跨文化商務(wù)溝通第07章

1、第第7 7章章書面溝通模式書面溝通模式7-2本章主題本章主題 國(guó)際英語(yǔ)國(guó)際英語(yǔ) 寫作語(yǔ)氣與寫作風(fēng)格寫作語(yǔ)氣與寫作風(fēng)格 信件格式信件格式 傳真?zhèn)髡?電子郵件電子郵件 簡(jiǎn)歷和求職信息簡(jiǎn)歷和求職信息7-3 調(diào)查表明，在發(fā)出的國(guó)際信函中調(diào)查表明，在發(fā)出的國(guó)際信函中97%使用英語(yǔ)，西班牙語(yǔ)、法語(yǔ)和德語(yǔ)寫使用英語(yǔ)，西班牙語(yǔ)、法語(yǔ)和德語(yǔ)寫成的信件各占到成的信件各占到1%。收到的國(guó)際信函。收到的國(guó)際信函中該比重基本不變：其中中該比重基本不變：其中96%由英語(yǔ)由英語(yǔ)寫成，剩下寫成，剩下4%則包含法語(yǔ)、德語(yǔ)和西則包含法語(yǔ)、德語(yǔ)和西班牙語(yǔ)信件。班牙語(yǔ)信件。7-47.1 7.1 國(guó)際英語(yǔ)國(guó)際英語(yǔ) 國(guó)際英語(yǔ)（是為那些同

2、母語(yǔ)非英語(yǔ)的文國(guó)際英語(yǔ)（是為那些同母語(yǔ)非英語(yǔ)的文化所在地區(qū)做生意的商人，或?yàn)橐杂⒄Z(yǔ)化所在地區(qū)做生意的商人，或?yàn)橐杂⒄Z(yǔ)為第二語(yǔ)言的人們服務(wù)的，只包含為第二語(yǔ)言的人們服務(wù)的，只包含30004000個(gè)最為常見(jiàn)的英語(yǔ)詞匯。個(gè)最為常見(jiàn)的英語(yǔ)詞匯。 在學(xué)習(xí)和運(yùn)用國(guó)際英語(yǔ)時(shí)，有三個(gè)文化在學(xué)習(xí)和運(yùn)用國(guó)際英語(yǔ)時(shí)，有三個(gè)文化因素是需要著重考慮的：理解其他文化因素是需要著重考慮的：理解其他文化中的商務(wù)溝通；對(duì)其他文化中商務(wù)溝通中的商務(wù)溝通；對(duì)其他文化中商務(wù)溝通的傳遞方式有所認(rèn)識(shí)；意識(shí)到對(duì)其他文的傳遞方式有所認(rèn)識(shí)；意識(shí)到對(duì)其他文化的人來(lái)說(shuō)，同語(yǔ)法錯(cuò)誤相比，內(nèi)容錯(cuò)化的人來(lái)說(shuō)，同語(yǔ)法錯(cuò)誤相比，內(nèi)容錯(cuò)誤更難被發(fā)覺(jué)。誤更難被

3、發(fā)覺(jué)。7-5詞匯錯(cuò)誤詞匯錯(cuò)誤 含義上的錯(cuò)誤。例子如下：含義上的錯(cuò)誤。例子如下： We baste (based) this opinion on our many years of experience. Thank you for your patients (patience). The device omits (emits) a high pitched signal when it is receiving. It is there (their) material. We except (accept) your invitation to dinner.7-6指導(dǎo)方針指導(dǎo)方針7-

4、7指導(dǎo)方針指導(dǎo)方針7-8指導(dǎo)方針指導(dǎo)方針7-9指導(dǎo)方針指導(dǎo)方針7-10指導(dǎo)方針指導(dǎo)方針7-11語(yǔ)法錯(cuò)誤語(yǔ)法錯(cuò)誤 句子中詞語(yǔ)順序的錯(cuò)誤。句子中詞語(yǔ)順序的錯(cuò)誤。 美聯(lián)社，倫敦，美聯(lián)社，倫敦，1999年年6月月19日日周五的周五的金融時(shí)報(bào)金融時(shí)報(bào)報(bào)道因?yàn)樵阡N售合同中點(diǎn)錯(cuò)一個(gè)報(bào)道因?yàn)樵阡N售合同中點(diǎn)錯(cuò)一個(gè)逗號(hào)而導(dǎo)致洛克希德逗號(hào)而導(dǎo)致洛克希德馬?。绹?guó)航空航天公馬?。绹?guó)航空航天公司）損失了司）損失了7000萬(wàn)美元。萬(wàn)美元。7-127.2 7.2 寫作語(yǔ)氣與寫作風(fēng)格寫作語(yǔ)氣與寫作風(fēng)格 同美國(guó)公司所用的典型格式相比，其他同美國(guó)公司所用的典型格式相比，其他國(guó)家所使用的寫作語(yǔ)氣與寫作風(fēng)格往往國(guó)家所使用的寫作語(yǔ)氣

5、與寫作風(fēng)格往往更加正式和傳統(tǒng)。當(dāng)信件使用的語(yǔ)調(diào)和更加正式和傳統(tǒng)。當(dāng)信件使用的語(yǔ)調(diào)和風(fēng)格與收件人的習(xí)慣大相徑庭時(shí)，有可風(fēng)格與收件人的習(xí)慣大相徑庭時(shí)，有可能導(dǎo)致對(duì)原本正面的內(nèi)容出現(xiàn)負(fù)面的解能導(dǎo)致對(duì)原本正面的內(nèi)容出現(xiàn)負(fù)面的解讀。讀。7-13直接法與間接法直接法與間接法 美國(guó)商務(wù)溝通教材的作者建議在書寫正面美國(guó)商務(wù)溝通教材的作者建議在書寫正面新聞、直接請(qǐng)求新聞、直接請(qǐng)求/詢問(wèn)以及中性信息的時(shí)候詢問(wèn)以及中性信息的時(shí)候使用直接法。而在寫作負(fù)面消息新聞的時(shí)使用直接法。而在寫作負(fù)面消息新聞的時(shí)候使用間接法。候使用間接法。 直接法就是說(shuō)在寫正面新聞?dòng)嵪⒌臅r(shí)候用正面直接法就是說(shuō)在寫正面新聞?dòng)嵪⒌臅r(shí)候用正面的新聞或

6、其他令人愉快的觀點(diǎn)作為文章的開始；的新聞或其他令人愉快的觀點(diǎn)作為文章的開始；在寫請(qǐng)求在寫請(qǐng)求/詢問(wèn)性質(zhì)的文章時(shí)以請(qǐng)求或詢問(wèn)作詢問(wèn)性質(zhì)的文章時(shí)以請(qǐng)求或詢問(wèn)作為開篇；在寫中性信息的時(shí)候開篇點(diǎn)明最重要為開篇；在寫中性信息的時(shí)候開篇點(diǎn)明最重要的觀點(diǎn)。的觀點(diǎn)。 在使用間接法時(shí)，則使用過(guò)渡性段落作為開篇在使用間接法時(shí)，則使用過(guò)渡性段落作為開篇內(nèi)容。過(guò)渡段指的是一個(gè)用讀者樂(lè)于接受的語(yǔ)內(nèi)容。過(guò)渡段指的是一個(gè)用讀者樂(lè)于接受的語(yǔ)氣來(lái)陳述信件內(nèi)容但不直接表明立場(chǎng)的段落。氣來(lái)陳述信件內(nèi)容但不直接表明立場(chǎng)的段落。7-147.2 7.2 寫作語(yǔ)氣與寫作風(fēng)格寫作語(yǔ)氣與寫作風(fēng)格 德國(guó)人偶爾會(huì)使用過(guò)渡性段落，但通常德國(guó)人偶爾會(huì)

7、使用過(guò)渡性段落，但通常對(duì)待負(fù)面新聞的方法要更加直接。對(duì)待負(fù)面新聞的方法要更加直接。 拉丁美洲人則完全不使用過(guò)渡性段落；拉丁美洲人則完全不使用過(guò)渡性段落；他們完全避免提及負(fù)面消息，因?yàn)樗麄兯麄兺耆苊馓峒柏?fù)面消息，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為給他人帶來(lái)壞消息有失禮節(jié)。認(rèn)為給他人帶來(lái)壞消息有失禮節(jié)。 日本人往往以一個(gè)熱情、私人性質(zhì)的稱日本人往往以一個(gè)熱情、私人性質(zhì)的稱謂作為信件的開篇，通常用一種積極的謂作為信件的開篇，通常用一種積極的寫作方式來(lái)闡述負(fù)面消息。寫作方式來(lái)闡述負(fù)面消息。7-157.2 7.2 寫作語(yǔ)氣與寫作風(fēng)格寫作語(yǔ)氣與寫作風(fēng)格 日本人不論寫什么性質(zhì)的消息，都會(huì)以日本人不論寫什么性質(zhì)的消息，都會(huì)以針對(duì)

8、季節(jié)的描述開篇：針對(duì)季節(jié)的描述開篇：“春天到了，櫻春天到了，櫻花向著藍(lán)天在微笑?；ㄏ蛑{(lán)天在微笑。” 伊斯蘭人則使用這樣的句子作為開篇：伊斯蘭人則使用這樣的句子作為開篇：“愿真主保佑你愿真主保佑你”（“上帝保佑上帝保佑”的阿的阿拉伯語(yǔ)版）。拉伯語(yǔ)版）。 法國(guó)商務(wù)信件的開篇與結(jié)尾都非常正式，法國(guó)商務(wù)信件的開篇與結(jié)尾都非常正式，但是結(jié)尾更傾向于使用較為華麗的辭藻。但是結(jié)尾更傾向于使用較為華麗的辭藻。 德國(guó)人的信件結(jié)尾也是比較正式的。德國(guó)人的信件結(jié)尾也是比較正式的。7-167.3 7.3 信件格式信件格式 一些國(guó)家，比如法國(guó)，使用縮進(jìn)式的信一些國(guó)家，比如法國(guó)，使用縮進(jìn)式的信件格式與封閉式的標(biāo)點(diǎn)形式。

9、件格式與封閉式的標(biāo)點(diǎn)形式。 拉丁美洲國(guó)家更愿意使用改進(jìn)的齊頭格拉丁美洲國(guó)家更愿意使用改進(jìn)的齊頭格式。式。 在美國(guó)使用的主要格式有齊頭式與改進(jìn)在美國(guó)使用的主要格式有齊頭式與改進(jìn)的齊頭式。而寫作風(fēng)格有使用標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)點(diǎn)的齊頭式。而寫作風(fēng)格有使用標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)點(diǎn)風(fēng)格的，也有使用開放式標(biāo)點(diǎn)風(fēng)格的。風(fēng)格的，也有使用開放式標(biāo)點(diǎn)風(fēng)格的。7-177.3 7.3 信件格式信件格式 在美國(guó)，收件人的稱謂與姓名放在第一在美國(guó)，收件人的稱謂與姓名放在第一行；街道號(hào)碼與街道名稱則放在第二行；行；街道號(hào)碼與街道名稱則放在第二行；最后一行是城市名、州名和郵政編碼。最后一行是城市名、州名和郵政編碼。 德國(guó)人所用的格式則是將收件人的稱謂德國(guó)

10、人所用的格式則是將收件人的稱謂放在首行；收件人的全名放在第二行；放在首行；收件人的全名放在第二行；街道名稱與緊接著的街道號(hào)碼放在第三街道名稱與緊接著的街道號(hào)碼放在第三行；而郵政編碼、城市名與州名則放在行；而郵政編碼、城市名與州名則放在最后一行。最后一行。7-187.3 7.3 信件格式信件格式 使用西班牙語(yǔ)的作者同樣將收件人的稱使用西班牙語(yǔ)的作者同樣將收件人的稱謂置于名字之前一并放在首行。謂置于名字之前一并放在首行。 在墨西哥與美國(guó)南部地區(qū)寫作信件時(shí)街在墨西哥與美國(guó)南部地區(qū)寫作信件時(shí)街道號(hào)碼也放在街道名稱之后。道號(hào)碼也放在街道名稱之后。 美國(guó)信件總是將日期放在收信人地址之美國(guó)信件總是將日期放在

11、收信人地址之前，而法國(guó)人有時(shí)則會(huì)將日期寫在收信前，而法國(guó)人有時(shí)則會(huì)將日期寫在收信人地址之后。人地址之后。7-19季節(jié)問(wèn)候的范例季節(jié)問(wèn)候的范例 1月月 寒冷的日子還在繼續(xù)，我感覺(jué)自己的身體被凍僵了。寒冷的日子還在繼續(xù)，我感覺(jué)自己的身體被凍僵了。 “冬將軍冬將軍”已經(jīng)完全到來(lái)了（使用了將軍和自然天氣的已經(jīng)完全到來(lái)了（使用了將軍和自然天氣的類比）。類比）。 2月月 希望你正在度過(guò)寒冷季節(jié)的最后一段時(shí)間。希望你正在度過(guò)寒冷季節(jié)的最后一段時(shí)間。 寒冷的冬天依然強(qiáng)勁。寒冷的冬天依然強(qiáng)勁。 3月月 春天剛剛在日歷上開始了，但冬天的寒冷還會(huì)不時(shí)地提春天剛剛在日歷上開始了，但冬天的寒冷還會(huì)不時(shí)地提醒我們冬天還沒(méi)

12、有結(jié)束。醒我們冬天還沒(méi)有結(jié)束。 很高興嗅到了被冬雪覆蓋了一個(gè)冬季的土壤的味道。很高興嗅到了被冬雪覆蓋了一個(gè)冬季的土壤的味道。 4月月 櫻桃樹的葉蕾正在慢慢長(zhǎng)大。櫻桃樹的葉蕾正在慢慢長(zhǎng)大。 春天已經(jīng)到來(lái)，每一片土壤都被花朵覆蓋。春天已經(jīng)到來(lái)，每一片土壤都被花朵覆蓋。7-20季節(jié)問(wèn)候的范例季節(jié)問(wèn)候的范例 5月月 風(fēng)吹過(guò)田野，感覺(jué)像是夏天的開始。風(fēng)吹過(guò)田野，感覺(jué)像是夏天的開始。 風(fēng)箏在天空中隨風(fēng)搖擺看起來(lái)美極了。風(fēng)箏在天空中隨風(fēng)搖擺看起來(lái)美極了。 6月月 就要開始種植水稻了。就要開始種植水稻了。 隨著連綿雨季的結(jié)束，美好的天氣已經(jīng)來(lái)了。隨著連綿雨季的結(jié)束，美好的天氣已經(jīng)來(lái)了。 7月月 一年中最熱的時(shí)

13、候。一年中最熱的時(shí)候。 這是一個(gè)盛夏歡慶的季節(jié)，人們盡情歡樂(lè)。這是一個(gè)盛夏歡慶的季節(jié)，人們盡情歡樂(lè)。 8月月 印度的夏季還在徘徊。印度的夏季還在徘徊。 我內(nèi)心里還保存著很多夏季的美好記憶。我內(nèi)心里還保存著很多夏季的美好記憶。7-21季節(jié)問(wèn)候的范例季節(jié)問(wèn)候的范例 9月月 天氣轉(zhuǎn)冷，祝您身體健康。天氣轉(zhuǎn)冷，祝您身體健康。 太陽(yáng)光還很強(qiáng)，太陽(yáng)投射下來(lái)的陰影提醒我夏季還沒(méi)結(jié)太陽(yáng)光還很強(qiáng)，太陽(yáng)投射下來(lái)的陰影提醒我夏季還沒(méi)結(jié)束。束。 10月月 秋天到了，天空很藍(lán)，人們的胃口也變好了。秋天到了，天空很藍(lán)，人們的胃口也變好了。 松茸的氣味時(shí)常提醒著秋天到了。松茸的氣味時(shí)常提醒著秋天到了。 11月月 林蔭大道的

14、樹木都落光了葉子。林蔭大道的樹木都落光了葉子。 整座山都被深紅色的樹葉覆蓋。整座山都被深紅色的樹葉覆蓋。 12月月 地上開始結(jié)霜，人們開始呼出白氣。地上開始結(jié)霜，人們開始呼出白氣。 一年快要到頭了。一年快要到頭了。7-227.4 7.4 傳真?zhèn)髡?美國(guó)的跨國(guó)貿(mào)易公司發(fā)現(xiàn)傳真要比其他美國(guó)的跨國(guó)貿(mào)易公司發(fā)現(xiàn)傳真要比其他許多國(guó)家的郵件服務(wù)更可靠。許多國(guó)家的郵件服務(wù)更可靠。 在某些國(guó)家電話系統(tǒng)并不完善，這種不在某些國(guó)家電話系統(tǒng)并不完善，這種不完善的電話系統(tǒng)就使得傳真的使用并不完善的電話系統(tǒng)就使得傳真的使用并不會(huì)好過(guò)電子郵件。會(huì)好過(guò)電子郵件。 許多國(guó)家在其偏遠(yuǎn)地區(qū)都缺少普通郵件許多國(guó)家在其偏遠(yuǎn)地區(qū)都缺少

15、普通郵件和電話服務(wù)。和電話服務(wù)。7-237.4 7.4 傳真?zhèn)髡?傳真與寫信類似，如果你要發(fā)送生產(chǎn)計(jì)傳真與寫信類似，如果你要發(fā)送生產(chǎn)計(jì)劃、預(yù)算或其他類型的書面信息，應(yīng)該劃、預(yù)算或其他類型的書面信息，應(yīng)該用一個(gè)說(shuō)明封面或傳送表來(lái)方便操作者用一個(gè)說(shuō)明封面或傳送表來(lái)方便操作者知道這是給發(fā)給誰(shuí)的傳真、這些資料的知道這是給發(fā)給誰(shuí)的傳真、這些資料的來(lái)源以及總共有多少頁(yè)。來(lái)源以及總共有多少頁(yè)。7-24 非常高興收到您的傳真。工作順利嗎？非常高興收到您的傳真。工作順利嗎？我真的認(rèn)為選擇我們要好過(guò)其他任何的我真的認(rèn)為選擇我們要好過(guò)其他任何的韓國(guó)公司。如果您能錄制一盤關(guān)于射線韓國(guó)公司。如果您能錄制一盤關(guān)于射線方式

16、的農(nóng)場(chǎng)錄像，那就再好不過(guò)了。您方式的農(nóng)場(chǎng)錄像，那就再好不過(guò)了。您可以將錄像帶、設(shè)計(jì)圖紙一起通過(guò)空郵可以將錄像帶、設(shè)計(jì)圖紙一起通過(guò)空郵而不是船運(yùn)的方式發(fā)給我，不論是特殊而不是船運(yùn)的方式發(fā)給我，不論是特殊的還是常規(guī)的收費(fèi)我都將不勝感激。在的還是常規(guī)的收費(fèi)我都將不勝感激。在我的蔬菜農(nóng)場(chǎng)設(shè)計(jì)過(guò)程中，我將會(huì)好好我的蔬菜農(nóng)場(chǎng)設(shè)計(jì)過(guò)程中，我將會(huì)好好考慮您的實(shí)用性建議。非常感謝，期待考慮您的實(shí)用性建議。非常感謝，期待您更多的建議。您更多的建議。7-257.5 7.5 電子郵件電子郵件 一些國(guó)家的人們可能更喜歡發(fā)送傳統(tǒng)信一些國(guó)家的人們可能更喜歡發(fā)送傳統(tǒng)信件并附加一封電子郵件，這封電子郵件件并附加一封電子郵件，這

17、封電子郵件只寫一句話作為信已發(fā)出的通知。只寫一句話作為信已發(fā)出的通知。 在法國(guó)這樣的國(guó)家，如果重要的信息是在法國(guó)這樣的國(guó)家，如果重要的信息是通過(guò)隨意的電子郵件傳送的話，收件人通過(guò)隨意的電子郵件傳送的話，收件人會(huì)產(chǎn)生一種不好的印象。會(huì)產(chǎn)生一種不好的印象。 即便是選擇了使用傳統(tǒng)信件作為附件的即便是選擇了使用傳統(tǒng)信件作為附件的信件方式，還有很多需要考慮的問(wèn)題，信件方式，還有很多需要考慮的問(wèn)題，例如收件人是否習(xí)慣使用附件，收件人例如收件人是否習(xí)慣使用附件，收件人使用的系統(tǒng)是否能夠下載大型的附件。使用的系統(tǒng)是否能夠下載大型的附件。7-26國(guó)際電子郵件國(guó)際電子郵件 在電子郵件開頭，應(yīng)該包括用對(duì)方語(yǔ)言書寫的

18、“您好”、“再見(jiàn)”等常見(jiàn)短語(yǔ)。如果你在對(duì)方的國(guó)家旅游過(guò)，盡量提及你喜歡游玩的地方。 使用合作的口吻，并在郵件結(jié)尾請(qǐng)求反饋。向?qū)Ψ奖砻髂愫芟硎芘c他的合作，并使用“感謝”或是“謝謝您的反饋”等短語(yǔ)或類似的句子。避免幽默，因?yàn)橛哪诓煌幕g不易理解。7-27國(guó)際電子郵件國(guó)際電子郵件 避免側(cè)重于文化差異，將注意集中在相似的經(jīng)歷和態(tài)度上。承認(rèn)自己的不足和缺點(diǎn)。 使用簡(jiǎn)短、精悍的句子，顯示謙卑和恭敬之意，避免省略、縮寫、所有格和輔助性的短語(yǔ)，避免使用俚語(yǔ)、行話或成語(yǔ)。只用現(xiàn)在時(shí)和過(guò)去時(shí)，避免使用進(jìn)行時(shí)。 表述明確，強(qiáng)調(diào)你渴望得到反饋，在信件中提及時(shí)間時(shí)，一定要說(shuō)明與格林威治標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間的關(guān)系（例如，格林威治標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間減去7個(gè)小時(shí)）。7-28國(guó)際電子郵件國(guó)際電子郵件 不要全部使用大寫字母，并且避免使用感嘆號(hào)。另外，不要以“為什么”開始一個(gè)問(wèn)題，因?yàn)檫@樣的問(wèn)題似乎要求讀者為自己的立場(chǎng)辯護(hù)。 不要吝惜贊美。多做這樣的評(píng)論：“我喜歡你的建議”，