檔案培訓3_檔案實務操作ppt

1、歸檔文件整理操作實務歸檔文件整理操作實務 檔案工作培訓檔案工作培訓課程內(nèi)容課程內(nèi)容文書檔案以件為單位整理要點文書檔案以件為單位整理要點 科技檔案整理要點科技檔案整理要點會計檔案整理要點會計檔案整理要點特殊載體檔案整理要點特殊載體檔案整理要點實物檔案整理要點實物檔案整理要點 1 文書檔案以件為單位整理要點文書檔案以件為單位整理要點文書檔案以件為單位整理要點文書檔案以件為單位整理要點以以“件件”為單位整理的前提：為單位整理的前提：適應辦公自動化環(huán)境下文件歸檔整理工作需要適應辦公自動化環(huán)境下文件歸檔整理工作需要件，是指因某一事由而直接形成的單份文件的計量單位件，是指因某一事由而直接形成的單份文件的計

2、量單位 形成形成 是自然的是自然的 形式形式 是單個獨立成冊的是單個獨立成冊的（實體上裝訂在一起，編目時體現(xiàn)為一條目錄） 效用效用 是獨立可用的是獨立可用的 是文件歸檔時的基本保管單位是文件歸檔時的基本保管單位文書檔案以件為單位整理要點文書檔案以件為單位整理要點 按按“件件”裝訂裝訂 分類分類 排列排列 編號編號（室編件號）（室編件號） 編目編目（歸檔文件目錄）（歸檔文件目錄） 裝盒裝盒 排架排架 按按“件件”裝訂裝訂一般情況：以自然形成的每份文件，為一件。一般情況：以自然形成的每份文件，為一件。特殊情況：特殊情況：正文與定稿，為一件；正文與定稿，為一件； 原件與復制件，原件與復制件， 為一件

3、；為一件；正文與附件，為一件；正文與附件，為一件； 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，為一件；式樣相同、內(nèi)容相關聯(lián)的未裝訂成冊的各種表、單（如每周式樣相同、內(nèi)容相關聯(lián)的未裝訂成冊的各種表、單（如每周安排、統(tǒng)計表、介紹信等），可以裝訂在一起作為一件安排、統(tǒng)計表、介紹信等），可以裝訂在一起作為一件; ;正文與文件處理單，為一件；正文與文件處理單，為一件；正文與發(fā)文稿紙，正文與發(fā)文稿紙， 為一件；為一件； 按按“件件”裝訂裝訂特殊情況：特殊情況：來文與復文（指請示與批復、報告與批示、函與復函），原來文與復文（指請示與批復、報告與批示、函與復函），原則上各為一件，也可合為一件；則上各為一件，

4、也可合為一件；會議記錄和會議紀要，原則上各為一件；會議記錄和會議紀要，原則上各為一件；一次會議形成的會議通知、與會名單、會議議程、領導講話、一次會議形成的會議通知、與會名單、會議議程、領導講話、新聞報道稿等文件各為一件；新聞報道稿等文件各為一件；歸檔前已自然成本（冊）的會議記錄本、各種簿冊（名冊、歸檔前已自然成本（冊）的會議記錄本、各種簿冊（名冊、圖冊等），按其固有的裝訂方式，每本（冊）各為一件；圖冊等），按其固有的裝訂方式，每本（冊）各為一件；重要文件須保留歷次修改稿的，正文與歷次修改稿各為一件；重要文件須保留歷次修改稿的，正文與歷次修改稿各為一件；裝訂前對文件的修整：裝訂前對文件的修整：整

5、理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料應符合檔案保護要求。料應符合檔案保護要求。例如不能有熱敏紙，不能用鉛筆、圓珠筆、紅墨例如不能有熱敏紙，不能用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫字跡等。水、純藍墨水、復寫紙等書寫字跡等。裝訂前的整修內(nèi)容主要有：修裱、復制、去除易裝訂前的整修內(nèi)容主要有：修裱、復制、去除易銹金屬物、大紙張折疊。銹金屬物、大紙張折疊。 按按“件件”裝訂裝訂注：保管注：保管1010年的文件可保持原狀，年的文件可保持原狀，已經(jīng)成冊不易拆釘?shù)目杀３衷瓲?，減少不必要勞動已經(jīng)成冊不易拆釘?shù)目杀３衷瓲?，減少不必要勞動裝訂方式：采用不銹鋼

6、訂書釘在文件左側(cè)或左上角，裝訂方式：采用不銹鋼訂書釘在文件左側(cè)或左上角，一般只訂一釘；一般只訂一釘；注：一個單位的裝訂方式應該統(tǒng)一注：一個單位的裝訂方式應該統(tǒng)一 按按“件件”裝訂裝訂裝訂順序裝訂順序 正本在前，定稿在后；正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后；正文在前，附件在后； 原件在前，復制件在后；原件在前，復制件在后； 轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后； 復文在前，來文在后；復文在前，來文在后； 中文版本在前，其它文種版本在后；中文版本在前，其它文種版本在后； 發(fā)文稿紙在前，正文在后；發(fā)文稿紙在前，正文在后； 文件處理單在前，正文在后；文件處理單在前，正文在后； 按按

7、“件件”裝訂裝訂一般采取一般采取“保管期限保管期限年度年度組織機構(gòu)（問題）組織機構(gòu)（問題）”的復式分類的復式分類法。法。即先將歸檔文件按保管期限分類，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下面按機構(gòu)（問題）分類。再在年度下面按機構(gòu)（問題）分類。采用這種分類方法，在庫房管理時，不同保管期限分別排架，采用這種分類方法，在庫房管理時，不同保管期限分別排架，便于今后檔案移交進館、鑒定銷毀。便于今后檔案移交進館、鑒定銷毀。 分類分類按年度分類：按年度分類：（1 1）以每年）以每年1 1月月1 1日至日至1212月月3131日為一個自然年度日為一個自然年

8、度（2 2）跨年度形成文件的處理：）跨年度形成文件的處理： 請示與批復，放在復文年；請示與批復，放在復文年； 規(guī)劃放在針對的第一年；規(guī)劃放在針對的第一年； 總結(jié)、決算、報表，放在針對的最后一年；總結(jié)、決算、報表，放在針對的最后一年； 會議文件，放在開幕年；會議文件，放在開幕年； 兩個內(nèi)容文件，歸入主要內(nèi)容針對的年度；兩個內(nèi)容文件，歸入主要內(nèi)容針對的年度； 分類分類按組織機構(gòu)分類：按組織機構(gòu)分類：（1 1）按單位內(nèi)部組織機構(gòu)將歸檔文件分類，組織機構(gòu)按黨、政、）按單位內(nèi)部組織機構(gòu)將歸檔文件分類，組織機構(gòu)按黨、政、工、團順序排列，綜合性機構(gòu)在前，專業(yè)職能部門列后工、團順序排列，綜合性機構(gòu)在前，專業(yè)職

9、能部門列后 （2 2）跨部門形成文件的處理：）跨部門形成文件的處理： 業(yè)務部門起草單位名義發(fā)文，歸綜合部門業(yè)務部門起草單位名義發(fā)文，歸綜合部門 聯(lián)合辦理文件，歸主辦部門；聯(lián)合辦理文件，歸主辦部門； 單位名義召開綜合性會議文件，歸綜合部門；單位名義召開綜合性會議文件，歸綜合部門； 參加上級會議文件，全局性歸辦公部門，業(yè)務性歸業(yè)務部參加上級會議文件，全局性歸辦公部門，業(yè)務性歸業(yè)務部門；門； 領導人兼任職務文件，分別歸有關部門或企業(yè)；領導人兼任職務文件，分別歸有關部門或企業(yè)； 分類分類歸檔文件分類后，遵循歸檔文件分類后，遵循“事由原則事由原則”為主，參考時間和重要為主，參考時間和重要程度等因素進行排

10、列。程度等因素進行排列。不同保管期限的文件，需分別排列。不同保管期限的文件，需分別排列。不同機構(gòu)（問題）的文件，按分類方案設置的機構(gòu)（問題）不同機構(gòu)（問題）的文件，按分類方案設置的機構(gòu)（問題）序列排列。序列排列。 同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；事由之間，按事由辦結(jié)時間的先后順序隨辦隨歸。事由之間，按事由辦結(jié)時間的先后順序隨辦隨歸。會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物等成套性文件一般應集會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物等成套性文件一般應集中排列在一起。中排列在一起。因故未及時歸檔的零散文件，在整理時可以排在文件形成因故未及時歸檔的零散文件，在整理時可

11、以排在文件形成年度的相應保管期限最后，并在備考表中說明。年度的相應保管期限最后，并在備考表中說明。 排列排列檔案室在分類方案的最低一級類目里，依據(jù)排列順序逐件編號：檔案室在分類方案的最低一級類目里，依據(jù)排列順序逐件編號：例如：按例如：按“保管期限保管期限- -年度年度”分類，其最低一級類目為分類，其最低一級類目為“年度年度”，即在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列順序從即在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列順序從“”開始逐件編號，形成一個流水號。（即每年開始逐件編號，形成一個流水號。（即每年3 3個流水號）個流水號） 編號（室編件號）編號（室編件號）在文件首頁的上端空白處蓋統(tǒng)一刻制的歸

12、檔章并填寫相關內(nèi)容。在文件首頁的上端空白處蓋統(tǒng)一刻制的歸檔章并填寫相關內(nèi)容。注：文件處理單隨同文件一并歸檔的，歸檔章一般蓋在文件處理單上。注：文件處理單隨同文件一并歸檔的，歸檔章一般蓋在文件處理單上。全宗號全宗號目錄號目錄號館編館編件號件號保管保管期限期限年度年度類別類別室編室編件號件號頁數(shù)頁數(shù)歸檔章歸檔章 編號（加蓋歸檔章）編號（加蓋歸檔章）全宗號全宗號目錄號目錄號館編館編件號件號保管保管期限期限年度年度類別類別室編室編件號件號頁數(shù)頁數(shù)永久永久20102010歸檔章歸檔章檔案移交進館時填寫檔案移交進館時填寫 機構(gòu)（問題）機構(gòu)（問題）按機構(gòu)分類的，用中文填寫分類方案類按機構(gòu)分類的，用中文填寫分

13、類方案類目的機構(gòu)名稱或其規(guī)范化簡稱；目的機構(gòu)名稱或其規(guī)范化簡稱；（按問題分類的，用中文填寫類目名稱）（按問題分類的，用中文填寫類目名稱） 檔案室填寫檔案室填寫 編號（歸檔章）編號（歸檔章）全宗號全宗號目錄號目錄號館編館編件號件號保管保管期限期限年度年度類別類別室編室編件號件號頁數(shù)頁數(shù)永久永久20102010歸檔章歸檔章室編件號：在同一保管期限、同室編件號：在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列順序從一年度里，按文件的排列順序從“”開始逐件編號，形成一個開始逐件編號，形成一個流水號。流水號。注：不同類目之間不能交叉編號。注：不同類目之間不能交叉編號。編號必須與分類方案一致。編號必須與分類方案一

14、致。 編號（歸檔章）編號（歸檔章）依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。它是檔案保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的基本條件。它是檔案保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的基本條件。 編目（歸檔文件目錄）編目（歸檔文件目錄）歸檔文件目錄用紙采用歸檔文件目錄用紙采用4 4 型；型；歸檔文件目錄應裝訂成冊。應包括目錄歸檔文件目錄應裝訂成冊。應包括目錄封面和歸檔文件目錄二部分。封面和歸檔文件目錄二部分。 編目（歸檔文件目錄）編目（歸檔文件目錄）將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，數(shù)量適度并填寫檔案盒封面、盒脊和將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，數(shù)量適

15、度并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表。備考表。 注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜裝入同一檔案盒內(nèi)；注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜裝入同一檔案盒內(nèi)；同一年度、同一保管期限但不同機構(gòu)（問題）的歸檔文件可放入同一盒中；同一年度、同一保管期限但不同機構(gòu)（問題）的歸檔文件可放入同一盒中； 裝盒裝盒盒脊盒脊 年度年度保管期限保管期限機構(gòu)（問題）機構(gòu)（問題）起止件號起止件號盒號盒號20102010永久永久辦公室辦公室1-71-71 1 裝盒裝盒歸檔文件裝盒后，上架排列歸檔文件裝盒后，上架排列應與本單位歸檔文件分類方應與本單位歸檔文件分類方案一致，盒脊朝外，便于實案一致，盒脊朝外，便于實體管理。體管

16、理。 一般先按保管期限、再按年一般先按保管期限、再按年度、機構(gòu)或問題排列，具體度、機構(gòu)或問題排列，具體排列順序根據(jù)分類方案。排列順序根據(jù)分類方案。 排架排架2科技檔案整理要點科技檔案整理要點科技檔案整理要點科技檔案整理要點 分項目、組卷、排序分項目、組卷、排序 修整、編號修整、編號 編目（卷內(nèi)目錄、備考表）編目（卷內(nèi)目錄、備考表） 裝訂、裝盒裝訂、裝盒 編制封面編制封面 編制案卷目錄編制案卷目錄 入庫上架入庫上架科技檔案一般有科技檔案一般有 產(chǎn)品、科研、基建、設備產(chǎn)品、科研、基建、設備 四大類。四大類。特點：具有特點：具有成套性成套性。方法：按項目形成階段組卷、排序方法：按項目形成階段組卷、排

17、序產(chǎn)品檔案一般有：產(chǎn)品檔案一般有： 市場調(diào)研、立項；市場調(diào)研、立項； 設計、產(chǎn)品標準；設計、產(chǎn)品標準； 圖紙、工藝；圖紙、工藝； 工裝、包裝；工裝、包裝； 鑒定、檢驗；鑒定、檢驗； 創(chuàng)優(yōu)；創(chuàng)優(yōu)； 質(zhì)量分析。質(zhì)量分析?？蒲袡n案一般有：科研檔案一般有： 調(diào)研、申報立項、調(diào)研、申報立項、 研究、試驗、研究、試驗、 總結(jié)、鑒定、總結(jié)、鑒定、 報獎、推廣應用。報獎、推廣應用。 分項目、分項目、組卷、排序組卷、排序基建檔案一般有：基建檔案一般有： 依據(jù)性文件（可行性研究、依據(jù)性文件（可行性研究、立項、審批）；立項、審批）； 基礎性文件（勘探、測繪、基礎性文件（勘探、測繪、征遷、招投標）；征遷、招投標）；

18、設計文件、設計文件、 施工文件、施工文件、 監(jiān)理文件；監(jiān)理文件； 竣工驗收文件；竣工驗收文件； 評獎創(chuàng)優(yōu)文件；評獎創(chuàng)優(yōu)文件； 使用維修改擴建文件。使用維修改擴建文件。設備檔案一般有：設備檔案一般有： 隨機文件；隨機文件； 合同發(fā)票（或復印件）合同發(fā)票（或復印件） 開箱驗收；開箱驗收； 安裝調(diào)試；安裝調(diào)試； 使用維護、使用維護、 更新改造。更新改造。 分項目、分項目、組卷、排序組卷、排序 修整編號修整編號修整：去釘和折疊。修整：去釘和折疊。大于大于A4的圖紙采用的圖紙采用“手風琴手風琴”式折疊，使標題欄外露。式折疊，使標題欄外露。 修整編號修整編號檔號具體的編制方法，參照各單位相關檔案編制說明。

19、檔號具體的編制方法，參照各單位相關檔案編制說明。下圖是某基建項目檔案檔號編制的例子：下圖是某基建項目檔案檔號編制的例子：其施工階段的第其施工階段的第3卷檔案（項目中第卷檔案（項目中第104 卷檔案）表示為：卷檔案）表示為：JJsbhIII3/104 編目（卷內(nèi)目錄、備考表）、編目（卷內(nèi)目錄、備考表）、 裝盒裝盒采用不裝訂方式的，將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料、備考表依次采用不裝訂方式的，將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料、備考表依次裝入科技擋案盒內(nèi)保存。須每份文件材料上依次標注順序號。裝入科技擋案盒內(nèi)保存。須每份文件材料上依次標注順序號。 編制封面編制封面案卷題名：編制在卷盒或軟卷皮的正面案卷題名：編制在卷盒

20、或軟卷皮的正面特別提示：采用軟卷皮裝訂后裝盒的，編制軟卷皮的封面，特別提示：采用軟卷皮裝訂后裝盒的，編制軟卷皮的封面，檔案盒可只編盒內(nèi)檔案的起止檔號不編制封面；采用不裝訂檔案盒可只編盒內(nèi)檔案的起止檔號不編制封面；采用不裝訂方式的，要編制檔案盒的封面。方式的，要編制檔案盒的封面。3 會計檔案整理要點會計檔案整理要點會計檔案整理要點會計檔案整理要點會計檔案的歸檔范圍是會計核算材料，會計檔案的歸檔范圍是會計核算材料，即：會計憑證、會計賬簿、財務報告及銀行存款余額調(diào)節(jié)表、即：會計憑證、會計賬簿、財務報告及銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等其他材料。銀行對賬單等其他材料。本單位的經(jīng)費預算、財務收支計劃、調(diào)

21、資定級、財務制度、財本單位的經(jīng)費預算、財務收支計劃、調(diào)資定級、財務制度、財務政策等管理性文件材料，應納入文書檔案歸檔范圍，不納入務政策等管理性文件材料，應納入文書檔案歸檔范圍，不納入會計檔案歸檔范圍。會計檔案歸檔范圍。提示：會計檔案的整理由財會部門完成，可由財會部門保管一提示：會計檔案的整理由財會部門完成，可由財會部門保管一定時間，期滿后需向檔案室移交。財會部門保管期間需向檔案定時間，期滿后需向檔案室移交。財會部門保管期間需向檔案室提供會計檔案目錄。室提供會計檔案目錄。4 特殊載體檔案整理要點特殊載體檔案整理要點特殊載體檔案整理要點特殊載體檔案整理要點特殊載體檔案按不同載體形式分成：特殊載體檔

22、案按不同載體形式分成： 照片（底片）照片（底片） 錄音帶錄音帶 錄像帶錄像帶 光盤光盤 計算機磁帶等類。計算機磁帶等類。 分類：分類： 一般是一般是“年度年度- -問題問題”分類法分類法 組卷：組卷： 分年度混問題組卷，按照形成日期依次整理入冊分年度混問題組卷，按照形成日期依次整理入冊 照片編號：照片編號： “ “卷號卷號張?zhí)枏執(zhí)枴?編制說明：編制說明： 一種是單張說明，一種是組合照片說明一種是單張說明，一種是組合照片說明 裝冊裝冊 編目：編目： 卷內(nèi)目錄、封面、備考表、脊背等卷內(nèi)目錄、封面、備考表、脊背等照片檔案整理照片檔案整理照片檔案整理照片檔案整理組合照片說明（可放在本組照片第一張照片的上方）組合照片說明（可放在本組照片第一張照片的上方）單張照片說明單張照片說明照片檔案整理照片檔案整理照片檔案卷（冊）照片檔案卷（冊）一盤錄音帶、一盤錄像帶自然形成一個保管單位，一盤錄音帶、一盤錄像帶自