采購管理的模板培訓(xùn)(ppt 28頁)

1、采購培訓(xùn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)供應(yīng)商檔案采購員設(shè)置審批層次單據(jù)控制危險類代碼檢驗代碼自動來源供應(yīng)商項目目錄冊業(yè)務(wù)流程請購單詢價單報價單采購定單接收檢驗入庫退貨采購模塊培訓(xùn)內(nèi)容可以建立供應(yīng)商檔案，維護供應(yīng)商必要的數(shù)據(jù)。包括名稱、編號和地址。供應(yīng)商管理1可以在線的查詢供應(yīng)商信息?？梢越㈦S機的供應(yīng)商質(zhì)量、成本、服務(wù)、差異報告?？梢院喜⒐?yīng)商?？梢越⒐?yīng)商列表。采購員設(shè)置2采購員只能建立自己的采購訂單。在系統(tǒng)中，若你是采購員，則你所建立的任何單據(jù)，只能是由你負責(zé)。在系統(tǒng)中，可以設(shè)置采購員采購件的分類。例如：采購員A負責(zé)采購五金類； 采購員B負責(zé)采購機電類；思考：采購員是否需要負責(zé)采購不同的物料分類。審批層次3審

2、批層次確定了企業(yè)的采購業(yè)務(wù)中，由誰來審批；并且若某人無權(quán)審批時，又由誰來審批。審批層次由以下要素組成：雇員:在采購中即是參與采購業(yè)務(wù)的人員。工作(job)：在采購業(yè)務(wù)中指采購、審批、計劃。職位(position)：指雇員在企業(yè)中的職務(wù)。如供應(yīng)科科長、采購員。審批層次結(jié)構(gòu)3.1審批層次結(jié)構(gòu)將雇員、工作、職位結(jié)合成樹狀結(jié)構(gòu)。例如：若工作包括采購、審批； 職位包括采購員、供應(yīng)課課長、物流總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理； 雇員包括A、B、C、D、E、F六人分別擔(dān)任不同職務(wù)。 則審批層次可為: 采購審批采購員財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理物流總監(jiān)供應(yīng)科科長采購員采購審批審批審批ABCDEF思考：若要建立采購審批層次，需要哪些數(shù)

3、據(jù)。單據(jù)控制4單據(jù)指的是采購業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的文本。如請購單、采購訂單等等。單據(jù)控制包含三類：單據(jù)的安全級別單據(jù)的訪問級別單據(jù)批準(zhǔn)的規(guī)則單據(jù)控制通過嚴(yán)格的文本審批和安全控制保證只有被授權(quán)的人才能操作單據(jù)，影響采購業(yè)務(wù)。單據(jù)的安全級別4.1單據(jù)的安全級別用來表明誰能存取單據(jù)。安全級別有4種： 公共的：系統(tǒng)中所有用戶都可存取該單據(jù)。 私有的：單據(jù)創(chuàng)建者和審批者可存取該單據(jù)。 采購的：單據(jù)創(chuàng)建者、審批者和所有的采購員可存取該單據(jù)。 層次的：單據(jù)創(chuàng)建者、審批者和所有審批層次上高于單據(jù)創(chuàng)建者 的用戶。例如：設(shè)置計劃采購訂單為私有的，則只有輸入計劃采購訂單和審 批該訂單的人可以存取。 設(shè)置采購請購單為采購的，則

4、所有的采購員、審批該單據(jù)人和 提出請購者能存取該單據(jù)。單據(jù)的訪問級別4.2單據(jù)的訪問級別用來確定能存取單據(jù)的用戶能對單據(jù)做怎樣的操作。訪問級別有3種： 僅查看：只允許查看單據(jù)。 可修改：可查看、修改、凍結(jié)、關(guān)閉單據(jù)。 完全的：可查看、修改、凍結(jié)、關(guān)閉、取消、最終關(guān)閉單據(jù)。注意：中有兩個訪問選項級別高于以上訪問級別， 自己可審批：若該選項為Yes，則建立單據(jù)的用戶可自己審批； 審批者可修改：審批單據(jù)的用戶可修改該單據(jù)。注意：建立單據(jù)者對自己的單據(jù)可作除審批以外的操作。 系統(tǒng)的訪問控制對已存在的單據(jù)作用；用戶若能進入建立單據(jù) 的窗口，就能建立單據(jù)。單據(jù)的審批規(guī)則4.3審批規(guī)則通過職位、審批權(quán)限、單

5、據(jù)類型構(gòu)成。職位(position)：指雇員在企業(yè)中的職務(wù)。如供應(yīng)科科長、采購員。單據(jù)類型：采購業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的文本類型。如標(biāo)準(zhǔn)請購單、內(nèi)部請購 單、一攬子協(xié)議、計劃采購訂單、標(biāo)準(zhǔn)采購訂單。審批權(quán)限：可以控制以下幾方面的權(quán)限。 科目、分類、金額、位置。 例如：某人只能審批10000元五金類采購訂單，則設(shè)置 為 采購訂單，10000元，五金類。單據(jù)的審批規(guī)則構(gòu)成4.3.1審批規(guī)則確定了某職位對某單據(jù)類型具有怎樣的審批權(quán)限。例如： 供應(yīng)科科長可審批標(biāo)準(zhǔn)請購單， 可審批10萬元的標(biāo)準(zhǔn)采購訂單 物流總監(jiān)可審批計劃采購訂單， 可審批100萬元的標(biāo)準(zhǔn)采購訂單 供應(yīng)科科長 審批 標(biāo)準(zhǔn)請購單 10萬元 物流總監(jiān)

6、審批 標(biāo)準(zhǔn)采購訂單 100萬元思考：審批權(quán)限應(yīng)該如何設(shè)置危險類代碼5危險類是對具有危險的物料的分類。其代碼會出現(xiàn)在采購訂單上，提供給供應(yīng)商以保證以相應(yīng)的安全手段運輸物料。例如： 易燃類 易爆類 劇毒類 放射類思考：危險類代碼提供給供應(yīng)商的作用和企業(yè)會有哪些危險類。檢驗代碼6檢驗代碼用于接收檢驗時分配給該次接收的物料，表明該物料的質(zhì)量等級。例如：一等品 A 二等品 B 三等品 C 不合格 D自動來源7自動來源規(guī)則確定了在建立標(biāo)準(zhǔn)采購訂單時，價格可自動出現(xiàn)。可查詢報價單。在自動規(guī)則中，指明了物品、供應(yīng)商和單據(jù)（報價單或計劃采購訂單）例如：在自動來源規(guī)則中設(shè)置 A物品由供應(yīng)商B、C提供，現(xiàn)有與B有關(guān)

7、的標(biāo)價單D和與C有關(guān)的 報價D和計劃采購訂單E。 在建立采購A的訂單時，我們可以根據(jù)自動來源規(guī)則尋找相應(yīng) 價格。思考：如何應(yīng)用自動來源規(guī)則。供應(yīng)商目錄冊8供應(yīng)商項目目錄冊用來查詢物品的歷史價格、自動規(guī)則等情況。若曾經(jīng)采購過某物品，即系統(tǒng)中存在采購訂單，則在建立新的采購訂單時，可以從供應(yīng)商項目目錄冊中查到相應(yīng)的情況，從而得到比較合理的價格。思考：使用供應(yīng)商項目目錄冊的優(yōu)點。業(yè)務(wù)流程9采購申清審批申請詢 價報 價采購定單接收物品采購計劃批準(zhǔn)發(fā)票, 付款采購請求9.1請購單：反映物料需求的單據(jù)。請購行為是采購行為的一個開始。請購單可以手工輸入，也以由模板生成。采購詢價9.2詢價單是反映本方需求，要求

8、供應(yīng)商作出回答的單據(jù)。在詢價單中，有物品、數(shù)量、日期、發(fā)貨等信息。建立詢價單后可輸入供應(yīng)商的清單，表示該詢價單要發(fā)給哪些供應(yīng)商，并且可注明反饋途徑，如：電子郵件、傳真等。報價單是供應(yīng)商對詢價單的反饋。在建立采購訂單時，可以引用報價單。采購訂單9.3采購訂單：用來明確表示一次采購業(yè)務(wù)。采購訂單中包含了訂單應(yīng)包含的信息。如定購的物品，數(shù)量，價格，要貨時間，發(fā)貨情況，接收情況和付款、運費等其它條款。采購訂單需要審批，原因是價格的存在。所以采購訂單可能會存在多版本，所以采購訂單不同于采購合同。采購訂單類型9.3.1采購訂單類型用來表示與供應(yīng)商的一種業(yè)務(wù)類型。比較： 標(biāo)準(zhǔn)采購訂單：表示一次采購，適用于緊

9、急采購和零星采購。包 含了訂單應(yīng)有的信息。 計劃采購訂單：表示長期定購，適用與供應(yīng)商的一攬定購。包含 了含了訂單應(yīng)有的信息。 一攬子協(xié)議：與計劃采購訂單類似，但沒有價格信息，只有總金 額。 合同采購訂單：與一攬子協(xié)議類似，但沒有物品信息。使用：除標(biāo)準(zhǔn)采購訂單外，其它類型在使用時需要下達審批成為實際 訂單。思考：計劃采購訂單、一攬子訂單、標(biāo)準(zhǔn)采購訂單和合同采購訂單的 用法。采購訂單建立9.3.2采購訂單建立有手工和自動兩種。手工： 手工建立訂單，輸入必要信息提交審批。自動： 采購訂單建立有兩種方式。 1.通過請購單匯總，自動生成采購訂單。 2.下達采購計劃訂單、一攬子計劃和合同訂單。采購接收9.

10、4采購接收選項：用來控制采購接收時各種可能性。采購接收路徑：用來控制接收是否檢查，是否直接入庫采購接收選項9.4.1采購接收選項：用來控制采購接收時各種可能性。允許替代接收：是否可以用替代品代替定購物品。允許未定購接收：訂單上沒有定購的物品是否可接收。允許快速接收：是否可以一次性按訂單全部接收。接收日期容限：到貨日期是否允許有差異，允許該如何反應(yīng)。接收數(shù)量容限：到貨數(shù)量是否允許有差異，允許該如何反應(yīng)。是否強制收貨地：供應(yīng)商將物品發(fā)往其它地是否可接收。采購接收路徑9.4.2采購接收路徑有三種類型。標(biāo)準(zhǔn)接收：接收和入庫分兩次做。直接接收：接收入庫一次完成。需要檢查：接收后經(jīng)檢驗合格才能入庫。接收入

11、庫接收地點接收入庫接收檢驗入庫合格不合格接收9.4.2.1接收：表示貨到，并不表示認可該批貨物。接收要根據(jù)采購訂單做接收。在作接收時，可以通過查找窗口，根據(jù)一定的條件尋找可接收的訂單。 例如：以某供應(yīng)商為條件，可接收有該供應(yīng)商的訂單。若要進行未定購接收，可在查找窗口標(biāo)注未定購。一次接收以接收單據(jù)號為標(biāo)志。不同批次的接收可記錄在同一單據(jù)號。在接收時輸入物品、接收數(shù)量后，可以選擇標(biāo)準(zhǔn)接收或快速接收。檢驗9.4.2.2檢驗：物料檢驗的評價可用質(zhì)量代碼標(biāo)識。一次檢驗必須根據(jù)接收單而來。同樣可以在查找窗口中輸入一定條件來查找相應(yīng)的接收單。檢驗后的動作只要接受和拒絕兩種。對于合格或不合格的物料，可以在質(zhì)量代碼中標(biāo)識其質(zhì)量等級。系統(tǒng)中檢驗就是輸入數(shù)量和質(zhì)量代碼后選擇接受或拒絕。被拒絕的物料可再次被檢驗。比較：接收是表示貨到； 接受表示貨可入庫。思考：接收與接受的區(qū)別。檢驗9.4.2.3入庫：檢驗合格方可入庫。一次入庫根據(jù)檢驗而來。同樣可以在查找窗口中輸入一定條件來查找相應(yīng)的檢驗單。檢驗合格的物料可以