管理信息的收集及處理名、簡、論

1、. 管理信息的收集與處理名詞企業(yè)信息，主要是與本企業(yè)相關(guān)的經(jīng)濟(jì)信息、科技信息、政治信息、社會信息和生活信息等。 企業(yè)信息工作，則是為企業(yè)的經(jīng)營、戰(zhàn)略、管理、生產(chǎn)等效勞而進(jìn)展的有關(guān)信息的收集、加工、處理、傳遞、存儲、交換、檢索、利用、反響等活動的總稱。信息收集是信息收集者根據(jù)工作需要，通過不同的渠道和方式收集獲取信息的過程。信息整理是對收集來的大量原始信息進(jìn)展分類、篩選、校核，通過加工整理，變原始信息為系統(tǒng)化信息，變低層次信息為高層次信息。信息存儲就是用科學(xué)的管理方法，將有保存價值的信息按照分類標(biāo)準(zhǔn)有序存放的過程。信息傳遞就是將加工整理后的信息通過媒介或載體，把信息從信息發(fā)生源傳遞到信息接收源的

2、過程 信息反響：是指控制系統(tǒng)把輸出的信息與其作用的結(jié)果相比擬后再返回回來，并對信息的再輸出發(fā)生影響的過程信息開發(fā)和利用就是通過各種方式方法，將收集、整理、存儲的信息資源經(jīng)過開發(fā)，以一定的形式提供給利用者，發(fā)揮信息的效用，使信息的價值得以實現(xiàn)。信息意識：就是信息工作人員對事物的敏感度、洞察力，是信息工作人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、政策水平、學(xué)識水平和分析能力、思維能力、理解能力、反響能力、決斷能力等多種知識和能力的綜合反映。半衰期：即指*學(xué)科目前尚在利用的全部文獻(xiàn)的-半是在近期多長的一段時間發(fā)表的。信息開發(fā)是指對信息材料進(jìn)展技術(shù)化處理，使信息更好地為各級領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和推開工作落實效勞。檔案收集，就是

3、通過接收、征集、存放等方式，把分散在機(jī)關(guān)、個人手中以及散失在其他地方的檔案集中到檔案館室。各機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位在工作活動中不斷產(chǎn)生的文件材料，處理完畢由文書或業(yè)務(wù)部門整理立卷后，定期移交給檔案室，通常稱為歸檔。賬外文件：指的是未經(jīng)收發(fā)登記的機(jī)關(guān)部文件或外部文件。檔案鑒定就是對收集到的檔案進(jìn)展甄別并判斷其價值，挑出有價值的檔案交給檔案部門保管，剔除無價值的檔案予以銷毀。檔案保管期限表：就是用表冊形式列舉檔案的來源、容和形式，并指明其保管期限的一種標(biāo)準(zhǔn)性、指導(dǎo)性文件，它是鑒定檔案保存價值和確定檔案管理期限的依據(jù)。檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)展銷毀處

4、理全宗：是一個機(jī)關(guān)、社會組織和個人在執(zhí)行職責(zé)活動中形成全部檔案的總和組織機(jī)構(gòu)分類法是按照立檔單位的部組織構(gòu)造設(shè)置對檔案進(jìn)展分類，每一個具體的部組織構(gòu)造就是一個具體的類別。年度分類法，就是根據(jù)形成和處理的年度對歸檔文件進(jìn)展分類。檔案檢索就是對檔案信息進(jìn)展分類存儲以及根據(jù)需要進(jìn)展查找。檔案著錄是指在編制檔案檢索工具時，對檔案的容和形式特征進(jìn)展分析、選擇和記錄的過程。檔案標(biāo)引是在檔案著錄過程中，對檔案的容特征進(jìn)展分析和選擇，并賦予其規(guī)化檢索標(biāo)識的過程。分類標(biāo)引就是分析檔案的主題，根據(jù)主題賦予檔案的過程。檔案檢索工具是記錄、報道檔案容和查找利用檔案資源的工具。全宗指南是提醒檔案館室*一全宗檔案情況的檢

5、索工具，一般采用書本形式，又稱全宗介紹大事記：是按照時間順序，簡要地記載一個單位在一定歷史時期發(fā)生的大事和要事的一種二次加工檔案編研成果。組織機(jī)構(gòu)沿革是記載一個單位機(jī)構(gòu)設(shè)置包括部機(jī)構(gòu)、職能配置、人員編制和體制變更等方面情況的一種二次加工檔案編研成果。會議簡介就是用文章表達(dá)等形式對會議作簡明扼要的介紹，記述和反映*個會議根本情況的一種參考資料。全宗卷是檔案室在管理所在公司檔案全宗的過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專門案卷。電子文件：指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。邏輯歸檔：指文

6、件形成部門將歸檔電子文件的邏輯地址通知檔案部門，從而使檔案部門實施在網(wǎng)絡(luò)上接收、控制與管理電子文件的歸檔方式。物理歸檔：是將計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。雙套制歸檔是指采取物理歸檔或邏輯歸檔的電子文件，同時制成紙質(zhì)文件予以歸檔的方式。磁記錄檔案：指國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動及科學(xué)實踐中直接形成的有保存價值的、以磁介質(zhì)為信息載體的一種特殊載體的專門檔案。簡答企業(yè)信息工作的作用：企業(yè)管理的根底開發(fā)利用新產(chǎn)品、新技術(shù)、新工藝的前提生產(chǎn)過程控制的手段企業(yè)走向市場的關(guān)鍵提高企業(yè)員工素質(zhì)的階梯樹立企業(yè)良好形象的途徑秘書的信息工作主要包括以下幾

7、個環(huán)節(jié)：信息收集信息整理信息存儲信息傳遞信息反響信息開發(fā)和利用作為秘書人員來說，信息的敏感性并不是天生的，可以通過平時的刻苦訓(xùn)練逐步提升：一要多看，這是形成敏銳的信息洞察力的根底。二要多思，這樣才能培養(yǎng)靈活的信息收集和捕捉能力。三要多練，即培養(yǎng)信息工作人員準(zhǔn)確的篩選、整理信息的能力。-信息收集的原則：準(zhǔn)確及時完整適用選優(yōu)信息收集的渠道：群眾傳播媒介渠道圖書、檔案資料供給商和客戶貿(mào)易交渠道信息機(jī)構(gòu)渠道關(guān)系渠道調(diào)查渠道獲取信息的方法及優(yōu)缺點： 簡答、案例一、觀察法。觀察法指人們直接用感官或借助其他工具認(rèn)識客觀事物，獲取所需信息的方法。觀察法簡單、靈活，能獲得較為客觀的信息，但得的信息量有限，不易收

8、集到深層次的信息。二、閱讀法。閱讀法指通過閱讀書籍、報紙、雜志、資料而從中獲取信息的方法。閱讀法是收集信息的根本方法。是最普遍的信息載體，具有信息量大、信息周轉(zhuǎn)快、閱讀比擬方便的特點。但報紙、書籍、雜志上的信息可能失真，要注意判斷信息的真實性。三、詢問法。詢問法是通過提問請對方答復(fù)以獲取信息的方法。詢問的形式包括人員詢問、詢問和書面詢問。詢問法靈活、實用，雙方直接溝通，能獲得語言信息和非語言信息。但詢問法時間較長、費用較高、圍較小。四、問卷法。問卷法是秘書運用調(diào)查問卷向被調(diào)查者了解情況、收集信息的一種方法。問卷法的最大優(yōu)點是在大圍對眾多對象進(jìn)展調(diào)查；節(jié)省人力、費用和時間；便于定量處理和分析。但

9、問卷法的缺點是只能獲得書面信息，不能與調(diào)查對象直接溝通，問卷的真實性受到一定影響，問卷回復(fù)率難以保證。五、網(wǎng)絡(luò)法。網(wǎng)絡(luò)法是利用因特網(wǎng)獲取信息的方法。不受時間、地域的限制，能收集文字、圖表及聲像信息。但用網(wǎng)絡(luò)法收集的信息有大量是未經(jīng)核實的，所以需要對收集的信息、的真?zhèn)芜M(jìn)展鑒別。六、交換法。信息管理網(wǎng)絡(luò)法收集信息迅速、及時，將自己擁有的信息資料與其他單位的信息資料交換即為交換法。交換法能實現(xiàn)彼此間的信息共享，獲得的信息及時、適用、針對性強(qiáng)，能節(jié)省時間。但交換法需建立在自愿的根底上，交換的信息容圍較窄，要注意信息的性七、購置法。是通過購置報刊、圖書、文獻(xiàn)資料、音像制品等信息載體收集信息的一種方法。購

10、置法能獲取大量系統(tǒng)化、專業(yè)化的信息，信息來源廣；但費用高，消耗時間和人力。秘書在工作中收集的信息大致有這樣幾大類：名片資料賀卡資料廣告資料圖書期刊資料音像資料因需要而收集、自行收集的資料信息篩選的方法通常有以下幾種：查重法時序法類比法專家評估法老化規(guī)律法存儲時注意：存儲信息要選擇質(zhì)量好的存儲載體。加強(qiáng)存儲載體的日常保管。注意調(diào)節(jié)存儲場所的溫度與濕度。防塵、防磁場，勿折、勿摸磁外表。定期檢查、復(fù)制。計算機(jī)存儲應(yīng)采取必要的保護(hù)措施：制作備份；重要信息應(yīng)制作書面?zhèn)浞?；?yīng)將磁盤存放在磁盤盒中；不使用外來的磁盤，以防帶來病毒。-利用各種方式方法傳遞信息： 簡答、案例一、語言傳遞語言傳遞是將信息轉(zhuǎn)化為語言

11、傳遞給信息承受者，如對話、座談、會議、提出請求、聽取匯報、演說等是使用語言、姿態(tài)、傾聽來傳遞信息的。語言傳遞簡潔、直接、快速，信息反響及時，較少受地點、場合的限制，但獲得的信息凌亂，對信息接收者來說較難儲存。二、文字傳遞文字傳遞是將信息轉(zhuǎn)換成文字、符號、圖像傳遞給信息承受者，它的特點是防止信息變形失真，可以進(jìn)展遠(yuǎn)距離的屢次傳遞，而且便于利用和儲存。文字傳遞的表現(xiàn)形式是文本、表格、圖表等。文本是大多數(shù)信息傳遞的形式，人們可用文字處理技巧增加文本的影響力和清晰度。表格用于對特定的、標(biāo)準(zhǔn)的信息進(jìn)展展示，要有標(biāo)題，信息應(yīng)簡明，應(yīng)說明信息來源。三、電信傳遞這是先進(jìn)的信息傳遞方式，目前已有包括手機(jī)和固定、

12、 、通信衛(wèi)星、計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)等多種方式。由于各個單位的規(guī)模和秘書人員素質(zhì)不同，通信設(shè)備的配備和使用程度有著較大的差距。四、可視化輔助物傳遞可視化輔助物傳遞可通過影像、投影、展示架、布告欄等形式進(jìn)展，可以用來幫助理解工作任務(wù)和信息，如可用于消防、平安布告及出口標(biāo)志等。信息反響的具體措施：建立健全信息反響系統(tǒng)簡化信息反響程序建立一套科學(xué)的工作制度-信息開發(fā)的工作程序：確定主題：角度要選準(zhǔn)。分析信息材料：題材要挖深選擇信息開發(fā)方法選擇開發(fā)信息的形式形成信息產(chǎn)品開發(fā)的信息編寫的類型：動態(tài)型信息。反映*項工作、活動或事件的發(fā)生、開展、變化的客觀情況。建議型信息。反映問題并提出解決問題的措施。經(jīng)歷型信息。反映

13、地區(qū)、單位、部門*方面經(jīng)歷的信息。問題型信息。即負(fù)面信息。預(yù)測型信息。預(yù)測社會動態(tài)、經(jīng)濟(jì)動態(tài)、市場前景、工作情況等的信息。調(diào)查報告寫作中應(yīng)注意的問題：提煉報告主題。精選根本素材。合理謀劃布局。講究語言的運用。如何做好信息利用工作： 簡答、論述明確標(biāo)準(zhǔn)，實行規(guī)化管理完善職責(zé)規(guī)業(yè)務(wù)強(qiáng)化考核設(shè)定流程，打造精品信息把好選稿源頭關(guān)把好信息質(zhì)量關(guān)把好過程控制關(guān)把好文稿審校關(guān)管控源頭，夯實信息工作根底提升信息員隊伍的戰(zhàn)斗力提升報送信息的質(zhì)量提升信息網(wǎng)絡(luò)的覆蓋面提升信息報送的針對性質(zhì)量過硬的好信息必須符合以下價值判斷標(biāo)準(zhǔn)：導(dǎo)向正確，過得了政治關(guān)；參謀到位，過得了決策關(guān)；體察民情，過得了群眾關(guān)；言簡意賅，過得了

14、文字關(guān)。-檔案收集的要求：加強(qiáng)檔案館室外的調(diào)查與引導(dǎo)工作保證歸檔檔案的齊全完整積極推行入館室檔案的標(biāo)準(zhǔn)化維護(hù)全宗和全宗群的完整性歸檔的質(zhì)量要求：遵循文件的形成規(guī)律和特點保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系區(qū)分不同的價值便于保管和利用收集檔案可采用以下幾個措施：嚴(yán)格執(zhí)行文件的收發(fā)文登記制度和歸檔制度加強(qiáng)對零散文件和賬外文件的收集重視對專門文件的收集檔案保管期限表的作用：第一，以檔案保管期限表為依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，容易統(tǒng)一認(rèn)識，可以防止個人認(rèn)識的局限性、片面性，以及由此造成的判定檔案價值過寬或過嚴(yán)的偏向，確保檔案價值鑒定的準(zhǔn)確性，提高工作質(zhì)量。同時，又可防止由于鑒定工作人員思想不一致而造成的爭論不休、猶豫不決的現(xiàn)象，加

15、快工作進(jìn)度，提高效率。第二，檔案保管期限表上具體規(guī)定何種檔案必須保存，何種檔案應(yīng)該銷毀，標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確，界限清楚，再加上有嚴(yán)格的銷毀檔案的批準(zhǔn)、監(jiān)銷、注銷制度，就能有效防止有意或無意地錯誤銷毀檔案，維護(hù)檔案的完整與平安。第三，在立卷時，一般要求適當(dāng)照顧文件的保存價值，將具有不同保存價值的文件組成不同的案卷，一個案卷只能有一種而不能有兩種或兩種以上的保管期限檔案鑒定的要求：制定本部門切實可行的歸檔圍選擇本單位形成的文件材料作為歸檔重點，即以我為主充分考慮社會需求對文件價值的影響，即效益為先要克制多多益善的思想，保存確有永久保存價值的檔案。檔案銷毀的程序如下所述：編制銷毀清冊嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行批準(zhǔn)手

16、續(xù)銷毀的方法銷毀完畢后必須在相應(yīng)的案卷目錄、檔案總登記簿和案卷目錄登記簿上注明已銷毀注意：為慎重起見，對已經(jīng)確定銷毀的檔案，可保存一段時間后再執(zhí)行銷毀，防止因檔案的潛在作用尚未被發(fā)現(xiàn)而造成無法挽回的損失。-檔案整理工作的根本原則：按照檔案形成的特點，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，充分利用原來的整理根底，便于檔案的保管和利用。在整理檔案時要考慮到如下的因素：檔案是由文件轉(zhuǎn)化來的，文件形成時的特點，也會很自然的成為檔案形成的特點。檔案具有鮮明的時間特點。應(yīng)該保持檔案之間的歷史聯(lián)系。應(yīng)該對于檔案原來整理的根底給予充分重視，檔案不能輕易打亂重整。檔案的整理應(yīng)該到達(dá)便于保管和利用的目的。歸檔整理的步驟和要求：

17、一、檔案整理改革二、確定件三、檔案裝訂四、按分類方案進(jìn)展歸檔文件的排列五、加蓋歸檔章六、填寫案盒事項-檔案編研的作用：提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益促進(jìn)企業(yè)技術(shù)進(jìn)步保護(hù)企業(yè)檔案原件選材標(biāo)準(zhǔn)有：容可靠、問題典型、素材適用、形式多樣、材料齊全。還要注意知識產(chǎn)權(quán)問題和問題。大事記的編寫要求：大事記述圍掌握要準(zhǔn)確，做到大事突出、要事不漏、小事不收，突出大事、要事、新事。大事發(fā)生時間要保持唯一性，不能模糊。大事容包括事故、起因、開展過程、結(jié)果等要素必須完枯、概括和確切會議簡介的體例： 簡答、案例會議簡介有列表式、提要式和表達(dá)式三種體例。1列表式。其優(yōu)點是歷次會議概況歷歷在目，便于進(jìn)展比擬研究和利用；缺點是容較少，不

18、能滿足*些利用者的需要。2提要式。提要式的容比列表式詳細(xì)，信息量更大，易編寫，便于閱讀和利用。3表達(dá)式。即用文章的形式簡明扼要地介紹會議的根本情況，是常用的一種會議簡介形式，適用于有重大意義的會議和需要會議上發(fā)表主要觀點的學(xué)術(shù)性會議的介紹。-檔案室在庫房的建造上應(yīng)該注意的幾個問題：庫房必須專用，不能與辦公室合用，也不能同時存放其他物品，以防外人進(jìn)入，喪失檔案。檔案庫房必須鞏固至少應(yīng)是正規(guī)的建筑物，不能是臨時建筑物。庫房應(yīng)遠(yuǎn)離火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防光等根本要求。全木質(zhì)構(gòu)造房屋不宜作檔案庫房使用，一般的地下室也不能作檔案庫房使用。庫房門窗應(yīng)有較好的封閉性。進(jìn)出庫制度的主要容：

19、1一般情況下，庫房只允許檔案工作人員在工作時間進(jìn)入。2非檔案工作人員原則上不允許進(jìn)人庫房，如工作需要如維修庫房及其設(shè)備等必須進(jìn)入時也應(yīng)有檔案工作人員陪同并始終相伴。3檔案工作人員在庫房不允許從事與庫房管理工作無關(guān)的活動，更不允許在庫房吸煙、喝水、吃東西。4庫房中無人時必須關(guān)燈、關(guān)窗、斷電、庫房門上鎖。檔案使用過程中的維護(hù)與保護(hù)工作比檔案庫房管理工作具有明顯的動態(tài)性、復(fù)雜性、綜合性，所用的方法及所需注意的問題頭緒很多。做好這一工作有兩條根本途徑。 論述1 建立嚴(yán)格的管理制度并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行落實1檔案使用的登記與交接制度。2檔案使用行為的管理與限制制度。2 采用各種合理有效的管理方法，認(rèn)真細(xì)致地

20、做好維護(hù)與保護(hù)工作1量與順序的控制。2對利用行為的現(xiàn)場監(jiān)視與檢查。3利用方式及利用場所的限制。4對重要檔案的保護(hù)性措施。對重要的珍貴檔案應(yīng)實施重點保護(hù)：一是要嚴(yán)格限制利用；二是即便提供利用，一般也不提供原件，只提供縮微品或復(fù)印件；三是利用中要格外注意監(jiān)護(hù)問題必要時可責(zé)成專人始終陪伴進(jìn)展利用。對重要檔案的復(fù)制也應(yīng)比一般檔案有更嚴(yán)格的限制和保護(hù)性措施。直接利用工作是檔案提供利用工作的主要途徑，它的方法很多，常見的有以下幾種：案例 一、閱覽效勞閱覽效勞的優(yōu)點很多：第一，由于檔案材料只能在閱覽室周轉(zhuǎn)，用后能及時收回，有利于提高檔案利用率，充分發(fā)揮檔案的作用；第二，檔案工作人員可以在現(xiàn)場進(jìn)展宣傳和控制減少檔案原件在利用中的損耗；第三，閱覽室提供的各種設(shè)施，如復(fù)印機(jī)、 機(jī)、多媒體設(shè)備、縮微閱讀設(shè)備等，能為利用者查閱檔案提供便利。二、外借效勞檔案