《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

1、 企業(yè)檔案工作規(guī)范解 讀主要內(nèi)容一、企業(yè)檔案工作規(guī)范的制定背景與意義二、企業(yè)檔案工作規(guī)范的設(shè)計理念與特點三、企業(yè)檔案工作規(guī)范的結(jié)構(gòu)與主要內(nèi)容四、企業(yè)檔案工作規(guī)范的貫徹與實施要求一、規(guī)范的制定背景與意義（一）背景1.我國企業(yè)檔案工作的發(fā)展歷程（1）1950至60年代：技術(shù)檔案管理（2）1980年代：科技檔案管理企業(yè)檔案綜合管理企業(yè)檔案管理升級（3）1990年代：企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理（4）2000年代：加入WTO后，目標(biāo)管理取消后，地方檔案部門及企業(yè)集團開展企業(yè)檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)缺少有力抓手，用何種手段連接國家檔案法規(guī)與企業(yè)檔案工作實踐？ 企業(yè)檔案工作法制規(guī)范化建設(shè)科學(xué)技術(shù)檔案工作條例國營企業(yè)檔案

2、管理暫行規(guī)定企業(yè)檔案管理升級試行辦法企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理辦法國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定 基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定 重大建設(shè)項目檔案驗收辦法鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案管理辦法關(guān)于加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見關(guān)于加強駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作的意見關(guān)于促進(jìn)民營企業(yè)檔案工作發(fā)展的意見企業(yè)檔案管理規(guī)定國有企業(yè)文件材料歸檔辦法標(biāo)準(zhǔn)化對企業(yè)檔案工作的促進(jìn)科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范歸檔文件整理規(guī)則工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理考評標(biāo)準(zhǔn)核電文件檔案管理要求核電電子文件元數(shù)據(jù)電

3、力工程竣工圖文件編制規(guī)定 石油化工建設(shè)工程項目交工技術(shù)文件規(guī)定 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 一、規(guī)范的制定背景與意義（一）背景2.企業(yè)改革不斷深化 建立現(xiàn)代企業(yè)制度，形成組織結(jié)構(gòu)合理、投資主體多元、經(jīng)營機制靈活、內(nèi)部運作規(guī)范、管理手段科學(xué)的母子公司管理格局；企業(yè)成為自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧、自我發(fā)展、自我約束的法人實體和市場競爭主體 剝離社會職能，實行主輔分離 改制重組 業(yè)務(wù)拓展 股份制改革企業(yè)改革不斷深化對企業(yè)檔案工作的影響1.檔案行政管理部門如何有效監(jiān)督指導(dǎo)企業(yè)檔案工作問題2.企業(yè)對檔案工作的認(rèn)識和重視程度問題3.企業(yè)自身檔案管理體制機制問題4.企業(yè)檔案機構(gòu)和人員問題5.企業(yè)文件材料歸檔范圍調(diào)整充

4、實問題6.企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案如何處置問題7.企業(yè)檔案安全保管問題8.企業(yè)檔案信息開發(fā)利用問題一、規(guī)范的制定背景與意義（一）背景3.信息技術(shù)廣泛應(yīng)用 對企業(yè)檔案工作的影響(1)電子文件大量生成 電子文件歸檔管理問題 檔案實體管理受限問題(2)檔案管理手段和方式的變化 手工操作 應(yīng)用信息技術(shù) 檔案實體管理 檔案實體管理與信息管理 檔案信息化與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步問題 檔案信息資源科學(xué)整合問題一、規(guī)范的制定背景與意義（一）背景 總結(jié)建國以來我國企業(yè)檔案工作的基本經(jīng)驗、規(guī)律和要求，借鑒企業(yè)質(zhì)量管理體系理念和相關(guān)最新國際標(biāo)準(zhǔn)，適應(yīng)企業(yè)改革發(fā)展和信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的新要求，將企業(yè)檔案工作的行政性目標(biāo)要求，

5、轉(zhuǎn)向標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的體系建設(shè)，形成框架性管理標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)檔案工作規(guī)范，作為在檔案法與檔案法實施辦法之下、銜接企業(yè)檔案管理規(guī)定與具體檔案業(yè)務(wù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的中間環(huán)節(jié)，是對過去標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展過程中缺少總體性要求的一種彌補。一、規(guī)范的制定背景與意義（二）意義1.法律法規(guī)與企業(yè)檔案工作間的橋梁2.促進(jìn)企業(yè)檔案工作的規(guī)范發(fā)展3.為指導(dǎo)評價企業(yè)檔案工作提供指南4.為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供基礎(chǔ)管理和檔案信息資源的保障 二、規(guī)范的設(shè)計理念與特點（一）規(guī)范與國際管理標(biāo)準(zhǔn)1.ISO 9001質(zhì)量管理體系要求（2008年第四版）（1）質(zhì)量控制離不開檔案記錄 檔案記錄（records）一詞在標(biāo)準(zhǔn)中出現(xiàn)28次，其中20次是重復(fù)提示、參照

6、、引用，要求標(biāo)準(zhǔn)在實施中按照4.2.4條的要求建立檔案。而ISO9001中這種對某一條款的引用、參見、提示的要求總共才有38處。除了4.2.4，被要求引用、參見、提示的18次，涉及11個條款，由此可見檔案記錄及其管理控制在質(zhì)量管理體系中的地位和作用。 （2）倡導(dǎo)“領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任”、“全員管理全員管理”、“過程管理過程管理”等質(zhì)量管理思想和原則國際標(biāo)準(zhǔn)ISO 9001質(zhì)量管理體系要求 4.2.4：“檔案記錄的控制”規(guī)定： “為證明符合質(zhì)量管理體系要求和有效實施提供證據(jù)而建立的檔案記錄，必須要受控管理。 機構(gòu)必須建立有書面文件記錄的程序及執(zhí)行過程（Documented Procedure），以明

7、確對檔案記錄鑒別、存儲、保護(hù)、檢索和處置所必要的控制管理。 檔案記錄必須保持易于辨認(rèn)、快捷確證和可以檢索?！倍?、規(guī)范的設(shè)計理念與特點（一）規(guī)范與國際管理標(biāo)準(zhǔn)2.ISO 15489.1檔案管理通則2001年頒布，規(guī)定了檔案管理的頂層架構(gòu)，提出了實現(xiàn)有效檔案管理所能產(chǎn)生的作用，并明確規(guī)定了檔案管理的法規(guī)環(huán)境、檔案管理的政策與職責(zé)、檔案管理、檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)以及檔案管理過程與控制等方面的要求。 該國際標(biāo)準(zhǔn)對檔案管理所提出的各類要求，實際上是體現(xiàn)了對檔案管理的總體需求。由于該標(biāo)準(zhǔn)在國際上得到普遍認(rèn)可，因此，2006年，國際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）專門制定了國際標(biāo)準(zhǔn)ISO/FDIS22310信息與文

8、獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)制定中檔案管理需求規(guī)定指南，規(guī)定：在制定其他國際標(biāo)準(zhǔn)時，如涉及到檔案管理需求的規(guī)定，必須與ISO15489.1中對檔案管理要求規(guī)定相一致。體現(xiàn)國際檔案界對檔案價值及檔案工作的認(rèn)識，主要包括檔案的價檔案的價值及資產(chǎn)屬性、領(lǐng)導(dǎo)的作用、系統(tǒng)管理、過程控制值及資產(chǎn)屬性、領(lǐng)導(dǎo)的作用、系統(tǒng)管理、過程控制等。二、規(guī)范的設(shè)計理念與特點（二）設(shè)計理念 企業(yè)檔案工作規(guī)范的設(shè)計理念與基礎(chǔ)是系統(tǒng)管理思想和檔案資產(chǎn)的價值觀念，符合并體現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)管理原則和管理創(chuàng)新發(fā)展要求。1.1.檔案資源檔案資源資產(chǎn)觀。資產(chǎn)觀。檔案是企業(yè)各項活動的記錄，更是企業(yè)重要的生產(chǎn)要素、信息資源和知識資產(chǎn)。資產(chǎn)觀是人們在社會實踐中對檔案，特

9、別是企業(yè)檔案認(rèn)識的深化。2.2.組織制度組織制度領(lǐng)導(dǎo)先。領(lǐng)導(dǎo)先。一項系統(tǒng)性工作，其最終成果的優(yōu)劣、水平和效果往往取決于最高領(lǐng)導(dǎo)的意識、重視和決策。3.3.全員責(zé)任全員責(zé)任全覆蓋。全覆蓋。任何一項有全員參與的活動或工作，其結(jié)果的優(yōu)劣也是由全員整體的水平和參與程度決定的。 二、規(guī)范的設(shè)計理念與特點（二）設(shè)計理念4.4.過程方法過程方法重前端。重前端。檔案工作的“產(chǎn)品”是服務(wù)。在為企業(yè)服務(wù)的系統(tǒng)和過程中，企業(yè)各項活動中形成、收到的文件、數(shù)據(jù)信息，是檔案工作的輸入，其質(zhì)量決定著輸出的質(zhì)量。因此在整個檔案工作系統(tǒng)中，前端至關(guān)重要。5.5.戰(zhàn)略方向戰(zhàn)略方向信息化。信息化。大力推進(jìn)國民經(jīng)濟和社會信息化，是覆

10、蓋現(xiàn)代化建設(shè)全局的戰(zhàn)略舉措。在企業(yè)檔案工作中，信息化建設(shè)作為發(fā)展的戰(zhàn)略方向，已經(jīng)成為國內(nèi)外企業(yè)界的共識。6.6.系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理全程兼。全程兼。系統(tǒng)是規(guī)范的根本指導(dǎo)思想。檔案工作本身涉及面廣，又從單項標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)向系統(tǒng)管理規(guī)范，需要用系統(tǒng)的思想和觀念來組織規(guī)范的實施。 這些原則及其所代表的觀念，集中反映和體現(xiàn)了多年來企業(yè)檔案工作實踐經(jīng)驗和現(xiàn)代管理的理念與原則。二、規(guī)范的設(shè)計理念與特點（三）特點1.管理創(chuàng)新 適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟體制完善的要求，第一次系統(tǒng)、全面地提出社會某一方面（企業(yè)）建立和開展檔案工作的基本要求，填補了我國檔案工作整體建設(shè)規(guī)范化方面的空白，結(jié)束了企業(yè)檔案工作只有單項業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、沒有

11、統(tǒng)一的系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)的歷史。2.觀念創(chuàng)新 檔案的資產(chǎn)屬性、領(lǐng)導(dǎo)作用、全員參與等管理原則3.經(jīng)驗基礎(chǔ)4.信息化方向三、規(guī)范的結(jié)構(gòu)與主要內(nèi)容第一章 范圍第二章 規(guī)范性引用文件 第三章 術(shù)語和定義第四章 檔案工作總則第五章 檔案工作組織第六章 檔案工作制度第七章 檔案業(yè)務(wù)工作第八章 檔案信息化建設(shè)第九章 檔案工作設(shè)施設(shè)備附錄A 企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表附錄B 表格樣式第一章 范圍 本標(biāo)準(zhǔn)確立了企業(yè)檔案工作原則、組織和制度要求，給出了企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備配置等方面的方法與技術(shù)指南。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于大中型工業(yè)企業(yè)，其他類型企業(yè)及事業(yè)單位可參照使用。我國現(xiàn)有企業(yè)法人及

12、產(chǎn)業(yè)活動單位1007萬。 所有制：國有、民營 規(guī)模：大型、中型、小型 類型：工礦生產(chǎn)、交通運輸、金融證券、電信電力、 設(shè)計研究等第二章 規(guī)范性引用文件 標(biāo)準(zhǔn)：國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國際標(biāo)準(zhǔn) 17項，列入“規(guī)范性引用文件”； 規(guī)范性文件：國家有關(guān)主管部門制發(fā)的、要求有關(guān)組織機構(gòu)貫徹執(zhí)行的方針、政策及管理文件 5項，作為“參考文獻(xiàn)”列在標(biāo)準(zhǔn)最后。 “法規(guī)遵從”按照法律法規(guī)要求規(guī)范企業(yè)檔案工作第三章 術(shù)語和定義1.企業(yè)檔案 企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。保存價值的各種形式的文件。 1987年，國家檔案局、國家經(jīng)委和國家計委

13、聯(lián)合頒布的國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定中第二條，首次提出了企業(yè)檔案的概念：“企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、勞動工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團等方面的檔案?！?2002年，國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委和國家計委聯(lián)合頒布的企業(yè)檔案管理規(guī)定中第二條，將企業(yè)檔案界定為“企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料”。 增加了增加了“研發(fā)研發(fā)”。過去在計劃體制下我國科研設(shè)計單位多從事科研、設(shè)計、開發(fā)等活動，屬于科技事業(yè)單位。這些科技事業(yè)單位的檔案管理，在國家檔案局20世紀(jì)90年代初組織的

14、科技事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理活動中取得很大成效。體制轉(zhuǎn)變后，經(jīng)營型科技事業(yè)單位轉(zhuǎn)為企業(yè)，因此增加“研發(fā)”主要針對科研設(shè)計類企業(yè)或企業(yè)中的研究開發(fā)活動。 去掉了去掉了“有保存價值有保存價值”前前“對國家、社會和企業(yè)對國家、社會和企業(yè)”的的限定詞。限定詞。主要是因為企業(yè)范圍廣泛、形式多樣，投資主體多方。我國不但有國有企業(yè)、集體企業(yè)，還有大量私人獨資企業(yè)、合伙企業(yè)，現(xiàn)在的公司法甚至允許注冊一人投資設(shè)立的有限責(zé)任公司。因此這些限定詞就有局限性和不適應(yīng)性，而去掉限制詞不代表企業(yè)檔案管理對國家、社會就沒有責(zé)任，而是包容性更大。在我國，無論何種類型、所有制企業(yè)，必須依照中華人民共和國的法律法規(guī)來經(jīng)營管理，其

15、檔案的形成保管也必須要符合檔案法的要求。 將將“文件材料文件材料”簡化為簡化為“文件文件”。從理解上，各種形式也包括載體形式，因此沒有提及載體。企業(yè)檔案構(gòu)成經(jīng)營管理生產(chǎn)管理行政管理黨群管理產(chǎn)品生產(chǎn)科研開發(fā)項目建設(shè)設(shè)備儀器會計業(yè)務(wù)職工管理文書檔案科技檔案會計檔案人事檔案聲像檔案實物檔案電子檔案第三章 術(shù)語和定義2.企業(yè)檔案工作 企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動。企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動。 由于企業(yè)檔案來源的廣泛性、形成文件的前端性、檔案作用的持久性以及法規(guī)要求其真實性，因而“企業(yè)檔案工作”不僅是指檔案人不僅是指檔案人員的具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作，而是從廣義上必須包括文件形成者和領(lǐng)導(dǎo)員的具體業(yè)務(wù)

16、環(huán)節(jié)的工作，而是從廣義上必須包括文件形成者和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任的責(zé)任。所以，規(guī)范中“企業(yè)檔案工作”突出說明和強調(diào)的是企業(yè)依照檔案法及國家有關(guān)檔案工作的一系列法規(guī)、規(guī)章應(yīng)履行的職責(zé)和活動，即包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)負(fù)責(zé)檔案工作的組織建設(shè)、制度建設(shè)，企業(yè)各項活動中對文件形成、積累、整理和歸檔責(zé)任，以及滿足歸檔文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)要求的全員責(zé)任。第三章 術(shù)語和定義3.電子檔案 具有保存價值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信具有保存價值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。息和支持軟件。 國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 17678.1CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求中將電子文件界定為“能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按

17、一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列”，同時將電子檔案表述為“具有保存價值、已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件和軟、硬件說明”。 國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范則不直接表述電子檔案，而是采用“歸檔電子文件”的概念：“指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件”。第三章 術(shù)語和定義4.檔案信息化 運用信息技術(shù)對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行運用信息技術(shù)對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過程和工作方式。過程和工作方式。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳

18、印發(fā)的20062020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略指出：信息化是充分利用信息技術(shù)，開發(fā)利用信息資源，促進(jìn)信息交流和知識共享，提高經(jīng)濟增長質(zhì)量，推動經(jīng)濟社會發(fā)展轉(zhuǎn)型的歷史進(jìn)程?！疤嵘^程提升過程”管理過程的持續(xù)性。管理過程的持續(xù)性。表明運用信息技術(shù)形成、管理和利用檔案，是一個發(fā)展、創(chuàng)新的持續(xù)性提升過程，不是一蹴而就，與國家將信息化界定為“過程”、“進(jìn)程”的表述相一致。“工作方式工作方式”管理模式的創(chuàng)新性。管理模式的創(chuàng)新性。表明這種技術(shù)的創(chuàng)新和進(jìn)步的進(jìn)程中正在形成一種新的工作模式，使過去的幾十年來所形成的管理慣例、模式、方法正在進(jìn)行著根本性轉(zhuǎn)變；同時也表明，信息化的持續(xù)推進(jìn)過程，將形成一種區(qū)別于傳統(tǒng)檔案工

19、作管理理念、方法、技術(shù)、規(guī)則、流程的全新的檔案工作模式。第四章 檔案工作總則1.1.企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作。工作。這一條明確了企業(yè)檔案及企業(yè)檔案工作的性質(zhì)和作用企業(yè)檔案及企業(yè)檔案工作的性質(zhì)和作用，體現(xiàn)對檔案與檔案工作的價值與作用的認(rèn)識的提升。企業(yè)的目的是創(chuàng)造價值、利潤和效益，建立檔案資產(chǎn)觀對企業(yè)檔案工作尤為重要。資源是處于靜態(tài)、潛在的，需要開發(fā)才有效益；而資產(chǎn)本身就具有價值，處于動態(tài)，管理得當(dāng)隨時都可產(chǎn)生效

20、益。企業(yè)檔案既是企業(yè)各項企業(yè)檔案既是企業(yè)各項活動的真實歷史記錄，更具有資源、資產(chǎn)的雙重屬性?；顒拥恼鎸崥v史記錄，更具有資源、資產(chǎn)的雙重屬性。企業(yè)檔案的資產(chǎn)與資源屬性相近而不同，在一定條件下發(fā)生轉(zhuǎn)化，需要我們不斷深化認(rèn)識，以引導(dǎo)企業(yè)檔案工作的深入開展和創(chuàng)新發(fā)展。規(guī)范總則中開宗明義的，就是確定企業(yè)檔案的性質(zhì)。但是強調(diào)資產(chǎn)性不代表否定檔案價值和屬性的多樣性，過去對檔案的認(rèn)識依然是開展檔案業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)。企業(yè)活動最終結(jié)果是通過為社會提供產(chǎn)品和服務(wù)而創(chuàng)造價值和利潤。雖然企業(yè)檔案工作不直接對社會提供產(chǎn)品和服務(wù)，但企業(yè)所有產(chǎn)品、服務(wù)及其形成過程都需要檔案工作的支撐，沒有檔案工作的支撐，所有追溯與確認(rèn)法律責(zé)任、查

21、證產(chǎn)品質(zhì)量、事故調(diào)查、效益分析、改進(jìn)提高、維護(hù)保養(yǎng)、業(yè)績考核等都將無法實現(xiàn)。（基本要求）（基本要求）第四章 檔案工作總則2.2.企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。 這一條確定了企業(yè)檔案工作的管理體制企業(yè)檔案工作的管理體制，是適應(yīng)我國完善社會主義市場經(jīng)濟體制條件下企業(yè)市場主體地位的企業(yè)檔案工作管理體制。 以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶表明企業(yè)的資產(chǎn)管理范圍就是企業(yè)檔案的管理范圍。企業(yè)（集團公司）的子公司、分公司、控股公司及所屬單位的檔案工作，都應(yīng)是企業(yè)（集團公司）檔案工作的組成部分

22、。第四章 檔案工作總則3.3.企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責(zé)任和信息企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資等方面的需求為導(dǎo)向，運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。展提供有效服務(wù)。 這一條提出了企業(yè)檔案工作的目標(biāo)，方法、技術(shù)和手段，任務(wù)企業(yè)檔案工作的目標(biāo)，方法、技術(shù)和手段，任務(wù)。 4.4.企業(yè)應(yīng)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。企業(yè)應(yīng)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。 這一條明確了企業(yè)依法管理檔案的責(zé)任企業(yè)依法管理

23、檔案的責(zé)任，反映企業(yè)檔案工作應(yīng)遵循市場經(jīng)濟、法制經(jīng)濟的法規(guī)要求。 在國際標(biāo)準(zhǔn)中越來越強調(diào)保留證據(jù)記錄，要求企業(yè)為社會提供的產(chǎn)品、服務(wù)活動過程具有可追溯性。企業(yè)不得擅自銷毀、篡改檔案。 第五章 檔案工作組織1.組織系統(tǒng)建設(shè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)檔案機構(gòu)設(shè)置檔案人員配備檔案工作體系2.企業(yè)管理職責(zé)3.企業(yè)部門職責(zé)4.企業(yè)檔案部門職責(zé)5.檔案人員要求為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障；為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障；將檔案管理的有關(guān)工作納入崗位責(zé)任制進(jìn)行考核；將檔案管理的有關(guān)工作納入崗位責(zé)任制進(jìn)行考核；采取必要的措施確保檔案的完整準(zhǔn)確系統(tǒng)和安全；采取必要的措施確保檔案的完整準(zhǔn)確系統(tǒng)和安全；在產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動時做好檔案的處置；

24、在產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動時做好檔案的處置；對檔案管理獎成績、懲損失。對檔案管理獎成績、懲損失。部門或項目負(fù)責(zé)人部門或項目負(fù)責(zé)人的責(zé)任；的責(zé)任；文件形成者文件形成者的責(zé)任；的責(zé)任；專兼職檔案員專兼職檔案員的責(zé)任；的責(zé)任；職能或承辦部門職能或承辦部門的責(zé)任。的責(zé)任。應(yīng)在三個層次確定檔案工作負(fù)責(zé)人：應(yīng)在三個層次確定檔案工作負(fù)責(zé)人：企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)各職能或承辦部門、項目工作部門負(fù)責(zé)人各職能或承辦部門、項目工作部門負(fù)責(zé)人檔案部門的負(fù)責(zé)人檔案部門的負(fù)責(zé)人企業(yè)應(yīng)設(shè)置獨立的檔案機構(gòu)：企業(yè)應(yīng)設(shè)置獨立的檔案機構(gòu)：檔案室（處、科）或檔案資料信息中心；檔案室（處、科）或檔案資料信息中心；規(guī)模規(guī)模較小較小的企業(yè)或有些專業(yè)

25、需要的企業(yè)，的企業(yè)或有些專業(yè)需要的企業(yè)，可指定相應(yīng)機構(gòu)承擔(dān)檔案管理的職能；可指定相應(yīng)機構(gòu)承擔(dān)檔案管理的職能；有條件的有條件的大型大型企業(yè)應(yīng)建立企業(yè)檔案館。企業(yè)應(yīng)建立企業(yè)檔案館。企業(yè)應(yīng)配備企業(yè)應(yīng)配備專職專職檔案人員；檔案人員；企業(yè)各部門、各項目應(yīng)配備專職或企業(yè)各部門、各項目應(yīng)配備專職或兼職兼職檔案人員；檔案人員；企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對穩(wěn)定穩(wěn)定。 增強全員檔案意識和檔案法制觀念，明確崗位職責(zé)，落實責(zé)任，兌現(xiàn)獎懲。模式一企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)或總工程師或總工程師辦公室辦公室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人檔案部門檔案部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人企業(yè)內(nèi)設(shè)職能部門企業(yè)內(nèi)設(shè)職能部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人兼、專職檔案員兼、專

26、職檔案員企業(yè)內(nèi)設(shè)職能部企業(yè)內(nèi)設(shè)職能部門門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人兼、專職檔案員兼、專職檔案員企業(yè)企業(yè)分公司分公司負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人兼、專職檔案員兼、專職檔案員企業(yè)企業(yè)分公司分公司負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人檔案部門檔案部門模式二企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)檔案館企業(yè)檔案館企業(yè)內(nèi)設(shè)企業(yè)內(nèi)設(shè)職能部門職能部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人兼、專職兼、專職檔案員檔案員企業(yè)內(nèi)設(shè)企業(yè)內(nèi)設(shè)職能部門職能部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人兼、專職兼、專職檔案員檔案員企業(yè)內(nèi)設(shè)企業(yè)內(nèi)設(shè)職能部門職能部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人兼、專職兼、專職檔案員檔案員企業(yè)企業(yè)分公司分公司負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人檔案部門檔案部門企業(yè)企業(yè)分公司分公司負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人檔案部門檔案部門企業(yè)企業(yè)分公司分公司負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人檔案部門檔案部門企

27、業(yè)檔案部門職責(zé)1.統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。3.指導(dǎo)企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。4.監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查企業(yè)所屬單位（包括派出機構(gòu)和投資的全資、控股企業(yè)）的檔案工作。5.依照有關(guān)規(guī)定向國家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。第六章 檔案工作制度 1.工作規(guī)章 2.管理制度 3.業(yè)務(wù)規(guī)范企業(yè)檔案工作企業(yè)檔案工作崗位責(zé)任制崗位責(zé)任制企業(yè)檔案工作規(guī)定企業(yè)檔案工作規(guī)定檔案工作責(zé)任追究制度檔案工作責(zé)任追究制度檔案管理應(yīng)急預(yù)案檔案管理應(yīng)急預(yù)案文件歸檔制度文件歸

28、檔制度檔案保管制度檔案保管制度檔案鑒定銷毀制度檔案鑒定銷毀制度檔案統(tǒng)計制度檔案統(tǒng)計制度檔案利用制度檔案利用制度檔案保密制度檔案保密制度電子檔案管理制度電子檔案管理制度檔案管理系統(tǒng)操作制度檔案管理系統(tǒng)操作制度文件、檔案整理規(guī)范文件、檔案整理規(guī)范檔案分類方案檔案分類方案文件歸檔范圍和保管期限表文件歸檔范圍和保管期限表特殊載體檔案管理規(guī)范特殊載體檔案管理規(guī)范企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門負(fù)責(zé)人、各職能部門（項檔案部門負(fù)責(zé)人、各職能部門（項目）分管負(fù)責(zé)人、檔案部門專職檔目）分管負(fù)責(zé)人、檔案部門專職檔案人員、各部門兼職檔案人員、有案人員、各部門兼職檔案人員、有關(guān)專業(yè)

29、技術(shù)人員和管理人員職責(zé)關(guān)專業(yè)技術(shù)人員和管理人員職責(zé)以企業(yè)名義制定以企業(yè)名義制定以主管檔案工作的職能部門名義制定以主管檔案工作的職能部門名義制定以檔案部門名義制定以檔案部門名義制定企業(yè)檔案工作規(guī)定（示例）第一章 總則第二章 檔案管理體制與人員配備第三章 企業(yè)文件材料形成、積累與歸檔要求第四章 檔案整理第五章 檔案保管保密第六章 檔案鑒定與銷毀第七章 檔案統(tǒng)計第八章 檔案信息開發(fā)利用第九章 檔案現(xiàn)代化管理第十章 資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置 第十一章 獎勵與處分第十二章 附則第七章 檔案業(yè)務(wù)工作1.企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動2.文件的形成、積累3.文件整理與歸檔4.檔案收集工作5.檔案整理工作6.檔案保管工

30、作7.檔案鑒定工作8.檔案統(tǒng)計工作9.檔案利用工作主體部分主體部分1.企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動 企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項業(yè)務(wù)活動的有機組成部分（1）企業(yè)文件形成及管理是企業(yè)科技和生產(chǎn)等管理部門本職工作的組成部分。（2）做好文件形成及其管理是企業(yè)科技和生產(chǎn)及其管理人員的職責(zé)。 （3）檢查、指導(dǎo)文件的形成及管理是檔案部門和檔案人員的職責(zé)。1.企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動l “三納入” 企業(yè)檔案工作應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟責(zé)任制或崗位責(zé)任制。l “四參加” 企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設(shè)備開箱驗收等活動，負(fù)責(zé)檢查

31、應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。l “四同時” 企業(yè)下達(dá)項目計劃任務(wù)應(yīng)同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進(jìn)度應(yīng)同時檢查項目文件積累情況；驗收、鑒定項目成果應(yīng)同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結(jié)應(yīng)同時作好項目文件歸檔交接。2.文件的形成、積累“文件的檔案化管理”前端控制 從檔案管理的角度對文件在形成階段就提出“檔案化”的管理要求。 體現(xiàn)在兩個方面： 文件記錄載體和記錄方式的要求； 文件內(nèi)容和辦理的要求。檔案字跡耐久性 轉(zhuǎn)移固定方式轉(zhuǎn)移固定方式色素成分色素成分 結(jié) 膜 吸 收（滲 透） 粘 附 碳 黑 最耐久最耐久（墨、墨汁、黑色油墨） 較耐久較耐久（碳黑墨水、激光打印字跡） 不耐久（如：鉛筆）

32、 顏 料 較耐久較耐久（彩色油墨、印泥） 較耐久較耐久（藍(lán)黑墨水、鐵鹽藍(lán)圖線條） 染 料 不耐久（純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆、印臺油、重氮鹽藍(lán)圖線條、噴墨打印字跡） 3.文件整理與歸檔（1）文件整理文件整理（立卷）的原則文件整理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求 管理類文件管理類文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合文書檔案案卷格式文書檔案案卷格式GB/T GB/T 97059705和和歸檔文件整理規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則DA/T 22DA/T 22的要求；的要求； 科技文件科技文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求要求GB/T 11822GB/T 11822的要求

33、；的要求； 基本建設(shè)項目文件基本建設(shè)項目文件的整理應(yīng)該符合或可以參照的整理應(yīng)該符合或可以參照國家重大國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范DA/T 28DA/T 28的要求；的要求； 會計文件會計文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合會計檔案管理辦法會計檔案管理辦法財會字財會字199819983232號文件的要求；號文件的要求；3.文件整理與歸檔（1）文件整理文件整理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求 職工文件職工文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定勞力字勞力字199219923333號文件的要求；號文件的要求； 照片文件照片文件的整理

34、應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合照片檔案管理規(guī)范照片檔案管理規(guī)范GB/T GB/T 1182111821的要求；的要求； 錄音、錄像、軟磁盤等錄音、錄像、軟磁盤等磁性載體文件磁性載體文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合磁磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范DA/T 15DA/T 15的要求；的要求； 電子文件電子文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合電子文件歸檔與管理規(guī)范電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T 18894GB/T 18894和和公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則DA/T 32DA/T 32的要求；的要求； 計算機輔助設(shè)計文件計算機輔助設(shè)計文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合CA

35、DCAD電子文件光盤電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求存儲、歸檔與檔案管理要求GB/T 17678.1GB/T 17678.1的要求。的要求。3.文件整理與歸檔（2）文件歸檔范圍歸檔范圍要包括從企業(yè)籌建、運營生產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動、直至注銷的各個階段、各種載體形式各個階段、各種載體形式的文件，要能夠真實記錄和準(zhǔn)確反映企業(yè)的發(fā)展歷程。u歸檔文件的主要來源：本企業(yè)形成的文件；本企業(yè)引進(jìn)項目、外購設(shè)備等接收的文件；所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。u歸檔范圍要突出反映企業(yè)的特點和主要活動。3.文件整理與歸檔（2

36、）文件歸檔范圍 附錄A以生產(chǎn)型工業(yè)企業(yè)為藍(lán)本制定，不作為企業(yè)檔不作為企業(yè)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)案的分類標(biāo)準(zhǔn)。各類企業(yè)應(yīng)該在制訂歸檔范圍時，重點列出能夠反映本企業(yè)特點的文件材料。 制造業(yè)企業(yè)。制造業(yè)企業(yè)。各類科技文件特別是產(chǎn)品文件產(chǎn)品文件的數(shù)量占有相當(dāng)大的比例。交通運輸企業(yè)。交通運輸企業(yè)?；ê驮O(shè)備文件基建和設(shè)備文件對于正常運營和安全生產(chǎn)具有重要的保障作用。建筑安裝企業(yè)。建筑安裝企業(yè)。以工程項目為單位的成套性成套性特點較為突出；由于建筑物、構(gòu)筑物等主要產(chǎn)品的使用時間較長，合同類文件一般都需要較長的保管期限。3.文件整理與歸檔（2）文件歸檔范圍金融企業(yè)。金融企業(yè)。內(nèi)容相對專一；作用具有多功能性；數(shù)量增長速

37、度快，會計和信貸文件會計和信貸文件量大。流通企業(yè)。流通企業(yè)。經(jīng)營管理性文件是主體，各種與經(jīng)營活動相關(guān)的管理類文件和財會類文件管理類文件和財會類文件多；擁有一定規(guī)模的基建和設(shè)備文件；文件呈現(xiàn)出較強的時間性和項目性等特征。郵電通訊企業(yè)。郵電通訊企業(yè)。業(yè)務(wù)文件業(yè)務(wù)文件的日產(chǎn)生量較大，設(shè)備文件設(shè)備文件的內(nèi)容復(fù)雜而且存址分散；相當(dāng)一部分文件是由多個企業(yè)共同形成。農(nóng)業(yè)企業(yè)。農(nóng)業(yè)企業(yè)。經(jīng)營性文件經(jīng)營性文件為主，具有綜合性、情報性特點。3.文件整理與歸檔企業(yè)編制文件歸檔范圍和保管期限表應(yīng)注意： 要以國家和上級已頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)的職能特性和專業(yè)特點，將其細(xì)化為本企業(yè)的規(guī)章制度。 國有企業(yè)文件歸檔范

38、圍和保管期限表應(yīng)當(dāng)經(jīng)過批準(zhǔn)，報有關(guān)部門備案。中央企業(yè)、省屬企業(yè)應(yīng)分別報經(jīng)國家檔案局、省檔案局審批。 企業(yè)文件歸檔范圍和保管期限表應(yīng)當(dāng)由企業(yè)正式行文公布或通過其他形式發(fā)布周知。 企業(yè)文件歸檔范圍和保管期限表應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行修訂。3.文件整理與歸檔（3）文件歸檔時間定期歸檔定期歸檔典型形式典型形式 按年度歸檔 按項目結(jié)束時間歸檔 按工作階段歸檔 管理類、科技類、會計類等文件適用隨時歸檔隨時歸檔補充形式補充形式 臨時歸檔 即時歸檔 產(chǎn)品更新、項目改擴建、設(shè)備開箱等文件適用 需要嚴(yán)加控制的核心文件（企業(yè)核心檔案資源）；機密性強的、特殊的科技文件；與企業(yè)利益密切相關(guān)的外來文件等。 3.文件整理與歸檔（4）文

39、件歸檔要求應(yīng)實行部門整理、立卷；歸檔文件的質(zhì)量；歸檔原件；非紙質(zhì)文件和外文材料；歸檔文件的份數(shù)；合作項目文件；填寫檔案交接登記表。檔案交接登記表序號題 名年度文號或圖號頁數(shù)保管期限備注移交時間：移交部門：移交人簽名：接收人簽名：4.檔案收集工作兩個要求：兩個要求：l 認(rèn)真做好文件歸檔的交接工作；認(rèn)真做好文件歸檔的交接工作；l 企業(yè)應(yīng)該接收檔案與收集資料的范圍。企業(yè)應(yīng)該接收檔案與收集資料的范圍。 收集工作有兩種形式：收集工作有兩種形式： 一是對內(nèi)收集。一是對內(nèi)收集。即按企業(yè)歸檔制度的要求接收企業(yè)內(nèi)各部即按企業(yè)歸檔制度的要求接收企業(yè)內(nèi)各部門形成的文件材料；門形成的文件材料； 二是對外收集。二是對外

40、收集。即企業(yè)根據(jù)國家有關(guān)政策和規(guī)定，對外單即企業(yè)根據(jù)國家有關(guān)政策和規(guī)定，對外單位保存的有關(guān)檔案材料進(jìn)行征集、購買或接收。位保存的有關(guān)檔案材料進(jìn)行征集、購買或接收。5.檔案整理工作（1）區(qū)分全宗企業(yè)變動與全宗劃分的幾種情況：一個企業(yè)分成兩個或兩個以上企業(yè)的情況（一分為二）（一分為二） 兩個或兩個以上的企業(yè)合并為一個企業(yè)的情況（合二為一）（合二為一）由企業(yè)內(nèi)部的一個組織機構(gòu)改變成為一個獨立的企業(yè)的情況（由內(nèi)變外）（由內(nèi)變外）由一個獨立的企業(yè)改變?yōu)槟骋黄髽I(yè)內(nèi)部的一個組織機構(gòu)的情況（由外變內(nèi)）（由外變內(nèi)）由于某種特殊原因，中斷了一段時間的工作，以后又恢復(fù)了正常的活動的情況（中斷）（中斷） 僅僅是企業(yè)職

41、能擴大或縮小、企業(yè)名稱發(fā)生改變、企業(yè)隸屬關(guān)系發(fā)生改變等情況（更名）（更名）5.檔案整理工作（2）分類方案分類方法：按職能分類按年度分類按保管期限分類按組織機構(gòu)分類按問題分類按專業(yè)分類按型號分類按項目分類按特征分類按載體分類一級類目（大類）設(shè)置管理類檔案科技類檔案二級及其以下類目設(shè)置會計檔案由編制說明、類目表、類別號 三部分組成產(chǎn)品、設(shè)備檔案科研、基建檔案5.檔案整理工作（3）類別號一級類目：管理類GL產(chǎn)品類CP科學(xué)技術(shù)研究類KY基本建設(shè)類JS設(shè)備儀器類SB會計類KJ干部職工類ZG二級及以下類目：采用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫，科技類優(yōu)先采用項目代號（型號）。經(jīng)營管理類JY生產(chǎn)管理類SC行政管理類XZ黨群管

42、理類DQ某企業(yè)檔案類目設(shè)置和代號5.檔案整理工作（4）檔案排列（5）檔號“全宗號分類號（或項目代號或目錄號）案卷號（或件號或盤、盒、張?zhí)枺?（6）互見號（7）編目（8）全宗卷“全宗的檔案”，不是全宗內(nèi)檔案的組成部分，應(yīng)統(tǒng)一保管、單獨編號，集中排列在企業(yè)檔案檢索工具之首。檔號示例 GL51MW5128公路類代號公路工程類代號道路類代號工程項目代號施工類代號案卷號全宗卷主要內(nèi)容 檔案收集：檔案收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄，接收、征集記錄，檔案來源和價值說明等。 檔案整理：檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等。 檔案鑒定：檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案期限表、鑒定檔案分

43、析報告、銷毀檔案的請示與批復(fù)、銷毀檔案的清冊等。 檔案保管：檔案保管：檔案安全檢查記錄、報告，重點檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況報告等。 檔案統(tǒng)計：檔案統(tǒng)計：檔案收進(jìn)、移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計和重要的利用統(tǒng)計表等。 檔案利用：檔案利用：全宗指南（全宗介紹），開放利用和控制使用范圍說明，檔案匯編和公布出版情況及報批文件，檔案產(chǎn)生社會效益或經(jīng)濟效益的典型事例等。 檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用：檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用：縮微復(fù)制和計算機輔助管理等情況的文字說明材料。6.檔案保管工作三個方面的要求：三個方面的要求：v 檔案、底圖、磁性載體文件的存放和重要檔案備份要求；v 檔案修護(hù)要求；v 庫房管理

44、要求。 “以防為主，防治結(jié)合”，確保檔案安全磁性載體文件的保管：磁性載體文件的保管： 防磁； 磁帶要平放； 定期檢查； 長期不用的磁帶要防止相鄰磁帶互相磁化； 要及時對磁性載體文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換。檔案密集架底圖柜防磁柜溫濕度控制檔案溫度相對濕度備注紙質(zhì)檔案1424 4560%2 、5%照片不超過252050%中期貯存錄音、錄像帶1527 4060% 18、40%最佳電子文件1720 3545%116151411131210876542時間日期時間1718192021222425262723月年9相 對濕 度溫度溫度相 對濕 度記 錄 人記 錄 人溫濕度記錄表30292831日期3庫 別圖 B.2溫

45、濕 度 登 記 表7.檔案鑒定工作（1）按鑒定時段包括：歸檔鑒定 到期鑒定 按鑒定內(nèi)容包括：價值鑒定 質(zhì)量鑒定 利用范圍鑒定（2）企業(yè)檔案部門對于歸檔鑒定要做的基本工作：u區(qū)分檔案與非檔案。u區(qū)分“永久”與“非永久”。u區(qū)分重要檔案和一般檔案。u區(qū)分要控制使用的和可以公開使用的文件與檔案。u區(qū)分歸檔后會有動態(tài)變化需要修正的檔案和歸檔后較為穩(wěn)定的檔案。u區(qū)分電子文件歸檔中哪些文件要同時保存一份紙質(zhì)檔案。 股東會、董事會、監(jiān)事會檔案 資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍檔案 資質(zhì)、信用檔案 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全衛(wèi)生管理、企業(yè)社會責(zé)任等標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證檔案 知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密檔案 合同、協(xié)議檔案 反傾銷、索賠等檔案 勞動人事與

46、人力資源管理檔案7.檔案鑒定工作（3）規(guī)范對鑒定工作提出六條要求：v 企業(yè)應(yīng)成立鑒定組織； 管理類檔案鑒定，應(yīng)由相應(yīng)工作的企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)組織或參加； 科技類檔案鑒定，應(yīng)由總工程師組織或參加； 會計檔案鑒定，應(yīng)由總會計師組織或參加。v 根據(jù)文件內(nèi)容價值等確定企業(yè)檔案的保管期限；v 對企業(yè)檔案保管期限的劃分；v 對永久檔案的界定；v 對定期檔案的界定；v 對到期檔案的鑒定銷毀。會計檔案管理辦法關(guān)于會計檔案鑒定銷毀的規(guī)定第十條第十條 保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀： （一）由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷

47、號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。 （二）單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。 （三）銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。 （四）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。 第十一條第十一條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為

48、止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。 正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。 8.檔案統(tǒng)計工作3 3款要求：款要求：u及時、準(zhǔn)確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關(guān)統(tǒng)計報表；u建立檔案工作統(tǒng)計臺賬； 檔案館（室）藏情況 年度入出庫情況 檔案利用情況 檔案專兼職人員情況 檔案設(shè)施、設(shè)備情況 檔案銷毀情況u保持統(tǒng)計工作的連續(xù)性。 進(jìn)行統(tǒng)計分析研究9.檔案利用工作款要求：款要求： 加強檢索系統(tǒng)的建設(shè)； 分為手工檢索系統(tǒng)和計算機檢索系統(tǒng) 檢索信息要覆蓋全部館（室）藏 檢索功能要匹配合理 設(shè)定利用者權(quán)限； 進(jìn)行利用登記； 采取多種方式； 編制各種實用

49、匯編； 編寫初加工的專題材料； 編寫深加工的研究材料； 舉辦檔案陳列或展覽。檔 案 利 用 效 果 登 記 表利用效果利 用部 門利 用日 期利用者檔 號主 要內(nèi) 容用 途圖 B.5檔 案 利 用 效 果 登 記 表第八章 檔案信息化建設(shè)1.檔案信息化的目標(biāo)與原則2.電子文件的歸檔3.傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化4.電子檔案的保管5.檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)6.檔案管理系統(tǒng)軟件檔案利用網(wǎng)絡(luò)化檔案信息數(shù)字化檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)與管理并重檔案信息化與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步電子文件歸檔要求 電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng) 文檔一體化，確保檔案部門對本企業(yè)各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。 電子文件的元

50、數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等，應(yīng)與電子文件一并歸檔 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移 電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔 一般不加密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔 文件形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性文件生成系統(tǒng)辦公自動化（OA）企業(yè)資源計劃（ERP）客戶關(guān)系管理（CRM）供應(yīng)鏈管理（SCM）產(chǎn)品協(xié)同商務(wù)（CPC）產(chǎn)品生命周期管理（PLM）產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）計算機輔助設(shè)計（CAD）計算機輔助工程分析（CAE）計算機輔助工藝設(shè)計（CAPP）計算機輔助制造（CAM）虛擬制造系統(tǒng)（VMS）快速成型制造（RPM）

51、柔性制造系統(tǒng)（VMS）元數(shù)據(jù)、背景信息、專用軟件1.元數(shù)據(jù)（metadata）指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。2.背景信息（context）指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。 元數(shù)據(jù)和背景信息對維護(hù)電子文件真實性真實性和憑證性憑證性有著重要的作用。3.非通用格式的電子文件生成和閱讀都要借助專用軟件。易于識讀、遷移由于電子文件對軟硬件的特殊要求，因此“易于識讀、遷移”就成為衡量電子文件歸檔后能否有效利用有效利用的重要指標(biāo)。所謂“易于識讀

52、”，是指歸檔的電子文件能夠在通用的軟硬件環(huán)境下打開并閱讀。所謂“遷移（migration）”，是指將源系統(tǒng)中的電子文件向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲的方法與過程?！耙子谶w移”也是指電子文件遷移方法和過程能夠在通用系統(tǒng)中進(jìn)行。要做到“易于識讀、遷移”，必須在電子文件歸檔時使用通用格式。 通用電子文件格式電子文件類型推薦數(shù)據(jù)格式文本PDF、XML、TXT、RTF、CEB圖像、照片TIFF、JPEG、PDF、DWG音頻MP3、WAV視頻MPEG-2、MPEG-4、AVI數(shù)據(jù)庫與光盤數(shù)據(jù)表DBF、XML圖形DXF、SVG、DWF網(wǎng)頁HTML、XML電子文件整理 以件為單位整理 按電子文件類別代碼電子文件類別代

53、碼相對集中組織存儲載體 T文本文件 I圖像文件 G圖形文件 V影像文件 A聲音文件 O超媒體鏈接文件 P程序文件 D數(shù)據(jù)文件 著錄一般項目和特有項目特有項目 如責(zé)任者、操作者、背景信息、元數(shù)據(jù)等 將著錄結(jié)果制成機讀目錄和紙質(zhì)目錄 電子文件移交、接收檢驗檢驗項目：載體有無劃痕，是否清潔；有無病毒；核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續(xù)；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。 檢驗結(jié)果分別由移交單位、接收單位填入歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表。 選擇傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化應(yīng)考慮的因素 一是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理需求。一

54、是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理需求。是否切合企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的需要；是否存在用戶支持；要滿足哪類用戶的需求；是否有利于提高用戶服務(wù)質(zhì)量；提供服務(wù)方式和手段是否更加靈活。 二是企業(yè)檔案信息資源狀況。二是企業(yè)檔案信息資源狀況。是否可以挽救載體狀況差的資源；是否可使其增值；是否可提高利用率；是否具有特色；是否更方便存取、檢索。 三是企業(yè)檔案工作狀況。三是企業(yè)檔案工作狀況。是否有足夠的資金；技術(shù)支持程度如何；各部門之間的合作是否充分；領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度；與其他信息機構(gòu)交流程度如何；是否具備有力的人才隊伍支撐。 四是預(yù)期收益情況。四是預(yù)期收益情況。所取得的效益與支出是否平衡；整體效益大??；對完成預(yù)定目標(biāo)影響力大小；是否

55、有利于發(fā)揮資源價值；檔案館（室）藏是否得到了優(yōu)化。對上述要素進(jìn)行綜合考察，制定符合本企業(yè)要求的數(shù)字化原則和標(biāo)準(zhǔn)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本環(huán)節(jié)基本環(huán)節(jié) 檔案整理 檔案掃描 圖像處理 圖像存儲 目錄建庫 數(shù)據(jù)掛接 數(shù)據(jù)驗收 數(shù)據(jù)備份 成果管理 紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應(yīng)的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。 數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)：通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系。通過編制程序或借助相應(yīng)軟件，可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動搜索、加入對應(yīng)的電子地址信息等，實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量、快速掛接。 電

56、子檔案存貯載體按優(yōu)先順序依次為： 只讀光盤 一次寫光盤 磁帶 可擦寫光盤 硬磁盤 閃存 禁止用軟磁盤作為數(shù)據(jù)長期保存的載體保管要求電子檔案的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。存放時應(yīng)遠(yuǎn)離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。環(huán)境溫度選定范圍：1720；相對濕度選定范圍：3545。脫機載體標(biāo)簽 載體序號 電子檔案號 密級 保管期限 存入日期脫機載體編號：由組織機構(gòu)代碼、存儲載體代碼、排列順序號三部分組成?！癈D”代表光盤，“MT”代表磁帶，“MD”代表磁盤；順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。示例：4850018

57、01-CD-1，表示安徽省檔案局（安徽省檔案館）光盤第1盤。電子文檔號：由檔號、電子文件數(shù)位號、文件擴展名三部分組成，其格式為“檔號（電子文件數(shù)位號）.擴展名”。示例：0018-001-988-5（1-1）.TXT電子檔案管理1.一式三套 一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。2.存貯載體抽樣機讀檢驗 磁性載體每滿2年、光盤每滿4年應(yīng)進(jìn)行一次，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。3.數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存 磁性載體上數(shù)據(jù)應(yīng)每4年進(jìn)行一次轉(zhuǎn)存，原載體同時保留，時間不少于4年。4.超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀 屬于保密范圍的電子檔案，如存儲在不可擦除載體上，應(yīng)連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)

58、絡(luò)上徹底清除；不屬于保密范圍的電子檔案，可進(jìn)行邏輯刪除。對確認(rèn)銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。檔案信息安全保密管理“上網(wǎng)不涉密，涉密不上網(wǎng)”身份認(rèn)證通行字（Password）口令權(quán)限控制 防寫措施在軟件中，可以將文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。 在計算機外存儲器中，只讀光盤（CDROM）只能供利用者讀出信息而不能追加或擦除信息，一次寫入式光盤（WORM）可供利用者一次寫入多次輸出，可以追加記錄但不能擦除原來的信息。使用這些不可逆式記錄介質(zhì)，可以有效地防止用戶更改電子文件內(nèi)容，保持電子文件的原始性和真實性。網(wǎng)絡(luò)安全防火墻、漏洞掃描技術(shù)、入侵檢測技術(shù)數(shù)