第八講會計(jì)檔案與工作交接

1、會計(jì)檔案6/30/20221一、會計(jì)檔案概念會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿和財務(wù)報告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。財政部和國家檔案局財會字199832號?會計(jì)檔案管理方法?第五條6/30/20222二、會計(jì)檔案的內(nèi)容與歸檔范圍1、會計(jì)憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計(jì)憑證；2、會計(jì)帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會計(jì)帳簿；3、財務(wù)報告類：年度財務(wù)報告，包括會計(jì)報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。6/30/20223二、會計(jì)檔案的內(nèi)容與歸檔范圍4、工資表：各單位工作人員工資表及個人所得稅申報表。5、其他類：銀行存款余額調(diào)

2、節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊。注：實(shí)行會計(jì)電算化的單位，有關(guān)的電子數(shù)據(jù)和相應(yīng)軟件資料也應(yīng)歸檔。其它類 6/30/20224三、歸檔時間 當(dāng)年形成的會計(jì)材料，由財務(wù)會計(jì)部門的專兼職人員在次年第一季度內(nèi)按立卷要求分類整理裝訂，在財務(wù)會計(jì)部門保管一年后，由會計(jì)部門編制移交清冊，向本單位綜合檔案室移交統(tǒng)一保管。6/30/20225四、歸檔要求1、各單位每年形成的會計(jì)檔案，由會計(jì)財務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷， 裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。要建立立卷歸檔、移交、復(fù)印、借閱、 保管、銷毀等制度。2、月度、季度報表不用按歸檔要

3、求整理，可由財務(wù)部門自行保管至5年期滿后編制清冊銷毀。3、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單等按要求裝訂成冊，保管期限為5年。4、已開具的發(fā)票或收據(jù)存根聯(lián)，整本的不用裝訂，保管期限為5年。6/30/20226五、保管期限 會計(jì)檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。 各類會計(jì)檔案的保管期限參照附表一、二所列期限執(zhí)行。 會計(jì)檔案保管期限除年度報表類按“永久中文表示外，其它類的保管期限用數(shù)字表示。6/30/20227七、會計(jì)檔案的整理要求1、立卷1年度報表、工資表獨(dú)立組卷。 對報表進(jìn)行分析和說明的文字，如財務(wù)情況說明、財務(wù)報告等，是會計(jì)報表的重要組成局部

4、，要與報表一同組卷歸檔，并置于被說明的報表前。 工資表按時間順序整理，各單位可視本單位工資單的數(shù)量多少可一年一卷或數(shù)卷。6/30/20228七、會計(jì)檔案的整理要求 2帳薄一冊一卷，每本帳薄包括電算化管理的帳薄在原封面右上角貼上會計(jì)檔案“小標(biāo)簽，并按標(biāo)簽上的內(nèi)容填寫。模式： 全宗號 3年 度 2008目錄號 D21 保管期限 15 案卷號 1頁 數(shù) 30 題 名 單位會計(jì)總帳 6/30/20229七、會計(jì)檔案的整理要求 對活頁式、卡片式帳簿，在年終結(jié)帳后，應(yīng)撤除硬封面，自制軟封面，并在封面的右上角貼上會計(jì)檔案小標(biāo)簽。 3會計(jì)憑證分為原始憑證和記帳憑證兩種。會計(jì)人員在完成報帳手續(xù)后，將各種記帳憑證

5、連同所附的原始憑證、原始憑證匯總表，按照記帳的先后順序，根據(jù)其數(shù)量多少，組成一卷或多卷。6/30/202210七、會計(jì)檔案的整理要求 整理會計(jì)憑證應(yīng)注意的問題： 由于會計(jì)憑證在假設(shè)干年內(nèi)具有查考作用，所以會計(jì)人員在憑證裝訂成冊后，往往在裝訂線上貼上封簽，并在封簽處蓋章，以示負(fù)責(zé)，并說明這種卷冊不許其他任何人拆開，以防抽換、舞弊。 凡屬本單位房地產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)合同、人員工資、涉及外事、數(shù)額較大的開支和固定資產(chǎn)的憑證應(yīng)單獨(dú)裝釘，可與本年度的憑證一起編號，在目錄注明永久或長期保管期限。6/30/202211七、會計(jì)檔案的整理要求2、編目1編頁碼 會計(jì)報表、工資表卷內(nèi)文件材料均按有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。每

6、卷單獨(dú)編號，頁號從“1開始。 頁號編寫位置：單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，反面在其左上角編寫頁號。 訂本式帳簿不用拆去空白頁，按已有填寫內(nèi)容的頁面編順序號。 會計(jì)憑證檔案不用打頁碼。6/30/202212七、會計(jì)檔案的整理要求2卷內(nèi)文件目錄編制 年度報表、工資表按卷內(nèi)文件目錄的格式照實(shí)抄錄。 卷內(nèi)目錄 案卷號：1 卷內(nèi)文件目錄必須用森藍(lán)文檔管理軟件進(jìn)行著錄管理，打印一式三份，一份隨檔案裝訂，一份由會計(jì)部門裝訂成檢索目錄保管，一份向本單位綜合檔案室移。 序號文件材料題名責(zé)任者文件日期文件編號頁次備注1資產(chǎn)負(fù)債表XXX政府辦公室2008.12.3112收

7、入支出表XXX政府辦公室2008.12.3143經(jīng)費(fèi)支出明細(xì)表XXX政府辦公室2008.12.3166/30/202213七、會計(jì)檔案的整理要求4案卷封面、卷內(nèi)備考表編制案卷題名要求簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。例如：“XXX政府辦公室2021年度會計(jì)報表年度報表、工資表的封面必須用電腦打印。卷內(nèi)備考表編制6/30/202214東興區(qū)政府辦公室0年度會計(jì)報表東興區(qū)政府辦公室 目錄號D1-1 案卷號1案卷題名 全宗號6/30/202215七、會計(jì)檔案的整理要求3、裝訂入盒 1組好的案卷年度報表、工資表，依次按照案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、備考表的順序排列，采用三孔一線方法，齊下齊左

8、，在案卷的左側(cè)裝訂。 2會計(jì)憑證必須使用國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的“會計(jì)檔案憑證軟封面來裝訂，封面要按工程填寫。 D3-12021張三李四1東興區(qū)政府辦公室6/30/202216D3-120216/30/2022173各類會計(jì)檔案，按案卷號順序裝滿一盒再裝第二盒。不同類的檔案，不能混裝一盒，盒面不需要填寫，只填寫脊背的內(nèi)容。報表（工資冊）全宗號目錄號D1-1案卷號1-106/30/202218 對帳薄太大的案卷，不用裝盒，按順序排在盒的后面。2021.1D3-1126/30/202219七、會計(jì)檔案的整理要求4、案卷目錄及目錄號的編制 1案卷目錄按目錄的格式照實(shí)抄錄，用森藍(lán)文檔管理軟件進(jìn)行著錄管理，打印一

9、式二份與相應(yīng)的卷內(nèi)文件目錄一起裝訂成檢索目錄，一份由會計(jì)部門保管，一份向本單位綜合檔案室移交。 案 卷 目 錄案卷號類別案卷標(biāo)題起止時間憑證起止號保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注起止1報表XXX政府辦公室2008年度會計(jì)報表2008.01.0112.3119永久1026/30/202220七、會計(jì)檔案的整理要求2按報表、帳薄、憑證、工資表及其它類等五類產(chǎn)生的目錄裝訂成檢索目錄，每冊目錄編一個目錄號，如：D11n、D21n、D31n、D41n、D51n，每滿一冊斷號。模式：機(jī)關(guān)：D11n 目錄順序號一級屬類報表大類代號會計(jì)檔案企業(yè)：.1n 目錄順序號 一級屬類報表 大類代號會計(jì)檔案 6/30/202221七、會計(jì)檔案的整理要求3目錄夾封面、脊背的編制 目錄夾封面 全宗名稱 東興區(qū)政府辦公室 全 宗 號 3目 錄 號 D11 案卷起止號 1 年 度 2008 類 別 會計(jì)檔案（報表） 全宗號 3目錄號 D11 案卷起止號1年 度 2008 類 別 報表類 目錄夾脊背6/30/202222八、會計(jì)檔案的鑒定與