管理高手project2003項目管理應(yīng)用人民郵電新書打開密碼

1、1PDF created with pdctory Pro trial ver 2PDF created with pdctory Pro trial ver 2003第5 章項目計劃與范圍管理項目計劃是為完成項目目標而進行的系統(tǒng)任務(wù)安排，范圍定義和范圍管理是項目計劃中最重要的一步。本章首先從項目管理的角度介紹項目計劃的概念、原則、工具和方法，然后講解如何在Project 2003 中制定項目計劃并生成基本的任務(wù)列表，最后再簡要介紹一下在項目計劃管理中如何實施項目范圍管理。本章共包括以下要點：項目計劃與方法在 Project 2003 中制定項目計劃項目范圍管理的方法3PDF created

2、with pdctory Pro trial ver 20035.14PDF created with pdctory Pro trial ver 2003項目計劃與方法項目的特殊性決定了項目中必然包含有種種相互關(guān)聯(lián)的任務(wù)和不可預(yù)知的風(fēng)險，所以項目的首要任務(wù)就是“計劃、計劃、計劃”。項目計劃確定項目的范圍和實施路徑，其輸出結(jié)果是項目計劃書，項目計劃書包含項目 WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）、項目的進度計劃、任務(wù)分配表、項目里程碑的標識、風(fēng)險標識以及范圍變更管理流程。下面講解項目計劃制定的方法和工具。關(guān)于項目的進度安排和計劃，由于涉及的內(nèi)容較多，將放在第六章“項目進度管理”中詳細講述。5.1.1制定項目

3、計劃的步驟項目計劃的制定一般要經(jīng)歷以下 4 個步驟。明確項目目標：制定的項目目標必須明確界定并且要獲得執(zhí)行項目的組織正式認可。關(guān)于目標的確定，必須符合 SMART 原則，即目標必須明確、可行、具體和可以度量。如“在 6 個月內(nèi)，在 200 萬元的預(yù)算內(nèi)，開發(fā)完成一套新版本的電信網(wǎng)絡(luò)管理軟件，能夠?qū)⒓追降?4 種電信機型的 20 種告警綜合顯示在一個 Web 界面上，性能指標必須符合技術(shù)規(guī)范的要求”。制定項目工作范圍：一旦項目目標確定，下一步需要確定的就是對照目標，將需要完成的工作進行分析和梳理，列出一份完成目標所需要進行的所有活動的一覽表，這份一利用“頭腦風(fēng)暴”來生成一份一覽表；對于稍大一些的

4、項目，更好的方法是使用工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）的方法來生成一份全面的清單。關(guān)于 WBS，在后面做具體介紹。在項目組內(nèi)分配任務(wù)職責(zé)：完成了工作范圍的制定，接下來就可以將工作分配到每個人，項目管理最重要的觀點之一就是“責(zé)任到人”。責(zé)任矩陣（Responsibility Matrix）是完成這一任務(wù)的最好選擇。統(tǒng)籌規(guī)劃項目間活動的關(guān)聯(lián)：該步驟確定各項活動所需的時間、人力、物力，明確各項活動之間的先后邏輯關(guān)系，通常該步驟可以通過網(wǎng)絡(luò)圖工具來完成。在完成上述 4 個步驟之后，項目經(jīng)理還可以為項目計劃添加一些支持性文檔以及備注等信息，所有這些信息將使得項目計劃成為項目的信息中心。覽表就了項目的工作范圍。制定

5、工作范圍有兩種辦法，對于較小的項目，項目團隊5.1.2制定項目計劃的原則因為項目本身具有唯一性，所以在開始情。項目經(jīng)理在計劃階段不應(yīng)過分拘泥于細節(jié)，此階段的主要目的是制訂出一份能夠獲得干系人批準、總體結(jié)構(gòu)準確且具有指導(dǎo)意制定項目計劃的時候，要制訂出詳盡的項目計劃書并不是很現(xiàn)實的一件事5PDF created with pdctory Pro trial ver 2003義的項目計劃書。計劃的完善是一項貫穿于整個項目生命周期的持續(xù)改進過程，項目經(jīng)理在實際工作中應(yīng)注意項目計劃的詳細程度與項目的實際規(guī)模相匹配。在制定項目計劃的時候還應(yīng)當注意長期計劃和短期計劃的結(jié)合，對于短期內(nèi)的計劃可以做出周密的規(guī)劃

6、，對于長期的計劃，只需要給出指導(dǎo)性規(guī)劃即可，從而讓項目盡快進入受控階段，為以后的實施留出充裕的時間。項目計劃的確定可以采用目標管理法 （Management by Objective），強調(diào)上下交互來制定項目的目標和任務(wù)，首先由項目經(jīng)理根據(jù)項目的章程把項目整體計劃制定出來，然后由項目成員根據(jù)項目的整體計劃來指導(dǎo)個人任務(wù)的制定，通過協(xié)商式、2歷史經(jīng)驗項目管理非常重視歷史經(jīng)驗（ Lessons Learned），在制定你的項目計劃之前，或者平時任何工作的間隙，都可以查閱公司以前的項目信息，尤其需要注意的是以往項目實施過程中出現(xiàn)的問題法。在很多情況下，對相關(guān)和解決方進行訪談是很有效的式。3了解項目的

7、制約項目的制約包括項目的成本制約，項目的人力資源制約，如組成中技能的不足，團隊存在的生命周期等等。4項目實施中的假設(shè)信息項目的實施， 特別是大型項目的實施往往有許多無法準確的， 比如年度的通貨膨脹率、氣候等， 需要基于若干假設(shè)條件，在制定項目計劃的時候， 需要認真審視這些假設(shè)信息， 并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對計劃。在了解足夠的基礎(chǔ)信息之后，項目經(jīng)理要仔細分析所負責(zé)的項目，選擇合適的、有效的輔助工作或模板，開始其計劃階段的工作。計劃階段的起始點是合同的正式簽定，結(jié)束點是項目基準計劃獲得認可并正式發(fā)布，在少數(shù)情況下也會由于項目計劃無法在關(guān)鍵項目干系人之間達成一致而提前終止項目。小規(guī)模的群體來確定個人的任

8、務(wù)。這種參與能夠增加團隊成員的責(zé)任感，有利于項目工作的開展。制定項目計劃除了掌握方法和工具外，項目經(jīng)理還不應(yīng)忽視幾項重要的相關(guān)信息。1關(guān)于項目執(zhí)行組織的信息包括組織結(jié)構(gòu)圖，的職能、各關(guān)鍵部門的經(jīng)理和部分成員（并盡可能認識這些人）。成組織都有流程文件，項目經(jīng)理可以通過翻閱流程文件了解各個部門之間的業(yè)務(wù)依賴關(guān)系和配合方式，尤其對和項目實施有關(guān)的流程更要去充分了解。項目干系人的要求在項目初始階段往往是模糊的，不同的干系人之間對項目的期望往往不盡相同甚至是相互的。作為項目經(jīng)理在制定項目計劃的時候要充分認識到這一點，從一開始就要清晰地定義項目，并注意平衡不同的項目關(guān)鍵干系人之間的需求。制定的項目計劃一定

9、要得到項目關(guān)鍵干系人的正式書6PDF created with pdctory Pro trial ver 2003面批準。5.1.3項目計劃的工具工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）項目計劃的第一步是項目范圍定義，進而定義項目需要進行的活動、角色、責(zé)任以及項目組的結(jié)構(gòu)。范圍定義一般使用 WBS（Work Breakdown Structure），WBS 將項目的“交付物”（Deliverable）自頂向下逐層分解成易于管理的若干元素（這些元素組成一個樹型圖），以此結(jié)構(gòu)化地組織和定義了項目的工作范圍。WBS 每細分一層都是對項目元素更細致的描述，細分的元素稱為工作細目（WorkItem），其中最底層的工作細

10、目（樹型圖的葉節(jié)點）叫工作包（Work Package）。為了方便分層統(tǒng)計和識別，WBS 中的每個元素都被指定一個唯一的標識符，這個標識符稱為 WBS代碼，并分層表示。WBS 分解工作的主要產(chǎn)出物是 WBS 和 WBS 字典，其中 WBS 字典（WBS Dictionary）依據(jù) WBS 代碼詳細解釋工作分解結(jié)構(gòu)中每個工作包（Work Package）的內(nèi)容。圖 5.1 所示就是一個 WBS 的實例。圖 5.1 WBS 的實例通過 WBS 工作分解結(jié)構(gòu)，能夠明確各項工作、各管理部門、以及各之間的工作界限，明考以下原則。確保能把完成每個底層工作包的職責(zé)明確地賦予一個成員、一組成員（指定）或者一確

11、工作責(zé)任，同時對于、資源的合理調(diào)配個組織單元（指定），同時考慮盡量使一個也有重要意義。WBS 工作分解結(jié)構(gòu)能夠使管理者更有效地計劃、組織、控制項目整體的實施。WBS 的制定沒有固定的方法，但一般可以參工作細目容易讓具有相同技能的一類人承擔(dān)。根據(jù) 80 小時的原則，工作包的時間跨度不要超過 2 周時間，否則會給項目控制帶來7PDF created with pdctory Pro trial ver 2003一些；同時控制的粒度不能太細，否則往分解時要考慮項目管理本身也是工作往會影響項目成員的積極性。范圍的一部分，可以單獨作為一個細目?？梢詫㈨椖可芷诘母鱾€階段做為對一些各個階段中都存在的共性

12、工作第一層，將每個階段的交付物作為第二層。如果有的交付物組成復(fù)雜，則將交付物的組成元素放在第三層。可以提取出來，例如培訓(xùn)作為獨立的細目。確保能夠進行進度和成本評估。5.1.4項目計劃的工具責(zé)任矩陣表（RM）責(zé)任矩陣（見圖 5.2）是以表格形式表示完成工作分解結(jié)構(gòu)中工作細目的個人責(zé)任方法，在項目管理中是一個十分重要的工具，因為它強調(diào)每一項工作細目由誰負責(zé)，并表明每個人的角色在整個項目中的地位。通過建立責(zé)任矩陣，明確項目各自的責(zé)任，并根據(jù)責(zé)任對其進行考核。在實施項目的過程中，項目經(jīng)理可以結(jié)合項目的工作內(nèi)容，制定項目的崗位職責(zé)和考核要點，加強對其工作的監(jiān)督、考核，使項目得到順利地開展。圖 5.2 責(zé)

13、任矩陣表責(zé)任矩陣表頭部分填寫項目需要的各種角向檢查可以確保每個活動有人負責(zé)，縱向檢查可以確保每個人至少負責(zé)一件“事”。在完成本后色，而與活動交叉的部分則填寫每個角色對每個活動的責(zé)任關(guān)系，從而建立“人”和“事”的關(guān)聯(lián)。不同的責(zé)任可以用不同的符號表示。例如1表示提出、2 表示主辦、3 表示協(xié)辦等。項目經(jīng)理用責(zé)任矩陣可以非常方便地進行責(zé)任檢查：橫續(xù)的任務(wù)工期估算工作后，還可以橫向統(tǒng)計每個活動的總工作量，縱向統(tǒng)計每個角色的投入的總工作量。8PDF created with pdctory Pro trial ver 20035.1.5項目計劃的工具網(wǎng)絡(luò)圖在利用工作分解結(jié)構(gòu)來明確工作包中的所有業(yè)表，標識

14、活動的順序流程以及它們之間的相互關(guān)系。網(wǎng)絡(luò)圖是一張有向無環(huán)圖，借助它可以對項目的進行過程及其內(nèi)在的邏輯關(guān)系進行綜合描述，這是進行計劃和計算的基礎(chǔ)，也是網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)的一個顯著特點。一項任務(wù)或工程，可以分解為許多作業(yè)，這些作業(yè)在生產(chǎn)工藝和生產(chǎn)組織上相互依賴、相互制約，網(wǎng)絡(luò)圖可以把各項作業(yè)之間的這種依賴和制約關(guān)系清晰地表示出來。通過它，能找出影響詳細活動并將活動的責(zé)任分配到個人后，接下來可以在網(wǎng)絡(luò)圖中以圖解的方式來表明完成整個項目工作范圍所需的適當次序和相互關(guān)系。網(wǎng)絡(luò)圖是網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)的表現(xiàn)形式，對于由許多相互關(guān)聯(lián)的活動組成的項目，網(wǎng)絡(luò)計劃是很有用的一項技術(shù)，該技術(shù)主要用于制定規(guī)劃、計劃和實時控制。近

15、年來，網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)在縮短建設(shè)周期、提高工效、降低造價以及提高企業(yè)管理水平方面都能取得顯著的效果。在制定項目計劃的時候，利用網(wǎng)絡(luò)圖可以將整個項目分解成若干個活動，確定各項活動所需的時間、人力、物力，明確各項活動之間的先后邏輯關(guān)系，列出活動表或作工程進度的關(guān)鍵和非關(guān)鍵，因而能進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，合理地利用資源，提高效率與效益，圖 5.3 是 Project 2003 中一個網(wǎng)絡(luò)圖的實例。圖 5 3 網(wǎng)絡(luò)圖的實例關(guān)鍵路徑是網(wǎng)絡(luò)圖中一個極其重要的概念，任務(wù)在時間上沒有回旋的余地。因此，要縮短總工期，必須抓住關(guān)鍵路徑上的薄弱環(huán)節(jié)，采取措施、挖掘潛力，以壓縮工期。關(guān)鍵路徑能使管理者對工程做到心中有數(shù)、重點明它又

16、稱為主要線，其周期決定了整個作業(yè)進度的周期。關(guān)鍵路線上的延遲或提前，將直接導(dǎo)致整個項目總工期的拖延或提前完成。關(guān)鍵路徑上的任務(wù)稱為關(guān)鍵任務(wù)，關(guān)鍵確。關(guān)于網(wǎng)絡(luò)圖中關(guān)鍵路徑的計算在9PDF created with pdctory Pro trial ver 2003下一章講解項目進度管理的時候做詳細說明。絡(luò)圖，所以對于網(wǎng)絡(luò)圖的具體術(shù)語以及繪制方法就不再深入探討了。在 Project 2003 中能夠幫助自動生成網(wǎng)5.2新建一個項目文件可以用鼠標點擊中的新建102003新建項目計劃112003圖 5.8完成項目定義1220035.2.2設(shè)置項目常規(guī)工作時間在“任務(wù)”窗格中單擊“定義常規(guī)工作時間”，

17、將出現(xiàn)“項目工作時間”窗格。利用該窗格可以設(shè)置項目日歷，所謂日歷，也就是項目的任務(wù)和資源能夠被分配的時間。 “定義常規(guī)工作時間”共有 5 步，具體步驟為：操作步驟13PDF created with pdctory Pro trial ver 2003142003152003圖 5 12設(shè)置假日和倒休圖 5.13“更改工作時間框162003圖 5.15 把個別日期改為工作日或非工作日圖 5.16 非工作日被標記為灰色完成工作時間設(shè)置后，請選擇“保存并前往第 4 步”。圖 5.17 定義時間172003圖 5.18完成項目日歷設(shè)置使用 2003 編制項目計劃，首先要有項目日歷作為整個計劃日程排定

18、的基礎(chǔ)，可以選用任何一個日歷模板作為項目日歷，并通過編輯使其符合項目的實際工作時間。同樣，日歷模板可以用于任務(wù)日歷，或作為資源日歷的基礎(chǔ)。項目日歷：該日歷設(shè)置任務(wù)和資源的工作時間，在 Project 2003中，通常用“標準”日歷模板作為項目日歷。資源日歷：在 2003 中，系統(tǒng)自動為每個工時類資源創(chuàng)建自己的工作日歷，資源日歷可以與項目日歷相同，也可以不同的。比如，一組資源可以分配給“夜班”日歷，另一組資源可以分配給“標準”日歷。任務(wù)日歷：通常情況下，任務(wù)是根據(jù)項目日歷和資源日歷來進行時間分配的，但某些特殊任務(wù)的日程安排需要與項目日歷不同時，需要單獨為該任務(wù)設(shè)置任務(wù)日歷。如：項目采用 5天工作

19、制，而某個任務(wù)需要由一臺 24 小時的機器來完成的話，就可能需要為該項任務(wù)分配“24 小時”工作日歷。關(guān)于任務(wù)日歷的設(shè)置在項目進度管理中做具體介紹。5.2.3設(shè)置項目屬性2003 和其他Office 程序一樣會自動信息在項目文件被打印時將顯示在頁眉和頁腳。和保存每個項目文件的若干屬性，比如項目文件的修改次數(shù)，還包括項目的一些摘要信息，這些在初始建立項目文件時，應(yīng)將某些項目摘要信息到項目文件中，方法如下。操作步驟18PDF created with pdctory Pro trial ver 20031920032020035.3.1輸入 任 務(wù)可以在 Project 的多種視圖中輸入任務(wù)，其操

20、然后在“圖”視圖中“任務(wù)名稱”列下作方式大致相同。這里，以前面介紹的直接輸入任務(wù)名稱，如“確定項目章程”，然后按回車鍵，即完成一項任務(wù)的添加。每個新加入的任務(wù)都將被分配一個 ID，默認情況下，Project 將每項任務(wù)的工期都改為 1 工作日，工期后的“？”表示這是一個估計工期。新建項目向?qū)槔榻B如何輸入任務(wù)。在“任務(wù)”窗格中選擇“列出項目中的任務(wù)”，將出現(xiàn)如圖 5.21 所示的窗格。關(guān)于任務(wù)工期的估算技術(shù)，“項目進度管理”中具體講述。在下一章有時候需要輸入周期性任務(wù)，所謂周期性任務(wù)，指的是該任務(wù)每隔一定時間就要例行發(fā)生，如每周的項目組例會。輸入周期性任務(wù)的方法是在“ ”菜單下選擇“周期性任

21、務(wù)”，然后在如圖 5.22 所示的“周期性任務(wù)信息”框中設(shè)置任務(wù)屬性。周期性任務(wù)在任務(wù)列表中以圖 5 21列出項目中的任務(wù)212003要在現(xiàn)有的任務(wù)中一項新任務(wù)，請按照以下步驟：22PDF created with pdctory Pro trial ver 2003操作步驟232003242003252003圖 5 28 設(shè)定里程碑任務(wù)5.3.5設(shè)置項目摘要任務(wù)在按順序輸入完畢任務(wù)列表后，最好的方法是按層次結(jié)構(gòu)的方法組織項目。這樣做可以方便地管理項目和提取項目信息。在項目的更關(guān)注于項目各大階段的情況。在使用層次結(jié)構(gòu)法組織項目時，層次最高的任務(wù)被稱為摘要任務(wù)，摘要任務(wù)下面的任務(wù)被稱為其子任務(wù)，

22、如圖 5.29 所示。摘要任務(wù)通常都代表著項目的某個階段。實際操作中，每個參與項目的需求信息的詳細程度和內(nèi)容是不同的。直接指揮項目的經(jīng)理需要詳細的項目編排計劃，主管摘要任務(wù)子任務(wù) 圖 5 29摘要任務(wù)在 2003 中，可以通過將若干任務(wù)“降級”來創(chuàng)建其所對應(yīng)的摘要任務(wù)。步驟如下：操作步驟26PDF created with pdctory Pro trial ver 2003272003更，要WBS 更顯得十分。裝了Visio 2000 或更高版本，您Project 2003 可以通過使用任務(wù)標識號或者向每項任務(wù)分配自己的 WBS 代碼來表示工作分解結(jié)構(gòu)。如果您的計算機上已經(jīng)安就可以使用“Vi

23、sio WBS 圖表向?qū)А痹?Visio中自動生成工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）圖表，其步驟如下：操作步驟282003工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）代碼是字母數(shù)字代碼，可標識每項任務(wù)在項目大綱結(jié)構(gòu)中的唯一位置。Project 2003 中有兩種類型的 WBS 代碼:大綱數(shù)字：這些是最簡單的 WBS 代碼類型，圖 5.33 所示的任務(wù)就是以大綱數(shù)字編碼的。Project 根據(jù)任務(wù)列表的大綱結(jié)構(gòu)為每項任務(wù)計算大綱數(shù)字。大綱數(shù)字只包含數(shù)字，并且無法對其進行編輯。但是當您在任務(wù)列表中將任務(wù)上下移動或者進行降級或升級時，大綱數(shù)字會隨之自動更改。自定義 WBS 代碼：用戶可以為每個項目定義一組自定義的 WBS 代碼，并將

24、其顯示在“WBS”域中。每級 WBS 代碼都代表任務(wù)列表中一個相應(yīng)的大綱級別。但與大綱數(shù)字不同的是，代碼的級別可以由大小寫字母、數(shù)字或字符（大寫字母、小寫字母與數(shù)字的組合）表示，這取決于在創(chuàng)建 WBS 代碼時為每個級別指定的代碼掩碼?？梢詾樾氯蝿?wù)自動計算自定義的 WBS 代碼，或允許將重復(fù)的 WBS 代碼賦予不同的任務(wù)。自定義 WBS 代碼的方法是在“項目”菜單上，指向“WBS”，然后單擊“定義代碼”。292003302003312003圖 5.40 “項目信息”框在圖 5.40 所示的框中，無法編輯“完成日期”，因為Project 是根據(jù)任務(wù)的工作日自動計算完成日期的，一旦項目的開始日期變化了，完成日期也將自動改變。5.4知道項目是為完成產(chǎn)品或服務(wù)所做的努力。因此在這里，范圍的概念包含兩方面，一個是產(chǎn)品范圍，即產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特征或功能；另一個是項目范圍，即為交付具有規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作。在確定范圍時首先要確定最終產(chǎn)生的是什么，它具有哪些可清晰界定的特性。要注意的