yīng)該做的事情。一般來講，企業(yè)對用于電算化會計系統(tǒng)的計算機(jī)的上機(jī)管理措施應(yīng)包括輪流值班制度、上機(jī)記錄制度、完善的操作手冊、上機(jī)時間安排等，此外，會計軟件也應(yīng)該有完備的操作日志文件。 5.提高內(nèi)部會計人員的素質(zhì) 由于會計電算化涉及會計和計算機(jī)兩種專業(yè)知識，因此應(yīng)該組織網(wǎng)絡(luò)安全方面及高級程序語言的培訓(xùn)，大力開展計算機(jī)輔助審計技術(shù)的培訓(xùn)。如：數(shù)據(jù)模擬檢測法、整體檢測法、程序編碼控制法、平行模擬法、程序追蹤法。培養(yǎng)一批既懂財會、審計業(yè)務(wù)、又精通計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的有經(jīng)驗(yàn)的復(fù)合型專業(yè)內(nèi)部會計人員。 6.網(wǎng)絡(luò)的安全控制 網(wǎng)絡(luò)安全性指標(biāo)包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別、不可否認(rèn)和完整性。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)會計安全防范的核心內(nèi)容是保護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全,避免和克服諸如會計信息失真、企業(yè)資產(chǎn)損失等風(fēng)險的發(fā)生。為實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全,應(yīng)從法律保障、技術(shù)支持、加強(qiáng)管理三大