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文檔簡介
1、長春科瑞實業(yè)有限公司2011年4月11日檔案管理的類別檔案管理的類別按文件類型分類按文件類型分類檔案管理文書檔案工程檔案實物檔案聲像檔案會計檔案一、文書檔案管理1、分類公文類合同類聲像、實物類知識產(chǎn)權(quán)類訴訟類行政統(tǒng)計月報大事記會議紀要工作聯(lián)系函簽報資信類財務(wù)類文書檔案員工檔案薪資福利培訓教育人力資源管理類行政合同開發(fā)協(xié)議IT合同其他類公司重大會議重大活動記載及相關(guān)照片、光盤世茂內(nèi)刊、投資發(fā)展地塊信息、印刷樣品及電子圖檔公司沿革類會計檔案保管清冊會計檔案銷毀清冊貸款合同抵押擔保合同會計移交清冊年度財務(wù)報告(決算)固定資產(chǎn)卡片會計賬簿類匯總憑證記賬憑證總賬明細賬日記賬輔助賬本月、季度財務(wù)報告稅務(wù)申
2、報表財務(wù)報告類銀行余額調(diào)節(jié)表銀行對賬單原始憑證2、管理部門及其職責人事部門專職負責人事部門專職負責財務(wù)部門專職負責財務(wù)部門專職負責公文類合同類聲像、實物類知識產(chǎn)權(quán)類訴訟類行政統(tǒng)計月報大事記會議紀要工作聯(lián)系函簽報資信類證照類財務(wù)類文書檔案員工檔案薪資福利培訓教育人力資源管理類行政合同開發(fā)協(xié)議IT合同其他類公司重大會議重大活動記載及相關(guān)照片、光盤世茂內(nèi)刊、投資發(fā)展地塊信息、印刷樣品及電子圖檔公司沿革類銀行余額調(diào)節(jié)表銀行對賬單會計檔案保管清冊會計檔案銷毀清冊貸款合同抵押擔保合同會計移交清冊年度財務(wù)報告(決算)固定資產(chǎn)卡片會計賬簿類匯總憑證記賬憑證原始憑證會計憑證類總賬明細賬日記賬輔助賬本月、季度財務(wù)
3、報告稅務(wù)申報表財務(wù)報告類3、文書檔案的收集、整理和立卷 各部門兼職檔案管理人員根據(jù)本部門業(yè)務(wù)情況,依照文書檔案范圍及代碼一覽表(附件1)進行日常收集。 歸檔的文件按照文件的種類設(shè)置”案卷類目“,按年度存放于文件夾內(nèi),做好平時”預立卷“工作。 歸檔的文件必須是原件,如因特殊原因,原件不能歸檔的,必須在備考表中加以說明。 歸檔的文件必須按年度、文件形成時間順序排列。不同年度的文件不得存放在同一案卷中??缒甓鹊呐疚募瑧?yīng)按批復或簽發(fā)時間為準。4、文書檔案的編制和裝訂 填寫卷內(nèi)目錄要求:參見附件5(1)序號:文件排列的順序號(2)文件編號:文件發(fā)文編號(3)發(fā)文者:擬寫該文件的人員(4)文件名稱:應(yīng)
4、完整填寫文件材料上的標題(5)發(fā)文日期:文件材料形成時間(文末落款時間),并用XX-XX-XX表示(6)頁次:該文件在案卷中所處的位置(頁碼)(7)備注:文件有特殊情況需加說明(如原件遺失或外借,需用復印件替代的) 填寫卷內(nèi)備考表的要求:(參見附件6)(1)本卷情況說明:注明本案卷的件數(shù)和頁數(shù)。如案卷中存在復印件替代原件歸檔的,應(yīng)注明原件的存放點。(2)立卷人:負責立卷的兼職檔案人員的簽名(3)檢查人:集團(各項目)行政部檔案人員對該案卷質(zhì)量檢驗后的簽名(4)完成立卷日期:該案卷通過合格檢查的日期。 編碼要求(1)卷內(nèi)文件應(yīng)按前后排列順序依次在文件的右上角進行編號,反面則在左上角編號。(2)空
5、白頁不編號。 文件歸檔號的編寫(1)文件歸檔號必須與文件類別相符,有利于歸檔后的查詢、調(diào)閱工作。(2)文件歸檔號由公司和部門的英文專稱縮寫(參見“部門代碼設(shè)置”(附件7)、年度號、歸檔類別的漢語拼音縮寫(參見“文書檔案歸檔范圍及代碼一覽表”(附件1)和文件號組成。 項目公司案卷歸檔號格式 例如:長春科瑞實業(yè)有限公司人力資源部2011年度人力資源管理類員工檔案的第三份文件其文件歸檔號應(yīng)編寫為: CK(HR)-2011-HR(DA)-(3) 案卷封面及檔案盒填寫(1)案卷封面依次填入該卷文件起始時間、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)及歸檔號。(2)檔案盒必須在側(cè)面標準歸檔類別(文件名稱)和案卷檔號,便于利用。
6、5、年度文書檔案匯編總目錄的編制(參見附件二、三、四、五) 各項目綜合管理部提交的年度文書檔案后,必須對項目總體歸檔情況進行統(tǒng)計、匯總成冊,以便日后查詢。 匯編總目錄由封面、統(tǒng)計匯總表、案卷目錄和卷內(nèi)目錄四部分組成。 封面:主要注明年度及公司名稱(集團提供電子版) 統(tǒng)計匯總表:按部門提交案卷和盒數(shù)進行分類統(tǒng)計。 案卷目錄和卷內(nèi)目錄:將每一本案卷進行登錄,并與卷內(nèi)目錄對應(yīng)一致。 案卷歸檔號的編寫(1)案卷歸檔號必須與卷內(nèi)文件類別相符,有利于歸檔后的查詢、調(diào)閱工作。(2)案卷歸檔號由公司和部門的英文專稱縮寫(參見“部門代碼設(shè)置”(附件7)、年度號、歸檔類別的漢語拼音縮寫(參見“文書檔案歸檔范圍及代
7、碼一覽表”(附件1)和案卷號組成。 項目公司案卷歸檔號格式 例如:昆山世茂華東商城開發(fā)有限公司綜合管理部2009年度公文類中簽報的第一卷其案卷歸檔號應(yīng)編寫為: KH(AD)-2009-GW(IM)-1 例如:長春科瑞實業(yè)有限公司人力資源部2011年度人力資源管理類員工檔案的第三卷其案卷歸檔號應(yīng)編寫為: CK(HR)-2011-HR(DA)-3 案卷的裝訂(1)沒本案卷厚度原則上不超過2厘米,如超過2厘米,須另外組卷。(2)案卷采用“三洞一線”方式進行裝訂。6、文書檔案的保管 文書檔案由集團行政部、各項目綜合管理部編目、上架后統(tǒng)一保管。 檔案管理人員應(yīng)嚴格執(zhí)行保密守則,維護檔案的安全性和機密性。
8、檔案管理的類別檔案管理的類別按文件類型分類按文件類型分類檔案管理文書檔案工程檔案實物檔案聲像檔案會計檔案一、目的 為了加強集團所屬個項目工程檔案的管理,維護檔案的完整性和安全性,確保項目順利通過工程檔案驗收,特制定本細則。二、工程檔案的定義工程檔案是指工程自立項、設(shè)計、施工、竣工直至交付使用全過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表及聲像等各種載體的文件材料的總稱。三、工程檔案的管理職能 各項目綜合管理部協(xié)助、督導工程部做好工程檔案管理工作,每月10日將項目施工進度及施工資料收集進度情況上報集團行政部。 各項目綜合管理部每月組織工程部、開發(fā)部等相關(guān)部門召開工程檔案會議,對各施工單位在資料
9、收集狀況進行溝通,及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決,并形成會議紀要,抄報集團行政部。 各項目在總、分包單位進場后,由項目綜合管理部會同工程部,召集所有施工單位召開工程資料交底會議,將業(yè)主方在資料上的要求進行明確。 項目綜合管理部協(xié)同工程部助理做好竣工檔案的收集、整理、預立卷工作,并在項目竣工時,及時完成編制及報驗工作。四、工程檔案的歸檔范圍及要求1、各項目竣工檔案歸檔范圍原則參照國家標準建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范,以各項目所在地城建檔館頒布規(guī)定為準。2、工程竣工檔案應(yīng)編制三套,分別為:竣工檔案報驗、業(yè)主方和物業(yè)方各一套。3、各項目工程部應(yīng)按各施工階段,選擇拍攝具有代表性的照片或DV,形成完整的聲像檔案。五、
10、工程竣工檔案的組卷要求文件材料的編制(1)工程前期及竣工驗收文件,應(yīng)按先批復后請示,先正文后附件,先文后圖的方式組卷。(2)施工文件按不同專業(yè)進行收集,規(guī)格為A4幅面,小于規(guī)格的要進行托裱。(3)文件立卷時要標明頁號,正面標在右下角,背面標在左下角,空白頁不標號,托裱時,頁號標在文件上。竣工圖的編制(1)竣工圖須與實物相符,所有變更內(nèi)容都必須修改、注記到位,做到圖形清晰,字跡工整,竣工圖必須用新的藍圖,修改、注記用黑色碳素墨水。(2)在設(shè)計變更的依據(jù)性文件中,應(yīng)當包含被修改的圖號等內(nèi)容。(3)設(shè)計變更通知單、技術(shù)核定單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、工程師指令、工程會議紀要等設(shè)計變更的依據(jù)性文件,應(yīng)注記其原始編
11、號或日期。(4)“竣工圖章”應(yīng)使用不褪色的紅色印泥蓋印,加蓋在藍圖右下角設(shè)計圖簽的上方或周圍不壓蓋圖形文字的地方,技術(shù)負責人、總監(jiān)必須在審核后簽字。(5)竣工圖不裝訂,采用散裝法,按A4幅面規(guī)格折疊,圖面朝里,圖標外露,頁號標在右下角。(6)竣工圖按單體工程排列,單體工程中按專業(yè)組卷。六、工程檔案的管理1、項目綜合管理部應(yīng)對前期立項文件和備案文件進行保管,并嚴格執(zhí)行借閱制度。2、各項目施工資料的收集應(yīng)與施工進度基本保持一致。3、各施工單位應(yīng)設(shè)立專人負責工程資料的收集和管理工作,并由項目備案。4、項目實行總承包的,由各分包單位收集、整理后移交總包,由總包匯總、整理,并進行預立卷。5、施工、監(jiān)理單
12、位在工期各節(jié)點將預先立卷的工程資料,分批交項目工程部驗收,匯總,直至項目竣工匯總后交項目行政部保管。6、對已組卷、歸檔的竣工檔案,原則上不予外借,如有特殊情況,必須有項目總監(jiān)確認。工程檔案實物檔案聲像檔案會計檔案檔案管理文書檔案一、目的 為了加強公司會計檔案管理的規(guī)范化和科學化,結(jié)合公司管理規(guī)定,特制訂本細則。二、會計檔案的管理 集團財務(wù)部在年終對當年形成的會計檔案,負責整理立卷并裝訂成冊,由財務(wù)部自行保存。 會計檔案的保管期限分永久和定期兩種。 各項目財務(wù)部所形成的會計檔案,由部門指派專人負責日常會計檔案的裝訂、保管工作,待項目竣工后整體移交集團財務(wù)部門保管。 各項目財務(wù)部對接收保管的會計檔
13、案,應(yīng)有目錄清單,并保持原卷冊的封裝,有序存放,便于調(diào)閱,嚴格執(zhí)行安全與保密制度。 會計檔案的借閱,必須由部門經(jīng)理、項目總監(jiān)和財務(wù)總監(jiān)簽字確認,原件不得帶出。 會計檔案不得對外借閱。工程檔案實物檔案聲像檔案會計檔案檔案管理文書檔案一、目的 實物檔案是企業(yè)發(fā)展成果的體現(xiàn),為了加強管理,特制定本細則。二、歸檔范圍 在各種比賽中榮獲的獎狀、獎牌、獎?wù)?、獎杯、錦旗等。 各類榮譽證書 在各類活動中接收的具有保存價值的贈品、禮品等。三、歸檔時間和要求 由各部門及時向集團(項目)行政移交、保管。 歸檔的實物檔案必須填寫目錄,注明獲獎日期、概況說明、責任部門等。工程檔案實物檔案聲像檔案會計檔案檔案管理文書檔案
14、一、目的 為了更好的展現(xiàn)公司發(fā)展歷史,提高利用價值,有效實現(xiàn)資源共享,充分發(fā)揮聲像檔案的作用,特制訂本細則。二、歸檔范圍 公司召開的重要會議及活動行成的錄像、錄音、照片、光盤。 公司重大慶典活動行成的錄像、錄音、照片、光盤。 反映公司進行重要業(yè)務(wù)活動行程的錄像、照片、錄音、光盤。 工程奠基、開工儀式和竣工等的錄像、錄音、照片、光盤。 反映工程概貌及施工進展的照片、錄像。三、歸檔時間和要求 具有保存價值的聲像檔案由各責任部門及時向行政部移交、保管。 歸檔的聲像檔案必須填寫移交目錄,概況說明、行程日期、責任部門等。四、聲像檔案的利用要求 借用聲像檔案必須經(jīng)過審批,未經(jīng)許可,任何人不得復制。 人事、財務(wù)部門一切往來文件都需由該部門兼職檔案管理員進行登記(文件名稱、時間、文件編號、發(fā)文人、收文人、份數(shù)、頁數(shù))收發(fā)、管理,于
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