OA協(xié)同辦公系統(tǒng)運(yùn)行管理規(guī)定

1、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)運(yùn)行管理規(guī)定一、目的為了提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動(dòng)化建設(shè)， 保障文件和各種信息傳遞快捷暢通，根據(jù)公司的實(shí)際情況，制定本規(guī)定。二、適用范圍1、本規(guī)定適用于特區(qū)及各部門(mén)辦公自動(dòng)化的管理。2、OA系統(tǒng)用戶(hù)暫定為特區(qū)各部門(mén)辦公類(lèi)工作人員。三、職責(zé)范圍1、運(yùn)營(yíng)管理部負(fù)責(zé)編制本制度，并有解釋權(quán)，特區(qū)行政人事負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān) 督執(zhí)行。2、各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本制度對(duì)本部門(mén)所有人員有宣導(dǎo)、并監(jiān)督執(zhí)行之責(zé)任。3、特區(qū)信息化管理人員主要職責(zé)：3.1、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的升級(jí)、流程優(yōu)化與指導(dǎo)。3.2、負(fù)責(zé)OA使用人員的培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)工作。3.3、負(fù)責(zé)OA服務(wù)器硬件維護(hù)，確保服務(wù)器安全運(yùn)行，做

2、好數(shù)據(jù)備份，確保 數(shù)據(jù)安全。3.4、負(fù)責(zé)系統(tǒng)流程功能的修改及特殊需求的處理。3.5、對(duì)特區(qū)系統(tǒng)管理人員提供的需求進(jìn)行解答并調(diào)整因組織架構(gòu)變更或流 程變動(dòng)需要進(jìn)行的系統(tǒng)調(diào)整。4、特區(qū)行政人事部主要職責(zé)：4.1、各單位要指定專(zhuān)人進(jìn)行日常管理及與特區(qū)信息化管理人員對(duì)接。4.2、負(fù)責(zé)因人員流動(dòng)及組織架構(gòu)變更造成用戶(hù)變更的審定，負(fù)責(zé)用戶(hù)注冊(cè)、 注銷(xiāo)等管理，負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶(hù)崗位權(quán)限的設(shè)置。4.3、負(fù)責(zé)新員工入職后由申請(qǐng)人提交的經(jīng)審批后的紙質(zhì)表單OA系統(tǒng)用戶(hù)帳號(hào)申請(qǐng)表1-2日內(nèi)開(kāi)通系統(tǒng)注冊(cè)權(quán)限。4.4、負(fù)責(zé)本單位系統(tǒng)新聞、發(fā)文、通知等信息及時(shí)發(fā)布。4.5、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)各職能部門(mén)工作流程設(shè)計(jì)的審核修改、審批制定。

3、4.6、本單位系統(tǒng)功能需求變更時(shí)由行政人事負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核后并由行政人 事部提交系統(tǒng)需求變更申請(qǐng)表流程。4.7、負(fù)責(zé)確定、監(jiān)管OA系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權(quán)限。4.8、負(fù)責(zé)監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn)。4.9、負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)保密文件的設(shè)置進(jìn)行定期檢查。4.10、負(fù)責(zé)對(duì)本單位各部門(mén)上報(bào)特區(qū)各業(yè)務(wù)口數(shù)據(jù)的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。4.11、負(fù)責(zé)根據(jù)特區(qū)提供的違紀(jì)處罰統(tǒng)計(jì)執(zhí)行對(duì)本單位人員進(jìn)行處罰。四、OA系統(tǒng)的文件管理及用戶(hù)使用規(guī)定：1、凡是以公司名義在OA系統(tǒng)中發(fā)布規(guī)章制度、紅頭文件、通知、通報(bào)、 公告以及涉及對(duì)橫向部門(mén)工作要求的等一律由行政人事部負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布，其他任 何部門(mén)（人員）不得發(fā)布，上報(bào)

4、特區(qū)的各種報(bào)表由各子公司業(yè)務(wù)部門(mén)按特區(qū)各業(yè) 務(wù)口要求按時(shí)報(bào)送。2、涉及特區(qū)業(yè)務(wù)秘密以及其它密級(jí)文件不在OA辦公系統(tǒng)上進(jìn)行工作流轉(zhuǎn)。3、正式運(yùn)行之日起所有有系統(tǒng)權(quán)限的員工必須在“我的卡片”中更新自己 的最新的座機(jī)、手機(jī)等聯(lián)系方式。4、OA系統(tǒng)中發(fā)布的公文公告與紙質(zhì)公文具有同等效力，如需要對(duì)外提供紙 質(zhì)文件，各部門(mén)可向公司行政部申請(qǐng)正式文件。5、OA系統(tǒng)中流程中已經(jīng)存在的工作流程，紙質(zhì)單據(jù)將不再使用。6、所有人員申請(qǐng)流程時(shí)“標(biāo)題V “流程附件”要與內(nèi)容事項(xiàng)對(duì)應(yīng)填寫(xiě)清楚， 與相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)溝通后再進(jìn)行發(fā)起，審批節(jié)點(diǎn)的人無(wú)故不得退回，在審批時(shí)對(duì)提 交內(nèi)容有疑問(wèn)應(yīng)與發(fā)起人或發(fā)起人上級(jí)、相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)溝通后取

5、得聯(lián)系對(duì)審批內(nèi) 容最終進(jìn)行確認(rèn)后再給出意見(jiàn)，各審批節(jié)點(diǎn)在審批時(shí)必須提交審批意見(jiàn)，如同意 需提交同意什么內(nèi)容（如同意支付、同意合同條款內(nèi)容、同意用印等），如果不 給意見(jiàn)直接批準(zhǔn)則視為同意，如確需退回流程的，必須寫(xiě)明原因，并提出具體修 改要求，所有退回流程申請(qǐng)人必須重新修改后提交；7、申請(qǐng)為重要緊急事務(wù)時(shí)，申請(qǐng)人提交流程后應(yīng)與各個(gè)節(jié)點(diǎn)立即聯(lián)系催辦 提交的事宜，應(yīng)保證通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的內(nèi)容完整準(zhǔn)確，并 對(duì)所發(fā)布的內(nèi)容負(fù)責(zé)，電子流程提交后，發(fā)送文件的人員要對(duì)發(fā)送的文件情況要 進(jìn)行檢查、催辦、督辦，確認(rèn)發(fā)出的文件及流程處理已落實(shí)到位。8、發(fā)起重大信息時(shí)，除在OA系統(tǒng)中發(fā)布提交外，相關(guān)部

6、門(mén)還應(yīng)及時(shí)采用其他通訊方式進(jìn)行溝通與傳遞。9、向特區(qū)領(lǐng)導(dǎo)（含主席）固定匯報(bào)的工作內(nèi)容、營(yíng)業(yè)數(shù)據(jù)、銷(xiāo)售數(shù)據(jù)、工 作進(jìn)度等一律將以前短信提交改為由系統(tǒng)中發(fā)送“內(nèi)部溝通”選定被留言人進(jìn)行 提交，被留言人同時(shí)需要回復(fù)；10、新建（修改）工作流等審批程序特區(qū)各部門(mén)提出新建（修改）工作流程，需要將相關(guān)流程內(nèi)容和流程節(jié)點(diǎn)提 交部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，并得到該流程中最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各單位指定負(fù)責(zé)人填報(bào)需求 變更申請(qǐng)單需要將OA管理員視情況3日內(nèi)按要求在OA系統(tǒng)中建立或修改。11、即時(shí)通迅工具E-Message要求辦公人員電腦開(kāi)機(jī)后自動(dòng)啟動(dòng)，以便注意 查收各項(xiàng)消息。12、如遇用戶(hù)系統(tǒng)操作問(wèn)題首先登陸協(xié)助區(qū)進(jìn)行查詢(xún)或者發(fā)表提

7、問(wèn)，由系統(tǒng) 管理員在第一時(shí)間內(nèi)給予解答。13、系統(tǒng)正式上線(xiàn)運(yùn)行后用戶(hù)必須定期更改用戶(hù)密碼，并妥當(dāng)保管，多人共 用一臺(tái)計(jì)算機(jī)的，如暫停使用OA辦公需及時(shí)注銷(xiāo)或退出OA系統(tǒng)，以免他人 打開(kāi)系統(tǒng)獲取保密信息，惡意增刪資料或干擾系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)，如因密碼保存不當(dāng) 等因素造成的任何后果，由賬號(hào)密碼所有者承擔(dān)。14、系統(tǒng)中的所有用戶(hù)應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息、資料。 不得盜用他人用戶(hù)賬號(hào)，不得干擾其他用戶(hù)和破壞系統(tǒng)服務(wù)。未經(jīng)允許，任何人 不得隨意讓公司無(wú)關(guān)人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內(nèi)容，如發(fā)生泄密事件， 將給予相關(guān)責(zé)任人員嚴(yán)厲處分。15、禁止在OA系統(tǒng)上傳非工作用途的文件、圖片，不得利用OA系統(tǒng)發(fā)

8、布、 傳播有礙國(guó)家安全、社會(huì)治安或帶有電腦病毒的信息。五、限時(shí)管理規(guī)定及處罰規(guī)定1、系統(tǒng)用戶(hù)必須在每個(gè)工作日上午上班后一個(gè)小時(shí)內(nèi)，下午下班前一個(gè)小時(shí) 內(nèi)至少分別進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽一次，瀏覽公司門(mén)戶(hù)重要文件發(fā)文、通知公告及待辦工 作，以保證公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)、工作流程和信息的及時(shí)傳送。2、協(xié)同及固定表單工作處理流程所涉人員，在接收到待辦事項(xiàng)后，按照提交 的狀態(tài)級(jí)別應(yīng)在以下時(shí)間內(nèi)處理。2.1、接到“緊急”事項(xiàng)后，正常處理時(shí)間應(yīng)不超過(guò)一個(gè)工作日。2.2、接到“重要”事項(xiàng)后，正常處理時(shí)間應(yīng)不超過(guò)兩個(gè)工作日。2.3、接到“正常”事項(xiàng)后，正常處理時(shí)間應(yīng)不超過(guò)三個(gè)工作日。（以上規(guī)定工程類(lèi)合同會(huì)簽及補(bǔ)充協(xié)議審批流程

9、除外按制度規(guī)定的 時(shí)限完成）2.4、如有長(zhǎng)期外出、請(qǐng)假、調(diào)休等特殊原因造成無(wú)法使用OA系統(tǒng)的，必須 將所有或部分權(quán)限授權(quán)給關(guān)聯(lián)人員（可以為同級(jí)業(yè)務(wù)口人員、直屬下級(jí)等）， 以保證各類(lèi)業(yè)務(wù)的正常流轉(zhuǎn)，同時(shí)發(fā)系統(tǒng)“內(nèi)部溝通”告知相關(guān)人員及行政 人事部。不按此規(guī)定執(zhí)行并造成流程不能正常運(yùn)轉(zhuǎn)者，視為當(dāng)月違紀(jì)2次；2.5、對(duì)長(zhǎng)期不使用OA系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求提供共享數(shù)據(jù)；網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù) 不準(zhǔn)確，對(duì)工作造成不良影響的，視違紀(jì)人當(dāng)月違次2次；2.6、超過(guò)以上規(guī)定時(shí)限未審批，計(jì)違紀(jì)人當(dāng)天違紀(jì)一次。違紀(jì)行為，將按 照本管理辦法處罰：違紀(jì)次數(shù)（當(dāng)月累計(jì)）違紀(jì)人直接上級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)處罰違紀(jì)本人直接上級(jí)低于6次部門(mén)內(nèi)通報(bào)6次一9次部門(mén)內(nèi)通報(bào)特區(qū)內(nèi)通報(bào)扣除本月績(jī)效綜合評(píng)分3分9次以上特區(qū)內(nèi)通報(bào)特區(qū)內(nèi)通報(bào)集團(tuán)內(nèi)通報(bào)扣除本月績(jī)效綜合評(píng)分10分扣除本月績(jī)效綜合評(píng)分3分2.7 OA系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)協(xié)同工作進(jìn)行跟蹤，并對(duì)每位特