標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程研習(xí)ppt課件

1、標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程(SOP)的編製-以楊梅高中註冊組之實(shí)作為例-國立楊梅高級中學(xué) 註冊組長 陳岫傑2007年10月30日一、參考文獻(xiàn)1. 林騰蛟，教育部作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化(SOP)流程圖製作規(guī)範(fàn)，國立科學(xué)教育館。2.國立教育資料館SOP作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化品管圈工作計(jì)畫，國立教育資料館。3.國立楊梅高中教務(wù)處分層負(fù)責(zé)表。4.國立楊梅高中教務(wù)處校務(wù)章則。二、標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程之意義(一)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程(Standard Operating Procedure，SOP)為企業(yè)界(機(jī)構(gòu))常用之一種方法，其目的是要使每一項(xiàng)作業(yè)流程(事)均能清楚呈現(xiàn)，任何人(人)只要看到流程圖，便能一目了然，有助於相關(guān)人員對整體工作流程的掌握。(二)

2、採用之機(jī)構(gòu) 企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)(行政機(jī)構(gòu)、學(xué)校)、軍方、醫(yī)院等。三、流程編製之負(fù)責(zé)單位(一)依事或依人？ 1.以業(yè)務(wù)編製：可綜合多處室或單位，但 個人可能缺乏參與之自覺。 2.以人員編製：可以專責(zé)人員掌握，不怕 業(yè)務(wù)調(diào)動或更迭，但細(xì)緻程度需考量。(二)依對象來分:(相互參酌、對照） 1.業(yè)務(wù)人員：承辦人員的規(guī)範(fàn)。 2.申請人士： 有規(guī)則、法令、表件可循。四、編製標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程之準(zhǔn)備(一)詳讀分層負(fù)責(zé)表，確定專責(zé)業(yè)務(wù)內(nèi)容。(二)將業(yè)務(wù)內(nèi)容分類： 1.依時間劃分：以全年之52週別，參考一般之進(jìn) 行時間，置於合適之週別計(jì)畫。一般性工作可 置於最末處。 2.依重要、急迫程度劃分：可約分為：重(重要)、 普(

3、普通)、急(急迫)、例(例行)四類(三)蒐集所有相關(guān)辦法(R)、表件(I)，並確定協(xié)辦單位或處室。五、重要工作內(nèi)容(一)項(xiàng)目分類：以數(shù)字編號。(二)主要項(xiàng)目名稱：依分層負(fù)責(zé)表之大類別編寫。(三)細(xì)部項(xiàng)目：以次編號(如1-1)編寫，詳細(xì)繕寫各工 作項(xiàng)目，且每一工作項(xiàng)目將對應(yīng)至每 一個流程圖。(四)辦法及說明：每一細(xì)部項(xiàng)目之法源依據(jù)，依校 務(wù)章則之規(guī)定，或是一般政府公布 之遵行辦法(可擷取，並附註出處)。(五)表格、文件：需要填製之表格、文件。六、編定行事週曆(一)業(yè)務(wù)事項(xiàng)之重要、急迫程度說明。(二)依學(xué)年(或年度)與週別劃分。(三)工作內(nèi)容：與細(xì)部項(xiàng)目不同。其每一項(xiàng)工 作內(nèi)容，應(yīng)包含於細(xì)部項(xiàng)目中

4、，但是否需要 畫製流程圖，則應(yīng)以業(yè)務(wù)單位之人員來 分。(如主任、組長或職員)(四)協(xié)辦單位：註明協(xié)調(diào)、會辦單位(於流程圖中需 標(biāo)示)(五)參考之辦法、表格：如R1-3-1、I1-3-1。七、繪製流程圖(1/3)(一)流程圖(Flow Chart)：依照邏輯順序，確定起 點(diǎn)、進(jìn)行點(diǎn)、轉(zhuǎn)折、選擇、循環(huán)與終點(diǎn)。(二)以固定符號繪製：各有意義，需統(tǒng)一標(biāo)定。(三)流程圖的優(yōu)點(diǎn)：(走過一遍，留下痕跡) 1.流程一目了然，工作人員、申請人士能有了解。 2.更換人手時可按圖索驥，容易上手。 3.繪製時可以學(xué)習(xí)，重跑流程，可發(fā)現(xiàn)疏失， 適時更正。(一)流程圖符號：參考教育部之規(guī)範(fàn)，以及相關(guān)機(jī)構(gòu)之繪製原則，製作符

5、號及範(fàn)例。(二)由上而下、結(jié)構(gòu)化程式設(shè)計(jì)。(三)圖示選?。河蒞ORD軟體中，選?。汗ぞ吡胁迦雸D片快取圖案流程圖。七、繪製流程圖(2/3)七、繪製流程圖(3/3)符號名 稱意 義準(zhǔn)備作業(yè)(Start)流程圖開始處理(Process)處理程序決策(Decision)不同方案選擇終止(End)流程圖終止路徑(Path)指示路徑方向文件(Document)輸入或輸出文件已定義處理(Predefined Process)使用某一已定義之處理程序連接(Connector)某一流程之出口，另一流程之入口註解(Comment)表示附註說明(時間或單位)八、流程圖之結(jié)構(gòu)說明(1/5)(一)簡單順序(Sequen

6、ce)：1.依處理程序，逐一製作2.最為簡單。3.由上而下進(jìn)行。1.收取新生照片於註冊須知通知2.資料彙整：各班級學(xué)生照片與基本資料配對、校正下載3.製作學(xué)生證(硬卡式)：輸入電腦軟體，以製卡機(jī)輸出，注意色帶補(bǔ)充八、流程圖之結(jié)構(gòu)說明(2/5)(二)二元選擇結(jié)構(gòu) (Dual-Selection)：1.依某些條件，進(jìn)行不同處理程序。2.選擇之結(jié)果，可用是、否、通過、不通過或是其他對應(yīng)文字?jǐn)⑹觥?.經(jīng)過選擇後之程序，就此分流。2.高一專長班甄試錄??？3.編入一般班級：4.編成專長班：含語文專長班、數(shù)理專長班、管樂班是否5.篩選退場成員：志趣不合、成績低落、無法配合者，末20之成員7.製作獎狀：套印獎

7、狀，簽核後完成5.模擬考成績篩選：各組前8名，職科取2-3名2.考試成績資料：轉(zhuǎn)出各年段、組別、學(xué)程成績(參考7-3)3.期中考試成績篩選：各年段各班前3名，全組前20名4.學(xué)科競試成績篩選：各年段各組別前8名，職科取2-3名6.申請家長會獎學(xué)金：發(fā)給各組、學(xué)程前3名同學(xué)300-800元不等(三)多元選擇結(jié)構(gòu) (Multi-Selection)：1.依某些條件，進(jìn)行不同處理程序。2.通常選擇之結(jié)果，仍歸結(jié)到一至二個後續(xù)程序。3.若後續(xù)程序過多，需有分頁之計(jì)畫。八、流程圖之結(jié)構(gòu)說明(3/5)(三)重複處理結(jié)構(gòu)A： (Iteration，Repeat Until)1.重複執(zhí)行某些條件，直到條件變成

8、真為止。2.當(dāng)符合是的條件時，即離開迴圈，至下一後續(xù)程序。3.先執(zhí)行處理程序，再決定是否要繼續(xù)執(zhí)行。八、流程圖之結(jié)構(gòu)說明(4/5)1.領(lǐng)取申請資訊(R-8-1-1)3.至相關(guān)處室核章：列陳休學(xué)原因，會辦單位意。見檢驗(yàn)，物品、費(fèi)用結(jié)清4.男性學(xué)生兵役問題：若收到兵役徵集令，得以保留學(xué)籍，役期期滿後復(fù)學(xué)5.完成手續(xù)？否是2.填寫申請表、手續(xù)單：家長陪同，分別填寫(I-8-1-1)(I-8-1-2)(三)重複處理結(jié)構(gòu)B： (Iteration，Repeat While)1.重複執(zhí)行某些條件，直到條件變成真為止。2.當(dāng)符合否的條件時，經(jīng)過另外處理流程，又回到條件選擇。3.先判斷條件是否成立，再執(zhí)行處理

9、程序。八、流程圖之結(jié)構(gòu)說明(5/5)5.確認(rèn)多元入學(xué)簡章？招生名額、採計(jì)方式，增列條件，文字更動4.召開第一次會議：預(yù)審多元入學(xué)簡章重大修正事項(xiàng)報告7.提交校內(nèi)多元入學(xué)委員會：6.內(nèi)容有爭議：徵詢與會委員意見，議決是否(一)關(guān)鍵字?。好恳涣鞒讨醒霝殛P(guān)鍵字。其下為細(xì)部說明，勿超過2行。(二)辦理期程或時間：可於細(xì)部說明中註明。(三)注意回饋：流程有選擇或決策分流者，請回饋至主流程，以確定是否能繼續(xù)進(jìn)行，避免懸而不決，或是不斷地循環(huán)而未完成。(四)注意流程路徑之合理性：並要考慮是否要分表(分頁)建置，或是合成總表(另行分細(xì)項(xiàng))。分表、總表應(yīng)以符號、顏色區(qū)別，並稍加說明。九、流程圖之繪製原則(1/4

10、)(五)注意順序：需依流程標(biāo)示順序，由上而下、由左而右。(六)標(biāo)示號碼：以阿拉伯?dāng)?shù)字1開始，後接續(xù)關(guān)鍵詞彙(字)，以動詞受詞為原則，若有處理單位，亦應(yīng)加上。(七)單一出口、單一入口：每一程序只有一個出口(箭頭出)或入口(箭頭入)，或連接至路徑之上。(八)分頁建置：流程圖一頁放不下時，可連接下一頁(連接符號：可稍加說明為何要分頁之原因)。九、流程圖之繪製原則(2/4)(九)符號大小一致：同一流程圖中各符號大小應(yīng)相同。(十)避免交叉：路徑符號避免相互交叉，若必要之交叉，則以曲線表示。(十一)一路徑、一箭頭：同一路徑不管有多少選擇會合，仍只使用一個箭頭。(十二)開始唯一，結(jié)束不論：開始符號於流程圖中只能出現(xiàn)一次，但結(jié)束符號不限。九、流程圖之繪製原則(3/4)(十三)選擇或重複結(jié)構(gòu)，應(yīng)加強(qiáng)說明：對於有多種後續(xù)流程之條件應(yīng)註明，路徑上加註是、否等指示文字。(十四)若使用到已定義之流程，可不必重複繪製(符號)。 (十五)階層性分頁：若一頁繪製不下，亦可使用階層性分頁繪製，以分號碼(如2.1)在另頁繪製，但要在起始流程中註明。 (十六)邏輯驗(yàn)證：試以使用此流程圖之角色，檢視按步操作以防缺漏，或是過度繁瑣。九、流程圖之繪製原則(4/