公文處理知識

1、公文處理知識2017一、公文處理概述二、文種使用三、公文格式四、行文規(guī)則五、公文擬制一、公文處理概述 （一）公文的概念。公文作為一種事物，也經(jīng)歷了產(chǎn)生、發(fā)展、演變的過程。條例規(guī)定：公文是指實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹方針政策，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。 換句話說，公文就是依法行政的工具。公文處理指公文的擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。 公文作為依法執(zhí)政和依法行政的重要工具，代表著一個單位的形象，更體現(xiàn)一個單位的工作水平和工作作風。 (二)公文的特征。公文有兩個顯著特征，一個是特定效力，一個

2、是規(guī)范體式。 特定效力意味著公文是依法行政的具體體現(xiàn)，具有約束力和強制性。規(guī)范體式就要求公文按照一定的書寫和印制方式去表現(xiàn)。二、文種使用 （一）文種使用方面存在的突出問題： 1.使用非法定文種。不選用條例規(guī)定的文種，而使用總結、要點、方案、計劃、安排、綱要、規(guī)劃、建議等文種。 2.文種合并適用。如請示報告、意見報告、請示函等。 3.錯用文種。日常行文的實踐中此問題較多見，主要表現(xiàn)為請示報告不分、決定與決議相混、公告與通告亂用、決議和紀要等同等。 （二）區(qū)分不同的文種： 1.請示和報告的區(qū)別，請示、報告截然不同，不能混用，請示用于“向上級機關請求指示、批準”，報告用于“向上級機關匯報工作、反映情

3、況、回復上級機關的詢問”。請示是要求答復的，報告不要求回復，也不能要求批示、回復。上級機關在辦理時也有所不同。請示是批件，報告是閱件。 2.請示和函的區(qū)別。請示和函都可以用于請求批準有關事項，關鍵的區(qū)別是：請示對上級機關，函適用于不相隸屬機關之間。即使收到這種錯用的請示，也不能將錯就錯，給予批復，要用函回復。 3.決定、命令（令）、通報。這3個文種的共同點是適用范圍都有表彰先進的內(nèi)容；決定與通報這兩個文種還可用于批評錯誤。 判斷的標準，一個是機關的層級，一個是表彰、批評對象的典型性。4.決議和會議紀要。共同點是都需要召開會議的形式。不同點，一是紀要可以多議題，決議則比較集中。二是從格式上看，決

4、議用文件格式，紀要用專門的紀要格式。紀要和會議記錄。會議記錄的內(nèi)容全面，不同人的不同意見都要記載。而紀要內(nèi)容主要有兩部分，一是會議的主要情況（時間、地點、人物、議題等），二是議定事項，就是會議確定的、會后要落實的，其他不寫。三、公文格式 條例規(guī)定“公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成”，共18個要素，可以劃分為版頭、主體、版記三部分。 （一）份號。是同一件公文印制若干份時每份公文的順序編號。條例規(guī)定，涉密公文一定要標注份號。如果發(fā)文機關認為有必

5、要，也可對不涉密的公文標注份號。 （二）涉及國家秘密的公文應當標注密級和保密期限。 1. 標注密級要有依據(jù)，不能隨意。防止出現(xiàn)定密過泛，或者漏定。2.涉及國家秘密的公文如有具體保密期限應當明確標注。 （三）緊急程度。是對公文送達和辦理的時限要求，以確保緊急公文及時傳遞和處理。緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“加急”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 （四）發(fā)文機關標志由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成。 聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可單獨使用主辦機關名稱。 (五)發(fā)文字號應當包括發(fā)文機關代字、年份、序號。聯(lián)合行文，使用主辦

6、機關發(fā)文字號。年份、序號用阿拉伯數(shù)字，年份應標全稱，用六角括號括入；序號不編虛位（1不編為001），不加“第”字。 （六）上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。簽發(fā)人姓名用3號楷體字。聯(lián)合上報公文，所有機關負責人姓名都要標注。原來一行只排一個名字，現(xiàn)在排2個名字。 （七）標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類。發(fā)文機關名稱、事由、文種三要素要全。 （八）主送機關。指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 （九）正文。文中結構層次序數(shù)可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注，一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。 (十)附件說明。公文附件

7、的順序號和名稱。1.如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.”），附件順序號后用小圓點。2.附件名稱后不加標點符號。3.附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。 （十一）發(fā)文機關署名。署全稱或規(guī)范化簡稱。 需加蓋印章的公文，單一機關發(fā)文時不需要署名。聯(lián)合行文時需署名。不需要加蓋印章的公文如電報需要署名。 （十二）成文日期。以會議通過或機關負責人簽發(fā)的日期為準。聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。成文日期年、月、日用阿拉伯數(shù)字標全。年份標全稱，月、日不標虛位。 （十三）印章。行政機關的公文，除電報、紀要等不需要加蓋印章外，其他必須加蓋印

8、章。聯(lián)合行文時，將發(fā)文機關署名按發(fā)文機關順序整齊排列，每排最多3個印章，并一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章同時下壓成文日期。印章之間不相交或相切。 （十四）附注。需要說明的其他事項，如“（此件不公開報道）”等?！罢埵尽睉斣诟阶⑻幾⒚髀?lián)系人的姓名和電話。 （十五）附件。在附件左上角第一行用3號黑體字頂格編排“附件”二字，兩字之間空1字。 附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。 （十六）抄送機關。指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 （十七）印發(fā)機關和印發(fā)日期。印發(fā)機關均用單位全稱,一般是一個單位的辦公室。印發(fā)時間以公文付印的日

9、期為準，用阿拉伯數(shù)字標識。以上兩個要素，一般用4號仿宋體字，左右各空1字編排。 （十八）頁碼。4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在版心下邊緣。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。函的格式，首頁是第一頁，但不編排頁碼。四、行文規(guī)則 (一) “行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關”。 （二）向上行文規(guī)則。1.“請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。” 一文一事，反映了請示公文專一性，有利于上級機關審閱、批示和答復。 2. “原則上主送一個上級機關，根據(jù)需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。”3.“除上級機

10、關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。” 落實上級機關負責人批示辦理情況的報告，不屬于直接交辦的范疇。（三）向下行文規(guī)則。1.“黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需要政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意?！?.“涉及多個部門職權范圍內(nèi)的事務，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷?！边@是向下級機關行文，部門之間協(xié)商

11、規(guī)則與未協(xié)商一致、違規(guī)行文的處理規(guī)則。五、公文擬制 （一）公文擬制的原則和方法。 1.符合法律法規(guī)和上級方針政策。要加強合法性審查工作。 2.加強銜接，避免公文“打架”。依法行政的重要條件就是政令統(tǒng)一。 3.以事實為依據(jù)。否則，分析問題不可能實事求是，提出的政策措施不可能切實可行。 （二）文字表述。表述準確，文字精練。 1.字詞使用是否規(guī)范、準確。審核有無錯別字、簡化字、異體字、繁體字、多字、漏字等。不得隨意簡化、自造詞語。 人名、地名、計量單位、日期、職務都要準確和規(guī)范。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。 2.數(shù)字和標點符號使用要正確。對于數(shù)字和標點符號的用法國家有明確規(guī)定。 “指導查處合同欺詐等行為”誤為“指導、查處合同欺詐等行為”。 3.提法要規(guī)范，前后要對應。有些提法是特