實(shí)用商務(wù)日語(yǔ)函電教程吳楓吳明宇編著課件

1、學(xué)時(shí)分配與考核方式學(xué)時(shí)分配與考核方式 學(xué)時(shí)分配（總學(xué)時(shí)26） 課堂講授：22學(xué)時(shí) 課堂演練：4學(xué)時(shí) 考核方式（100分） 筆試 70% 平時(shí)表現(xiàn) 30% 第一節(jié)第一節(jié) 函電的概念函電的概念 根據(jù)商務(wù)印書(shū)館出版的根據(jù)商務(wù)印書(shū)館出版的現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典（第六版）的解釋，（第六版）的解釋，“函函”與與“電電”除了原本的字義之外，還分別指書(shū)信和電報(bào)。除了原本的字義之外，還分別指書(shū)信和電報(bào)。“函函”，廣義上泛指信件，廣義上泛指信件和文書(shū)，是用來(lái)傳遞和交流信息的一種常用的書(shū)面形式。但是，作為公文法定和文書(shū)，是用來(lái)傳遞和交流信息的一種常用的書(shū)面形式。但是，作為公文法定文種的文種的“函函”，其又遠(yuǎn)遠(yuǎn)地超

2、出了一般書(shū)信的范疇，不僅用途更為廣泛，最重，其又遠(yuǎn)遠(yuǎn)地超出了一般書(shū)信的范疇，不僅用途更為廣泛，最重要的是賦予了其法定效力。要的是賦予了其法定效力。 根據(jù)根據(jù)2000年國(guó)務(wù)院發(fā)布的年國(guó)務(wù)院發(fā)布的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的規(guī)定，的規(guī)定，“函函”可以定義為不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，或者向無(wú)隸屬可以定義為不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，或者向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)主管關(guān)系的有關(guān)主管部門(mén)部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的公文公文，是公文中惟一的平行文，是公文中惟一的平行文，其適用的范圍相當(dāng)廣泛，是應(yīng)用寫(xiě)作實(shí)踐中的一種常用文體。理解其適用的

3、范圍相當(dāng)廣泛，是應(yīng)用寫(xiě)作實(shí)踐中的一種常用文體。理解“函函”的定的定義時(shí)，關(guān)鍵要把握住義時(shí)，關(guān)鍵要把握住“不相隸屬機(jī)關(guān)不相隸屬機(jī)關(guān)”這一概念。除作為平行文種出現(xiàn)之外，這一概念。除作為平行文種出現(xiàn)之外，函有時(shí)也可用于有隸屬關(guān)系的上下級(jí)機(jī)關(guān)之間。函有時(shí)也可用于有隸屬關(guān)系的上下級(jí)機(jī)關(guān)之間。 所具備的三大特點(diǎn)：所具備的三大特點(diǎn)：“ ”（1）平等性和溝通性）平等性和溝通性“函函”主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間互相商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，體現(xiàn)著主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間互相商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，體現(xiàn)著雙方平等溝通的關(guān)系，充分顯示平行文種的功能，這是其他所有的上行文和下行雙方平等溝通的關(guān)系，充分顯示平行文種的功

4、能，這是其他所有的上行文和下行文所不具備的特點(diǎn)。即使是向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)，在雙方不是隸屬關(guān)系的時(shí)文所不具備的特點(diǎn)。即使是向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)，在雙方不是隸屬關(guān)系的時(shí)候，也不能使用請(qǐng)示和批復(fù)，只能用函，并且姿態(tài)、措辭、口氣也跟請(qǐng)示和批復(fù)候，也不能使用請(qǐng)示和批復(fù)，只能用函，并且姿態(tài)、措辭、口氣也跟請(qǐng)示和批復(fù)大不相同，也要體現(xiàn)平等性和溝通的特點(diǎn)。大不相同，也要體現(xiàn)平等性和溝通的特點(diǎn)。（2）靈活性和廣泛性）靈活性和廣泛性 “函函”是平行公文，行文關(guān)系靈活，不限于平行行文，也可以向上行文或向是平行公文，行文關(guān)系靈活，不限于平行行文，也可以向上行文或向下行文，對(duì)發(fā)文機(jī)關(guān)的資格要求很寬松，高層機(jī)關(guān)、基

5、層單位、社會(huì)團(tuán)體、企事下行文，對(duì)發(fā)文機(jī)關(guān)的資格要求很寬松，高層機(jī)關(guān)、基層單位、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位，均可發(fā)函。內(nèi)容和格式也比較靈活，而且平行行文，所以運(yùn)用得十分廣業(yè)單位，均可發(fā)函。內(nèi)容和格式也比較靈活，而且平行行文，所以運(yùn)用得十分廣泛。泛。（3）單一性和實(shí)用性）單一性和實(shí)用性 “函函”的主體內(nèi)容必須單純，具備單一性的特點(diǎn)，一份函只宜寫(xiě)一件事項(xiàng)。的主體內(nèi)容必須單純，具備單一性的特點(diǎn)，一份函只宜寫(xiě)一件事項(xiàng)?！昂辈恍枰谠瓌t、意義上進(jìn)行過(guò)多的闡述，不重務(wù)虛重務(wù)實(shí)。不需要在原則、意義上進(jìn)行過(guò)多的闡述，不重務(wù)虛重務(wù)實(shí)?！半婋姟狈褐鸽妶?bào)和電傳。泛指電報(bào)和電傳?！昂姾姟本褪切藕碗妶?bào)（含電傳）的總稱，

6、二者分就是信和電報(bào)（含電傳）的總稱，二者分別指的是信息傳遞的手段或方法。別指的是信息傳遞的手段或方法?！昂姾姟币仓竿ㄟ^(guò)信函、電報(bào)或電傳等通信手也指通過(guò)信函、電報(bào)或電傳等通信手段傳遞的信息。段傳遞的信息。第二節(jié)第二節(jié) 什么是商務(wù)函電什么是商務(wù)函電 商務(wù)函電其實(shí)是公文文體的一個(gè)實(shí)用分支，從行文措辭風(fēng)格上看，商務(wù)函電商務(wù)函電其實(shí)是公文文體的一個(gè)實(shí)用分支，從行文措辭風(fēng)格上看，商務(wù)函電已形成了已形成了白成一體白成一體的風(fēng)格特征。商務(wù)函電是指在日常的商務(wù)往來(lái)中用以傳遞信息、的風(fēng)格特征。商務(wù)函電是指在日常的商務(wù)往來(lái)中用以傳遞信息、處理商務(wù)事宜以及聯(lián)絡(luò)和溝通關(guān)系的信函、電訊文書(shū)。常用的商務(wù)信函主要有商處理

7、商務(wù)事宜以及聯(lián)絡(luò)和溝通關(guān)系的信函、電訊文書(shū)。常用的商務(wù)信函主要有商洽函、詢問(wèn)函、答復(fù)函、請(qǐng)求函、告知函和聯(lián)系函等，種類包括了最傳統(tǒng)的信函洽函、詢問(wèn)函、答復(fù)函、請(qǐng)求函、告知函和聯(lián)系函等，種類包括了最傳統(tǒng)的信函（Letter / 書(shū)簡(jiǎn)）、電報(bào)（書(shū)簡(jiǎn)）、電報(bào)（Telegram / 電報(bào)），以及后來(lái)的電傳（電報(bào)），以及后來(lái)的電傳（Telex / ）、傳真（）、傳真（Facsimile / ）和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的電子郵件（）和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的電子郵件（E-mail /E- ）等。）等。 商務(wù)函電具有一定特殊措辭與格式，對(duì)企業(yè)起到種種約束作用，其作為企業(yè)、商務(wù)函電具有一定特殊措辭與格式，對(duì)企業(yè)起到種種約束作

8、用，其作為企業(yè)、單位開(kāi)展業(yè)務(wù)時(shí)與外部聯(lián)系通訊，向?qū)Ψ絺鬟f商務(wù)事項(xiàng)的工具，不需要粉飾性單位開(kāi)展業(yè)務(wù)時(shí)與外部聯(lián)系通訊，向?qū)Ψ絺鬟f商務(wù)事項(xiàng)的工具，不需要粉飾性語(yǔ)言，也不宜參雜個(gè)人的感情與感受，使用固定的文體格式也非常重要。在此語(yǔ)言，也不宜參雜個(gè)人的感情與感受，使用固定的文體格式也非常重要。在此需要強(qiáng)調(diào)的是，商務(wù)函電的格式在不同的企業(yè)也呈現(xiàn)不同的格式。由于口頭傳需要強(qiáng)調(diào)的是，商務(wù)函電的格式在不同的企業(yè)也呈現(xiàn)不同的格式。由于口頭傳遞信息難免引起口誤、聽(tīng)岔，或記憶不準(zhǔn)確、無(wú)法留下證據(jù)等問(wèn)題，通常，企遞信息難免引起口誤、聽(tīng)岔，或記憶不準(zhǔn)確、無(wú)法留下證據(jù)等問(wèn)題，通常，企業(yè)在傳遞信息、確認(rèn)意識(shí)時(shí)只采用書(shū)面方式，

9、以準(zhǔn)確傳遞、確認(rèn)、保存、記錄業(yè)在傳遞信息、確認(rèn)意識(shí)時(shí)只采用書(shū)面方式，以準(zhǔn)確傳遞、確認(rèn)、保存、記錄信息，同時(shí)還以向多數(shù)人傳遞。日本企業(yè)對(duì)必要的信息，遵循信息，同時(shí)還以向多數(shù)人傳遞。日本企業(yè)對(duì)必要的信息，遵循“文書(shū)主義文書(shū)主義”的的原則。因此，在書(shū)寫(xiě)商務(wù)函電時(shí)，必須保證其具有公共性、防止錯(cuò)誤、保留記原則。因此，在書(shū)寫(xiě)商務(wù)函電時(shí)，必須保證其具有公共性、防止錯(cuò)誤、保留記錄。錄。 體現(xiàn)邏輯性體現(xiàn)邏輯性訴求什么？如何排序？根據(jù)重要程度進(jìn)行敘述。訴求什么？如何排序？根據(jù)重要程度進(jìn)行敘述。因此，作為因此，作為“商務(wù)函電商務(wù)函電”有以下四個(gè)特征：有以下四個(gè)特征：書(shū)寫(xiě)格式化書(shū)寫(xiě)格式化 商務(wù)函電寫(xiě)作格式有多種風(fēng)格，

10、有專業(yè)式、簡(jiǎn)潔式和莊重式。商務(wù)函電寫(xiě)作格式有多種風(fēng)格，有專業(yè)式、簡(jiǎn)潔式和莊重式。信息客觀化信息客觀化向?qū)Ψ絺鬟f的必須是客觀性內(nèi)容，陳述必須基于事實(shí)，判斷預(yù)測(cè)必須向?qū)Ψ絺鬟f的必須是客觀性內(nèi)容，陳述必須基于事實(shí)，判斷預(yù)測(cè)必須基于客觀。一切主觀的心情要素不得反映在商務(wù)活動(dòng)上?；诳陀^。一切主觀的心情要素不得反映在商務(wù)活動(dòng)上。語(yǔ)言簡(jiǎn)潔化語(yǔ)言簡(jiǎn)潔化簡(jiǎn)潔明了，一句一要點(diǎn)。閱讀長(zhǎng)句子時(shí)，容易造成處理信息偏移。簡(jiǎn)潔明了，一句一要點(diǎn)。閱讀長(zhǎng)句子時(shí)，容易造成處理信息偏移。第三節(jié)第三節(jié) 商務(wù)函電的書(shū)寫(xiě)要點(diǎn)商務(wù)函電的書(shū)寫(xiě)要點(diǎn)商務(wù)函電寫(xiě)作基本規(guī)則：商務(wù)函電寫(xiě)作基本規(guī)則：（1）在日本的社交社會(huì)上，除了禮儀性函電采用豎寫(xiě)外

11、，原則上采用橫書(shū)）在日本的社交社會(huì)上，除了禮儀性函電采用豎寫(xiě)外，原則上采用橫書(shū)格式。即商務(wù)函電以橫書(shū)為原則。豎寫(xiě)方式多用于人事任命、董事就任、格式。即商務(wù)函電以橫書(shū)為原則。豎寫(xiě)方式多用于人事任命、董事就任、贈(zèng)與以及賀年等與季節(jié)有關(guān)的禮節(jié)性問(wèn)候文書(shū)。贈(zèng)與以及賀年等與季節(jié)有關(guān)的禮節(jié)性問(wèn)候文書(shū)?！翱棺h書(shū)抗議書(shū)”等文書(shū)多用橫等文書(shū)多用橫書(shū)格式。書(shū)格式。（2）文字以現(xiàn)代文字和假名標(biāo)記）文字以現(xiàn)代文字和假名標(biāo)記 商務(wù)函電通常使用書(shū)面語(yǔ)進(jìn)行表述。商務(wù)函電通常使用書(shū)面語(yǔ)進(jìn)行表述。 問(wèn)候類等特定文書(shū)使用敬語(yǔ)體，此外的文章使用普通文體。問(wèn)候類等特定文書(shū)使用敬語(yǔ)體，此外的文章使用普通文體。 文字除固有名詞外，均使用

12、常用漢字表、現(xiàn)代假名，按照常用漢字音訓(xùn)標(biāo)文字除固有名詞外，均使用常用漢字表、現(xiàn)代假名，按照常用漢字音訓(xùn)標(biāo)注讀音。注讀音。 學(xué)術(shù)用語(yǔ)、專業(yè)詞匯盡量標(biāo)注假名。學(xué)術(shù)用語(yǔ)、專業(yè)詞匯盡量標(biāo)注假名。（3）不使用生僻詞語(yǔ)）不使用生僻詞語(yǔ) 盡量避免使用晦澀難懂詞語(yǔ)，使用日常會(huì)話中的易讀易懂的詞盡量避免使用晦澀難懂詞語(yǔ)，使用日常會(huì)話中的易讀易懂的詞語(yǔ)。語(yǔ)。 盡可能避免使用外語(yǔ)、專業(yè)術(shù)語(yǔ)。盡可能避免使用外語(yǔ)、專業(yè)術(shù)語(yǔ)。如果實(shí)在需要，可在原語(yǔ)詞如果實(shí)在需要，可在原語(yǔ)詞句上添加注解。句上添加注解。 不使用略語(yǔ)、俗語(yǔ)、方言。不使用略語(yǔ)、俗語(yǔ)、方言。 商務(wù)函電作為長(zhǎng)時(shí)期保存，并影響將來(lái)的文件，如果使用只通商務(wù)函電作為長(zhǎng)時(shí)

13、期保存，并影響將來(lái)的文件，如果使用只通用于狹窄領(lǐng)域的詞用于狹窄領(lǐng)域的詞句，將會(huì)影響商務(wù)函電本來(lái)應(yīng)有的功能。句，將會(huì)影響商務(wù)函電本來(lái)應(yīng)有的功能。（4）數(shù)字使用阿拉伯?dāng)?shù)字）數(shù)字使用阿拉伯?dāng)?shù)字 商務(wù)函電要特別注意數(shù)字的表述。商務(wù)函電要特別注意數(shù)字的表述。 橫書(shū)商務(wù)函電通常是用阿拉伯?dāng)?shù)字。橫書(shū)商務(wù)函電通常是用阿拉伯?dāng)?shù)字。 除日本年號(hào)外，阿拉伯?dāng)?shù)字每三位數(shù)要加分節(jié)號(hào)，例如：除日本年號(hào)外，阿拉伯?dāng)?shù)字每三位數(shù)要加分節(jié)號(hào)，例如：“25198043円円”的數(shù)列，以的數(shù)列，以“25,198,043円円”的形式書(shū)寫(xiě)。另外，的形式書(shū)寫(xiě)。另外，為了便于閱讀，對(duì)于巨大數(shù)列的為了便于閱讀，對(duì)于巨大數(shù)列的“3,000,000

14、,000,000円円”，以，以“3兆円兆円”、“60,000”以以“6萬(wàn)萬(wàn)”等阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混合表述等阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混合表述為佳。為佳。（5）使用各種標(biāo)點(diǎn)符號(hào)）使用各種標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)可以決定文章的節(jié)奏。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)可以決定文章的節(jié)奏。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)標(biāo)錯(cuò)地方，會(huì)導(dǎo)致意思變化，誤導(dǎo)讀者。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)標(biāo)錯(cuò)地方，會(huì)導(dǎo)致意思變化，誤導(dǎo)讀者。 多用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使文章具有張弛力，多換行增加紙面空余，可以多用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使文章具有張弛力，多換行增加紙面空余，可以使文章變得易讀。使文章變得易讀。 其他符號(hào)也具有使文章明快的功能，正確掌握其用法，可增加其他符號(hào)也具有使文章明快的功能，正確掌握其用法，可增加文章的易懂程度。文章的

15、易懂程度。 但但“？”、“！”等帶有感情色彩的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，則不宜用于帶有等帶有感情色彩的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，則不宜用于帶有客觀色彩的商務(wù)函電之中?？陀^色彩的商務(wù)函電之中。（6）要點(diǎn)是文章的決定因素）要點(diǎn)是文章的決定因素 章節(jié)標(biāo)題可以提起讀者的閱讀興趣，需要在文字上多做文章，章節(jié)標(biāo)題可以提起讀者的閱讀興趣，需要在文字上多做文章，善于歸納要領(lǐng)。善于歸納要領(lǐng)。（7）符號(hào)是整理文章的決定性手段）符號(hào)是整理文章的決定性手段 符號(hào)可以從視覺(jué)上整理重要事項(xiàng)，加快讀者對(duì)文章理解的速度。符號(hào)可以從視覺(jué)上整理重要事項(xiàng)，加快讀者對(duì)文章理解的速度。 項(xiàng)目細(xì)目繁多時(shí)，可以按照如下方式進(jìn)行分項(xiàng)：項(xiàng)目細(xì)目繁多時(shí)，可以按照如下方式進(jìn)行分

16、項(xiàng)： 一級(jí)項(xiàng)目一級(jí)項(xiàng)目 第一、第二、第三、第四第一、第二、第三、第四 二級(jí)項(xiàng)目二級(jí)項(xiàng)目 （1）、（）、（2）、（）、（3）、（）、（4） 三級(jí)項(xiàng)目三級(jí)項(xiàng)目 、 四級(jí)項(xiàng)目四級(jí)項(xiàng)目 （）、（）、（ ）、（）、（）、（）、（） 五級(jí)項(xiàng)目五級(jí)項(xiàng)目 a、b、c、d 六級(jí)項(xiàng)目六級(jí)項(xiàng)目 （a）、（）、（b）、（）、（c）、（）、（d） 、通常只用在列舉單句、事項(xiàng)、分條書(shū)寫(xiě)的時(shí)候。通常只用在列舉單句、事項(xiàng)、分條書(shū)寫(xiě)的時(shí)候。（8）修改文稿必須清晰、易懂）修改文稿必須清晰、易懂 訂正時(shí)在錯(cuò)誤之處打劃上單橫線訂正時(shí)在錯(cuò)誤之處打劃上單橫線“”或雙橫線或雙橫線“”，在，在錯(cuò)誤處上方加蓋訂正人的印章，添加訂正后的正確文字

17、。錯(cuò)誤處上方加蓋訂正人的印章，添加訂正后的正確文字。 數(shù)字有誤時(shí)，將有誤的數(shù)字組全部劃上訂正線，并在其上方添加數(shù)字有誤時(shí)，將有誤的數(shù)字組全部劃上訂正線，并在其上方添加正確的數(shù)字。正確的數(shù)字。 漏字之處，添加漏字之處，添加“”或或“”符號(hào)，在其中間補(bǔ)遺，然后符號(hào)，在其中間補(bǔ)遺，然后在其上方加蓋訂正人印章。在其上方加蓋訂正人印章。 各類證書(shū)或法律文件屬于特殊文書(shū)，訂正時(shí)除了在訂正之處訂正各類證書(shū)或法律文件屬于特殊文書(shū)，訂正時(shí)除了在訂正之處訂正蓋印外，還須在欄外注明消除字?jǐn)?shù)和添加字?jǐn)?shù)，加蓋訂正人印章。蓋印外，還須在欄外注明消除字?jǐn)?shù)和添加字?jǐn)?shù)，加蓋訂正人印章。（9）必須編寫(xiě)頁(yè)碼）必須編寫(xiě)頁(yè)碼 報(bào)告、傳

18、閱審批文件等文書(shū)頁(yè)數(shù)在兩頁(yè)以上者，各頁(yè)上標(biāo)明相應(yīng)的頁(yè)報(bào)告、傳閱審批文件等文書(shū)頁(yè)數(shù)在兩頁(yè)以上者，各頁(yè)上標(biāo)明相應(yīng)的頁(yè)碼，明確前后頁(yè)的關(guān)系。碼，明確前后頁(yè)的關(guān)系。 做騎馬裝訂時(shí)，左頁(yè)需在該頁(yè)的左上端或左下端，或下端中央編寫(xiě)頁(yè)做騎馬裝訂時(shí)，左頁(yè)需在該頁(yè)的左上端或左下端，或下端中央編寫(xiě)頁(yè)碼；右頁(yè)則在該頁(yè)的右上端或右下端，或者下邊中央編寫(xiě)頁(yè)碼。碼；右頁(yè)則在該頁(yè)的右上端或右下端，或者下邊中央編寫(xiě)頁(yè)碼。（10）收尾手法）收尾手法 簡(jiǎn)單的表格、圖表等可以插入文中，如果需要另頁(yè)做表時(shí)，文中需注簡(jiǎn)單的表格、圖表等可以插入文中，如果需要另頁(yè)做表時(shí)，文中需注明：明： “別紙參照別紙參照”或或“別紙參照別紙參照”等提示字

19、樣。等提示字樣。 附加文件過(guò)多時(shí)，表格、圖表、圖片需要標(biāo)注流水號(hào)，如：附加文件過(guò)多時(shí)，表格、圖表、圖片需要標(biāo)注流水號(hào)，如：“表表1”、“表表2”、“図図1”、“図図2”、“寫(xiě)真寫(xiě)真1”、“寫(xiě)真寫(xiě)真2”等字樣。等字樣。 照片需要貼在與文稿同樣大小的底紙上，添加題目和說(shuō)明短文。照片需要貼在與文稿同樣大小的底紙上，添加題目和說(shuō)明短文。如果如果文書(shū)頁(yè)數(shù)多達(dá)數(shù)十頁(yè)時(shí)，應(yīng)在圖表的頁(yè)邊上粘貼索引紙，給文稿閱讀文書(shū)頁(yè)數(shù)多達(dá)數(shù)十頁(yè)時(shí)，應(yīng)在圖表的頁(yè)邊上粘貼索引紙，給文稿閱讀者提供方便。者提供方便。（11）對(duì)外文書(shū)注意使用敬語(yǔ)）對(duì)外文書(shū)注意使用敬語(yǔ) 把握區(qū)別信函撰寫(xiě)人與讀者之間的關(guān)系，行文中的稱呼、敬語(yǔ)的使把握區(qū)別

20、信函撰寫(xiě)人與讀者之間的關(guān)系，行文中的稱呼、敬語(yǔ)的使用必須到位。用必須到位。 但原則上內(nèi)部文書(shū)不必使用敬語(yǔ)。但原則上內(nèi)部文書(shū)不必使用敬語(yǔ)。 文稿中除了必須正確使用敬語(yǔ)外，還必須對(duì)書(shū)寫(xiě)人以及書(shū)寫(xiě)人一方的人文稿中除了必須正確使用敬語(yǔ)外，還必須對(duì)書(shū)寫(xiě)人以及書(shū)寫(xiě)人一方的人員、職稱采用謙稱。此外，在商務(wù)函電寫(xiě)作中，還需要注意以下幾點(diǎn)：?jiǎn)T、職稱采用謙稱。此外，在商務(wù)函電寫(xiě)作中，還需要注意以下幾點(diǎn)：傳達(dá)的信息簡(jiǎn)潔、目的明確。措辭避免模棱兩可。傳達(dá)的信息簡(jiǎn)潔、目的明確。措辭避免模棱兩可。明確時(shí)間、收發(fā)信者。為了使文書(shū)內(nèi)容成為證據(jù)，必須準(zhǔn)確記述收信明確時(shí)間、收發(fā)信者。為了使文書(shū)內(nèi)容成為證據(jù)，必須準(zhǔn)確記述收信人、發(fā)

21、信人、時(shí)間、數(shù)字等要素。其中價(jià)格、數(shù)量等數(shù)字事項(xiàng)需要特別注意。人、發(fā)信人、時(shí)間、數(shù)字等要素。其中價(jià)格、數(shù)量等數(shù)字事項(xiàng)需要特別注意。不陳述個(gè)人意見(jiàn)。商務(wù)函電是表示不陳述個(gè)人意見(jiàn)。商務(wù)函電是表示“公司、單位的意志公司、單位的意志”的文件，注的文件，注意不得參雜個(gè)人的意見(jiàn)和感受。意不得參雜個(gè)人的意見(jiàn)和感受。以以“一事一文一事一文”主義為原則。一文中如果同時(shí)陳述兩件以上的事情，主義為原則。一文中如果同時(shí)陳述兩件以上的事情，會(huì)妨礙理解，也會(huì)讓事件失去本應(yīng)有的分量，作為致歉信或者問(wèn)候信也有失會(huì)妨礙理解，也會(huì)讓事件失去本應(yīng)有的分量，作為致歉信或者問(wèn)候信也有失禮儀。同時(shí)，為了便于歸檔，按事項(xiàng)的處理需要復(fù)印份數(shù)

22、，分別保存在各相禮儀。同時(shí)，為了便于歸檔，按事項(xiàng)的處理需要復(fù)印份數(shù)，分別保存在各相關(guān)的檔案卷宗。函電文書(shū)起稿時(shí)盡量歸納在一頁(yè)紙內(nèi)。如果文稿有數(shù)頁(yè)，需關(guān)的檔案卷宗。函電文書(shū)起稿時(shí)盡量歸納在一頁(yè)紙內(nèi)。如果文稿有數(shù)頁(yè)，需要標(biāo)注頁(yè)碼，歸檔時(shí)用釘書(shū)機(jī)釘住左上角。要標(biāo)注頁(yè)碼，歸檔時(shí)用釘書(shū)機(jī)釘住左上角。復(fù)印留檔。商務(wù)函電主辦事項(xiàng)的內(nèi)容記錄、交易上的證據(jù)，原則上需復(fù)印留檔。商務(wù)函電主辦事項(xiàng)的內(nèi)容記錄、交易上的證據(jù)，原則上需要留存副本。因此，文書(shū)上必須標(biāo)明要留存副本。因此，文書(shū)上必須標(biāo)明“副本副本”、“留底留底”、“復(fù)印件復(fù)印件”等字等字樣。樣。第四節(jié)商務(wù)函電的種類第四節(jié)商務(wù)函電的種類商務(wù)函電雖然林林總總，細(xì)分

23、種類繁多，但從收件人的大類上可分為商務(wù)函電雖然林林總總，細(xì)分種類繁多，但從收件人的大類上可分為“內(nèi)內(nèi)部文書(shū)部文書(shū)”和和“對(duì)外文書(shū)對(duì)外文書(shū)”兩大類。兩大類。（1）內(nèi)部文書(shū)：）內(nèi)部文書(shū)： 函件收發(fā)人在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行上傳下達(dá)和橫向聯(lián)系的聯(lián)絡(luò)文書(shū)函件收發(fā)人在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行上傳下達(dá)和橫向聯(lián)系的聯(lián)絡(luò)文書(shū)（2）對(duì)外文書(shū)：）對(duì)外文書(shū)： 以客戶等對(duì)象為收函人的對(duì)外文書(shū)，其并不代表發(fā)函人個(gè)人以客戶等對(duì)象為收函人的對(duì)外文書(shū)，其并不代表發(fā)函人個(gè)人意志，起到表明企業(yè)意向，保證企業(yè)信用、維持交易和業(yè)務(wù)意志，起到表明企業(yè)意向，保證企業(yè)信用、維持交易和業(yè)務(wù)的發(fā)展作用。的發(fā)展作用?！皩?duì)外文書(shū)對(duì)外文書(shū)”包括與外國(guó)或外國(guó)企業(yè)發(fā)生聯(lián)系包

24、括與外國(guó)或外國(guó)企業(yè)發(fā)生聯(lián)系的的“涉外文書(shū)涉外文書(shū)”。此外，從言外行為的分類，又可以把商務(wù)函電相應(yīng)的分為此外，從言外行為的分類，又可以把商務(wù)函電相應(yīng)的分為“合作類合作類”、“競(jìng)爭(zhēng)類競(jìng)爭(zhēng)類”、“和諧類和諧類”和和“沖突類沖突類”這四種商務(wù)函電。這四種商務(wù)函電。4-2內(nèi)部文書(shū)的特征內(nèi)部文書(shū)的特征 從普通的便條，到分發(fā)到全國(guó)所有的分支機(jī)構(gòu)的通知，內(nèi)部文書(shū)的種類從普通的便條，到分發(fā)到全國(guó)所有的分支機(jī)構(gòu)的通知，內(nèi)部文書(shū)的種類林林總總。由于屬于內(nèi)部文件，其帶有對(duì)內(nèi)的特點(diǎn)，遣字措辭不必拘泥莊重林林總總。由于屬于內(nèi)部文件，其帶有對(duì)內(nèi)的特點(diǎn)，遣字措辭不必拘泥莊重美化語(yǔ)，言簡(jiǎn)意駭?shù)谋硎龇绞绞瞧浠尽Ｃ阑Z(yǔ)，言簡(jiǎn)意駭

25、的表述方式是其基本。4-1什么是內(nèi)部文書(shū)？什么是內(nèi)部文書(shū)？ 顧名思義，顧名思義，“內(nèi)部文書(shū)內(nèi)部文書(shū)”是企業(yè)內(nèi)部傳遞信息和溝通交流，發(fā)給企業(yè)內(nèi)是企業(yè)內(nèi)部傳遞信息和溝通交流，發(fā)給企業(yè)內(nèi)其他部門(mén)或上級(jí)的文書(shū)。同一事項(xiàng)涉及人員越多，交流越困難。作為聯(lián)系人其他部門(mén)或上級(jí)的文書(shū)。同一事項(xiàng)涉及人員越多，交流越困難。作為聯(lián)系人與人、組織與組織的內(nèi)部文書(shū)，其重要性顯然易見(jiàn)，因此，應(yīng)正確掌握內(nèi)部與人、組織與組織的內(nèi)部文書(shū)，其重要性顯然易見(jiàn)，因此，應(yīng)正確掌握內(nèi)部文書(shū)的書(shū)寫(xiě)方式，準(zhǔn)確傳達(dá)信息。文書(shū)的書(shū)寫(xiě)方式，準(zhǔn)確傳達(dá)信息。4-3內(nèi)部文書(shū)的種類內(nèi)部文書(shū)的種類命令命令 指示類指示類企業(yè)組織中由上至下傳達(dá)組織決定事項(xiàng)的文書(shū)

26、企業(yè)組織中由上至下傳達(dá)組織決定事項(xiàng)的文書(shū) 通知類：企業(yè)規(guī)章制度等相關(guān)文件通知類：企業(yè)規(guī)章制度等相關(guān)文件 規(guī)定類：人事、勞務(wù)、福利衛(wèi)生相關(guān)文件規(guī)定類：人事、勞務(wù)、福利衛(wèi)生相關(guān)文件 指示類：業(yè)務(wù)指示、命令相關(guān)文件指示類：業(yè)務(wù)指示、命令相關(guān)文件業(yè)務(wù)聯(lián)系類業(yè)務(wù)聯(lián)系類企業(yè)日常工作中，各級(jí)人員與部門(mén)之間的聯(lián)系、通知類文件。企業(yè)日常工作中，各級(jí)人員與部門(mén)之間的聯(lián)系、通知類文件。 通知類：會(huì)議、學(xué)習(xí)通知通知類：會(huì)議、學(xué)習(xí)通知 委請(qǐng)類：委請(qǐng)相關(guān)人員執(zhí)筆、提交問(wèn)卷答案等委請(qǐng)類：委請(qǐng)相關(guān)人員執(zhí)筆、提交問(wèn)卷答案等 傳閱類：人事變動(dòng)、員工喜喪相關(guān)消息傳閱類：人事變動(dòng)、員工喜喪相關(guān)消息 便條類：轉(zhuǎn)達(dá)外出中的來(lái)電或來(lái)客信息

27、便條類：轉(zhuǎn)達(dá)外出中的來(lái)電或來(lái)客信息報(bào)告報(bào)告 申請(qǐng)類申請(qǐng)類企業(yè)組織自下而上的報(bào)告、提議、申請(qǐng)等文件。企業(yè)組織自下而上的報(bào)告、提議、申請(qǐng)等文件。 報(bào)告類：出差、調(diào)查、情況匯報(bào)相關(guān)資料報(bào)告類：出差、調(diào)查、情況匯報(bào)相關(guān)資料 申請(qǐng)類：事病假、退休退職、帶薪休假、婚喪假等申請(qǐng)類：事病假、退休退職、帶薪休假、婚喪假等 提議類：改善業(yè)務(wù)等相關(guān)建議、提議提議類：改善業(yè)務(wù)等相關(guān)建議、提議記錄類記錄類以記錄特別事項(xiàng)為目的的文書(shū)。以記錄特別事項(xiàng)為目的的文書(shū)。 會(huì)議紀(jì)要：記錄會(huì)議內(nèi)容、決定事項(xiàng)的文件會(huì)議紀(jì)要：記錄會(huì)議內(nèi)容、決定事項(xiàng)的文件 人事檔案：人事變動(dòng)記錄人事檔案：人事變動(dòng)記錄 統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)：經(jīng)營(yíng)、銷售、會(huì)計(jì)等相關(guān)統(tǒng)計(jì)

28、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)：經(jīng)營(yíng)、銷售、會(huì)計(jì)等相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)4-5對(duì)外文書(shū)的特征對(duì)外文書(shū)的特征 “對(duì)外文書(shū)對(duì)外文書(shū)”是企業(yè)與企業(yè)之間溝通與交流的文件。除了轉(zhuǎn)達(dá)意是企業(yè)與企業(yè)之間溝通與交流的文件。除了轉(zhuǎn)達(dá)意識(shí)之外，同時(shí)對(duì)外文書(shū)還是影響該企業(yè)的形象與評(píng)價(jià)的標(biāo)尺。識(shí)之外，同時(shí)對(duì)外文書(shū)還是影響該企業(yè)的形象與評(píng)價(jià)的標(biāo)尺。書(shū)寫(xiě)對(duì)書(shū)寫(xiě)對(duì)外文書(shū)應(yīng)注意：外文書(shū)應(yīng)注意： 恰到好處地使用敬語(yǔ)恰到好處地使用敬語(yǔ) 讓人感到誠(chéng)意讓人感到誠(chéng)意 有禮有節(jié)有禮有節(jié)4-4什么是對(duì)外文書(shū)什么是對(duì)外文書(shū) “對(duì)外文書(shū)對(duì)外文書(shū)”是代表企業(yè)對(duì)外發(fā)送，發(fā)給顧客或者交易方的文書(shū)，是代表企業(yè)對(duì)外發(fā)送，發(fā)給顧客或者交易方的文書(shū)，在書(shū)寫(xiě)上不僅要求誠(chéng)摯歸納書(shū)寫(xiě)，還要

29、求注意商務(wù)禮儀和行文優(yōu)美。在書(shū)寫(xiě)上不僅要求誠(chéng)摯歸納書(shū)寫(xiě)，還要求注意商務(wù)禮儀和行文優(yōu)美。為此，需要習(xí)慣商務(wù)函電的措辭和表述形式。在此特別提醒注意，對(duì)為此，需要習(xí)慣商務(wù)函電的措辭和表述形式。在此特別提醒注意，對(duì)外文書(shū)包括涉外文書(shū)。外文書(shū)包括涉外文書(shū)。4-6對(duì)外文書(shū)的種類對(duì)外文書(shū)的種類 “對(duì)外文書(shū)對(duì)外文書(shū)”可以分為貿(mào)易文書(shū)和社交及禮儀上的文書(shū)?？梢苑譃橘Q(mào)易文書(shū)和社交及禮儀上的文書(shū)。貿(mào)易文書(shū)貿(mào)易文書(shū) 通知類通知類貿(mào)易條件、事項(xiàng)、內(nèi)容的相關(guān)變更通知。貿(mào)易條件、事項(xiàng)、內(nèi)容的相關(guān)變更通知。此外，還有其他的會(huì)議、說(shuō)明會(huì)、推介會(huì)等會(huì)務(wù)通知。此外，還有其他的會(huì)議、說(shuō)明會(huì)、推介會(huì)等會(huì)務(wù)通知。 祈請(qǐng)類祈請(qǐng)類向?qū)Ψ絺鬟f

30、本方希望，委請(qǐng)對(duì)方的文書(shū)。向?qū)Ψ絺鬟f本方希望，委請(qǐng)對(duì)方的文書(shū)。索取請(qǐng)求類：委請(qǐng)對(duì)方提供報(bào)價(jià)、樣板目錄等索取請(qǐng)求類：委請(qǐng)對(duì)方提供報(bào)價(jià)、樣板目錄等更改要求類：委請(qǐng)更改交易條件、價(jià)格更改要求類：委請(qǐng)更改交易條件、價(jià)格此外，還有委請(qǐng)對(duì)方介紹、委請(qǐng)對(duì)方講演等此外，還有委請(qǐng)對(duì)方介紹、委請(qǐng)對(duì)方講演等 其他其他訂單類：訂購(gòu)商品、服務(wù)商品訂單類：訂購(gòu)商品、服務(wù)商品回函類：照會(huì)函回復(fù)回函類：照會(huì)函回復(fù)催促類：催促對(duì)方催促類：催促對(duì)方此外，還有抗議函、謝拒函、致歉函等文書(shū)。此外，還有抗議函、謝拒函、致歉函等文書(shū)。 照會(huì)函照會(huì)函有疑問(wèn)疑惑時(shí)向?qū)Ψ阶稍?，并要求?duì)方回復(fù)、解疑的文書(shū)。有疑問(wèn)疑惑時(shí)向?qū)Ψ阶稍?，并要求?duì)方回復(fù)

31、、解疑的文書(shū)。照會(huì)函也包括確認(rèn)庫(kù)存、到貨、貨不對(duì)板、數(shù)量不符、誠(chéng)信度、照會(huì)函也包括確認(rèn)庫(kù)存、到貨、貨不對(duì)板、數(shù)量不符、誠(chéng)信度、企業(yè)業(yè)務(wù)等內(nèi)容的照會(huì)函等。企業(yè)業(yè)務(wù)等內(nèi)容的照會(huì)函等。在商務(wù)函電中，作為商務(wù)人員必須把握好一個(gè)原則，即無(wú)論是在商務(wù)函電中，作為商務(wù)人員必須把握好一個(gè)原則，即無(wú)論是“對(duì)外文對(duì)外文書(shū)書(shū)”還是還是“內(nèi)部文書(shū)內(nèi)部文書(shū)”，商務(wù)函電僅表示企業(yè)意向，不代表個(gè)人意志，這樣才能，商務(wù)函電僅表示企業(yè)意向，不代表個(gè)人意志，這樣才能起到確保信用，維持和發(fā)展企業(yè)的作用。同時(shí)，商務(wù)函電公文語(yǔ)言的特點(diǎn)，起到確保信用，維持和發(fā)展企業(yè)的作用。同時(shí)，商務(wù)函電公文語(yǔ)言的特點(diǎn)，同時(shí)也具有信函的一般特征，因此通常

32、在函電的開(kāi)頭語(yǔ)和結(jié)尾語(yǔ)中較多地運(yùn)同時(shí)也具有信函的一般特征，因此通常在函電的開(kāi)頭語(yǔ)和結(jié)尾語(yǔ)中較多地運(yùn)用正式的禮貌套語(yǔ)，這已成為商務(wù)函電的一大語(yǔ)言特色。用正式的禮貌套語(yǔ)，這已成為商務(wù)函電的一大語(yǔ)言特色。商務(wù)函電作為公文應(yīng)予以保存，因此在起草該類文書(shū)時(shí)，必須注意文書(shū)商務(wù)函電作為公文應(yīng)予以保存，因此在起草該類文書(shū)時(shí)，必須注意文書(shū)應(yīng)該具有一定的效力。應(yīng)該具有一定的效力。 商務(wù)函電在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)、溝通信息、傳達(dá)商務(wù)函電在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)、溝通信息、傳達(dá)企業(yè)決策中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，公文書(shū)文稿的好壞直接影響對(duì)外形企業(yè)決策中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，公文書(shū)文稿的好壞直

33、接影響對(duì)外形象，對(duì)內(nèi)信息傳達(dá)的準(zhǔn)確度。一方面商務(wù)函電是記錄企業(yè)運(yùn)營(yíng)的信息載體，象，對(duì)內(nèi)信息傳達(dá)的準(zhǔn)確度。一方面商務(wù)函電是記錄企業(yè)運(yùn)營(yíng)的信息載體，也是企業(yè)溝通力、執(zhí)行力的重要保障因素。也是企業(yè)溝通力、執(zhí)行力的重要保障因素。 商務(wù)函電也體現(xiàn)一企業(yè)的企業(yè)文化，在實(shí)際應(yīng)用的商務(wù)函電中，由于商務(wù)函電也體現(xiàn)一企業(yè)的企業(yè)文化，在實(shí)際應(yīng)用的商務(wù)函電中，由于企業(yè)和文稿起稿人不同，在函件的編排、結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言表述和行文措辭方面企業(yè)和文稿起稿人不同，在函件的編排、結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言表述和行文措辭方面會(huì)呈現(xiàn)多樣化。但無(wú)論商務(wù)函電的多樣化如何呈現(xiàn)，其共同的要點(diǎn)可以歸會(huì)呈現(xiàn)多樣化。但無(wú)論商務(wù)函電的多樣化如何呈現(xiàn)，其共同的要點(diǎn)可以歸納

34、為以下兩點(diǎn)：納為以下兩點(diǎn)：第一是采用簡(jiǎn)潔易懂的文書(shū)形式第一是采用簡(jiǎn)潔易懂的文書(shū)形式第二是采用恰當(dāng)?shù)男畔⒔换シ绞降诙遣捎们‘?dāng)?shù)男畔⒔换シ绞?以上兩大要點(diǎn)的缺失，都會(huì)妨礙業(yè)務(wù)的順利進(jìn)展。因此，有必要從商以上兩大要點(diǎn)的缺失，都會(huì)妨礙業(yè)務(wù)的順利進(jìn)展。因此，有必要從商務(wù)函電所承載的重要作用中考察這兩大重要因素。務(wù)函電所承載的重要作用中考察這兩大重要因素。第一節(jié)商務(wù)函電的起草方法第一節(jié)商務(wù)函電的起草方法 采用橫書(shū)格式采用橫書(shū)格式 使用使用A4紙紙 商務(wù)函電除了問(wèn)候明信片之類特例外，以使用橫書(shū)格式和商務(wù)函電除了問(wèn)候明信片之類特例外，以使用橫書(shū)格式和A4紙為基本。紙為基本。文字的大小和行距應(yīng)從便于閱讀的角度

35、去考慮，同時(shí)注意對(duì)一些不得已需要文字的大小和行距應(yīng)從便于閱讀的角度去考慮，同時(shí)注意對(duì)一些不得已需要使用的生僻字加注讀音。使用的生僻字加注讀音。 遵循一事一文原則遵循一事一文原則 一文中如果同時(shí)陳述幾件事情，會(huì)妨礙理解，也會(huì)讓事件失去本應(yīng)有的一文中如果同時(shí)陳述幾件事情，會(huì)妨礙理解，也會(huì)讓事件失去本應(yīng)有的分量。另外，作為致歉信或者問(wèn)候信則有失禮儀。分量。另外，作為致歉信或者問(wèn)候信則有失禮儀。 行文簡(jiǎn)潔扼要行文簡(jiǎn)潔扼要 商務(wù)函電文稿的行文遣詞盡量避免復(fù)雜和冗長(zhǎng)的表述，不宜使用比喻和商務(wù)函電文稿的行文遣詞盡量避免復(fù)雜和冗長(zhǎng)的表述，不宜使用比喻和倒置的手法書(shū)寫(xiě)商務(wù)函電文稿。倒置的手法書(shū)寫(xiě)商務(wù)函電文稿。

36、使用附件使用附件 商務(wù)函電以一頁(yè)紙為基本原則。如需要表格、圖表、圖像、地圖等資料商務(wù)函電以一頁(yè)紙為基本原則。如需要表格、圖表、圖像、地圖等資料時(shí)，可以另備附件。陳述內(nèi)容多，文稿頁(yè)數(shù)超過(guò)一頁(yè)時(shí)，必須編寫(xiě)頁(yè)碼。時(shí)，可以另備附件。陳述內(nèi)容多，文稿頁(yè)數(shù)超過(guò)一頁(yè)時(shí)，必須編寫(xiě)頁(yè)碼。第二節(jié)商務(wù)函電的結(jié)構(gòu)第二節(jié)商務(wù)函電的結(jié)構(gòu)2-1函電的基本書(shū)寫(xiě)格式函電的基本書(shū)寫(xiě)格式 商務(wù)函電有基本的固定格式，由商務(wù)函電有基本的固定格式，由“文書(shū)番號(hào)文書(shū)番號(hào)、前文前文、本文本文、末文末文、結(jié)語(yǔ)結(jié)語(yǔ)”構(gòu)成。在通用的橫書(shū)格式和問(wèn)候邀請(qǐng)類的豎寫(xiě)格式中，其各自構(gòu)成。在通用的橫書(shū)格式和問(wèn)候邀請(qǐng)類的豎寫(xiě)格式中，其各自的常見(jiàn)慣用形式如下：的

37、常見(jiàn)慣用形式如下：橫書(shū)格式橫書(shū)格式A 發(fā)文號(hào)日期【文書(shū)番號(hào)日付】 B 收函人【宛名】 需寫(xiě)所屬部門(mén)和職務(wù)。公司收函時(shí)后續(xù)“御中”，個(gè)人收函時(shí)后續(xù)“様”，有職務(wù)者“（職務(wù)）內(nèi)山様”。 C 公司名稱部門(mén)職務(wù)姓名 【社名所屬役職氏名】 可同時(shí)寫(xiě)地址與聯(lián)系電話。聯(lián)名發(fā)函時(shí)按職務(wù)高低順序落款。 D 標(biāo)題【】 簡(jiǎn)潔表明主題，“”“件”標(biāo)題比較常見(jiàn)。 E 前文(開(kāi)頭語(yǔ)+季節(jié)問(wèn)候語(yǔ)+感謝語(yǔ)) 【前文(頭語(yǔ)+時(shí)候挨拶+謝意)】 前文以三要素各自豐富的組合構(gòu)成。文中根據(jù)需要也可以省略謝意部分。 F 主文或正文（致函事項(xiàng)說(shuō)明）【主文（用件説明）】致函事項(xiàng)為與標(biāo)題聯(lián)動(dòng)的主題內(nèi)容，在說(shuō)明部分中陳述致函事項(xiàng)的理由和背景。

38、 G 結(jié)尾文（結(jié)結(jié)語(yǔ)）【末文（結(jié)結(jié)語(yǔ)）】 總結(jié)致函中心意圖。邀請(qǐng)函之類的文書(shū)，為了引起對(duì)方的重視，該部分必須有畫(huà)龍點(diǎn)睛之功。 H 其他【他】 如果內(nèi)容比較簡(jiǎn)單，可以在文中附加“下記要領(lǐng)”字樣，在、“記”下行起注明相關(guān)內(nèi)容。如有附件，寫(xiě)明附件名稱、數(shù)量等。 內(nèi)部文書(shū)內(nèi)部文書(shū) 上述系對(duì)外文書(shū)上述系對(duì)外文書(shū)的文稿范例，在編的文稿范例，在編寫(xiě)內(nèi)部文書(shū)時(shí)省略寫(xiě)內(nèi)部文書(shū)時(shí)省略公司名稱，公司名稱，E部分部分使用使用“平素平素世話世話”或或“毎毎業(yè)務(wù)、誠(chéng)苦労業(yè)務(wù)、誠(chéng)苦労様様”等、等、G部部分則使用分則使用“忙忙中恐縮中恐縮願(yuàn)願(yuàn)”等問(wèn)候語(yǔ)。等問(wèn)候語(yǔ)。甚至，有些內(nèi)部文甚至，有些內(nèi)部文書(shū)可以省略書(shū)可以省略E和和G部

39、分的文字。另外，部分的文字。另外，在發(fā)內(nèi)部活動(dòng)通知在發(fā)內(nèi)部活動(dòng)通知時(shí)，可以使用軟柔時(shí)，可以使用軟柔的字體和插圖。的字體和插圖。2-2函電的基本結(jié)構(gòu)（函電的基本結(jié)構(gòu)（文書(shū)番號(hào)文書(shū)番號(hào)、 、前文前文、 、本文本文、 、末文末文、 、結(jié)語(yǔ)結(jié)語(yǔ)）（1）文書(shū)番號(hào)文書(shū)番號(hào)（發(fā)文號(hào)）（發(fā)文號(hào)）（2）前文前文（開(kāi)頭文）（開(kāi)頭文）“前文前文”的基本形態(tài)的基本形態(tài) 商務(wù)日語(yǔ)函電的商務(wù)日語(yǔ)函電的“前文前文”由由“開(kāi)頭語(yǔ)（頭語(yǔ)）開(kāi)頭語(yǔ)（頭語(yǔ)）+ 季節(jié)問(wèn)候語(yǔ)（時(shí)候季節(jié)問(wèn)候語(yǔ)（時(shí)候挨拶）挨拶）+ 感謝語(yǔ)（謝意）感謝語(yǔ)（謝意）”構(gòu)成基本結(jié)構(gòu)。構(gòu)成基本結(jié)構(gòu)。通常在季節(jié)問(wèn)候語(yǔ)之后另通常在季節(jié)問(wèn)候語(yǔ)之后另起一行寫(xiě)感謝語(yǔ)。感謝語(yǔ)由

40、則起一行寫(xiě)感謝語(yǔ)。感謝語(yǔ)由則“祝福辭祝福辭”與與“感謝辭（或致歉辭）感謝辭（或致歉辭）”構(gòu)成。構(gòu)成。開(kāi)頭語(yǔ)（頭語(yǔ)）：開(kāi)頭語(yǔ)（頭語(yǔ)）：謹(jǐn)啓、拝啓、謹(jǐn)復(fù)、拝復(fù)謹(jǐn)啓、拝啓、謹(jǐn)復(fù)、拝復(fù)開(kāi)頭語(yǔ)的使用原則：開(kāi)頭語(yǔ)的使用原則：“謹(jǐn)啓謹(jǐn)啓”用于去函的莊重場(chǎng)合用于去函的莊重場(chǎng)合“拝啓拝啓”用于去函的普通場(chǎng)合用于去函的普通場(chǎng)合“謹(jǐn)復(fù)謹(jǐn)復(fù)”用于復(fù)函的莊重場(chǎng)合用于復(fù)函的莊重場(chǎng)合“拝復(fù)拝復(fù)”用于復(fù)函的普通場(chǎng)合用于復(fù)函的普通場(chǎng)合祝福辭祝福辭： 繁栄慶申上繁栄慶申上 隆盛由、大慶存隆盛由、大慶存清栄拝察申上清栄拝察申上発展趣、何存上発展趣、何存上感謝辭感謝辭：日頃引立賜、厚御禮申上日頃引立賜、厚御禮申上毎格別厚情賜、毎格別

41、厚情賜、度用命賜、深感謝度用命賜、深感謝致歉辭：致歉辭：毎手?jǐn)?shù)、申毎手?jǐn)?shù)、申度當(dāng)方手違多大迷惑、誠(chéng)申、度當(dāng)方手違多大迷惑、誠(chéng)申、深詫申上深詫申上（3）本文本文（主文或正文）（主文或正文）商務(wù)日語(yǔ)函電中商務(wù)日語(yǔ)函電中“本文本文”為書(shū)寫(xiě)函電事項(xiàng)的部分，起頭需要一個(gè)為書(shū)寫(xiě)函電事項(xiàng)的部分，起頭需要一個(gè)從從“前文前文”導(dǎo)入正文而改變?cè)掝}的導(dǎo)語(yǔ)導(dǎo)入正文而改變?cè)掝}的導(dǎo)語(yǔ)“起言葉起言葉”，常用的導(dǎo)語(yǔ)，常用的導(dǎo)語(yǔ)如下所列：如下所列： “”、“”、“実実”、“時(shí)時(shí)”、“”、“願(yuàn)件願(yuàn)件”、“早速早速”等等。等等。 沒(méi)有沒(méi)有“前文前文”的函電，自然不必的函電，自然不必“起言葉起言葉”。通常內(nèi)部文書(shū)通常內(nèi)部文書(shū)可以省略

42、寒暄措辭，直接進(jìn)入主題?？梢允÷院汛朕o，直接進(jìn)入主題。（4） 末文末文（結(jié)尾文（結(jié)尾文+結(jié)語(yǔ)）結(jié)語(yǔ)）結(jié)尾文：結(jié)尾文：普通結(jié)尾文普通結(jié)尾文略儀、書(shū)面挨拶申上略儀、書(shū)面挨拶申上以上、禮願(yuàn)以上、禮願(yuàn)取急書(shū)面、挨拶申上取急書(shū)面、挨拶申上急報(bào)告申上急報(bào)告申上、別紙案內(nèi)申上、別紙案內(nèi)申上挨拶依頼申上挨拶依頼申上待復(fù)結(jié)尾文待復(fù)結(jié)尾文多忙存、返事賜願(yuàn)申上多忙存、返事賜願(yuàn)申上折返返事、願(yuàn)申上折返返事、願(yuàn)申上催促結(jié)尾文催促結(jié)尾文何都合存何都合存多用中多用中多忙、手?jǐn)?shù)多忙、手?jǐn)?shù)結(jié)語(yǔ)：結(jié)語(yǔ)：結(jié)語(yǔ)（結(jié)語(yǔ)（結(jié)語(yǔ)結(jié)語(yǔ)）是與開(kāi)頭語(yǔ)中的）是與開(kāi)頭語(yǔ)中的“頭語(yǔ)頭語(yǔ)”相呼應(yīng)使用的套語(yǔ)，使用相呼應(yīng)使用的套語(yǔ)，使用規(guī)則如下：規(guī)則如下

43、：頭語(yǔ)頭語(yǔ)結(jié)語(yǔ)結(jié)語(yǔ)謹(jǐn)啓謹(jǐn)復(fù)謹(jǐn)啓謹(jǐn)復(fù)拝啓拝復(fù)拝啓拝復(fù)謹(jǐn)言謹(jǐn)白謹(jǐn)言謹(jǐn)白敬具敬白拝具敬具敬白拝具第三節(jié)商務(wù)函電的書(shū)寫(xiě)方法第三節(jié)商務(wù)函電的書(shū)寫(xiě)方法3-1 “6W2H”8要素要素（1）When發(fā)函日期、實(shí)施日期、期限、期間、開(kāi)辦時(shí)間、星期、結(jié)算日、決策日等。發(fā)函日期、實(shí)施日期、期限、期間、開(kāi)辦時(shí)間、星期、結(jié)算日、決策日等。（2）Where地址、場(chǎng)地、會(huì)議點(diǎn)、集合地點(diǎn)、收件地點(diǎn)、交接地點(diǎn)等。必要時(shí)，地址、場(chǎng)地、會(huì)議點(diǎn)、集合地點(diǎn)、收件地點(diǎn)、交接地點(diǎn)等。必要時(shí)，添加地圖，明示有無(wú)停車(chē)場(chǎng)等信息，提供交通信息。添加地圖，明示有無(wú)停車(chē)場(chǎng)等信息，提供交通信息。（3）Who收發(fā)函人姓名、主辦單位名稱、招待者名稱等，文責(zé)

44、歸屬，事項(xiàng)相關(guān)人。收發(fā)函人姓名、主辦單位名稱、招待者名稱等，文責(zé)歸屬，事項(xiàng)相關(guān)人。（4）What簡(jiǎn)潔的事項(xiàng)名稱、函電宗旨、會(huì)議內(nèi)容、物品內(nèi)容、事項(xiàng)內(nèi)容等。簡(jiǎn)潔的事項(xiàng)名稱、函電宗旨、會(huì)議內(nèi)容、物品內(nèi)容、事項(xiàng)內(nèi)容等。（5）Whom目標(biāo)人目標(biāo)人（6）Why發(fā)函的目的、理由、根據(jù)、計(jì)劃、方針、意圖等。發(fā)函的目的、理由、根據(jù)、計(jì)劃、方針、意圖等。（7）How達(dá)到發(fā)函目的所要手段、方法、程序、措施等。達(dá)到發(fā)函目的所要手段、方法、程序、措施等。（8）How muchmanylong預(yù)算、報(bào)價(jià)、經(jīng)費(fèi)、費(fèi)用、訂貨量、分量、日數(shù)、時(shí)數(shù)等。預(yù)算、報(bào)價(jià)、經(jīng)費(fèi)、費(fèi)用、訂貨量、分量、日數(shù)、時(shí)數(shù)等。3-2 行文需簡(jiǎn)潔行文需

45、簡(jiǎn)潔 文章短小精干，目的明確，標(biāo)的清晰文章短小精干，目的明確，標(biāo)的清晰 為了便于閱讀，句子的字?jǐn)?shù)以為了便于閱讀，句子的字?jǐn)?shù)以45字左右，字左右，25字為一行的結(jié)構(gòu)。字為一行的結(jié)構(gòu)。 一段落以一段落以78行、字?jǐn)?shù)行、字?jǐn)?shù)150250字比較理想。字比較理想。 善于歸納要點(diǎn)書(shū)寫(xiě)文章是商務(wù)人員應(yīng)該具備的條件。善于歸納要點(diǎn)書(shū)寫(xiě)文章是商務(wù)人員應(yīng)該具備的條件。3-3 長(zhǎng)文章要添加摘要長(zhǎng)文章要添加摘要 即使是業(yè)務(wù)報(bào)告類文件，文章長(zhǎng)度以即使是業(yè)務(wù)報(bào)告類文件，文章長(zhǎng)度以45頁(yè)為宜。頁(yè)為宜。 超過(guò)超過(guò)5頁(yè)的文章，需在開(kāi)頭部分加上摘要。頁(yè)的文章，需在開(kāi)頭部分加上摘要。 如果文章內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)據(jù)較多時(shí)，可另起一頁(yè)書(shū)寫(xiě)結(jié)論

46、和要點(diǎn)。如果文章內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)據(jù)較多時(shí)，可另起一頁(yè)書(shū)寫(xiě)結(jié)論和要點(diǎn)。3-4 分項(xiàng)編寫(xiě)，簡(jiǎn)潔明了分項(xiàng)編寫(xiě)，簡(jiǎn)潔明了 無(wú)論內(nèi)容怎樣復(fù)雜的文章，將事項(xiàng)一項(xiàng)一項(xiàng)分開(kāi)整理，即可令讀無(wú)論內(nèi)容怎樣復(fù)雜的文章，將事項(xiàng)一項(xiàng)一項(xiàng)分開(kāi)整理，即可令讀者容易理解。者容易理解。 分項(xiàng)編寫(xiě)手法利用得當(dāng)，按照事項(xiàng)的重要順序書(shū)寫(xiě)，可令文章井分項(xiàng)編寫(xiě)手法利用得當(dāng)，按照事項(xiàng)的重要順序書(shū)寫(xiě)，可令文章井然有序。然有序。 容易發(fā)現(xiàn)遺漏部分，可以防止內(nèi)容缺失。容易發(fā)現(xiàn)遺漏部分，可以防止內(nèi)容缺失。 寫(xiě)作高水平文章，需要善于從廣泛收集眾多的數(shù)據(jù)與資料中，甄別選用最有用寫(xiě)作高水平文章，需要善于從廣泛收集眾多的數(shù)據(jù)與資料中，甄別選用最有用的東西。的東

47、西。 通篇擠滿文字的文章只能削減和降低讀者的閱讀欲望與熱情。通篇擠滿文字的文章只能削減和降低讀者的閱讀欲望與熱情。 字里行間適當(dāng)留出一些空白也是寫(xiě)作商務(wù)函電的重要要素。字里行間適當(dāng)留出一些空白也是寫(xiě)作商務(wù)函電的重要要素。 把握可讀性、準(zhǔn)確性、內(nèi)容量尤為重要。把握可讀性、準(zhǔn)確性、內(nèi)容量尤為重要。3-5 善于省略和整理善于省略和整理3-6 文稿必須易讀易懂文稿必須易讀易懂1. 準(zhǔn)確定位讀者準(zhǔn)確定位讀者 商務(wù)函電必須是讓沒(méi)有直接關(guān)系的第三者都能夠十分理解的文章。商務(wù)函電必須是讓沒(méi)有直接關(guān)系的第三者都能夠十分理解的文章。 不使用專業(yè)術(shù)語(yǔ)、內(nèi)部習(xí)慣用語(yǔ)。不使用專業(yè)術(shù)語(yǔ)、內(nèi)部習(xí)慣用語(yǔ)。 考慮收函人與發(fā)函人

48、的關(guān)系遣詞用字，不誤用敬語(yǔ)?？紤]收函人與發(fā)函人的關(guān)系遣詞用字，不誤用敬語(yǔ)。 2. “起起承承轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)提提”，結(jié)論先及，結(jié)論先及 商務(wù)函電通常先及結(jié)論。商務(wù)函電通常先及結(jié)論。 商務(wù)函電與普通文章的商務(wù)函電與普通文章的“起承轉(zhuǎn)合起承轉(zhuǎn)合”不同，應(yīng)該采用不同，應(yīng)該采用“起承轉(zhuǎn)提（提起承轉(zhuǎn)提（提案）案）”。 冗長(zhǎng)啰嗦的說(shuō)明，最后才能抓住要點(diǎn)的文章，對(duì)于讀者而言就不算是冗長(zhǎng)啰嗦的說(shuō)明，最后才能抓住要點(diǎn)的文章，對(duì)于讀者而言就不算是好文章。好文章。 模仿優(yōu)秀范文的商務(wù)寫(xiě)作效率最好，特別是內(nèi)部文書(shū)有必要沿用該企模仿優(yōu)秀范文的商務(wù)寫(xiě)作效率最好，特別是內(nèi)部文書(shū)有必要沿用該企業(yè)的慣例文章格式。業(yè)的慣例文章格式。 3.

49、具備基本條件具備基本條件 商務(wù)函電使用現(xiàn)代通用標(biāo)記。商務(wù)函電使用現(xiàn)代通用標(biāo)記。 盡量避免使用舊式假名標(biāo)記和日常會(huì)話中已經(jīng)不用的語(yǔ)言表述方式。盡量避免使用舊式假名標(biāo)記和日常會(huì)話中已經(jīng)不用的語(yǔ)言表述方式。 除企業(yè)之間的正式交流使用的文書(shū)外，普通采用除企業(yè)之間的正式交流使用的文書(shū)外，普通采用“”文體。文體。 同一文章必須使用同一文體。同一文章必須使用同一文體。第四節(jié)起草順序第四節(jié)起草順序4-1 定好標(biāo)題定好標(biāo)題 考慮好發(fā)函內(nèi)容，盡量選擇簡(jiǎn)潔的標(biāo)題。充分考慮標(biāo)題與內(nèi)容的整合考慮好發(fā)函內(nèi)容，盡量選擇簡(jiǎn)潔的標(biāo)題。充分考慮標(biāo)題與內(nèi)容的整合性，以免給收函人帶來(lái)困惑。性，以免給收函人帶來(lái)困惑。4-2 起草發(fā)函起

50、草發(fā)函內(nèi)容內(nèi)容 決定發(fā)函格式，從發(fā)函編號(hào)、日期、收函人、發(fā)函人落款起稿?？紱Q定發(fā)函格式，從發(fā)函編號(hào)、日期、收函人、發(fā)函人落款起稿?？紤]文書(shū)的性質(zhì)與收函人的關(guān)系，書(shū)寫(xiě)問(wèn)候語(yǔ)、開(kāi)頭語(yǔ)、結(jié)束語(yǔ)等。需要同慮文書(shū)的性質(zhì)與收函人的關(guān)系，書(shū)寫(xiě)問(wèn)候語(yǔ)、開(kāi)頭語(yǔ)、結(jié)束語(yǔ)等。需要同時(shí)發(fā)送附件則預(yù)先準(zhǔn)備附件。時(shí)發(fā)送附件則預(yù)先準(zhǔn)備附件。4-3 文中的文中的“說(shuō)明說(shuō)明”部分，首先考慮采取分項(xiàng)編號(hào)分項(xiàng)編寫(xiě)文章格式部分，首先考慮采取分項(xiàng)編號(hào)分項(xiàng)編寫(xiě)文章格式 實(shí)際起稿時(shí)，該部分往往最為費(fèi)時(shí)，而且，在下一項(xiàng)中可能涉及。實(shí)際起稿時(shí)，該部分往往最為費(fèi)時(shí)，而且，在下一項(xiàng)中可能涉及。因此，該部分的內(nèi)容可以預(yù)先在計(jì)算機(jī)的因此，該部分的內(nèi)容

51、可以預(yù)先在計(jì)算機(jī)的“記事本記事本”上整理出來(lái)，然后上整理出來(lái)，然后在文中改為容易理解的文體，這種方法在商務(wù)函電中不失為一種便利的在文中改為容易理解的文體，這種方法在商務(wù)函電中不失為一種便利的起稿方法。起稿方法。4-4 整體修改整體修改文章整體行文需與發(fā)文事項(xiàng)相適應(yīng)，文稿完成后從頭到尾檢查，重點(diǎn)文章整體行文需與發(fā)文事項(xiàng)相適應(yīng)，文稿完成后從頭到尾檢查，重點(diǎn)核實(shí)有無(wú)遣詞用字無(wú)誤，對(duì)專有名詞、數(shù)字等部分要特別仔細(xì)檢查。無(wú)論核實(shí)有無(wú)遣詞用字無(wú)誤，對(duì)專有名詞、數(shù)字等部分要特別仔細(xì)檢查。無(wú)論文章長(zhǎng)短，都要反復(fù)閱讀，養(yǎng)成良好的核查習(xí)慣。文章長(zhǎng)短，都要反復(fù)閱讀，養(yǎng)成良好的核查習(xí)慣。 4-7 具體范例具體范例人物

52、：東京商事株式會(huì)社銷售促進(jìn)部的小山先生人物：東京商事株式會(huì)社銷售促進(jìn)部的小山先生事項(xiàng)：為了擴(kuò)大東京商事株式會(huì)社的產(chǎn)品銷售范圍，小山先生經(jīng)顧客事項(xiàng)：為了擴(kuò)大東京商事株式會(huì)社的產(chǎn)品銷售范圍，小山先生經(jīng)顧客太陽(yáng)物產(chǎn)株式會(huì)社山田部長(zhǎng)介紹，與從事會(huì)展業(yè)務(wù)的東京展示太陽(yáng)物產(chǎn)株式會(huì)社山田部長(zhǎng)介紹，與從事會(huì)展業(yè)務(wù)的東京展示株式會(huì)建立了業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)系。后來(lái)，在東京展示舉辦的商品展覽株式會(huì)建立了業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)系。后來(lái)，在東京展示舉辦的商品展覽會(huì)上，東京商事的展品獲得了眾多與會(huì)者的好評(píng)。會(huì)上，東京商事的展品獲得了眾多與會(huì)者的好評(píng)。4-5 使用附頁(yè)附件使用附頁(yè)附件商務(wù)函電以一頁(yè)基本原則。如需要表格、圖表、圖像、地圖等資料時(shí)，商

53、務(wù)函電以一頁(yè)基本原則。如需要表格、圖表、圖像、地圖等資料時(shí)，可以另備附件。陳述內(nèi)容多，文書(shū)頁(yè)數(shù)超過(guò)一頁(yè)時(shí)，必須編寫(xiě)頁(yè)碼?？梢粤韨涓郊?。陳述內(nèi)容多，文書(shū)頁(yè)數(shù)超過(guò)一頁(yè)時(shí)，必須編寫(xiě)頁(yè)碼。4-6 “取取”與與“舍舍”的選擇的選擇 “說(shuō)明說(shuō)明”部分是商務(wù)函電的核心，簡(jiǎn)潔扼要起草部分是商務(wù)函電的核心，簡(jiǎn)潔扼要起草“說(shuō)明說(shuō)明”部分尤為部分尤為重要，在該部分中必寫(xiě)的要素不可或缺，而主題之外的事項(xiàng)必須省略，這重要，在該部分中必寫(xiě)的要素不可或缺，而主題之外的事項(xiàng)必須省略，這點(diǎn)也非常重要。點(diǎn)也非常重要。 因此，小山先生準(zhǔn)備給東京展示的佐藤部長(zhǎng)寫(xiě)一封感謝信，他首先因此，小山先生準(zhǔn)備給東京展示的佐藤部長(zhǎng)寫(xiě)一封感謝信，他

54、首先作了如下構(gòu)思：作了如下構(gòu)思：（1） 展示會(huì)參加成功展示會(huì)參加成功（2） 東京展示佐藤部長(zhǎng)、様東京展示佐藤部長(zhǎng)、様（3） 會(huì)期會(huì)期3日間、全雨降日間、全雨降（4） 5千部配布千部配布（5） 商品商品A20件、商品件、商品B5件問(wèn)合件問(wèn)合（6） 商品、今後定番商品、今後定番（7） 展示會(huì)予算増額展示會(huì)予算増額（8） 、他會(huì)社紹介、他會(huì)社紹介（9） 件含、來(lái)週直接訪問(wèn)件含、來(lái)週直接訪問(wèn) 內(nèi)山先生在考慮以上事項(xiàng)時(shí)，到底要向?qū)Ψ奖磉_(dá)些什么，自己的腦內(nèi)山先生在考慮以上事項(xiàng)時(shí)，到底要向?qū)Ψ奖磉_(dá)些什么，自己的腦子卻混亂了。子卻混亂了。4-8 迷惑時(shí)思維要回歸迷惑時(shí)思維要回歸“標(biāo)題標(biāo)題”與與“主項(xiàng)內(nèi)容主項(xiàng)內(nèi)

55、容” 內(nèi)山先生回過(guò)頭再次閱讀內(nèi)山先生回過(guò)頭再次閱讀“標(biāo)題標(biāo)題”與與“主項(xiàng)內(nèi)容主項(xiàng)內(nèi)容”部分，重新認(rèn)識(shí)到該文部分，重新認(rèn)識(shí)到該文書(shū)是一封感謝信，將眼光放在書(shū)是一封感謝信，將眼光放在“感謝的理由感謝的理由”這一點(diǎn)上，重新理順主項(xiàng)內(nèi)容。這一點(diǎn)上，重新理順主項(xiàng)內(nèi)容。（1）是最重要的報(bào)告內(nèi)容）是最重要的報(bào)告內(nèi)容 保留保留（2）是對(duì)東京展示表示感謝的內(nèi)容）是對(duì)東京展示表示感謝的內(nèi)容 保留保留（5）是成功參展的旁證內(nèi)容）是成功參展的旁證內(nèi)容 保留，但需要改換形式保留，但需要改換形式（8）登門(mén)拜訪時(shí)再打聽(tīng)）登門(mén)拜訪時(shí)再打聽(tīng)（7）作為）作為5的補(bǔ)充資料的補(bǔ)充資料 保留，但需要改換形式保留，但需要改換形式（9）放

56、在結(jié)束語(yǔ)部分）放在結(jié)束語(yǔ)部分（3）不需要的內(nèi)容）不需要的內(nèi)容 刪除。刪除。（4）將）將5的說(shuō)明復(fù)雜化的說(shuō)明復(fù)雜化 刪除。刪除。（6）導(dǎo)致主項(xiàng)內(nèi)容復(fù)雜化）導(dǎo)致主項(xiàng)內(nèi)容復(fù)雜化 刪除。刪除。 經(jīng)過(guò)一番構(gòu)思上的整理，內(nèi)山先生寫(xiě)出了如下主項(xiàng)說(shuō)明：經(jīng)過(guò)一番構(gòu)思上的整理，內(nèi)山先生寫(xiě)出了如下主項(xiàng)說(shuō)明： “佐藤部長(zhǎng)的確、成功裡會(huì)期終佐藤部長(zhǎng)的確、成功裡會(huì)期終。、商品予想上回反響、部?jī)?nèi)今後積極的展示會(huì)等。、商品予想上回反響、部?jī)?nèi)今後積極的展示會(huì)等參加旨決定次第。參加旨決定次第?！?同時(shí)，在感謝信的結(jié)束語(yǔ)中，插入了同時(shí)，在感謝信的結(jié)束語(yǔ)中，插入了“後日、挨拶伺後日、挨拶伺存。取急御禮申上存。取急御禮申上”這樣的禮儀

57、套句。這樣的禮儀套句。第五節(jié)反面范例第五節(jié)反面范例反面函件的特征反面函件的特征 什么是反面函件？什么是反面函件？ 商務(wù)函電承由于其承載社會(huì)性交流之重任，因此最應(yīng)該避免的是記載和商務(wù)函電承由于其承載社會(huì)性交流之重任，因此最應(yīng)該避免的是記載和傳遞錯(cuò)誤的信息。另外，一份不能讓人充分理解的函件，本身就已經(jīng)失去了傳遞錯(cuò)誤的信息。另外，一份不能讓人充分理解的函件，本身就已經(jīng)失去了發(fā)函的意義。故應(yīng)該以明快的語(yǔ)言文字去書(shū)寫(xiě)準(zhǔn)確的商務(wù)函電。發(fā)函的意義。故應(yīng)該以明快的語(yǔ)言文字去書(shū)寫(xiě)準(zhǔn)確的商務(wù)函電。 常見(jiàn)的錯(cuò)誤常見(jiàn)的錯(cuò)誤 錯(cuò)字漏字錯(cuò)字漏字 輸入文字時(shí)要注意同音異意字，避免誤選文字輸入文字時(shí)要注意同音異意字，避免誤選

58、文字 誤誤） ） 私自信確認(rèn)、対照商品私自信確認(rèn)、対照商品 正）正） 私自身確認(rèn)、対象商品私自身確認(rèn)、対象商品 主謂語(yǔ)相隔主謂語(yǔ)相隔 主謂語(yǔ)相隔的越遠(yuǎn)，主謂關(guān)系就越難捕捉主謂語(yǔ)相隔的越遠(yuǎn)，主謂關(guān)系就越難捕捉 誤）誤） 內(nèi)山展示會(huì)件先日貴社伺際、佐藤部長(zhǎng)渡。內(nèi)山展示會(huì)件先日貴社伺際、佐藤部長(zhǎng)渡。 正）正） 展示會(huì)件先日貴社伺際、內(nèi)山佐藤部長(zhǎng)渡。展示會(huì)件先日貴社伺際、內(nèi)山佐藤部長(zhǎng)渡。 雙重表述、修飾過(guò)多雙重表述、修飾過(guò)多 盡管不是雙重表述，重復(fù)同義詞給人贅述的印象盡管不是雙重表述，重復(fù)同義詞給人贅述的印象 誤）誤） 禁煙場(chǎng)合、明確効果現(xiàn)。禁煙場(chǎng)合、明確効果現(xiàn)。 正）正）禁煙場(chǎng)合、効果現(xiàn)。禁煙場(chǎng)合、

59、効果現(xiàn)。 相關(guān)系不明確相關(guān)系不明確 在錯(cuò)誤例句中，無(wú)法判斷科長(zhǎng)是否新上任在錯(cuò)誤例句中，無(wú)法判斷科長(zhǎng)是否新上任 誤）誤） 新任部長(zhǎng)課長(zhǎng)工場(chǎng)見(jiàn)學(xué)伺予定。新任部長(zhǎng)課長(zhǎng)工場(chǎng)見(jiàn)學(xué)伺予定。正）正） 新任部長(zhǎng)、課長(zhǎng)工場(chǎng)見(jiàn)學(xué)伺予定。新任部長(zhǎng)、課長(zhǎng)工場(chǎng)見(jiàn)學(xué)伺予定。 重疊使用助詞重疊使用助詞 重疊使用助詞會(huì)妨礙理解，同樣指示代詞也不宜多用重疊使用助詞會(huì)妨礙理解，同樣指示代詞也不宜多用 誤）誤） 米國(guó)州石油商社幹部氏米國(guó)州石油商社幹部氏正）正） 米國(guó)州、石油商社幹部氏米國(guó)州、石油商社幹部氏 動(dòng)詞活用形省略動(dòng)詞活用形省略 假名等假名等 不宜使用，以免給人不恭敬的感覺(jué)不宜使用，以免給人不恭敬的感覺(jué) 誤）誤） 見(jiàn)、利用。

60、見(jiàn)、利用。正）正） 見(jiàn)、利用。見(jiàn)、利用。 書(shū)寫(xiě)偏差書(shū)寫(xiě)偏差 非特殊情況，文字表述需統(tǒng)一非特殊情況，文字表述需統(tǒng)一 誤）誤） 漁期夏言。、回遊魚(yú)漁期夏言。、回遊魚(yú)正）正） 漁期夏。、回遊魚(yú)漁期夏。、回遊魚(yú)第六節(jié)商務(wù)函電文稿的檢查點(diǎn)第六節(jié)商務(wù)函電文稿的檢查點(diǎn) 一篇商務(wù)函電文稿起草完畢后，應(yīng)該認(rèn)真仔細(xì)檢查復(fù)一篇商務(wù)函電文稿起草完畢后，應(yīng)該認(rèn)真仔細(xì)檢查復(fù)核，以免錯(cuò)漏導(dǎo)致信息誤傳。在檢查文稿時(shí)，可以按照以核，以免錯(cuò)漏導(dǎo)致信息誤傳。在檢查文稿時(shí)，可以按照以下重點(diǎn)進(jìn)行檢查：下重點(diǎn)進(jìn)行檢查：（1）文章內(nèi)容有無(wú)遺漏？）文章內(nèi)容有無(wú)遺漏？（2）意思是否模棱兩可？）意思是否模棱兩可？（3）標(biāo)題、事項(xiàng)名稱與文章內(nèi)容是